Cách trộn giấy khen

Cách trộn và in ấn giấy khen trong word 2003 Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhà trờng cần áp dụng kĩ thuật làm giấy khen nhằm tiết kiệm đợc nhiều thời gian và công sức, tạo đợc mức độ chính xác cao, đồng thời để cho học sinh có đợc tờ giấy khen mang tính thẩm mĩ hơn. Cách trộn nh sau: 1. Mở mẫu giấy khen. 2. Mở thanh công cụ Mail mager (nếu cha thấy hiển thị trên thanh công cụ). Cách mở thanh công c nh sau: Bấm chuột phải vào 1 nút công c bất kì, sau đó bấm chuột trái vào Mail mager. 3. Bấm nút công cụ Open Data Source (nút thứ 2 từ trái qua), tìm chọn Danh sách học sinh tiên tiến và học sinh giỏi đã lu trong máy tính -> bấm OK 4. Đặt trỏ nhấp nháy vào ô Họ và tên trong trang mẫu giấy khen. 5. Điền các nội dung vào giấy khen. 6. Bấm vào nút công cụ Insert Merge Fields (thứ 6 từ trái qua), bấm HOTEN -> Insert -> Close. 7. Đặt trỏ vào ô Lớp trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm LOP-> Insert -> Close. 8. Đặt trỏ vào ô Danh hiệu trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm DANHHIEU -> Insert -> Close. 9. Đặt trỏ vào ô Số vào sổ KT trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm SOKT -> Insert -> Close. 10.6. Bấm nút công cụ Check for Errors (nút có dấu tích v) ->bấm OK, sau đó lu tập giấy khen và in ấn. L u ý : - Trớc khi trộn, phải có danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến và mẫu giấy khen đợc tạo ra trên Word. Danh sách học sinh giỏi và học sinh tiên tiến cần đợc làm chính xác (kể cả việc viết hoa họ, tên và tên đệm). Nếu copy danh sách từ Excel sang Word thì cần tìm và sửa lại họ và tên tất cả những HS có kí tự Ư bị mất nếu copy không đúng định dạng. Phông chữ trong trang mẫu giấy khen cần đợc định dạng đẹp và phù hợp, còn danh sách không cần định dạng cầu kì, phông trong mẫu danh sách sẽ quyết định phông của tờ giấy khen. Tuy nhiên mẫu giấy khen và danh sách phải sử dụng các phông chữ trong cùng một bảng mã. - Mẫu giấy khen cần đợc in thử trên phôi giấy khen trớc khi trộn hàng loạt giấy khen, cần điều chỉnh cân đối và hợp lí trớc khi trộn, nên kẻ ô bằng dòng kẻ ẩn để dễ điều chỉnh. (Khi cần co hoặc giãn dòng, nếu dùng phím Enter mà độ rộng cha vừa ý, có thể đặt trỏ vào ô cần co giãn rồi nhấn ctrl đồng thời gõ phím ] hoặc [ để co giãn từng cỡ nhỏ; khi cần đẩy dòng nào đó sang phải hoặc sang trái, có thể bôi đen 1 ô; 1 dòng. rồi dùng chuột nhấp vào dấu đờng kẻ trên thanh công cụ để dịch chuyển; muốn dịch chuyển toàn bộ trang mẫu giấy khen thì có thể dùng chuột để thay đổi lề văn bản) - Khi làm danh sách, không đợc ghi tiêu đề danh sách ở phía trên bảng danh sách, không đợc để khoảng trống (dù chỉ là 1 dòng) phía trên bảng danh sách. Điều này giúp tránh đợc hiện tợng chơng trình không hiển thị các cột: SOKT/ HOTEN/ LOP/ DANHHIEU để chọn khi trộn giấy khen. Đầu mục cột danh sách nên đánh bằng chữ không có dấu (Ví dụ: SOKT/HOTEN/LOP/DANHHIEU) để khi trộn có thể đọc và chọn đúng cột mục, vì chơng trình trộn văn bản không hiển thị đợc tiếng Việt có dấu. - Khi in giấy khen, chỉ nên in 1 lần chứ không nên chọn số trang để chia ra in nhiều lần, vì giấy khen đã trộn khó xác định trang in hơn văn bản Word bình thờng, nếu giấy khen của 1 hoặc một số HS nào đó bị hỏng thì nên copy riêng ra để in lại chỉ 1 hoặc một số tờ bị hỏng. * * * Cách trộn giấy khen cũng có thể áp dụng vào việc trộn giấy mời, thẻ học sinh, và các văn bản khác có số lợng nhiều và đợc in chung mẫu. Sau đây là ví dụ một mẫu giấy khen và một danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến: Hiệu trởng Trờng Tiểu học Quỳnh Châu B Tặng khen em: Học sinh lớp: Đã có thành tích: năm học 2008 2009 Quỳnh Châu, ngày 27 tháng 5 năm 2009 Hiệu trởng Vào sổ khen thởng số: Ngày 25 tháng 5 năm 2009 Nguyễn Ngọc Mạnh SoK T hoten Lop DANHHIEU 1 Trần Văn Lực 1A Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 2 Tô Thị Nhị 1A Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 3 Cao Thị Thuỳ 1A Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 4 Nguyễn Ngọc Tình 1A Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 5 Nguyễn Thị Thanh An 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 6 Đinh Ngọc ánh 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 7 Nguyễn Bỉnh Đạt 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 8 Nguyễn Nam Đạt 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 9 Nguyễn Đức Hoàng 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 10 Vũ Thị Hờng 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 11 Đậu Thị Loan 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 12 Trần Kim Ngân 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 13 Phạm Văn Trọng Nghĩa 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 14 Nguyễn Minh Quân 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 15 Vũ Huỳnh Thắng 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 16 Đinh Thị Việt Trinh 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 17 Hoàng Anh Tú 1B Đạt danh hiệu học sinh Giỏi 79 Nguyễn Thị Hiền 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 80 Ngô Thị Hiệp 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 81 Nguyễn Thị Khánh 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 82 Nguyễn Thị Nhung 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 83 Nguyễn Văn Quỳnh 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 84 Nguyễn Văn Thiện 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 85 Lê Thị Thu 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 86 Nguyễn Thị Thuỷ 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 87 Vũ Văn Tráng 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 88 Nguyễn Văn Tuệ 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 89 Nguyễn Ngọc Việt 1A Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 90 Ngô Công Anh 1B Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 91 Nguyễn Thị Hạnh Chi 1B Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến 92 Thái Thị Linh Chi 1B Đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến Quỳnh Châu, ngày 10 tháng 5 năm 2009 Ngời viết Nguyễn Quốc Sự TH Quỳnh Châu B . mẫu giấy khen và danh sách phải sử dụng các phông chữ trong cùng một bảng mã. - Mẫu giấy khen cần đợc in thử trên phôi giấy khen trớc khi trộn hàng loạt giấy. tờ giấy khen mang tính thẩm mĩ hơn. Cách trộn nh sau: 1. Mở mẫu giấy khen. 2. Mở thanh công cụ Mail mager (nếu cha thấy hiển thị trên thanh công cụ). Cách