Báo cáo thực tập: Quy trình lấy và phát lệnh giao hàng nguyên container tại công ty AA Logistics chi nhánh Hải Phòng Gồm các bước cơ bản nhất trong quy trình giao hàng ( Lên Đại lý hãng tàu lấy lệnh, cấp lệnh cho nhân viên giao nhận của công ty ....)
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP LỆNH GIAO HÀNG TẠI CÔNG TY FORWARDER GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN :TS.NGUYỄN MINH ĐỨC SINH VIÊN :PHẠM MINH HIẾU LỚP :LQC56DH MÃ SINH VIÊN :65503 Hải Phòng, năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP LỆNH GIAO HÀNG TẠI CÔNG TY FORWARDER GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN :TS.NGUYỄN MINH ĐỨC SINH VIÊN :PHẠM MINH HIẾU LỚP :LQC56DH MÃ SINH VIÊN :65503 Hải Phòng, năm 2018 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI AA VÀ CHI NHÁNH TẠI HẢI PHÒNG 1.1 Thông tin Công ty TNHH GNVT AA 1.2 Các lĩnh vực kinh doah công ty TNHH GNVT AA 1.2.1 Đặc điểm ngành nghề, thị trường kinh doanh Công ty TNHH GNVT AA 1.2.2 Phương thức bán hàng cung cấp dịch vụ công ty TNHH GNVT AA 1.3 Tổ chức hoạt động kinh doanh máy quản lý kinh doanh 1.3.1 Tổ chức hoạt động kinh doanh 1.3.2 Tổ chức máy quản lý 1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban .8 1.4 Nhân lực văn phòng Hải Phòng 11 1.5 Cơ sở vật chất 11 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP PHÁT LỆNH GIAO HÀNG CHO MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY AA LOGISTICS 12 2.1 Cơ sở lý luận làm hàng nhập nguyên container 12 2.1.1 Một số khái niệm làm hàng nhập nguyên container 12 2.1.2 Một số chứng từ quan trọng: 12 2.1.2.1 Vận đơn đường biển (Bill of Loading-B/L): 12 2.1.2.2 Lệnh giao hàng (Delivery order- D/O): 14 2.1.2.3 Giấy thông báo nhận hàng ( Arrival Notice- A/N): 15 2.2 Phân tích nghiệp vụ làm hàng nhập nguyên container 15 2.2.1 Trách nhiệm người gửi hàng (Shipper) 15 II 2.2.2 Trách nhiệm người chuyên chở ( Carrier) .15 2.2.3 Trách nhiệm người nhận hàng 16 2.2.4 Công việc Forwarder nhập lô hàng nguyên container 16 2.2.4.1 Forwarder nhận yêu cầu khách hàng: 17 2.2.4.2 Nhận kiểm tra chứng từ khách hàng 18 2.2.4.3 Lấy lệnh từ hãng tàu: 18 2.2.4.4 Thanh toán bên .20 2.3 Quy trình lấy lệnh cấp phát lệnh cho lô hàng nhập nguyên container công ty TNHH GNVT AA qua chứng từ thực tế 21 2.3.1 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu 21 2.3.2 Cấp phát lệnh giao hàng cho chủ nhân lô hàng ( Nhà nhập khẩu) 23 2.4 So sánh với nghiên cứu trước .24 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 25 3.1 Nhận xét chung 25 3.1.1 Điểm mạnh 25 3.1.2 Điểm yếu .25 3.2 Giải pháp kiến nghị: 26 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC II DANH MỤC VIẾT TẮT A/N : Arrival Notice B/L : Bill of Lading D/O : Delivery Order FCL : Full Container Load GNVT: Giao nhận vận tải LCL : Less than Container Load THC : Terminal Handling Charge TNHH: Trách nhiệm hữu hạn SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức máy quản lý Sơ đồ 2.1: Quy trình chung làm hàng nhập nguyên container III LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam với vị trí chiến lược quan trọng, nơi phát triển điểm nút giao thương với nước khu vực Đông Nam Á Châu Á nước giới Từ xa xưa, nước ta hình thành thương cảng tiếng mang tên Hội Annơi tập trung nhiều thương nhân người Hoa Nhật Bản tới làm ăn buôn bán Đến nay, qua bao thăng trầm lịch sử, nước ta hội nhập sâu rộng toàn khu vực giới điều khẳng định ngành xuất, nhập hàng hóa Nhà nước quan tâm trọng phát triển đặc biệt xuất, nhập hàng hóa đường biển Hội nhập, đồng nghĩa với phải cạnh tranh với nước ngồi nhiều hơn, việc đòi hỏi phải đổi tư cách làm việc, đơn giản hóa thủ tục chứng từ, đẩy nhanh tốc độ làm việc; điều đòi hỏi phải lập quy trình chi tiết để từ làm sở cho hoạt động có hiệu Không phải lúc hãng tàu người có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trực tiếp thỏa thuận hợp đồng vận chuyển mà phải thông qua tổ chức môi giới vận (các công ty forwarder) Nhận thấy tầm quan trọng vấn đề nên lần thực tập chuyên ngành lần này, em lựa chọn đề tài nghiên cứu là: “ Quy trình lấy cấp lệnh giao hàng cho lô hàng nhập nguyên container công ty TNHH Giao nhận vận tải AA” Đề tài nghiên cứu em gồm chương sau: Chương 1: Khái quát công ty TNHH GNVT AA chi nhánh Hải Phòng Chương 2: Quy trình lấy cấp phát lệnh giao hàng cho lô hàng nhập nguyên container công ty AA Logistics Chương 3: Đánh giá kiến nghị Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian thực tập ngắn, kiến thức thực tế em có hạn khơng tránh thể tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý thầy bạn để hồn thành tốt Qua đây, em xin chân thành cảm ơn giảng viên TS Nguyễn Minh Đức anh chị công ty TNNN Giao nhận vận tải AA chi nhánh Hải Phòng tận tình bảo giúp em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI AA VÀ CHI NHÁNH TẠI HẢI PHỊNG 1.1 Thơng tin Cơng ty TNHH GNVT AA Công ty TNHH GNVT AA công ty TNHH thành lập từ năm 2000, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu: ngày 12 tháng 09 năm 2000 Giấy chứng nhận thay đổi sau với lần thay đổi gần lần thứ 8: ngày 14 tháng 11 năm 2011 chuyên kinh doanh bán dịch vụ giao nhận hàng hóa nước nước ngồi Là đại lý mơi giới, đấu giá, dịch vụ vận tải Cơng ty có trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh TP Hà Nội TP Hải Phòng Tên giao dịch: Công ty TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI AA (AA LOGISTICS) Trụ sở Công ty đặt số 61A-63A Võ Văn Tần, Quận 3, TP Hồ Chí Minh Địa chi nhánh Hải Phòng: Phòng 204, Khách sạn Dầu Khí, số 427 đường Đà Nẵng quận Hải An, TP Hải Phòng - Mã số Doanh nghiệp: 0302122251 - Chủ tịch: Ông Trần Quý Dương - Số điện thoại: 08 3933 03 69 - Fax: 08 39 33 03 70 - Số tài khoản: 0531002613146 (VND) 0531372613202 (USD) Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh Cơng ty tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân độc lập, có dấu riêng, có tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn phù hợp với hình thức hạch tốn theo điều lệ tổ chức hoạt động cơng ty, có quan hệ đối nội, đối ngoại, tự chủ mặt tài chính, hạch tốn kinh tế độc lập kiểm tra, giám sát quan quản lý Nhà nước thành phố Hồ Chí Minh Thành lập từ năm 2000, đến địa bàn hoạt động công ty mở rộng Cơng ty gồm trụ sở chi nhánh công ty đặt Hà Nội văn phòng đại diện Hải Phòng Đà Nẵng : Công ty TNHH GNVT AA chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng, Văn phòng đại diện Đà Nẵng Từ thành lập đến nay, Công ty TNHH GNVT AA không ngừng vươn lên dịch vụ cung cấp cho khách hàng uy tín, dịch vụ phục vụ chu đáo hình thức hỗ trợ khách hàng nhiệt tình Vì cơng ty có thị phần tương đối ổn định, tạo tin cậy đối tác khách hàng khắp nơi Cơng ty có đội ngũ nhân viên có phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình với mức lương 4.500.000đ/người Ngồi tiền lương, công ty hỗ trợ thêm cho nhân viên tiền lương giờ, tiền ăn trưa, tiền trợ cấp ốm đau… nhằm khích lệ nhân viên Cơng ty phục vụ với tận tâm cao, hỗ trợ tận tình khách hàng đối tác khách hàng lâu năm Không vậy, công ty thực đầy đủ quy định, chế độ sách Nhà nước, ngành, địa phương pháp luật hành Nhà nước Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chính vậy, cơng ty lúc nhận tín nhiệm cao từ khách hàng quyền địa phương 1.2 Các lĩnh vực kinh doah công ty TNHH GNVT AA - Kinh doanh vận tải đại lý vận tải đa phương tiện đa phương thức nước quốc tế - Dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hố ngồi nước đường thuỷ, đường bộ, hàng không… áp dụng cho đối tượng - Dịch vụ khai thuê hải quan - Đại lý ký gửi hàng hoá 1.2.1 Đặc điểm ngành nghề, thị trường kinh doanh Công ty TNHH GNVT AA Trong hoạt động kinh doanh vận tải, sản phẩm tạo không giống sản phẩm ngành sản xuất vật chất khác tạo ra, sản phẩm ngành vận tải khơng mang hình thức vạat chất cụ thể mà sản phẩm ngành số tấn/km khoảng không gian thời gian xác định, sản phẩm chủ yếu hoạt động kinh doanh Công TNHH GNVT AA sản lượng mà Công ty vận chuyển Đặc điểm mặt hàng dễ vận chuyển từ nơi đến nơi khác, phụ thuộc nhiều vào thời tiết đặc biệt thiếu tay nghề người lao động Hàng hoá vận chuyển tiến độ thời gian hợp đồng phụ thuộc nhiều vào tay nghề người lao động Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nước nước ngồi phục vụ doanh nghiệp tổ chức, cá nhân có hàng hóa xuất nước ngồi nhập Việt Nam Cơng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, xếp dỡ hàng hóa, bán cước quốc tế, mua bán hợp đồng vận tải làm thủ tục thông quan cho loại mặt hàng sản phẩm xuất nhập vào Quốc gia Việt Nam Nhận đại lý giao nhận cho hãng giao nhận vận tải nước Thi trường kinh doanh mua bán hợp đồng vận tải hàng hóa nội địa cảnh, xuất nhập trực tiếp nhận ủy thác xuất nhập Dịch vụ thương mại dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập ( thủ tục hải quan, tái chế, bao bì, kiểm kiện hàng hóa xuất nhập khẩu) 1.2.2 Phương thức bán hàng cung cấp dịch vụ công ty TNHH GNVT AA Phương thức bán hàng Công ty TNHH GNVT AA chủ yếu bán dịch vụ giao nhận hàng nước nước ngoài, bán dịch vụ làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa xuất nhập vào Quốc gia Việt Nam Bắt đầu từ việc mua cước hãng hàng không hãng tàu bán lại cước cho doanh nghiệp, tổ chức cá nhân( nước nước ) có hàng hóa xuất khỏi Việt Nam nhập hàng từ nước Việt Nam Nhận hàng từ người bán chuyển hàng Làm thủ tục thông quan xuất, nhập hàng vận tới tay người mua Quá trình bán hàng doanh nghiệp thương mại trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn băng tiền hình thành kết kinh doanh Trong doanh nghiệp thương mại có phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức bán hàng trực tiếp: Theo phương thức này, bên bán hàng cung cấp dịch vụ cho người mua trực tiếp thời điểm người mua cần dịch vụ Sau hoàn tất dịch vụ bàn giao chứng từ hồ sơ cho khách hàng thức coi (Nguồn: Bộ phận chứng từ công ty AA Logistics, 2018) 2.2.4.1 Forwarder nhận yêu cầu khách hàng: Khách hàng nhận thơng tin lơ hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận công ty hai bên tiến hành đàm phán ký hợp đồng; khách hàng thường xuyên công ty việc ký hợp động khơng cần thiết phải thực lại nhiều lần Theo điều khoản hợp đồng, khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, xác thơng tin lơ hàng sẵn sàng hỗ trợ forwarder trình làm thủ tục nhận hàng công việc hồn thành phải tốn tồn khoản chi phí phát sinh liên quan tới lơ hàng phí sử dụng dịch vụ forwarder Forwarder có trách nhiệm đứng thay mặt khách hàng (người nhập khẩu) làm thủ tục cần thiết để nhận hàng 2.2.4.2 Nhận kiểm tra chứng từ khách hàng Thông thường khách hàng gửi thông tin lô hàng cho Forwarder ngày trước tàu cập cảng định Forwarder nhận giấy báo tàu đến với danh sách giấy tờ liên quan tới lô hàng bao gồm : - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hóa đơn thương mại - Đóng gói - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có) … Khi nhận hồ sơ lô hàng, phận Forwarder kiểm tra thơng tin xem xác chưa, số thơng tin cần lưu ý như: tên tàu, cảng đi, cảng đến, số chuyến, số container, thông tin công ty người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, chủng loại… trước tiến hành thủ tục hải quan 20 2.2.4.3 Lấy lệnh từ hãng tàu: Bộ phận chứng từ Forwarder chuẩn bị tiền giấy tờ cần thiết để nhân viên lấy lệnh: - Giấy giới thiệu có đóng dấu cơng ty (Bản gốc) - Vận đơn đường biển (Bill of Loading/Master Bill- gốc) - Giấy báo hàng đến ( Arrival Notice- photo) - Giấy chứng minh nhân dân người cử đến lấy lệnh ( photo) - Tiền đóng khoản phí để lấy D/O Một số loại phí phải nộp cho hãng tàu lấy lệnh: + Phí dịch vụ bến bãi: Teminal Handling Charge- THC + Phí chứng từ: Document Fee + Phí vệ sinh container: Cleaning Container Fee + Phí cân container: Container Imbalance Charge -CIC + Phí DEM: rút container + Phí phụ trội hàng nhập: EIS Sau đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên lấy lệnh mang giấy tờ cần thiết tới đại lý hãng tàu ghi giấy báo tàu đến để làm giao dịch Tại đây, nhân viên lấy lệnh xếp hồ sơ lên khay chờ gọi tên, thông thường hãng tàu gọi lên khách hàng ghi Bill Sau gọi tên, nhân viên tiến hành nộp khoản phí mà hãng tàu quy định Hãng tàu đóng dấu vào bill packing list đổi trả cho nhân viên lấy lệnh Sau hoàn tất thủ tục lấy D/O, nhân viên chuyển qua quầy cược vỏ để tiến hành giao dịch, đây, nhân viên điền đầy đủ 21 thông tin Bill vào phiếu cược vỏ ( liên) Các thông tin cần điền: số Bill, số cơng, số chì, tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, tên khách hàng,… sau nộp tiền cược vỏ, lấy phiếu tạm thu ký nhận ghi số điện thoại Hãng tàu giữ lại liên màu trắng ngồi để lưu, liên lại gửi trả cho người lấy lệnh Trong liên màu vàng dùng để đổi phiếu giao nhận EIR cảng, liên màu xanh để lấy lệnh cược vỏ sau rút ruột, liên màu hồng đưa cho lái xe để làm thủ tục hạ vỏ rỗng bãi, có ghi rõ hạ bãi Giá tham khảo tiền cược vỏ container: - Container 20 feet: 2-4 triệu đồng ( hàng khơ, bách hóa) - Container 40 feet:5-8 triệu đồng ( hàng khơ, bách hóa) Phí nâng hàng, hạ vỏ, bãi cảng: - Container 20 feet: 750.000-780.000 VNĐ ( hàng khơ, bách hóa) - Container 40 feet: 1.000.000-1.100.000 VNĐ ( hàng khơ, bách hóa) Sau hoàn tất thủ tục lấy lệnh, nhân viên liên lạc với phận mở tờ để cung cấp gốc photo tờ ký mã vạch Đồng thời, Forwarder thông báo cho đội xe chuẩn bị lấy hàng Một số lưu ý lấy lệnh giao hàng: - Phải kiểm tra kỹ thông tin ghi cho đúng, lấy đủ số liên, không lấy thừa, lấy thiếu - Kiểm tra ngày cấp phát D/O, thông thường D/O có giá trị ngày kể từ ngày cấp phát Nếu hết thời hạn mà chưa giải phóng hàng, phận lấy lệnh Forwarder lên lại hãng tàu xin hạn nhiên trường hợp phí 22 - Trong trường hợp Forwarder khơng có đội xe mà phải thuê ngoài, Forwarder liên hệ với đơn vị vận tải để họ tiến hành làm thủ tục cược vỏ 2.2.4.4 Thanh tốn bên Sau hồn thành thủ tục nhận hàng, khách hàng Forwarder tiến hành tốn cơng nợ với Theo đó, Forwarder kiểm tra xếp chứng từ gốc hoàn chỉnh gửi trả lại cho khách hàng giữ lại cho để đề phòng có tranh chấp xảy q trình tốn Đồng thời gửi cho khách hàng bảng kê khoản phí mà cơng ty ứng trước cho khách hàng làm thủ tục nhận hàng Các khoản ứng trước cho khách hàng bao gồm: - Thuế GTGT hàng nhập - Phí lấy D/O - Phí nâng- hạ container cảng - Phí bồi dưỡng hải quan giám sát - Phí mở tờ khai hải quan hàng nhập (nếu có) Các bên kiểm tra, đối chiếu số liệu, xác nhận sau bên Forwarder tiến hành xuất hóa đơn đỏ, bên khách hàng toán tiền dịch vụ sau 2-3 tuần kể từ nhận hóa đơn Lưu ý: - Khi phát sinh khoản chi phí nào, nhân viên cần ghi lại để làm lên hóa đơn đỏ cho khách hàng - Thực tế, khách hàng thường tốn cơng nợ chậm 2-3 tháng kể từ lúc nhận hóa đơn đỏ, cơng ty Forwarder cần có sách quay vòng vốn đầu tư để đảm bảo khơng bị gián đoạn nguồn vốn kinh doanh 23 2.3 Quy trình lấy lệnh cấp phát lệnh cho lô hàng nhập nguyên container công ty TNHH GNVT AA qua chứng từ thực tế 2.3.1 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Sau hàng hóa xếp lên tàu cảng (cảng HONGKONG) người bán gửi chứng từ đầy đủ thông qua email cho người nhận Trước tàu chở hàng đến cảng đích (cảng HẢI PHÒNG) khoảng từ đến ngày, đại lý hãng tàu KMTC gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice) cho người nhận (consignee) công ty TNHH GNVT AA Để có lệnh giao hàng nhân viên giao nhận phải lên đại lý hãng tàu KMTC để lấy lệnh Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu KMTC: + Giấy giới thiệu cơng ty TNHH GNVT AA (có tên nhân viên lấy lệnh), đính giấy báo hàng đến đại lý hãng tàu + Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) + Vận đơn copy (Master Bill-Bill Of Lading) thể hiện: Số ngày B/L: Số: KMTCHKG3309057 Ngày 11/09/2018 Tên tàu/Số: TRIUMPH/ 1818S Cảng bốc hàng: HONGKONG Cảng dỡ hàng : HAIPHONG, VIETNAM Tên hàng : OUTSOLES MATERIAL Số lượng : container 20’ Số cont/Số seal: BSIU2362705/ KG637874 24 + Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) + Chứng minh nhân dân photo nhân viên lấy lệnh ( photo nộp cho hãng tàu, gốc để đối chiếu ) Trước đến văn phòng hãng tàu KMTC lấy lệnh giao hàng, nhân viên lấy lệnh phải đến ngân hàng Maritime Bank số 27C đường Điện Biên PhủTP.Hải Phòng để đóng chi phí để lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu KMTC theo khoản mục phí, số tài khoản ngân hàng hãng tàu KMTC, nội dung nộp tiền Proforma Invoice mà hãng tàu gửi cho kèm giấy báo nhận hàng Trên Proforma Invoice thơng báo số tiền cần phải đóng phí sau: + Phí THC: 2,799,000 VNĐ (120 USD) + Phí chứng từ: 700,000 VNĐ + Phí vệ sinh cont: 150.000 VNĐ Nhân viên giao nhận công ty AA Logistics mang theo giấy tờ nêu với hóa đơn đóng tiền phí phải trả ngân hàng Maritime Bank đến văn phòng đại lý hãng tàu KMTC địa Habour View Tower, 2nd F1 số 12 Trần Phú, quận Ngơ Quyền, TP.Hải Phòng Đến đây, nhân viên công ty AA Logistics nộp giấy tờ chuẩn bị tạị quầy phát lệnh hàng nhập Đại lý hãng tàu sau nhận giấy giới thiệu thông báo hàng đến kiểm tra nội dung thông báo hàng đến Kiểm tra xong, nhân viên đại lý hãng tàu tiến hành phát lệnh giao hàng (gồm bản) chuyển sang phận kế tốn Sau đó, nhân viên kế tốn hãng tàu KMTC tiến hành đóng dấu, ký tên vào lệnh giao hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng khoản phí cho hãng tàu KMTC Trong lệnh giao hàng D/O cần kiểm tra thông tin sau đây: + Số B/L: KMTCHKG3309057 + Consignee: AA LOGISTICS-HANOI BRANCH 25 FLOOR, 25 VU NGOC PHAN ST, LANG HA WARD, DONGDA DIST., HANOI CITY, VIETNAM + Tên tàu số chuyến: TRIUMPH/ 1818S + Cảng bốc: HONGKONG + Cảng dỡ: TAN VU TERMINAL, HAIPHONG, VIETNAM + Tên hàng: OUTSOLES MATERIAL + Trọng lượng: 8,042,000 KGS + Số cont/ Số seal: BSIU2362705/ KG637874 *) Mượn cược vỏ container: Đối với hãng tàu KMTC hãng không thu tiền cược vỏ mà miễn phí cho khách hàng Đây ưu đãi để thu hút khách hàng hãng *)Lưu ý: Đối với nhân viên tiếp xúc với việc lên hãng tàu lấy lệnh trước cần tìm hiểu xem hãng tàu yêu cầu giấy tờ để đổi lệnh giao hàng, cần đóng phí, đóng phí đâu,…để tránh thời gian lại nhiều lần Hãng tàu KMTC ví dụ, hãng không thu tiền mặt trực tiếp quầy cách năm mà yêu cầu khách hàng phải tự ngân hàng Maritime Bank số 27C Điện Biên Phủ, TP.Hải Phòng để đóng khoản phí mang hóa đơn lại cho hãng tàu KMTC 2.3.2 Cấp phát lệnh giao hàng cho chủ nhân lô hàng ( Nhà nhập khẩu) Tại AA Logistics tất lệnh giao hàng, hóa đơn,… có form sẵn Sau cầm lệnh giao hàng (gồm bản) từ hãng tàu về, nhân viên cần nhập thông tin D/O: số B/L, tên hàng, shipper, consignee,… vào file excel “list hàng hóa” tự động tạo Lệnh giao hàng, phiếu thu tiền công ty AA Logistics phát hành cho nhà nhập 26 AA Logistics tạo lệnh giao hàng để phát lại cho khách hàng: dùng để làm thủ tục hải quan, dùng để xuống cảng lấy hàng + Bộ dùng để làm thủ tục hải quan gồm: D/O AA Logistics phát hành D/O hãng tàu KMTC phát hành Master Bill House Bill + Bộ dùng để xuống cảng lấy hàng gồm: D/O AA Logistics phát hành D/O hãng tàu KMTC phát hành Giấy mượn container có xác nhận hãng tàu KMTC Khách hàng đến lấy lệnh giao hàng AA Logistics mang theo giấy giới thiệu có dấu xác nhận cảu cơng ty cử đến, giấy báo nhận hàng, B/L, chứng minh nhân dân photo gốc để đối chiếu Cũng giống đến lấy lệnh hãng tàu Khách hàng nộp giấy tờ phận cấp phát lệnh giao hàng AA Logistics nộp tiền bàn kế tốn mang hóa đơn trở lại bàn cấp lệnh để lấy lệnh giao hàng (gồm lệnh) 2.4 So sánh với nghiên cứu trước Qua trình thực tập tuần AA Logistics, em có hội tiếp xúc với công việc thực tế, em nhận thấy rằng: vào thực tế khâu quy trình nhập lơ hàng nguyên container khâu lại gồm nhiều bước phải thực hiện, bước lại kèm theo nhiều chứng từ bước quan hệ chặt chẽ với tạo nên chuỗi hoạt động liên tục Vì khn khổ thời gian thực tập có hạn nên nắm quy trình nhập hàng chung em nghiên cứu sâu cơng việc lấy phát lệnh Thực tế cho thấy hãng tàu lại có yêu cầu riêng cách thức làm việc, chứng từ, giấy tờ,…đòi hỏi nhân viên lên hãng tàu lấy lệnh phải năm rõ quy trình u cầu để tiết kiệm vốn thời gian công sức Công việc khơng đòi hỏi chun mơn cao lại cơng việc tốn nhiều thời gian, cơng sức, đòi hỏi phải tỉ 27 mỉ, thận trọng đồng thời phải nhanh nhạy việc xử lý tình tránh sai sót xảy làm ảnh hưởng đến quy trình Giữa thực tế lý thuyết lớp học có mâu thuẫn chưa thống nhất, qua nghiệp vụ lấy cấp lệnh giao hàng em thấy am hiểu loại hình B/L cách thức sử dụng chúng quan trọng 28 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Điểm mạnh - Đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh ngiệm chun mơn nghiệp vụ cao, nhiệt tình cơng việc - Việc kinh doanh uy tín với đối tác quen thuộc nên q trình giao nhận cơng ty giảm bớt số bước không cần thiết nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp - Thiết lập nhiều mối quan hệ thân thiết đặc biệc với hãng tàu khu vực quốc tế, giúp công ty linh động việc xếp hành trình cho hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng - Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt dễ dàng định tham khảo ý kiến nhân viên công ty - … 3.1.2 Điểm yếu Bên cạnh thuận lợi có được, cơng ty gặp phải số khó khăn ảnh hưởng đến q trình thơng quan hàng hóa nhập công ty như: - Cơ sở vật chất cơng ty nhỏ hẹp, chưa đáp ứng đủ cầu sử dụng diện tích phòng/ nhân viên - Nhiều lượng công việc dồn đọng nhiều có đầy đủ chứng từ mà không kịp giải làm cho lô hàng phải chờ lâu thông quan Điều gây thiệt hại lớn cho công ty như: làm tăng phí lưu kho bãi đặc biệt hàng hố container Đồng thời ảnh hưởng đến phận kinh doanh nhiều 29 - Trong trình làm thủ tục hải quan thường gặp số vấn đề liên quan đến chứng từ thiếu thông tin hay thông tin sai lệch không khớp chứng từ không hợp lệ làm nhiều thời gian đồng thời phát sinh chi phí khơng đáng 3.2 Giải pháp kiến nghị: Với tình hình cạnh tranh gay gắt đòi hỏi cơng ty, đòi hỏi nhân viên cơng ty phải ln tìm tòi học hỏi, có tư sáng tạo, biết rõ tổ chức, nắm rõ thị trường biến động thị trường nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý đắn Do đó, cơng ty nên quan tâm số biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên công ty như: - Công ty nên thường xuyên tổ chức buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm; bổ sung nâng cao chuyên môn nghiệp vụ nhân viên công ty cách tạo điều kiện cho nhân viên tham gia khóa huấn luyện; đào tạo nâng cao nghiệp vụ Hải quan (Hệ thống phân loại hàng hóa HS) nghiệp vụ liên quan khác - Ban Giám đốc nhân viên phải liên tục cập nhật; theo dõi thơng tin hàng hóa, sách thuế xuất nhập khẩu, việc ban hành công văn; thông tư Ban, ngành liên quan, tiếp tục ứng dụng khoa học công nghệ (thương mại điện tử) vào q trình xử lí chứng từ - Thiết lập mối quan hệ với hãng tàu, hãng hàng khơng đại lý ngồi nước để theo dõi lịch trình tàu chạy đến để khơngxảy trường hợp sai sót ảnh hưởng đến lợi ích khách hàng uy tín cơng ty - Duy trì khách hàng cũ, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường Từ bước sang kinh tế thị trường cạnh tranh thị trường gay gắt Khách hàng bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu cho Vì muốn tồn tại, việc giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm nhiệm vụ công ty 30 Một số biện pháp sau có khả giúp cơng ty giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới: - Đối với khách hàng cũ: + Công ty quan tâm đến yêu cầu khách hàng giữ mối quan hệ song phương, đồng thời công ty thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề sách hợp lý + Đối với khách hàng lâu năm, hỗ trợ khách hàng thông tin cần thiết khách hàng cần việc áp mã H.S chẳng hạn hay Thông Tư Nghị Định, Quyết Định Bộ Tài Chính hay Tổng Cục Hải Quan ban hành mà khách hàng chưa cập nhật - Đối với việc tìm kiếm khách hàng mới:Khi nhận thông tin công ty thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng cơng ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu thể mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài 31 KẾT LUẬN Đất nước ngày phát triển có nhiều doanh nghiệp hình thành lên ngày, kéo theo lượng sản phẩm lưu thơng thị trường tăng mà gây bão hòa Mỗi doanh nghiệp có hướng xuất nhập để hàng hóa có tính đa dạng mở thị trường hội nhập kinh tế tồn cầu Chính mà ngày lượng hòa hóa xuất nhập ngày tăng lên, kéo theo việc làm thủ tục, giấy tờ, chứng từ xuất nhập gặp nhiếu khó khăn số doanh nghiệp không thông thạo địa hình đường xá trụ sở làm việc quy trình đổi Từ cơng ty Logicstic ngày xuất dày đặc khu vực gần cảng để dễ dàng làm thủ tục khách hàng yêu cầu Qua gần tháng thực tập , làm quen với môi trường công việc thực tế người lấy cấp phát lệnh công ty forwarder – Công ty TNHH GNVT AA Logistics chi nhánh Hải Phòng em anh chị cơng ty hướng dẫn nhiệt tình Khơng học hỏi kinh nghiệm công việc mà em rèn luyện kỹ giao tiếp, khả linh hoạt tình khó khăn mà phải trải qua Do đó, em có đầy đủ kiến thức để hoàn thiện báo cáo Một lần em xin cảm ơn anh chị công ty TNHH GNVT AA Logistics thầy giảng viên TS Nguyễn Minh Đức-người hướng dẫn em trình thực tập, em xin cảm ơn thầy anh chị AA Logistics tâm huyết nhiệt tình Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực 28 Phạm Minh Hiếu 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn pháp luật: Bộ Luật Hàng hải Việt Nam : Quyết định số 95/2015/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2015 Quốc hội ban hành Tiếng Việt Bộ mơn Logistics, Giáo trình Logistics Toàn cầu, Nhà xuất Trường Đại học Hàng hải Việt Nam PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, Giáo trình Kỹ thuật ngoại thương, Nhà xuất thống kê Internet Luật Việt Nam: Bộ Luật Hàng hải Việt Nam: “Chương VII: Hợp đồng vận chuyển hàng hóa đường biển”, truy cập ngày 08/09/2018, ANVINA LOGISTICS: “Quy trình giao nhận xuất - nhập hàng hóa”, truy cập ngày 10/09/2018, SONGANH LOGISTICS: “Bill Surrender Là Gì – Mẫu Surrendered Bill Và Tại Sao Lại Sử Dụng”, truy cập ngày 16/09/2018, 29 ... hoạt động công ty mở rộng Cơng ty gồm trụ sở chi nhánh công ty đặt Hà Nội văn phòng đại diện Hải Phòng Đà Nẵng : Công ty TNHH GNVT AA chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng, Văn phòng đại diện... CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP PHÁT LỆNH GIAO HÀNG CHO MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY AA LOGISTICS (Trong chương này, báo cáo xin trình bày sâu quy trình lấy cấp phát lệnh giao... nguyên container công ty TNHH Giao nhận vận tải AA Đề tài nghiên cứu em gồm chương sau: Chương 1: Khái quát công ty TNHH GNVT AA chi nhánh Hải Phòng Chương 2: Quy trình lấy cấp phát lệnh giao hàng