Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan tới việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi chúng thành các sản phẩm vật ch
Trang 1Theo quan niệm phổ biến trên toàn thế giới, sản xuất được hiểu là quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Quá trình chuyển đổi này được gọi là trọng tâm của sản xuất và là hoạt động phổ biến của một hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị trong sản xuất và điều hành, những người mà chúng ta sẽ gọi là nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động biến đổi trong quá trình sản xuất
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan tới việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất Để tạo ra sản phẩm dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện ít nhất 3 chức năng cơ bản: Marketing, sản xuất và tài chính Hoạt động quản trị marketing chịu trách nhiệm tạo đảm bảo các sản phẩm dịch vụ được đưa đến khách hàng một cách nhanh nhất, ít tốn kém nhất và khiến khách hàng hài lòng nhất Các hoạt động quản trị tài chính chịu trách nhiệm về việc đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp, giúp cung cấp các nguồn tài chính nhằm đảm bảo các yếu tố đầu vào luôn luôn sẵn sàng phục vụ sản xuất Quản trị sản xuất có mối quan hệ mật thiết với quản trị tài chính và marketing Các doanh nghiệp không thể thành công khi không thực hiện đồng bộ các chức năng tài chính, marketing và sản xuất Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo ra khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí
có thể bị phá sản
Trang 2Trong thế kỷ 19 và thế kỷ 20, một số lý thuyết về quản lý sản xuất nhằm nâng cao năng suất đã được đưa ra bao gồm :
- Thuyết quản trị khoa học của Frederick W.Taylor;
- Thuyết quản lý tổng quát của Henri Fayol ;
- Thuyết hành vi trong quản lý của H A Simon
Trường phái cổ điển đã đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản lý với những đóng góp có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ hoạt động quản lý trong xã hội công nghiệp, mà những nội dung cơ bản của nó vẫn có giá trị cao cho đến bây giờ
1 Thuyết quản trị khoa học của Frederick W.Taylor: Frederick
Winslow Taylor (1856 - 1916) xuất thân là một công nhân cơ khí ở Mỹ, kinh qua các chức vụ đốc công, kỹ sư trưởng, tổng công trình sư Với kinh nghiệm dày dặn của mình, ông đã phân tích quá trình vận động (thao tác) của công nhân, nghiên cứu quy trình lao động hợp lý (với các động tác không trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực) để đạt được năng suất cao Đó là sự hợp lý hóa lao động, theo nghĩa rộng là tổ chức lao động một cách khoa học Với các công trình nghiên cứu “Quản lý ở nhà máy” (1903), “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” (Principles of scientific management) năm 1911, ông đã hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ Thuyết này sau đó được Henry Ford ứng dụng qua việc lập ra hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km trong Nhà máy ôtô con đạt công suất 7000 xe mỗi ngày (là
kỷ lục thế giới thời đó) Ngoài ra, Taylor còn viết nhiều tác phẩm có giá trị khác Ông được coi là “người cha của lý luận quản lý theo khoa học”
Nội dung quản lý theo khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:
- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công
nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)
Trang 3- Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn
năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ
- Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ
về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân
- Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập
trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục
Qua các nguyên tắc kể trên, có thể rút ra các tư tưởng chính của thuyết Taylor là: Tối ưu hóa quá trình sản xuất; tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất)
Thuyết quản lý theo khoa học chủ yếu đề cập đến công việc quản lý ở cấp
cơ sở (doanh nghiệp) với tầm vi mô Tuy nhiên, nó đã đặt nền móng rất cơ bản cho lý thuyết quản lý nói chung, đặc biệt về phương pháp làm việc tối ưu (có hiệu quả cao), tạo động lực trực tiếp cho người lao động và việc phân cấp quản
