Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp hương thuỷ

+ Hàng lơng thực, thực phẩm chế biến.- Quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo hai phơng thức bánbuôn và bán lẻ, trong đó: Bán buôn là bán hàng hóa cho các đơn vị bán lẻ tổchức s

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, để khẳng định sự tồn tại và phát triển củamình, mỗi doanh nghiệp cần phải có những chiến lợc kinh doanh riêng Tổchức tốt khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là một trong những vấn đề chủ yếutrong chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp

Trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiêu thụ đợc coi là mạch máu trongquá trình lu thông hàng hoá Có tiêu thụ sản phẩm mới có vốn để tiến hành táisản xuất mở rộng, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, nâng cao hiệu quả củaviệc sử dụng vốn Nhờ tiêu thụ, doanh nghiệp không những thu hồi đợc nhữngchi phí vật chất trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn tạo ra lợi nhuận

Đây là nguồn quan trọng nhằm tích luỹ vào Ngân sách Nhà nớc, vào các quỹcủa doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống cán

bộ công nhân viên

Là một doanh nghiệp thơng mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanhhàng hoá các loại, công ty Cổ phần thơng mại tổng hợp Hơng Thuỷ luôn quantâm đến công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá nhằm thu đợc lợi nhuận lớn nhấtcho công ty Với t cách là công cụ quản lý, kế toán tiêu thụ hàng hoá đóng vaitrò quan trọng trong việc cung cấp thông tin để đánh giá đúng chất lợng vàhiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh

Trong giai đoạn thực tập tại công ty Cổ phần thơng mại tổng hợp HơngThuỷ, dới sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo- Th.s Nguyễn Hữu Đồng và sựgiúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng Kế toán trong công ty, em đã chọn đề

tài: "Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần thơng mại tổng hợp Hơng Thuỷ".

Kết cấu chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần chính:

Phần I: Cơ sở lý luận của việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định

kết quả trong doanh nghiệp thơng mại.

Phần II: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại

công ty Cổ phần thơng mại tổng hợp Hơng Thuỷ.

Phần III: Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu

thụ hàng hoá và xác định kết quả tại công ty Cổ phần thơng mại tổng hợp

H-ơng Thuỷ

Do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên Chuyên đề thực tập này chắcchắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong đợc sự góp ý và hớng

dẫn của thầy giáo Th.s Nguyễn Hữu Đồng cùng các cán bộ kế toán của Công

ty cổ phần thơng mại tổng hợp Hơng Thuỷ để bài viết của em đợc hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

1

Lê Quý Phơng

Phần thứ nhất Cơ sở lý luận về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá

và xác định kết quả trong doanh nghiệp thơng mại

I ý nghĩa, vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp th-

ơng mại

1.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thơng mại

Hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động lu thông phân phối hànghoá trên thị trờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốcgia với nhau Hoạt động thơng mại có đặc điểm chủ yếu sau:

- Lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại bao gồm hai giai

đoạn: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình tháivật chất của hàng

- Đối tợng kinh doanh thơng mại là các loại hàng hoá phân theo từngngành hàng:

+ Hàng vật t, thiết bị (t liệu sản xuất- kinh doanh)

+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

2

+ Hàng lơng thực, thực phẩm chế biến.

- Quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo hai phơng thức bánbuôn và bán lẻ, trong đó: Bán buôn là bán hàng hóa cho các đơn vị bán lẻ tổchức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quátrình lu chuyển của hàng; bán lẻ là bán hàng cho ngời tiêu dùng cuối cùng

Bán buôn hàng hoá và bán lẻ hàng hoá có thể thực hiện bằng nhiều hìnhthức: Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đơn vị đại lý, ký gửi, bántrả góp, hàng đổi hàng,

Tổ chức đơn vị kinh doanh thơng mại có thể theo một trong các môhình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ; chuyên doanh hoặc kinh doanh tổnghợp; hoặc chuyên môi giới ở các quy mô tổ chức: Quầy, cửa hàng, công ty,tổng công ty và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực th-

ơng mại

Trong kinh doanh thơng mại nói chung, cần xuất phát từ đặc điểm quan

hệ thơng mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phơng thức giao dịch,mua, bán thích hợp, đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất

1.2 ý nghĩa, vai trò của kế toán tiêu thụ trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ xã hội nào, mục đích cuối cùng của sản xuất là tiêu thụ,tức là thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm Trong cơ chế thị tr ờngvới sự cạnh tranh gay gắt nh hiện nay, sự sống còn của sản phẩm cũng chính

là sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Do đó việc tiêu thụ sản phẩm làmột tất yếu khách quan quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nói chung vàtrong doanh nghiệp thơng mại nói riêng Trong doanh nghiệp thơng mại, kếtoán tiêu thụ có vai trò rất quan trọng Đây là bộ phận kế toán phản ánh tìnhhình biến động của hàng hoá và doanh thu tiêu thụ hàng hoá Thông qua cácthông tin do bộ phận kế toán này cung cấp, các nhà quản lý doanh nghiệp biết

