QUY CHẾCHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG, BAN TRONG CÔNG TY(Ban hành kèm theo Quyết định 09HĐQTSTJSCo ngày 1182008của Hội đồng quản trị Công ty)Chương INhững quy định chungĐiều 1: Bản quy chế này gồm các điều khoản cơ bản quy định về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, nguyên tắc quản lý và mối liên hệ công tác của các Phòng Ban chức năng; Văn phòng địa diện trong Công ty Cổ phần ....................................Điều 2: Các Phòng, Ban chức năng Công ty gồm: Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch Kinh doanh Đầu tư Phòng Kế toán Tài chính Văn phòng đại diện. Tuỳ theo tình hình cụ thể, yêu cầu của nhiệm vụ Sản xuất kinh doanh từng giai đoạn . Hội đồng quản trị có thể chia tách, hợp nhất hoặc thành lập Phòng ban mới
QUY CHẾ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG, BAN TRONG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định 09/HĐQT-STJSCo ngày 11/8/2008 Hội đồng quản trị Công ty) Chương I Những quy định chung Điều 1: - Bản quy chế gồm điều khoản quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, nguyên tắc quản lý mối liên hệ công tác Phòng Ban chức năng; Văn phòng địa diện Cơng ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà Điều 2: Các Phòng, Ban chức Cơng ty gồm: - Phòng Tổ chức - Hành - Phòng Kế hoạch - Kinh doanh - Đầu tư - Phòng Kế tốn - Tài - Văn phòng đại diện - Tuỳ theo tình hình cụ thể, yêu cầu nhiệm vụ Sản xuất kinh doanh giai đoạn Hội đồng quản trị chia tách, hợp thành lập Phòng ban Điều 3: Bộ máy Phòng Ban bao gồm: - Bộ máy Phòng chức Cơng ty gồm Trưởng phòng, Phó phòng nhân viên nghiệp vụ - Trưởng Phó trưởng phòng Tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễm nhiệm hay giải từ nhiệm sau HĐQT thoả thuận - Các chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ Tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm giải từ nhiệm theo nhu cầu công tác đề nghị Trưởng Phòng - Phó trưởng phòng người trợ giúp Trưởng phòng điều hành quản lý Phòng Trưởng phòng phân cơng - Các chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ thực công việc Trưởng phòng phân cơng Chương II Phòng Tổ chức - hành Điều 4: Chức năng: * Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty về: - Tổ chức máy mạng lưới - Quản trị nhân - Quản trị văn phòng - Cơng tác bảo vệ, an tồn vệ sinh môi trường Điều 5: Nhiệm vụ quyền hạn: 5.1 Về công tác nhân sự, máy, đạo tạo - Tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân tồn Cơng ty theo luật pháp quy chế Công ty - Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với phát triển Công ty giai đoạn - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực - Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD - Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn - Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty 5.2 Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội Cơng ty gửi quan, đơn vị bên ngồi - Thực cơng việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty - Thực công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý dấu Công ty loại dấu tên, chức danh cán Công ty, cấp phát quản lý theo chức loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy uỷ nhiệm Công ty - Quản lý phương tiện thông tin liên lạc Tồn Cơng ty - Quản lý xe phục vụ công tác theo Quy chế Công ty - Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Cơng ty theo định mức quy định - Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến Cơng ty mặt hành 5.3 Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường - Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh mơi trường tồn Cơng ty - Quản lý công tác vệ sinh môi trường phạm vi tồn Cơng ty (Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm ) 5.4 Về công tác quản lý tài sản - Quản lý tài sản phục vụ làm việc Văn phòng Cơng ty (tính tốn nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế) - Quản lý tồn tài sản cố định Cơng ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng, sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp) - Quản lý hệ thống cấp điện, cấp nước TTTM 25 Lê Lợi siêu thị 301 cho đơn vị đối tác thuê sử dụng Quản lý điện năng, lượng nước tiêu thụ xác định tiền nước, tiền điện đơn vị hộ tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty - Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định Công ty trực tiếp quản lý (Trừ TSCĐ giao cho đơn vị trực thuộc quản lý) - Quản lý tồn đất đai Cơng ty theo hợp đồng thuê đất quy định Pháp luật Chương III Phòng Kế hoạch-Kinh doanh - Đầu tư Điều 6: Chức * Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc về: - Công tác kế hoạch chiến lược phát triển Công ty - Công tác đầu tư quản lý dự án đầu tư - Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế Công ty - Công tác quản lý kinh tế - Công tác quản lý kỹ thuật - Tham mưu cho Tổng giám đốc nghiệp vụ kinh doanh - Hỗ trợ kinh doanh cho Xí nghiệp , Chi nhánh Công ty - Trực tiếp kinh doanh mặt hàng lớn Điều 7: 7.1 Về công tác kế hoạch - Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch tháng, quý, năm - Giám sát hoạt động SXKD tiến độ thực kế hoạch Xí nghiệp (Chi nhánh tồn Cơng ty, doanh nghiệp vốn góp Công ty 7.2 Về công tác kinh tế - Quản lý Hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện, lý Hợp đồng) - Quản lý tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành (nghiên cứu, triển khai, áp dụng ) - Phối hợp với Phòng, ban khác việc xây dựng áp dụng định mức kinh tế kỹ thuật, quy chế nội Công ty 7.3 Về công tác đầu tư quản lý dự án - Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty giai đoạn phát triển - Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án ) - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết 7.4 Về công tác kỹ thuật - Nghiên cứu văn Pháp luật, chế độ sách Nhà nước quy định cơng tác quản lý kỹ thuật chất lượng cơng trình xây dựng - Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hướng dẫn Xí nghiệp thực tốt cơng tác quản lý chất lượng - Thực công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định - Lập sổ sách theo dõi số lượng, chất lượng xe máy, thiết bị kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD 7.5.Việc thông tin kinh tế: - Xây dựng hệ thốgn thông tin kinh tế Công ty, đảm bảo việc nắm bắt, xử lý kịp xác, phục vụ cho cơng tác quản lý Hội đồng quản trị điều hành TGĐ Công ty - Thực nhiệm vụ Trung tâm thông tin kinh tế Công ty - Lập báo cáo biểu thống kê, báo cáo tình hình SXKD cho TGĐ gửi quan theo quy định Pháp luật 7.6 Nghiên cứu phát triển: - Nghiên cứu tình hình mơi trường kinh doanh: sách Đảng, Nhà nước, hệ thống pháp luật - Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh - Xác lập định hướng chiến lược phát triển tồn diện Cơng ty, sách phát triển, kế hoạch dài hạn - Xây dựng chiến lược Maketing, sách maketting phù hợp với giai đoạn phát triển, sản phẩm, dịch vụ - Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, chiến lược, chiến thuật nâng cao sức mạnh canh tranh Công ty 7.7 Về nghiệp vụ kinh doanh: - Quản lý sách kinh doanh (q trình xây dựng sách, triển khai áp dụng, bổ sung hoàn chỉnh ) - Nghiên cứu phát triển nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế ), hình thức thương mại tiên tiến, bước đổi đại hoá nghiệp vụ kinh doanh Công ty - Quản lý thống nghiệp vụ kinh doanh Công ty - Hỗ trợ kinh doanh cho Xí nghiệp Công ty thị trường, đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, cấp hàng nhập cho Xí nghiệp, Chi nhánh với điều kiện tốt để thực nhiệm vụ chung tồn Cơng ty 7.8 Về trực tiếp kinh doanh: - Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, mặt hàng có quy mơ doanh thu lớn có tầm quan trọng Cơng ty Chương IV Phòng Kế tốn - Tài Điều : Chức - Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty lĩnh vực Tài - Kế tốn - Tín dụng Cơng ty: - Kểm soát đồng tiền hoạt động kinh tế Công ty theo quy định quản lý kinh tế Nhà nước Công ty - Quản lý chi phí Cơng ty - Thực cơng tác tra tài đơn vị trực thuộc Công ty Điều : Nhiệm vụ 9.1 Cơng tác tài chính: Quản lý Hệ thống kế hoạch tài Cơng ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị ) Tổ chức quản lý tài Cơng ty , gồm: - Quản lý chi phí: Lập dự tốn chi phí; Thực chi theo dự tốn, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí Cơng ty - Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ chức nghiệm thu toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu hoạt động; Tham gia lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng đột xuất - Quản lý tiền: Thực quản lý tài khoản Công ty giao dịch Ngân hàng, thực thủ tục đặt cọc, chấp Công ty; Quản lý tiền mặt - Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất, phẩm chất - Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi nợ khơng đòi; - Quản lý tài sản cố định đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ: Tham gia dự án đầu tư Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư dự án sở Tổng dự toán quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ; Làm thủ tục, định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì tốn dự án đầu tư hồn thành - Quản lý quỹ DN theo chế độ Quy chế tài Cơng ty 9.2 Cơng tác tín dụng, cơng tác hợp đồng Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư SXKD Công ty Xây dựng mức lãi xuất huy động cho vay vốn nội Cơng ty ngồi Cơng ty Dự thảo, đàm phán hợp đồng tín dụng Cơng ty Làm việc với quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho dự án thuộc đối tượng ưu đãi đầu tư Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với đối tác nước ngồi Làm thủ tục tốn hợp đồng theo điều khoản hợp đồng 9.3 Công tác đầu tư tài Dự thảo phương án xử lý kiến nghị người đại diện phần vốn góp Công ty Công ty con, Công ty liên kết liên quan đến tài Theo dõi, đơn đốc người đại diện vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết thực Nghị Đại hội đồng cổ đông Nghiên cứu, đề xuất việc đầu tư vốn, bán bớt phần vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết Giám sát tình hình sử dụng vốn Cơng ty Công ty con, Công ty liên kết Đôn đốc Công ty gửi báo cáo kế toán định kỳ hợp với báo cáo Công ty theo quy định Báo cáo, đánh giá hiệu đầu tư vốn vào Công ty con, Công ty liên kết 9.4 Tổ chức, thực công tác kế tốn: Tổ chức thực cơng tác kế tốn Cơng ty , bao gồm: - Thu thập, xử lý thơng tin, chứng từ kế tốn theo đối tượng kế tốn nội dung cơng việc kế toán theo chuẩn mực chế độ kế toán: - Tổ chức ghi sổ kế toán - Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định - Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định Nhà nước - Tổ chức máy kế toán Lập báo cáo kế tốn tổng hợp Cơng ty Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Công ty Tổ chức ứng dụng tin học cơng tác kế tốn 9.5 Cơng tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp Phát ngăn ngừa hành vi vi phạm Pháp luật tài kế tốn Cơng ty Phân tích báo cáo kế tốn hàng q, năm Cơng ty ; Đánh giá kiến nghị, xử lý Công tác tra tài chính: - Thường trực cơng tác tra - Tổ chức tra công tác ký kết, thực hợp đồng kinh tế; Quản lý vốn tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành quy định quản lý tài Nhà nước Quy chế Công ty Chương V Văn phòng Đại diện Điều 10: Chức - Đại diện cho quyền lợi nghĩa vụ Công ty quan hệ giao dịch với đối tác tổ chức liên quan địa phương có quan hệ với Công ty lĩnh vực hoạt động Công ty Điều 11: Nhiệm vụ - Nghiên cứu tình hình kinh tế - thương mại khách hàng tiềm để phát triển hoạt động Công ty địa phương - Theo dõi, đôn đốc thực nghiêm chỉnh hợp đồng thương mại dịch vụ Công ty kí địa phương - Báo cáo định kỳ đội xuất (khi có yêu cầu ) với Cơng ty tình hình họat động VPĐD - Thiết lập, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp Cơng ty địa phương - Quan hệ thường xuyên chặt chẽ với Phòng, Ban, tổ chức đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty để thực tốt cam kết Công ty với đối tác - Được uỷ nhiệm giao dịch với đơn vị quan hữu quan phạm vị - Được chủ động nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, đối tác - Được TGĐ uỷ quyền tuyển chọn sử dụng lao động theo yêu cầu công việc - Các nhiệm vụ khác Công ty giao Chương VI Mối quan hệ cơng tác phòng ban Điều 12: - Các phòng ban chức chủ động giải cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phân công Khi giải công việc liên quan đến lĩnh vực Phòng ban khác, Phòng chủ trì phải chủ động phối hợp, Phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác báo cáo TGĐ Công ty xem xét giải theo quy chế làm việc Văn phòng Cơng ty Chương VII Điều khoản thi hành Điều 13: Sửa đội, bổ sung Bản quy chế gồm 07 chương, 15 điều Việc sửa đổi, bổ sung, sữa đổi bản quy định thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị Công ty ban hành văn Điều 14: Xử lý vi phạm Mọi cá nhân Cơng ty có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm Quy chế Việc khiếu nại, tố cáo giải thực theo quy định Pháp luật, Quy chế Công ty Điều 15: Ngày hiệu lực trách nhiệm thi hành Các Phòng, Ban Cơng ty có trách nhiệm thi hành Quy chế Quy chế thay Quy định tổ chức, hoạt động Phòng ban Cơng ty trước Quy chế có hiệu lực từ ngày Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt ban hành./ ... quản trị Công ty ban hành văn Điều 14: Xử lý vi phạm Mọi cá nhân Công ty có quy n khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm Quy chế Việc khiếu nại, tố cáo giải thực theo quy định Pháp luật, Quy chế Công. .. sử dụng vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết Đôn đốc Công ty gửi báo cáo kế toán định kỳ hợp với báo cáo Công ty theo quy định Báo cáo, đánh giá hiệu đầu tư vốn vào Công ty con, Công ty liên... Ban Cơng ty có trách nhiệm thi hành Quy chế Quy chế thay Quy định tổ chức, hoạt động Phòng ban Cơng ty trước Quy chế có hiệu lực từ ngày Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt ban hành./