lý Các thuyết quản lý và trường phái quản lý khác vừa kế thừa thành tựu đó, vừa nâng cao những nhân tố mới để đưa khoa học quản lý từng bước phát triển hoàn thiện hơn Qua đó đã hạn chế tính cơ giới của tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân tố con người lên trên nhân tố trang bị kỹ thuật, nhân bản hóa quan
hệ quản lý, dân chủ hóa sản xuất, phát huy động lực vật chất và tinh thần với
Trang 4tính công bằng cao hơn và đề cao quan hệ hợp tác hòa hợp giữa người quản lý
với công nhân (Nguồn: Nhà Quản Lý)
2 Thuyết quản lý tổng quát của Henri Fayol:
Trong khi thuyết quản lý theo khoa học của F.W.Taylor có ảnh hưởng lớn
từ Mỹ sang châu Âu suốt nửa đầu thế kỷ XX, thì ở Pháp, qua tác phẩm chủ yếu
“Quản lý công nghiệp và tổng quát” xuất bản năm 1949 của Henri Fayol (người Pháp, 1841 - 1925) đã thu hút được sự chú ý Fayol đã tiếp cận vấn đề quản lý ở
tầm rộng hơn và xem xét dưới góc độ tổ chức - hành chính Với thuyết này,
ông đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển, là “một Taylor của châu Âu” và là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại” (trong xã hội công nghiệp)
Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào
bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp
mà họ sử dụng Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất Tư tưởng quản lý đó phù hợp với hệ thống kinh doanh hiện đại, và từ những nguyên lý đó (trong công nghiệp) có thể vận dụng cho việc quản lý các loại tổ chức thuộc lĩnh vực khác
Những vấn đề mà thuyết Fayol đã giải đáp khá rõ ràng là nội hàm của khái niệm quản lý, các chức năng cơ bản của quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý và nguyên tắc vận hành của guồng máy tổ chức
Trước hết, ông phân chia toàn bộ các hoạt động của xí nghiệp thành 6 nhóm công việc chính gồm:
1 Kỹ thuật (khai thác, chế tạo, chế biến)
2 Thương mại (mua bán, trao đổi)
Trang 53 Tài chính (huy động vốn, sử dụng vốn)
4 An ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên)
5 Kế toán (kiểm kê tài sản, theo dõi công nợ, hạch toán giá thành, thống kê)
6 Quản lý - điều hành (kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra) Qua đó, ông xác định nội hàm quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Chính đó là sự khái quát các chức năng quản lý, bảo đảm cho hoạt động tiến hành thuận lợi và có hiệu quả Như vậy chức năng quản lý chỉ tác động đến con người, là sự quản lý của tổ chức xã hội đối với con người (không phải là trực tiếp tác động đến nguyên liệu, thiết bị…) Với quan niệm đó, thực chất thuyết Fayol là lý thuyết về tổ chức xã hội Cũng qua đó, Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, trong đó quản lý chỉ là một công cụ bảo đảm sự lãnh đạo nhằm đạt được mục đích của cả tổ chức; và do đó hoạt động chủ yếu của người lãnh đạo là phát huy cao tác dụng của quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạt động của tổ chức
Mặt khác, Fayol cũng cho rằng quản lý không phải là đặc quyền và trách nhiệm riêng của cá nhân người đứng đầu, mà được phân chia cho các thành viên khác trong hệ thống tổ chức quản lý Từ đó, ông đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống đó gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao là Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành; cấp giữa là các người tham mưu và chỉ huy thực hiện từng phần việc, từng công đoạn; cấp thấp là các người chỉ huy tác nghiệp ở từng khâu Trật tự đó thể hiện
sự phân phối quyền lực và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng Tuy vậy, ông cũng chỉ ra tính tương đối của công cụ kế hoạch, không thể dự đoán đầy đủ và chính xác mọi biến động, cần phải xử lý linh hoạt sáng tạo Chức năng tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn, các khâu trong hoạt động) và tổ chức bộ máy quản lý (cơ cấu, cơ chế, các quan hệ chức năng, nhân sự) Chức năng điều khiển là tác động lên động cơ và hành vi của cấp dưới để họ phục tùng và thực hiện các quyết định quản lý; vừa có tính kỷ luật cao vừa phát huy được tính chủ
Trang 6động, sáng tạo Chức năng phối hợp là kết nối, liên hợp, điều hòa tất cả các hoạt động và các lực lượng, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra hài hòa, gắn bó trong một thể thống nhất, tạo ra tổng hợp lực và sự cân đối Chức năng kiểm tra là nắm chắc diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát hiện vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, quy rõ trách nhiệm
14 nguyên tắc về quản lý trong thuyết của Fayol:
