qui trình phát hành hợp đồng bảo hiểm nhân thọ công ty bảo việt nhân thọ nghệ an

QUI TRÌNH PHÁT HÀNH HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM NHÂN THỌ CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ NGHỆ AN I Giới thiệu Cơng ty Cơ cấu tổ chức Ban Gi¸m đốc Phát triển kinh doanh Quản lý đại lý Quản lý nghiệp vụ Tổng hợp Dịch vụ khách hàng Marketin g Tài kế toán Phát hành hợp đồng Phòng khu vùc Sơ lược Công ty: Công ty bảo việt nhân thọ Nghệ an thành lập ngày 17 tháng năm 2000 sở tách từ phòng bảo hiểm nhân thọ thuộc cơng ty bảo hiểm Nghệ an Hiện Công ty đơn vị hạch tốn phụ thuộc, trực thuộc Tổng cơng ty bảo việt nhân thọ Cơng ty có trụ sở thành phố Vinh, với sáu phòng chức ba phòng phục vụ khách hàng khu vực đặt vị trí trọng điểm tỉnh (Diễn châu, Thái hồ, Đơ lương) với bảy mươi cán bộ, nhân viên ngàn tư vấn bảo hiểm nhân thọ Nhiệm vụ Cơng ty Triển khai bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ theo hướng dẫn Tổng công ty Tuyển dụng, đào tạo, phát triển quản lý hệ thống phân phối (tư vấn bảo hiểm) Thực hoạt động chăm sóc khách hàng, trì hợp đồng, thu phí bảo hiểm định kỳ Vị Công ty Công ty đứng tốp ba sáu mươi công ty bảo hiểm nhân thọ thành viên tổng công ty Trên địa bàn Nghệ an công ty chiếm 70 % thị phần bảo hiểm nhân thọ II Mơ tả qui trình Cơng ty Hiện cơng ty có nhiều qui trình tác nghiệp, Bài viết xin đề cập tới qui trình phát hành hợp đồng bảo hiểm nhân thọ Các bước thực hiện: 1.1 Phòng phục vụ khách hàng khu vực (tại số huyện) Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, kiểm tra xử lý Nếu đầy đủ, qui định, nhập thơng tin vào máy tính, in phiếu thu cho đại lý cập nhật vào sổ sau chuyển hồ sơ Cơng ty Nếu có sai sót trả lại đại lý, hướng dẫn đại lý trở lại khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung cho đầy đủ 1.2 Phòng phát hành hợp đồng Cơng ty - Cập nhật sổ theo dõi nhận hồ sơ yêu cầu bảo hiểm theo phòng khu vực - Đối chiếu kiểm tra cập nhật giấy yêu cầu bảo hiểm vào hệ thống máy tính cơng ty - Chuyển hồ sơ tới nhân viên đánh giá rủi ro - Thông báo mời khách hàng kiểm tra sức khoẻ - Trường hợp giấy yêu cầu có sai sót, thiếu phí thiếu giấy tờ tuỳ thân … vào sổ theo dõi sai sót, in thơng báo đề nghị bổ sung chuyển phòng phục vụ khách hàng khu vực để chuyển lại đại lý - Trường hợp từ chối bảo hiểm; làm thông báo từ chối chấp nhận bảo hiểm chuyển cho phòng khu vực - Trường hợp thừa phí; làm thơng báo thừa phí kèm theo thông báo chấp nhận bảo hiểm gửi khách hàng - Trực tiếp kiểm tra sức khoẻ khách hàng văn phòng cơng ty - Đối với giấy u cầu bảo hiểm đủ điều kiện chấp nhận bảo hiểm => ký chấp nhận bảo hiểm, chuyển cán phát hành in thơng báo chấp nhận bảo hiểm, in hố đơn thu phí đầu tiên, phụ lục hợp đồng … trình lãnh đạo Cơng ty ký - Chuyển giao nhiệm vụ thu phí bảo hiểm định kỳ cho chuyên thu Lưu ý: Trong trình đánh giá rủi ro, chấp nhận bảo hiểm, thấy hành vi khách hàng trục lợi bảo hiểm, tư vấn vi phạm qui trình khai thác => báo cáo lãnh đạo, yêu cầu phòng khu vực xác minh, đề xuất phòng kinh doanh xử lý - Hoàn thiện hợp đồng bảo hiểm (gồm điều khoản, phụ lục hợp đồng, giấy yêu cầu …) phân loại, vào sổ giao nhận theo phòng khu vực - Chuyển hợp đồng hồn chỉnh phòng khu vực - Hồn chỉnh hợp đồng lưu kho (giấy yêu cầu bảo hiểm gốc, báo cáo đại lý, biên lai thu phí bảo hiểm tạm thời…) chuyển giao cho phòng dịch vụ khách hàng - Chuyển bảng kê hố đơn thu phí bảo hiểm phòng kế tốn tài để kết chuyển doanh thu phí - Sau phòng tài kế tốn kết chuyển xong doanh thu phí đầu tiên, phòng phát hành hợp đồng đối chiếu doanh thu phí bảo hiểm cơng nợ khách hàng theo khu vực 1.3 Phòng phục vụ khách hàng khu vực (tại số huyện) - Phân chia hợp đồng, vào sổ giao cho nhóm tư vấn - Đôn đốc bàn giao hợp đồng cho khách hàng chuyên thu - Nhận thông báo chuyển giao hợp đồng (có ký xác nhận chuyên thu) chuyển phòng phát hành hợp đồng) - Phát quà khuyến mãi, thẻ BV – card theo thông báo hướng dẫn công ty Một số bất cập quản lý Qui trình có điểm bất cập: - Hồ sơ yêu cầu bảo hiểm đại lý mang phòng khu vực nhân viên nhập vào máy với cơng nghệ máy tính khu vực không kết nối đổ thẳng liệu vào máy chủ Công ty nên hồ sơ tới cơng ty, phòng phát hành hợp đồng phải nhập lại gây tốn chi phí, lao động, thời gian - Nhân viên phòng khu vực khơng đủ lực trình độ điều kiện khác nên kiểm tra sơ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm sau chuyển phòng phát hành hợp đồng để đánh giá rủi ro, tỷ lệ hồ sơ bị trả lại cao gây lãng phí kéo dài thời gian phát hành hợp đồng Cải thiện qui trình - Hiện cơng ty điều chỉnh lại qui trình theo hướng rút nhân viên phòng khu vực, hồ sơ yêu cầu bảo hiểm đại lý chuyển thẳng phòng phát hành hợp đồng khơng việc nhập hồ sơ hai lần trước, tiết kiệm chi phí, lao động Đồng thời hồ sơ khơng đảm bảo yêu cầu (sai, sót…) trả thẳng trực tiếp đại lý mà không thông qua nhân viên khu vực, giảm đáng kể thời gian III Liên hệ vấn đề môn học vào hoạt động Cơng ty Những vấn đề áp dụng Bảo Việt doanh nghiệp thành lập cách bốn mươi năm, nhiều năm hoạt động chế độ bao cấp, sau năm 1987 chế có thay đổi cạnh tranh chưa có; cạnh tranh thực năm 1999 tới nội tồn phong cách làm việc tư cũ Qua môn học cá nhân tơi thấy có nhiều vấn đề áp dụng đơn vị: - Những vấn đề tổ chức, quản lý hoạt động, nâng cao suất lao động nâng cao hiệu kinh doanh - Những vấn đề định hướng chiến lược kinh doanh doanh nghiệp trước mắt lâu dài theo cách làm tập đoàn lớn giới (Sony, Boeing, Volvo…) - Vấn đề áp dụng hệ thống sản xuất Lean - Vấn đề quản trị chất lượng theo chuẩn mực quốc tế (ISO, TQM…) Ap dụng vào hoạt động Thời gian qua cơng ty gặp số vấn đề bảy lãng phí theo Ohno: Thao tác thừa qui trình nghiệp vụ, Đợi chờ trình tác nghiệp, Lưu kho hàng hố, ấn phẩm Vì cơng việc cần phải làm giảm tối đa lãng phí, Bố trí lao động hợp lý giảm chi phí, để nâng cao suất lao động, tăng tỷ suất lợi nhuận 3 Ap dụng - Tiến hành cải tiến qui trình tác nghiệp cắt bỏ cơng đoạn khơng phù hợp - Sắp xếp lại lực lượng lao động phòng ban, từ chỗ trước bảy phòng đến bốn phòng (nhập quản lý đại lý với marketing, phát hành hợp đồng với dịch vụ khách hàng, bỏ phòng khu vực) chuyển số lao động gián tiếp sang bán hàng trực tiếp - Tính tốn lại nhu cầu, giảm tối đa vật tư vật phẩm … dự trữ phục vụ cho hoạt động tránh tồn đọng nhiều gây lãng phí tài - Thắt chặt chi tiêu, cắt bỏ chi tiêu khơng cần thiết để giảm chi phí Và số vấn đề mà thân tiếp tục suy nghĩ; nghĩ với học qua mơn học thân có ý kiến tham mưu tốt cho lãnh đạo việc tổ chức quản lý hoạt động Công ty để Công ty hoạt động ngày hiệu Người thực Nguyễn Quang Thanh .. .Công ty đứng tốp ba sáu mươi công ty bảo hiểm nhân thọ thành viên tổng công ty Trên địa bàn Nghệ an công ty chiếm 70 % thị phần bảo hiểm nhân thọ II Mơ tả qui trình Cơng ty Hiện cơng ty có... nhiều qui trình tác nghiệp, Bài viết xin đề cập tới qui trình phát hành hợp đồng bảo hiểm nhân thọ Các bước thực hiện: 1.1 Phòng phục vụ khách hàng khu vực (tại số huyện) Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bảo. .. cơng ty - Đối với giấy yêu cầu bảo hiểm đủ điều kiện chấp nhận bảo hiểm => ký chấp nhận bảo hiểm, chuyển cán phát hành in thông báo chấp nhận bảo hiểm, in hố đơn thu phí đầu tiên, phụ lục hợp đồng