đợc tình hình chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh, nhằm phục vụ cho việc

điều hành, quản lý kịp thời cũng nh việc phân tích đánh giá tình hình, kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó đề ra các biện pháp, quyết địnhphù hợp về phơng hớng phát triển của doanh nghiệp Kế toán tiêu thụ và xác

định kết quả kinh doanh là một phần hành quan trọng trong công tác kế toándoanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin, phản ánh trung thực, đầy đủ vềtình hình tiêu thụ hàng hoá phục vụ cho việc quản lý của doanh nghiệp Do

đó, doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp khác nhau để tổ chức kế toántiêu thụ hàng hoá khoa học, hợp lý, đúng chế độ kế toán tài chính của Nhà nớcquy định

1.3 Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ trong doanh nghiệp thơng mại

- Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động củatừng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị

3

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản doanh thu và chiphí của từng hoạt động trong doanh nghiệp Đồng thời theo dõi và đôn đốc cáckhoản phải thu của khách hàng.

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sáttình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo Tàichính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bánhàng, xác định kết quả của hoạt động tiêu thụ

II Nội dung chủ yếu của công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá

và xác định kết quả tại doanh nghiệp thơng mại

1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá

1.1.Kế toán kho hàng

1.1.1.Đánh giá hàng hoá

a Đối với hàng mua nhập kho

Trong kinh doanh thơng mại, khối lợng hàng hoá cho luân chuyển chủyếu là mua ngoài Hàng hoá mua vào để kinh doanh bán ra chủ yếu là từ nơisản xuất, đơn vị nhập khẩu (đối với bán buôn), từ các đơn vị bán buôn (đối với

đơn vị bán lẻ hàng hoá)

Hàng hoá mua đợc thực hiện theo nhiều phơng thức: Giao nhận vàthanh toán: Mua trực tiếp, mua theo phơng thức gửi hàng, theo hợp đồng cungcấp, mua theo phơng thức đặt hàng Số tiền hàng mua đợc thanh toán trên cơ

sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách: Trả trớc (tạm ứng, đặt cọc, ), trảngay và trả chậm hoặc bù trừ Mỗi phơng thức mua hàng đều liên quan tớinhững thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanhtoán chi trả tiền hàng, cũng nh các phí tổn khác liên quan của mỗi thơng vụ

Giá nhập kho thực tế của hàng hoá mua vào bao gồm:

- Giá mua ghi trên hoá đơn- nếu có giảm giá sau khi mua đợc hởng sẽgiảm giá mua và nợ phải trả cho nhà cung cấp Giá hoá đơn ghi vào giá nhậphàng hoá mua, có thể là giá thanh toán có thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGTtính theo phơng pháp tính thuế trực tiếp, hoặc có thể là giá không có thuếGTGT đầu vào trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừthuế GTGT

- Các phí tổn mua hàng hoá khác (vận chuyển, bốc dỡ, dịch vụ phí, lệphí kho bãi ) do đơn vị mua chịu trách nhiệm chi

- Thuế nhập khẩu (trờng hợp hàng mua là hàng qua nhập khẩu)

(giá hoá

đơn)

+ Chi phímua khác +

Thuế nhập khẩu (nếu có)

-Các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua

đợc hởng

4

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 "Hàng tồn kho" thì giá thực tếnhập của hàng hoá đợc tính theo quy định nh sau:

- Hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc Trờng hợp giá trị thuần có thểthực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện

đợc

- Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến vàcác chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa

điểm và trạng thái hiện vật

- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không

đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng

và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Cáckhoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua cho hàng mua không đúngquy cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí mua

b Đối với hàng hoá xuất kho

Giá thực tế xuất kho đợc tính theo một trong những phơng pháp: Giáthực tế đích danh, giá bình quân sau mỗi lần nhập, giá bình quân cả kỳ dự trữ,giá nhập trớc-xuất trớc, nhập sau-xuất trớc hoặc hệ số giá (thực hiện theoVAS 02 ban hành và công bố tại Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày31/12/2001 hoặc thực hiện theo quy định vận dụng tại đơn vị hạch toán)

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Cơ sở của phơng pháp này là

giá thực tế của hàng hoá nào mua trớc sẽ đợc dùng làm giá cho hàng xuất trớc

và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của số hàng muavào sau cùng

Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán có thể tính giá hàng xuấtkho kịp thời

Nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá theo từng danh điểmhàng hoá và phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại giá nên tốnnhiều công sức Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ítdanh điểm hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả định

những hàng hoá mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc Phơng pháp này giúp cho chiphí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng củaNVL, thích ứng với trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng

Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp nàygiống nh phơng pháp Nhập trớc- Xuất trớc

- Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, căn cứ vào

số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính Khi xuấtkho lô nào thì tính theo giá thực tế đích danh của lô đó

Phơng pháp này có u điểm là công tác tính giá hàng hoá đợc thực hiệnkịp thời và thông qua việc tính giá hàng xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợcthời hạn bảo quản của từng lô hàng Tuy nhiên, để áp dụng đợc phơng pháp

