Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

Công tác chuẩn bị quan trọng từ việc liên hệ nơi đến công tác, phương tiện đi lại của lãnh đạo, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội du

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP 3

1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp 3

1.2 Ý nghĩa của hội họp 3

1.3 Phân loại các cuộc hội họp 3

1.3.1 Các cuộc họp nội bộ không nghi thức 3

1.3.2 Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị) 3

1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 4

1.4.1 Lập kế hoạch hội nghị 4

1.4.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 5

1.4.3 Tổ chức điều hành hội nghị 8

1.4.4 Công việc sau hội nghị 9

1.5 Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công 9

Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 14

2.1 Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo 14

2.2 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 14

2.2.1 Phân loại chuyến đi công tác 14

2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác 14

2.3 Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác của lãnh đạo 15

2.3.1 Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác 15

2.3.2 Liên hệ với nơi công tác 15

2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu 16

2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 16

2.4 Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác 17

2.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác 17

2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo đi công tác 17

2.4.3 Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về.18 2.5 Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến đi công tác xa, công tác nước ngoài 19

2.5.1 Những thứ bắt buộc phải có 19

2.5.2 Những lưu ý khi đi nước ngoài 19

KẾT LUẬN 23

LỜI NÓI ĐẦU

Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một

tổ chức hay nhóm dự án Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia

Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, việc chuẩn bị cho chuyến

đi công tác cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiết càng tốt Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác Công tác chuẩn bị quan trọng từ việc liên hệ nơi đến công tác, phương tiện đi lại của lãnh đạo, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu

và tư liệu tham khảo, v.v…

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn

đề tài nghiên cứu: “Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo” Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong

bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm thực hành rất mong được quý thầy

cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về email hovanthuan88@gmail.com

Nhóm 7 – Lớp B16QTH2 Đại học Duy Tân - Đà Nẵng

Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp

Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quanhoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đềthuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị

1.2 Ý nghĩa của hội họp

Cuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thôngtin được lưu truyền thông suốt

Các cuộc họp hay hội nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo luận vềcác vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định

Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của mọingười, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo cóquyết định đúng đắn

Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những vướngmắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý,trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhượcđiểm thúc đẩy sự phát triển

1.3 Phân loại các cuộc hội họp

1.3.1 Các cuộc họp nội bộ không nghi thức

Các cuộc họp nhân viên: Thông thường cuộc họp nhân viên nhằm mục đích để

nhân viên toàn tổ chức biết được chủ trương chính sách, mục tiêu và kế hoạch hoạtđộng của đơn vị Thông qua cuộc họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọngcủa nhân viên, đồng thời thu thập những ý kiến mang tính sáng tạo, đổi mới trong việctiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch chung của tổ chức

Cuộc họp của các cán bộ phòng ban: Cuộc họp diễn ra trong nội bộ từng

phòng ban và giữa các phòng ban với nhau Nội dung của từng cuộc họp căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động cuả từng bộ phận và giữa các bộ phận cómối quan hệ với nhau

Các cuộc họp thông báo, báo cáo: Nội dung của cuộc họp nhằm thông báo

những vấn đề mới của tổ chức như thông báo về chính sách mới cho nhân viên, báocáo về tình hình hoạt động thời gian qua của tổ chức,…

1.3.2 Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị)

Hội nghị bàn bạc ra quyết định: Hội nghị bàn về những chủ trương, chính sách

và đưa ra những kế hoạch cho hoạt động của tổ chức Ví dụ: Cuộc họp đầu năm củaban lãnh đạo nhằm đưa ra mục tiêu và các kế hoạch để thực hiện mục tiêu trong nămcủa tổ chức

Hội nghị phổ biến, triển khai: Khi các chủ trương, chính sách được ban hành

cần được phổ biến và tổ chức thực hiện Thông qua hội nghị này nhằm quán triệt tưtưởng, quan điểm chủ trương chính sách và các kế hoạch giải pháp trình bày trongquyết định

Hội nghị kiểm tra, đôn đốc: Hội nghị được thực hiện trên cơ sở đã có sự kiểm

tra việc thực hiện Trong quá trình thực hiện gặp phải những vấn đề vướng mắc có thể

là do chưa hiểu đúng tinh thần, nội dung hoặc chưa tích cực thực hiện và phát huysáng tạo trong quá trình thực hiện kế hoạch Thông thường tổ chức hội nghị này nhằmgiải quyết các vấn đề sau:

+ Nghe báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị

+ Trao đổi những kinh nghiệm của các đơn vị điển hình

+ Người chịu trách nhiệm

+ Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)

Thông thường những cuộc họp nhỏ mang tính nội bộ, không trang trọng thìviệc lập kế hoạch cũng không nhất thiết phải đầy đủ các vấn đề trên, điều này tùythuộc vào nội dung cuộc họp.

1.4.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị

Đây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự thànhcông của hội nghị Trong khâu chuẩn bị hội nghị cần chuẩn bị các vấn đề sau:

(1) Xác định mục đích, nội dung, tên của hội nghị để quy định thành phần tham dự.

Ví dụ: - Hội nghị về triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên thìthành phần tham dự là sinh viên và các lãnh đạo các tổ chức, doanh nghiệp, các giảngviên, các giáo sư và những người có kinh nghiệm, những cựu sinh viên…

- Hội nghị về triển khai một sản phẩm mới: thành phần bao gồm cáctrưởng bộ phận như bộ phận marketing, tài chính, sản xuất, kế toán…

Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời.Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lờitrong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không

(2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị.

Thông thường các hội nghị được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm, kếhoạch tổ chức hội nghị này nằm trong kế hoạch hoạt động hàng năm của tổ chức

Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị được diễn ratheo đúng thời hạn, địa điểm đăng kí

Chọn thời gian tổ chức hội nghị cần xem có trùng với ngày nghỉ, ngày lễkhông

Xác định thời gian họp: ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành

(3) Chọn địa điểm tổ chức.

Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị và số lượng thành viên tham dự mà nhàquản trị hành chính nên chọn một địa điểm thích hợp, thông thường việc tổ chức hộinghị diễn ra ở trung tâm thương mại, các khách sạn, cũng có thể tổ chức ngay phònghội trường của cơ quan

Phòng tổ chức hội nghị phải rộng rãi, thoáng mát, ngay trung tâm, tiện lợi choviệc đi lại

Phòng hội nghị phải được xác định cụ thể trước khi gửi giấy mời đại biểu đểtránh sự lộn xộn và xung đột Khi hội nghị sắp được tổ chức thực hiện nhà quản trịhành chính phải chịu trách nhiệm phân công nhân viên nên điện thoại cho các khách

mời để xác nhận lại việc gửi giấy mời, đồng thời thông báo những thông tin nếu có sự

bổ sung, thay đổi, thường công viêc này nên thực hiện trước khi hội ngị diễn ra mộttuần

Lựa chọn và trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánhsáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…

(4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị.

Mục đích của việc lập một lịch trình là công cụ giúp hoạch định và phối hợphội nghị, lịch trình là một bản những danh sách những điều phải thực hiện trong cáckhâu tổ chức hội nghị Lịch trình này giúp cho người tổ chức có cái nhìn tổng quát vềnhững việc cần làm, đã làm và chưa làm nhằm rà soát, kiểm tra việc thực hiện

Thông thường một lịch trình tổ chức hội nghị gồm những nội dung sau:

+ Chổ lưu trú cho khách

+ Gửi giấy mời và số lượng thành viên tham gia

+ Giai trí trong hội nghị

+ Trang thiết bị để phục vụ hội nghị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và cácphương tiện khác

+ Thức uống giải khát

+ Địa điểm tổ chức

+ Chương trình tổ chức

(5) Chuẩn bị hồ sơ tại hội nghị.

Để họi nghị được diễn ra chu đáo, bộ phận chịu trách nhiệm về hồ sơ tài liệuphải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trìnhchương trình hội nghị, giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác như danhsách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa và tối…Các loạitài liệu này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ tự chương trình

(6) Thông báo cho các khách mời và thành viên tham gia.

Việc thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý nhằm giúp cho họ có thờigian sắp xếp công việc và viết bài tham luận hội nghị

Nếu ban tổ chức muốn biết chắc khách mời có tham dự hay không thì tronggiấy mời và tài liệu gửi kèm phải có mẫu trả lời in sẵn về việc chấp nhận tham dự hộinghị và có kèm theo bì thư có dán tem hoặc có thể trả lời qua điện thoại, địa chỉ email

Đôi khi đơn vị tổ chức cần gửi lịch trình hội nghị, các tài liệu và các hướng dẫntrước co khách mời, trong trường hợp khác cũng cần gửi bản đồ thành phố nơi tổ chứchội nghị.

(7) Soạn thảo chương trình hội nghị.

Chương trình hội nghị là một bảng danh sách những đề mục cần thực hiệntrong hội nghị khi hội nghị diễn ra, nhà quản trị cần phải thống nhất chương trình nàytrước để gửi cho khách tham dự Một số hội nghị gửi chương trình này kèm theo thưmời, một số hội nghị khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại bàn lễ tân hoặc đểtrong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội nghị Đối với những hội nghị có quy

mô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai mạc hội nghị có thể đọcchương trình hội nghị khi hội nghị bắt đầu diễn ra

Thông thường trong bảng chương trình hội nghị cần có nội dung sau:

+ Giới thiệu khách mời và chủ tịch đoàn

+ Đọc và phê chuẩn nội dung các cuộc họp trước khi tổ chức hội nghị

+ Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch sắp tới liên quan đến nội dung của hộinghị

+ Thảo luận về những vấn đề đã thực hiện

+ Thảo luận kế hoạch và nội dung của hội nghị

+ Kết thúc hoặc hoãn lại

(8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật.

Gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết…Nếu đơn vị có sẵn thì tự chuẩn bịhoặc đăng ký trước để được hỗ trợ, nếu tổ chức không có thì phải có kế hoạch thuêtrước Nếu hội nghị được tổ chức tại khách sạn thì việc chuẩn bị này có thể khách sạn

tự trang bị đầy đủ theo yêu cầu của đơn vị tổ chức

(9) Dự trù kinh phí.

Lãnh đạo hội nghị, chủ tịch hội đồng quản trị cùng phối hợp với phòng kếhoạch tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh phí Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiếnhành thủ tục nhận và chi cho hội nghị

(10) Kiểm tra công tác hội nghị.

Tính từ ngày diễn ra hội nghị trước khoảng một tuần, nhà quản trị văn phòng,đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện đến đâu, rà soátlịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát xem văn bản tài liệu vàcác giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các tài liệu chuẩn bị cho chủ tịch

đoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổsung kịp thời.

1.4.3 Tổ chức điều hành hội nghị

(1) Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu.

Đón từ nhà ga, sân bay…

Bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp tại bàn lễ tân trước hội trường hội nghị Một

số hội nghị chủ tịch đoàn hay ban tổ chức phải đứng ngay cửa ra vào để bắt tay thânmật và mời khách đến vị trí ngồi

(2) Điều hành hội nghị.

Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình khai mạc hộinghị, thông thường là chính văn phòng hay trưởng ban tổ chức đứng ra phát biểu khaimạc Việc khai mạc cần tiến hành theo đúng lịch trình, nhanh gọn nhưng phải đảmbảo tính trang trọng và đầy đủ

Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiếnhành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …

Sau khai mạc tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, chủ tọa buổihọp, thư ký, các đại biểu tham dự…người điều hành hội nghị tiến hành theo trình tựchương trình hội nghị được đề ra

Trình bày các báo cáo và tham luận

Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra Việc tiến hành phát biểu và thảo luậncần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15phút

Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ

Sau khi kết thúc hội nghị, ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trình lênlãnh đạo xem xét và gửi cho hội đồng quản trị Người thư ký cũng cần ghi vào lịchcông tác những vấn đề phát sinh sau hội nghị như các cuộc hẹn gặp, các cuộc họp…

Ban thư ký cũng có thể gửi thư cảm ơn các khách mời tham dự và ghi nhận những ýkiến đóng góp của họ.

(4) Tổng kết hội nghị

Chủ tịch đoàn đọc báo cáo tổng kết hoặc diễn văn bế mạc Nhấn mạnh kết quảđạt được trong hội nghị và đọc lời cảm ơn

1.4.4 Công việc sau hội nghị

- Hoàn thiện các văn kiện

- Tặng quà ( nếu chưa thực hiện ở phần đón tiếp)

- Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp

- Lập hồ sơ cuộc họp Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữbiên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị Hồ sơnày thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những ngườimời tham dự; Lời khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộchọp; Biên bản; Lời bế mạc

- Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có)

- Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết

- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp

1.5 Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công

1.5.1 Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.

Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người thư

ký Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp vàphải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc

Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết

để ghi chép lại những điều cần thiết Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề đểphát cho các thành viên tham dự cuộc họp Trong một số trường hợp, thành viên dựhọp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của bạn sẽ giúp họ không lúngtúng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của bạn

Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máychiếu slide (projector), đường truyền internet v.v bạn phải chuẩn bị trước, chạy thửcác thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dựphòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng

Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu bạn là người điềuhành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dựkiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ýcho những người khác Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập nhữngthông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

1.5.2 Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.

Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết Vì khi nói nhiều về mộtvấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đềkhác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác

Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao.Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theodõi cuộc họp Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang chothoải mái

Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, cònphải bàn tiếp, bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề

đó Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giảiquyết Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng tronglần họp khác

1.5.3 Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc

họp

Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp Có thể dànhkhoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau Điều này sẽ giúp chúng tađiều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến tráingược nhau trong buổi họp Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bịlúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại

Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp.Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừnggợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đónggóp cho cuộc họp

1.5.4 Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ.

Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ Nếu có bộphận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làmmất thời giờ của những người khác Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giác

họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi Mặt khác, khởi sự một cuộchọp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họpsớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt

là những người đến trễ kia

Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch) Hãyđặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽkhông hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.

Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đãđịnh trên chương trình nghị sự Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bàiphát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước

Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn Tâm lýngười dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định

1.5.5 Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảmnhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp

Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làmcần thiết Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt Sau buổihọp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viêncủa cuộc họp Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung dothư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đãđựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp

1.5.6 Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp.

Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa rathảo luận Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng Có nhữnglúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiếnriêng của mình Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chúngắn gọn vào sổ tay Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng.Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu

Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan

về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác

1.5.7 Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu

cầu họ trình bày ngắn gọn

Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nênnêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, khônghỏi riêng về một người hay một số người nào đó Khi phát biểu thật ngắn gọn và súctích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, bạn hãy đề nghị họ không nênlàm mất thời gian cuộc họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, ngườiđiều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó

1.5.8 Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp.