TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI TRONG DOANH NGHIỆP

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến công tác phòng chống thiên tai và ứng phó với Biến đổi Khí hậu BĐKH thì mức độ thiệt hại sẽ được giảm đáng kể và sẽ tác động ngược lại nếu không có kế hoạch

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH

PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI

TRONG DOANH NGHIỆP

Dự án Thành phố Hải Phòng tăng cường năng lực chống chịu với

Biến đổi Khí hậu và Rủi ro Thiên tai (HRCD)

Hải Phòng, tháng 6 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 5

PHẦN I TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI TRONG DOANH NGHIỆP? 7

1 Thiên tai ảnh hưởng thế nào đến các doanh nghiệp? 7

2 Lợi ích của việc Phòng chống thiên tai và trách nhiệm xã hội 7

3 Đánh giá nhanh khả năng ứng phó với thiên tai tại doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sát với thực tế 8

PHẦN II NHỮNG BƯỚC CƠ BẢN TRONG LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI 10

1 Tổng quan quy trình lập kế hoạch phòng chống thiên tai tại doanh nghiệp 10

2 Đánh giá rủi ro thiên tai tại doanh nghiệp - Nội dung quan trọng trước khi lập kế hoạch phòng chống thiên tai 11

3 Lập kế hoạch phòng chống thiên tai tại doanh nghiệp 12

PHẦN III LẬP PHƯƠNG ÁN PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI 14

1 Phương án bảo vệ an toàn con người 14

2 Phương án bảo vệ tài sản 14

3 Phương án bảo đảm mối quan hệ cung ứng vật tư hàng hóa với nhà cung cấp và khách hàng 16

4 Phương án sử dụng công cụ thông tin trong chỉ huy ứng phó tình huống thiên tai 16

5 Tổng hợp hậu cần và kinh phí phục vụ phòng ngừa ứng phó khẩn cấp rủi ro thiên tai 17

6 Danh mục những việc tối thiểu cần làm của doanh nghiệp để có thể ứng phó trong tình huống khẩn cấp 17

PHẦN IV MẪU KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI TRONG DOANH NGHIỆP 20

I ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH 20

1 Đặc điểm địa bàn 20

2 Đặc điểm địa hình 20

3 Tình hình lao động và tài sản 20

4 Công tác chuẩn bị: Công tác tổ chức; Vật tư; Phương tiện; Y tế dự phòng; Hậu cần 20

II XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG 20

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN: KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI (MẪU THAM KHẢO) 21

1 Ban chỉ huy PCBL công ty……… 21

2 Phương án phòng chống 21

3 Những vấn đề cần chú ý trong thực hiện lập kế hoạch 23

PHẦN V THÔNG TIN DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT 24

1 Luật Phòng chống thiên tai 24

2 Luật Bảo vệ môi trường 26

3 Đề án Nâng cao nhận thức cộng đồng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại quyết định số 1002/QĐ-TTg ngày 17/3/2009 26

4 Biên bản ghi nhớ giữa Ban chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương và Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam - VCCI 26

PHẦN VI TÀI LIỆU VÀ CÁC THÔNG TIN THAM KHẢO 28

LỜI NÓI ĐẦU Đối tượng doanh nghiệp hiện đang góp phần quan trọng trong việc tạo công ăn việc làm, tăng trưởng kinh tế, đóng góp to lớn vào quá trình phát triển kinh tế xã hội, tuy nhiên công tác phòng chống thiên tai hiện nay chưa thực sự được quan tâm đúng mức Nếu doanh nghiệp quan tâm đến công tác phòng chống thiên tai và ứng phó với Biến đổi Khí hậu (BĐKH) thì mức độ thiệt hại sẽ được giảm đáng kể

và sẽ tác động ngược lại nếu không có kế hoạch phòng chống thiên tai Thực tế các doanh nghiệp có quan tâm tới phòng tránh thiên tai nhưng lại thiếu sự chuẩn bị cần thiết và hiệu quả để phòng tránh và giảm thiểu tác động của nó Theo nguồn của Văn phòng đại diện Quỹ Châu Á tại VN: 46% DN quan tâm nhưng chưa có kế hoạch phòng tránh, 33% đã xây dựng kế hoạch nhưng không có đủ năng lực và nguồn lực để thực hiện Tổn thất do thiên tai của các DN được thống

kê như sau: khoảng 5% số DN bị thiệt hại rất nặng nề, 30% số doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề, 42% DN thiệt hại ít và 23% DN thiệt hại không đáng kể

Với sự hỗ trợ tài chính của Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT) thông qua Tổ chức Tầm Nhìn Thế giới Quốc tế tại Việt Nam (WVV), Dự án Thành phố Hải Phòng tăng cường năng lực chống chịu với BĐKH và rủi ro thiên tai (HRCD) đã tổ chức nhiều hoạt động nghiên cứu, nâng cao nhận thức cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cuốn tài liệu hướng dẫn “Lập kế hoạch phòng chống thiên tai trong

doanh nghiệp” là một phần nội dung giúp doanh nghiệp biết cách lập

kế hoạch phòng chống thiên tai, giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Tài liệu này đang trong quá trình vừa triển khai vừa điều chỉnh

để ngày càng phù hợp hơn về nội dung, về phương pháp áp dụng, vì vậy mọi thông tin góp ý xin gửi về: Dự án Thành phố Hải Phòng tăng cường năng lực chống chịu với BĐKH và Rủi ro thiên tai - HRCD

Địa chỉ:

DỰ ÁN HRCD

TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà HEAC, 14 -16 Phố Hàm Long,

Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt NamTel: (84-4) 3943 9920 - Fax: (88-4) 3943 9921

PHẦN I TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG

THIÊN TAI TRONG DOANH NGHIỆP?

1 Thiên tai ảnh hưởng thế nào đến các doanh nghiệp?

Thiên tai làm gián đoạn các hoạt động kinh tế, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gây tổn thất về người, về tài sản, môi trường và các điều kiện sống của con người và tất cả mọi sự sống trên trái đất Phòng ngừa, ứng phó, giảm nhẹ rủi ro thiên tai là nhiệm vụ của tất cả các cấp, các ngành; mỗi doanh nghiệp và cộng đồng xã hội

2 Lợi ích của việc Phòng chống thiên tai và trách nhiệm xã hội

Lập kế hoạch Phòng chống thiên tai không chỉ giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng ứng phó, giảm thiểu thiệt hại về người và tài sản, khắc phục hậu quả, khôi phục sản xuất mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội Chính vì vậy kế hoạch Phòng chống thiên tai phải được xây dựng lồng ghép với kế hoạch sản xuất kinh doanh ngay từ đầu (Điều 15 - Luật phòng chống thiên tai)

Lợi ích về kinh tế Bảo vệ được con người

Trách nhiệm xã hội và thương hiệu

3 Đánh giá nhanh khả năng ứng phó với thiên tai tại doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sát với thực tế

Bạn hãy đánh nhanh cho doanh nghiệp mình theo bảng dưới đây!

Kết quả đánh giá nhanh thể hiện doanh nghiệp bạn chuẩn bị ứng phó với việc gián đoạn hoạt động kinh doanh do thiên tai như thế nào?

1 Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

mình có thể bị gián đoạn bởi thiên tai? Có Không Không chắc chắn

2 Bạn đã bao giờ xác định bộ phận nào của doanh nghiệp mình phải tiếp tục hoạt

động khi thiên tai xảy ra? Có Không Không chắc chắn

3

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng cần phải lập

kế hoạch để cho hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp mình không bị

