Bài tập quản trị hoạt động về QUản trị sản xuất hiệu quả3

Mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị trong sản xuất và điều hành, những người mà chúng ta sẽ gọi là nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động biến đổi trong quá trình sản xu

Đề Bài:

Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19

và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao? Lấy

ví dụ cụ thể ở đơn vị anh chị công tác để minh hoạ

Bài Làm:

I Một số khái niệm.

1 Khái niệm về sản xuất:

Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Quá trình chuyển đổi này là trọng tâm của cái gọi là sản xuất và là hoạt động phổ biến của một hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị trong sản xuất và điều hành, những người mà chúng ta sẽ gọi là nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động biến đổi trong quá trình sản xuất Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra Theo nghĩa rộng sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu cầu của con người Nó có thể phân thành: Sản xuất bậc 1; sản xuất bậc 2; sản xuất bậc 3

- Sản xuất bậc 1 (khai thác nguyên thuỷ) : Là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài nguyên sẵn có, có ở dạng tự nhiên như khai thác quặng mỏ, khai thác lâm sản, đánh bắt hải sản, trồng trọt…

- Sản xuất bậc 2 (ngành chế biến): Là hình thức sản xuất, chế tạo, chế biến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên thành hàng hóa

- Sản xuất bậc 3 (ngành dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu đa dạng của con người như: bốc dỡ hàng hóa, bưu điện, viễn thông, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục…

Đặc điểm của sản xuất hiện đại:

- Sản xuất phải có kế hoạch hợp lý khoa học, kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo, thiết bị hiện đại

- Ngày càng chú trọng đến chất lượng sản phẩm

- Ngày càng nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của doanh nghiệp

- Mối quan tâm chung về kiểm soát chi phí

- Tập trung và chuyên môn hóa

- Những nhà máy lớn, cũ, là trở ngại cho sự cải tiến

- Ứng dụng ý tưởng cơ khí hóa và tự động hóa

- Ngày càng ứng dụng nhiều thành tựu của công nghệ tin học

- Mô phỏng toán học để hỗ trợ cho việc ra quyết định

2 Khái niệm về quản trị sản xuất và tác nghiệp:

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến

việc quản trị các yều tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất.Để tạo ra sản phẩm và dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ bản: marketing, sản xuất, tài chính Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị

tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

3 Xu hướng nghiên cứu quản trị sản xuất và tác nghiệp.

3.1 Sản xuất như là một hệ thống

Hệ thống là một tổng thể chia nhỏ được mà không làm nó mất đi những nét đặc trưng và vì thế nó phải được nghiên cứu như là một tổng thể.Hệ thống sản xuất tiếp nhận đầu vào ở các hình thái như nguyên vật liệu, nhân lực, tiền vốn, các thiết

bị, thông tin… Những yếu tố đầu vào này được chuyển đổi hình thái trong hệ thống để tạo thành các sản phẩm hoặc dịch vụ theo mong muốn, mà chúng ta gọi là kết quả sản xuất Một phần của kết quả được quản lý bằng hệ thống quản lý nhằm xác định xem kết quả đó có thể chấp nhận được hay không về mặt số lượng, chi phí và chất lượng Nếu kết quả là chấp nhận được, thì không cần có sự thay đổi nào trong hệ thống; nếu như kết quả không chấp nhận được, cần phải thực hiện các hoạt động điều chỉnh về mặt quản lý Mô hình hệ thống sản xuất:Đầu vào: Được phân chia thành 3 loại chính

a Các nhân tố ngoại vi: Nói chung là các thông tin đặc trưng và có xu hướng

cung cấp cho các nhà quản trị về các điều kiện bên ngoài hệ thống nhưng có ảnh hưởng tới hệ thống

Các nhân tố này bao gồm:

- Điều kiện về kinh tế: Nhân tố kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đối với sự thu hút tiềm năng bằng các chiến lược khác nhau Chẳng hạn nếu như lãi suất tăng lên thì

số vốn cần cho việc đa dạng hóa sẽ quá đắt hoặc không có được, hay là khi lãi suất tăng lên thì thu nhập cá nhân sẽ giảm đi và nhu cầu sản phẩm để sử dụng cũng giảm Khi giá cổ phiếu tăng lên, mong muốn mua cổ phần, đồng thời là một nguồn

vốn để phát triển sẽ tăng lên Như vậy, khi thị trường tăng trưởng thì của cải của người tiêu dùng và doanh nghiệp đều tăng lên

