Kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại cổ phần á châu chi nhánh nguyễn văn trỗi

Thực trạng của hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi .... Nhận thấy được vai trò của KSNB mô hình gia

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH

LÊ HUỲNH THÚY VY

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI

Chuyên ngành: Tài Chính – Ngân Hàng

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn này chưa từng được trình nộp để lấy học vị thạc sỹ tại bất cứ một trường đại học nào Luận văn này là công trình nghiên cứu riêng của tác giả, kết quả nghiên cứu là trung thực, trong đó không có các nội dung đã được công bố trước đây hoặc các nội dung do người khác thực hiện ngoại trừ các trích dẫn được dẫn nguồn đầy đủ trong luận văn

Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2017 Tác giả luận văn

Lê Huỳnh Thúy Vy

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, Phòng Sau đại học, trường Đại học ngân hàng TP.HCM đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành Luận văn Thạc sỹ

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các giảng viên của Trường đã nhiệt tình truyền đạt những kiến thức quý báu, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa học Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Nguyễn Quỳnh Hoa đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn Thạc sỹ Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong hội đồng chấm luận văn đã dành thời gian đọc, chỉnh sửa và đóng góp ý kiến cho tôi hoàn thành luận văn này một cách hoàn chỉnh

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên, khuyến

khích tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU ii

LỜI MỞ ĐẦU iii

1 Tính cấp thiết của đề tài iii

2 Mục tiêu nghiên cứu iv

3 Câu hỏi nghiên cứu iv

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu iv

5 Phương pháp nghiên cứu iv

6 Tổng quan về các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài v

7 Đóng góp mới của đề tài vi

8 Kết cấu của luận văn vii

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1

1.1.Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng 1

1.1.1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 1

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 3

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro 4

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát 5

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông 5

1.1.3.5 Hoạt động giám sát 5

1.1.4.Các nguyên tắc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.2.Mô hình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại 7

1.2.1 Khái quát về mô hình giao dịch một cửa 7

1.2.1.1 Khái niệm về mô hình giao dịch một cửa 7

1.2.1.2 Cấu thành của mô hình giao dịch một cửa 7

1.2.1.3 Quy trình giao dịch một cửa 8

1.2.1.4 Các nguyên tắc của giao dịch một cửa 9

1.2.2 Những lợi ích và rủi ro của mô hình giao dịch một cửa 10

1.2.2.1 Lợi ích của mô hình giao dịch một cửa 10

1.2.2.2 Rủi ro khi ngân hàng áp dụng mô hình giao dịch một cửa 11

1.3 Kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại 14

1.3.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại 14

1.3.2 Cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình giao dịch một cửa 14

1.3.2.1 Thiết lập hạn mức giao dịch – thu chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ 14

1.3.2.2 Quản lý tồn quỹ giao cho giao dịch viên để thực hiện quy trình giao dịch một cửa 15

1.3.2.3 Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng 15

1.3.2.4 Phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh 16

1.3.2.5 Lập và kiểm soát chứng từ kế toán 16

1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hoàn thiện của hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa 18

1.3.3.1 Môi trường pháp lý 18

1.3.3.2 Môi trường kinh doanh 18

1.3.3.3 Tiềm lực tài chính 18

1.3.3.4 Nhân tố con người 19

1.3.3.5 Chiến lược kinh doanh 19

1.4 Kinh nghiệm về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa của một số ngân hàng thương mại trong nước và bài học kinh nghiệm rút ra cho Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 20

1.4.1 Kinh nghiệm về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa của một số ngân hàng thương mại trong nước 20

1.4.1.1 Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Thịnh Vượng (VP Bank) 20

1.4.1.2 Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Hàng Hải Việt Nam (MSB) 20

1.4.2 Bài học kinh nghiệm đối với ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI 24

2.1 Giới thiệu tổng quan về ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu 24

2.2 Giới thiệu về ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn

Văn Trỗi 25

2.2.1 Giới thiệu chung 25

2.2.2 Cơ cấu tổ chức ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi 25

2.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của ACB Nguyễn Văn Trỗi 26

2.2.3.1 Hoạt động huy động vốn 26

2.2.3.2 Hoạt động cho vay 27

2.2.3.3 Hoạt động kinh doanh ngoại hối 28

2.2.3.4 Hoạt động dịch vụ 29

2.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 30

2.3.1 Văn bản pháp lý 30

2.3.2 Mô hình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 30

2.3.3 Thực trạng của hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 33

2.3.3.1 Môi trường kiểm soát 33

2.3.3.2 Đánh giá rủi ro 35

2.3.3.3 Hoạt động kiểm soát 36

2.3.3.4 Thông tin và truyền thông 54

2.3.3.5 Hoạt động giám sát 55

2.4 Khảo sát nhân viên ngân hàng và khách hàng về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi 56

2.4.1 Xác định vấn đề cần khảo sát 56

2.4.2 Kết quả khảo sát 57

2.4.2.1 Kết quả khảo sát nhân viên tại ACB Nguyễn Văn Trỗi 57

2.4.2.2 Kết quả khảo sát KH giao dịch tại ACB Nguyễn Văn Trỗi 59

2.5 Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi 59

2.5.1 Những kết quả đạt được 59

2.5.1.1 Môi trường kiểm soát 59

2.5.1.2 Đánh giá rủi ro 60

2.5.1.3 Hoạt động kiểm soát 60

2.5.1.4 Thông tin và truyền thông 61

2.5.1.5 Hoạt động giám sát 62

2.5.2 Hạn chế 62

2.5.2.1 Môi trường kiểm soát 62

2.5.2.2 Đánh giá rủi ro 63

2.5.2.3 Hoạt động kiểm soát 63

2.5.2.4 Thông tin và truyền thông 64

2.5.2.5 Hoạt động giám sát 64

2.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế 64

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI 68

3.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động của ngân hàng Thương Mại Cổ Phần - Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi trong thời gian tới 68

3.1.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động kinh doanh của ngân hàng Thương Mại Cổ Phần – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi trong thời gian tới 68

3.1.2 Mục tiêu phát triển kiểm soát nội bộ của ngân hàng Thương Mại Cổ Phần – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi trong thời gian tới 68

3.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi 69

3.2.1 Môi trường kiểm soát 69

3.2.2 Đánh giá rủi ro 71

3.2.3 Hoạt động kiểm soát 72

3.2.4 Thông tin và truyền thông 73

3.2.5 Hoạt động giám sát 73

3.3.Kiến nghị đối với ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu 74

KẾT LUẬN CHUNG 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

PHỤ LỤC 1 81

PHỤ LỤC 2 83

PHỤ LỤC 3 84

PHỤ LỤC 4 85

PHỤ LỤC 5 86

PHỤ LỤC 6 88

PHỤ LỤC 7 93

PHỤ LỤC 8 96

PHỤ LỤC 9 100

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ACB Asia Commercial Bank Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu

CSR Consumer Service Staff Nhân viên dịch vụ khách hàng

LOAN CSR Loan Customer Service

Representative

Nhân viên dịch vụ khách hàng tiền vay

PFC Personal Finance Consultant Nhân viên tư vấn tài chính cá nhân PFC-L Personal Finance Consultant

TSO Trade Service Officer Chuyên viên thanh toán quốc tế

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Tình hình huy động vốn của ACB Nguyễn Văn Trỗi từ năm

