Bài tập Hệ thống thông tin kế toán

Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên.. - Xử lý hằng ngày các bút toán định khoả

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Duyên Syn 16125106

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

-Bài 1.1: Công ty X kinh doanh trong lĩnh vực phân phối linh kiện máy Trong thời gian đầu mới hoạt

động, công ty chủ yếu bán linh kiện cho các khách hàng nhỏ trong thành phố (phần lớn là các gia đình có nhu cầu trang bị máy tính) và thu tiền ngay sau khi giao sản phẩm, cung cấp dịch vụ Công ty hiện tại có

2 nhân viên kế toán, 1 người theo dõi hàng hóa, báo tình hình hàng hóa, một người theo dõi bán hàng, ghi chép thu chi tiền và báo thuế Tất cả công việc kế toán đều được xử lý bán thủ công dưới sự trợ giúp của Excel Hàng tháng, phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về tình hình hàng hóa, tình hình bán hàng và thu chi tiền trong kì

Công việc kinh doanh của công ty từng bước phát triển Ngày càng có nhiều đơn đặt hàng có giá trị lớn Khách hàng của công ty không chỉ trong thành phố mà còn có những khách hàng tỉnh xa, có nhu cầu lớn

về thiết bị máy tính (trường học, các cơ quan nhà nước) Chủng loại máy tính của công ty cũng đa dạng hơn bao gồm nhiều dòng, thế hệ, các nhãn hiệu khác nhau…Các hoạt động của các phòng ban, bộ phận bên trong công ty trở nên tấp nập, hối hả và khối lượng công việc nhiều hơn nhưng vẫn hoàn thành nhiệm vụ của mình Tuy nhiên tốc độ xử lý công việc có chiều hướng chậm đi, điển hình là các báo cáo,

sổ sách kế toán không thể cung cấp kịp thời và nhanh chóng như trước nữa

Chiến lược của công ty là mở rộng thị trường trên cơ sở chất lượng sản phẩm, đa dạng mặt hàng, tăng cường chế độ ưu đãi cho khách hàng (mở rộng bán chịu, chiết khấu, khuyến mãi…) cũng như là tăng cường các chính sách cho các nhân viên tìm kiếm thêm nhiều khách hàng, hợp đồng mới

Yêu cầu:

a Nhận dạng 1 số các nội dung thông tin do hệ thống kế toán hiện hành cung cấp

b Nhận dạng các thành phần của hệ thống thông tin kế toán hiện hành

c Nhận dạng 1 số yêu cầu thông tin cần cung cấp phục vụ cho chiến lược phát triển mới của DN

d Phác thảo quy trình tổ chức lại hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu mới

Bài 1.2: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách hàng, liên 2 chuyển cho kế toán Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng

Yêu cầu:

a Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên

b Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên

c Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủi ro

Bài 1.3: Hoàn thành và mô tả lưu đồ sau:

KH

Phiếu đặt

hàng

Lập

lệnh

bán

hàng

Lệnh bán

hàng

(4 liên)

(

b

)

N

A

Lệnh BH Lập giấy,

xác nhận giao hàng

(c)

(d)

(h)

Hóa đơn bán hàng

Nk

ý BH

N

Ghi vào sổ chi tiết (k

)

(l)

( m ) (a)

(i)

Lệnh bán hàng

KH

KH

(j)

( e )

(f)

B A

A

B

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

-Bài 2.1: Công ty A là doanh nghiệp thương mại phân phối mặt hàng linh kiện máy tính với 4 nhóm hàng

với hàng chục mặt hàng mỗi loại Công ty bán hàng và giao hàng tại kho cho KH theo điều khoản thanh toán áp dụng cho từng loại khách hàng Nợ phải thu của khách hàng được quản lý chi tiết theo từng hợp đồng và hạn mức nợ Công ty quản lý, đánh giá doanh số bán hàng theo thị trường các tỉnh, theo từng nhóm hàng, mặt hàng, khách hàng và loại khách hàng đồng thời thực hiện tính hoa hồng bán hàng cho khách hàng hàng tháng

Yêu cầu:

a Xác định các đối tượng quản lý chi tiết của quá trình bán hàng trên.

b Tổ chức các tài khoản chủ yếu của quá trình bán hàng trên

c Xác định chứng từ và nội dung chủ yếu của từng chứng từ của quá trình bán hàng trên.

Bài 2.2: Hãy nhận dạng các hoạt động xử lý dữ liệu sau: (khai báo – nhập liệu – cập nhật/lập báo cáo)

a Nhân viên kế toán nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng truyền thống Số dư nợ của khách hàng tăng lên.

b Nhập hóa đơn mua hàng và ghi nhận thanh toán tiền Kế toán kiểm tra sổ chi tiết hàng tồn kho

và tài khoản tiền nhưng vẫn chưa có nghiệp vụ này.

c Nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng mới.

d Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin về các hàng hóa và các dịch vụ doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh trong tháng này.

e Kế toán tổng hợp kiểm tra các bút toán nhập liệu từ các phần hành chi tiết sau đó tiến hành ra lệnh ghi nhận vào sổ cái các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính

f Công ty tiến hành nhập các thông tin về tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và các số dư liên quan vào phần mềm SSP

Bài 2.3: Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất Khách hàng chính của công ty

là những cửa hàng bán lẻ Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty Công ty chia thị trường thành 7 khu vực: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp Hồ Chí Minh Mỗi khu vực bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng

Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau Các tấm trần cũng tương

tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau

Yêu cầu:

Hãy nêu các phương án thiết kế mã khách hàng và mã sản phẩm

Bài 2.4: Kế toán trưởng B làm việc với phòng hệ thống để xem xét và thiết lập các phương thức nhập

liệu và xử lý dữ liệu phù hợp cho hệ thống kế toán Sau đây là 1 số bộ phận và các hoạt động liên quan trong phòng kế toán Kế toán tổng hợp

- Xử lý hằng ngày các bút toán định khoản được chuyển đến từ các bộ phận kế toán phần hành chức năng và các bút toán khác

- Hàng tuần sẽ cập nhập số dư các tài khoản trên sổ cái

Kế toán phải thu

- Xử lý hằng ngày các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

- Nhận dạng hằng ngày các đơn đặt hàng có giá trị lớn

- Đánh giá hằng ngày tình trạng nợ của khách hàng

- Chuyển báo cáo tổng hợp về kế toán tổng hợp để định khoản ghi sổ cái

Kế toán phải trả

- Xử lý hằng ngày các nghiệp vụ mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiền

- Theo dòi hằng ngày các khoản nợ để thanh toán đúng hạn và hưởng các khoản ưu đãi

- Chuyển báo cáo tổng hợp về kế toán tổng hợp để định khoản ghi sổ cái

Giả định các phần hành kế toán được xử lý trên các module của chương trình kế toán, mỗi module cho phép lựa chọn 1 phương thức xử lý dữ liệu khác nhau Lựa chọn các phương thức xử lý thích hợp cho từng phần hành

CHƯƠNG 3, 4: KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

-Bài 3.1 Nam Ninh là công ty kinh doanh thiết bị xây dựng tại TP.HCM Hàng hóa được giao miễn phí

đến tận nơi cho khách hàng Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bán hàng điền đầy đủ các thông tin vào phiếu giao hàng 3 liên được đánh số trước 2 liên được chuyển đến bộ phận kho hàng, 1 liên lưu Căn cứ vào giấy giao hàng, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng cùng với 2 liên giấy giao hàng đã được xác nhận Bộ phận giao hàng sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng Khách hàng nhận hàng, kí vào giấy giao hàng sau đó giữa lại 1 phiếu, phiếu còn lại giao lại cho người giao hàng để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày

Sáng hôm sau, kế toán bán hàng nhận và kiểm tra số thứ tự các liên giấy giao hàng ngày hôm qua, tính toán tổng cộng doanh số Sau đó nhập các giấy giao hàng vào phần mềm kế toán được cài trên 1 máy tính dùng chung cho tất cả nhân viên của công ty Chương trình sẽ ghi nhận doanh thu, cập nhật nợ phải thu,

số dư hàng tồn kho Ngoài ra, kế toán bán hàng còn theo dõi riêng quá trình bán hàng trên phần mềm Excel vì phần mềm kế toán hiện hành không cung cấp được 1 số báo cáo theo yêu cầu

Yêu cầu:

a Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ mô tả quá trình bán hàng trên

b Nhận dạng các rủi ro trong quá trình bán hàng trên và đề ra các hoạt động kiểm soát cần thiết

Bài 3.2 Nam vừa được nhận vào làm nhân viên bán vé và thu tiền tại CineBox Khách xem phim đến

quầy, mua vé, trả tiền và nhận vé từ Nam Khi vào rạp, người xem phải trình diện vé cho người soát vé Anh ta xé vé, đưa cho người xem và giữ lại cùi vé

Nam nghĩ rằng, sau mỗi ca làm việc, anh ta có thể lấy 1 số tiền thu được từ bán vé mà không ai biết Bởi

vì số lượng người xem trung bình mỗi ca là 300 người, do đó sẽ rất khó đếm chính xác số lượng người xem mỗi ca

Yêu cầu:

a Theo bạn, Nam có thể thực hiện được ý định của mình không Giải thích?

Bài 3.3 Các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng nào cần thiết để ngăn ngừa các tình huống sau

phát sinh:

1 Ô nhập “Số ngày làm việc” trong chương trình tính lương cho nhân viên ghi nhận số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong tháng Trong danh sách trả lương có 1 nhân viên làm việc 45 ngày

2 Một nhân viên kỹ thuật bộ phận công nghệ thông tin truy cập vào trong dữ liệu của chương trình và thay đổi tiền lương phải trả cho mình từ 3tr lên 3.5tr

3 Trong danh sách các phiếu chi tiền, có 2 nghiệp vụ có số phiếu chi trùng nhau

4 Một công ty mất toàn bộ dữ liệu cần thiết sử dụng cho chương trình kế toán sau khi thay đổi máy tính mới

5 Trong báo cáo liệt kê hoá đơn GTGT mua vào bán ra được in ra từ 1 chương trình kế toán có những dòng hoá đơn không có mã số thuế

6 Trong bảng kê bán hàng, có ngày của hóa đơn bán hàng phát sinh trước ngày đặt hàng của khách hàng.

7 Trong phần hành chi tiền, có 2 nghiệp vụ chi tiền thanh toán hết cho cùng 1 hóa đơn vào 2 ngày 13 và

26 trong tháng

8 Trong quá trình nhập liệu khoản thanh toán 104,000,000 từ khách hàng, kế toán nhập số 0 thành chữ

“O” Do đó, chương trình đã không xử lý được nghiệp vụ, số dư của khách hàng cũng không thay đổi

9 Sau khi hoàn tất quá trình khai báo và nhập số dư đầu kì các tài khoản, đối tượng chi tiết của một phần mềm kế toán mới đưa vào sử dụng, kế toán đã tiến hành khoá sổ số dư đầu kì Khi đối chiếu số dư

nợ của tài khoản 131 thì lại không khớp với số dư tổng hợp các khoản phải thu của các khách hàng.

10 Khi xem báo cáo tồn kho của một mặt hàng, có những thời điểm lượng hàng tồn kho của mặt hàng này bị âm do đó đã dẫn đến việc tính toán giá xuất hàng tồn kho bị sai.

Bài 3.4 Bạn là trưởng phòng kế toán có quyền quản trị đối với phần mềm kế toán ABC đang sử dụng tại

công ty thương mại Các phần hành kế toán trong ABC có quyền sử dụng bao gồm quản trị, kế toán thu/chi, bán hàng, nhập/xuất hàng, mua hàng và phần hành tổng hợp Mỗi phần hành có 4 quyền thao tác: quyền xem, quyền thêm, quyền sửa, quyền xóa Phòng kế toán hiện nay có 3 nhân viên (không bao gồm

kế toán trưởng)

Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm nhập các chứng từ liên quan đến phần việc của mình và được phép sử dụng các báo cáo của các phần hành khác (nếu thấy cần thiết) để đối chiếu, kiểm tra khi xử lý các nghiệp vụ của mình Việc chỉnh sửa chứng từ phải tuân theo các nguyên tắc sửa sai trong kế toán Bảng mô tả menu của phần mềm

A Quản trị hệ thống

Khai báo tài khoản Quản lý người dung Khai báo các đối tượng quản lý Các chính sách kế toán Khóa sổ kì kế toán

B Nhập chứng từ

Chứng từ thu Chứng từ xuất kho Chứng từ chi Chứng từ nhập kho Chứng từ bán hang Chứng từ tổng hợp Chứng từ mua hang Bút toán khác

Yêu cầu Tổ chức sử dụng phần mềm ABC cho phòng kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong

hoạt động của doanh nghiệp.

Bài 3.5 Hãy thiết lập các thủ tục kiểm soát nhập liệu cho màn hình nhập nghiệp vụ bán hàng dưới đây

theo mẫu sau:

Các ô dữ liệu về KH Chính xác, đầy đủ, hợp lệ - Chọn KH từ DS đã khai báo

CHƯƠNG 4,5: CHU TRÌNH KINH DOANH

-Bài 4.1: Quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABS

Hệ thống mua hàng hiện nay của công ty ABS được mô tả như sau:

Khi lượng hàng tồn kho của một mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho bộ phận mua hàng và nói rõ mặt hàng nào và số lượng cần đặt Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gồm 2 liên Liên 1 gởi cho nhà cung cấp, liên 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng thực nhận với phiếu đóng gói đi kèm với lô hàng Phiếu đóng gói được chuyển đến bộ phận kế toán phải trả Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênh lệch nếu có Một tờ séc chuyển khoản sẽ được lập với đúng số tiền phải trả được gởi đến nhà cung cấp cùng với bản sao của hoá đơn mua hàng Phiếu đóng gói được kẹp chung với hoá đơn và được lưu theo

số thứ tự trong hồ sơ hoá đơn đã thanh toán

Công ty ABC dự tính sẽ thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu về hàng hoá cho đến khi việc thanh toán được thực hiện Hệ thống cần được thiết kế lại để đảm bảo tất cả các thủ tục kiểm soát là đầy đủ và hữu hiệu

Yêu cầu:

a Vẽ sơ đồ, lưu đồ cho tình huống trên

b Chỉ ra những hạn chế của quá trình mua hàng trên

c Bổ sung các chứng từ và cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện những hạn chế trên

Bài 4.2: Công ty Harvard Square Software sử dụng hệ thống thủ công để xử lý đơn đặt hàng của khách

hàng Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang phòng kế toán Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng Một liên của

hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuển đến bộ phận giao hàng Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng

kế toán theo số đơn đặt hàng

Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quy trình luân chuyển trên

Bài 4.3: Phân xưởng lập các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu (4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê duyệt Sau khi được duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến bộ phận kho Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho Nhân viên này gửi liên 1 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với nguyên liệu đến các phân xưởng Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế toán chi phí Liên

3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu tại kho theo số thứ tự

Yêu cầu:

1 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quy trình trên

2 Vẽ mô hình REA cho quy trình trên Nêu mục đích sử dụng của Phiếu yêu cầu NVL

4.4 Tại công ty ABC có quy trình bán hàng như sau:

Căn cứ vào yêu cầu đặt hàng của người mua, nhân viên bán hàng lập phiếu đặt hàng gồm 2 liên Sau đó, nhân viên bán hàng gửi liên 1 của phiếu đặt hàng cho bộ phận thu ngân để nhập liệu và thu tiền Bộ phận thu ngân nhập liệu vào máy tính, lập hóa đơn 3 liên và thu tiền của khách hàng 2 liên của của hóa đơn bán hàng được giao cho khách hàng để nhận hàng, đồng thời

dữ liệu giao hàng được chuyển đến bộ phận giao hàng và bộ phận kế toán công nợ trên hệ thống máy tính Khi bộ phận giao hàng nhận được 2 liên của hóa đơn bán hàng do khách hàng chuyển đến sẽ kiểm tra đối chiếu với thông tin giao hàng do bộ phận thu ngân chuyển đến và tiến hành giao hàng cho khách hàng cùng với liên 3 của HĐBH đã được ký giao Liên 2 của HĐBH được chuyển cho kế toán công nợ vào cuối ngày Khi kế toán công nợ nhận được liên 2 của HĐBH sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và ghi nhận nợ phải thu khách hàng

Yêu cầu :

a Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 (STT lẻ) và lưu đồ chứng từ (STT chẵn) mô tả hoạt động xử

lý ở trên

b Xác định các thực thể, các mối liên kết và vẽ mô hình REA

4.5 Tại công ty XYZ có quy trình mua hàng như sau:

Khi hàng hoá trong kho không đủ cung cấp yêu cầu của khách hàng, thủ kho gọi điện cho bộ phận mua hàng để mua hàng nhập kho Nhân viên mua hàng lập đơn đặt hàng 2 liên, 1 liên thực hiện đặt hàng

từ nhà cung cấp bất kỳ trong danh sách nhà cung cấp sẵn có, 1 liên lưu lại tại bộ phận mua hàng Khi nhà cung cấp giao hàng, kèm hoá đơn, kho nhận hàng, lập phiếu nhập kho 2 liên, 1 liên lưu lại, 1 liên cùng với hoá đơn chuyển cho nhân viên kế toán A để nhập liệu nghiệp vụ mua hàng, theo dõi nợ Đến hạn

thanh toán, nhân viên kế toán A chuyển cho nhân viên kế toán B các chứng từ mua hàng Sau đó, nhân viên kế toán B viết uỷ nhiệm chi, chuyển cấp quản lý xét duyệt thanh toán và chuyển chứng từ cho ngân hàng để thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp Khi có giấy xác nhận chi của ngân hàng, nhân viên kế toán B nhập liệu, ghi nhận nghiệp vụ thanh toán và lưu chứng từ trong hồ sơ mua hàng

Yêu cầu :

a Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 (STT chẵn) và lưu đồ chứng từ (STT lẻ) mô tả hoạt động

xử lý ở trên

b Xác định các thực thể, các mối liên kết và vẽ mô hình REA