5

này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảoquản riêng từng lô hàng nhập kho.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Đây là phơng pháp thích

hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, tần suất nhập, xuấtlớn Căn cứ vào số lợng vật liệu xuất và giá đơn vị bình quân để xác định giátrị hàng hoá xuất kho

Trị giá hàng Trị giá hàng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =

Số lợng hàng + Số lợng hàng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá hàng xuất kho = ( Số lợng hàng xuất kho) x( Đơn giá bình quân)

Theo cách này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốnthực tế của hàng hoá vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin

đợc kịp thời, đồng thời sử dụng phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giátheo từng danh điểm hàng hoá

- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc: Theo phơng pháp này giá thực tế

hàng xuất dùng trong kỳ này đợc xác định bởi giá bình quân cuối kỳ trớc

Giá đơn vị bq Trị giá hàng tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trớc

cuối kỳ trớc Lợng thực tế hàng tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trớc

Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán,

nh-ng độ chính xác của cônh-ng việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến độnh-ng giácả hàng hóa, trong trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả thì phơng pháp này

tỏ ra kém chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm)

Trên đây là những phơng pháp tính giá chủ yếu, tuy nhiên tuỳ từng điềukiện cụ thể mà các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá khác nhau chophù hợp

1.1.2 Kế toán chi tiết hàng hoá

1.1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hàng hoá đều phải

đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ Những chứng từ đợc

sử dụng chủ yếu là: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê hàng hoá, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng,Thẻ kho

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định vềmẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm vềtính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

1.1.2.2 Phơng pháp kế toán chi tiết hàng hoá

6

=

Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết hàng hoá sau: Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d

* Phơng pháp thẻ song song:

- Tại kho: Thủ kho dùng "Thẻ kho" để phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào "Thẻ kho" Thẻ kho

đợc mở cho từng mặt hàng

- Tại phòng kế toán: Kế toán kho hàng phải mở "Sổ chi tiết hàng hoá" cho từng mặt hàng tơng ứng với "Thẻ kho" Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập-xuất-tồn kho hàng hoá do Thủ kho chuyển lên, kế toán kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá rồi tính thành tiền để ghi vào sổ chi tiết có liên quan Cuối tháng, kế toán cộng sổ để tính tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng rồi đối chiếu với "Thẻ kho" Trên cơ sở đó lập "Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho hàng hoá" về mặt giá trị để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp hàng hoá, đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế

Phơng pháp này có u điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của

kế toán Vì vậy, phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

Ngoài phơng pháp thẻ song song, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hạch toán chi tiết theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển hoặc sổ số d

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ghi chép ít nhng do chỉ ghi vào

cuối tháng nên hạn chế tác dụng của kiểm tra đối chiếu Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít, không có điều kiện

7

Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng

kê Nhập Xuất Tồn

Sổ kế toán tổng hợp

ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phơng pháp này thờng ít

đ-ợc áp dụng trong thực tế

Phơng pháp sổ số d giảm bớt đợc khối lợng ghi chép hàng ngày và

công việc đợc tiến hành dàn đều trong tháng, kiểm tra đợc thờng xuyên việcghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho Tuy nhiên, kế toán ghi theo giátrị nên qua số liệu kế toán không thể biết đợc tình hình biến động của từngmặt hàng và muốn biết phải xem chi tiết trên thẻ kho Ngoài ra khi kiểm tra

đối chiếu nếu có sai sót thì việc phát hiện sai sót sẽ khó khăn Phơng pháp này

áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ về nhập,xuất hàng hoá lớn, nhiều chủng loại hàng hoá, dùng giá hạch toán để hạch toántừng ngày và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao

1.1.3 Kế toán tổng hợp hàng hoá

1.1.3.1 Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghichép một cách thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn khocủa hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng hoá

Việc xác định trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ trựctiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp đã trình bày ở trên

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 156- Hàng hoá để phản ánh giá trị hiện có của

hàng hoá tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhậpkho thực tế Kết cấu của TK này nh sau:

Bên Nợ:

- Trị giá mua, nhập kho của hàng hoá nhập kho trong kỳ

- Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho

- Chi phí thu mua hàng hoá

Bên Có:

- Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá gồm: Xuất bán, xuất giao đại lý,xuất thuê chế biến, xuất góp liên doanh, xuất sử dụng

- Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại ngời bán

- Trị giá vốn hàng hoá thiếu hụt coi nh xuất

Số d Nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ

Tài khoản 156- Hàng hoá đợc chi tiết thành hai tài khoản:

+ 1561 "Giá mua của hàng hoá"

+ 1562 "Phí mua hàng hoá"

Hạch toán trên TK 1561 cần tôn trọng các nguyên tắc:

8

+ Chỉ phản ánh vào TK 1561 những hàng hoá lu chuyển qua kho và cácquầy bán lẻ.