Bảng 2.5 Kết quả kỳ thi chất lượng nghiệp vụ hàng năm tại ACB

Nguyễn Văn Trỗi từ năm 2014 – 2016

Sơ đồ 1.1 Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch một cửa 8

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của ACB Nguyễn Văn Trỗi 31

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức quầy giao dịch theo mô hình giao dịch một

cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi

26

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu hướng hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa như hiện nay, các NHTM đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện về mọi mặt để phục vụ tối đa nhu cầu của KH Để đáp ứng mục tiêu đó cùng với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin nói chung và trong ngân hàng nói riêng việc chuyển đổi của các ngân hàng từ mô hình giao dịch nhiều cửa sang mô hình giao dịch một cửa là một tất yếu Bên cạnh những lợi ích mà mô hình giao dịch một cửa mang lại cho ngân hàng cũng như cho KH như giảm bớt thủ tục rườm rà cho KH, giao dịch nhanh chóng, tiện lợi, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên ngân hàng…thì ngân hàng cũng phải đối diện với thử thách về mặt tài chính, nhân sự, công nghệ thông tin….cũng như rủi ro hoạt động kinh doanh của ngân hàng Điều này đă ̣t ra mô ̣t vấn đề cấp thiết và không thể thiếu trong hoa ̣t đô ̣ng của các ngân hàng là phải tổ chức tốt công tác KSNB Tuy đã được triển khai nhiều năm, nhưng hoạt động KSNB tại ACB Nguyễn Văn Trỗi trong điều kiện ứng dụng mô hình giao dịch một cửa vẫn chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế như: chứng từ giao dịch còn nhiều sai sót, thủ tục kiểm soát còn nhiều vướng mắc, rủi ro trong giao dịch vẫn thường xuyên xảy ra, chưa được kiểm soát ngăn chặn… Chính vì vậy cần phải tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện cơ chế kiểm soát này để mô hình giao dịch một cửa phát huy tác dụng của nó Nhận thấy được vai trò của KSNB mô hình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi cũng như những rủi ro có thể phát sinh nếu như không được kịp thời kiểm soát ngăn chặn và qua quá trình làm việc, công tác tại bộ phận giao dịch tại Ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi, người viết đã chọn nghiên cứu đề tài : “ Kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu tổng quát: Đánh giá thực trạng hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi nhằm tìm

ra giải pháp hoàn thiện hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi

- Mục tiêu cụ thể: phân tích thực trạng hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi Trên cơ sở nghiên cứu, luận văn sẽ đánh giá kết quả đã đạt được, các hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân để đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm nhằm góp phần giúp hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi ngày một tốt hơn

3 Câu hỏi nghiên cứu

Trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- KSNB quy trình giao dịch một cửa là gì? Thực trạng KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi như thế nào?

- Những kết quả và hạn chế trong quá trình KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi là gì?

- Cần có những giải pháp nào để hoàn thiện công tác KSNB trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: KSNB quy trình giao dịch một cửa

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: KSNB quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi

+ Phạm vi thời gian: giai đoạn từ năm 2014-2016

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tác giả đã tiến hành nghiên cứu theo các phương pháp sau:

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả đã tiến hành nghiên cứu và

tham khảo những nguồn tài liệu có độ tin cậy cao liên quan đến nội dung đề tài bao gồm dữ liê ̣u thứ cấp bên trong và bên ngoài đơn vi ̣ Dữ liê ̣u thứ cấp bên trong bao

gồ m các báo cáo tài chính, tài liê ̣u khác của ngân hàng Dữ liê ̣u thứ cấp bên ngoài như một số giáo trình về các nghiệp vụ NHTM của các tác giả trong nước, các tạp chí điện tử cũng như sách báo về ngân hàng, KSNB, internet, các khóa luâ ̣n liên quan…để hệ thống hóa kiến thức về NHTM và hoạt động KSNB giao dịch một cửa Bên cạnh đó tác giả cũng tiến hành nghiên cứu các lý thuyết về KSNB, những quy định hiện hành, những văn bản pháp luật do Bộ tài chính, Ngân hàng nhà nước,…ban hành

 Phương pháp so sánh, phân tích số liệu: Từ những số liệu của Báo cáo

tài chính, số liệu của đơn vị cung cấp tác giả đã tiến hành tổng hợp, phân tích, xử lý dựa trên những kiến thức và hiểu biết của bản thân để thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, sự tăng giảm các chỉ tiêu qua từng thời kỳ phân tích

 Phương pháp quan sát: thực hiện phương pháp này nhằm thấy rõ các

bước công việc cụ thể hằng ngày của cán bộ, nhân viên tại ACB Nguyễn Văn Trỗi Nghiên cứu thực tiễn thực hiện quy trình, quy chế kiểm tra quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi

 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, khảo sát: trong thời gian làm việc

tại ACB Nguyễn Văn Trỗi, tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp đối với cán bộ nhân viên như: Thủ Quỹ, Kiểm ngân, GDV, KSV, Trưởng Bộ Phận Giao Dịch Ngân Quỹ, Ban Giám Đốc… và KH Ngoài ra, tác giả sẽ tiến hành khảo sát lấy ý kiến của 2 nhóm đối tượng: nhân viên đơn vị và KH Hiện tại, ACB Nguyễn Văn Trỗi có 42 nhân viên, tác giả sẽ tiến hành khảo sát 12 nhân viên thuộc Bộ phận giao dịch và lấy ngẫu nhiên mẫu 100 KH thông qua phiếu câu hỏi khảo sát để thu thập bằng chứng cho những nghiên cứu và kết luận của đề tài

6 Tổng quan về các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Ngô Thái Phượng, Ngô Thị Thanh Ngân (Tạp chí Thị Trường tài chính tiền

tệ số 5 (422)-Tháng 3/2015), “Khuôn khổ hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn Basel” Tác giả tìm hiểu về khuôn khổ hệ thống KSNB theo tiêu chuẩn Basel, đi sâu nghiên cứu về các nguyên tắc của hệ thống KSNB trong ngân hàng, từ đó đưa ra

công cụ mẫu để thiết lập hệ thống KSNB hiệu quả Bên cạnh đó tác giả cũng chỉ ra những yếu kém cũng như những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động KSNB của các ngân hàng tại Việt Nam

Võ Thị Hoàng Nhi (Tạp chí Thị trường tài chính tiền tệ số 8 (425) – Tháng 4/2015),” Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ hiệu quả, hiệu lực tại ngân hàng thương mại theo COSO 2013” Bài viết tổng hợp những nguyên nhân cơ bản dẫn tới những tổn thất ngân hàng liên quan đến hoạt động KSNB Từ đó đưa ra một số giải pháp để xây dựng mô hình KSNB hiệu quả, tại ngân hàng thương mại theo COSO

Đào Minh Phúc và Lê Văn Hinh (Tạp chí ngân hàng số 24 – Tháng 12/2012),

“Hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với quản lý rủi ro gắn với các ngân hàng thương mại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay” Bài viết tổng hợp, phân loại những rủi ro

mà các NHTM tại Việt Nam phải đối mặt, nêu lên những tính chất mới của rủi ro trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng Từ đó tác giả đưa ra những đánh giá về công tác KSNB đồng thời đưa ra một số gợi ý đối với công tác KSNB tại các NHTM tại Việt Nam

Nguyễn Thùy Linh (2013), “ Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng”, tác giả nghiên cứu những vấn đề liên quan đến rủi

ro trong hoạt động tín dụng và căn cứ trên cơ sở đó để đề xuất những biện pháp nhằm kiểm soát, giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động tín dụng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng

- Hướng nghiên cứu tiếp theo của tác giả:

Qua quá trình nghiên cứu về lĩnh vực KSNB, tác giả nhận thấy rằng hiện nay

có các nghiên cứu về KSNB tại các NHTM Tuy nhiên, nghiên cứu về KSNB giao dịch một cửa tại ACB thì chưa có bất kỳ một công trình nghiên cứu Do đó, trong luận văn này tác giả sẽ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về quy trình cũng như cách thức hoạt động của mô hình giao dịch một cửa và hệ thống KSNB của mô hình này tại ACB Nguyễn Văn Trỗi Thông qua việc nghiên cứu, tác giả sẽ chỉ ra được những mặt tích cực cũng như hạn chế cần khắc phục của hệ thống kiểm tra, KSNB

Từ đó, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hơn hệ thống KSNB quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi

7 Đóng góp mới của đề tài

Thông qua việc đánh giá thực trạng KSNB quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi cho thấy những kết quả như: kết quả đạt được của việc KSNB quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi về (i) Môi trường kiểm soát (ii) Đánh giá rủi ro (iii) Hoạt động kiểm soát (iv) Thông tin và truyền thông (v) Hoạt động giám sát; Hạn chế của hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi; Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên

Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB quy trình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục phụ lục Luận văn gồm có 3 chương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB có mô ̣t vai trò quan tro ̣ng, quyết định sự thành ba ̣i của mô ̣t doanh nghiệp nói chung và của mô ̣t tổ chức tín du ̣ng nói riêng KSNB thông qua quá trình kiểm tra, giám sát liên tục trong quá trình thực hiện từng mục tiêu cụ thể

và cả sau khi quá trình thực hiện đã kết thúc sẽ thống kê được những số liệu giúp doanh nghiệp thấy được các sai phạm, điều chỉnh được mục tiêu ngay trong quá trình thực hiện, điều chỉnh được mục tiêu trong tương lai và dự báo những kết quả

có thể đạt được Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dần hình thành các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp Sau đây là một vài khái niệm:

 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đưa ra định nghĩa về hệ thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn

vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” (VSA 400)

 Chuẩn mực kiểm toán quốc tế đưa ra định nghĩa : “Hệ thống KSNB là quy trình do ban quản trị và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” (ISA 315)

 Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi được đưa ra bởi COSO1

trong báo cáo của COSO có tựa đề là: “ Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất ( Internal control - Intergrated framework)” được công bố lần đầu tiên năm 1992:“ KSNB là một quá trình con người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi

1 Định nghĩa được đưa ra bới Committee of Sponsoming organization (viết tắt là COSO) vào năm 1992 COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) Báo cáo của COSO được công bố với tiêu đề:Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal control – Integrated framework)

phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà HĐQT mong muốn là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.”