1 Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo được sự liên kết
2 Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đúng mức
3 Duy trì tốt kỷ luật trong đội ngũ, đảm bảo sự quy củ và tinh thần phục vụ
4 Đảm bảo sự thống nhất chỉ huy, chấp hành mệnh lệnh từ một trung tâm
5 Chỉ đạo nhất quán (theo một kế hoạch, một đầu mối)
6 Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao nhất
7 Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng
8 Tập trung quyền lực trong hệ thống tổ chức quản lý
9 Xác định rõ và ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng
10 Đảm bảo trật tự trong hệ thống với vị trí xác định
11 Thực hiện công bằng trong quan hệ đối xử
12 Ổn định đội ngũ nhân sự và được bổ sung kịp thời
13 Khuyến khích tính sáng tạo, chủ động của mọi người
14 Xây dựng bầu không khí tập thể đồng thuận, đoàn kết nội bộ
Trong 14 nguyên tắc đó, nguyên tắc 4 (thống nhất chỉ huy) và nguyên tắc
9 (hệ thống cấp bậc) được coi là hai nguyên tắc quyết định, phản ánh thực chất của thuyết quản lý Fayol
Trang 7Với nội dung nói trên, thuyết quản lý tổng hợp của Fayol có ưu điểm nổi bật là tạo được kỷ cương trong tổ chức Song nó chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môi trường lao động, đồng thời chưa đề cập đến mối quan hệ với bên ngoài doanh nghiệp (với khách hàng, với thị trường, với đối thủ cạnh tranh và với Nhà nước)
Cùng với thuyết Taylor, thuyết này đã đề ra được hàng loạt vấn đề quan trọng của quản lý (như chức năng, nguyên tắc, phương pháp), vừa chú trọng việc hợp lý hóa lao động vừa quan tâm cao đến hiệu lực quản lý, điều hành Nhiều luận điểm cơ bản của các thuyết thuộc trường phái cổ điển vẫn mang giá trị lâu dài, được các thuyết tiếp sau bổ sung và nâng cao về tính xã hội và yếu tố con người cũng như về các mối quan hệ với bên ngoài tổ chức
3 Thuyết hành vi trong quản lý của H A Simon
Herbert A.Simon (người Mỹ) nguyên là một giáo sư tiến sĩ giảng dạy ở nhiều trường đại học ở Mỹ trong những năm 50 thế kỷ XX, và từ 1961 đến 1965
là Chủ tịch Hội đồng khoa học xã hội Mỹ Ông chuyên về khoa học máy tính và tâm lý học, từng nghiên cứu về khoa học định lượng trong kinh tế, là một trong những người tiên phong trong hoạt động về “trí thông minh nhân tạo” (máy tính
có khả năng “tư duy”)
Tiếp đó, ông chuyển sang nghiên cứu về khoa học quản lý với hàng loạt công trình: Hành vi quản lý (1947), Quản lý công cộng (1950), Lý luận về quyết sách trong kinh tế học và khoa học hành vi (1959), Khoa học về nhân công (1969), Việc giải quyết những vấn đề về con người (1972), Các mô hình khám phá (1977), Mô hình tư duy (1979), Các mô hình về quản lý có giới hạn (1982),
Lẽ phải trong các công việc của con người (1983),…
Nội dung chính trong thuyết quản lý của Simon như sau:
Cốt lõi của quản lý là ra quyết định (quyết sách)
Quyết sách quản lý gồm các việc: hoạch định kế hoạch, lựa chọn phương
án hành động, thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm và quyền hạn, so
Trang 8sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra, quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức và điều khiển đối với mọi cấp quản lý và mọi mặt của quá trình quản lý Quyết sách gần như đồng nghĩa với quản lý
Các quyết định quản lý được chia thành 2 nhóm lớn: Quyết định giá trị bao quát là các quyết định về các mục tiêu cuối cùng; quyết định thực tế là những quyết định liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu (đánh giá thực tế)
Sự phối hợp 2 loại quyết định đó được coi là trọng tâm của công việc quản lý Một quyết định quản lý chỉ được coi là có giá trị khi chứa đựng các yếu tố thực
tế, khả thi Đó là quyết định “hợp lý – khách quan” chứ không phải là quyết định
“hợp lý – chủ quan” (tối ưu hoàn hảo)
Quyết sách được cấu thành qua 4 giai đoạn có liên hệ với nhau:
Quyết sách được cấu thành qua 4 giai đoạn có liên hệ với nhau: thu thập
và phân tích thông tin kinh tế – xã hội; thiết kế các phương án hành động để lựa chọn; lựa chọn một phương án khả thi; thẩm tra đánh giá phương án đã chọn để
bổ sung hoàn thiện
Simon cho rằng, mọi hoạt động trong nội bộ một tổ chức có thể chia ra 2 loại ứng với 2 loại quyết sách: hoạt động đã diễn ra nhiều lần cần có quyết sách theo trình tự, và hoạt động diễn ra lần đầu cần có quyết sách không theo trình tự Cần cố gắng nâng cao mức độ trình tự hóa quyết sách để tăng cường hệ thống điều khiển có hiệu quả, đồng thời tăng cường hệ thống điều hòa, phối hợp của tổ chức Quyết sách phi trình tự mang tính sáng tạo, không có tiền lệ song dựa vào tri thức và phương pháp sẵn có để xử lý, trong đó có sự vận dụng kinh nghiệm
Sự phân chia 2 loại quyết sách chỉ là tương đối
Thông qua một hệ thống mục tiêu – phương tiện để thống nhất hoạt động
Đó là sự kết hợp giữa người và máy (điện tử) để hoạch định quyết sách;
có thể khắc phục tình trạng thiếu tri thức và thông tin bằng mạng thông tin nhiều kênh theo 2 chiều
Trang 9Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền
Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền trong việc ra quyết sách với chức trách và quyền hạn rõ ràng Nhờ việc tự động hóa quyết sách theo trình
tự, việc xử lý các vấn đề có liên quan bằng phương thức tập quyền trở nên hợp
lý, giảm bớt sự can thiệp của cấp trung gian đối với công việc của cấp cơ sở Song, phương thức đó không thể sử dụng trong mọi tình huống; còn phải nghĩ tới nhân tố kích thích, làm cho quyết sách có thể huy động được mọi người nỗ lực thực hiện Hình thức tổ chức trong tương lai vẫn phải là hệ thống cấp bậc gồm 3 cấp: cấp sản xuất và phân phối sản phẩm, cấp chi phối quá trình quyết sách theo trình tự, cấp kiểm soát quá trình hoạt động của cơ sở Cần phân quyền
ra quyết định, tạo ra “vùng chấp thuận hợp lý” đối với quyền tự chủ của cấp dưới
Nhìn chung, tư tưởng quản lý của Simon chịu ảnh hưởng sâu sắc tư duy phi logic của C.I.Barnara về nhiều mặt; song đã có bước phát triển, như: đưa ra tiền đề của quyết sách, coi quyền uy là một phương thức ảnh hưởng đến tổ chức, phân tích cụ thể vấn đề cân bằng tổ chức (trong các loại tổ chức kinh doanh, chính phủ và phi lợi nhuận) Điểm nổi bật trong tư tưởng quản lý của Simon là nhấn mạnh “quản lý chính là quyết sách” và đặt nền móng lý luận cho việc hoạch định quyết sách một cách khoa học, coi sự tiếp cận hành vi ứng xử là chìa khóa để giải quyết vấn đề về quản lý hiện đại
Những lý thuyết cơ bản được sử dụng trong quản lý sản xuất của thế
kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất có thể nói rằng đã đóng góp rất quan trọng trong việc đặt nền móng cho quản trị sản xuất và tác nghiệp trong giai đoạn ngày nay, tuy nhiên cần phải được áp dụng linh hoạt, không máy móc, dập khuôn theo một lý thuyết nào, bởi mỗi lý thuyết đều có những điểm mạnh và hạn chế Việc áp dụng các học thuyết này trong giai đoạn hiện nay và những năm sắp tới trong việc nâng cao năng suất đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị trong nền kinh tế mở, các điều kiện cạnh tranh của thị trường là việc hoàn toàn có thể thực hiện được Tuy nhiên, để
Trang 10có thể áp dụng tư tưởng của các học thuyết đó một cách hiệu quả nhất thì cần phải hiểu nó một cách thấu đáo và căn cứ vào từng hoàn cảnh môi trường cụ thể để áp dụng vào trong thực tiễn doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức.
Ở bất kỳ giai đoạn nào, thời điểm nào, một doanh nghiệp muốn năng suất được nâng cao thì doanh nghiệp đó phải chuyên môn hóa sản xuất, nghĩa là : xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày và xây dựng định mức cho từng phần việc; Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa
và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ; Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân; Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục ( Theo lý thuyết của Taylor ) Bên cạnh đó, với 14 nguyên tắc quản lý được vận dụng linh hoạt, việc tạo được kỷ cương trong tổ chức cũng là một việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để phát triển doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tạo được kỷ cương trong tổ chức, việc nâng cao năng suất sẽ dễ dàng đạt được ( Theo lý thuyết của Fayol ) Tóm lại các doanh nghiệp muốn năng cao năng suất cũng như mong muốn một tương lai tươi sáng, phát triển bền vững trong giai đoạn hiện nay và những năm tới có thể
áp dụng những lý thuyết về quản trị sản xuất nêu trên
Ví dụ : Công ty xi măng Hoàng Thạch là một đơn vị chuyên sản xuất xi măng
cung cấp cho thị trường Việt Nam Hiện công ty có 3 dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, phương pháp khô, chu trình kín có hệ thống cyclon trao đổi nhiệt
và buồng đốt canciner đầu lò.Công suất dây chuyền I là 1,1 triệu tấn/năm, dây chuyền II là 1,2 triệu tấn/năm, dây chuyền III có công suất là 1.2 triệu tấn/năm