Bài tập quản trị hoạt động về QUản trị sản xuất hiệu quả 12

Gantt: Trên cơ sở các lý thuyết của Taylor, Gantt đã phát triển và đưa ra lý thuyết của mình, trong đó chủ yếu tập trung vào mở rộng hệ thống khuyến khích vật chất cho người lao động với

Đề bài: Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất

trong thế kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao? Lấy ví dụ cụ thể ở đơn vị anh chị công tác để minh hoạ?

Bài làm:

Những lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế

kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất đó là:

1 Lý thuyết quản trị khoa học

Frederich W Taylor (1856 - 1915): Ông được xem là người khai sinh ra lý

thuyết Quản trị lao động khoa học, là tác giả với những nghiên cứu và lý thuyết khá nổi tiếng về quản trị trong thời gian từ 1890 đến 1930 Ông nghiên cứu những vấn đề thuộc về nhà máy vào thời đại của ông một cách khoa học, chú trọng đến tính hiệu quả với mong muốn đạt được kết quả về việc tiết kiệm thời gian, năng lực và nguyên vật liệu

Những kết quả qua áp dụng lý thuyết của Taylor là năng suất lao động tăng lên rất nhanh và khối lượng sản phẩm tăng nhiều Tuy nhiên, lý thuyết của Taylor nghiêng về "kỹ thuật hóa, máy móc hóa" con người, sức lao động bị khai thác kiệt quệ làm cho công nhân đấu tranh chống lại các chính sách về quản trị

Herny L Gantt: Trên cơ sở các lý thuyết của Taylor, Gantt đã phát triển và

đưa ra lý thuyết của mình, trong đó chủ yếu tập trung vào mở rộng hệ thống khuyến khích vật chất cho người lao động với các biện pháp như: Khuyến khích công nhân sau một ngày làm việc nếu họ làm việc tốt; Khuyến khích cho đốc công, quản đốc dựa vào kết quả làm việc của công nhân dưới sự giám sát trực tiếp của họ nhằm động viên họ trong công việc quản trị

Biện pháp này đã khuyến khích các đốc công quản trị tốt hơn Cũng trên cơ

sở này, các phương pháp quản trị tiến độ thực hiện mới được đưa vào trong quản

trị như phương pháp đường găng (CPM -Critical Path Method) và phương pháp

sơ đồ mạng lưới (PERT - Program Evaluation and Revie Technique) Trong lý thuyết này, khía cạnh lợi ích được chú ý nhiều hơn

Frank B (1868 - 1924) và Liliant M Gibretha (1878 -1972) Hai tác giả

này đã nghiên cứu rất chi tiết quá trình thực hiện và quan hệ giữa các thao tác, động tác và cử động với một mức độ căng thẳng và mệt mỏi nhất định của công nhân trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra phương pháp thực hành tối ưu nhằm tăng năng suất lao động, đảm bảo sức khỏe và an toàn cũng như giảm sự mệt mỏi của công nhân

Các phương pháp thuộc trường phái này đã có những đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư tưởng quản trị, phát triển kỹ năng quản trị qua phân công, chuyên môn hóa quá trình lao động, đồng thời là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động Tuy nhiên, các tác giả đã phát triển một phương pháp quản trị mang tính khoa học hóa một cách thuần túy như "máy móc hóa con người", gắn chặt con người vào một dây chuyền công nghệ để quản trị và tăng năng suất lao động

2 Lý thuyết quản trị hành chính:

Trường phái quản trị hành chính đã phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả tổ chức, tiêu biểu cho trường phái này có các tác giả với các công trình nghiên cứu và lý thuyết như:

Hernry Fayol (1841 - 1925): Quan điểm của Fayol là tập trung vào xây

dựng một tổ chức tổng thể để quản trị quá trình làm việc Ông cho rằng, năng suất lao động của con người làm việc chung trong một tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị

Max Weber (1864-1920): Nhà xã hội học người Đức, tác giả đã phát triển

một tổ chức quan liêu bàn giấy Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa:

là hệ thổng chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công phân nhiệm

chính xác, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự Theo Weber, hệ thống tổ chức kinh doanh phải được: Xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ; Định rõ các quy định, các luật lệ, chính sách trong hoạt động quản trị; Định rõ quyền lực và thừa hành trong quản trị

Chester Barnard (1886-1961): Tác giả cho rằng một tổ chức là một hệ

thống hợp pháp của nhiều người với ba yếu tố cơ bản: sự sẵn sàng hợp tác, có mục tiêu chung, có sự thông đạt Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó tổ chức sẽ tan

vỡ Cũng như Weber, ông nhấn mạnh yếu tố quyền hành trong tổ chức, nhưng ông cho rằng nguồn gốc quyền hành không xuất phát từ người ra lệnh, mà xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới

Trường phái quản trị hành chính chủ trương rằng năng suất lao động sẽ đạt cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý, đóng góp trong lý luận cũng như trong thực hành quản trị: những nguyên tắc quản trị, các hình thức tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền

3 Nhóm lý thuyết hành vi - tâm lý xã hội Nhóm lý thuyết này nhấn mạnh

vai trò con người trong tổ chức, quan điểm của nhóm này cho rằng năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu tâm lý xã hội của con người "Vấn đề tổ chức là vấn đề con người" và họ chỉ ra rằng trong trường phái cổ điển có nhiều hạn chế vì đã bỏ qua yếu tố con người trong quá trình làm việc

a) Lý thuyết các quan hệ con người trong tổ chức Mary Parker Pollet

(1868 - 1933), nữ tác giả này cho rằng, trong quá trình làm việc, người lao động

có các mối quan hệ giữa họ với nhau và giữa họ với một thể chế tổ chức nhất định bao gồm:

- Quan hệ giữa công nhân với công nhân

- Quan hệ giữa công nhân với các nhà quản trị

Đồng thời tác giả cũng nhấn mạnh, hiệu quả của quản trị phụ thuộc vào việc giải quyết các mối quan hệ này

b) Những quan điểm về hành vi con người: các tác giả trong trường phái

này cho rằng hoạt động của con người phụ thuộc nhiều vào các yếu tố tâm lý xã hội Chính các yếu tố này tạo nên các quan hệ tốt đẹp trong quá trình lao động,

từ đó mà có thể đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc Điển hình trong quan điểm này là các nghiên cứu về các tác động tâm lý vào quá trình lao động tại Western Electric's Hawthorne Plant Công trình nghiên cứu này gọi là những nghiên cứu Hawthorne Trong nghiên cứu đó, các tác giả đã sử dụng các biện pháp tạo cho công nhân cảm giác tâm lý là họ đang được các nhà quản trị chú ý đến như: Thay đổi chế độ sáng (tăng và giảm độ sáng); Thay đổi về tiền lương; Thay đổi thời gian làm việc

Sự thay đổi này đã dẫn đến các tác động tâm lý làm tăng năng suất lao động Tiếp cận các động cơ về hành vi của con người: các tác giả đã tập trung nghiên cứu vào các yếu tố tác động vào hành vi của con người trong quá trình làm việc với tư cách là động cơ làm việc của họ

Tư tưởng của trường phái tác phong nhấn mạnh nhu cầu xã hội, được quý trọng và tự thể hiện mình của người lao động Lý thuyết này bổ sung cho lý thuyết quản trị cổ điển khi cho rằng năng suất không chỉ thuần túy là vấn đề kỹ thuật Nó cũng giúp cải tiến cách thức và tác phong quản trị trong tổ chức, xác nhận mối liên hệ giữa năng suất và tác phong hoạt động Lý thuyết tác phong có

sự đóng góp lớn trong lý thuyết và thực hành quản trị, giúp các nhà quản trị hiểu

rõ hơn về sự động viên con người, về ảnh hưởng của tập thể đối với tác phong cũng như các vấn đề tâm lý quản trị

Chúng ta thấy rằng những nỗ lực nguyên thủy được nhắm đến là phương pháp gia tăng năng suất của một cá nhân khi làm việc, và gia tăng năng suất với mức chi phí thấp nhất của một tổ chức, nơi công nhân làm việc Phương pháp gia tăng năng suất ở mức chi phí thấp nhất này được coi là phương pháp quản trị

cổ điển Nói là cổ điển, nhưng ngày nay dù đã một thế kỷ trôi qua, phương pháp này vẫn còn được sử dụng trong bất cứ tổ chức xã hội nào, dù là công quyền hay

tư nhân, thương mại hay dịch vụ…vv…

Như vậy, khẳng định rằng chúng ta có thể sử dụng kết hợp những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới, theo tôi đặc biệt là Nhóm lý thuyết hành vi - tâm lý xã hội Sở dĩ tôi khẳng

định như vậy vì: Nhóm lý thuyết này nhấn mạnh vai trò con người trong tổ

chức, quan điểm của nhóm này cho rằng năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu tâm lý xã hội của con người "Vấn đề tổ chức là vấn đề con người" và họ chỉ ra rằng trong trường phái cổ điển có nhiều hạn chế vì đã bỏ qua yếu tố con người trong quá trình làm việc Quan điểm này gần giống với quan điểm của sản xuất hiện đại Đó là:

- Nền sản xuất hiện đại quan tâm ngày càng nhiều đến chất lượng

- Nền sản xuất hiện đại nhận thức con người là tài sản lớn nhất của công ty

- Nền sản xuất hiện đại dựa trên nền tảng của tập trung và chuyên môn hóa cao

- Sản xuất hiện đại cũng thừa nhận yêu cầu về tính mềm dẻo của hệ thống sản xuất

- Sự phát triển của cơ khí hóa trong nền sản xuất hiện đại từ chỗ nhằm thay thế cho lao động nặng nhọc, đến nay trong nền sản xuất hiện đại ngày càng thấy các hệ thống sản xuất tự động điều khiển bằng chương trình

- Ứng dụng máy tính vào sản xuất hiện đại mở rộng từ điều khiển quá trình sản xuất, đến kết hợp thiết kế với chế tạo

- Các mô hình mô phỏng toán học ngày càng được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ cho các quyết định sản xuất

Qua phân tích các yếu tố về môi trường kinh doanh, lao động, công nghệ và tài chính, chúng ta thấy rằng nguồn nhân lực là nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp, quyết định sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường Chính vì vậy vấn

đề chất lượng nguồn nhân lực quyết định tất cả Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong đó có đơn vị của tôi (một doanh nghiệp trong ngành xây dựng cầu đường), một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao năng lực cạnh

tranh chính là nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp và nâng cao công nghệ, mà

cả hai yếu tố này đều bắt nguồn từ con người

Như chúng ta đã biết khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, một doanh nghiệp có thể phát triển được và đứng vững trên thương trường không có cách nào khác phải làm chủ được công nghệ hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ Mà vấn đề này liên quan trực tiếp đến con người, đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó Thực tế rất nhiều doanh nghiệp coi trọng nguồn nhân lực, tiếp cận theo hướng chiến lược là phương thức quản trị hiện đại, phù hợp với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và khi các công ty hoạt động trong một môi trường kinh doanh bất ổn Năng lực thông qua con người ở các công ty được hiểu như là khả năng của đội ngũ nhân viên trong công ty Nguồn nhân lực đóng góp cho sự thành công của công ty trên các khía cạnh chất lượng cao, dịch vụ tuyệt hảo, khả năng đổi mới; kỹ năng trong công việc cụ thể; và năng suất của đội ngũ nhân viên Đây là những yếu tố then chốt mang lại sự thành công của các tổ chức

Và muốn nhân viên gắn bó, tậm tâm với công việc thì phải tạo ra động lực

cho họ Động lực làm việc - chìa khoá để nâng cao năng suất.

