- Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. - Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định như : tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký, dấu (nếu có) của cả người bán và người mua. - Việc thực hiện thu chi, tạm ứng thanh quyết toán thực hiện theo đúng quy định và hướng dẫn của Công ty (Phần II Quy định về thủ tục thanh toán) - Các khoản tạm ứng chi phí thường xuyên, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 01 tháng kể từ ngày nhận ứng, trừ trường hợp đặc biệt được Ban giám đốc phê duyệt thì chỉ được phép kéo dài tối đa 02 tháng. Các khoản tạm ứng chi phí theo vụ việc, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận ứng và trước khi nhận các khoản tạm ứng mới. Quá thời hạn quy định, Công ty sẽ xem xét và xử lý trừ trực tiếp vào thu nhập của người nhận tạm ứng. B/ Định mức một số khoản chi phí. 1/ Chi phí giao dịch tiếp khách Là những khoản chi cần thiết cho triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc gián tiếp gắn với công việc kinh doanh của Công ty. Về nguyên tắc các khoản chi này phải được Ban giám đốc Công ty phê duyệt trước. Hàng tháng hoặc hàng quý các Phòng ban phải có kế hoạch trình Ban giám đốc phê duyệt hạn mức và thực hiện tạm ứng tiền trước khi chi phí. (Trường hợp phát sinh chi tiếp khách đột xuất phải được Ban giám đốc Công ty chấp thuận khi thanh toán.) Nếu trong tháng có phát sinh chi phí tiếp khách, việc thanh toán phải thực hiện hàng tháng, không để tình trạng ngày ghi trên hoá đơn và ngày làm thủ tục thanh toán quá xa nhau, gây ảnh hưởng đến việc phản ánh chi phí trong kỳ báo cáo.
CÔNG TY CỔ PHẦN VI NA VJC -------------------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------***--------- Số : HC- KT/VNJ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NỘI BỘ (Tạm thời) I. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC CHI TIÊU. A/ Quy định chung - Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. - Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định như : tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký, dấu (nếu có) của cả người bán và người mua. - Việc thực hiện thu chi, tạm ứng thanh quyết toán thực hiện theo đúng quy định và hướng dẫn của Công ty (Phần II Quy định về thủ tục thanh toán) - Các khoản tạm ứng chi phí thường xuyên, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 01 tháng kể từ ngày nhận ứng, trừ trường hợp đặc biệt được Ban giám đốc phê duyệt thì chỉ được phép kéo dài tối đa 02 tháng. Các khoản tạm ứng chi phí theo vụ việc, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận ứng và trước khi nhận các khoản tạm ứng mới. Quá thời hạn quy định, Công ty sẽ xem xét và xử lý trừ trực tiếp vào thu nhập của người nhận tạm ứng. B/ Định mức một số khoản chi phí. 1/ Chi phí giao dịch tiếp khách Là những khoản chi cần thiết cho triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc gián tiếp gắn với công việc kinh doanh của Công ty. Về nguyên tắc các khoản chi này phải được Ban giám đốc Công ty phê duyệt trước. Hàng tháng hoặc hàng quý các Phòng ban phải có kế hoạch trình Ban giám đốc phê duyệt hạn mức và thực hiện tạm ứng tiền trước khi chi phí. (Trường hợp phát sinh chi tiếp khách đột xuất phải được Ban giám đốc Công ty chấp thuận khi thanh toán.) Nếu trong tháng có phát sinh chi phí tiếp khách, việc thanh toán phải thực hiện hàng