Bài tập về quản trị hoạt động – phân tích các lý thuyết quản trị khoa học ứng dụng thực tiễn trong sản xuất kinh doanh 1

Theo quan niệm phổ biến toàn giới, sản xuất hiểu trình tạo sản phẩm dịch vụ Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu người Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào ngun liệu thơ, người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt nguồn tài nguyên khác chuyển đổi thành sản phẩm dịch vụ Quá trình chuyển đổi gọi trọng tâm sản xuất hoạt động phổ biến hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu nhà quản trị sản xuất điều hành, người mà gọi nhà quản trị hệ thống sản xuất, hoạt động biến đổi trình sản xuất Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan tới việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm biến đổi chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Để tạo sản phẩm dịch vụ, doanh nghiệp phải thực chức bản: Marketing, sản xuất tài Hoạt động quản trị marketing chịu trách nhiệm tạo đảm bảo sản phẩm dịch vụ đưa đến khách hàng cách nhanh nhất, tốn khiến khách hàng hài lịng Các hoạt động quản trị tài chịu trách nhiệm việc đạt mục tiêu tài doanh nghiệp, giúp cung cấp nguồn tài nhằm đảm bảo yếu tố đầu vào ln sẵn sàng phục vụ sản xuất Quản trị sản xuất có mối quan hệ mật thiết với quản trị tài marketing Các doanh nghiệp khơng thể thành công không thực đồng chức tài chính, marketing sản xuất Do nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại quản trị làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, chí bị phá sản Trong kỷ 19 kỷ 20, số lý thuyết quản lý sản xuất nhằm nâng cao suất đưa bao gồm : - Thuyết quản trị khoa học Frederick W.Taylor; - Thuyết quản lý tổng quát Henri Fayol ; - Thuyết hành vi quản lý H A Simon Trường phái cổ điển đặt móng cho khoa học quản lý với đóng góp có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn hoạt động quản lý xã hội cơng nghiệp, mà nội dung có giá trị cao Thuyết quản trị khoa học Frederick W.Taylor: Frederick Winslow Taylor (1856 - 1916) xuất thân công nhân khí Mỹ, kinh qua chức vụ đốc cơng, kỹ sư trưởng, tổng cơng trình sư Với kinh nghiệm dày dặn mình, ơng phân tích q trình vận động (thao tác) cơng nhân, nghiên cứu quy trình lao động hợp lý (với động tác khơng trùng lặp, tốn thời gian sức lực) để đạt suất cao Đó hợp lý hóa lao động, theo nghĩa rộng tổ chức lao động cách khoa học Với cơng trình nghiên cứu “Quản lý nhà máy” (1903), “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” (Principles of scientific management) năm 1911, ơng hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở “kỷ nguyên vàng” quản lý Mỹ Thuyết sau Henry Ford ứng dụng qua việc lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km Nhà máy ôtô đạt công suất 7000 xe ngày (là kỷ lục giới thời đó) Ngồi ra, Taylor cịn viết nhiều tác phẩm có giá trị khác Ơng coi “người cha lý luận quản lý theo khoa học” Nội dung quản lý theo khoa học dựa nguyên tắc sau: - Xác định cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày công nhân với thao tác thời gian cần thiết để bố trí quy trình cơng nghệ phù hợp (chia nhỏ phần việc) xây dựng định mức cho phần việc Định mức xây dựng qua thực nghiệm (bấm động tác) - Lựa chọn công nhân thành thạo việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác tiêu chuẩn hóa với thiết bị, cơng cụ, vật liệu tiêu chuẩn hóa mơi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân gắn chặt với vị trí làm việc theo ngun tắc chun mơn hóa cao độ - Thực chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ chất lượng) chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực cơng nhân - Phân chia công việc quản lý, phân biệt cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức hoạch định, tổ chức phát triển kinh doanh, cấp làm chức điều hành cụ thể Thực sơ đồ tổ chức theo chức theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục Qua nguyên tắc kể trên, rút tư tưởng thuyết Taylor là: Tối ưu hóa q trình sản xuất; tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác điều kiện tác nghiệp; phân cơng chun mơn hóa (đối với lao động công nhân chức quản lý); cuối tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng suất hiệu sản xuất) Thuyết quản lý theo khoa học chủ yếu đề cập đến công việc quản lý cấp sở (doanh nghiệp) với tầm vi mô Tuy nhiên, đặt móng cho lý thuyết quản lý nói chung, đặc biệt phương pháp làm việc tối ưu (có hiệu cao), tạo động lực trực tiếp cho người lao động việc phân cấp quản lý Các thuyết quản lý trường phái quản lý khác vừa kế thừa thành tựu đó, vừa nâng cao nhân tố để đưa khoa học quản lý bước phát triển hoàn thiện Qua hạn chế tính giới tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân tố người lên nhân tố trang bị kỹ thuật, nhân hóa quan hệ quản lý, dân chủ hóa sản xuất, phát huy động lực vật chất tinh thần với tính cơng cao đề cao quan hệ hợp tác hịa hợp người quản lý với cơng nhân (Nguồn: Nhà Quản Lý) Thuyết quản lý tổng quát Henri Fayol: Trong thuyết quản lý theo khoa học F.W.Taylor có ảnh hưởng lớn từ Mỹ sang châu Âu suốt nửa đầu kỷ XX, Pháp, qua tác phẩm chủ yếu “Quản lý công nghiệp tổng quát” xuất năm 1949 Henri Fayol (người Pháp, 1841 - 1925) thu hút ý Fayol tiếp cận vấn đề quản lý tầm rộng xem xét góc độ tổ chức - hành Với thuyết này, ơng coi người đặt móng cho lý luận quản lý cổ điển, “một Taylor châu Âu” “người cha thực lý thuyết quản lý đại” (trong xã hội công nghiệp) Tư tưởng chủ yếu thuyết Fayol nhìn vấn đề quản lý tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ xuống, tập trung vào máy lãnh đạo cao với chức nhà quản lý Ông cho thành công quản lý không nhờ phẩm chất nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ nguyên tắc đạo hành động họ phương pháp mà họ sử dụng Với nhà quản lý cấp cao phải có khả bao qt, cịn cấp khả chuyên môn quan trọng Tư tưởng quản lý phù hợp với hệ thống kinh doanh đại, từ ngun lý (trong cơng nghiệp) vận dụng cho việc quản lý loại tổ chức thuộc lĩnh vực khác Những vấn đề mà thuyết Fayol giải đáp rõ ràng nội hàm khái niệm quản lý, chức quản lý, cấu tổ chức quản lý nguyên tắc vận hành guồng máy tổ chức Trước hết, ơng phân chia tồn hoạt động xí nghiệp thành nhóm cơng việc gồm: Kỹ thuật (khai thác, chế tạo, chế biến) Thương mại (mua bán, trao đổi) Tài (huy động vốn, sử dụng vốn) An ninh (bảo vệ tài sản nhân viên) Kế toán (kiểm kê tài sản, theo dõi cơng nợ, hạch tốn giá thành, thống kê) Quản lý - điều hành (kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra) Qua đó, ơng xác định nội hàm quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra Chính khái quát chức quản lý, bảo đảm cho hoạt động tiến hành thuận lợi có hiệu Như chức quản lý tác động đến người, quản lý tổ chức xã hội người (không phải trực tiếp tác động đến nguyên liệu, thiết bị…) Với quan niệm đó, thực chất thuyết Fayol lý thuyết tổ chức xã hội Cũng qua đó, Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, quản lý công cụ bảo