mẫu đề nghị và quy trình tuyển dụng

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG Chính sách tuyển dụng Chính sách tuyển dụng Tổ chức đảm bảo công hội làm việc cho Tổ chức tất ứng viên hội phát triển nghề nghiệp cho tất nhân viên Tổ chức Khơng thiên vị, khơng định kiến sách tuyển dụng lao động sắc tộc, quốc tịch, tín ngưỡng tơn giáo, tuổi tác, khuyết tật, giới tính, địa vị gia đình hay thiên hướng giới tính Quy trình tuyển dụng Việc tuyển dụng nhân phải lên kế hoạch dựa kế hoạch mở rộng chương trình thực hiện, kế hoạch phát triển chương trình Việc tuyển dụng xem chậm trễ không hiệu định đưa tuyển dụng thực khối lượng công việc tăng nhiều tới mức nguồn nhân lực khơng có khả đảm nhiệm Kế hoạch tuyển dụng phải đề cập cụ thể số lượng nhân tuyển, chức danh vị trí này, chương trình phòng ban cần tuyển dụng, tuyển dụng vào thời gian năm Việc lập kế hoạch tuyển dụng phải dựa kế hoạch phát triển chương trình Tổ chức, phải phê duyệt trước thực Việc tuyển dụng thay nhân viên việc Tổ chức phải tiến hành nhanh để bổ sung lại nguồn nhân Quy trình kỹ thuật q trình tuyển dụng mơ tả sau: 2.1 Chuẩn bị tuyển dụng Tất bước chuẩn bị Cán nhân Người quản lý trực tiếp vị trí cần tuyển thực Xây dựng bảng mô tả công việc cách:  Liệt kê tất nhiệm vụ cần người nhân viên thực Nêu cụ thể chi tiết nhiệm vụ mức độ nhiệm vụ, tính thường xuyên, chất lượng yêu cầu yếu tố khác  Xác định thẩm quyền định, quản lý trách nhiệm giám sát nhân viên nhân viên tuyển  Nêu cụ thể cấp báo cáo Xác định bậc công việc: Xác định định vị trí cần tuyển thuộc bậc cơng việc đưa chức danh tuyển Bậc công việc xác định cách:  Đánh giá khối lượng công việc độ khó nhiệm vụ Quy mơ dự án rộng có nhiều nhiệm vụ liên quan đến công việc, đối tác làm việc vị trí cao cần có vị trí cấp cao  Đánh giá trách nhiệm thẩm quyền định, Quy mô kế hoạch công việc, tài chính, người, thiết bị lớn cần có vị trí cấp cao  Đánh giá trách nhiệm quản lý (lập kế hoạch, điều phối nguồn lực để thực hiện, giám sát đánh giá) Một công việc yêu cầu lập kế hoạch, triển khai thực giám sát cơng việc có trách nhiệm so với cơng việc đòi hỏi phải lập kế hoạch, điều phối việc triển khai thực hiện, giám sát đánh giá nhóm hay văn phòng chi nhánh hay Tổ chức Bậc công việc hay chức danh nhân viên phải xác định dựa so sánh với cơng việc có Tổ chức để tránh không công Các Tổ chức NGO thường mắc lỗi chung tất các vị trí tuyển dụng bắt đầu bậc (bậc thấp nhất), điều lý giải thật nhân viên tuyển dụng bậc làm nhiều việc hơn, cơng việc khó khăn có nhiều trách nhiệm so với nhân viên bậc nhóm khác tổ chức, với lý bậc tuyển dụng trước bậc hai năm Vì vậy, việc xác định bậc 1, nhân viên tuyển dụng nên dựa nhiệm vụ trách nhiệm công việc so sánh với chức danh tại, không nên dựa vào vấn đề khác Xác định khả lực nhân viên Công việc nhằm mục đích xác định mặt mạnh lĩnh vực chuyên môn lực chung nhân viên, khả lực khơng thể thiếu họ Nếu khơng có mặt mạnh này, chắn người nhân viên khơng thể hồn thành cơng việc đạt u cầu Một lỗi chung thường gặp Tổ chức