- Điều kiện về nhân khẩu, địa lý, văn hóa, xã hội: Cần xem xét về số lượng dân cư tại địa bàn hoạt động, cũng như khả năng thu nhập của họ và một số yếu tố khác có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, như: Thói quen mua hàng của khách hàng; thái độ đối với tiết kiệm, đầu tư và công việc…

- Khía cạnh chính trị, luật pháp của quốc gia: Các yếu tố chính trị, chính phủ, luật pháp có thể cho thấy các vận hội và mối đe dọa chủ yếu đối với các tổ chức nhỏ và lớn Đối với các ngành và các công ty phụ thuộc rất nhiều vào các hợp đồng hoặc trợ cấp của chính phủ, những dự báo vể chính trị có thể là phần quan trọng nhất của công tác kiểm soát các yểu tố bên ngoài Sự thay đổi trong quy định về bằng sáng chế, luật chống độc quyền,… có thể ảnh hưởng rẩt nhiều đến các doanh nghiệp

- Khía cạnh kỹ thuật: Những thay đổi và phát minh kỹ thuật mang lại những thay đổi to lớn như kỹ thuật siêu dẫn, kỹ thuật điện toán, người máy,… Các ảnh hưởng của công nghệ cho thấy những cơ hội và mối đe doạ mà chúng ta phải xem xét trong việc soạn thảo chiến lược Sự tiến bộ kỹ thuật có thể tác động sâu sắc lên những sản phẩm dịch vụ, thị trường, nhà cung cấp, nhà phân phối, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, quá trình sản xuất , thực tiễn tiếp thị và vị thế cạnh tranh của tổ chức

b Các yếu tố về thị trường: Là các thông tin có liên quan đến cạnh tranh,

thiết kế sản phẩm, sở thích của khách hàng và các khía cạnh khác của thị trường

c Các nguồn lực ban đầu: Là các yều tố phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất

và phân phối sản phẩm hay dịch vụ Đây là các nhân tố về nguyên vật liệu, nhân

sự, vốn bằng tiền, vốn bằng hàng hoá và các tiêu ích khác.Đầu ra: Là sản phẩm được sản xuất từ hệ thống, thường có hai hình thức: sản phẩm trực tiếp và sản

phẩm không trực tiếp Một số lớn sản phẩm (trực tiếp) được sản xuất hàng ngày và các sản phẩm (không trực tiệp) được phát sinh ra từ hệ thống

3.2 Các quyết định trong quản trị sản xuất và tác nghiệp

Theo kinh nghiệm, các nhà quản trị thường phân các quyết định thành 3 loại chính: Các quyết định về chiến lược, quyết định về tác nghiệp và quyết định về quản lý

a Các quyết định về chiến lược: Quyết định về sản phẩm, quy trình sản xuất,

phương tiện sản xuất Đây là quyết định có tầm quan trọng chiến lược, có ý nghĩa lâu dài cho tổ chức Những quyết định này đòi hỏi tất cả nhân viên trong các khâu

từ sản xuất, nhân sự, kỹ thuật, tiếp thị và tài chính đều phải làm việc cùng nhau để nghiên cứu các cơ hội kinh doanh một cách cẩn thận , nhằm đưa ra một quyết định đặt các tổ chức vào vị trí tốt nhất để đạt được mục tiêu dài hạn

b Các quyết định về tác nghiệp: Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến

việc hoạch định sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Trách nhiệm chính của tác nghiệp là tìm kiếm đơn đặt hàng từ phía khách hàng, được thu hút bởi chiến lược marketing và phân phối sản phẩm hay dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng

c Các quyết đinh về quản lý: Đây là các quyết định có liên quan đến hoạt

động hàng ngày của lao động, không phải lúc nào người lao động cũng hoàn thành công việc của mình như mong muốn Chất lượng sản phẩm, dịch vụ có xu hướng biến động, máy móc thiết bị có thể bị hỏng hóc Do đó các nhà quản lý cần hoạch định, phân tích và quản lý các hoạt động để làm giảm đi những cản trở đối với hệ thống sản xuất

II Các lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ

19 và 20 nhằm nâng cao năng suất

1 Quá trình phát triển của lý thuyết quản trị sản xuất và dịch vụ:

Các lý thuyết về quản trị sản xuất và dịch vụ đã được nhiều nhà kinh tế đặt nền tảng và được bổ sung không ngừng từ năm 1776 bởi Adam Smith và các nhà kinh

tế khác Tại Anh vào những năm đầu thế kỷ XVIII, khoa học kỹ thuật phát triển mạnh kéo theo sự bùng nổ cách mạng công nghiệp Việc phát minh ra động cơ hơi nước của Jame Watt vào năm 1764, tạo điều kiện cho ra đời hàng loạt những máy móc khác Hệ quả tất yếu là sự thay đổi rộng rãi lực lượng lao động thủ công bằng máy móc có năng suất cao hơn, cùng với sự thiết lập hệ thống nhà xưởng và các phát minh khác của thời đại Tính sẵn có của máy hơi nước và máy móc sản xuất giúp cho việc thực hiện tập hợp các công nhân vào nhà máy Sự tập trung này tạo

ra một nhu cầu về việc sắp xếp họ lại một cách hợp lý để sản xuất ra sản phẩm Adam Smith đã viết ra tác phẩm “Sự giầu có của quốc gia” viết năm 1776 chứng minh cho sự cần thiết của phân công lao động, hay còn gọi là chuyên môn hóa của lao động Việc sản xuất sản phẩm được phân chia ra thành từng bộ phận nhỏ, những nhiệm vụ chuyên biệt được phân công cho công nhân theo quy trình sản xuất Vì thế, các nhà máy vào thời kỳ này không chỉ chú ý đến việc trang bị máy móc thiết bị cho sản xuất, mà còn ở cách thức hoạch định và quản lý công việc sản xuất Adam Smith cho rằng phân công lao động có thể nâng cao năng suất lao động Ông nêu ví dụ: Nếu một người sản xuất kim băng, tất cả các quy trình thao tác đều do người đó hoàn thành một mình thì mỗi ngày chưa chắc làm nổi 20 chiếc Nhưng trong một xưởng nhỏ chỉ có 10 công nhân, mỗi ngày có thể sản xuất được 48.000 chiếc, bình quân mỗi người sản xuất được 4.800 chíếc

2 Các lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ

19 và 20 nhằm nâng cao năng suất:

Những năm 1800 các nghành công nghiệp được phát triển cùng với sự phát triển của động cơ xăng dầu và điện, nhu cầu về sản phẩm phục vụ cho chiến tranh

đã thúc đẩy sự thành lập nhiều nhà máy hơn Hệ thống sản xuất thủ công được thay thế bởi hệ thống nhà xưởng, có cải tiến lớn đối với nhà máy Sự chấm dứt

việc sử dụng lao động nô lệ, sự di chuyển của lực lượng lao động trong nông thôn vào các thành thị và sự nhập cư đã cung cấp một lực lượng lao động lớn cho sự phát triển nhanh tróng nghành công nghiệp ở thành thị Sự phát triển này dẫn tới hình thức mới của nghành công nghiệp là giải quyết vấn đề vốn thông qua việc thiết lập các công ty cổ phần, từ đó nhà quản lý trở thành người làm thuê cho xí nghiệp và được trả lương từ nhà tài chính, hay người làm chủ vốn

a Lý thuyết quản trị hoạt động khoa học của Taylor.

Năm 1881 Fredecrich W.Taylor được xem là người khai sinh ra lý thuyết

“quản trị hoạt động khoa học” Taylor đã xây dựng những tiêu chuẩn lựa chọn lao động, nghiên cứu việc hoạch định và lập lịch tiến độ lao động, nghiên cứu các nguồn động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động, nghiên cứu hợp

lý hóa các thao tác và định mức lao động Một trong những đóng góp khác nữa của Taylor là việc phân biệt để chuyên môn hóa người lao động và người quản lý, chuyên môn hóa công nhân chính và công nhân phụ

Taylor sinh ra vào đầu thể kỷ 20, những năm mà nền kinh tế Mỹ có biến động lớn, rất cần những nhân tố mới cho sự thành công Xuất thân là một công nhân cơ khí ở Mỹ, kinh qua các chức vụ đốc công, kỹ sư trưởng, tổng công trình sư Với các công trình nghiên cứu “Quản lý ở nhà máy” (1903), “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” (Principles of scientific management) năm 1911, ông đã hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ Thuyết này sau đó được Henry Ford ứng dụng qua việc lập ra hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km trong nhà máy ôtô con đạt công suất 7000 xe mỗi ngày (là kỷ lục thế giới thời đó) Ngoài ra, Taylor còn viết nhiều tác phẩm có giá trị khác Ông được coi là “người cha của lý luận quản lý theo khoa học” Ông đã đưa

ra những nguyên tắc quản lý hệ thống khoa học như sau:

- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia

nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)

- Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao

- Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân

- Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục

Với những tư tưởng trên, đã mở ra cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản lý một cách khoa học trong thế kỷ XX cùng với những thành tựu lớn trong ngành chế tạo máy Năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; kết quả cuối cùng là lợi nhuận cao để cả chủ và thợ đều có thu nhập cao

Ngoài những thành tựu trên lý thuyết quản lý khoa học của Taylor còn có những mặt trái Trước hết, với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân phải làm việc cật lực Hơn nữa, người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành những “công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm - sinh lý, và như vậy là thiếu tính nhân bản

b Lý thuyết quản trị hành chính của Fayol.

Trong khi thuyết quản lý theo khoa học của Taylor được truyền bá rộng rãi từ

Mỹ sang châu Âu với ảnh hưởng lớn suốt nửa đầu thế kỷ XX, thì ở Pháp xuất hiện một thuyết mới thu hút sự chú ý Qua tác phẩm chủ yếu “Quản lý công nghiệp và tổng quát” xuất bản năm 1949, Henri Fayol (1841 – 1925)

Fayol đã tiếp cận vấn đề quản lý ở tầm rộng hơn và xem xét dưới góc độ tổ chức – hành chính Với thuyết này, ông đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển, là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại”

Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất

Fayol đã xác định quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Đó là sự khái quát các chức năng quản lý, bảo đảm cho hoạt động tiến hành thuận lợi và có hiệu quả, như vậy chức năng quản lý chỉ tác động đến con người Với quan niệm đó, thực chất thuyết Fayol là lý thuyết về tổ chức xã hội Cũng qua đó, Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, trong đó quản lý chỉ là một công cụ bảo đảm sự lãnh đạo nhằm đạt được mục đích của cả tổ chức; và do đó hoạt động chủ yếu của người lãnh đạo là phát huy cao tác dụng của quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạt động của tổ chức

Fayol đã cho rằng quản lý không phải là đặc quyền và trách nhiệm riêng của cá nhân người đứng đầu, mà được phân chia cho các thành viên khác trong hệ thống

tổ chức quản lý Từ đó, ông đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống đó gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao là hội đồng quản trị và giám đốc điều hành; cấp giữa là những người

tham mưu và chỉ huy thực hiện từng phần việc, từng công đoạn; cấp thấp là những người chỉ huy tác nghiệp ở từng khâu

Về các chức năng quản lý, chức năng hoạch định (dự đoán, lập kế hoạch) được coi là nội dung hàng đầu, cơ bản nhất Tuy vậy, ông cũng chỉ ra tính tương đối của công cụ kế hoạch, không thể dự đoán đầy đủ và chính xác mọi biến động, cần phải

xử lý linh hoạt sáng tạo Chức năng tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn, các khâu trong hoạt động) và tổ chức bộ máy quản lý (cơ cấu, cơ chế, các quan hệ chức năng, nhân sự) Chức năng điều khiển là tác động lên động cơ và hành vi của cấp dưới để họ phục tùng và thực hiện các quyết định quản lý; vừa có tính kỷ luật cao vừa phát huy được tính chủ động, sáng tạo Chức năng phối hợp là kết nối, liên hợp, điều hòa tất cả các hoạt động và các lực lượng, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra hài hòa, gắn bó trong một thể thống nhất, tạo ra tổng hợp lực và

sự cân đối Chức năng kiểm tra là nắm chắc diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát hiện vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề

ra, quy rõ trách nhiệm Fayol cũng đề ra các nguyên tắc về quản lý như sau:

- Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo được sự liên kết

- Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đúng mức

- Duy trì tốt kỷ luật trong đội ngũ, đảm bảo sự quy củ và tinh thần phục vụ

- Đảm bảo sự thống nhất chỉ huy, chấp hành mệnh lệnh từ một trung tâm

- Chỉ đạo nhất quán (theo một kế hoạch, một đầu mối)

- Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao nhất

- Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng

- Tập trung quyền lực trong hệ thống tổ chức quản lý

- Xác định rõ và ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng