nội dung quy trình, các bản hướng dẫn công việc và các mẫu hồ sơ lưu trữ số liệu

nội dung quy trình, hướng dẫn cơng việc mẫu hồ sơ lưu trữ số liệu Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Để tạo sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp phải thực chức bản: Marketing, sản xuất tài Các hoạt động quản trị Marketing chịu trách nhiệm tạo nhu cầu cho sản phẩm dịch vụ tổ chức, quan hệ với khách hàng đảm bảo hàng hóa đầu đưa tới khách hàng cách nhanh nhất, tốn khách hàng hài lòng Các hoạt động quản trị tài chịu trách nhiệm đạt mục tiêu tài doanh nghiệp… Hệ thống quản lý doanh nghiệp cấu thành từ tài liệu cấu tổ chức, tài liệu phân công phân nhiệm phận, tài liệu đặc tả chức vị trí cơng việc, quy chế, quy định cuối tài liệu quy trình hoạt động (trong có nội dung quy trình, hướng dẫn cơng việc mẫu hồ sơ lưu trữ số liệu) Quy trình tác nghiệp thông thường doanh nghiệp tham gia: + Các nhiệm vụ quản trị ( quy tắc hay nhiệm vụ dựa quy tắc, chẳng hạn phép vào khu vực cụ thể) + Các nhiệm vụ liên quan đến nhận thức (ví dụ định vấn đề…) + Các nhiệm vụ liên quan đến động Thực tế, doanh nghiệp công tác công ty xây dựng 319-Bộ Quốc phòng, cơng việc nhân viên phòng ban, xí nghiệp thường xun có liên quan đến cơng việc nhân viên phòng ban, xí nghiệp khác Mối liên hệ thể quy trình hoạt động trao đổi thơng tin bước quy trình Hệ thống quy trình hoạt động doanh nghiệp phân thành quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh quy trình phụ trợ Các quy trình phân chia thành quy trình nhỏ hơn, quy trình phân chia thành bước theo thứ tự Mỗi bước quy trình thường công việc xác định yếu tố: Đầu vào (nguyên liệu, thông tin), công cụ máy móc, nhân cơng (nguồn lực) đầu (kết quả) Kết bước trước thường đầu vào bước CƠNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG CƠNG TY XD 319 - BỘ QUỐC PHỊNG 1.1 Tổng quan sơ đổ tổ chức Quy trình Quản lý chi phí Ở Việt Nam doanh nghiệp qn đội có tính tập trung hố cao, vậy, doanh nghiệp thường có quyền tự chủ cao, tự tìm kiếm việc làm tổ chức sản xuất kinh doanh đảm bảo thu nhập cho người lao động Đối với cơng trình thi cơng xây lắp, có xí nghiệp đóng vai trò triển khai thi cơng theo chức nhiệm vụ công ty giao Mỗi đơn vị thành viên công ty quản lý tổ chức thi công dự án theo định giao nhiệm vụ phù hợp chun mơn xí nghiệp Ví dụ: thi công dự án xây dựng tuyến đường cao tốc giao cho xí nghiệp cơng trình giao thơng có chun mơn giao thơng; Thi cơng dự án rà phá bom mìn, vật nổ sau chiến tranh cơng ty vào nhiệm vụ phân công ủy quyền cho đơn vị chuyên rà phá bom mìn, vật nổ v.v Đối với dự án Công ty làm chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng trụ sở làm việc văn phòng cho th, cơng ty giao nhiệm vụ cho phòng đầu tư xí nghiệp khảo sát thiết kế để phác thảo dự án thiết kế sơ Trong giai đoạn này, Kỹ sư chuyên ngành Kiến trúc sư hỗ trợ đơn vị Tư vân thiết kế phòng tài chính, ban kiểm tốn quản lý chi phí Các đơn vị giới thiệu Kỹ sư chuyên ngành Kiến trúc sư cho chủ đầu tư lựa chọn Khái toán chi phí tính đơn vị m2 để xác định lượng vốn cho dự án phận quản lý chi phí tính tốn dựa thơng tin dự án, dựa điện tích mét vuông sàn Khi lượng vốn dành cho dự án chấp thuận, thiết kế sơ trình cho Cơng ty phê duyệt Bộ phận quản lý chi phí lập dự tốn sơ mơ tả lượng vốn xây đựng chi tiêu Dự toán sơ xác định dựa thiết kế Do đó, Dự tốn sơ đưa mục tiêu chi phí cho người nhóm thiết kế Khi định thiết kế đưa ra, phận quản lý chi phí lập dự tốn dự tốn có liên quan đến dự tốn sơ duyệt Nếu bị vượt dự toán sơ duyệt, dự toán sơ thiết kẽ cảnh báo Chi phí dự phòng dự toán sơ giúp giải vấn đề xảy Mặc dù vậy, thường gặp thay đổi ngân sách thiết kế sơ giai đoạn thiết kế thi công Khi xong thiết kế thi công, Bộ phận quản lý chị phí lập Biểu khối lượng bao gồm chi tiết tất hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế Biểu Khối lượng áp giá sau sử dụng để phân tích chi phí thi cơng Đối với dự án đặc thù Công ty làm chủ đầu tư Sau trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí thiết lập để kiểm sốt giá q trình xây dựng Tư vấn quản lý chi phí tiến hành Một cách khác để thực dự án Công ty dự án thực nhà thầu chịu trách nhiệm thiết kề vả xây dựng Nhà thầu thiết kế xây dựng lựa chọn cách đơn giản thông qua thương thảo hợp đồng nhà thầu chủ đầu tư Hoặc, nhà thầu thiết kế xây dựng chọn thông qua đấu thầu Chủ đầu tư nêu rõ u cầu cơng trình xây dựng hồn thành, phần việc lại thuộc trách nhiệm Nhà thầu thiết kế xây dựng Công ty yêu cầu Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế giá trọn gói Sau thương thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu Công ty lấy ý kiến từ nhà tư vấn Kiến trúc, kỹ thuật tư vấn quản lý chi phí để chọn lựa nhà thầu thiết kế xây đựng Tư vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp chủ đầu tư kiểm sốt chi phí dự án 1.2 Nguồn liệu phục vụ cho công tác dự tốn Cơng ty áp dụng nhiều phương pháp tiêu chuẩn đo bóc tách khối lượng cho dự án hạ tầng dân dụng Nguồn liệu cung cấp đơn vị Tư vấn Quản lý khối lượng nhiều kinh nghiệm, với ngân hàng liệu đơn giá xây dựng từ nhân cơng, vật liệu máy móc Đơn giá áp dụng cho dự án tương đối dễ dàng cho Tư vấn quản lý chi phí đo bóc khối lượng dự án vận dụng áp giá dự án tương tự thực trước có sử dụng phương pháp bóc chuẩn Tổng mức đầu tư xác định dựa phác thảo dự án cách tính tốn diện tích sàn xây dựng sau áp giá tính cho mét vng Tư vấn xây dựng có ngân hàng liệu đơn giá tính mét vng cho loại cơng trình xây dựng khác giá dựa hệ số tiêu chuẩn hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thơng, hệ số diện tích sử dụng chung v.v Khái toán xác định dựa thiết kế phác thảo thiết kế sơ Bản khái tốn xem xét thơng số, hệ số để dự tính chi phí Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thơng Các thơng số sử dụng để phát triển dự toán cách cụ thể Khi thiết kế triển khai, chi tiết thiết kế cung cấp dự báo chi phí xây dựng xác định Tư vấn Quản lý chi phí Dựa thiết kế chi tiết vẽ sơ bộ, khối lượng đơn giá lập để thực Dự toán sơ - cung cấp thông tin chi tiết yếu tố dự án Các liệu chi phí quan trọng, sử dụng để lập kế hoạch vốn, dự báo, dự toán sơ lấy từ Biểu khối lượng đơn giá dự án đấu thầu trước 1.3 Biểu khối lượng quy trình đấu thầu Biểu khối lượng phương pháp thường sử dụng cho mục đích chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn kỹ thuật, thảo hợp đồng, mẫu bảo lãnh dự thầu với biểu khối lượng gửi cho nhà thầu để họ lựa chọn đệ trình giá thầu cạnh tranh Các nhà thầu làm giá cho biểu khối lượng phân làm hai loại biểu giá, giá cho công việc cụ thể xác định giá cho phần công việc chưa xác định rõ ràng thời điểm đấu thầu sau tổng hợp thành giá dự thầu trọn gói Giá trọn gói đệ trình cho kiến trúc sư Giá bỏ thầu phân tích tư vấn quản lý chi phí Thông thường trường hợp nhà thầu đưa giá thầu thấp định trúng thầu nhiên giá xem xét kỹ có lỗi thông báo cho nhà thầu liên quan 1.4 Mẫu hợp đồng Thường Việt Nam quan đơn vị thường sử dụng hợp đồng xây dựng dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định Việc thiết kế chủ đầu tư tiến hành Tuy nhiên hợp đồng bao gồm Thiết kế Xây dựng thường sử dụng dự án chuẩn năm gần dây có xu hướng áp dụng hợp đồng Xây dựng- Khai thác - Chuyển giao (BOT) dự án sử dụng vốn Ngân sách nhà nước, tư nhân, Cổ phần 1.5 Quản lý chi phí giai đoạn sau ký kết hợp đồng xây dựng Trong giai đoạn sau ký kết hợp đồng xây dựng, phương pháp kiểm soát chi phí sử dụng phương pháp xác định mốc ngân sách dự báo ngân sách Mốc ngân sách lập Tư vấn quản lý chi phí Mốc ngân sách dùng để so sánh ngân sách thời điểm dự báo cho giai đoạn tương lai Mốc ngân sách cập nhật có thay đổi quan trọng (các phát sinh), cập nhật hàng tháng Thanh toán cho Nhà thầu thường dựa đánh giá hàng tháng khối lượng công việc thực theo tính tốn nhà thầu đơn giá kiểm tra Tư vấn quản lý chi phí Ví dụ: cơng việc tốn hàng tháng dựa sở tính tốn Trong trường hợp có thay đổi thực theo yêu cầu công việc nhà thầu nhận hướng dẫn cho lệnh thay đổi này, giá trị thay đổi thoả thuận nhà thầu Tư vấn chi phí quản lý Những lệnh thay đổi thoả thuận biểu khối lượng Trong trường hợp chậm trễ nhà thầu yêu cầu kéo dài thời gian vấn đề Kiến trúc sư tư vấn quản lý chi phí xem xét chi phí phát sinh việc kéo dài thời gian tính tốn tư vấn quản lý chi phí Trong hợp đồng thường thời gian cho phép để tiến hành nhanh thủ tục tốn cuối sau cơng trình hoàn thành ba tháng Tuy nhiên Việt Nam giai đoạn sau ký kết hợp đồng xây dựng, nhà thầu thường thực thay đổi cơng trình mà bắt buộc phải có đồng ý trước giá cho thay đổi Vì quan quản lý nhà nước cần xây dựng mẫu chuẩn hợp đồng thường quy định cho vấn đề phần lớn thay đổi định giá cách công thông qua việc sử dụng Biểu Khối lượng Quy trình thuận lợi cho tiến độ hoàn thành dự án Câu 2: Có thể nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp, áp dụng quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị làm cho doanh nghiệp thua lỗ, chí bị phá sản Quản trị sản xuất tác nghiệp có nhiều nội dung phong phú để áp dụng môi trường phát triển kinh tế hội nhập ngày nay, cạnh tranh trở thành yếu tố mang tính quốc tế đóng vai trò định đến tồn phát triển doanh nghiệp Theo M.E Porre (Mỹ) khả cạnh tranh doanh nghiệp thể thông qua hai chiến lược phân biệt hóa sản phẩm (chất lượng sản phẩm) chi phí thấp Chất lượng sản phẩm trở thành chiến lược quan trọng làm tăng lực cạnh tranh doanh nghiệp Bảng so sánh mục tiêu chiến lược Texas Instruments Hewlett-Packard Áp dụng vào thực tiễn sản xuất kinh doanh khả nhận dạng loại lãng phí bước loại bỏ chúng cách có hệ thống trọng tâm phương pháp Lean Các lãng phí thường diện đa dạng hình thức sau: - Sản xuất dư thừa: làm nhiều nhu cầu, sớm lúc cần thiết… - Tồn kho: dư thừa nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm… - Chờ đợi: thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin, chờ xét duyệt… - Vận chuyển: chuyên chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, thông tin qua lại khâu, phòng ban… - Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển thao tác không hợp lý gây mệt mỏi… - Gia công mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa chữa hàng bị lỗi… - Chất lượng: không ổn định, phế phẩm, thơng tin sai lệch… - Lãng phí người: chất xám, kiến thức, kinh nghiệm nhân viên không tiếp thu, tập hợp, chia sẻ… Liên hệ thực tiễn theo đặc thù ngành nghề sản xuất kinh doanh doanh nghiệp khác doanh nghiệp công tác Công ty xây dựng 319 doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc phòng Sự lớn mạnh Chúng tơi hơm góp phần tích cực vào nghiệp cơng nghiệp hố đại hố đất nước cơng xây dựng kinh tế - xã hội năm vừa qua Ngoài lĩnh vực Xây dựng bản, Cơng ty tập trung đầu tư hàng ngàn tỷ đồng vào công trình trọng điểm sản xuất loại gạch ngói ceramic, gạch men, ốp lát, sứ vệ sinh Xây dựng dây chuyền nhà máy sản xuất mặt hàng : Vật liệu chịu lửa, xi măng trắng, xi măng đen, fimen, van vòi vệ sinh Có thể nói, tất sở nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng Công ty áp dụng dây chuyền công nghệ thiết bị đại tiên tiến Với tốc độ tăng trưởng từ 30 đến 35%/năm, tính riêng năm 2008 tổng giá trị sản lượng Công ty đạt 1.800 tỷ đồng, kim ngạch xuất xấp xỉ 60 triệu USD, đem lại tỷ suất lợi nhuận xấp xỉ 8%, trở thành DN mạnh Bộ Quốc phòng Năm 2009 với tâm phấn đấu hoàn thành vượt mức tổng giá trị sản lượng 2.500 tỷ đồng Trước suy thoái kinh tế giới gây lên nhiều khó khăn cho doanh nghiệp nước, Công ty xác định nhiệm vụ trọng tâm doanh nghiệp tính hiệu sản xuất kinh doanh, liên tục tháng đặc biệt ngày gần đây, Công ty xác định chiến lược kinh doanh sản xuất tiêu thụ sản phẩm, đầu tư xây dựng bản, tình hình tài chính, đồng thời rà sốt lại kế hoạch, điều chỉnh sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường, cắt giảm tối đa chi phí khơng cần thiết, nâng cao mẫu mã, chất lượng sản phẩm, tiến độ thời gian cung cấp dịch vụ, sản phẩm đa dạng đến khách hàng … Trong năm Công ty tiếp tụcđầu tư mạnh thiết bị thi công chiếm lĩnh nhà cao tầng cơng trình cơng nghiệp lớn, đồng thời đào tạo cán có đủ trình độ quản lý tốt lĩnh vực kỹ thuật kinh doanh, trì đội ngũ công nhân lành nghề nhằm đảm bảo chất lượng hạ giá thành để thắng thầu trước đối thủ Tài liệu tham khảo Các Websites chung: http://jerz.setonhill.edu/writing/academic/sources/journals/finding.htm http://eb.com/library/online/index.html http://www.academicinfo.net/digital.html http://www.chungta.com http://www.vneconomy.com.vn/ http://www.lanhdao.net/ http://www.massogroup.com http://dddn.com.vn http://kienthuckinhte.com/ http://vietnamwcm.wordpress.com Các nguồn tài liệu tham khảo: • Academy of Management Executive • Academy of Management Journal • Academy of Management Review • Administrative Society Quarterly • California Management Review • Chiến Lược Cạnh Tranh Theo Lý Thuyết Của Michael Porter • Millares, M (ed.) 1998, Applied drug information: strategies for information management Applied Therapeutics, Vancouver • Giáo Trình Quản Trị Sản Xuất Và Tác Nghiệp (Nxb Lao động Xã hội) ... doanh quy trình phụ trợ Các quy trình phân chia thành quy trình nhỏ hơn, quy trình phân chia thành bước theo thứ tự Mỗi bước quy trình thường công việc xác định yếu tố: Đầu vào (nguyên liệu, ... hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thơng, hệ số diện tích sử dụng chung v.v Khái toán xác định dựa thiết kế phác thảo thiết kế sơ Bản khái tốn xem xét thơng số, hệ số để dự tính chi phí Ví... Biểu khối lượng quy trình đấu thầu Biểu khối lượng phương pháp thường sử dụng cho mục đích chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn