Bài tập môn tổ chức học Đại học Nội vụ Hà Nội

TẢI VỀ ĐI ĐỠ PHẢI LÀM. Mỗi đứa góp 1k mua thẻ 10k mà tải. Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình Bố cục bài thuyết trình: 3 phần Phần I. Quy luật hệ thống Phần II. Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình Phần III. Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức

Bài tập nhóm

Học phần : Tổ chức học

Nhóm 2

Tên thành viên

1 Nguyễn Thị Hà ( Nhóm trưởng)

2 Lương Thị Ngà

3 Ngô Thị Ngọc

4 Phạm Hải Anh

5 Đinh Yến Lan

6 Nguyễn Thanh Thùy

7 Vũ Thị Thảo

8 Trịnh Bích Phương

9 Giang Tố Uyên

10.Lê Thị Hiền

11.Nguyễn Thị Hiền

12.Bùi Thị Thanh Huyền

13.Nguyễn Ngọc Mai

Phân công công việc

Tên thành viên Phân công công việc Đánh giá

Ngô Thị Ngọc Quy luật hệ thống

Đinh Yến Lan

Nguyễn Ngọc Mai

Nguyễn Thị Hiền Quy luật vận động

không ngừng và vận động theo quy trình

Lê Thị Hiền

Bùi Thị Thanh Huyền

Giang Tố Uyên Quy luật đồng nhất và

tính đặc thù của tổ chức Trịnh Bích Phương

Vũ Thị Thảo

Nguyễn Thanh Thùy Làm slide, góp ý tổng

hợp bài Lương Thị Ngà Tổng hợp bài, đánh bản

word Nguyễn Thị Hà Phân công công việc,

tổng hợp bài

Bố cục bài thuyết trình: 3 phần

Phần I Quy luật hệ thống

Phần II Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình Phần III Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức

I QUY LUẬT HỆ THỐNG

1.1.Khái niệm

Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối liên

hệ nhất định với những tính chất nhất định

VD : Bệnh viện

-Mục tiêu : khám bệnh và chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho người bệnh một cách tốt nhất

-Kết hợp các nỗ lực của thành viên : bệnh viện thiết lập chính sách , nội quy, quy chế cho bệnh viện Các y , bác sĩ khi tham gia vào tổ chức này đều phải tuân theo -Hệ thống thứ bậc quyền lực: Giám đốc bệnh viện là người có quyền lực cao nhất, chỉ đạo và điều hành tất cả các hoạt động của bệnh viện

-Phân công lao động: để đạt được mục tiêu của bệnh viện, mỗi khoa của bệnh viện

sẽ có chức năng, nhiệm vụ riêng Bệnh viện thiết lập mục tiêu và chính sách sau đó

cụ thể hóa mục tiêu thành những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng khoa Ví dụ: Khoa sản có nhiệm vụ là chăm sóc, khám chữa bệnh cho sản phụ và các bệnh phụ khoa Khoa nhi có nhiệm vụ chăm óc, khám chữa bệnh cho trẻ nhỏ,…

1.2.Một số tính chất cơ bản của hệ thống

- Tính nhất thể : làm cho hệ thống thành một hệ thong nhất

- Tính tổ chức có thứ bậc : hệ thống nào cũng đặt trong hệ thống lớn hơn và trong chính nó lại có hệ thống con diều này tạo ra tính thứ bậc của hệ thống

- Tính cấu trúc được xác định bởi :

+ Số lượng, chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp chúng.

+ Có mối liên hệ giữa chúng , cấu trúc có các mức khác nhau

1.3.Nội dung quy luật hệ thống

- “ Cốt lõi” của quan điển hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ, tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay chức năng của đối tượng tổ chức

- Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận còn lại với nhau trong một cấu trúc tạo nên sự thống nhất giữa các bộ phận và toàn thể của tổ chức hay hệ thống

- Quy luật của hệ thống chi phối các mối quan hệ cơ bản của hệ thống tổ chức:

 Quan hệ vào - ra

 Quan hệ đẳng cấp

 Quan hệ mạng lưới

 Tính điều khiển được của hệ thống

1.3.1.Quan hệ vào – ra.

- Là quan hệ cơ bản nhất, xác định hoạt động của hệ thống tổ chức Đầu vào là tác động của môi trường lên hệ thống còn đầu ra là tác động ngược trở lại của hệ thống đến môi trường

- Tổ chức được thiết kế cấu trúc cơ học là hệ thống tĩnh nên quan hệ vào – ra là ổn định và người ta không cần xem xét trạng thái của hệ thống trong quá trình vận hành

- Trong môi trường biến động hệ thống tổ chức được thiết kế theo hệ thống động nghĩa là có thể thay đổi theo không gian và thời gian và trong trường hợp này quan hệ vào –ra được quyết định bởi trạng thái của hệ thống

Tóm lại, nghiên cứu trạng thái của hệ thống nhằm điều khiển quan hệ vào – ra của

hệ thống làm cho hệ thống luôn thích nghi được với môi trường

VD: Với một công ty thời trang , đầu vào chính là nhu cầu, mong muốn của thị trường, của người tiêu dùng, đầu ra chính là những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị trường Công ty luôn phải khảo sát, tìm kiếm những nhu cầu mới của khách hàng từ đó có chiến lược để sản xuất những sản phần làm hài lòng thị trường

1.3.2.Quan hệ đẳng cấp.

Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan

hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống Trong hệ thống tổ chức thường bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang đầy đủ tính chất của một tổ chức Khi tính điều khiển được của tổ chức vượt quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian

- Tính thứ bậc xác định mối quan hệ đẳng cấp trong tổ chức

- Để hệ thống vận hành thuận lợi thì ngay từ khi thiết kế hệ thống đã phải phân rõ đẳng cấp trong hệ thống, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp phải được phân định rõ ràng

- Cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức, hệ thống này ví như dây truyền sản xuất trong công nghiệp Trong hệ thống quản lý, phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao

VD: Trong một công ty, cấp trên luôn là người nắm nhiều quyền hành, lợi thế hơn

Vì thế các thành viên trong công tý luôn cố gắng phấn đấu để đạt được thứ bậc cao nhất có thể Tuy nhiên, để đạt được mục đích thì nhiều người đã dùng nhiều thủ đoạn, tạo nên những xung đột quyền lực trong tổ chức

1.3.3.Quan hệ mạng lưới

- Quan hệ mạng lưới hình thành do chính cấu trúc của hệ thống quyết định Quan

hệ giữa các tổ chức đồng cấp gọi là quan hệ mạng lưới

- Trong quan hệ mạng lưới thì quan hệ chức năng luôn là xung đột tiềm ẩn trong hệ thống Do vậy, để đề phòng và giải quyết xung đột chức năng cần hết sức chú trọng đến kiểm soát ranh giới

- Xử lý tốt chức năng nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp trong mạng lưới mới đảm bảo được tính cấu trúc của hệ thống, bên cạnh đó cần quy định mối quan hệ giữa các bộ phận tùy theo yêu cầu cấu trúc hệ thống có thể quy định chặt chẽ hay lỏng lẽo

VD: Trong một công ty các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ, liên kết với nhau Tuy nhiên trong một vài trường hợp, những phòng có chức năng gần với nhau( như phòng kinh doanh với phòng dịch vụ-xúc tiến thương mại) sẽ dẫn đến việc chồng chéo, xung đột, từ đó ảnh hưởng đến công ty

1.3.4.Tính điều khiển được của hệ thống.

- Là sự tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của hệ thống theo một quỹ đạo đã định hoặc duy trì trạng thái của nó trong các trạng thái mong muốn nhằm đặt mục tiêu đã định trong môi trường đầy biến động

- Quá trình điều khiển một hệ thống là các quá trình thu nhận, xử lý và truyền các thông tin từ bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống, bao gồm các thông tin điều khiển và thông tin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận dưới ảnh hưởng của tác động đó

1.4.Những tác động của quy luật hệ thống lên tổ chức

1.4.1 Tác động tích cực

- Trạng thái vào- ra của hệ thống giúp cho hệ thống luôn thích nghi với môi trường đầy biến động Từ đó giúp cho tổ chức phát triển phù hợp mới thực tiễn môi trường

- Việc phân chia đẳng cấp trong hệ thống, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp được phân định rõ ràng làm cho hệ thống vận hành thuận lợi khi hoạt động

- Tạo động cơ thúc đẩy con người nỗ lực thăng tiến trong bậc thang quyền lực động cơ thúc đẩy đó là quan hệ đẳng cấp

- Sự độc lập trong giải quyết các thông tin của mỗi cấp điều khiển khiến cho lượng thông tin được xử lí càng hiệu quả hơn

- Việc phân cấp trong quản lý hệ thống tổ chức là động lực quan trọng thúc đẩy tổ chức phát triển

1.4.2 Tác động tiêu cực

- Khi môi trường có quá nhiều biến động, việc tổ chức chạy theo đáp ứng nhu cầu thị trường sẽ dẫn đến việc tổ chức sẽ bị xáo trộn, kém ổn định, mất cân bằng

- Quan hệ đẳng cấp tiềm ẩn nhiều nguy cơ xung đột quyền lực, đấu đá lẫn nhau trong tổ chức

- Đôi khi, chức năng của các bộ phận hay cá nhân bị chồng chéo, dẫn đến việc ỉ lại cho nhau, công việc bị trì trệ

II QUY LUẬT VẬN ĐỘNG KHÔNG NGỪNG VÀ VẬN ĐỘNG THEO QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC

2.1 Quy luật vận động không ngừng của tổ chức

2.1.1 Khái niệm.

Vận động không ngừng của tổ chức là quá trình thực hiện mục tiêu mà tổ chức

đã lập ra, tiếp nhận các yếu tố đầu vào, chế biến ra thành phẩm để đưa ra môi trường, xã hội Quá trình này phải diễn ra liên tục không ngừng nghỉ để đảm bảo tổ chức được hoạt động và phát triển

2.1.2.Nội dung

Bất kỳ tổ chức nào được lập ra cũng cần phải có mục tiêu và quá trình thực hiện mục tiêu chính là quá trình vận động của tổ chức

Vận động của tổ chức bao gồm những hoạt động: xác lập mục tiêu, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và những hoạt động điều chỉnh khác

Vận động của tổ chức là tiếp nhận các yếu tố đầu vào, chế biến ra thành phẩm để đưa ra môi trường, xã hội

Trong điều kiện môi trường biến động, sự vận động không ngừng của tổ chức cũng là việc người quản lý đưa ra những quyết định thay đổi chính xác kịp thời để duy trì bộ máy tổ chức hoạt động và phát triển, có thể cạnh tranh được với các tổ chức khác

2.1.3.Tác động của quy luật vận động không ngừng đối với tổ chức

Tổ chức như một cơ thể sống, sự vận động là lẽ sống của nó Vận động là điều kiện tồn tại của tổ chức

Vận động giúp tổ chức phát triển

Trong bối cảnh môi trường có nhiều biến động, quy luật vận động giúp tổ chức thích ứng với sự biến đổi, tạo nền tảng cho sự phát triển của tổ chức

2.1.4.Liên hệ thực tế

Sự vận động cơ bản trong quá trình sản xuất của công ty cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk là quá trình lấy nguồn sữa từ các nông trại chăn nuôi bò sữa để vận chuyển về nơi sản xuất Qua nhiều giai đoạn chế biến, các thành phẩm từ sữa được đưa ra tiêu thụ trên thị trường Đây chính là quy luật vận động sống còn của công

ty vì đây chính là mục tiêu kinh doanh mà công ty đề ra từ khi thành lập Nếu ngừng sự vận động này cũng đồng nghĩa là công ty không thể hoạt động Vì vậy, bắt buộc công ty phải vận động không ngừng

