soạn thảo văn bản đại học luật

Thuyết trình nhóm Thành viên Đỗ Đình Văn Nguyễn Thái Sơn Bùi Tiến Đạt Câu 5: Hãy trình bày vị trí, ý nghĩa thể thành phần thể thức văn hành trang soạn thảo ( theo thông tư số 1/ 2011 nội vụ) I Vị trí cách trình bày thành phần văn quản lý nhà nước • • • • • • • • • • Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, kí hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ kí người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức ban hành văn Nơi nhận 10 Các thành phần thể thức bổ sung văn Quốc hiệu Quốc hiệu trình bày số (tờ đầu, phía cùng, góc phải văn bản) Mỗi cụm từ trình bày dòng CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Dòng trên: Cụm từ “CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng đậm - Dòng dưới: Cụm từ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu từ viết hoa, từ có gạch ngang nối; phía có đường kẻ ngang, nét liền (dùng lệnh Drawing), có độ dài độ dài dòng chữ hàng 2 Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số Phụ lục II, Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm (Cơ quan cấp trực tiếp trình bày phía chữ in hoa, cỡ chữ 1213, kiểu chữ đứng không đậm); phía có đường kẻ gạch ngang, nét liền, độ dài khoảng 1/3 so với độ dài dòng chữ đặt cân đối Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức vào văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Ví dụ: •Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN XÃ ĐẠI MINH   UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VŨ HỊA CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Tên quan, tổ chức ban hành văn (trường hợp có quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp):   UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TIẾN XUÂN TRẠM Y TẾ XÃ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số, kí hiệu văn 3.1 Số văn bản: Số văn hiểu số thứ tự văn ban hành, 01 cho văn năm (tính từ ngày 01 tháng 01) đánh số liên tục văn hết năm (ngày 31 tháng 12) Mỗi năm thay số lần Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế hoạt động quan số lượng văn ban hành mà quan lựa chọn cách đánh số khác (đánh số theo nhiệm kỳ, đánh số tổng hợp, đánh số theo tên loại, đánh số văn liên tịch) Số kí hiệu văn ghi ô số 3, dòng kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 Từ “số” trình bày chữ in thường; sau có dấu hai chấm (:); số văn ghi chữ số Ả-rập; sau kí hiệu văn trình bày chữ in hoa 3.2 Kí hiệu văn bản: Là tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, liên quan, chức danh nhà nước 3.3 Số ký hiệu văn bản: a) Văn hành cá biệt văn hành có tên loại cách trình bày số ký hiệu sau: Số: /Viết tắt tên loại văn - viết tắt tên quan ban hành văn Ví dụ: Quyết định, thơng báo, biên bản, tờ trình: Số: /QĐ-UBND (Quyết định cá biệt UBND) Số: /TB-UBND (Thông báo UBND) Số: /BB-HĐND (Biên Hội đồng nhân dân ) Số: /TTr-UBND (Tờ trình Ủy ban nhân dân) b) Văn hành khơng có tên loại (Cơng văn hành chính): Số: / Viết tắt tên quan – Viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Chú ý: Không ghi chữ CV cơng văn khơng có tên loại văn bản) Ví dụ: Cơng văn Ủy ban nhân dân Văn phòng soạn thảo ghi sau: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TẢ PHÌN Số: /UBND-VP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tả Phìn, ngày tháng năm 2012 c) Văn quy phạm pháp luật: Theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004, số ký hiệu văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân: Số: /Năm ban hành/Viết tắt tên loại văn - Viết tắt tên quan ban hành văn Ví dụ: Số: /2012/QĐ-UBND (Quyết định năm 2012) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở - Địa danh ghi văn HĐND,UBND tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn UBND xã Pa Tần (huyện Sìn Hồ, tỉnh Lai Châu): Pa Tần; Văn UBND thị trấn Văn Điển (huyện Thanh Trì, Hà Nội): Văn Điển - Đối với đơn vị hành đặt tên theo tên người chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Ví dụ: Uỷ ban nhân dân phường Trần Phú ghi Phường Trần Phú Kĩ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày số dòng chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ nghiêng Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấu phẩy b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn hành ngày, tháng, năm văn ban hành (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước 5 Tên loại trích yếu nội dung văn 5.1 