Như vậy, KSNB không đơn thuần là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà là một quá trình gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát ở tất cả các bộ phận trong đơn vị như kiểm soát tài chính, kế toán, tổ chức nhân sự, thông tin, báo cáo…và được hợp thành với nhau thành một thể thống nhất, nó sẽ giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp giúp cho giúp cho quy trình KSNB hiệu quả và được giám sát liên tục, mọi thành viên của tổ chức đều phải tham gia quy trình này

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, hệ thống KSNB được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các chính sách và mục tiêu lớn của TCTD cụ thể như sau:

- Mục tiêu hoạt động: mục tiêu này gắn liền với hiệu quả và hiệu suất hoạt động của đơn vị Đảm bảo việc sử dụng tài sản và những nguồn lực khác nhau có hiệu quả Mục tiêu này đòi hỏi nhân viên phải làm việc thực sự hiệu quả, hạn chế sai sót để đem lại lợi ích cao nhất cho đơn vị Phát hiện ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị

- Mục tiêu báo cáo: mục tiêu này liên quan đến báo cáo tài chính và phi tài chính trong nội bộ cũng như bên ngoài Các thông tin được cung cấp phải tin cậy, kịp thời, minh bạch hoặc theo các điều khoản quy định khác của nhà quản lý hay tùy thuộc vào chính sách tại đơn vị

- Mục tiêu tuân thủ: mục tiêu này liên quan đến việc tuân thủ các luật lệ và quy định mà tổ chức phải tuân theo

Để có thể đạt được 3 mục tiêu trên thì hệ thống KSNB cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Bảo vệ tài sản và thông tin không được lạm dụng và sử dụng sai mục đích

- Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

- Đảm bảo cho các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng cách thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh

- Lập các Báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân thủ theo yêu cầu của pháp luật

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB bao gồm:

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc cung cấp cơ sở cho việc thực hiện KSNB của tổ chức HĐQT và BĐH thiết lập các đặc điểm chung ở mức cao nhất về tầm quan trọng của KSNB bao gồm các tiêu chuẩn kiểm soát dự kiến Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB, phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối mọi hoạt động của các thành viên trong đơn vị

Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: các nhà quản lý phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, khuyến khích các chuẩn mực đạo đức, phẩm chất trung thực cũng như nhấn mạnh tầm quan trọng của KSNB tới tất cả các cấp độ nhân viên để ngăn ngừa các thành viên có hành vi vi phạm đạo đức hoặc phạm pháp

- Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức của đơn vị cần phù hợp với năng lực của từng thành viên tại đơn vị, phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp cho việc quản lý được thông suốt, các bộ phận trong đơn vị có thể kiểm soát, giám sát lẫn nhau từ đó giúp cho quy trình quản lý chặt chẽ hơn

- Cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm: sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong đơn vị cần được tổ chức thích hợp và có hiệu quả, đảm bảo một số nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các chức năng, các nhiệm vụ

+ Phân chia rõ ràng giữa các chức năng: thực hiện nghiệp vụ kinh tế, phê chuẩn, ghi số kế toán, bảo quản

+ Thiết lập sự kiểm soát, điều hành trên toàn đơn vị, ở tất cả các bộ phận, tránh hiện tượng kiểm soát chồng chéo

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: môi trường kiểm soát và việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị có thể bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt về quan điểm quản lý Nếu nhà điều hành tuân thủ kỷ luật, phân tích kỹ lưỡng những vấn đề có liên quan khi đưa ra các chế độ, chính sách thì quy trình kiểm soát sẽ được tổ chức chặt chẽ Ngược lại, nếu nhà điều hành quá mạo hiểm chạy theo lợi nhuận trước mắt

mà không quan tâm đến hoạt động kiểm soát, đặt ra các tiêu chí đo lường không rõ ràng, mập mờ và xử lý công việc không hợp lý thì các mục tiêu kiểm soát khó đạt được

- Chính sách nhân sự: có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của KSNB như đảm bảo về năng lực, tính trung thực và các giá trị đạo đức…Chính sách nhân sự bao gồm tất cả những phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ, phúc lợi của đơn vị đối với việc tuyển dụng, khen thưởng , đánh giá, kỷ luật

Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng và là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, một môi trường kiểm soát mạnh có thể hạn chế thiếu sót của hoạt động kinh doanh Ngược lại môi trường kiểm soát yếu có thể kìm hãm hoặc vô

hiệu hóa các hoạt động kiểm soát

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Mỗi đơn vị phải đối mặt với một loạt các rủi ro từ bên ngoài và rủi ro từ chính nội bộ đơn vị đó Rủi ro là khả năng một

sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng tiêu cực đến việc hoàn thành mục tiêu Đánh giá rủi

ro liên quan đến một quá trình chủ động và lặp đi lặp lại Vì vậy, đánh giá rủi ro là

cơ sở cho việc xác định việc quản lý rủi ro như thế nào Một điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là việc xác lập các mục tiêu, các mục tiêu này được kết hợp hài hòa

ở các cấp khác nhau trong tổ chức Nhà quản lý xác định loại mục tiêu: mục tiêu hoạt động, báo cáo, và tuân thủ một cách đầy đủ rõ ràng để có thể xác định và phân tích rủi ro đối với những mục tiêu này Nhà quản lý cũng xem xét đến sự phù hợp của các mục tiêu cho tổ chức Đánh giá rủi ro cũng đòi hỏi nhà quản lý xem xét tới

những thay đổi có thể xảy ra trong môi trường bên trong và bên ngoài mà có thể ảnh

hưởng làm cho KSNB trở nên kém hiệu quả

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những hoạt động được thiết lập thông qua các chính sách và quy trình nhằm đảm bảo định hướng của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được các mục tiêu Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức và ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh thông qua môi trường công nghệ Hoạt động kiểm soát có thể mang tính chất phòng ngừa hoặc phát hiện, có thể bao gồm một loạt các hoạt động mang tính thủ công và tự động như việc ủy quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu, và xem xét về hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc phân nhiệm thường được xây dựng dựa trên sự phát triển của hoạt động kiểm soát Trường hợp phân công nhiệm vụ là không thích hợp, nhà

quản lý sẽ lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thay thế

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin là cần thiết cho một tổ chức để thực hiện trách nhiệm KSNB hỗ trợ việc hoàn thành mục tiêu Nhà quản lý thu nhận hoặc tạo ra và sử dụng những thông tin hữu ích từ nguồn bên trong và bên ngoài, để hỗ trợ hoạt động của thành phần khác trong KSNB Truyền thông là việc liên tục, lặp đi lặp lại của quá trình cung cấp, chia sẻ và thu thập thông tin cần thiết Truyền thông nội bộ là phương tiện mà thông tin được phổ biến xuyên suốt trong tổ chức Việc trao đổi thông tin hữu hiệu diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau Điều này sẽ giúp cho nhân viên nhận được một thông điệp rõ ràng

từ nhà quản lý cấp cao mà trách nhiệm kiểm soát phải được thực hiện nghiêm túc Truyền thông bên ngoài bao gồm hai phần: nó cho phép có được những thông tin của đơn vị bên ngoài có liên quan; và cung cấp thông tin cho những đối tượng bên ngoài để đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi Đây được xem là sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như KH, nhà cung cấp, cổ đông,

1.1.3.5 Hoạt động giám sát

Những đánh giá liên tục, đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai đánh giá được

sử dụng để xác định liệu một trong năm thành phần của KSNB, bao gồm những kiểm soát để thực hiện các nguyên tắc trong năm thành phần, có hiện diện và hoạt