2.2.Quy luật vận động theo quy trình

2.2.1.Khái niệm vận động theo quy trình của tổ chức

Vận động theo quy trình là cỗ máy tổ chức được thiết kế và chế tạo ra đã kèm theo nó một bản điều lệ trong đó quy định nó vận động như thế nào, tức là bắt

nó vận động theo quy trình của người lập ra nó

2.2.2.Nội dung của quy luật vận động theo quy trình

Hệ thống như một thể thống nhất thì vận động cũng phải thống nhất mới tạo

ra sự nhịp nhàng của các bộ phận với tổ chức, với hệ thống Một bộ phận trục trặc vận động trở nên chậm chạp sẽ làm ảnh hưởng đến bộ phận khác nếu là liên hệ chặt chẽ, nếu là liên kết lỏng thì khoảng cách giữa nó với các bộ phận khác càng lớn Như vậy dù liên kết kiểu gì cũng đưa đến thay đổi cấu trúc và làm cả hệ thống rơi vào sự trì trệ Nếu bộ phận nào đó vận động nhanh hơn bình thường có thể kích thích cả hệ thống vận động nhanh hơn cũng phá vỡ cấu trúc cũ, sinh thành ra cấu trúc mới có thể là xự phát triển, cũng có thể là sự hủy hoại và kìm hãm Vì vậy, người ta mới cần đến vận động theo quy trình của tổ chức

2.2.3.Tác động của quy luật vận động theo quy trình đối với tổ chức

- Việc xác lập vận động theo quy trình là điều kiện thực thi kiểm soát vận động của tổ chức nhằm điều chỉnh cho tổ chức hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả

- Việc xây dựng điều lệ chuẩn xác, chặt chẽ là điều kiện quyết định cho điều hành tổ chức

- Quy luật vận động theo quy trình là tiêu chuẩn quan trọng đánh giá chính xác đúng đắn và dự báo sự phát triển của tổ chức

2.2.4.Liên hệ thực tế

Sự vận động cơ bản theo quy trình của công ty giày da Hải Dương Mỗi bộ phận đảm nhận một công việc riêng biệt, từ đó theo dây chuyền sản xuất sẽ được đưa đến từng bộ phận Bộ phận này làm đế giày, bộ phận kia đảm nhiệm công việc làm phần thân giày và bộ phận thì sản xuất ra đế giày Sau đó sẽ có bộ phận hoàn thiện công đoạn cuối cùng là liên kết cả ba bộ phận lại để hoàn chỉnh thành chiếc giày Cứ thế theo dây chuyền của sự vận động đó là cả một quá trình sản xuất ra những chiếc giày

III QUY LUẬT CẤU TRÚC ĐỒNG NHẤT VÀ ĐẶC THÙ CỦA TỔ CHỨC 3.1 Quy luật cấu trúc đồng nhất.

3.1.1.Khái niệm

Cấu trúc đồng nhất là phép cộng đơn giản các phần tử cấu thành tổ chức mà nó đòi hỏi những phần tử này có cấu trúc phù hợp để có thể sắp xếp theo một trật tự nào

đó và tương quan chặt chẽ Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn

3.1.2 Nội dung

Sự đồng nhất là điều kiện hình thành một hệ thống Một hệ thống đa chức năng có thể có tổ chức, chức năng khác nhau nhưng cần mang tính đồng nhất

Khi thiết kế tổ chức xác lập quan hệ mạng lưới, để duy trì trạng thái phát triển của

tổ chức cần có tính tương đồng giữa các phần tử

Việc thiết kế tổ chức phải tuân theo quy luật khách quan, còn cố áp tư duy chủ quan và ý định chủ quan để hình thành tổ chức theo ý mình thì vẫn có cái “xác” tổ chức mà thiếu cái hồn của nó Tính đồng nhất tạo khả năng giữ cho tổ chức ổn định, để đưa tổ chức vào trạng thái phát triển cần tạo ra đột phá, cấu trúc đặc thù sẽ góp phần tạo ra sự đột phá đó