Tên loại văn - Tên loại văn bản: tên gọi thức loại văn quan, tổ chức ban hành (Ví dụ: BÁO CÁO, TỜ TRÌNH, QUYẾT ĐỊNH vv) Khi ban hành văn quản lý nhà nước phải ghi tên loại, trừ cơng văn hành Tên loại văn trình bày số 5a, đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng đậm - Trích yếu nội dung văn bản: câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung văn Trích yếu phải viết ngắn gọn, đủ ý khái quát xác nội dung văn Trích yếu nội dung văn giúp cho người nhận văn nhanh chóng nắm khái quát nội dung văn bản, tạo thuận lợi cho việc phân loại, xử lí văn lập hồ sơ xác Kĩ thuật trình bày - Trích yếu nội dung văn có tên loại trình bày số 5a, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm Bên có đường kẻ ngang nét liền, độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối Ví dụ: BÁO CÁO Tổng kết cơng tác phòng chống lụt bão năm 2012 - Trích yếu nội dung cơng văn hành trình bày ô số 5b, chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng Mở đầu cụm từ viết tắt “V/v.” (về việc) Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BẢN GIANG Số: /UBND-VP V/v trả lời cơng văn số 164/ĐHNV-ĐT CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bản Giang, ngày tháng năm 2012 Nội dung văn Nội dung văn phần quan trọng văn trình bày số chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ đứng Khi xuống dòng chữ đầu dòng lùi vào Tab (1cm-1,27cm) Khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu point, khoảng cách dòng (line) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single spacing) từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên - Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy - Nếu văn bố cục theo chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: + Chương: Từ "chương" số thứ tự chương, trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự chương ghi chữ số La Mã Tiêu đề chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm + Mục: Từ "mục" số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục ghi chữ số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm + Điều: Từ "Điều", số thứ tự tiêu đề điều trình bày dòng chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả -rập, sau số thứ tự có dấu chấm + Khoản: Số thứ tự khoản điều ghi chữ số Ả-rập, dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng + Điểm: Thứ tự điểm khoản ghi chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, loại chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng - Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ "phần" số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm + Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm Tiêu đề mục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; + Khoản: số thứ tự khoản mục ghi chữ số Ả-rập, sau có dấu chấm, số thứ tự tiêu đề khoản (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm + Điểm: Thứ tự điểm khoản ghi chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng Chức vụ, họ tên chữ kí người có thẩm quyền Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền yếu tố thể thức với dấu đảm bảo cho văn có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành thực tế Yếu tố trình bày số 7a, 7b, 7c - Cách trình bày: Trường hợp văn thuộc thẩm quyền chung UBND theo quy định Điều 124 Chương Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003, văn phải tập thể thảo luận định theo đa số Chủ tịch thay mặt (TM.) tập thể để ký ban hành Ví dụ: Ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Thị Ngọc Ví dụ: Văn HĐND (Nghị quyết) TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Văn Quang Dấu quan, tổ chức ban hành văn Văn sau người có thẩm quyền kí phải đóng dấu quan Cùng với chữ kí người có thẩm quyền, dấu quan đóng vào văn yếu tố đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan Dấu phải với tên quan ban hành văn Dấu trình bày số 8, đóng ngắn, rõ ràng, chiều, trùm lên 1/3 chữ kí phía bên trái, mực dấu màu đỏ tươi Chỉ đóng dấu vào văn văn người có thẩm quyền kí 9 Nơi nhận Nơi nhận trình bày số 9a 9b a) Phần nơi nhận ô số 9a áp dụng với cơng văn hành trình bày sau: - Mở đầu cụm từ “Kính gửi” Sau có dấu hai chấm (:) Tiếp theo tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn để trực tiếp giải công việc Phần trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng - Nếu công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ "kính gửi" tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng Trường hợp cơng văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dòng riêng; đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TẢ LÈNG Số: /UBNDVP V/v trả lời cơng văn số 164/CĐNV-ĐT CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tả Lèng, ngày tháng năm 2012 Kính gửi: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội …………………………………………………………………… Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, .đơn vị soạn thảo TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lò Văn Tán b) Phần nơi nhận ô số 9b áp dụng chung cho tất loại văn trình bày sau: - Từ "Nơi nhận:" trình bày dòng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm - Phần liệt kê quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy Riêng dòng cuối bao gồm chữ "- Lưu:VT, (đơn vị soạn thảo) 10 Các thành phần thể thức bổ sung văn 10.1 Dấu mức độ “mật”, “khẩn” Dấu độ mật đóng vào số 10a, Dấu độ khẩn đóng vào số 10b, mực dấu màu đỏ tươi Những văn có tính chất “mật”, “khẩn”, cần đóng dấu mức độ “Mật” “Khẩn” gồm: MẬT KHẨN TỐI MẬT THƯỢNG KHẨN TUYỆT MẬT HỎA TỐC Dấu mức độ “mật” để lưu ý người có trách nhiệm giải cơng việc không phổ biến rộng rãi nội dung văn có biện pháp bảo quản thích hợp Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 10.2 Các dẫn - Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 Các cụm từ "Trả lại sau họp (hội nghị)", "Xem xong trả lại", "Lưu hành nội bộ" trình bày cân đối khung hình chữ nhật, viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 1314, kiểu chữ đứng, đậm Chỉ dẫn phạm vi lưu hành: Đối với văn gửi cho quan cá nhân để nghiên cứu, sau phải trả lại cho quan gửi phải đóng dấu “Thu hồi” dấu “Xem xong trả lại”, “Xong hội nghị trả lại” Đối với văn không phổ biến rộng rãi, lưu hành nội đóng dấu “Lưu hành nội bộ” - Chỉ dẫn dự thảo văn bản: trình bày số 12; từ "Dự thảo" cụm từ "Dự thảo lần " trình bày khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm 10.3 Tên viết tắt người đánh máy số lượng phát hành Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành trình bày số 13 (phía cuối yếu tố nơi nhận); ký hiệu ghi chữ in hoa, số lượng ghi chữ số Ả -rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng 10.4 Địa giao dịch Đối với công văn hành chính, thơng báo, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển , trường hợp cần thiết để tiện liên hệ cơng tác, ghi thêm địa giao dịch quan vào cuối văn bản, gồm yếu tố thông tin như: địa quan, số điện thoại, số Fax, E-mail vv Những yếu tố trình bày số 14 (phần cuối trang đầu) đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang vùng trình bày văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 11-12, kiểu chữ đứng Số 36, Khe Phưa - Minh An - Văn Chấn - Yên Bái ĐT: (029) XXXXXXX, Fax: (029) XXXXXXX E-Mail: Website: …………………… 10.5 Phụ lục Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn bản; phụ lục kèm theo văn trình bày trang giấy riêng Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã Từ "phụ lục" số thứ tự phụ lục (trường hợp có hai phụ lục trở lên) trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm 10.6 Số trang Văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục Số trang văn trình bày bên phải, cuối trang giấy (phần footer), chữ số Ả-rập, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng II Ý nghĩa thể thức văn - Đảm bảo kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn bản; - Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn bản; - Thể quyền uy trách nhiệm quan ban hành người ký văn bản; - Nâng cao hiệu suất, chất lượng văn tính thẩm mỹ văn ban hành; - Tạo điều kiện cho việc quản lý, giải văn lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ quan ... dân) b) Văn hành khơng có tên loại (Cơng văn hành chính): Số: / Viết tắt tên quan – Viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Chú ý: Khơng ghi chữ CV cơng văn khơng có tên loại văn bản) Ví dụ: Cơng văn Ủy... chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng II Ý nghĩa thể thức văn - Đảm bảo kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn bản; - Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn bản; - Thể quyền uy... văn 5.1 Tên loại văn - Tên loại văn bản: tên gọi thức loại văn quan, tổ chức ban hành (Ví dụ: BÁO CÁO, TỜ TRÌNH, QUYẾT ĐỊNH vv) Khi ban hành văn quản lý nhà nước phải ghi tên loại, trừ công văn