động hay không Đánh giá liên tục được xây dựng trong các quá trình kinh doanh ở tất cả các cấp độ khác nhau của đơn vị, cung cấp thông tin một cách kịp thời Đánh giá riêng biệt được tiến hành định kỳ, sẽ biến đổi trong phạm vi và tần suất phụ thuộc vào việc đánh giá những rủi ro và phụ thuộc vào hiệu quả của việc đánh giá liên tục Những phát hiện được đánh giá theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập bởi các nhà quản lý, ban quản lý và ban giám đốc; và các thiếu sót này được truyền tải đến ban quản lý và ban giám đốc một cách thích hợp

1.1.4 Các nguyên tắc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Vì vậy, việc thiết kế hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc:

Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được kiểm soát bởi hệ thống KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều cá nhân cùng

thực hiện thì các công việc phải được phân công, phân nhiệm cho mọi người trong

tổ chức Theo đó thì không để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Do đó, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế

toán, bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy, bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ…nguyên tắc này nhằm mục đích ngăn ngừa các sai phạm, hành vi lạm dụng quyền hạn để tư lợi cá nhân, không để cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ

Nguyên tắc độc lập trong hoạt động: việc KSNB phải được tiến hành riêng lẽ

từng bộ phận trong tổ chức Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra môi trường khách quan, trung thực

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc

quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị

Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều

phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

1.2 Mô hình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại

1.2.1 Khái quát về mô hình giao dịch một cửa

1.2.1.1 Khái niệm về mô hình giao dịch một cửa

Theo quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD” đã đưa ra khái niệm về giao dịch một cửa như sau: “Giao dịch một cửa là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của TCTD cho KH, trong đó KH chỉ cần giao dịch với một GDV của TCTD và nhận kết quả từ GDV đó”

1.2.1.2 Cấu thành của mô hình giao dịch một cửa

Bộ phận ngân quỹ: “là bộ phận ngân quỹ của TCTD có trách nhiệm tổ chức

thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao nhận các tài sản khác đối với các GDV và với

KH (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của GDV)” 2

Giao dịch viên: là cán bộ, nhân viên ngân hàng trực tiếp giao dịch với KH,

chịu trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết các yêu cầu của KH theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch GDV đều có vai trò của một người bán hàng và giới thiệu dịch vụ chéo, đồng thời tạo nên hình ảnh, thương hiệu

và chất lượng dịch vụ xuất sắc của một ngân hàng, giúp ngân hàng tăng huy động vốn và lợi nhuận

Trong mô hình giao dịch một cửa, GDV được kiêm nhiệm cả kế toán và thủ quỹ chi tiền trực tiếp cho KH tại quầy theo hạn mức cho phép KH đến giao dịch có thể được yêu cầu giải quyết tất cả các dịch vụ: tiền gửi, tiền vay, thanh toán, mua bán ngoại tệ…và có thể đến giao dịch ở bất cứ GDV nào, bất kỳ chi nhánh nào trong một ngân hàng

Kiểm soát viên: là cán bộ, nhân viên ngân hàng được phân cấp thực hiện việc

kiểm tra, kiểm soát trước và sau giao dịch nhằm phát hiện những thiếu sót, đề xuất ý kiến chấn chỉnh kịp thời góp phần phòng ngừa rủi ro cũng như đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh, tuân thủ các quy chế, quy định của ngân hàng Thực hiện phê duyệt các giao dịch trong phạm vi, trách nhiệm được phân công

2 Theo Điều 2 Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”

(5) (3)

(3)

(5)

Trưởng bộ phận giao dịch ngân quỹ: là người chịu trách nhiệm quản lý ở

phòng kế toán giao dịch, kiểm tra kiểm soát các hoạt động của phòng đảm bảo thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ của ngân hàng Xây dựng mục tiêu hoạt động của phòng trên cơ sở mục tiêu kinh doanh của đơn vị, hiệu quả và an toàn vận hành, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao dịch và điều phối công việc của nhân viên trong

bộ phận Ngoài ra, hiện nay tại một số các ngân hàng thì Trưởng bộ phận giao dịch ngân quỹ sẽ đảm nhiệm luôn vai trò kiểm tra, kiểm soát của KSV

Tổng Giám Đốc (Giám Đốc): thực hiện việc xây dựng quy chế, quy trình

nghiệp vụ, hướng dẫn việc triển khai thực hiện và kiểm tra việc chấp hành các quy định, thực hiện phân cấp, phân quyền, quy định hạn mức cho các đối tượng tham gia vào quy trình Ngoài ra, được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và ký duyệt chứng từ theo quy định

1.2.1.3 Quy trình giao dịch một cửa

Sơ đồ 1.1 Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch một cửa

Tóm tắt quy trình giao dịch một cửa:

Bước 1: Hàng ngày vào đầu giờ giao dịch, Bộ phận ngân quỹ tiến hành tiếp quỹ cho

các GDV tại quầy

Bước 2: Khi KH có nhu cầu giao dịch, KH chỉ cần giao dịch trực tiếp với một

GDV GDV tiếp nhận nhu cầu của KH, nếu giao dịch không hợp lệ yêu cầu KH sửa đổi bổ sung hoặc từ chối giao dịch Nếu giao dịch hợp lệ GDV tiến hành thực hiện nghiệp vụ và tiến hành nhập dữ liệu trên màn hình

- Trường hợp nếu giao dịch trong hạn mức: thực hiện Bước 3

- Trường hợp nếu giao dịch ngoài hạn mức: thực hiện Bước 4

Bước 3: Thực hiện thu/chi tiền, trả chứng từ giao dịch, giấy tờ tùy thân cho KH Bước 4: Kiểm soát và duyệt giao dịch

BỘ PHẬN

NGÂN QUỸ

GIAO DỊCH VIÊN

KHÁCH HÀNG

KIỂM SOÁT VIÊN

GDV chuyển chứng từ yêu cầu phê duyệt cho KSV thực hiện kiểm tra, kiểm soát chi tiết các giao dịch Nếu hợp lệ KSV ký duyệt giao dịch và trả chứng từ lại cho GDV để thực hiện thu/chi tiền, trả chứng từ giao dịch và giấy tờ tùy thân cho

KH Trường hợp không hợp lệ, KSV trả chứng từ lại cho GDV và kèm theo lý do

Bước 5: Cuối ngày GDV hoàn trả tiền quỹ về cho Bộ phận ngân quỹ Đồng thời

GDV sẽ in các báo cáo giao dịch trong ngày, kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo, sau đó chuyển cho KSV để kiểm soát cuối ngày

1.2.1.4 Các nguyên tắc của giao dịch một cửa

Các TCTD thực hiện giao dịch một cửa dựa trên những nguyên tắc sau (theo QĐ: 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005)

 TCTD phải thực hiện cải cách các thủ tục hành chính nhưng phải đảm bảo

an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc về kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng

 Tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động ngân hàng Quy định rõ ràng, trách nhiệm, nghĩa vụ đối với tất cả các đối tượng tham gia

 Xây dựng quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán

và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định

 Xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽ nội quy làm việc của các quầy giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch với KH

 Việc ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa cần tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và khách quan đối với toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện

 Thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa Hằng ngày, bộ phận kế toán thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kê giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự

khớp đúng các giao dịch trong ngày Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời

 Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để KH kiểm tra lại và ký xác nhận Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, KSV phải ký kiểm soát và ký tên lên chứng

từ thu tiền trước khi giao lại cho KH

1.2.2 Những lợi ích và rủi ro của mô hình giao dịch một cửa

1.2.2.1 Lợi ích của mô hình giao dịch một cửa

 Về phía ngân hàng

- Việc áp dụng quy trình giao dịch một cửa góp phần giúp ngân hàng đơn giản

hóa quá trình giao dịch, nâng cao chất lượng dịch vụ Do đó, thu hút được KH đến với ngân hàng và nâng cao doanh số cho ngân hàng

- Giao dịch một cửa còn giúp giảm bớt sự cồng kềnh trong việc luân chuyển chứng từ trong bộ máy kế toán Các GDV có thể tự duyệt hạn mức hoặc đẩy sang cho KSV duyệt nếu quá hạn mức Cuối ngày tập trung chứng từ lên cho bộ phận kế toán kiểm tra Nhờ đó ngân hàng giảm bớt được chi phí hoạt động, tạo điều kiện đa dạng hóa dịch vụ cung cấp Ngoài ra, việc cấp hạn mức cho mỗi GDV cũng hạn chế tối đa được thời gian giao dịch, tăng tính chuyên nghiệp, an toàn trong giao dịch ngân hàng, nâng cao tính độc lập, trình độ, ý thức của GDV, Trưởng giao dịch cũng như lãnh đạo chi nhánh

- Trong mô hình giao dịch một cửa, mỗi GDV đầu ngày được tạm ứng một lượng tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác Số lượng bao nhiêu tùy thuộc vào quy định của mỗi ngân hàng để giao dịch với KH Trong quá trình giao dịch nếu như số

dư tồn quỹ vượt hạn mức thì GDV phải chuyển phần thừa về cho bộ phận quỹ, còn nếu thiếu thì có quyền đề nghị quỹ tiếp thêm Cuối ngày, tất cả tiền và giấy tờ có giá nêu trên phải được chuyển hết về bộ phận quỹ Nhờ sự kiểm soát chặt chẽ này mà ngân hàng có thể tăng cường khả năng quản lý, điều hành trên các phương tiện hoạt động

- Mô hình giao dịch một cửa đảm bảo an toàn và tính bảo mật hơn so với mô hình giao dịch nhiều cửa, mỗi GDV được cấp một mã bảo mật để thực hiện nghĩa

vụ theo thẩm quyền Bên cạnh đó, hệ thống camera quan sát là điều bắt buộc phải

có để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho KH giao dịch

- Cuối ngày giao dịch, sau khi đã khóa sổ GDV không được phép vào hệ thống

để sửa chữa hay hạch toán thêm giao dịch Điều này cho thấy sự quản lý chặt chẽ trong mô hình giao dịch một cửa, tạo tính an toàn và chính xác trong giao dịch

- Thực hiện giao dịch một cửa sẽ tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát từ xa Chương trình kế toán này chỉ cần một máy tính nối mạng, nhân viên kiểm soát có thể ngồi tại phòng làm việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của Chi nhánh, PGD

 Về phía KH

- Việc áp dụng mô hình giao dịch một cửa giúp KH tiếp cận với những sản

phẩm dịch vụ hiện đại, chất lượng cao và được phục vụ tận tình KH có thể giao dịch tại mọi quầy và một GDV có thể giải quyết được tất cả nhu cầu của KH như tiền gửi, thanh toán, tiền vay, mua bán ngoại tệ,…Trong khi hình thức giao dịch nhiều cửa yêu cầu KH phải đến đúng quầy giao dịch tiếp nhận yêu cầu của mình

- Hệ thống giao dịch một cửa sẽ đem lại nhiều tiện ích cho KH như khả năng giao dịch liên chi nhánh, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu phiền hà, giúp KH thoải mái khi giao dịch

Như vậy, việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa đều mang lại lợi ích cho cả ngân hàng và KH Làm cho KH hài lòng hơn đối với sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, từ đó thúc đẩy tính cạnh tranh và xu hướng ngày càng đa dạng hóa dịch vụ cung cấp của các NHTM

1.2.2.2 Rủi ro khi ngân hàng áp dụng mô hình giao dịch một cửa

Bên cạnh những lợi ích mà mô hình giao dịch một cửa mang lại thì mô hình này vẫn còn tồn tại những rủi ro nhất định như sau:

 Rủi ro do quy trình, quy định

Trong quá trình xây dựng mô hình giao dịch một cửa, đôi khi các ngân hàng đưa ra những quy định chưa phù hợp gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hoặc do quy trình có nhiều điểm bất cập, sơ hở tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng, gây thiệt hại cho ngân hàng

 Rủi ro do nhân viên ngân hàng

Trong quy trình giao dịch một cửa GDV vừa làm kế toán, vừa làm Thủ quỹ thực hiện việc thu, chi tiền mặt Mô hình này đã vi phạm nguyên tắc phân công,

phân nhiệm (một cá nhân hay bộ phận không được thực hiện một nghiệp vụ từ khâu đầu tới khâu cuối cùng) Do đó, các sai sót rất khó phát hiện và các gian lận dễ xảy

ra hơn vì không có sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người nên khó cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Hoạt động KSNB khó phát huy hiệu quả và dẫn đến rủi ro xảy ra đối với ngân hàng Điển hình như một số trường hợp sau:

- Trong nghiệp vụ ngân quỹ, ngân hàng có thể gặp rủi ro nếu như kỹ năng phân biệt tiền giả của GDV còn yếu kém hoặc do GDV phát hiện tiền giả nhưng không thu giữ Tiền mặt không được đóng gói, niêm phong và được sắp xếp đúng nơi quy định GDV không thực hiện đúng hạn mức đã giao như hạn mức giao dịch, hạn mức thu chi, hạn mức tồn quỹ,…

- Trong mô hình giao dịch một cửa KH chỉ thực hiện giao dịch với một GDV

nên trong một vài trường hợp sẽ dẫn đến những sai sót mà GDV không thể khắc phục được như: thiếu chữ ký, sai số tiền bằng chữ….do GDV không gặp lại KH, lúc

đó họ sẽ ký khống giấy tờ…

- Nhân viên cố ý sử dụng thẩm quyền của người khác hoặc sử dụng mật mã phê duyệt chứng từ của KSV để thực hiện những nghiệp vụ gian lận, trái với quy định ngân hàng KSV phê duyệt hạn mức không đúng thẩm quyền hay sự cấu kết giữa GDV và KSV để thực hiện những hành vi trục lợi làm ảnh hưởng đến tài sản,

uy tín ngân hàng

- Ngoài ra, mô hình giao dịch một cửa đòi hỏi nhân viên giao dịch phải thực sự hiểu biết, thành thạo tất cả các nghiệp vụ, các loại giao dịch của ngân hàng và phần mềm tin học ứng dụng trong mô hình giao dịch một cửa

 Rủi ro từ công nghệ thông tin

Hoạt động ngân hàng hầu hết được xử lý bằng máy vi tính Vì vậy, bất kỳ rủi

ro nào xảy ra cho hệ thống máy tính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của ngân hàng Sự kết nối mạng trực tiếp giữa Hội sở và các chi nhánh ngân hàng trong cùng

hệ thống giúp công việc hạch toán giữa ngân hàng với KH nhanh chóng, chính xác

Từ đó góp phần nâng cao chất lượng, đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đa dạng hóa các dịch vụ của ngân hàng, giúp ngân hàng nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy

nhiên, đơn vị cũng phải nhận định được một số rủi ro sau để thiết kế quy trình KSNB sao cho phù hợp với môi trường công nghệ thông tin:

- Rủi ro do hệ thống công nghệ thông tin không hoạt động do không có đầy đủ

dữ liệu Đối với ngân hàng có mạng lưới rộng sẽ rất khó khăn cho việc đồng bộ hóa

mô hình giao địch trong toàn hệ thống do có sự bất cập về trình độ và công nghệ ở khu vực

- Sự cố kỹ thuật khiến nhân viên không thể truy cập vào hệ thống thông tin khiến cho giao dịch bị ngưng trệ, tốn nhiều thời gian để xử lý giao dịch làm cho chất lượng phục vụ KH giảm sút

- Không thực hiện tốt chính sách bảo mật, không phân cấp một cách rõ ràng việc sử dụng thông tin kế toán dẫn đến thông tin sử dụng không đúng đối tượng

- Mạng máy tính của ngân hàng có thể bị nhiễm máy tính, mã độc do bị lây nhiễm từ USB hay do nhân viên truy cập vào những trang web có chứa vi rút, hoặc

do hacker xâm nhập vào hệ thống máy tính để phát tán vi rút nhằm mục đích lừa đảo

- Việc chưa giám sát, hạn chế số lần truy cập không hợp lệ vào hệ thống cũng

là nguyên nhân gây rủi ro cho ngân hàng trong việc bảo mật thông tin

 Rủi ro bên ngoài

Mặc dù mô hình giao dịch một cửa là hoạt động thuộc về nội bộ của ngân hàng nhưng khó tránh khỏi những rủi ro do các yếu tố bên ngoài gây ra Rủi ro có thể xảy ra khi KH lập chứng từ giả mạo, giả mạo chữ ký, giấy tờ tùy thân mà nhân viên ngân hàng không phát hiện được Những vụ cướp ngân hàng đã xảy ra là mối

lo ngại của bất kỳ ngân hàng nào Bênh cạnh đó, một yếu tố bên ngoài khác gây ra rủi ro cho hoạt động ngân hàng đó là những thảm họa từ thiên nhiên như động đất, núi lửa, lũ lụt, sóng thần,…Một khi thảm họa xảy ra, rủi ro đối với ngân hàng là khó tránh khỏi

Ngoài ra, ngân hàng còn có thể chịu rủi ro liên quan đến pháp luật do sai sót trong quá trình hoạt động kinh doanh làm thiệt hại cho KH, đối tác dẫn đến việc bị khởi kiện, bồi thường

Cơ sở hạ tầng yếu kém cũng có thể gây ra rủi ro Ví dụ: hệ thống đường sá xuống cấp, thông tin liên lạc không ổn định dẫn đến kéo dài thời gian luân chuyển

tài sản, chứng từ, những trục trặc trên đường vận chuyển dẫn đến mất mát tài sản,…

hệ thống mạng không đáp ứng được nhu cầu xử lý công việc dẫn đến lỗi mạng, nghẽn mạng, tạo điều kiện cho các hành vi trục lợi,…

1.3 Kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại

1.3.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại

Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình giao dịch một cửa mang lại thì nó vẫn tồn tại những hạn chế ẩn chứa nhiều rủi ro gây tổn hại đến ngân hàng Các rủi ro này có thể gây thiệt hại đến tài sản của ngân hàng và nhân viên ngân hàng Mặt khác, khi rủi ro xảy ra còn ảnh hưởng đến tâm lý KH, KH sẽ cảm thấy e ngại, thiếu tin tưởng khi giao dịch với ngân hàng và họ sẽ tìm đến một ngân hàng khác mà họ cảm thấy thoải mái, yên tâm hơn khi giao dịch Điều đó đồng nghĩa với việc ngân hàng sẽ bị mất KH, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh Vì vậy, để có thể hoạt động an toàn và đạt được mục tiêu phát triển bền vững của mình, mỗi ngân hàng đều phải có sự kiểm tra – kiểm soát chặt chẽ KSNB nắm giữ một vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản trị phát hiện, xử lý kịp thời các sai sót, hạn chế ở mức thấp nhất những thiệt hại cho ngân hàng

1.3.2 Cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình giao dịch một cửa

1.3.2.1 Thiết lập hạn mức giao dịch – thu chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ

Để hạn chế những sai sót, gian lận do GDV các ngân hàng cần phải thiết lập một hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ phù hợp với trình độ và năng lực của GDV, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của ngân hàng

Hạn mức giao dịch: “ là giá trị tối đa của một giao dịch mà GDV được phép

thực hiện không cần có sự phê duyệt của KSV Mỗi loại giao dịch có hạn mức khác nhau” 3

Mục đích của việc thiết lập hạn mức này là để rút ngắn thời gian giao dịch với

KH, tạo điều kiện cho KH giao dịch thuận lợi, nhanh chóng, đồng thời để giúp hạn chế những sai sót, gian lận của GDV Đối với những giao dịch nằm trong hạn mức, thì toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ được hoàn thành bởi một GDV Còn đối

3 Theo Điều 2 Mục 4 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”

với những giao dịch vượt hạn mức, giao dịch được hoàn thành khi và chỉ khi được

sự phê duyệt của KSV

Hạn mức tồn quỹ :” là số dư tiền mặt tối đa mà GDV được phép giữ lại tại bất

kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch” 4 Tùy từng ngân hàng cũng như từng thời điểm sẽ quy định hạn mức tồn quỹ khác nhau Việc quy định hạn mức tồn quỹ giúp ngân hàng dễ dàng hơn trong việc bảo quản an toàn tài sản, kịp thời đáp ứng những nhu cầu phát sinh của KH

Đối với các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch, tiền có mệnh giá nhỏ, cơ cấu nhiều loại tiền phải mất thời gian kiểm đếm ảnh hưởng tới việc phục

vụ KH, GDV chuyển cho bộ phận quỹ thực hiện

1.3.2.2 Quản lý tồn quỹ giao cho giao dịch viên để thực hiện quy trình giao dịch một cửa

Đầu ngày giao dịch, GDV được giao tiền mặt, giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận ngân quỹ theo như quy định của ngân hàng để giao dịch với KH Trong quá trình giao dịch nếu số dư tồn quỹ của GDV cao hơn so với quy định, GDV phải tiến hành điều chuyển số tiền vượt hạn mức về quỹ và ngược lại Khi tiến hành điều chuyển quỹ phải có sự giám sát của KSV, sự chứng kiến của bên điều quỹ và bên nhận quỹ Và quá trình điều quỹ phải được ký vào Sổ điều chuyển quỹ theo quy định từng ngân hàng

Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, số dư tồn quỹ thực tế của GDV phải khớp với số dư két tiền Cuối ngày giao dịch, GDV phải chuyển hết tiền mặt, giấy tờ có giá về bộ phận quỹ kèm theo báo cáo in ra

1.3.2.3 Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng

“ Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho GDV đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa GDV và Bộ phận quỹ phải theo đúng vụ trình về nghiệp vụ kho quỹ Trong trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch,

4 Theo Điều 2 Mục 4 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”

đầu ngày giao dịch hôm sau, GDV không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp” 5

1.3.2.4 Phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

Mô hình giao dịch một cửa mang lại không ít những lợi ích nhưng nó cũng gây

ra nhiều áp lực về khối lượng công việc cũng như thời gian xử lý nghiệp vụ Vì vậy, công tác tổ chức, phân cấp, phân quyền và quy định quyền hạn, trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa là điều hết sức cần thiết Theo đó, không để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu dến khâu cuối, như vậy sẽ dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc phân cấp, phân quyền này đòi hỏi phải được tuân thủ theo quy định của pháp luật và phải đảm bảo an toàn trong quá trình xử lý nghiệp vụ

1.3.2.5 Lập và kiểm soát chứng từ kế toán

 Lập chứng từ kế toán

Một trong những yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán là phải đảm bảo tính kịp thời, khách quan, và độ chính xác cao Chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy và chứng từ điện tử

Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp

phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ

“HỦY BỎ” vào tất cả các liên sai hỏng Những liên của các chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng, v.v…) bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuốn hay

ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu huỷ Khi tiêu huỷ các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu huỷ và tiến hành tiêu huỷ theo đúng quy định Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện

tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn

vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…) Việc sử dụng con dấu để đóng trên các chứng từ kế toán

5 Theo Điều 5 Mục 3 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”

hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

Chứng từ điện tử “ là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện

dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán Chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố quy định cho chứng từ kế toán, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý truyền tin và lưu trữ; riêng yếu tố chữ ký phải được mã hoá bằng khoá mật mã - được gọi là chữ ký điện tử Chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy”6

Dù là chứng từ giấy hay chứng từ điện tử thì vẫn có thể xảy ra những trường hợp sai sót, gian lận Chính vì vậy kiểm soát chứng từ luôn là khâu đảm bảo sự chính xác của những chứng từ này Đồng thời các chứng từ và ấn chỉ giao cho KH phải được in từ máy in chuyên dụng Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với

hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ

để không sử dụng sai mục đích

 Kiểm soát chứng từ

Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán Tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi thực hiện các nghiệp vụ

Kiểm soát trước được thực hiện ngay khi GDV tiếp nhận chứng từ Đối với

những giao dịch trong hạn mức thì GDV vừa là người lập, vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có một chữ ký của GDV trên chứng từ

Kiểm soát trong là việc kiểm tra trong quá trình thực hiện giao dịch trên hệ

thống Kiểm soát trong bao gồm: sự khớp đúng thông tin trên hệ thống và chứng từ/hồ sơ; sự hợp lệ của các giao địch theo quy định của ngân hàng và quy định của

6 Theo Điều 2 của QĐ số: 44/2002/QĐ-TTg do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 21/03/2002 về “Về việc

sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ”

pháp luật; Sự khớp đúng thông tin ghi nhận trên hệ thống (bút toán hạch toán, tạo mới/ điều chỉnh thông tin) và chứng từ hồ sơ

Kiểm soát sau được thực hiện bởi KSV Đối với những giao dịch vượt hạn

mức các chứng từ sau khi được GDV lập phải được KSV kiểm tra và kiểm soát Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đầy đủ chữ ký của KSV và GDV Cuối ngày, GDV và KSV phải kiểm tra, đối chiếu bảng kê chứng từ giao dịch với chứng

từ của KH để đảm bảo tính khớp đúng và chính xác Sau đó, toàn bộ chứng từ hạch toán phải được luân chuyển về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại, bảo quản và lưu trữ theo quy định

1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hoàn thiện của hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa

1.3.3.1 Môi trường pháp lý

Ngành tài chính ngân hàng là một ngành khá nhạy cảm, có ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế, do vậy nó chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật Chỉ một sự thay đổi nhỏ trong chính sách vĩ mô của chính phủ và quy định của pháp luật cũng có thể gây tác động đến hoạt động ngân hàng Và hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa cũng không ngoại lệ Những chính sách sẽ gây tác động đến thái độ, chính sách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB

1.3.3.2 Môi trường kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì sự cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh là một hiện tượng tất yếu Không thể phủ nhận được rằng cạnh tranh là động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, tăng hiệu quả sản xuất Cũng giống như những loại hình kinh tế khác, các TCTD phải luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt để mở rộng kinh doanh, tăng cường thị phần trên thị trường Và mô hình giao dịch một cửa ra đời đã phần nào đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của

KH, giúp các ngân hàng trong việc chạy đua tìm kiếm KH Tuy nhiên, chính sự cạnh tranh này đã gây những ảnh hưởng đến hoạt động KSNB Các nhà quản trị ngân hàng chỉ biết quan tâm đến lợi nhuận mà bỏ qua việc xây dựng hệ thống KSNB sao cho có hiệu quả hoặc nếu có thì cũng chỉ xây dựng một cách chung chung

1.3.3.3 Tiềm lực tài chính

Ngân hàng có tiềm lực tài chính lành mạnh là một điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả hoạt động của KSNB quy trình giao dịch một cửa Một ngân hàng có tiềm lực tài chính quá thấp sẽ luôn bị áp lực trong hoạt động kinh doanh, mở rộng thị phần và đặc biệt bị hạn chế trong việc đầu tư cở sở vật chất, máy móc thiết bị hiện đại, đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao để vận hành bộ máy KSNB

Mặt khác, một thủ tục kiểm soát chỉ có thể được áp dụng nếu lợi ích mà nó mang lại cao hơn chi phí của nó Khi xác định lợi ích của một thủ tục kiểm soát cần phải căn cứ vào rủi ro có thể xảy ra nếu không có thủ tục kiểm soát đó

1.3.3.4 Nhân tố con người

Con người là yếu tố quan trọng có tính chất quyết định trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa Các nhân viên tham gia trong quy trình giao dịch một cửa đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao, khả năng xử

lý công nghệ thành thạo Nhân viên có trình độ cao càng có khả năng thực hiện nhiều giao dịch một cách nhanh chóng, ít có sự sai sót, vận hành thông suốt các hệ thống ứng dụng Bên cạnh đó, để hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra, ngoài việc thắt chặt các chốt kiểm soát thì bản thân nhân viên phải có tinh thần trách nhiệm và ý thức đạo đức Một cá nhân tham gia vào quy trình có thể vì lợi ích của bản thân hoặc do mâu thuẫn giữa nhân viên với nhau mà thực hiện hành vi gian lận, bất chấp các quy định của đơn vị Lúc này thủ tục kiểm soát sẽ có thể khó phát hiện được do nhân viên là những người rất am hiểu quy trình nên gian lận sẽ được che đậy, hợp thức hóa một cách dễ dàng Vì vậy, ngân hàng phải tạo cho nhân viên một cái nhìn đúng đắn về vai trò của hoạt động KSNB đối với quy trình giao dịch một cửa cũng như những lợi ích mà nhân viên sẽ thực sự được hưởng nếu đơn vị có hoạt động KSNB hiệu quả

1.3.3.5 Chiến lược kinh doanh

Mỗi ngân hàng sẽ có chiến lược kinh doanh khác nhau Muốn phát huy được hiệu quả của hoạt mô hình giao dịch một cửa thì mỗi ngân hàng cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp với mô hình và tình hình tài chính của mình Chẳng hạn, nếu ngân hàng theo đuổi chiến lược kinh doanh là trở thành ngân hàng bán lẻ thì đối tượng KH chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cá nhân thuộc tầng lớp trung lưu Ngược lại, nếu theo đuổi chiến lược trở thành ngân hàng bán buôn thì đối tượng KH chủ yếu của họ là các doanh nghiệp lớn, các cá nhân có thu nhập

cao, Tùy thuộc vào từng loại mô hình, ngân hàng sẽ thiết kế hệ thống KSNB quy trình giao dịch một cửa sao cho phù hợp Cơ cấu tổ chức kiểm soát phù hợp là cơ sở

để thực hiện lập kế hoạch, điều hành, giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không phù hợp cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

1.4 Kinh nghiệm về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa của một số ngân hàng thương mại trong nước và bài học kinh nghiệm rút ra cho Thương Mại Cổ Phần Á Châu - Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi

1.4.1 Kinh nghiệm về hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa của một số ngân hàng thương mại trong nước

1.4.1.1 Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Thịnh Vượng (VP Bank)

Đối với hoạt động KSNB giao dịch một cửa VP Bank đề ra mục tiêu phát hiện sớm, ngăn chặn và phòng ngừa các rủi ro gian lận, có thể xảy ra do KH hay chính nhân viên nội bộ gian lận VPBank không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB, kiểm soát tuân thủ theo quy định của NHNN và các chuẩn mực quốc tế bằng cách:

- Xây dựng những quy định, quy trình rõ ràng, cụ thể, bảo đảm kiểm soát chặt chẽ từng khâu trong quy trình

- Nâng cao vai ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ, tự kiểm tra, kiểm soát

và giám sát khi cung cấp các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng

- Hệ thống kiểm soát sau thực hiện kiểm tra định kỳ, đột xuất với vai trò, đánh giá tổng thể hiệu quả của các chốt kiểm soát

- KTNB đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB để phát hiện các điểm bất cập chưa phù hợp và tiếp tục hoàn thiện bằng cách thường xuyên, định kỳ thực hiện kiểm tra, giám sát

- Thường xuyên đào tạo, nâng cao ý thức tuân thủ, quy tắc đạo đức nghề nghiệp của nhân viên, hạn chế rủi ro đạo đức nghề nghiệp có thể phát sinh, cũng như xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, gian lận (nếu có) để răn đe, phòng ngừa chung

1.4.1.2 Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Hàng Hải Việt Nam (MSB)

- MSB có Trung tâm quản lý rủi ro hoạt động, hỗ trợ giúp hoạt động kiểm soát

của ngân hàng hữu hiệu

- MSB cũng thường xuyên tổ chức những cuộc hội thảo, buổi phỏng vấn

chuyên sâu với các phòng chức năng, bộ phận trên phạm vi toàn ngân hàng, để tổng hợp ý kiến về thực trạng, giải pháp và cách phòng chống hiệu quả Xây dựng “Sổ tay quản lý rủi ro hoạt động” giúp nhân viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, chức năng của mình, hạn chế rủi ro xảy ra

- Ban lãnh đạo MSB thường xuyên giám sát và tổ chức huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Ngân hàng tổ chức các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất

về nghiệp vụ để đánh giá trình độ của nhân viên Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, bình đẳng, cởi mở tạo điều kiện cho mọi nhân viên phát triển Yêu cầu mỗi thành viên phải tuân thủ kỷ luật, chuẩn mực đạo đức

- Ban KTNB được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Kiểm Soát ở Hội sở trực thuộc quản lý của Đại hội đồng cổ đông Do bộ phận KTNB được đặt dưới sự quản lý của cấp lãnh đạo cao nhất nên phạm vi hoạt động của nó không bị giới hạn, đảm bảo tính độc lập, chủ động trong việc lên kế hoạch kiểm tra, kiểm soát tại đơn

vị, các chi nhánh và điểm giao dịch, góp phần tạo dựng một môi trường kiểm soát tốt cho ngân hàng Ngoài ra, để bộ phận này hoạt động tốt, Ban Giám đốc MSB ban hành đề cương chi tiết KTNB hướng dẫn quy chế kiểm toán từng nghiệp vụ khá chặt chẽ, nhờ đó mà ban KTNB có thể phát huy tốt hiệu quả của mình