NGO hội đồng tuyển dụng liệt kê nhiều lực mà họ nghĩ cần có mà khơng biết đâu điểm trọng tâm, đâu chìa khóa Kết là, họ tuyển dụng người ứng cử viên có lực giỏi vài lĩnh vực định không quan trọng, lại không giỏi mặt khác Thơng báo tuyển dụng Tất vị trí cần tuyển nên thông báo công khai Mẫu quảng cáo thể chức danh, nhiệm vụ trách nhiệm chính, nơi làm việc, kinh nghiệm làm việc yêu cầu cần thiết khác Cán nhân lựa chọn kênh quảng cáo phù hợp Tất mẫu quảng cáo gửi cho các trưởng phận cần tuyển xem lại rà soát lại lần cuối Nhận hồ sơ Tất ứng viên nộp hồ sơ cho Cán Nhân xem xét Sau nhận hồ sơ ứng viên, Cán nhân gửi thư điện tử thông báo cho ứng viên biết nhận hồ sơ Sắp xếp hội đồng tuyển dụng: Hội Đồng tuyển dụng gồm có Cán phụ trách nhân sự, Trưởng phận vị trí cần tuyển chuyên gia kỹ thuật lĩnh vực liên quan đến cơng việc cần tuyển Cần có công giới hội đồng tuyển dụng Đối với trường hợp tuyển dụng chức danh quản lý cấp cao, việc mời tư vấn bên ngồi tham gia tham gia vào hội đồng tuyển dụng mang lại hiệu tốt thực mục tiêu đánh giá 2.2 Thiết kế kiểm tra tuyển dụng Các kiểm tra tuyển dụng phải thiết kế cho ứng cử viên có hội thể “các lực khả năng” mà công việc yêu cầu Các khả hay lực lực chuyên môn khả chung yêu cầu người ứng viên Để thiết kế kiểm tra tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng cần thực bước sau:  Xác định rõ biểu lộ hành vi lực chuyên môn khả chung  Xây dựng tình để ứng viên phải thể hiện/bày tỏ thái độ hay cách ứng xử mong đợi Thông thường, lực chung ứng viên kiểm tra thơng qua tình có tính chất đưa định hay giải vấn đề Sẽ thú vị xây dựng tình cho kiểm tra dựa việc có thật, khó khăn chưa giải Tổ chức  Xây dựng hình thức kiểm tra Chẳng hạn, tình nghiên cứu hình thức kiểm tra áp dụng để kiểm tra vài khả làm việc theo nhóm, định hướng kết quả, khả phân tích, tính linh hoạt,nhạy bén, sáng kiến lực khác Nghiên cứu tình huống: ‘Tổ chức cấp kinh phí xây dựng lực cho nhóm bạn với mục đích tạo điều kiện hội để cá nhân nhóm bạn nâng cao tính hiệu quản lý chương trình Mỗi nhân viên có $500/1năm Ngân sách phải cấp công cho phát triển tất cá nhân nhóm Ngân sách có từ năm ngoái, nhiên phần lớn ngân sách chưa sử dụng Một vài thành viên nhóm mong muốn tham gia khóa đào tạo với kinh phí $500/1người khơng đủ Một mâu thuẫn nảy sinh thành nhiên nhóm khơng đồng ý nhường kinh phí cấp cho người khác Nhóm bạn cần phải thảo luận để đưa cách sử dụng ngân sách cách hiệu kể từ bây giờ.” Hình thức kiểm tra: Từ 5-10 ứng cử viên chọn lọc (cho vị trí cán chương trình) mời ngồi với phòng để thảo luận trường hợp Thông thường, 5-10 phút đầu, ứng cử viên ý đến hội đồng tuyển dụng, người ngồi quanh quan sát họ cách cẩn thận, ứng cử viên chưa làm việc Tuy nhiên, lát sau, tất họ thật tham gia vào thảo luận bày tỏ quan điểm, suy nghĩ cá nhân cách rõ ràng Bài kiểm tra lực chuyên môn thiết kế tương tự thế, tập trung vào biểu lộ hành vi Chẳng hạn, ứng cử viên cho vị trí “Kế tốn” phải thực kiểm tra “Kỹ kế toán” “Giải vấn đề liên quan đến kế toán” Các ứng cử viên cho vị trí “Quản lý chương trình” phải làm kiểm tra “Lập kế hoạch cho chương trình, giám sát báo cáo” “Giải vấn đề liên quan đến chương trình” Hội đồng tuyển dụng phải sáng tạo việc đưa hình thức kiểm tra Chẳng hạn, với mục đích kiểm tra khả giám sát giám báo, ứng cử viên cho vị trí “Chương trình” nên mời đến trường dự án để thực buổi giám sát sau làm báo cáo Trong trường hợp khác, họ yêu cầu dẫn dắt họp nội dung giám sát với thành viên chương trình sau viết báo cáo giám sát Họ yêu cầu xem xét lại báo cáo giám sát để đưa điểm hạn chế hệ thống giám sát, khả người viết báo cáo đề nghị điểm cần khắc phục hay phải phát huy Cần lưu ý rằng, vấn hình thức nói hạn chế việc kiểm tra khả thật việc lập CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Một vài ứng cử viên nói hay họ có kiến thức, họ khơng có kỹ để lập bước thực cơng Vì vậy, kiểm tra khả chung nên dựa hình thức kiểm tra cách giải hay kỹ cần người có khả lập bước thực công việc Lập kế hoạch cho điểm Để cho điểm ứng cử viên, hội đồng tuyển dụng phải biết họ tìm kiếm yêu cầu ứng cử viên Điểm định bạn biết yêu cầu bạn tìm Chẳng hạn, sử dụng nghiên cứu tình hình thức kiểm tra nêu làm việc theo nhóm, yếu tố thơi thúc để đạt thành cơng, kỹ phân tích vấn đề, tính linh hoạt/nhạy bén, sáng kiến bạn quan sát cho điểm ứng cử viên họ thảo luận tình Đặc biệt, lực “làm việc theo nhóm” quan sát thơng qua cách ứng cử viên giao tiếp với Bạn dễ dàng nhận người biết lắng nghe, biết tôn trọng ý kiến người khác, ủng hộ ý kiến người khác, chi phối/có ảnh hưởng đến người khác, ích kỷ, khơng quan tâm đến vấn đề, khơng thúc đẩy,hoặc có khả mâu thuẫn với người khác Năng lực phân tích thể qua cách ứng cử viên nhìn nhận vấn đề “ngân sách xây dựng lực không sử dụng hiệu quả” phân tích nguyên nhân dẫn đến vấn đề “Tính linh hoạt” “Ý tưởng sáng tạo” thể qua cách ứng viên hiểu mục đích sử dụng ngân sách biến mục đích thành hoạt động “xây dựng lực” tốt Sự đa dạng tính mẻ phương pháp mà ứng cử viên đề xuất để tổ chức hoạt động xem dấu hiệu tốt “Tính linh hoạt” “Ý tưởng sáng tạo” Tinh thần làm việc theo nhóm thảo luận vấn đề số định hướng thành tích Các ứng cử viên có lực có cách suy nghĩ cặn kẽ đưa ý kiến hay, họ lắng nghe ý kiến người khác, họ có kiên tiếng nói Năng lực thể qua cách họ lập kế hoạch để giải vấn đề sử dụng ngân sách cách hiệu kể từ Nguyên tắc áp dụng cho kiểm tra lực chuyên môn Chẳng hạn, kiểm tra với nội dung giám sát báo cáo cho vị trí “Quản lý chương trình”, hội đồng tuyển dụng phải biết họ tìm kiếm cho điểm ứng cử viên họ nhận biết kỹ cách ứng xử ứng cử viên mà họ kiếm tìm Trong trường hợp cụ thể này, ứng cử viên cho điểm tốt họ biết phải giám sát gì, giám sát ai, họ cho thấy kỹ tốt thực buổi giám sát, phân tích liệu sẵn có Họ đạt yêu cầu hội đồng tuyển dụng họ nhạy bén, tinh xảo khả phân tích tình dự án đề xuất ý kiến để cải thiện nâng cao chất lượng họ biết cách tổ chức xếp liệu với khả phân tích báo cáo có cấu trúc tốt Hội đồng tuyển dụng định số điểm tối đa cho phần kiểm tra lực Hội đồng trí số điểm dựa mức độ thể ứng cử viên Chẳng hạn, điểm tối đa phần lực 20 điểm, ứng cử viên đạt 20, 16, 10, dựa cách ứng xử biểu họ 2.3 Tổ chức tuyển dụng Quá trình sơ tuyển Cán Nhân có trách nhiệm sơ tuyển hồ sơ dựa lực yêu cầu quảng cáo tuyển dụng Trước tiên, thực phân loại hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng hồ sơ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng sau làm việc cẩn thận hồ sơ đáp ứng yêu cầu Sau sơ tuyển hồ sơ, Cán Nhân gửi hồ sơ đáp ứng yêu cầu cho Cán quản lý tuyển dụng để xem xét kỹ Thông thường, đợt tuyển dụng gồm hai vòng thi, làm kiểm tra vấn Các kiểm tra thực thiết kế Các ứng cử viên cho điểm dựa thể họ kiểm tra thống khung điểm hội đồng Hội đồng tuyển dụng nên ghi lại biểu hiện/ ứng xử ứng cử viên để giải thích việc đánh giá cho điểm Hội đồng tuyển dụng thảo luận để chọn ứng cử viên thích hợp cho vị trí cần tuyển Thơng thường, có ứng cử viên chọn cho vị trí “có thể tuyển dụng” Tuy nhiên, ứng cử viên nên chọn “có thể tuyển dụng” họ thật làm tốt kiểm tra Khi hồn tất vòng kiểm tra lực Các ứng viên hoàn tất tốt kiểm tra lực mời tham dự buổi vấn để đảm bảo chọn ứng cử viên thích hợp Sauk hi chọn ứng viên thích hợp, ứng viên mời vấn cuối chủ yếu thoả thuận định mức lương, thời gian bắt đầu công việc Tuy nhiên, kiểm tra bao quát hết hội đồng tuyển dụng chưa hoàn toàn tin tưởng đánh giá họ, buổi vấn hội để kiểm tra tất 2.4 Bổ nhiệm Việc bổ nhiệm Giám đốc phê duyệt ký theo đề nghị Hội đồng tuyển dụng Thư bổ nhiệm Tất nhân viên nhận thư bổ nhiệm Lá thư gồm thông tin sau:  Ngày bắt đầu làm việc  Vị trí/ chức danh:  Bậc  Loại hình cơng việc  Địa điểm làm việc  Người quản lý trực tiếp     Thời gian thử việc (các yêu cầu/ lợi ích) đãi ngộ khác Các thoả thuận đặc biệt khác thống Cần hướng dẫn người nhân viên biết hướng dẫn sách nhân quy định khác tổ chức Bản mô tả công việc phải đính kèm vào thư bổ nhiệm Thư bổ nhiệm có hiệu lực sau người nhân viên ký xác nhận đồng ý kèm theo mô tả công việc Cần thư bổ nhiệm gửi cho phòng kế tốn Cán nhân để lưu hồ sơ nhân viên Hoàn tất hồ sơ cá nhân Một nhân viên phải nộp hồ sơ cá nhân điền vào mẫu tiểu sử cá nhân theo mẫu gửi cho cán nhân lưu trữ hồ sơ Thời gian thử việc Thời gian thử việc tháng dài không tháng áp dụng cho tất nhân viên ký hợp đồng hạn Thời gian thử việc ngày làm việc Tổ chức định kết thúc kéo dài thời gian thử việc đến tối đa tháng theo đề nghị cán quản lý trực tiếp Các ứng viên nội tổ chức không cần thử việc đảm nhận vị trí Tất nhân viên thông báo văn họ có ký hợp đồng dài hạn với tổ chức vào tuần trước hết thời hạn thử việc Kết thúc giai đoạn thử việc, người nhân viên phải đánh giá lại hiệu công việc Người quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm thực việc đánh giá Sau đó, người quản lý gửi đề nghị văn cho Nhân để tiến hành bước Giới thiệu/ Định hướng 5.1 Chính sách giới thiệu Tổ chức nên có có sách định hướng giới thiệu nhân viên vào thời điểm họ bắt đầu làm việc cho Tổ chức định hướng cho nhân viên làm việc Tổ chức giới thiệu