Vậy bản thân năng suất chịu tác động của những yếu tố nào Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng năng suất lao động biến động theo hai biến số năng lực và động lực làm việc và có thể viết theo công thức sau:

Năng suất = f(khả năng) (động lực)

Trong đó, năng lực là tổng hợp của các yếu tố bao gồm giáo dục, đào tạo

và kinh nghiệm Để cải thiện năng lực cần thời gian dài Trái lại, động lực làm việc của nhân viên có thể được nâng cao nhanh chóng thông qua các chính sách

quản lý và chính sách đãi ngộ Như vậy khi các cấp quản lý có chính sách đãi ngộ hiệu quả sẽ có thể góp phần to lớn trong việc nâng cao động lực làm việc của nhân viên và qua đó nâng cao năng suất của toàn công ty.

Hiện nay tôi đang công tác tại Công ty A (Một công ty trong ngành xây dựng cầu đường và kinh doanh bất động sản) Để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới, Công ty tôi ngày càng quan tâm nhiều hơn đến công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị nguồn nhân lực nói riêng Hay nói cách khác, để thích ứng với yêu cầu của sản xuất hiện đại, chúng tôi không chỉ quan tâm đến quản trị tổ chức mà còn đặc biệt quan tâm và coi trọng đến yếu tố con người trong tổ chức Cụ thể:

Chúng tôi vẫn tôn trọng những nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết quản trị khoa học của Taylor và thực tế áp dụng trong đơn vị:

- Xây dựng bảng mô tả công việc, quy trình thực hiện từng vị trí công việc

- Lựa chọn nhân viên phù hợp với công việc được mô tả (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm…) và huấn luyện họ phương pháp khoa học để thực hiện công việc

mà họ được giao

- Tổ chức giáo dục và giám sát công nhân để đảm bảo họ thực hiện theo đúng quy trình kỹ thuật, đồng thời khuyến khích những nhân viên có quy trình sáng tạo đem lại năng suất cao

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và củng cố quan hệ giữa người lao động

và nhà quản trị

- Xây dựng hệ thống khuyến khích người lao động làm việc

Đồng thời, chúng tôi cũng tiếp thu các nguyên tắc của lý thuyết quản trị hành chính trên cơ sở phát triển để phù hợp với xu hướng phát triển ngày nay của doanh nghiệp:

- Phân công lao động trong quá trình làm việc

- Xác định rõ quyền hành và trách nhiệm

- Xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm trong quá trình làm việc

- Lãnh đạo tập trung

- Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích của tập thể, lợi ích chung

- Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động.

- Khuyến khích sự sáng tạo trong quá trình làm việc

- Khuyến khích phát triển các giá trị chung trong quá trình làm việc của một tổ chức

Hiện nay Công ty tôi trên cơ sở yếu tố hành vi - tâm lý xã hội đặc biệt quan tâm, chú trọng những yếu tố quyết định giữ chân nhân viên giỏi từ đó góp phần ngày càng tăng năng suất của doanh nghiệp

Yếu tố tạo nguồn

Thu hút và tuyển dụng nhân tài là bước đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong chiến lược giữ chân nhân tài của bất cứ doanh nghiệp nào Chính vì vậy ở khâu tuyển dụng Công ty cần có bảng mô tả công việc rõ ràng ứng với từng vị trí Trong bảng mô tả công việc, quy định rõ theo thứ tự ưu tiên các yêu cầu bắt buộc phải có, cần có và nên có đối với ứng viên Những yêu cầu này không chỉ bao gồm năng lực chuyên môn mà quan trọng hơn còn là hành vi, thái độ sống, quan niệm, động lực… của ứng viên Làm được bước này, Công ty tôi đã chọn lọc được nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người, tránh tình trạng nhân viên vào thử việc sau vài tháng lại thấy không phù hợp phải nhảy việc vừa mất thời gian, công sức và chi phí

Yếu tố giảm bất mãn

Công ty cần sử dụng một số biện pháp để giảm bất mãn trong nhân viên đó là: Lương và điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ

- Lương: Trong điều kiện hiện tại đa số nhân viên của phòng KH-DA và Công ty đều cho rằng mức lương là yếu tố quan trọng hàng đầu Nhưng lương cao chưa hẳn là một biện pháp tối ưu, mà quan trọng là họ phải có được một mức lương tương xứng với công sức họ bỏ ra Vậy, Công ty phải xây dựng một

hệ thống lương hợp lý và đảm bảo tính công bằng Có nhiều căn cứ giúp công ty xây dưng hệ thống tiền lương, đó có thể là: Vị trí, trách nhiệm đối với công việc, bằng cấp, tính chất và độ khó của công việc hay là trả lương theo thành tích