- Hoạt động KSNB quy trình giao dịch một cửa được thực hiện theo phân cấp, phân quyền rõ ràng trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh Phân chia trách nhiệm và quyền hạn thích hợp của các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa Ở MSB KSV chỉ chịu trách nhiệm kiểm soát thực hiện nghiệp vụ; kiểm soát chứng từ và phê duyệt chứng từ và duyệt hệ thống các giao dịch thuộc hạn mức kiểm soát Kiểm soát sau các giao dịch thuộc quyền giải quyết trực tiếp của GDV Điều phối công việc tại quầy giao dịch, đảm bảo công việc được thực hiện với chất lượng cao Còn Bộ phận hậu kiểm: chịu trách nhiệm tiếp nhận lưu trữ đầy đủ chứng

từ để đối chiếu chứng từ với báo cáo liệt kê giao dịch của phân hệ tiền gửi, giữa liệt

kê giao dịch với báo cáo tổng hợp của phân hệ, giữa báo cáo tổng hợp với kế toán tổng hợp Nếu sai sót thì chuyển chứng từ cho GDV chỉnh sửa lại cho đúng

- Đối với từng loại giao dịch, MSB xây dựng quy trình riêng cụ thể và tổ chức đào tạo cho các nhân viên Việc kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh tuân thủ nguyên tắc “bốn mắt”

1.4.2 Bài học kinh nghiệm đối với ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi

Từ công tác tổ chức hoạt động của KSNB quy trình giao dịch một cửa của một

số ngân hàng TMCP trong nước tác giả đã học hỏi và rút ra bài học kinh nghiệm cho ACB Nguyễn Văn Trỗi như sau:

- Đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý trong nội bộ chi nhánh đều được phổ biến đến toàn thể nhân viên để những quy định được thực hiện nghiêm túc, việc giám sát mức độ hiệu quả và tính hợp lý của các chế độ đó được thực hiện triệt để

- Bên cạnh việc cho nhân viên tham gia các khóa học để nâng cao nghiệp vụ, ACB Nguyễn Văn Trỗi cần phải thường xuyên giáo dục ý thức trách nhiệm, nâng cao tính tuân thủ quy trình, quy định mà ACB đưa ra

- Tại ACB, GDV là người thực hiện lưu trữ chứng từ và KSV là người thực hiện kiểm soát sau, vì vậy khối lượng công việc hàng ngày rất lớn nên không thể tránh khỏi việc chậm trễ, sai sót Vì vậy, ACB nên bổ sung thêm bộ phận hậu kiểm làm công tác lưu trữ và kiểm soát chứng từ sau khi sau giao dịch (giống như mô hình của ngân hàng MSB) để giảm bớt áp lực công việc cho GDV và KSV, từ đó ngăn ngừa rủi ro xảy ra do sai sót trên chứng từ mà không kịp phát hiện

- ACB Nguyễn Văn Trỗi nên có những văn bản hướng dẫn, tóm tắt các bước thực hiện quy trình của từng loại nghiệp vụ để làm tài liệu cho nhân viên tham khảo cũng như truy xuất những thông tin cần thiết liên quan đến quy trình một cách nhanh chóng và thuận tiện, kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc (tương tự như hình thức “Sổ tay quản lý rủi ro hoạt động” của MSB)

Kết luận chương 1: Hệ thống KSNB có một vai trò quan trọng, quyết định

sự thành bại của một ngân hàng Nó giúp cho ngân hàng có thể vận hành hiệu quả trên mọi lĩnh vực hoạt động Do vậy, việc không ngừng hoàn thiện hệ thống KSNB luôn là vấn đề bức thiết cho các ngân hàng cùng với việc mở rộng và phát triển các hoạt động kinh doanh của ngân hàng Chương 1 đã khái quát hóa lý luận chung về KSNB, đặc biệt tập trung trình bày về KSNB trong mô hình giao dịch một cửa qua

đó chỉ ra được sự cần thiết của KSNB trong mô hình giao dịch một cửa Đồng thời nêu lên những kinh nghiệm của các ngân hàng TMCP trong nước về tổ chức hoạt

động KSNB giao dịch một cửa và bài học kinh nghiệm mà tác giả đã rút ra để giúp

hệ thống KSNB tại ACB Nguyễn Văn Trỗi ngày một hoàn thiện Những vấn đề lý luận trình bày trong chương 1 sẽ làm cơ sở để đánh giá thực trạng KSNB trong mô hình giao dịch một cửa tại ACB Nguyễn Văn Trỗi ở Chương 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH NGUYỄN VĂN TRỖI

2.1 Giới thiệu tổng quan về ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu

Tên Giao dịch quốc tế : Asian Commercial Bank

Trụ sở chính :442 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, TP.HCM Điện thoại :(84.8)39290999

Năm 2016 là năm cuối cùng của ACB trong giai đoạn hoàn thiện nền tảng, xây dựng năng lực tiến tới vị trí ngân hàng hàng đầu Việt Nam Theo Báo cáo tài chính ACB năm 2016, ACB tiếp tục khắc phục, xử lý các vấn đề tồn đọng, đồng thời bắt đầu những cuộc bứt phá trong hoạt động kinh doanh Lợi nhuận trước thuế của toàn Tập đoàn trong năm 2016 đạt 1,667 tỷ đồng, tăng 27% so với năm 2015 và vượt 11% kế hoạch cả năm đã đề ra Về phía doanh thu, trong năm 2016, thu nhập lãi thuần của ACB tăng 17%, biên sinh lời được cải thiện ở mức 3.17%, tăng 8 điểm

so với năm 2015 Thu nhập ngoài lãi cũng có bước tăng trưởng ấn tượng 32%, chiếm 20% trên tổng thu nhập Trong đó, thu dịch vụ tăng mạnh 27% theo đúng định hướng đã đề ra nhờ tăng cường tập trung chú trọng vào mảng KH cá nhân và dịch vụ tài chính, đồng thời từng bước giúp giảm bớt rủi ro phụ thuộc quá nhiều vào tín dụng Chi phí trong năm 2016 mặc dù phải phân bổ ngân sách cho hai nhiệm vụ quan trọng là nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và tiếp tục kế hoạch chuyển đổi

hệ thống nhận diện thương hiệu mới, tuy nhiên vẫn luôn được kiểm soát chặt chẽ Chi phí thực tế thấp hơn so với kế hoạch, với tốc độ tăng 16% Về quy mô tổng tài sản, dư nợ, và huy động tăng trưởng lần lượt ở mức 16%, 21% và 18% Trong đó,

cả cho vay và huy động đều vượt kế hoạch đã đề ra nhờ vào chiến lược phân đoạn

và chăm sóc nhóm KH mục tiêu đúng đắn Mặc dù tăng trưởng khá ấn tượng nhưng ACB vẫn tiếp tục duy trì được khả năng thanh khoản cao với tỷ lệ dư nợ/huy động tiền gửi KH ở mức 79% Trong năm, tỷ lệ nợ xấu giảm mạnh từ 1.3% xuống còn 0.88% Tỷ lệ nợ nhóm 2-5 cũng giảm mạnh từ 3.1% xuống còn 2.1% Kết quả kinh doanh đầy khả quan trong năm 2016 phần lớn nhờ vào việc xử lý hầu hết các vấn đề tồn đọng đã được giải quyết theo đúng lộ trình và bộ máy hoạt động kinh doanh lõi được cơ cấu đúng đắn ACB đã đặt một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của

Ngân hàng trong các năm tiếp theo

2.2 Giới thiệu về ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi

2.2.1 Giới thiệu chung

ACB Nguyễn Văn Trỗi là một kênh phân phối của ACB tại TP.HCM ACB Nguyễn Văn Trỗi chính thức đi vào hoạt động và được thành lập ngày 20/09/1999 trong giai đoạn hàng loạt các công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực ra đời dẫn đến nhu cầu về vốn TTQT, dịch vụ tài chính tăng cao Trụ sở chi nhánh ACB Nguyễn Văn Trỗi đặt tại 23 Nguyễn Văn Trỗi, P.12, Q Phú Nhuận, TP.HCM Sự ra đời của ACB Nguyễn Văn Trỗi đã tạo ra thêm một kênh dịch vụ tài chính, cấp tín dụng, hữu ích cho doanh nghiệp

Tại thời điểm thành lập, nhân sự của chi nhánh là 20 người đến thời điểm hiện nay là 42 người, 95% nhân viên có trình độ Đại học trở lên Hiện nay ACB Nguyễn Văn Trỗi có 3 Phòng giao dịch trực thuộc là: PGD Hồ Văn Huê, PGD Phổ Quang

và PGD Phan Xích Long

2.2.2 Cơ cấu tổ chức ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Chi Nhánh Nguyễn Văn Trỗi