đảm lãnh đạo nhằm đạt mục đích tổ chức; hoạt động chủ yếu người lãnh đạo phát huy cao tác dụng quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy hoạt động tổ chức Mặt khác, Fayol cho quản lý đặc quyền trách nhiệm riêng cá nhân người đứng đầu, mà phân chia cho thành viên khác hệ thống tổ chức quản lý Từ đó, ơng đưa trật tự thứ bậc hệ thống gồm cấp bản: cấp cao Hội đồng quản trị giám đốc điều hành; cấp người tham mưu huy thực phần việc, công đoạn; cấp thấp người huy tác nghiệp khâu Trật tự thể phân phối quyền lực trách nhiệm với ranh giới rõ ràng Tuy vậy, ơng tính tương đối công cụ kế hoạch, dự đốn đầy đủ xác biến động, cần phải xử lý linh hoạt sáng tạo Chức tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn, khâu hoạt động) tổ chức máy quản lý (cơ cấu, chế, quan hệ chức năng, nhân sự) Chức điều khiển tác động lên động hành vi cấp để họ phục tùng thực định quản lý; vừa có tính kỷ luật cao vừa phát huy tính chủ động, sáng tạo Chức phối hợp kết nối, liên hợp, điều hòa tất hoạt động lực lượng, đảm bảo cho hoạt động diễn hài hịa, gắn bó thể thống nhất, tạo tổng hợp lực cân đối Chức kiểm tra nắm diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực tốt mục tiêu đề ra, quy rõ trách nhiệm 14 nguyên tắc quản lý thuyết Fayol: Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo liên kết Xác định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, mức Duy trì tốt kỷ luật đội ngũ, đảm bảo quy củ tinh thần phục vụ Đảm bảo thống huy, chấp hành mệnh lệnh từ trung tâm Chỉ đạo quán (theo kế hoạch, đầu mối) Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao Trả cơng thỏa đáng, cơng bằng, sịng phẳng Tập trung quyền lực hệ thống tổ chức quản lý Xác định rõ ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng 10 Đảm bảo trật tự hệ thống với vị trí xác định 11 Thực công quan hệ đối xử 12 Ổn định đội ngũ nhân bổ sung kịp thời 13 Khuyến khích tính sáng tạo, chủ động người 14 Xây dựng bầu khơng khí tập thể đồng thuận, đoàn kết nội Trong 14 nguyên tắc đó, nguyên tắc (thống huy) nguyên tắc (hệ thống cấp bậc) coi hai nguyên tắc định, phản ánh thực chất thuyết quản lý Fayol Với nội dung nói trên, thuyết quản lý tổng hợp Fayol có ưu điểm bật tạo kỷ cương tổ chức Song chưa trọng đầy đủ mặt tâm lý môi trường lao động, đồng thời chưa đề cập đến mối quan hệ với bên doanh nghiệp (với khách hàng, với thị trường, với đối thủ cạnh tranh với Nhà nước) Cùng với thuyết Taylor, thuyết đề hàng loạt vấn đề quan trọng quản lý (như chức năng, nguyên tắc, phương pháp), vừa trọng việc hợp lý hóa lao động vừa quan tâm cao đến hiệu lực quản lý, điều hành Nhiều luận điểm thuyết thuộc trường phái cổ điển mang giá trị lâu dài, thuyết tiếp sau bổ sung nâng cao tính xã hội yếu tố người mối quan hệ với bên tổ chức Thuyết hành vi quản lý H A Simon Herbert A.Simon (người Mỹ) nguyên giáo sư tiến sĩ giảng dạy nhiều trường đại học Mỹ năm 50 kỷ XX, từ 1961 đến 1965 Chủ tịch Hội đồng khoa học xã hội Mỹ Ơng chun khoa học máy tính tâm lý học, nghiên cứu khoa học định lượng kinh tế, người tiên phong hoạt động “trí thơng minh nhân tạo” (máy tính có khả “tư duy”) Tiếp đó, ơng chuyển sang nghiên cứu khoa học quản lý với hàng loạt cơng trình: Hành vi quản lý (1947), Quản lý công cộng (1950), Lý luận sách kinh tế học khoa học hành vi (1959), Khoa học nhân công (1969), Việc giải vấn đề người (1972), Các mơ hình khám phá (1977), Mơ hình tư (1979), Các mơ hình quản lý có giới hạn (1982), Lẽ phải cơng việc người (1983),… Nội dung thuyết quản lý Simon sau: Cốt lõi quản lý định (quyết sách) Quyết sách quản lý gồm việc: hoạch định kế hoạch, lựa chọn phương án hành động, thiết lập cấu tổ chức, phân định trách nhiệm quyền hạn, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra, quán xuyến mặt kế hoạch, tổ chức điều khiển cấp quản lý mặt trình quản lý Quyết sách gần đồng nghĩa với quản lý Các định quản lý chia thành nhóm lớn: Quyết định giá trị bao quát định mục tiêu cuối cùng; định thực tế định liên quan đến việc thực mục tiêu (đánh giá thực tế) Sự phối hợp loại định coi trọng tâm cơng việc quản lý Một định quản lý coi có giá trị chứa đựng yếu tố thực tế, khả thi Đó định “hợp lý – khách quan” định “hợp lý – chủ quan” (tối ưu hoàn hảo) Quyết sách cấu thành qua giai đoạn có liên hệ với nhau: Quyết sách cấu thành qua giai đoạn có liên hệ với nhau: thu thập phân tích thơng tin kinh tế – xã hội; thiết kế phương án hành động để lựa chọn; lựa chọn phương án khả thi; thẩm tra đánh giá phương án chọn để bổ sung hoàn thiện Simon cho rằng, hoạt động nội tổ chức chia loại ứng với loại sách: hoạt động diễn nhiều lần cần có sách theo trình tự, hoạt động diễn lần đầu cần có sách khơng theo trình tự Cần cố gắng nâng cao mức độ trình tự hóa sách để tăng cường hệ thống điều khiển có hiệu quả, đồng thời tăng cường hệ thống điều hòa, phối hợp tổ chức Quyết sách phi trình tự mang tính sáng tạo, khơng có tiền lệ song dựa vào tri thức phương pháp sẵn có để xử lý, có vận dụng kinh nghiệm Sự phân chia loại sách tương đối Thông qua hệ thống mục tiêu – phương tiện để thống hoạt động Đó kết hợp người máy (điện tử) để hoạch định sách; khắc phục tình trạng thiếu tri thức thông tin mạng thông tin nhiều kênh theo chiều Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền việc sách với chức trách quyền hạn rõ ràng Nhờ việc tự động hóa sách theo trình tự, việc xử lý vấn đề có liên quan phương thức tập quyền trở nên hợp lý, giảm bớt can thiệp cấp trung gian công việc cấp sở Song, phương thức khơng thể sử dụng tình huống; cịn phải nghĩ tới nhân tố kích thích, làm cho sách huy động người nỗ lực thực Hình thức tổ chức tương lai phải hệ thống cấp bậc gồm cấp: cấp sản xuất phân phối sản phẩm, cấp chi phối trình sách theo trình tự, cấp kiểm sốt q trình hoạt động sở Cần phân quyền định, tạo “vùng chấp thuận hợp lý” quyền tự chủ cấp Nhìn chung, tư tưởng quản lý Simon chịu ảnh hưởng sâu sắc tư phi logic C.I.Barnara nhiều mặt; song có bước phát triển, như: đưa tiền đề sách, coi quyền uy phương thức ảnh hưởng đến tổ chức, phân tích cụ thể vấn đề cân tổ chức (trong loại tổ chức kinh doanh, phủ phi lợi nhuận) Điểm bật tư tưởng quản lý Simon nhấn mạnh “quản lý sách” đặt móng lý luận cho việc hoạch định sách cách khoa học, coi tiếp cận hành vi ứng xử chìa khóa để giải vấn đề quản lý đại Những lý thuyết sử dụng quản lý sản xuất kỷ 19 20 nhằm nâng cao suất nói đóng góp quan trọng việc đặt móng cho quản trị sản xuất tác nghiệp giai đoạn ngày nay, nhiên cần phải áp dụng linh hoạt, không máy móc, dập khn theo lý thuyết nào, lý thuyết có điểm mạnh hạn chế Việc áp dụng học thuyết giai đoạn năm tới việc nâng cao suất tất doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị kinh tế mở, điều kiện cạnh tranh thị trường việc hồn tồn thực Tuy nhiên, để áp dụng tư tưởng học thuyết cách hiệu cần phải hiểu cách thấu đáo vào hồn cảnh mơi trường cụ thể để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức Ở giai đoạn nào, thời điểm nào, doanh nghiệp muốn suất nâng cao doanh nghiệp phải chun mơn hóa sản xuất, nghĩa : xác định cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày xây dựng định mức cho phần việc; Lựa chọn công nhân thành thạo việc, thao tác tiêu chuẩn hóa với thiết bị, cơng cụ, vật liệu tiêu chuẩn hóa môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân gắn chặt với vị trí làm việc theo ngun tắc chun mơn hóa cao độ; Thực chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ chất lượng) chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực cơng nhân; Phân chia công việc quản lý, phân biệt cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức hoạch định, tổ chức phát triển kinh doanh, cấp làm chức điều hành cụ thể Thực sơ đồ tổ chức theo chức theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục ( Theo lý thuyết Taylor ) Bên cạnh đó, với 14 nguyên tắc quản lý vận dụng linh hoạt, việc tạo kỷ cương tổ chức việc mà doanh nghiệp cần phải có để phát triển doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tạo kỷ cương tổ chức, việc nâng cao suất dễ dàng đạt ( Theo lý thuyết Fayol ) Tóm lại doanh nghiệp muốn cao suất mong muốn tương lai tươi sáng, phát triển bền vững giai đoạn năm tới áp dụng lý thuyết quản trị sản xuất nêu Ví dụ : Cơng ty xi măng Hồng Thạch đơn vị chuyên sản xuất xi măng cung cấp cho thị trường Việt Nam Hiện cơng ty có dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, phương pháp khơ, chu trình kín có hệ thống cyclon trao đổi nhiệt buồng đốt canciner đầu lị.Cơng suất dây chuyền I 1,1 triệu tấn/năm, dây chuyền II 1,2 triệu tấn/năm, dây chuyền III có cơng suất 1.2 triệu tấn/năm Sản lượng doanh thu tiêu thụ sản phẩm có xu hướng ngày tăng năm gần Sở dĩ, sản lượng xi măng nhà máy ngày tăng thời gian gần công ty áp dụng cách linh hoạt đưa định kịp thời sản xuất như: Đổi dây chuyền công nghệ, tăng suất lao động thông qua xây dựng chế khuyến khích, động lực cho cơng nhân, đưa kịp thời định sản xuất,… Để nâng cao suất xi măng cung cấp cho thị trường công ty phân công lao động cách hợp lý Có sách khen thưởng cho lao động làm việc tích cực song có chế phạt rõ ràng công nhân làm việc hiệu Cơng ty ln đề quy trình kỷ luật nghiêm ngặt yêu cầu toàn thể cán công nhân viên phải tuân thủ Trong dây chuyển sản xuất xi măng, cơng ty ln có cập nhật kịp thời khoa học công nghệ, đổi bắt kịp cơng nghệ đại Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo ln đưa sách, giải pháp quản trị điều hành kịp thời giúp việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm ngày nhiều cao Điều dần đưa Công ty ngày phát triển, đời sống cán công nhân viên ngày nâng cao, thu nhập cải thiện nhiều qua năm Tài liệu tham khảo : Giáo trình Quản trị hoạt động – MBA Griggs Slide giảng Quản trị hoạt động http://supplychaininsight.vn http://nhaquanly.vn/ http://www.doanhnhan360.vn ... sang nghiên cứu khoa học quản lý với hàng loạt cơng trình: Hành vi quản lý (19 47), Quản lý công cộng (19 50), Lý luận sách kinh tế học khoa học hành vi (19 59), Khoa học nhân công (19 69), Việc giải... đến toàn hoạt động quản lý xã hội công nghiệp, mà nội dung có giá trị cao Thuyết quản trị khoa học Frederick W.Taylor: Frederick Winslow Taylor (18 56 - 19 16) xuất thân cơng nhân khí Mỹ, kinh qua... scientific management) năm 19 11, ơng hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở “kỷ nguyên vàng” quản lý Mỹ Thuyết sau Henry Ford ứng dụng qua việc lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km