Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh DOANH

Kế hoạch xây dựng Hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu Quản lý Kinh DOANH ĐỀ TÀI: Ban giám đốc doanh nghiệp yêu cầu anh/chị với tư cách cán phụ trách (cấp cao nhất) ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp lập Kế hoạch xây dựng Hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu Quản lý Kinh doanh giai đoạn năm từ 2012-2016 tầm nhìn 2020 Anh chị lập báo cáo để trình Ban giám đốc xin duyệt kinh phí, nhân sự, thời gian triển khai đề xuất mục tiêu cụ thể Đề cương: Giới thiệu doanh nghiệp Phân tích thực trạng Phân tích SWOT (Liên quan đến CNTT, HTTT TMĐT) Các đối thủ cạnh tranh ngành Kinh nghiệm từ doanh nghiệp khác nước Các giải pháp ứng dụng CNTT Vina-ofc Chiến lược ứng dụng CNTT TMĐT Vina-ofc Kế hoạch hành động tiêu cụ thể Kết luận Nội dung Công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng khơng thể thiếu trình quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc tin học hoá hoạt động quản lý doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chia sẻ tài nguyên thông tin đòi hỏi nhà quản lý phải có thay đổi phù hợp cấu tổ chức, phương pháp quản lý doanh nghiệp để đáp ứng điều kiện 1 Giới thiệu doanh nghiệp Công ty cổ phần cáp quang Việt Nam VINA-OFC tiền thân Công ty liên doanh sản xuất cáp sợi quang VINA-GSC thành lập ngày 28/12/1993, với góp vốn thành viên VNPT (50%), TST (25%) PTIC (25%) VINAOFC công ty sản xuất cáp sợi quang thành lập Việt Nam Sản phẩm Cơng ty cáp sợi quang loại từ sợi đến 144 sợi quang cung cấp đầy đủ thiết bị, phụ kiện đảm bảo để thiết lập hệ thống thơng tin quang hồn chỉnh Sản phẩm cáp quang VINA-OFC sử dụng loại địa hình: miền núi, trung du, đồng : Các loại cáp treo, cáp chôn trực tiếp, cáp cống, cáp thả sông, cáp theo đường điện lực; sản phẩm cáp thiết kế đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng sử dụng cho truyền dẫn tín hiệu thơng tin quang, tín hiệu truyền hình, tín hiệu cho điện báo truyền số liệu, cho đa dịch vụ truyền hình cáp, Iternet tốc độ cao v.v Công ty cung cấp sản phẩm cho tuyến quốc tế như: tuyến CSC, tuyến đường trục quốc gia, xuất sang nước Lào, Hàn quốc, Cu ba, Myanmar , Cơng ty truyền hình cáp, Viettel, Điện lực 64 Bưu điện tỉnh thành nước Một số tiêu tài chính chủ yếu Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thể qua số tiêu sau: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009 – 2011 Chỉ tiêu Doanh thu Lợi nhuận sau thuế Thu nhập bình quân (Nguồn: Vina-ofc) ĐV tính Tỷ đồng Tr.đồng/người 2009 596 6,5 2010 717 7,2 6,5 2011 893 7,5 Phân tích thực trạng Trong trình quản lý ứng dụng công nghệ thông tin đem đến hiệu cao Khi đưa công nghệ thông tin vào quản lý, hoạt động quản lý thực nhanh với độ tin cậy xác cao nhiều so với cách quản lý truyền thống Các máy móc thay cho lao động người, trước cơng việc cần đến 10 người ứng dụng công nghệ thông tin cần đến người đủ Nếu hợp lý hoá quy trình quản lý nội - doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 50% chi phí quản lý Theo báo cáo điều tra Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI): Hiện có khoảng 15% số doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ CNTT hồn chỉnh Kết điều tra cho thấy, 19,4% số doanh nghiệp có website riêng, 91% số doanh nghiệp sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, mà chưa tận dụng lợi ích khác hỗ trợ đặt hàng, mua hàng, tư vấn toán trực tuyến…(Nguồn VCCI) Trước phát triển mạnh mẽ thị trường nước giới, muốn hội nhập phát triển Vina-ofc coi ứng dụng CNTT khoản đầu tư, xây dựng định hướng đổi mới, điều kiện định, Vina-ofc xem việc cải tiến công nghệ thông tin cải tiến công nghệ, liên quan đến cải tiến công nghệ sản phẩm cải tiến trình Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT Vina-ofc dừng lại việc sử dụng máy tính có kết nối mạng nội sử dụng internet để tra cứu thông tin; sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán, quản lý nhân để hỗ trợ sản xuất kinh doanh mà chưa khai thác hiệu tính thương mại điện tử, hỗ trợ đặt hàng, mua hàng, tư vấn, toán trực tuyến… Phân tích SWOT (Liên quan đến CNTT, HTTT TMĐT) Từ thực trạng Vina-ofc, tổng hợp, đánh giá Cơ hội thách thức, điểm mạnh, điểm yếu công tác ứng dụng CNTT, HTTT TMĐT công ty Bảng tổng hợp phân tích SWOT Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W) - Nguồn tài ổn định đảm bảo - Nguồn nhân lực CNTT khả đầu tư dự án phát triển thiếu hụt CNTT, HTTT TMĐT - Khó khăn việc tìm nhà - Xây dựng Chiến lược đầu tư cụ cung cấp tư vấn phù hợp thể Cơ hội (O): Thị trường TMĐT có tính Thách thức (T): - Việt Nam chưa có sách - cạnh tranh chưa cao quốc gia CNTT, HTTT Nhu cầu sử dụng sản phẩm TMĐT Cáp quang nước giới cao - Rủi ro công tác quản lý phát triển mạng lưới CNTT chưa có kinh nghiệm Các đối thủ cạnh tranh ngành 4.1 Công ty CP đầu tư sản xuất Việt Hàn (VHG): công ty sản xuất cáp viễn thông miền Trung Việt nam, Thành lập năm 2003 Toàn dây chuyền thiết bị sản xuất cáp viễn thông Công ty nhập từ tập đoàn Phelps Dodge International, tập đoàn khai thác quặng, sản xuất dây cáp tiếng lớn Hoa Kỳ Hiện nay, VHG nằm TOP nhà sản xuất hàng đầu cáp quang nước ta với dây chuyền cơng nghệ cao có cơng suất 20.000 Km/năm (Tổng loại cáp quang) Trong năm gần VHG phát triển thành công ty đa ngành nghề, nhiên lĩnh vực sản xuất, VHG trọng sản xuất kinh doanh nhóm ngành: Cáp quang, dây & cáp điện, nhựa, sợi thủy tinh vật liệu xây dựng 4.2 Công ty Cổ phần đầu tư phát triển SACOM (SAM), tiền thân nhà máy Vật liệu bưu điện II thành lập năm 1986, Các sản phẩm mang thương hiệu SACOM sản xuất công nghệ hàng đầu Châu Âu Mỹ Swisscab, Nextrom (Thụy sĩ) Rosendalh (Áo), Outokumpu (Phần lan) có mặt tồn lãnh thổ Việt Nam số nước khu vực Công suất cáp quang : 50.000Km /năm (Tổng loại cáp quang) Từ lĩnh vực kinh doanh ban đầu sản xuất phân phối loại cáp cho ngành bưu viễn thông, đến nay, SACOM trở thành Nhà sản xuất cáp viễn thông hàng đầu Việt Nam với định hướng phát triển trở thành tập đoàn đa ngành mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác đầu tư kinh doanh bất động sản, du lịch tài Từ thực tế hệ thống đểm mạnh-yếu so với đối thủ cạnh tranh ngành Vina-ofc bảng sau: So sánh đối thủ trực tiếp Doanh nghiệp Tiêu chí so sánh Thị trường Doanh thu Giá sản Chất phẩm lượng (Ty Vina-ofc đồng) 893 Thế mạnh miền Bắc, chủ yếu bán Cao Tốt hàng cho doanh nghiệp Sản phẩm công ty chiếm khoảng 25% thị SAM 1850 phần nước Là doanh nghiệp lớn, giá thấp, Công ty Thấp Tốt chiếm lĩnh 50% thị phần VHG 645 nước Thế mạnh miền Trung, Sản phẩm Thấp chiếm TB 50% thị phần miền trung, khoảng 15% thị phần nước Như với ưu chất lượng hạn chế giá bán Để cạnh tranh trực tiếp với đối thủ ngành, Vina-ofc cần xây dựng chiến lược cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị phần tăng lợi cạnh tranh thương trường Trong xu xã hội tại, việc ứng dụng CNTT TMĐT vào trình quản lý, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm phương án tối ưu tạo nên lực cốt lõi cho Vina-ofc Kinh nghiệm từ doanh nghiệp khác nước Trong năm qua nhiều doanh nghiệp đầu tư khơng tiền bạc, thời gian, người cho việc ứng dụng CNTT Bởi họ nhận thức đắn có liên tục thay đổi ứng dụng công nghệ, đặc biệt cơng nghệ quản lý, có hy vọng nâng sức cạnh tranh doanh nghiệp lên tầm cao Nhưng phần mềm quản lý chương trình đơn giản, bật máy lên sử dụng Kinh nghiệm từ nước phương Tây cho thấy: Phần lớn chương trình kiểu (trên 70%) chưa đem lại kết mong đợi, mà làm người tiêu dùng thất vọng Trong đó, có khơng cơng ty lớn phá sản thật ham muốn sớm ứng dụng cơng nghệ Trường hợp FoxMeyer ví dụ FoxMeyer nhà phân phối thuốc lớn giới, năm 1993 định ứng dụng CNTT TMĐT hệ thống quản lý Sau gần ba năm sử dụng trầy trật, tiêu phí 64 triệu USD, tới cuối năm 1996, FoxMeyer đứng trước bờ phá sản Các nhà chuyên môn hệ thống FoxMeyer thất bại nguyên nhân tỷ lệ sau: Quản trị dự án (nhân viên tư vấn thiếu trình độ, không kết hợp với người đặt hàng) - 56%; Mất liệu, yếu khâu bảo mật lưu trữ - 44%; Chức chưa hoàn thiện thiếu hướng dẫn sử dụng cụ thể - 40%; Lỗi bố cục lập giao diện - 40%; Lỗi lập trình - 36% Qua thấy Vina-ofc cần cân nhắc, kiểm định chọn đối tác tư vấn, cần có chiến lược cụ thể tránh đầu tư lãng phí nguồn lực công ty Các giải pháp ứng dụng CNTT Vina-ofc 6.1 Giải pháp Tài chính: Dự kiến tổng chi phí đầu tư dự án ứng dụng CNTT, TMĐT Vina-ofc 10 tỷ đồng Với nguồn tài ổn định, Vina-ofc sử dụng 100% giá trị dự án đầu tư nguồn vốn tự có 6.2 Giải pháp vê Nhân sự: Thực Đào tạo lại toàn hệ thống Cán công nhân viên công ty bao gồm: đào tạo công nhân, đào tạo chuyên viên, đào tạo quản lý nhằm nâng cao trình độ tin học phục vụ cho chun mơn Bên cạnh sử dụng hệ thống thi cử, đánh giá hàng năm nhằm khuyến khích CBNV khơng ngừng học tập Thành lập trung tâm IT, quản lý tổng thể toàn mạng lưới IT tồn cơng ty Kế hoạch nhân chi phí tiền lương Đơn vị tính: 1.000.000 đồng Giám đốc trung tâm Thu nhập BQ (Tháng) 15 (Quản lý tổng thể tồn cơng ty) Quản lý nhân sự-Tiền công-Tiền lương 10 STT Chi tiết nhân Số lượng Tổng chi phí (5 năm) 900 600 Quản lý quan hệ khách hàng (Khách hàng mua khách hàng bán) Quản lý kho Quản lý bán lẻ Quản lý Phần mềm kế tốn Chi phí đào tạo Tổng cộng 10 600 1 10 10 10 600 600 600 1.000 4.900 65 (Nguồn: Vina-ofc) Chính sách lương thưởng cần đảm bảo tính cạnh tranh với cơng thức đãi ngộ tạo nguồn lực tốt cho vị trí 6.3 Giải pháp Cơng nghệ Sau tìm hiểu Vina-ofc lựa chọn FPT Việt Nam cung cấp dịch vụ phần mềm tư vấn CNTT FPT làm chủ công nghệ tất hướng phát triển với chứng ISO cho tất lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm FPT đối tác cao cấp nhiều tập đồn cơng nghệ hàng đầu giới Microsoft, IBM, Cisco, HP, SAP, Nokia, … FPT sở hữu 1.700 chứng công nghệ cấp quốc tế đối tác công nghệ hàng đầu giới Với 23 năm kinh nghiệm lĩnh vực phát triển phần mềm cung cấp dịch vụ CNTT, FPT Việt Nam cung cấp cho Vina-ofc dịch vụ tốt với tiêu chuẩn chất lượng quốc tế Kế hoạch đầu tư cơng nghệ Đơn vị tính: 1.000.000 đồng STT I II Chi tiết cơng nghệ Phần mềm (Bao gồm chi phí tư vấn chuyên gia) Phần cứng Máy chủ Máy trạm Máy tính xách tay CP Nối mạng (LAN,WAN, Internet ) Chi phí trì Tổng cộng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1.500 1.500 20 20 150 20 25 450 150 400 500 450 2.100 2.100 5.100 6.4 Giải pháp Tổ chức hoạt động: Để nâng cao hiệu quản lý, Vina-ofc cần xây dựng mô hình quản lý số, hướng tới hiệu cao Các việc cần làm là: Xây dựng Văn hóa số doanh nghiệp; Chiến lược ứng dụng CNTT TMĐT Vina-ofc Với mục tiêu: tối ưu hóa quy trình hoạt động sản xuất nhằm tăng tính cạnh tranh tính linh động thị trường, Vina-ofc xây dựng chiến lược đầu tư ứng dụng CNTT TMĐT giai đoạn 2012-2016 tầm nhìn 2020 theo định hướng Chiến lược vận hành song song (Parallel Strategy): Doanh nghiệp trì hệ thống cũ hoạt động song song với hệ thống hệ thống chạy tốt vào ổn định Chiến lược đầu tư CNTT tổng hợp theo giai đoạn kế thừa nhau: Giai đoạn Lập kế hoạch: gồm hai bước lập kế hoạch mô tả hệ thống Giai đoạn phát triển hệ thống: Do công nghệ cung cấp tư vấn bới công ty FPT nên giai đoạn gồm bước Kiểm định hệ thống; Xây dựng tài liệu hướng dẫn Giai đoạn vận hành hệ thống bao gồm Cài đặt, Đào tạo nhân lực, Vận hành Bảo trì hệ thống Tại giai đoạn có mục tiêu cụ thể tuân theo nguyên tắc đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh; đầu tư phải đem lại hiệu quả; Kế hoạch hành động tiêu cụ thể Với giải pháp Tài chính, nhân sự, cơng nghệ tổ chức quản lý chi tiết, dự kiến dự án Đầu tư ứng dụng CNTT TMĐT vina-ofc hoàn chỉnh thu kết sau: Vòng quay vốn lưu động tăng 28%/năm; vòng quay hàng tồn kho giảm 38%; Chi phí quản lý giảm 61%; chi phí bán hàng giảm 56% từ tăng lợi nhuận 50% so với trước dự án đưa vào sử dụng Kế hoạch hành động tiêu cụ thể Giai Yêu cầu Thời Người phụ Bộ Dự đoạn đạt hạn trách phận kiến Doanh Lợi thực phối chi thu nhuận hợp phí Trung 0.3tỷ 903 tỷ 8,5 tỷ 6,7tỷ 950 tỷ 9,2 tỷ tỷ 1.150 12 tỷ Giai -Lập kế hoạch tài 2012 Tổng đoạn nhân Giám đốc; tâm - Bản mô tả hệ thống đầy đủ, Giám đốc CNTT Giai xác -Đầu tư phần cứng phần 2013 CNTT Giám đốc Toàn đoạn mềm CNTT; -Đảm bảo hệ thống tạo Thủ phù hợp với yêu cầu trưởng đưa trước đơn vị cơng ty -Hệ thống hoạt động có hiệu -Tính bảo mật hệ thống Giai cao Số hóa tồn cơng ty đoạn -Nhân đủ trình độ tin học - CNTT; phục vụ chun mơn Thủ 2016 Giám đốc Tồn -CNTT đạt lợi cạnh trưởng tranh môi trường kinh đơn vị doanh đại - Phát triển TMĐT 2014 công ty tỷ Kết luận Ứng dụng CNTT ĐTTM vừa yêu cầu, vừa tạo điều kiện cho q trình khơng ngừng tìm tòi, học tập, nâng cao tri thức đội ngũ lãnh đạo cán nhân viên Nó giúp hồn thiện kỹ công tác chuẩn mực quan hệ mới, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp theo hướng đại hội nhập Tại Vina-ofc việc ứng dụng CNTT ĐTTM mở lợi cho công ty thương trường Trân trọng! Tài liệu tham khảo  Báo cáo thường niên Vina-ofc 2009; 2010; 2011;  Soh, C.P.P., C.S Yap and K.S Raman (1992), 'Impact of consultants on computerization success in small business', Information & Management, no 22, pp 309-319  Tornatzky, L.G and M Fleischer (1990), The Process of Technological Innovation Lexington Books, Lexington MA., Pp11  Internet: www.gfmag.com/sources-for-country-economic-reports www.vnexpress.net www.vietnamnews.net www.E-ecommerce.com.vn ... trình quản lý ứng dụng cơng nghệ thông tin đem đến hiệu cao Khi đưa công nghệ thông tin vào quản lý, hoạt động quản lý thực nhanh với độ tin cậy xác cao nhiều so với cách quản lý truyền thống. .. Giải pháp Tổ chức hoạt động: Để nâng cao hiệu quản lý, Vina-ofc cần xây dựng mơ hình quản lý số, hướng tới hiệu cao Các việc cần làm là: Xây dựng Văn hóa số doanh nghiệp; Chiến lược ứng dụng... 15 (Quản lý tổng thể tồn cơng ty) Quản lý nhân sự-Tiền công-Tiền lương 10 STT Chi tiết nhân Số lượng Tổng chi phí (5 năm) 900 600 Quản lý quan hệ khách hàng (Khách hàng mua khách hàng bán) Quản