+ Các trờng hợp sau không đợc ghi vào TK 1561: Hàng nhận bán hộ,giữ hộ các đơn vị khác, hàng nhận bán đại lý, ký gửi; hàng mua về sử dụngcho mục đích sản xuất sản phẩm, cho kinh doanh, cho tiêu dùng trong nội bộ

+ Hàng hoá nhập xuất phản ánh trên TK1561 đợc ghi theo giá thực tếnhập, xuất

+ Các phí tổn mua hàng hoá đợc hạch toán riêng trên TK 1562- Phímua hàng hoá, cuối kỳ phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lợng hàng tồn cuối

kỳ và hàng bán ra trong kỳ

+ TK 156 đợc hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng vàtừng thứ hàng hoá, kho quản lý,

* Kế toán nghiệp vụ mua hàng:

- Trờng hợp hàng mua và chứng từ mua hàng cùng về, thì căn cứ thực tếkiểm nhận hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 156- Hàng hoá (giá trị hàng hoá thực nhập kho)

Nợ TK 157- Gửi bán hàng hoá (gửi đại lý, gửi bán thẳng)

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (giao bán thẳng trực tiếp)

Nợ TK 1331- Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, Giá thanh toán

- Trờng hợp hàng về cha có chứng từ, theo nguyên tắc quản lý tài sản,

kế toán tiến hành các thủ tục kiểm nhận nhập hàng, tạm thời ghi hàng nhậptheo giá tạm tính:

Nợ TK 156- Hàng hoá (thực tế nhập theo giá tạm tính)

Có TK 331 (ghi giá tạm tính- giá cha có thuế GTGT)

Khi nhận đợc bộ chứng từ của lô hàng nhập, căn cứ thực tế về chi phímua, kế toán điều chỉnh giá tạm tính của lô hàng đã nhập và phản ánh số hiệu,ngày, tháng của chứng từ nhập mua của lô hàng vào dòng ghi tạm tính vàdòng ghi mức điều chỉnh tăng, giảm, đồng thời ghi số thuế GTGT khấu trừ:

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 311, 331

- Trờng hợp chứng từ mua hàng về trớc, kế toán lu chứng từ vào tập "Hồsơ cha có hàng", cuối kỳ nếu cha nhập hàng hoá mua, kế toán ghi các bút toánsau:

+ Ghi hàng hóa mua đang đi trên đờng:

Nợ TK 151- Hàng mua đang đi trên đờng

Nợ TK 133- Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 111, 112, 311, 331

+ Kỳ sau khi hàng về, đợc kiểm nhận, căn cứ thực tế kiểm nhận, kế toánghi:

Nợ TK 156- Hàng hoá (nếu nhập kho)

Nợ TK 157- Hàng gửi bán (nếu gửi bán thẳng)

9

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (hàng mua giao bán thẳng trực tiếp)

Có TK 151- Hàng mua đang trên đờng (số hàng đã về theo chứng từ)

- Trờng hợp nhập hàng mua thừa, thiếu so với hoá đơn, kế toán cần lậpbiên bản và căn cứ tính chất thừa, thiếu, nguyên nhân cụ thể để ghi:

+ Hàng kiểm nhận thiếu đợc ghi:

Nợ TK 138 (1388)- Phải thu khác (bồi thờng hàng mua thiếu hụt)

Nợ TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý (ghi chờ xử lý)

Nợ TK 632- Tài sản thiếu ghi tăng giá vốn hàng bán

Có TK 331- Phải trả nhà cung cấp

+ Hàng kiểm nhận nhập thừa so với hóa đơn- Ghi chờ xử lý

Nợ TK 156- Nhập hàng mua thừa so với chứng từ

Nợ TK 133- Thuế GTGT khấu trừ của số hàng thừa

Có TK 338 (3381)- Hàng mua thừa chờ xử lý

Nếu không nhập kho số hàng thừa thì theo dõi ở Nợ TK 002 "Hàng hoánhận giữ hộ"

- Trờng hợp mua đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá thì kếtoán ghi giảm giá trị hàng mua:

Nợ TK 331- Phải trả nhà cung cấp (khấu trừ nợ phải trả)

Nợ TK 111, 112- Chiết khấu, giảm giá đợc hởng đã nhận

Có TK 156- Hàng hoá (giảm giá hàng hoá mua)

Có TK 133- Giảm thuế đầu vào

- Trờng hợp đợc hởng chiết khấu thanh toán thì ghi doanh thu hoạt độngtài chính:

Nợ TK 331- Phải trả nhà cung cấp (khấu trừ nợ phải trả)

Nợ TK 111, 112- Thanh toán trực tiếp bằng tiền

Có TK 511- Doanh thu tài chính

- Trờng hợp mua hàng theo phơng pháp ứng trớc tiền hàng một phầnhoặc toàn bộ, kế toán ghi các bút toán:

+ Khi ứng trớc tiền hàng cho nhà cung cấp để đặt hàng mua, đặt giacông chế biến, kế toán ghi sổ chi tiết nhà cung cấp nhận ứng trớc để theo dõikhi nhập hàng

Nợ TK 331- Nhà cung cấp nhận ứng trớc

Có TK 111, 112- Tiền xuất ứng cho nhà cung cấp

+ Khi nhập hàng mua, căn cứ thực tế nhập và chứng từ, kế toán ghi toàn

bộ giá trị lô hàng

Nợ TK 156- Giá trị hàng thực nhập kho

Nợ TK 157- Giá trị hàng thực kiểm nhận đã gửi bán thẳng

Nợ TK 133- Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 331- Nhà cung cấp nhận ứng trớc (giá thanh toán phải trả)

+ Thanh toán chênh lệch với nhà cung cấp, nếu giá trị hàng mua lớnhơn số tiền ứng trớc thì trả nốt tiền hàng

10

Có TK 331- Phải trả nhà cung cấp

Sơ đồ 2 : Sơ đồ kế toán hàng hoá theo phơng pháp KKTX

Ghi chú:

1-Nhập hàng hóa (nhập kho, gửi bán, bán thẳng)

2a- Ghi hàng mua trên đờng theo chứng từ đã nhận trong kỳ (ghi ngày cuối kỳ) 2b- Ghi hàng mua trên đờng kỳ trớc đã về, đã kiểm nhận kỳ báo cáo

3a- Giảm giá, chiết khấu thơng mại đợc hởng

3b- Chiết khấu thanh toán đợc hởng

1.1.3.2 Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phơng pháp KKĐK

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không tổ chức ghichép kế toán một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn khocủa hàng hoá trên tài khoản hàng hoá

* Tài khoản sử dụng:

TK 156- Hàng hoá:

Bên Nợ:

+ Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận

Bên Có:

+ Trị giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển

Số d Nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ.

TK 157- Hàng gửi bán

Bên Nợ: Kết chuyển trị giá hàng hoá gửi đi cha đợc khách hàng chấp

nhận thanh toán cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng hoá gửi đi cha đợc khách hàng chấp

nhận thanh toán đầu kỳ

Số d Nợ: Trị giá vốn hàng hoá đã gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhận

(1)

TK133

TK151

1-Kết chuyển giá vốn hàng hoá tồn đầu kỳ

2-Giá vốn hàng hoá kinh doanh nhập trong kỳ

3- Các khoản giảm giá, chiết khấu thơng mại và hàng hoá mua trả lại ngời bán 4-Chiết khấu thanh toán đợc hởng

5-Giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ kết chuyển

6-Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã bán trong kỳ.

1.2 Kế toán doanh thu bán hàng

1.2.1 Khái niệm doanh thu, điều kiện ghi nhận doanh thu và các phơng thức bán hàng.

* Khái niệm doanh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu đợc và sẽ thu đợc từ các giaodịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu bao gồm bán sản phẩm hàng hoá hoặccung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng (bao gồm cả phụ thu và phí thuthêm ngoài giá bán)

* Điều kiện ghi nhận doanh thu:

Chuẩn mực số 14 quy định chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi thoảmãn đồng thời những điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sởhữu hàng hoá hoặc ngời kiểm soát hàng hoá

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịchbán hàng

- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Các phơng thức bán hàng chủ yếu:

Căn cứ vào điều kiện ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định là bánhàng, quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ chia ra làm hai phơng thức chủyếu: phơng thức bán hàng trực tiếp, phơng thức gửi bán

- Phơng thức bán hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, khi doanh

nghiệp giao hàng hoá, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồngthời đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay có nghĩa làquá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau

12

Phơng thức bán hàng trực tiếp bao gồm: bán hàng thu tiền ngay, bánhàng cha thu tiền, bán hàng đổi hàng, bán hàng trả chậm, trả góp,

- Phơng thức gửi bán: Theo phơng pháp này, định kỳ doanh nghiệp gửi

hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa haibên và giao hàng tại địa điểm đã quy ớc trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đihàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trảtiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu vàghi nhận doanh thu bán hàng

Các hình thức gửi bán bao gồm gửi bán qua đại lý bán đúng giá hởnghoa hồng, gửi bán qua các chi nhánh,

1.2.2 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

* Chứng từ kế toán sử dụng:

Chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu bán hàng bao gồm:Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT), Hóa đơn bán hàng (mẫu 02-GTGT), Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu 14-BH), Các chứng từthanh toán: phiếu thu, séc, , Phiếu xuất kho, Giấy nhận nợ, Giấy biên nhận,

Tờ khai thuế GTGT, Chứng từ kế toán khác có liên quan,

* Tài khoản kế toán sử dụng:

- TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512-Doanh thu nội bộ

- TK 3331- Thuế GTGT phải nộp

- TK 3387-Doanh thu cha thực hiện

- TK 635-Chiết khấu thanh toán

- TK 641-Hoa hồng trả cho đại lý

- Một số tài khoản liên quan khác về thanh toán (TK 111, TK 112,TK131, )

Nội dung, kết cấu tài khoản doanh thu bán hàng nh sau:

TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ phản ánh

doanh thu của số lợng sản phẩm hàng hoá dịch vụ đã cung cấp đợc xác định làtiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu đợc tiền

Kết cấu cơ bản của TK 511:

Bên Nợ:

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo

ph-ơng pháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanhnghiệp trong kỳ

+ Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (chiết khấu thơng mại, giảmgiá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại)

+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần sang TK 911 để xác định kếtquả kinh doanh

13

Bên Có:

Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệpthực hiện trong kỳ hạch toán

- TK 511 không có số d

* Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

Việc hạch toán doanh thu bán hàng phụ thuộc vào các phơng thức bánhàng và cách tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng Hiện nay có hai ph-

ơng pháp tính thuế GTGT đó là tính theo phơng pháp trực tiếp và tính theo

- Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ,doanh thu đợc hạch toán nh sau:

+ Phơng thức bán hàng trực tiếp:

Sơ đồ 4 : Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng pháp tiêu thụ trực tiếp

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

+ Phơng thức gửi bán:

Sơ đồ 5 : Sơ đồ kế toán hàng hoá theo phơng thức gửi bán

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

K/c doanh thu thuần

Giá bán ch a thuế

TK641

K/c CKTM, GGHB DTHB bị trả lại

Thuế GTGT phải nộp

Hoa hồng

đại lý trả ngay

Hoa hồng

đại lý trả sau

- Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp, ta cũnghạch toán nh sau:

+ Doanh thu ghi nhận là doanh thu bao gồm cả thuế GTGT phải nộp.+ Hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ, nhng không ghi phần thuế phải nộp vào TK 3331 ngay khi doanh thu

đợc ghi nhận

+ Đến cuối kỳ, khi tính toán xác định đợc thuế GTGT phải nộp trong

kỳ, căn cứ vào kết quả tính toán ghi nhận thuế nh một khoản giảm trừ doanhthu

1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm chiết khấuthơng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản thuếxuất khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Chiết khấu thơng mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc

đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng, dịch

vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp

đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng

Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá, sản phẩm mà doanh nghiệp đã xác

định tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kếttrong hợp đồng kinh tế nh: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại,

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ đợc doanh nghiệp (bên bán) chấpnhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bánkém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi tronghợp đồng

Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu là những khoản thuế gián thutính trên doanh thu bán hàng Các khoản thuế này tính cho các đối tợng tiêudùng hàng hoá dịch vụ phải chịu, các đơn vị sản xuất kinh doanh chỉ là đơn vịchỉ là đơn vị thu nộp thuế thay cho ngời tiêu dùng hàng hoá dịch vụ đó

* Tài khoản sử dụng:

TK 521-Chiết khấu thơng mại, TK 531- Hàng bán bị trả lại, TK Giảm giá hàng bán, TK 3331- Thuế GTGT đầu ra, TK 3333- Thuế xuất nhậpkhẩu, TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt

532-* Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

Sơ đồ 6 : Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

bị trả lại, CKTM (cả thuế GTGT)

Giảm giá hàng bán trong kỳ (không có thuế GTGT)

16

Sơ đồ 7 : Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

2 Kế toán xác định kết quả

2.1 Kế toán chi phí bán hàng

* Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí

bán hàng vào giá vốn kỳ bán, kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng, để

tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quảkinh doanh

Kết cấu cơ bản của TK này nh sau:

Bên Nợ: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có: Các khoản ghi giảm CPBH; cuối kỳ phân bổ và kết chuyển

CPBH để xác định kết quả kinh doanh hoặc chuyển thành chi phí chờ kếtchuyển

bị trả lại, CKTM (cả thuế GTGT)

K/c DTHB bị trả lại DTHB bị trả lại

ơng của nhiệm vụ bán hàng

CP vật liệu, dụng cụ

CP khấu hao TSCĐ

Các CP liên quan khác

K/c chi phí bán hàng Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí

2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt

động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàndoanh nghiệp, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý,chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

* TK sử dụng:

TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết cấu cơ bản của TK này nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ,

trích lập và trích lập thêm các khoản dự phòng phải thu khó đòi

Bên Có: Phản ánh các khoản ghi giảm CP QLDN; cuối niên độ kế toán

hoàn nhập số chênh lệch dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập lớn hơn sốphải trích lập cho năm tiếp theo; kết chuyển CP QLDN để xác định kết quảkinh doanh hay chờ kết chuyển

Sau khi kết chuyển, TK 642 không có số d cuối kỳ

* Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (thể hiện ở sơ đồ sau)

Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí QLDN

18

CP dịch vụ mua ngoài và CP bằng

tiền khác

Kết chuyển chi phí QLDN

Thuế, phí, lệ phí phải trả

TK139

Trích tr ớc lập d phòng phải

thu khó đòi TK331.111,112

Thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ

2.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt

động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Đây là kết quả cuối cùngcủa hoạt động kinh doanh thông thờng và các hoạt động khác của doanhnghiệp

-CP tài chính - CP BH, CPQLDN

Sơ đồ 10 : Hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh

III Các hình thức tổ chức sổ kế toán sử dụng trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp

vụ kế toán phát sinh liên quan đến kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá đợcphản ánh trên các sổ kế toán tổng hợp

- Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chứng từ" thì các

nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá đợc phản ánhtrên các Nhật ký chứng từ nh: NKCT số 1, NKCT số 2, ; các bảng phân bổnh: Bảng phân bổ tiền lơng, vật liệu, khấu hao, ; Các bảng kê nh: Bảng kê số

8, Bảng kê số 9, và các sổ chi tiết liên quan

- Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chung" thì các nghiệp

vụ kế toán trên đợc phản ánh vào Nhật ký chung, các sổ cái TK 156, TK 632,

TK 511, TK 911, và các sổ chi tiết liên quan

- Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký-sổ cái" thì các nghiệp

vụ kế toán trên đợc phản ánh trên sổ Nhật ký-Sổ cái, phần sổ cái đợc thể hiệntrên các TK 156, 632, 157, 511, 911, và các sổ chi tiết liên quan

- Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ", căn cứ vào

các chứng từ gốc, kế toán sẽ lập các Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, vào sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết liên quan

Toàn bộ những vấn đề trình bày trên đây chỉ là lý luận chung theo quy

định Trong thực tế mỗi doanh nghiệp cần phải xem xét điều kiện cụ thể củamình mà lựa chọn các hình thức, phơng pháp kế toán thích hợp để đảm bảocho tài sản, tiền vốn đợc phản ánh một cách trung thực nhất trên cơ sở đó để

kế toán phát huy đợc vai trò của mình trong sản xuất, kinh doanh

20

Phần thứ hai Thực trạng kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty cổ phần thơng mại tổng

Trụ sở: khu 6 TT Phú Bài- Hơng Thuỷ- Thừa Thiên Huế

Ngành nghề kinh doanh của là buôn bán: Dầu, dầu xe, vật liệu xâydựng, và một số mạt hàng kinh doanh khác

Là một doanh nghiệp còn non trẻ nhng từ khi đi vào hoạt động cho đếnnay, công ty không ngừng phát triển Mạng lới phân phối tới khách hàng ngàycàng mở rộng, các mặt hàng của Công ty cũng đa dạng hơn bên cạnh một sốmặt hàng chủ lực Tình hình kinh doanh của Công ty đợc thể hiện qua các chỉtiêu sau:

Bảng 1: Quá trình phát triển của Công ty

(Nguồn: Bảng CĐKT, BC KQHĐKD của Công ty CP TM TH Hơng Thuỷ)

Tính đến tháng 12/2005, tổng nguồn vốn bằng tổng tài sản của đơn vị

2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý

Mô hình cơ cấu tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh của Chinhánh theo hình thức tập trung Các phòng ban của Công ty đợc bố trí gần

21

nhau cho tiện việc trao đổi, quản lý Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốcCông ty với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là các phòng ban chức năng.

Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP TM TH Hơng Thuỷ:

Đứng đầu là Giám đốc công ty Các phòng ban, bộ phận trong công ty

đợc chia làm 4 bộ phận: Phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, bộ phận giaohàng, Thủ kho Tất cả các phòng ban, bộ phận trong tổ chức bộ máy của đơn

vị đều dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty và có mối quan hệ, hỗ trợnhau Phòng kinh doanh lập và triển khai các phơng án kinh doanh, lập các

đơn đặt hàng Phòng Kế toán trên cơ sở các đơn đặt hàng để lập hoá đơnGTGT và các chứng từ thanh toán công nợ với khách hàng Thủ kho trên cơ sởcác hoá đơn để xuất hàng Bộ phận giao hàng tiếp nhận hàng từ Thủ kho vàchuyển tới từng khách hàng, đồng thời kết hợp với bộ phận Kế toán trong việcthực hiện thanh toán với khách hàng

* Giám đốc công ty:

Có nhiệm vụ lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và hoạt động kinhdoanh của toàn công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về hoạt động của côngty

* Phòng Kế toán:

Có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện tốt các chế độ hạch toán kinh tế,thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho công ty Lập các báo cáo tài chính,lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính

* Phòng kinh doanh:

- Có trách nhiệm tham mu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng các kếhoạch kinh doanh trong từng tháng, quý và tổ chức thực hiện các kế hoạch đótrên địa bàn đợc phân công

- Xây dựng, thuyết trình trớc Giám đốc và thực hiện các hoạt độngMarketting nhằm mở rộng địa bàn, xây dựng uy tín cho công ty và thơng hiệusản phẩm

- Tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng lẻ, các đơn vị giaoban giới thiệu sản phẩm, gặp gỡ các cộng tác viên

- Phối hợp với Phòng Kế toán để thực hiện công tác thanh toán, phốihợp với kho và bộ phận giao hàng để đảm bảo hàng hoá đúng yêu cầu, giaonhận đúng thời gian và hợp lệ

22 Giám đốc

Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận giao hàng Thủ kho

* Thủ kho: Tổ chức nhập hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hoá theo

đúng quy định của Nhà nớc, nội quy của Công ty

- Khi nhập hàng thực hiện 3 kiểm tra:

+ Kiểm tra hàng+ Kiểm tra số lợng+ Kiểm tra chất lợng, số kiểm soát, hạn dùng

và 3 đối chiếu khi xuất hàng:

+ Tên hàng trên hoá đơn với hàng xuất

+ Số lợng trên hóa đơn, trên phiếu với số lợng bán

- Mở và cập nhật các loại sổ sách chứng từ theo quy định, chịu tráchnhiệm về số liệu tồn kho, xuất nhập và các h hao mất mát do tự gây ra

- Thờng xuyên theo dõi chất lợng hàng trong kho đảm bảo số lợng, chấtlợng của hàng hoá trớc khi xuất hàng

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối về hàng hoá, kho tàng Thực hiện tốtphòng chống cháy nổ, hoả hoạn

* Bộ phận giao hàng: Thay mặt Công ty thực hiện các giao dịch trực

tiếp Hàng- Tiền với các khách hàng

- Đảm bảo giao hàng kịp thời, đầy đủ và chính xác, đúng địa điểm

- Thực hiện tốt 3 tra- 3 đối khi nhận hàng ở kho và khi giao hàng chokhách hàng Tuyệt đối không tự ý thay đổi chủng loại, số lợng hàng hoá

- Thực hiện tốt công tác thanh toán Đối với các khách hàng không phải

là khách hàng có d nợ thờng xuyên hoặc không có sự đồng ý của Giám đốcCông ty tuyệt đối không cho khách hàng nợ

- Tiền thu về phải nộp cho Thủ quỹ Công ty

- Đảm bảo an toàn về hàng hoá, tiền trong quá trình lu thông trên đờng

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

- Các mặt hàng kinh doanh của Công ty đợc chia thành 2 nhóm chính

+ Nhóm I: Bao gồm các loại vật liệu: sắt, thép, xi măng….+ Nhóm II : Bao gồm các loại nhiên liệu: dầu, dầu xe…

- Hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu qua giao dịch của các đại lý

- Hoạt động kinh doanh chủ yếu trên địa bàn Hà Nội Hiện nay, Công ty

đang mở rộng đội ngũ Đại lý trên các địa bàn khác nh : Quảng Bình, QuảngTrị, Quảng Nam Tuy nhiên, ở các địa bàn này hoạt động kinh doanh chỉdừng lại ở hàng nhóm I

4 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty CP TM TH Hơng Thuỷ

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, công ty tổchức kế toán theo hình thức tập trung Phòng Kế toán phụ trách toàn bộ công

23

tác kế toán, đợc tổ chức gọn nhẹ để phù hợp với tình hình kinh doanh củacông ty nhng vẫn đảm bảo công tác kế toán Bộ máy kế toán của công ty đợc

tổ chức nh sau:

Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Cty CP TM TH Hơng Thuỷ

Trong đó, Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kếtoán của công ty Dới Kế toán trởng có 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán khohàng, 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ

* Kế toán trởng:Tổ chức điều hành chung công việc kế toán tại Công

ty, đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, chịu trách nhiệm trớcGiám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính

* Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty , thực hiện công việc thu,

chi tiền mặt theo lệnh; tính toán, cân đối tồn quỹ để đảm bảo phục vụ công táckinh doanh

- Theo dõi các khoản phải trả đến hạn và tình hình quỹ tiền mặt hiện có

để kịp thời thanh toán tiền cho nhà cung cấp

* Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế

toán viên cung cấp, lu trữ toàn bộ chứng từ kế toán, lập báo cáo phục vụ côngtác kế toán tài chính và kế toán quản trị của Công ty

4.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thơng mại tổng hợp Hơng Thuỷ

- Sổ cái: Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản sử dụng

- Sổ, thẻ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần chi tiếtnh: Sổ chi tiết tài khoản TGNH, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, v.v

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

4.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng

Hệ thống tài khoản tại Công ty CP TM TH Hơng Thuỷ đợc xây dựngtrên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp

do Bộ Tài chính ban hành Hiện nay những tài khoản cấp I đợc áp dụng ở Chinhánh bao gồm: TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 211, 214, 311, 331,

Do đặc điểm hàng hoá của Công ty rất đa dạng, để quản lý hàng hoá vàthuận tiện trong công tác hạch toán, hàng hoá đợc phân loại, phân nhóm Hiệntại ở Công ty, các loại hàng hoá trên lại chia ra thành hai nhóm chính là:Hàng nhóm I và hàng nhóm II Hàng hoá đợc quản lý và hạch toán chặt chẽ

đầy đủ về số lợng, chất lợng và giá trị để tránh mọi tổn thất Thủ kho quản lýchặt chẽ việc xuất, nhập, tồn kho hàng Phòng Kế toán (bộ phận kế toán tiêuthụ) ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất,tồn kho hàng hoá; giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện công tác, nhiệm vụ

kế toán hàng hoá

Hàng hoá nhập, xuất, tồn kho đợc xác định theo giá thành thực tế Côngviệc này đợc thực hiện hàng tháng và vào cuối mỗi tháng cho từng mặt hàng

26