tháng, không để tình trạng ngày ghi trên hoá đơn và ngày làm thủ tục thanh toán quá xa nhau, gây ảnh hưởng đến việc phản ánh chi phí trong kỳ báo cáo. 2/ Chi phí công tác Quy định chung về công tác phí: - Việc đi công tác phải có quyết định cử đi công tác do cấp có thẩm quyền phê duyệt, trong đó nêu rõ lý do cử đi công tác. - Thời gian công tác là số ngày công tác thực tế của cán bộ, nhân viên (kể cả ngày lễ, chủ nhật), nhưng không vượt quá 90 ngày cho một đợt công tác. - Việc thanh toán tiền công tác phí của cán bộ công nhân viên trong công ty được thực hiện theo như tinh thần của Thông tư 23/2007/TT- BTC ngày 21 tháng 03 năm 2007 về 1 CÔNG TY CP. VI NA VJC Quy định chế độ công tác phí cho các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trên cả nước Việt Nam. - Tiền công tác phí chỉ được thanh toán khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ (hóa đơn, vé tàu xe…) và được phụ trách bộ phận ký xác nhận trước khi chuyển kế toán thanh toán. a. Công tác phí trong nước: - Cán bộ nhân viên VI NA VJC khi đi công tác trong lãnh thổ Việt Nam nhưng quãng đường từ nơi đi đến nơi đến dưới 40 km thì không được hưởng công tác phí. Nếu đi công tác mà quãng đường từ nơi đi đến nơi đến từ 40 km trở lên mà về trong ngày thì được thanh toán tiền công tác phí là 50.000 đồng.Đối với đoạn đường thuộc vùng núi cao, hải đảo, biên giới thì được thanh toán tối đa gấp 2 lần giá cước vận tải hành khách công cộng thông thường tại địa phương công tác.Nếu ở lại qua đêm thì công tác phí được tính như sau: Tiền tàu, xe: được thanh toán bao gồm tiền mua vé tàu, xe, cước qua phà, đò ngang cho bản thân người đi công tác, phí sử dụng đường bộ và cước chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có). Nếu đi công tác bằng phương tiện máy bay được thanh toán các khoản sau: tiền vé máy bay và tiền cước phương tiện vận tải công cộng từ nơi công tác ra sân bay và ngược lại (nếu có). Các khoản thanh toán theo thực tế và chứng từ hợp lệ (thanh toán một lần cho chuyến đi công tác). Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí: Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí theo định mức quy định sau đây: Đối tượng Phụ cấp công tác phí/ngày/người Chi phí phòng nghỉ/ngày/người Thành viên HĐQT, Trưởng BKS, TGĐ 70.000đ Tối đa không quá 400.000đ Thành viên BKS, các Phó TGĐ 70.000đ Tối đa không quá 350.000đ Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng các bộ phận 50.000đ Tối đa không quá 300.000đ Các đối tượng khác 30.000đ Tối đa không quá 200.000đ b. Công tác phí nước ngoài: - Cán bộ nhân viên VI NA VJC đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam do VNJ đài thọ toàn bộ chi phí sẽ được thanh toán các khoản chi phí sau đây: Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí theo định mức quy định sau đây: Đối tượng Phụ cấp công tác phí/ngày/người Chi phí phòng nghỉ/ngày/người Thành viên HĐQT,Trưởng BKS,TGĐ 20USD Phòng hạng đặc biệt Thành viên BKS, các Phó TGĐ 20USD Phòng hạng sang Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng các bộ phận 20USD Phòng hạng thường Các đối tượng khác 15USD Phòng hạng trung bình - Thanh toán tiền phương tiện đi lại bao gồm tiền vé máy bay, vé tàu, xe từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại theo chứng từ hợp lý, hợp lệ. 2 CÔNG TY CP. VI NA VJC - Thanh toán tiền lệ phí sân bay, visa và cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác theo thực tế ghi trên chứng từ thu/hoá đơn thu tiền hợp pháp, hợp lệ. - Thanh toán lệ phí hội nghị, hội thảo: Căn cứ trên thư mời, hoặc thông báo của cơ quan tổ chức hội nghị, cán bộ được thanh toán thực chi theo chứng từ hợp lệ. - Tiền bảo hiểm: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước mà cán bộ, nhân viên được cử đến công tác, VI NA VJC sẽ thanh toán khoản chi mua bảo hiểm chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong thời gian công tác với phạm vi bảo hiểm cơ bản bao gồm: chi y tế phát sinh trong quá trình điều trị do hậu quả của ốm đau, bệnh tật (loại trừ các bệnh có sẵn) hay tai nạn bất ngờ; chi phí vận chuyển cấp cứu tại nước đang công tác; chi phí hồi hương cán bộ, nhân viên trong trường hợp ốm đau, tai nạn khẩn cấp; chi phí vận chuyển hồi hương thi hài trong trường hợp cán bộ, nhân viên không may bị tử vong. c. Chi phí đi lại công tác: - Đối với từng vụ việc cụ thể việc giao dịch với bên ngoài khi không thể khắc phục việc đi lại bằng xe gắn máy hoặc trong trường hợp không bố trí được xe ôtô của Công ty. Người giao dịch hay đi làm việc sẽ đề xuất với Tổng giám đốc và được Tổng giám đốc chấp thuận thì sẽ được thuê Taxi phục vụ cho công việc của mình. - Trường hợp sử dụng vượt quá hạn mức hoặc sai mục đích thì người sử dụng phải có giải trình hợp lý được chấp nhận. Nếu không có giải trình hoặc giải trình không hợp lý và không được chấp nhận, phần chi phí sử dụng taxi phụ trội sẽ được trừ vào thu nhập tháng của cá nhân sử dụng hoặc Phụ trách phòng. 3/ Chi phí hội nghị, hội thảo, chi photo tài liệu 3.1/ Chi cho cán bộ Công ty làm phiên dịch cho các cuộc hội thảo, hội nghị Mức chi sẽ căn cứ trên mức giá thuê ngoài, trường hợp thuê ngoài thì theo hợp đồng thỏa thuận. 3.2/ Thuê dịch tài liệu Tài liệu nghiên cứu triển khai nghiệp vụ mới, tài liệu hội nghị, hội thảo… - Từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt: Mức chi 100.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên mức giá thuê dịch bên ngoài. - Từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: Mức chi 140.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên mức giá thuê dịch bên ngoài. - Đối với những tài liệu dịch phục vụ cho công việc chuyên môn hàng ngày của các Phòng thì không được thanh toán. 3.3/ Chi cho các đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn nghiệp vụ Đối với các cuộc hội nghị, hội thảo có tính chất quan trọng, thành phần do Tổng giám đốc Công ty triệu tập theo đề nghị của các Phòng ban chức năng: Mức chi tối đa không quá 200.000 đồng/người/ngày. Các cuộc họp đặc biệt cần có mức chi vượt quy định, các Phòng lập phương án đề xuất Tổng giám đốc Công ty xem xét phê duyệt nhưng mức chi tối đa cũng không vượt quá 200.000 đồng/người/ngày. Các cuộc họp thông thường trong nội bộ phòng ban – quy mô nhỏ không được áp dụng mức chi cho thành viên tham dự. 3 CÔNG TY CP. VI NA VJC Các cuộc họp riêng của Hội đồng Quản trị, của Ban Giám đốc hay của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc sẽ được chi theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Giám đốc. Các cuộc họp giữa cán bộ nhân viên VI NA VJC và Ban Giám đốc sẽ được Ban Giám đốc duyệt chi khi thấy cần thiết. Mức chi không vượt qúa 100.000 đồng/người Mức chi cho việc đào tạo, tập huấn phải có tờ trình của các bộ phận gửi lên được Tổng giám đốc phê duyệt tuỳ theo từng chương trình đào tạo, tập huấn. Chi phí bồi dưỡng cho từng cá nhân được phê duyệt cử đi đào tạo, tập huấn không vượt quá 50.000 đồng/người/ngày (áp dụng trong địa bàn Hà Nội), 100.000 đồng/người/ngày (áp dụng cho các địa điểm trong nước khác). Với trường hợp cho cá nhân đi tập huấn, đào tạo ở nước ngoài sẽ được xem xét và phê duyệt theo từng trường hợp cụ thể. 3.4/ Chi sao chụp tài liệu, in ấn tài liệu Tài liệu thuê bên ngoài sao chụp chỉ được thanh toán theo sự phê duyệt trực tiếp của Ban giám đốc Công ty. 4/ Chi mua tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu nghiệp vụ Phải được Tổng giám đốc Công ty phê duyệt trên cơ sở đề xuất trình duyệt của các Phòng và thanh toán theo chứng từ thực tế phát sinh. Các ấn phẩm, tạp chí phục vụ cho nghiệp vụ đầu tư, phân tích, tài chính kế toán, thuế và kinh doanh phải được trình và phê duyệt trước theo từng quý hoặc từng năm. Các chi phí phát sinh sẽ được thanh toán nếu được sự chấp thuận của Tổng giám đốc và bắt buộc phải thực hiện đầy đủ theo điều kiện thanh toán của quy trình này. 5/ Chi phí điện thoại 5.1/ Điện thoại cố định Tiền cước phí điện thoại hàng tháng sẽ được thanh toán theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, trên cơ sở đề nghị thanh toán của Trưởng phòng Hành chính với tinh thần triệt để tiết kiệm, tránh lạm dụng và lãng phí điện thoại công. Các cuộc gọi đi nước ngoài phải đăng ký vào sổ theo các thông tin như thứ tự cuộc gọi, ngày gọi, số máy gọi đến và nội dung đàm thoại. Tất cả các cuộc gọi đi nước ngoài phải được Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm đề xuất, ban hành thành quy định và thực hiện các giải pháp kiểm soát nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng và lãng phí điện thoại công tại Văn phòng Công ty. Phòng Hành chính – Nhân sự dự toán hạn mức kinh phí sử dụng điện thoại công tại văn phòng trong kế hoạch chi phí năm, Ban Giám đốc Công ty có trách nhiệm ban hành các quy định và thực hiện các giải pháp kiểm soát nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng và lãng phí điện thoại công tại Công ty. 5.2/ Điện thoại di động a - Trang bị máy: Điện thoại di động chỉ được trang bị cho Lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt Công ty, bao gồm Ban Giám đốc Công ty, Trưởng các phòng Công ty để chỉ đạo, phối hợp triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty một cách kịp thời nhưng phải được Tổng giám đốc Công ty phê duyệt. 4 CÔNG TY CP. VI NA VJC Chi phí mua máy điện thoại di động tối đa là 5.000.000 đồng/máy. b - Mức phí điện thoại di động: Tất cả các đối tượng được Công ty trang bị máy đều được thanh toán cước điện thoại di động hàng tháng. Các đối tượng không thuộc diện được trang bị máy (Phó trưởng phòng Công ty và các đối tượng khác…) nếu tự trang bị máy có thể được xem xét thanh toán cước điện thoại (thường xuyên hoặc có thời hạn) khi Ban giám đốc Công ty xét thấy thực sự có nhu cầu để phục vụ hoạt động kinh doanh. Mức cước phí điện thoại được quy định như sau: Với các đối tượng sử dụng hoà mạng sẽ được thanh toán theo thực tế sử dụng căn cứ vào Hóa đơn thu cước phí của Bưu điện, nhưng không được vượt quá hạn mức qui định trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm - Hạn mức cụ thể: Tổng giám đốc, P.Tổng giám đốc, Giám đốc bộ phận đầu tư : Mức chi là 1.000.000 đồng/tháng. Trưởng phòng đầu tư : Mức chi là 500.000 đồng/tháng. Chuyên viên cao cấp, Kế toán trưởng và Trưởng các phòng ban khác: Mức chi là 300.000 đồng/tháng. Các đối tượng khác không được duyệt mức chi này. Tất cả các máy đăng ký sử dụng SIMCARD: Mức chi cố định là 200.000 đồng/tháng. Tất cả các đối tượng được thanh toán tiền điện thoại đều phải có hóa đơn thu cước phí của Bưu điện. 6/ Qui định mua văn phòng phẩm, CCLĐ dùng trong quản lý - Việc mua và cấp văn phòng phẩm, CCLĐ (mua lẻ dùng ngay): Hàng tháng, trên cơ sở đề nghị của các Phòng trong Công ty, Phòng Hành chính có trách nhiệm tập hợp chung, thống nhất ý kiến và xác nhận với Phòng Kế toán và lập tờ trình để trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt. - Phòng Hành chính mua văn phòng phẩm và làm thủ tục cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng nhận theo đề nghị đã được duyệt. - Phòng Hành chính hoàn tất thủ tục chứng từ để thanh toán. - Tối thiểu 3 tháng một lần, Phòng Hành chính phải lấy báo giá của ít nhất của 3 đơn vị trở lên để có cơ sở quyết định mức giá mua VPP, vật liệu và CCLĐ. 7/ Chi phí tiền ăn giữa ca - Mức chi 20.000 đ/ngày công thực tế áp dụng kể từ tháng 06/2007 - Các trường hợp cán bộ nhân viên đi công tác nhưng chỉ được thanh toán 1/2 ngày phụ cấp công tác hoặc đi công tác trong ngày và không thanh toán phụ cấp công tác, thì vẫn được tính ngày công để chi tiền ăn ca. - Tiền ăn sẽ được chi như khoản Phụ cấp ăn trưa và sẽ thanh toán trực tiếp cho CB.CNV vào cuối tháng. 8/ Chi cho lao động nữ - Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con với mức chi 200.000 đồng/01 lần. 5 CÔNG TY CP. VI NA VJC Tất cả các khoản chi phí từ mục 1 đến hết mục 8 nêu trên, được hạch toán vào chi phí quản lý của Công ty. 9/ Các khoản chi cho CB.CNV của Công ty - Chi sinh nhật : 100.000 đồng/người. - Chi hiếu, hỉ : 200.000 đồng/người. - Chi phúng viếng thân nhân của cán bộ (tứ thân phụ mẫu,vợ chồng con cái) : 200.000 đồng/lần. - Trợ cấp, thăm hỏi ốm đau, sinh đẻ : Mức chi tối đa 100.000 đồng/lần theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính và được Tổng giám đốc Công ty phê duyệt - Chi nhân ngày Quốc tế phụ nữ, ngày phụ nữ Việt Nam: 100.000 đồng/người thuộc diện được hưởng. - Chi ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6, tết Trung thu: 200.000 đồng/cháu là con đẻ của CB.CNV. Khoản chi này được lấy từ nguồn Quỹ phúc lợi khen thưởng tại Công ty . Tất các các khoản chi phí trên đề phải tuân thủ theo Quy định chi tiết về chi phí và chế độ thanh toán của Công ty. Quy định này được áp dụng cho năm tài chính 2007 và không áp dụng điều chỉnh lại các khoản chi phí đã phát sinh thực tế trước ngày ký quy định này. Quy định về mức chi tiêu và thanh toán chi phí này đương nhiên được kéo dài sau năm tài chính 2007 cho đến khi ban hành quy định mới, nhưng thời gian kéo dài không vượt quá 3 tháng. II. QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ THỦ TỤC THANH TOÁN A/ Mục đích Nhằm quản lý, kiểm soát các khoản chi phí phát sinh trong Công ty và giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết, không đúng chế độ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, các Cán bộ nhân viên công ty phải nghiêm túc tuân thủ các Quy định về chế độ thanh toán của công ty. B/ Quy định chung đối với tất cả các mục đề nghị thanh toán - Tất cả các khoản chi phí phát sinh đề nghị thanh toán phải có Hóa đơn tài chính. - Tờ trình (hoặc giấy đề nghị thanh toán) được Tổng giám đốc Công ty duyệt. - Tất cả các khoản hoa hồng hay giảm giá hàng bán phải yêu cầu bên Bán, Bên cung cấp dịch vụ ghi ngay trên Hoá đơn thanh toán phần được giảm trừ, tránh tình trạng để ngoài sổ sách. 1/ Chi thanh toán chi phí mua văn phòng phẩm, vật liệu và CCLĐ 1.1/ Quy định chung Tất cả các VPP, vật liệu và CCLĐ chỉ được mua căn cứ theo Giấy đề nghị cấp phát của các Phòng đã được phê duyệt; đồng thời phải có xác nhận số VPP, vật liệu và CCLĐ thực tế đã nhận của các Phòng. 1.2/ Hồ sơ thanh toán bao gồm + Giấy đề nghị thanh toán của Phòng Kế toán. + Tờ trình đã được Tổng giám đốc duyệt. 6 CÔNG TY CP. VI NA VJC + Hóa đơn thanh toán hợp lệ theo đúng quy định. + Giấy đề nghị cấp phát đã có ký xác nhận của các Phòng. Việc quản lý VPP được phân thành 02 nhóm : Nhóm sử dụng chung cho toàn Công ty và nhóm phân về từng phòng quản lý sử dụng. Phòng hành chính có trách nhiệm quản lý nhóm sử dụng chung toàn Công ty, các phòng phải có trách nhiệm bảo quản và sử dụng hợp lý số VPP của Phòng mình. Bắt đầu từ tháng 01/06/2007, Quy trình thực hiện mua và thanh toán chi phí mua văn phòng phẩm hàng tháng sẽ được thực hiện như sau: Bước 1: Từ ngày 25 đến 28 hàng tháng, các phòng lập đề nghị số VPP cần dùng trong tháng tiếp theo và gửi Phòng hành chính nhân sự (theo mẫu của Phòng hành chính nhân sự). Quá thời hạn quy định mà không có đăng ký, coi như không có nhu cầu về VPP. Phòng hành chính nhân sự lập nhu cầu sử dụng đối với số VPP sử dụng chung toàn Công ty (Giấy in, mực máy in, mực máy photo, fax, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị). Bước 2: Phòng hành chính nhân sự cân đối lại, xem xét và xác định số VPP hợp lý cần dùng của các Phòng, sau đó khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. Bước 3 : Phòng hành chính nhân sự hoặc Phòng kế toán triển khai mua VPP theo số lượng, chủng loại được duyệt và giao cho các Phòng. Các Phòng khi nhận VPP phải ký xác nhận vào Giấy đề nghị đã được duyệt. Nếu nhu cầu VPP sử dụng chung phát sinh ngoài khối lượng đã được duyệt, Phòng hành chính nhân sự phải chủ động trình duyệt mua kịp thời để đảm bảo cho hoạt động của Công ty. Trong tháng, nếu các Phòng có nhu cầu sử dụng VPP phát sinh đột xuất thì phải có Giấy đề nghị gửi Phòng tổng hợp và nêu rõ lý do để trình Tổng giám đốc duyệt. Bước 4: Cuối tháng Phòng hành chính nhân sự hoàn tất hồ sơ để thanh toán số VPP đã mua trong tháng. Việc thanh toán thực hiện xong chậm nhất trong ngày cuối tháng. Các khoản chi phí phát sinh như mực máy in, mực máy photo, fax, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, phải có Biên bản nghiệm thu của Phòng hành chính và chịu trách nhiệm về chất lượng công việc đã nghiệm thu. 2/ Chi thanh toán chi phí mua vé máy bay và các chi phí công tác của cán bộ Việc mua vé máy bay giao cho Phòng hành chính nhân sự thực hiện tập trung, việc thanh toán chi phí mua vé máy bay và chi phí công tác của cán bộ thực hiện theo Quy trình sau : Bước 1: Các Phòng có kế hoạch đi công tác phải có tờ trình được Tổng giám đốc Công ty phê duyệt. Tờ trình phải thể hiện một số nội dung cơ bản gồm: Đối tượng đi công tác, nội dung công việc, địa điểm đến công tác, thời gian công tác và phương tiện đi lại. Bước 2: Chuyển bản Photo tờ trình đã được duyệt cho Phòng hành chính nhân sự làm thủ tục mua vé máy bay, Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chứng từ và làm thủ tục thanh toán. Bước 3: Sau khi hoàn thành đợt công tác, cán bộ đi công tác có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chứng từ và thanh toán ngay chi phí công tác - các thủ tục chứng từ bao gồm : Giấy đề nghị thanh toán, bản gốc tờ trình đi công tác được duyệt, Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi và nơi đến, cuống vé máy bay, vé lệ phí sân bay và vé phương tiện đi lại (nếu có). Ghi chú: Trong thời gian công tác nếu có phát sinh các chi phí tiếp khách thì phải có đề nghị thanh toán riêng và thực hiện theo quy trình thanh toán chi phí tiếp khách quy định dưới đây. 3/ Chi thanh toán chi phí tiếp khách. Quy định chung 7 CÔNG TY CP. VI NA VJC - Khi có nhu cầu tiếp khách, các Phòng đều phải có Tờ trình Tổng giám đốc Công ty và thực hiện tạm ứng (lưu ý: Hạn chế đến tối đa việc sử dụng tiền riêng tiếp khách rồi mới đề nghị thanh toán sau). - Sau khi phát sinh chi phí tiếp khách, các phòng có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán dứt điểm. Phòng Kế toán có quyền từ chối chấp nhận các chứng từ thanh toán nếu làm thủ tục thanh toán chậm hơn 01 tháng kể từ ngày Hóa đơn thanh toán hợp lệ được phát hành (theo ngày ghi trên hóa đơn). - Trường hợp đột xuất, sau khi phát sinh chi phí tiếp khách các Phòng phải hoàn tất đầy đủ các thủ tục thanh toán theo quy định trên. Quy trình cụ thể Bước 1: Kế hoạch và Tờ trình đề nghị hạn mức tiếp khách được Tổng giám đốc phê duyệt. Bước 2: Chuyển bản sao tờ trình cho Phòng Kế toán để làm thủ tục tạm ứng. Bước 3: Thanh quyết toán chi phí tiếp khách với chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán với đầy đủ các nội dung chủ yếu như đối tượng tiếp khách, số tiền; Hoá đơn thanh toán hợp lệ theo quy định; Bản gốc tờ trình tiếp khách được Tổng giám đốc phê duyệt. 4/ Chi thanh toán Lương Quy định chung - Căn cứ vào Bảng chấm công hàng tháng do Phòng Hành chính – Nhân sự chuyển sang, Phòng kế toán tiến hành tính lương và các khoản phụ cấp cho Cán bộ nhân viên trong tháng. Quy trình cụ thể Bước 1: Phòng Hành chính – Nhân sự thông báo số ngày công làm việc trong tháng tới từng cán bộ nhân viên. Bước 2: Khi nhận được Bảng chấm công, Phòng kế toán tiến hành tính lương, lập Đề nghị thanh toán Lương và Uỷ nhiệm chi trình Tổng giám đốc phê duyệt và ký. Bước 3: Kế toán lên Ngân hàng thực hiện giao dịch chuyển tiền Lương. III. Mẫu biểu 1. Tờ trình 2. Đề nghị Tạm ứng 3. Đề nghị Thanh toán Những quy định chi tiết về chế độ thanh toán một số khoản chi phí trên đây được áp dụng thống nhất trong toàn Công ty kể từ ngày 01/06/2007. Quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh, các bộ phận cần phản ánh kịp thời để được hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện, Bản dự thảo quy chế này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn. Mọi thay đổi của bản dự thảo này đều phải có quyết định kèm theo của Tổng giám đốc./. CÔNG TY CỔ PHẦN VI NA VJC 8 CÔNG TY CP. VI NA VJC . động kinh doanh của Công ty, các Cán bộ nhân viên công ty phải nghiêm túc tuân thủ các Quy định về chế độ thanh toán của công ty. B/ Quy định chung đối. chung cho toàn Công ty và nhóm phân về từng phòng quản lý sử dụng. Phòng hành chính có trách nhiệm quản lý nhóm sử dụng chung toàn Công ty, các phòng phải