Cách trộn và in ấn giấy khen trong word 2003Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhà trờng cần áp dụng kĩ thuật làm giấy khen nhằm tiết kiệm đợc nhiều thời gian và cô
Trang 1Cách trộn và in ấn giấy khen trong word 2003
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhà trờng cần áp dụng kĩ thuật làm giấy khen nhằm tiết kiệm đợc nhiều thời gian và công sức, tạo
đợc mức độ chính xác cao, đồng thời để cho học sinh có đợc tờ giấy khen mang tính thẩm mĩ hơn Cách trộn nh sau:
1 Mở mẫu giấy khen
2 Mở thanh công cụ Mail mager (nếu cha thấy hiển thị trên thanh công cụ) Cách mở thanh công cụ nh sau: Bấm chuột phải vào 1 nút công cụ bất kì, sau
đó bấm chuột trái vào Mail mager
3 Bấm nút công cụ Open Data Source (nút thứ 2 từ trái qua), tìm chọn “Danh sách học sinh tiên tiến và học sinh giỏi” đã lu trong máy tính -> bấm OK
4 Đặt trỏ nhấp nháy vào ô Họ và tên trong trang mẫu giấy khen
5 Điền các nội dung vào giấy khen
6 Bấm vào nút công cụ Insert Merge Fields (thứ 6 từ trái qua), bấm HOTEN -> Insert -> Close
7 Đặt trỏ vào ô Lớp trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm LOP-> Insert -> Close
8 Đặt trỏ vào ô Danh hiệu trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công cụ Insert Merge Fields, bấm DANHHIEU -> Insert -> Close
9 Đặt trỏ vào ô Số vào sổ KT trong trang mẫu giấy khen, tiếp tục bấm nút công
cụ Insert Merge Fields, bấm SOKT -> Insert -> Close
10.6 Bấm nút công cụ Check for Errors (nút có dấu tích v) ->bấm OK, sau đó lu tập giấy khen và in ấn
L u ý:
- Trớc khi trộn, phải có danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến và mẫu giấy khen đợc tạo ra trên Word Danh sách học sinh giỏi và học sinh tiên tiến cần đợc làm chính xác (kể cả việc viết hoa họ, tên và tên đệm) Nếu copy danh sách từ Excel sang Word thì cần tìm và sửa lại họ và tên tất cả những HS có kí tự Ư bị mất nếu copy không đúng định dạng Phông chữ trong trang mẫu giấy khen cần đợc định dạng đẹp
và phù hợp, còn danh sách không cần định dạng cầu kì, phông trong mẫu danh sách
sẽ quyết định phông của tờ giấy khen Tuy nhiên mẫu giấy khen và danh sách phải sử dụng các phông chữ trong cùng một bảng mã
- Mẫu giấy khen cần đợc in thử trên phôi giấy khen trớc khi trộn hàng loạt giấy khen, cần điều chỉnh cân đối và hợp lí trớc khi trộn, nên kẻ ô bằng dòng kẻ ẩn để dễ điều chỉnh (Khi cần co hoặc giãn dòng, nếu dùng phím Enter mà độ rộng cha vừa ý, có thể đặt trỏ vào ô cần co giãn rồi nhấn ctrl đồng thời gõ phím ] hoặc [ để co giãn từng
cỡ nhỏ; khi cần đẩy dòng nào đó sang phải hoặc sang trái, có thể bôi đen 1 ô; 1 dòng rồi dùng chuột nhấp vào dấu đờng kẻ trên thanh công cụ để dịch chuyển; muốn dịch chuyển toàn bộ trang mẫu giấy khen thì có thể dùng chuột để thay đổi lề văn bản)
- Khi làm danh sách, không đợc ghi tiêu đề danh sách ở phía trên bảng danh sách, không đợc để khoảng trống (dù chỉ là 1 dòng) phía trên bảng danh sách Điều này giúp tránh đợc hiện tợng chơng trình không hiển thị các cột: SOKT/ HOTEN/ LOP/ DANHHIEU để chọn khi trộn giấy khen Đầu mục cột danh sách nên đánh bằng chữ không có dấu (Ví dụ: SOKT/HOTEN/LOP/DANHHIEU) để khi trộn có thể
đọc và chọn đúng cột mục, vì chơng trình trộn văn bản không hiển thị đợc tiếng Việt
có dấu
- Khi in giấy khen, chỉ nên in 1 lần chứ không nên chọn số trang để chia ra in nhiều lần, vì giấy khen đã trộn khó xác định trang in hơn văn bản Word bình thờng, nếu giấy khen của 1 hoặc một số HS nào đó bị hỏng thì nên copy riêng ra để in lại chỉ 1 hoặc một số tờ bị hỏng
Trang 2* *
Cách trộn giấy khen cũng có thể áp dụng vào việc trộn giấy mời, thẻ học sinh, và các văn bản khác có số lợng nhiều và đợc in chung mẫu.
Sau đây là ví dụ một mẫu giấy khen và một danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến:
Trang 3HiÖu trëng Trêng TiÓu häc
Häc sinh líp:
§· cã thµnh tÝch:
n¨m häc 2008 – 2009
, ngµy 27 th¸ng 5 n¨m 2009
HiÖu trëng
Vµo sæ khen thëng sè:
Ngµy 25 th¸ng 5 n¨m 2009
Trang 4
4 NguyÔn Ngäc T×nh 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
5 NguyÔn ThÞ Thanh An 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
9 NguyÔn §øc Hoµng 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
13 Ph¹m V¨n Träng NghÜa 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
14 NguyÔn Minh Qu©n 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
16 §inh ThÞ ViÖt Trinh 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Giái
79 NguyÔn ThÞ HiÒn 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
80 Ng« ThÞ HiÖp 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
81 NguyÔn ThÞ Kh¸nh 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
82 NguyÔn ThÞ Nhung 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
83 NguyÔn V¨n Quúnh 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
84 NguyÔn V¨n ThiÖn 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
86 NguyÔn ThÞ Thuû 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
87 Vò V¨n Tr¸ng 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
88 NguyÔn V¨n TuÖ 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
89 NguyÔn Ngäc ViÖt 1A §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
90 Ng« C«ng Anh 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
91 NguyÔn ThÞ H¹nh Chi 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn
92 Th¸i ThÞ Linh Chi 1B §¹t danh hiÖu häc sinh Tiªn tiÕn