gián đoạn bởi thiên tai? Có Không Không chắc chắn

4

Doanh nghiệp bạn có kế hoạch ứng phó với

thiên tai để đảm bảo người lao động trong

doanh nghiệp bạn được an toàn và tự chăm

sóc bản thân cho đến khi có ứng cứu? Có Không Không chắc chắn

5 Bạn có thể liên lạc được với người lao động của doanh nghiệp mình khi thiên tai xảy ra

trong giờ làm việc hoặc sau giờ làm việc? Có Không Không chắc chắn

6 Trụ sở doanh nghiệp của bạn có chịu được tác động của thiên tai?

Có Không Không chắc chắn

7 Các tài sản, thiết bị của doanh nghiệp bạn có được bảo vệ và sẽ không bị thiệt hại khi

8 Các hồ sơ, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp có được bảo vệ để không bị ảnh

hưởng khi thiên tai xảy ra? Có Không Không chắc chắn

9

Doanh nghiệp của bạn có thể vận hành

nếu không có nhà cung cấp, không tiếp

cận được với thị trường hay các dịch vụ

thiết yếu khác (ví dụ: cấp nước, thoát

nước, điện, giao thông)? Có Không Không chắc chắn

10 Doanh nghiệp của bạn có vận hành được khi thiên tai đang xảy ra mà nhân viên

không thể đến được DN không? Có Không Không chắc chắn

11

Doanh nghiệp của bạn có làm việc với

cộng đồng gần trụ sở doanh nghiệp (hay

với chính quyền địa phương và các doanh

nghiệp khác) để phối hợp chuẩn bị, lập

kế hoạch cũng như hỗ trợ cộng đồng khôi

phục hậu quả thiên tai không?

Có Không Không chắc chắn

12

Doanh nghiệp bạn có tham khảo cơ quan

bảo hiểm để xác định và đóng bảo hiểm

cơ bản của doanh nghiệp nhằm giúp

doanh nghiệp hoạt động lại bình thường

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ:

9-12 câu trả lời có: Bạn đang đi đúng hướng

5-8 câu trả lời có: Bạn còn rất nhiều việc phải làm để đảm bảo doanh

nghiệp của bạn ứng phó được với thiên tai0-4 câu trả lời có: Bạn nên lập kế hoạch chuẩn bị ứng phó với thiên

tai ngay lập tức

PHẦN II NHỮNG BƯỚC CƠ BẢN TRONG

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI

1 Tổng quan quy trình lập kế hoạch phòng chống thiên tai tại doanh nghiệp

2 Đánh giá rủi ro thiên tai tại doanh nghiệp - Nội dung quan trọng trước khi lập kế hoạch phòng chống thiên tai

Nội dung đánh giá Lĩnh vực đánh giá Khía cạnh đánh giá

Sản xuất kinh doanh Phương tiệnVật chất/

TTDBTT

An toàn cộng đồng

Nhận thức, Kinh nghiệm, Thái độ, Động cơ

RỦI RO

Năng lực

Sức khỏe/VS môi trường Tổ chức xã hội

Ảnh hưởng đến tài sản

Ảnh hưởng đến hoạt động SXKD

Nguồn lực bên trong

Nguồn lực bên ngoài Tổng

điểm Ảnh hưởng mạnh - ít ảnh hưởng

2.2 Đánh giá tính dễ bị tổn thương, năng lực và giải pháp khắc phục

Phân tích với từng hiểm họa/nguy cơ thiên tai phổ biến

Stt Yếu tố mạnh Điểm Điểm yếu khắc phục Giải pháp

1 Về nhân lực, cơ chế tổ chức:- Con người (NLĐ);

3 Lập kế hoạch phòng chống thiên tai tại doanh nghiệp

Tổng hợp thông tin của 2 bước trên (bước 2.1 và bước 2.2) vào bảng kế hoạch khung

Stt công việc Nội dung Thời gian thực hiện Bộ phận điều hành, Người

giám sát

Dự trù kinh phí

Bắt đầu thúc Kết

1

2

3

Một số biện pháp giảm nhẹ/ứng phó RRTT có thể cân nhắc

• Nâng cao kiến thức, nhận thức và kỹ năng của công nhân viên trong doanh nghiệp về phòng ngừa và giảm nhẹ và khắc phục rủi ro thiên tai;

• Bố trí nhân lực đầy đủ với cơ chế tổ chức phù hợp, trách nhiệm rõ ràng để đảm nhận nhiệm vụ ứng phó thiên tai;

• Bố trí nguồn tài chính đầy đủ và ổn định để đảm bảo các hoạt động quản lý rủi ro thiên tai được thực hiện tốt;

• Đa dạng hóa nguồn cung cấp, bố trí nguồn nguyên, nhiên liệu dự phòng để đảm bảo không bị gián đoạn khi có thiên tai xảy ra;

• Đa dạng hóa các đối tác, chia sẻ rủi ro, hình thành mạng lưới tương trợ, hợp tác khi có thiên tai xảy ra;

• Có tính đến yếu tố thiên tai khi lập kế hoạch phát triển thị trường nhằm đảm bảo tiêu thụ ổn định;

• Lựa chọn vị trí, địa hình an toàn cho các công trình xây dựng như nhà xưởng, cửa hàng, kho bãi, văn phòng điều hành, trạm y tế, trạm điện và khu ký túc xá công nhân

• Thiết kế các hệ thống sản xuất, các công nghệ hiện đại để làm tăng

độ an toàn và bảo dưỡng cho các công trình xây dựng: văn phòng, nhà xưởng, kho tàng

• Xây dựng hệ thống cảnh báo với thiết kế phù hợp và được bảo dưỡng thường xuyên;

• Có giải pháp đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc có thể vận hành thông suốt trước, trong và sau thiên tai;

• Xây dựng hệ thống bảo quản, tạm trữ nguyên liệu, bảo quản và dự trữ sản phẩm;

• Chuẩn bị phương tiện vận chuyển đồng bộ và có phương tiện dự phòng;

• Chuẩn bị sẵn sàng các trang thiết bị cứu trợ, cứu nạn;

• Áp dụng những nguyên tắc xây dựng phòng chống thiên tai

PHẦN III LẬP PHƯƠNG ÁN PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI

1 Phương án bảo vệ an toàn con người

Bao gồm cán bộ công nhân viên (CBCNV) và khách hàng của doanh nghiệp Sơ tán đến nơi lưu trú an toàn và phải lưu ý đến dự trữ lương thực thực phẩm, nước uống, thuốc men và y tế, vật dụng cho đời sống

TT Đối tượng/ số lượng điểm Địa

hiện tại

Địa điểm sơ tán BV

Phương tiện di chuyển

Người/

bộ phận chịu trách nhiệm

Người/Bộ phận phối hợp

Kinh phí

1 Lương thực

2 Nước uống

3 Túi cứu thương

4 Chăn màn, đèn pin

2 Phương án bảo vệ tài sản

Tài sản bao gồm: Nhà xưởng; Máy móc - thiết bị - phương tiện vận chuyển; Vật tư - NVL; Bán thành phẩm - Hàng hóa; Hồ sơ tài liệu.Bảo vệ tại chỗ nếu tài sản không thể di chuyển được, hoặc nơi đặt tài sản được bảo vệ an toàn Nếu tài sản có nguy cơ thiếu an toàn thì phải

di chuyển đến nơi an toàn

3 Phương án bảo đảm mối quan hệ cung ứng vật tư hàng hóa với nhà cung cấp và khách hàng

• Lập danh sách nhà cung cấp và khách hàng chủ yếu có liên quan mật thiết đến hoạt động SXKD Dự trù các tình huống gián đoạn và khó khăn khi thiên tai diễn ra trong việc cung cấp đầu vào và giao hàng đầu ra, bảo đảm hoạt động bình thường khi thiên tai kết thúc

• Nếu tình huống thiên tai diễn ra có khả năng ảnh hưởng nguồn cung ứng chính thì phải tìm nguồn cung ứng dự phòng

4 Phương án sử dụng công cụ thông tin trong chỉ huy ứng phó tình huống thiên tai

• Cập nhật và thông báo liên tục về tình hình thiên tai cho CBNV & khách hàng

• Lập phương án sử dụng thông tin và công cụ thay thế trong tình huống khẩn cấp

TT Thiên tai Loại Thời điểm, tần suất

cập nhật

Đầu mối Thu nhận Thông tin

Phương tiện thông tin

Nơi tiếp nhận Thông tin

Phương án thay thế Ghi chú

• Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức bên ngoài trong ứng phó khẩn cấp

TT Tên cơ quan phụ trách Người Địa chỉ thoại Điện

1 UBND tỉnh/quận huyện/xã nơi đơn vị đặt trụ sở

2 Cơ quan thường trực QLRRTT nơi đơn vị đặt trụ sở

3 Công an tỉnh/quận huyện/xã nơi đơn vị đặt trụ sở

4 Trung tâm tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn địa phương

5 Bệnh viện/cứu hỏa/

6 Công ty môi trường đô thị

5 Tổng hợp hậu cần và kinh phí phục vụ phòng ngừa ứng phó khẩn cấp rủi ro thiên tai

Đặt vào tình huống giả định để lập kế hoạch: Khi bão, mưa lũ lớn,

hệ thống điện, nước quốc gia bị cắt; giao thông đường bộ ngưng trệ Doanh nghiệp sử dụng ánh sáng từ đâu để bảo vệ tài sản? Sử dụng phương tiện gì để liên lạc? Nguồn điện, nước thay thế ở đâu?

TT cầu/nội Nhu

dung ĐVT S.lượng Thành tiền

Thời gian thực hiện &

hoàn thành

Trách nhiệm Thực hiện

Bộ phận/cá nhân phối hợp thực hiện

Nhận biết tính chất nguy hiểm và sự đe dọa

• Liệt kê những thảm họa thiên tai có thể xảy đến cho doanh nghiệp và ước tính thiệt hại do các thảm họa thiên tai gây ra

• Phân tích những ảnh hưởng của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp hoặc trang web của doanh nghiệp

• Tiến hành phân tích những hậu quả mà doanh nghiệp có thể gánh chịu trong tình huống khẩn cấp

• Liệt kê những khả năng và nguồn hỗ trợ để ứng phó với tình trạng khẩn cấp

• Xác định và bố trí các tuyến di tản và khu vực tập trung

• Lên kế hoạch để sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

• Thiết lập kế hoạch báo động và danh sách liên hệ trong tình huống khẩn cấp

• Kế hoạch ứng cứu và hỗ trợ khẩn cấp cho nhân viên

• Kế hoạch tái sản xuất

• Xây dựng kế hoạch tập huấn ứng phó trong tình huống khẩn cấp

Những thứ cần có trong bộ dự phòng trong trường hợp khẩn cấp nên bao gồm:

Nước; Thức ăn, Radio; Bộ đồ sơ cấp cứu; Còi; Mặt nạ chống bụi hoặc mặt nạ có bộ lọc; Khăn ướt; Cờ lê; Dụng cụ mở hộp; Tấm trải nilon; Túi rác và dây buộc nilon

Lập kế hoạch bảo vệ các dữ liệu và hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp

• Sao chép lại những dữ liệu trên máy tính hàng ngày

• Sắp xếp chỗ lưu trữ dữ liệu và bản sao chép các hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp ở bên ngoài

• Cập nhật những bản phân công công việc và những hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp

• Xây dựng kế hoạch thông tin liên lạc trong tình trạng khẩn cấp

• Bảo vệ các thiết bị quan trọng như máy tính, điện thoại và các công cụ dễ bị hỏng khác

• Tiến hành các hoạt động giảm thiểu rủi ro khi có thiên tai xảy ra

• Cung cấp nguồn sáng và năng lượng dự trữ trong trường hợp khẩn cấp

• Xây dựng bản đồ tòa nhà và sơ đồ các tầng

• Liên hệ với công ty bảo hiểm, xem xét lại chính sách và giải quyết số tiền bảo hiểm đền bù

• Tổ chức diễn tập trong tình huống khẩn cấp và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết

PHẦN IV MẪU KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI

TRONG DOANH NGHIỆP

Tài sản: Trang thiết bị máy móc: Cơ sở hạ tầng; Thiết bị văn

phòng; Cần ghi chú rõ các điểm dễ ảnh hưởng do thiên tai; Khu vực

an toàn để di dời, di chuyển hàng hóa, thiết bị đến, đường thoát hiểm; Các phòng ban chức năng; Các hướng di chuyển của công ty; Khu vực

để các dụng cụ sơ cấp cứu, Phòng cháy chữa cháy, thiết bị y tế

4 Công tác chuẩn bị: Công tác tổ chức; Vật tư; Phương tiện; Y

tế dự phòng; Hậu cần

II XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG

PHƯƠNG ÁN PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI (BÃO/LỤT)

TT Những việc cần làm Trước khi có bão/lụt Trong khi có bão/lụt Sau khi có bão/ lụt

1)

2)

-III TỔ CHỨC THỰC HIỆN: KẾ HOẠCH PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI (MẪU THAM KHẢO)

NỘI DUNG: PHÒNG CHỐNG BÃO LỤT

Dự báo thời điểm đổ bộ của bão - ngày tháng năm 201

Cấp độ của bão:

1 BAN CHỈ HUY PCBL CÔNG TY………

1 Trưởng ban chỉ đạo:

2 Phó trưởng ban:

3 Các thành viên:

2 PHƯƠNG ÁN PHÒNG CHỐNG