báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quán coffee

Trong đó - Bộ phận quản lý • Lập menu, danh sách đồ uống quán cung cấp • Lập đơn hàng các nguyên liệu cần mua và gửi đến nhà cung ứng nguyên liệu khi có yêu cầu từ bộ phận • Nhận quyết đ

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Quán Coffee

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

Hà Nội, tháng 12 năm 2018

Lời nói đầu

Xã hội ngày càng phát triển theo công nghiệp 4.0, vì vậy các hệ thống quản lý bán hàng cũng nên thay đổi để phù hợp với thị trường

và tăng năng suất lao động

Vì vậy hôm nay em đã quyết định xây dựng một hệ thống quản lý quán coffee

3

Mục lục

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ

Cơ cấu tổ chức quán café bao gồm : Bộ phận quản lý, bộ phận thanh toán, bộ phận pha chế, bộ phận phục vụ

Trong đó

- Bộ phận quản lý • Lập menu, danh sách đồ

uống quán cung cấp

• Lập đơn hàng các nguyên liệu cần mua và gửi đến nhà cung ứng nguyên liệu khi có yêu cầu từ bộ phận

• Nhận quyết định trực tiếp

từ chủ cửa hàng

- Bộ phận xử lý yêu cầu

khách hàng • Tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng

• Gửi yêu cầu từ phía khách hàng đến bộ phận pha chế

thu cất tiền thanh toán

• Thông báo cho khách hàngkhi đồ uống được pha chế hoàn tất

• Thông báo doanh thu hằngngày cho bộ phận quản lý

- Bộ phận pha chế và quản

lý kho

• Pha chế đồ uống theo yêu cầu nhận được từ khách hàng thông qua bộ phận

xử lý yêu cầu khách hàng

• Chuyển đồ uống hoàn tất đến bộ phận xử lý yêu cầu khách hàng

• Kiểm kê nguyên liệu trong kho

• Tiếp nhận, kiểm tra nguyên liệu được nhập từ nhà cung cấp trước khi chuyển vào kho

• Lập phiếu yêu cầu nguyên liệu cho bộ phần quản lý

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

1.1.3.1 Quy trình xử lý

- Mua và nhập nguyên liệu + Khi cần nhập thêm nguyên

liệu pha chế, bộ phận pha chế

sẽ lập phiếu yêu cầu (MB01)

(1) và gửi phiếu yêu cầu này đến bộ phận quản lý

+ Bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận phiếu yêu cầu từ bộ phận pha chế, sau đó bộ phận quản lý sẽ lập

đơn hàng mua (MB02) (2)

và gửi đơn hàng mua (3) đến nhà cung cấp (Đơn giá nguyên liệu đã được bộ phận quản lý trao đổi và ký kết với nhà cung cấp Hệ thống quản lý của hàng café sẽ chỉ sử dụng hợp đồng đã

ký kết với các nhà cung cấp và

tham chiếu theo bảng giá nhập (MB03)(4) tương ứng của

từng nhà cung cấp để nhập

hàng và thanh toán cho nhà cung cấp

+ Nhà cung cấp theo đơn mua

hàng, chuẩn bị hàng và phiếu giao nhận hàng (MB04) (5)

Sau đó chuyển hàng và phiếu giao nhận hàng (6) đến quán+ Khi hàng giao đến, bộ phận pha chế sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng (7) Nếu chất lượng đảm bảo thì lập Phiếu nhập kho (MB05) (8) , nhập nguyên

liệu vào kho và chuyển phiếu nhập kho này đến bộ phận quản

lý Ngược lại sẽ trả lại hàng cho nhà cung cấp

+ Bộ phận quản lý tiếp nhận phiếu nhập kho, tham chiếu vàohợp đồng đã kí kết trước đó với nhà cung cấp để lập phiếu mua hàng (MB06) (9) và thanh toán

sẽ được nhân viên phục ghi lại

vào phiếu gọi đồ (MB08) (13)

và gửi phiếu này đến cho bộ phận pha chế, bộ phận pha chế

sẽ thực hiện pha chế theo yêu cầu của khách Cùng lúc đó khách hàng sẽ thanh toán (14) với nhân viên thanh toán ,nhân viên thanh toán sẽ nhận tiền thanh toán, trả lại tiền thừa,lập

Hóa đơn thanh toán(MB09)

(15), in và gửi cho khách hàng, sau khi nhận hóa, nhân viên sẽ

7

gửi thẻ thông báo cho khách hàng, khách tự lựa chọn chỗ ngồi.

+Khi đồ uống được pha chế hoàn tất, bộ phận xử lý đồ chuyển đồ uống đến quầy phục

vụ cho nhân viên phục vụ+Nhân viên phục vụ thông báo cho khách khi nhận đồ uống hoàn chỉnh

+Sau khi khách hàng nhận đượcthông báo hoàn tất đồ uống, khách hàng sẽ nhận đồ uống từ quầy phục và gửi trả lại thẻ thông báo cho nhân viên phục vụ

- Thay đổi giá bán + Bộ phận quản lý sau khi nhận

được quyết định thay đổi đơn giá từ chủ cửa hàng sẽ cập nhật lại giá (16) tương ứng của đồ uống, sau đó sẽ lập lại menu (17)

- Thống kê doanh thu + Mỗi cuối ngày, bộ phận thanh

toán sẽ cập nhập, lập thống kê bán hàng (18) thu về thông qua các hóa đơn thanh toán sau đó gửi lên cho bộ phận quản lý+ Bộ phận quản lý tiếp nhận thống kê bán hàng, tổng hợp tiền chi mua hàng (19) thông qua các hóa đơn mua hàng Sau

đó lập thống kê thu chi (20) rồi gửi cho chủ cửa hàng

1.1.3.2 Quy trình quản lý

• Nhà cung cấp phải cập nhật bảng giá trực tiếp với chủ cửa hàng chứ không thông qua bộ phận quản lý

• Mọi đơn hàng, nhà cung cấp phải giao hàng đúng và đủ đơn, không nhận đơn thiếu, không được tách đơn hoặc gộp đơn hoặc thay đổi đơnhàng

• Mọi sự cố từ các bộ phận đều phải được báo cáo đến bộ phận quản lý, sau đó bộ phận quản

lý sẽ tiếp nhận và thông báo đến chủ cửa

hàng, chủ cửa hàng sẽ đưa ra quyết định xử

Địa chỉ :

STT Mã hàng Tên hàng Đơn giá Đơn vị

9

1.1.4.4 MB04

1.1.4.5 MB05

1.1.4.6 MB06

11

1.1.4.7 MB07

1.1.4.8 MB08

13

Luồng thông tin

1.2.2 Biểu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu

• Bắt đầu

• Kết thúc

15

1.2.2.1 Mua và nhập nguyên liệu

17

1.2.2.2 Gọi đồ uống và thanh toán

1.2.2.3 Thay đổi giá bán

19

1.2.2.4 Thống kê doanh thu

1.3 Xây dựng dự án

1.3.1 Hồ sơ điều tra (I/O, tài nguyên, nhóm người dùng)

Đầu vào :

• Phiếu gọi đồ uống

• Phiếu yêu cầu nhập hàng

• Thông tin nhân viên

• Danh sách đơn hàng mua

• Danh sách hóa đơn mua

• Danh sách hóa đơn thanh toán

Người dùng hệ thống :

• Nhân viên bộ phận quản lý : Quản lý giao dịch với nhà cung cấp, với chủ quán, menu đồ uống vầ thống kê doanh thu

• Nhân viên bộ phận pha chế : Pha chế đồ uống và quản lý kho nguyên liệu, tiếp nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp

• Nhân viên bộ phận phục vụ : Hỗ trợ khách hàng gọi đồ và phục

• 1 PC ở quầy gọi món ( nhân viên phục vụ sử dụng)

• 1 PC ở bộ phận pha chế ( nhân viên pha chế sử dụng)

• 1 PC ở phòng quản lý ( nhân viên quản lý sử dụng)

• 1 PC ở bộ phận thanh toán ( nhân viên thanh toán sử dụng)

• 1 máy in ở bộ phận thanh toán

• 1 máy in ở quầy gọi món

• Hệ thống kết nối và đường dây kết nối mạng

Phần mềm :

• Windown 7

• Office 2007

Chương 2 Phân tích hệ thống

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết :

B1 Các chức năng chi tiết:

• Mua, nhập nguyên liệu

1. Cần nhập thêm nguyên liệu

2. Lập phiếu yêu cầu

3. Gửi phiếu đến bộ phận quản lý

14. Chuyển phiếu nhập kho đến bộ phận quản lý

15. Trả lại hàng (nếu hàng không đạt chất lượng)

16. Tham chiếu vào hợp đồng ký kết

17. Lập phiếu mua hàng

18. Thanh toán cho nhà cung cấp

• Gọi đồ uống và thanh toán

19. Xem menu

20. Chọn đồ uống

21. Ghi lại phiếu yêu cầu

22. Gửi phiếu yêu cầu đến bộ phận pha chế và quản lý kho

23. Pha chế

24. Thanh toán

25. Nhận thanh toán của khách

26. Trả tiền thừa

27. Lập hóa đơn thanh toán

28. In hóa đơn thanh toán

29. Gửi hóa đơn cho khách hàng

30. Gửi thẻ thông báo cho khách hàng

31. Chuyển đồ uống đến quầy phục vụ

32. Thông báo cho khách

33. Nhận đồ uống

34. Trả lại thẻ thông báo

• Thay đổi giá bán

35. Cập nhật lại giá

36. Lập lại menu

• Thống kê doanh thu

37. Lập thống kê bán hàng

38. Tổng hợp tiền chi mua hàng

39. Thống kê thu chi

B2 Loại bỏ trùng lặp

1. Cần nhập thêm nguyên liệu

2. Lập phiếu yêu cầu

3. Gửi phiếu đến bộ phận quản lý

13. Nhập nguyên liệu vào kho

14. Chuyển phiếu nhập kho đến bộ phận quản lý

15. Trả lại hàng (nếu hàng không đạt chất lượng)

16. Tham chiếu vào hợp đồng ký kết

17. Lập phiếu mua hàng

18. Thanh toán cho nhà cung cấp

19. Xem menu

20. Chọn đồ uống

21. Ghi lại phiếu yêu cầu

22. Gửi phiếu yêu cầu đến bộ phận pha chế và quản lý kho

23. Pha chế

24. Thanh toán

25. Nhận tiền thanh toán của khách

26. Trả lại tiền thừa

27. Lập hóa đơn thanh toán

28. In hóa đơn thanh toán

29. Gửi hóa đơn cho khách hàng

30. Gửi thẻ thông báo cho khách hàng

31. Chuyển đồ uống đến quầy phục vụ

32. Thông báo cho khách

38. Tổng hợp tiền chi mua hàng

39. Thống kê thu chi

B3 Gom nhóm chức năng đơn giản

1 1.Cần nhập thêm

nguyên liệu Kiểm tra kho nguyên liệu

2 2.Lập phiếu yêu cầu

3.Gửi phiếu đến bộ phận

quản lý

Lập phiếu yêu cầu nhập thêm nguyênliệu

3 4.Lập đơn hàng mua Lập đơn hàng mua

4 5.Gửi đơn hàng mua đến

nhà cung cấp Gửi đơn hàng mua đến nhà cung cấp

5 6.Chuẩn bị hàng Chuẩn bị hàng

6 7.Lập phiếu giao nhận

23

11 18.Thanh toán cho nhà

cung cấp Thanh toán cho nhà cung cấp

12 19.Xem menu

20.Chọn đồ uống

21.Ghi lại phiếu yêu cầu

22.Gửi phiếu yêu cầu

Xử lý phiếu yêu cầu pha chế

14 27.Lập hóa đơn thanh

15 24.Thanh toán

25.Nhận tiền thanh toán

của khách

26.Trả lại tiền thừa

28.In hóa đơn thanh

toán

29.Gửi hóa đơn cho

khách hàng

Thanh toán

16 30.Gửi thẻ thông báo

cho khách Gửi thẻ thông báo cho khách

17 32.Thông báo cho khách

mua hàng Tổng hợp tiền chi mua hàng

21 33 Thống kê thu chi Thống kê thu chi

B4 Loại bỏ chức năng vô nghĩa

1. Kiểm tra kho nguyên liệu

2. Lập phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu

13. Tổng hợp tiền chi mua hàng

14. Thống kê thu chi

B5 Kết luận

1. Kiểm tra kho nguyên liệu

2. Lập phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu

3. Lập đơn hàng mua

4. Kiểm tra và xử lý hàng

5. Lập phiếu nhập kho

6. Lập phiếu mua hàng

7. Lập phiếu yêu cầu

8. Lập hóa đơn thanh toán

9. Thanh toán hóa đơn

10. Xử lý phiếu yêu cầu pha chế

11. Cập nhật menu

12. Lập thống kê thu

13. Lập thống kê chi

25

14. Thống kê thu chi

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng

Giải thích gom nhóm :

Dựa vào cơ cấu tổ chức , hệ thống của em có các bộ phận :

bộ phận quản lý, Bộ phận xử lý yêu cầu khách hàng, Bộ phận pha chế và quản lý kho cho nên em gộp các chức năng thành 4 nhóm sau : Quản lý giao dịch, Xử lý yêu cầu khách hàng , Quản lý kho và pha chế

Quản lý quán coffee

2.Lập phiếu yêu cầu

14.Thống kê thu chi

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ

4 Kho dữ liệu và liên kết

2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

29

2.1.2.3 DFD mức đỉnh

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh

Xử lý yêu cầu khách hàng

Vẽ sơ đồ :

31

Đặc tả tiến trình nghiệp vụ :

• Lập phiếu yêu cầu

o Đầu vào : Yêu cầu từ khách hàng

o Đầu ra : Phiếu yêu cầu

o Nội dung xử lý :

 Lặp các khách hàng

• Lặp : Từng khách hàng

o Nhận yêu cầu từ khách hàng

o Đưa ra thông tin sản phẩm khách hàng yêu cầu

• Đến khi khách hàng hết yêu cầu

• Lưu giữ yêu cầu khách hàng vào kho

 Đến khi hết khách hàng

• Lập hóa đơn thanh toán:

o Đầu vào : Phiếu yêu cầu và Menu

o Đầu ra : Hóa đơn thanh toán

• Đến khi hết dòng trong phiếu yêu cầu

 Đến khi hết phiếu yêu cầu trong kho liệu

• Thanh toán hóa đơn:

o Đầu vào : Hóa đơn và tiền thanh toán

o Đầu ra : Hóa đơn đã thanh toán

o Nội dung xử lý :

 Lặp:

• Nhận hóa đơn thanh toán

• Nhận tiền của khách theo đúng hóa đơn

• Nếu đủ thì gửi hóa đơn đã thanh toán cho khách và lưu lại dữ liệu hóa đơn vào kho

 Đến khi hết hóa đơn

 Đến khi đạt thời gian hạn định

 Xuất ra thống kê thuQuản lý kho và pha chế

Vẽ sơ đồ

33

Đặc tả quá trình nghiệp vụ

• Xử lý yêu phiếu yêu cầu pha chế :

o Đầu vào : Phiếu yêu cầu pha chế từ kho

o Đầu ra : Đồ uống

o Nội dung xử lý :

 Lặp: Lấy từng phiếu yêu cầu pha chế chưa được xử lý

 Đến khi hết Phiếu yêu cầu pha chế

• Kiểm tra nguyên liệu trong kho :

o Đầu vào : Thông tin nguyên liệu trong kho

o Đầu ra : Yêu cầu nhập nguyên liệu

o Nội dung xử lý :

 Lặp: Từng loại nguyên liệu trong kho

• Kiểm tra thông tin nguyên liệu

• Nếu cần sẽ yêu cầu nhập thêm số lượng

• Đưa ra thông tin nguyên liệu

và số lượng nhập thêm

 Đến khi hết nguyên liệu

 Thêm nguyên liệu cần nhập và số lượng

• Lập phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu :

o Đầu vào : Yêu cầu nhập nguyên liệu

o Đầu ra : Phiếu yêu cầu

o Nội dung xử lý :

 Lặp: Từng yêu cầu

• Lấy ra thông tin nguyên liệu

và số lượng

 Đến khi hết yêu cầu

 Lập thành phiếu yêu cầu gửi đi và lưu trong kho dữ liệu

• Kiểm tra và xử lý hàng :

o Đầu vào : Hàng và phiếu giao hàng

o Đầu ra : Hàng hóa đạt( nếu đạt)

 Nếu các sản phẩm đều đạt thì đưa hàng vào kho

35

• Lập phiếu nhập kho :

o Đầu vào : Thông tin đơn hàng

o Đầu ra : Phiếu nhập kho

 Đến khi : Hết giá bán thay đổi

• Lập đơn hàng mua :

o Đầu vào : Phiếu yêu cầu

o Đầu ra : Đơn hàng mua

o Nội dung xử lý :

 Lặp: từng phiếu yêu cầu từ kho dữ liệu

• Nhận thông tin mặt hàng và số lượng

• Lập đơn hàng mua lưu vào cơ sở

dữ liệu và gửi cho nhà cung cấp

 Đến khi : Hết phiếu yêu cầu

• Lập phiếu mua hàng :

o Đầu vào : Phiếu nhập kho, Bảng giá nhập

o Đầu ra : Phiếu mua hàng và tiền thanh toán

• Đến khi hết mặt hàng trong phiếu nhập kho

• Lập Phiếu mua hàng

 Đến khi : Hết Phiếu nhập kho

• Lập thống kê chi :

o Đầu vào : Phiếu mua hàng

o Đầu ra : Thống kê chi

o Nội dung xử lý :

 Lặp:

• Lấy từng phiếu mua hàng

• Cộng tổng tiền các phiếu mua hàng

 Đến khi : Đạt thời gian hạn định

 Đưa ra tổng tiền, lập thống kê chi

• Lập thống kê thu chi:

o Đầu vào : Thống kê thu, Thống kê chi

o Đầu ra : Thống kê thu chi

 Đến khi : Đạt thời gian hạn định

 Thống kê thu chi gửi cho chủ cửa hàng

và lưu vào cơ sở dữ liệu

•

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

• PHIẾU YÊU CẦU (Số hiệu phiếu yêu cầu, ngày phiếu yêu cầu, mã hàng, tên hàng, số lượng)

• ĐƠN HÀNG MUA (Số hiệu đơn hàng mua, ngày đơn hàng mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền)

• BẢNG GIÁ NHẬP (Số hiệu bảng giá nhập, ngày bảng giá nhập mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, mã hàng, tên hàng, đơn giá, đơn vị tính)

• PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG (Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, ngày giao nhận, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, người nhận hàng, SĐT người nhận)

• PHIÊU NHẬP KHO (Số hiệu phiếu nhập, ngày nhập, người giao, tên NCC, số điện thoại NCC, địa chỉ, số tài khoản,

SH phiếu giao nhận, ngày giao nhập, tên hàng, mã hàng, đvt, số lượng giao, số lượng nhận, người lập phiếu, người giao, thủ kho)

• PHIẾU MUA HÀNG (Số hiệu phiếu mua, ngày mua, Số hiệuphiếu nhập, tên NCC, địa chỉ NCC, số đt NCC, tên hàng, đvt, số lượng mua, đơn giá mua, thành tiền, tổng tiền)

• PHIẾU ORDER (Số hiệu phiếu, tên nhân viên, tên khách hàng, đồ uống, số lượng, ngày, giờ)

• HÓA ĐƠN THANH TOÁN (Tên KH, Tên đồ uống, đơn giá, sốlượng, thành tiền, tổng tiền)

• NGUYÊN LIỆU TỒN ĐỌNG (Tên nguyên liệu, đơn vị tính, sốlượng tồn, đơn giá bán)

• NHÀ CUNG CẤP (NCC, địa chỉ NCC, số điện thoại NCC, số

tk NCC)

• KHÁCH HÀNG (Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại)

• ĐỒ UỐNG (Tên đồ uống, đơn giá, loại đồ uống, tên

nguyên liệu, đơn vị tính nguyên liệu, số lượng)

39

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết

2.2.1.3 Vẽ ER mở rộng

41

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu

2.2.2.1Chuyển đổi từ ER mở rộng về ER kinh điển

Trong ER mở rộng không tồn tại thuộc tính không sơ đẳng và

có tồn tại các thuộc tính đa trị sau :

• PHIẾU YÊU CẦU (số hiệu phiếu yêu cầu, ngày phiếu yêu cầu, mã hàng, tên hàng, số lượng)

• ĐƠN HÀNG MUA (Số hiệu đơn hàng mua, ngày đơn hàng mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, mãhàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền)

• BẢNG GIÁ NHẬP (Số hiệu bảng giá nhập, ngày bảng giá nhập mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp,

mã hàng, tên hàng, đơn giá, đơn vị tính)

• PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG (Tên nhà cung cấp, địa chỉ, sốđiện thoại, ngày giao nhận, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, người nhận hàng, SĐT người nhận)

• PHIÊU NHẬP KHO (Số hiệu phiếu nhập, ngày nhập, người giao, tên NCC, số điện thoại NCC, địa chỉ, số tài khoản, SH đơn hàng, ngày đơn hàng, tên hàng, mã hàng, đvt, số lượng giao, số lượng nhận, người lập phiếu, người giao, thủ kho)

43

• PHIẾU MUA HÀNG (Số hiệu phiếu mua, ngày mua, Số hiệu phiếu nhập, tên NCC, địa chỉ NCC, số đt NCC, tên hàng, đvt, số lượng mua, đơn giá mua, thành tiền, tổngtiền)