thành viên làm việc Tổ chức thông qua quy trình có tổ chức định kỳ 5.2 Mục đích giới thiệu Vào cuối buổi giới thiệu, nhân viên có thể:  Giải thích sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, phát triển cơng việc EMW,  Giải thích cấu, chiến lược, sách chương trình phát triển Tổ chức,  Nắm rõ nhiệm vụ/ trách nhiệm vị trí đảm nhận  Xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, đối tác nhân viên văn phòng  Thực hướng dẫn quản lý Hành chính, Tài Nhân 5.3 Quy trình giới thiệu Giới thiệu nhân viên Quản lý việc giới thiệu trách nhiệm cán nhân cán quản lý trực tiếp Các mục đích giới thiệu phải đạt vòng hai tháng làm việc Định hướng Tổ chức  Giới thiệu với đồng nghiệp  Các văn quan trọng: Sứ mệnh, tầm nhìn giá trị Tổ chức; Cơ cấu tên gọi Tổ chức; Sách hướng dẫn nhân viên quản lý hành chính, tài nhân sự; văn bàn giao (nếu có) Định hướng cơng việc cụ thể Định hướng công việc cụ thể trách nhiệm người quản lý trực tiếp Người quản lý trực tiếp phải tổ chức chương trình định hướng cơng việc cụ thể cho nhân viên gồm yếu tố sau:  Thảo luận thống nhiệm vụ vị trí  Thoả thuận kế hoạch làm việc thời gian thử việc kết mong đợi  Giới thiệu với thành viên khác phòng  Giới thiệu với Ban Giám Đốc  Giới thiệu với cộng đồng đối tác khác chương trình  Rà sốt lại cơng việc cụ thể Xây dựng nội dung để định hướng công việc cụ thể trách nhiệm người quản lý trực tiếp Khi đánh giá hiệu làm việc thời gian thử việc, người quản lý nhân viên đánh giá lại đầy đủ hiệu chương trình định hướng SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHÒNG (ĐƠN VỊ) (1) /(1) Số: - Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm PHIẾU ĐỀ NGHỊ TUYỂN DỤNG (TIẾP NHẬN) NHÂN SỰ -Căn yêu cầu công tác, định biên giao Phòng ( đơn vị) …… (1) ………………………………………….…đề nghị tuyển dụng (tiếp nhận) nhân bổ sung sau: Định biên giao: ………… người Nhân có: viên…… cán …………gồm: ……… lãnh đạo, ………….chuyên Nhu cầu tuyển: ……… người Trình độ: ……………… , chuyên ngành……………, giới tính: …………, tuổi:……………………, kinh nghiệm: ………………… Thời gian tuyển dụng (tiếp nhận): ……………………………………… Lý tuyển: (2)……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… (3) Ý kiến Giám đốc (3) Ý kiến Phòng Tổ chức – Cán (3) ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ (1) Đơn vị có nhu cầu (2) Thuyết minh nhu cầu, dự kiến bố trí (3) Thời gian gởi phiếu trả lại BM01.TT6.2/01TC Ngaøy hiệu lực 02/01/2009 Trang 1/1 ... 2.3 Tổ chức tuyển dụng Quá trình sơ tuyển Cán Nhân có trách nhiệm sơ tuyển hồ sơ dựa lực yêu cầu quảng cáo tuyển dụng Trước tiên, thực phân loại hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng hồ sơ đáp... hợp tuyển dụng chức danh quản lý cấp cao, việc mời tư vấn bên tham gia tham gia vào hội đồng tuyển dụng mang lại hiệu tốt thực mục tiêu đánh giá 2.2 Thiết kế kiểm tra tuyển dụng Các kiểm tra tuyển. .. đồng tuyển dụng: Hội Đồng tuyển dụng gồm có Cán phụ trách nhân sự, Trưởng phận vị trí cần tuyển chuyên gia kỹ thuật lĩnh vực liên quan đến cơng việc cần tuyển Cần có cơng giới hội đồng tuyển dụng