3.2.Quy luật đặc thù của tổ chức

3.2.1.Khái niệm

Tính đặc thù của tổ chức là xác lập tính bản sắc của tổ chức, tạo sự khác biệt với các tổ chức khác trong hệ thống và cả ngoài hệ thống

3.2.2 Nội dung

Mỗi tổ chức có bản sắc sẽ tạo ra đa dạng tổ chức của hệ thống, sự đa dạng ấy vừa làm cho hệ thống ổn định vừa tạo ra được những phát triển mới trong việc phát huy tính Trội của cá thể Tính đặc thù tạo ra lợi thế cạnh tranh khi xây dựng nó mang tính truyền thống nữa thì sẽ tạo nên “thương hiệu” của tổ chức Cũng do tính đặc thù mà cấu trúc nó khác với loại hình tổ chức khác

Ví dụ : việc tách nhập quá nhiều và việc thường xuyên đổi tên làm cho các tổ chức mất đi truyền thống của mình, một tổ chức khoa học nằm ở vùng giao thoa của nhiều môn khoa học khác nhau không thể ghép vào một tổ chức nào mà phải lập ra một tổ chức riêng mang tính đặc thù của ngành khoa học đó Đây là quy luật hết sức khắc nghiệt

3.3 Tác động của quy luật đồng nhất và tính đặc thù của tổ chức.

Quy luật đồng nhất và đặc thù là một cặp phạm trù đối lập nhưng thường cộng sinh với nhau trong hệ thống như cặp phạm trù cạnh tranh và hợp tác Khi môi trường

ổn định thì tính đồng nhất trội hơn, nhưng khi môi trường biến động từ đồng nhất xuất hiện những nét mới mang tính đặc thù thích nghi với môi trường để phát triển

và sau đó lại chuyển cấu trúc đồng nhất sang trạng thái mới phát triển hơn để rồi lại xuất hiện những đặc thù mới Quy luật cấu trúc đồng nhất và tính đặc thù tác động đến tổ chức khá mạnh mẽ, nó có quy định khắc nghiệt không thể không coi trọng tính đồng nhất và không thể xem nhẹ tính đặc thù Hệ thống tổ chức là hệ thống hợp tác và cạnh tranh

3.4 Liên hệ

 Tính đồng nhất

Đây là yếu tố quan trọng nhất để thương hiệu phát triển Một thương hiệu không ngại phải quảng cáo lặp đi lặp lại thông điệp của họ mất cả trăm năm nếu điều đó giúp cho khách hàng của họ nhớ đến thương hiệu một cách dễ dàng Những công

ty thành công họ hiểu rằng để lưu được hình ảnh của mình trong đầu khách hàng

họ cần tới sự nhất quán, kiên trì và lặp lại Họ sử dụng những thông điệp và tín hiệu giống nhau ở khắp mọi nơi- từ quảng cáo trên truyền thông tới thùng đóng gói hay quầy tính tiền Họ không thay đổi thông điệp, logo hay âm nhạc những yếu tố

có thể khiến bộ nhớ bị tẩy xóa và họ không ngừng lặp lại Điều duy nhất để một thương hiệu phát triển là làm sao cho càng nhiều người mua càng tốt Và để có nhiều người tin dùng thì việc xây dựng một bộ nhớ thương hiệu trong tâm trí người tiêu dùng là cần thiết Tính đồng nhất là điều quan trọng nhất của quảng cáo Chúng ta đã gặp quá nhiều những thương hiệu được qua tay bởi nhiều nhà quản lý tiếp thị khác nhau và cứ sau lần “qua tay” đó thì nó lại được “làm mới” và khiến người tiêu dùng không còn nhận ra nữa