Hệ thống thông tin quản lý quán Trà sữa

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN TRÀ SỮA Với việc phân cấp quyền đăng nhập thì chủ cơ sở, nhân viên là các lao động thủ công có thể giảm tải áp lực trong công việc như cập nh

MỤC LỤC

1

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN TRÀ SỮA

 Với việc phân cấp quyền đăng nhập thì chủ cơ sở, nhân viên là các lao động thủ công có thể giảm tải áp lực trong công việc như cập nhật, lưu trữ sổ sách…

 Giúp cho chủ quán có thể quản lý thông tin 1 cách dễ dàng và có thể xử

lý công việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác

 Quản lý bán hàng theo một quy trình suyên suốt từ khâu nhập hàng, bán hàng cho đến khâu tìm kiếm , thống kê báo cáo và đánh giá tình hình thu nhập của quán để thuận tiện cho việc kinh doanh

II Tên đề tài:

Phần mềm quản lý quán trà sữa Won cha

III Lý do chọn đề tài:

Ngày nay, nhu cầu vui chơi giải trí ngày càng phát triển Trong đó, nhu cầu ăn uống cũng phát triển không kém, đặc biệt là giới trẻ Trong điều điện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thông tin kịp thời về thị hiếu của người dùng… Từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh

2

hợp lý để nhằm giảm chi phí, thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và có nhiều cơ hội phát triển,

Để làm được việc này, việc ứng dụng tin học hóa vào vấn đề quản lý

là rất cần thiết Trước đây khi chưa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lượng nhân lực lớn mà hiệu quả không cao, khi ta muốn tra cứu tìm hiểu thông tin thì mất rất nhiều thời gian vì tất cả đều thông qua giấy tờ Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóa được thao tác thủ công mà việc làm việc ở các cửa hàng, quán xá trở nên thuận lợi hơn vì chúng ta không phải tìm kiếm và lưu trữ thông tin trên xấp hóa đơn dày cộm Chúng ta có thể làm trong chốc lát hoặc có khi chỉ mất vài giây truy cập thông tin

Chính vì lý do trên nên em đã quyết định chọn đề tài để nghiên cứu là:

“xây dựng và thiết kế phần mềm quản lý quán trà sữa Won cha”

IV Nhiệm vụ nghiên cứu:

Tìm hiểu cách thức quản lý của một cửa hàng, khảo sát quy trình, nghiệp

vụ mua bán của đại lý

Xây dựng được chương trình trên đáp ứng những yêu cầu cơ bản về chức năng trong việc quản lý

Phân tích và thiết kế hệ thống, thiết kế giao diện của chương trình

Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế các form chương trình và tạo các liên kết

dữ liệu

Lập trình, cài đặt chương trình ứng dụng đáp ứng được yêu cầu quản lý đãđặt ra

3

4

V Phương pháp nghiên cứu

+ Tìm hiểu, nghiên cứu lý thuyết dựa trên giáo trình, tài liệu của giáoviên hướng dẫn và các tài liệu có được

+ Tìm hiểu thực tế

+ Sử dụng phần mềm visio, SQL Server và ngôn ngữ lập trình C# để thựchành

+ Trao đổi, tham khảo ý kiến với giáo viên hướng dẫn

VI Đối tượng sử dụng

+ Người chủ cửa hàng có toàn quyền sử dụng hệ thống

+ Nhân viên: có thể nhập thông tin về hàng hóa, tra cứu thông tin về hàng

về khách hàng, xử lý số liệu và hóa đơn, lập báo cáo thu chi, doanh thutheo tháng

VII Phạm vi ứng dụng của đề tài

+ Phục vụ cho việc quản lý bán hàng của đại lý bán vật liệu xây dựng.+ Công việc chỉ quản lý việc liên quan đến bán hàng, kiểm tra hàng còntrong kho, hàng xuất, giá thành, hóa đơn… thống kê doanh thu theo kì

Để phục vụ cho việc tổng kết hoạt động bán hàng của đại lý

5

B. PHẦN NỘI DUNG PHẦN I: MÔ TẢ

I. Giới thiệu:

Quán trà sữa Won cha được đặt tại 159 Bà Triệu, thành phố Huế Quánchuyên bán các loại đồ ăn, thức uống nhằm phục vụ nhu cầu vui chơi, ănuống của giới trẻ hiện nay Là địa điểm thú vị cho các cuộc gặp gỡ, họplớp, liên hoan sinh nhật

6

Một số hình ảnh liên quan:

7

8

9

II. Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống:

1 Quán quản lí những gì? Nhân viên Quán quản lý món ăn, nước

uống, nhập hàng bán, nhà cung cấp, nhân viên, báo cáo

và thống kê

2 Khách hàng vào mua

có lưu thông tin khách

hàng không? Vì sao?

Nhân viên Không cần thiết Vì lượng

khách mỗi ngày rất đông, và thông tin khách hàng lưu lại không được sử dụng cho sau này

10

2 Công việc bán hàng

diễn ra như thế nào?

Nhân viên Quản lý lập bảng giá cho từng

món, khách hàng đến mua sẽ tham khảo bảng giá và quyết định đặt món hay không Nếu mua thì nhân viên sẽ lập hóa đơn và khách hàng nhận thẻ sốgọi món

5 Các thông tin của món

được quản lý như thế

nào?

Nhân viên Khi có sự thay đổi về giá cả,

những món mới, quản lý tiến hành thay đổi, bổ sung thông tin của món

6 Khi lập bảng báo giá

cho các sản phẩm quán

có tham khảo giá trên

thị trường hay không?

Nhân viên Thường thì cố định nhưng một

số trường hợp có thể thay đổi

9 Một nhà cung cấp có

thể cung cấp bao nhiêu

loại nguyên liệu?

Nhân viên Một nhà cung cấp có thể cung

cấp nhiều loại nguyên liệu

10 Khi nhập nguyên liệu

nhà cung cấp có lập

hóa đơn nhập hay

không? Mấy bản hóa

đơn

Nhân viên Khi nhập nguyên liệu nhà

cung cấp có lập hóa đơn nhập

và được lập thành 2 bản một bản nhà cung cấp giữ lại và 1 bản cho quán

11 Nguyên liệu nhập được

quản lý bởi những

thông tin gì?

Nhân viên Mã hàng, tên hàng, số lượng,

đơn giá, đơn vị, nhà cung cấp…

11

12 Hóa đơn nhập chứa

những thông tin gì?

Nhân viên Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số

điện thoại, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, tổng tiền…

- Thanh toán và nhập về các sản phẩm đạt yêu cầu;

14 Quán quản lí các nhà

cung cấp như thế nào?

Nhân viên Mã nhà cung cấp, tên nhà

cung cấp, số điện thoại, email,địa chỉ, tên mặt hàng

15 Quán quản lý nhân

viên theo những thông

tin nào?

Nhân viên Gồm: mã nhân viên, tên nhân

viên, ngày sinh, địa chỉ, sốđiện thoại, chức vụ, quê quán,

ca làm

16 Quán có giao nhiệm vụ

riêng cho từng nhân

viên hay không

Nhân viên Có Nhân viên được chia theo

các chức vụ như: thu ngân,phục vụ, giữ xe, kiểm hàng,quản lý

17 Quán có thường xuyên

thay đổi thông tin nhân

viên hay không?

Nhân viên Rất ít chỉ khi có nhân viên

nghỉ hoặc có nhân viên mới

18 Có lập hóa đơn bán

hàng hay không?

Nhân viên Có Hóa đơn được in ra dành

cho khách hàng, còn số liệuđược lưu trong hệ thống được

sử dụng cho việc báo cáothống kê cuối tháng

19 Hóa đơn bán hàng gồm

những thông tin gì?

Nhân viên Gồm: số hóa đơn, tầng, ngày

tạo, nhân viên lập hóa đơnthuộc ca nào, tên món, sốlượng, đơn giá, tổng tiền, tiềnkhách đưa, tiền trả lại

20 Quán có áp thường

xuyên áp dụng chương

trình khuyến mãi nào

Nhân viên Có Chương trình khuyến mãi

được áp dụng vào các ngày lễ,

và sinh nhật của quán

12

22 Báo cáo thống kê gồm

những nội dụng gì?

-Báo cáo công việcnhập hàng (hàng còn lại trongkho)

-Báo cáo tìnhtrạng hàng hóa (mónbán chạy, món bán ế)-Thống kê doanh thu (số đãtiền thu, số tiền trả cho nhàcung câp, tiền lời)

-Thống kê tiền luơng phải trảcho nhân viên

III. Mô tả hệ thống:

• Bán hàng

Khách hàng đến mua sẽ tham khảo bảng giá và quyết định đặt món hay không, chọn kích thước món Nếu mua thì nhân viên sẽ lập hóa đơn

và khách hàng nhận thẻ số gọi món, thanh toán tại quầy, chọn bàn trống

và ngồi đợi Còn khách mua về cũng nhận thẻ gọi món và ngồi vào dãy ghế đợi Món khách hàng đặt được làm xong thì nhân viên dựa vào số thẻgọi món để giao cho khách Hóa đơn sẽ được lập hai bản, một bản gửi cho khách hàng và một bản được lưu lại cho quán để sử dụng cho công việc kiểm kê của quán cuối tháng Sau đó sẽ đưa hàng cho khách hàng

• Nguyên liệu

Mỗi loại nguyên liệu sẽ được quản lý theo thông tin: Mã hàng hóa, tênhàng hóa, đơn giá, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp Khi có một loại nguyên liệu mới nhập về sẽ thực hiện thêm mới nguyên liệu vào hệ thống(Nếu nguyên liệu đó chưa được nhập trước đây), sửa đổi, bổ sung thông tin nguyên liệu khi có thay đổi hoặc xóa bỏ đi loại nguyên liệu nào quán không còn sử dụng nữa

• Nhập nguyên liệu

13

Khi quán có nhu cầu nhập nguyên liệu, quản lý sẽ lập danh sách các loại nguyên liệu cần nhập và liên hệ với nhà cung cấp Thông tin về đơn đặt hàng gồm: tên hàng, tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, số lượng, tổng tiền, ngày nhập Các thông tin về nguyên liệu bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị, thành tiền Sau khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ tiến hành gửi nguyên liệu đến cho quán Nhânviên kiểm hàng sẽ tiến hành kiểm tra nguyên liệu được nhập đến có đảm bảo yêu cầu hay không Nếu đảm bảo thì nhập nguyên liệu và thanh toán,còn nếu không thì sẽ trả lại nhà cung cấp.

+ Sau khi nhập nguyên liệu vào kho nhân viên kiểm hàng sẽ lập bản báo cáo nhập nguyên liệu để gửi tới nhân viên thu ngân Tại đây nhân viên thu ngân sẽ tiến hành cập nhật lại thông tin hàng hóa nếu có thay đổi về giá hay các thông tin nào khác

• Nhà cung cấp

Quản lý thông tin về nhà cung cấp: khi có một nhà cung cấp mới thìthông tin của nhà cung cấp đó được lưu trữ vào hệ thống bằng thao tácđăng kí nhà cung cấp mới Thông tin về nhà cung cấp có thể được sửachữa khi có thay đổi như cập nhật lại giá thành của các loại sản phẩm mànhà cung cấp đưa ra Khi không còn giao dịch với nhà cung cấp đó nữathì xóa bỏ nhà cung cấp đó khỏi hệ thống Thông tin quản lí các nhà cungcấp bao gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, sđt, tên hàng,đơn giá Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng, nhưng tạimột thời điểm một mặt hàng chỉ được nhập từ một nhà cung cấp

• Nhân viên

Về việc quản lý nhân viên, sẽ do quản lý phụ trách Quản lý sẽ thựchiện việc thêm vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển và xóa bỏnhân viên khi không còn làm việc nữa Các thông tin về nhân viên gồm:

mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ,quê quán, ca làm

• Báo cáo thống kê

Để tiện theo dõi công việc kinh doanh của quán, quản lý sẽ tiến hànhthống kê tổng hợp doanh thu theo tháng Số đã tiền thu, số tiền trả chonhà cung câp, tiền lời Thống kê món bán chạy, món bán ế Sau đó báocáo lại với giám đốc để từ đó sẽ đưa ra nhưng chiến lược kinh doanh mớiphù hợp để quán ngày các phát triển

14

PHẦN II: BIỂU ĐỒ USE CASE:

- Quản lý thông tin nhân viên:

+ Đăng ký nhân viên mới

+ Cập nhật thông tin nhân viên

+ Tính lương nhân viên

- Quản lý nhà cung cấp:

+ Đăng ký nhà cung cấp mới

+ Cập nhật thông tin nhà cung cấp

- Quản lý nguyên liệu:

+ Cập nhật thông tin nguyên liệu

+ Quản lý nhập hàng

- Bán hàng:

+ Thanh toán

+ Cập nhật thông tin món

- Thống kê báo cáo:

+ Thống kê doanh thu

+ Thống kê món bán chạy, bán ế

+ Thống kê hàng nhập

15

III. Vẽ biểu đồ use case:

1. Chia gói:

16

2. Chi tiết các gói:

2.1. Gói quản lý nhân viên:

17

2.2. Gói quản lý nguyên liệu :

18

2.3. Gói quản lý bán hàng:

19

2.4. Gói quản lý nhà cung cấp:

20

2.5. Quản lý nhập nguyên liệu:

21

2.6. Báo cáo thống kê:

22

IV. Vẽ biểu đồ hoạt động và mô tả use case phức tạp:

- Cho phép khách hàng mua các món theo nhu cầu của mình, nhânviên cửa hàng sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

 Cách thoát khỏi trường hợp sử dụng:

- Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của khách hàng, lập hóa đơn, thanhtoán và in hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ chọn thoát ra khỏi phầnmềm trên giao diện Form BÁN HÀNG

 Các điều kiện đặc biệt:

- Không có

 Điều kiện trước:

- Số lượng món có trong quán phải lớn hơn hoặc bằng số lượng món

mà khách hàng yêu cầu

 Điều kiện sau:

- Sau khi thanh toán, cập nhật thông tin hóa đơn, in hóa đơn và giaohóa đơn lại cho khách hàng

- Sau khi bán xong phải câp nhật lại thông tin hàng hóa

24

2. Hoạt động nhập nguyên liệu:

 Luồng cơ sở:

25

- Khi nhà cung cấp mang nguyên liệu đến Quản lý sẽ thực hiện côngviệc kiểm hàng, lập hóa đơn và thanh toán.

 Luồng phụ (lỗi):

- Nguyên liệu không đảm bảo về số lượng hoặc chất lượng

+ Nếu nguyên liệu nhà cung cấp giao đến không đảm bảo chất lượng

sẽ thông báo và yêu cầu nhà cung cấp nhập lại nguyên liệu

+ Nếu nhà cung cấp giao nguyên liệu không đủ số lượng thì quản lý sẽyêu cầu nhà cung cấp bổ sung đủ số lượng nguyên liệu theo yêu cầu

- Nhà cung cấp mới

+ Cập nhật nhà cung cấp mới

- Nguyên liệu mới

+ Cập nhật nguyên liệu mới

 Cách thoát khỏi trường hợp sử dụng:

- Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, thanh toán tiền,in hóa đơn và cậpnhật thông tin nguyên liệu, quản lý sẽ thực hiện thoát ra khỏi phầnmềm trên giao diện Form NHẬP HÀNG

 Các điều kiện đặc biệt:

- Không có

 Điều kiện trước:

- Quản lý phải có mặt tại quán lúc nhà cung cấp mang hàng tới

 Điều kiện sau:

- Sau khi nhập nguyên liệu xong phải tiến hành cập nhật lại thông tinnguyên liệu mới nhập

26

3. Hoạt động quản lý nhân viên:

- Nhân viên đã từng làm ở siêu thị

+ Kích hoạt lại thông tin nhân viên mà không cần phải cập nhật lạithông tin nhân viên

 Cách thoát khỏi trường hợp sử dụng:

- Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin nhân viên, quản lý sẽ thựchiện thoát ra khỏi phần mềm trên giao diện Form NHÂN VIÊN

 Các điều kiện đặc biệt:

- Không có

 Điều kiện trước:

- Quản lý phải có mặt tại quán lúc nhân viên đến xin việc

 Điều kiện sau:

- Sau khi cập nhập nhân viên xong phải tiến hành lưu lại thông tinnhân viên mới nhập

28

PHẦN III BIỂU ĐỒ LỚP:

29

PHẦN IV BIỂU ĐỒ ĐỘNG:

I. Vẽ biểu đồ tuần tự:

1. Bán hàng:

30

2. Nhập hàng:

31

3. Quản lý nhân viên:

II. Biểu đồ cộng tác

1. Bán hàng:

32

2. Nhập hàng:

33

34

3. Nhân viên:

35

III. Biểu đồ trạng thái:

36

Phần V: BIỂU ĐỒ THÀNH PHẦN

37

38

Phần VI: BIỂU ĐỒ HỆ THỐNG

PHẦ

N VII: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

39

Phần VIII THIẾT KẾ GIAO DIỆN

1. Form Đăng nhập:

2. Form Main

40

3. Form Tạo thêm người dùng:

4. Form Tìm kiếm người dùng

41

5. Form Cập nhật phiếu nhập:

6. Form Tìm kiếm phiếu nhập:

42

7. Form Cập nhật hóa đơn

8. Form Tìm kiếm hóa đơn:

43

9. Form Cập nhật nhân viên:

10. Form Tìm kiếm nhân viên:

44

11. Form Cập nhật menu:

12. Form Tìm kiếm menu:

45

13. Form Cập nhật nhà cung cấp:

14. Form Tìm kiếm nhà cung cấp:

46

15. Form Cập nhật nguyên liệu:

16. Form Tìm kiếm nguyên liệu:

47

17. Form Thống kê theo ngày:

18. Form Thống kê theo tháng:

48

19. Form Thống kê theo năm:

20. Form Thống kê theo khoảng thời gian:

49

21. Form Report:

50

C. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

I HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT

- Bước 1: Chạy tập tin QL Tra Sua WonCha.exe

- Bước 2: Cửa sổ cài đặt hiện ra ta bấm next 2 lần (Bước này để cài đặt cácgói hỗ trợ NetFramework 4 và Sql 2008 Bước này nếu máy đã được cài các góitrên thì sẽ tự động bỏ qua)

- Bước 3: Sau khi đã cài xong các gói hỗ trợ, ta cài đặt chương trình chính:

- Bước 4: Chọn Close để hoàn thành cài đặt

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH

51

• C1: Ta click chuột vào biểu tượng nằm trên deskop

• C2: Vào Start  All programs  Quan Ly TRASUA

Sau khi khởi động chương trình thì màn hình đăng nhập hiện lên

Ta nhập tên đăng nhập hoặc mật khẩu mặc định là:

Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: ad

Để thoát khỏi tài khoản hiện tại bạn chọn chức năng Đăng xuất trên Ribbon Hệ

Thống.

Để thoát khỏi chương trình bạn chọn chức năng Thoát trên Ribbon Hệ Thống.

B1: Vào HỆ THỐNG chọn TẠO THÊM NGƯỜI DÙNG

52

B2: Form Thêm người dùng hiện lên, ta điền thông tin tên nhân viên, tên đăngnhập, mật khẩu và phân quyền cho người dùng đó.

B3: Nhấn Thêm để hoàn tất, sau đó ta có thể thực hiện các thay đổi như thay đổi

mật khẩu, thêm người dùng, xóa người dùng, sửa người dùng,

53

6. HƯỚNG DẪN TÌM KIẾM TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG

Để đổi mật khẩu ta vào thẻ Hệ thống, chọn tiếp Tìm kiếm người dùng, tại đây có thể xem danh sách và tìm kiếm người dùng

54

7. CHỨC NĂNG CẬP NHẬT HÓA ĐƠN

B1: Ta vào Nghiệp vụ trong nhóm Bán hàng chọn Cập nhật hóa đơn, giao

diện cập nhật hóa đơn hiện ra

B2: Chọn nút Thêm chọn mã số thẻ, ngày tạo, sau đó chọn Lưu Để chọn món

và số lượng thì chọn nút Thêm bên phần chi tiết hóa đơn sau đó chọn Lưu, tiếp tục thực hiện như trên với các món khác, sau khi chọn xong hàng thì ta bấm In hóa

đơn để in.

B3: Để sửa hóa đơn hoặc chi tiết hóa đơn, chọn nút Sửa sau đó chọn nút Lưu để

lưu thay đổi

*Lưu ý: Muốn xóa hóa đơn, xóa phần chi tiết hóa đơn bên phải trước bằng nút Xóa sau đó xóa hóa đơn bằng nút Xóa.

Chọn nút Hủy để huỷ thoa tác

55