Thêm vào đó, Công ty phải có chính sách tăng lương đều đặn, nhưng không quá lớn, để đảm bảo về vấn đề tài chính cho Công ty trong điều kiện nền kinh tế không mấy ổn định như hiện nay

- Điều kiện làm việc: Công ty nên cải tiến các trang thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất Giờ giấc làm việc linh hoạt và không nên giám sát quá chặt chẽ, điều này sẽ gây ra cảm giác khó chịu đối với các nhân viên, đặc biệt là những nhân viên giỏi – những người thích sự độc lập và tự do Đặc biệt, những vị trí cán bộ chủ chốt nên tính lương khoán công việc hoàn thành chứ không phải tính giờ hành chính làm việc

- Các chế độ về Bảo hiểm, phụ cấp: Đối với Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hàng năm Công ty nên mua hiểm thân thể cho nhân viên, điều này

sẽ giúp nhân viên thấy được sự quan tâm của công ty dành cho mình, đồng thời

họ cũng tăng cam kết làm việc đối với công ty Điều này cũng góp phần làm giảm rủi ro cho Công ty trong quá trình hoạt động

Yếu tố động viên

- Khen thưởng: Công ty cần thực hiện biện pháp khen thưởng kịp thời vì đó là một hành động tích cực góp phần nâng cao thành tích nhân viên Mỗi khi nhân viên nào có một đóng góp lớn cho Công ty (sáng kiến mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ…) thì phải thưởng và tuyên dương ngay sau đó chứ không phải là chờ đến các dịp cuối năm, thưởng một cách đồng loạt như đang làm hiện nay

- Tăng thêm tính hấp dẫn cho công việc: Chúng ta biết rằng khả năng lớn nhất của một nhân viên giỏi đó là sự sáng tạo Tình trạng “ không có đất dụng võ”, không thể hiện hết kỹ năng, khả năng sẽ sớm giết chết những điểm mạnh của họ Đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước như chúng tôi, tất yếu họ phải ra

đi Do đó, Công ty nên giao cho những nhân viên giỏi các công việc mang tính mới mẻ, gia tăng tính thử thách trong công việc, giúp nhân viên vượt qua bản thân họ, giúp nhân viên tự tin hơn, yêu công việc hơn

- Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp cũng rất quan trọng trong việc gìn giữ và phát huy nguồn nhân lực Một môi trường làm việc minh bạch,

rõ ràng cho hiệu quả làm việc cao Nhưng để giữ người, cần phải xây dựng mối liên hệ đoàn kết, thân ái, vui vẻ phấn khởi trong Công ty, làm sao để mỗi người đều cảm thấy mình có liên hệ rất mật thiết, có vai trò không thể thiếu trong tập thể Bên cạnh đó, tăng cường các hoạt động ngoại khóa, sinh hoạt tập thể để giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng sống, và giúp phát hiện những yếu tố tài năng còn tiềm ẩn Để họ cảm thấy tự hào và hãnh diện khi được làm việc tại Công ty

- Đào tạo và kèm cặp: Điểm mạnh của những nhân viên giỏi là khả năng học hỏi không ngừng Chính vì vậy công ty cần tổ chức các khóa đào tạo hàng năm, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, khả năng của mình Với điều kiện tài chính còn hạn hẹp thì công ty nên tổ chức đào tạo tập trung, tổ chức các khóa đào tạo chuyên nghiệp, chất lượng, chứ không nên dàn trải

- Tạo cơ hội thăng tiến và thể hiện bản thân: Việc đề bạt, thăng chức phải được công khai rộng rãi trong toàn bộ Công ty Các tiêu chí nên được mô tả một cách rõ ràng, chi tiết Nhà quản lý nên tăng cường phân quyền nhiều hơn, giúp cho nhân viên được độc lập suy nghĩ và độc lập ra quyết định./