Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của chương trình khí sinh học việt nam

Quản trị hoạt động nhằm định hướng có hệ thống và kiểm soát quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành các sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ đầu ra.. Bài viết này sẽ tập trung mô tả

Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam

I Giới thiệu chung

Mỗi đơn vị, dù là tổ chức hay doanh nghiệp đều thực hiện các hoạt động nhất định nhằm tạo ra sản phẩm hay dịch vụ Để làm được điều này, các đơn vị sẽ cần chuyển hóa nguồn lực thành sản phẩm /dịch vụ và phân phối tới khách hàng mục tiêu Quá trình chuyển hóa này sử dụng phần lớn các nguồn lực về nhân lực cũng như tài chính của tổ chức Do vậy quản trị hoạt động là hết sức quan trọng đối với

sự thành công của tổ chức/doanh nghiệp Quản trị hoạt động nhằm định hướng có

hệ thống và kiểm soát quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành các sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ đầu ra Nó liên quan đến khâu thiết kế, quản lý và cải tiến các hệ thống nhằm tạo ra hàng hóa/dịch vụ của tổ chức/doanh nghiệp

Nhà quản trị hoạt động đóng vai trò mang tính chiến lược trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng cũng như củng cố và tăng cường tính cạnh tranh của doanh nghiệp/

tổ chức trên thế giới Do vậy hiểu biết về các nguyên lý của quản trị hoạt động là hết sức cần thiết đối với các nhà quản lý Mặc dù khái niệm quản trị hoạt động không phải là mới mẻ song nhu cầu quản lý hoạt động sản xuất và dịch vụ một cách hiệu quả đã khiến quản trị hoạt động ngày càng được quan tâm trong những năm gần đây

Trong khuôn khổ môn học Quản trị hoạt động của khóa học thạc sỹ quản trị kinh doanh, tôi đã thu lượm được những kiến thức rất bổ ích, giúp tôi nhìn nhận đúng hơn vai trò và tầm quan trọng của quản trị hoạt động trong đơn vị mình Đồng thời cũng giúp tôi định hướng nhằm hoàn thiện hơn quy trình hoạt động tác nghiệp của đơn vị và cụ thể là trong bộ phận tôi đang tham gia

Bài viết này sẽ tập trung mô tả quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của bộ phận quản lý chất lượng thuộc Chương trình khí sinh học Việt Nam do Bộ Nông nghiệp

và Phát triển Nông thôn chủ trì, cũng như chia sẻ một số suy nghĩ của bản thân học

viên về nhưng kiến thức thu được từ môn học áp dụng vào thực tiễn tại đơn vị.

II Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam II.1 Đôi nét về Chương trình Khí sinh học Việt Nam

Chương trình Khí sinh học Việt Nam do Cục Chăn nuôi, thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Tổ chức hợp tác phát triển Hà Lan phối hợp thực hiện Mục tiêu tổng thể của Dự án là góp phần phát triển nông thôn thông qua việc sử dụng công nghệ khí sinh học, xử lý chất thải chăn nuôi, cung cấp năng lượng sạch

và rẻ tiền cho bà con nông dân, góp phần bảo vệ sức khoả cộng động, tạo thêm công ăn việc làm ở nông thôn và giảm thiểu sử dụng nguyên liệu hoá thạch, giảm hiện tượng phá rừng và giảm phát thải khí nhà kính

Dự án được triển khai từ năm 2003 với 6 tỉnh, thành phố khởi đầu Đến nay Chương trình đã mở rộng phạm vi tại 45 tỉnh, thành phố trên toàn quốc và xây dựng hơn 80.000 công trình khí sinh học quy mô nhỏ

Dự án đã được trao giải nhất năng lượng toàn cầu năm 2006 tại Brussel, Bỉ và giải thưởng Asden năm 2010 tại Luân Đôn, Anh Đây là những giải thưởng danh giá trao cho các dự án được ghi nhận là có đóng góp to lớn trong việc giảm thiểu hiện tượng nóng lên của trái đất và phát triển năng lượng bền vững

Các hoạt động chính của Chương trình gồm:

- Tuyên truyền và tiếp thị

- Đào tạo tập huấn

- Hỗ trợ xây dựng công trình khí sinh học

- Quản lý chất lương

- Nghiên cứu và phát triển

- Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp khí sinh học

- Tiếp cận các nguồn tài chính, tín dụng vi mô

- Giám sát, quản lý dự án

Trong khuôn khổ của bài tập này, tôi xin giới thiệu quy trình kiểm tra nghiệm thu

hồ sơ thuộc hoạt động Quản lý chất lượng của Chương trình.

II.2 Quy trình Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ công trình khí sinh học thuộc Chương trình Khí sinh học Việt Nam

Nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý chất lượng, nghiệm thu trước khi chuyển tiền trợ giá cho hộ dân, hệ thống biểu mẫu đã được thiết kế đi kèm cùng quy trình của hoạt động này Cụ thể các biểu mẫu được sử dụng trong quy trình kiểm tra, nghiệm thu

hồ sơ công trình khí sinh học gồm Mẫu 03 – Đơn xin tham gia Chương trình, Mẫu

07 – Biên bản nghiệm thu công trình đã hoàn thành, Mẫu 09 – Biên bản kiểm tra công trình đang xây dựng và Mẫu 29 – Báo cáo tổng hợp hồ sơ nghiệm thu (Danh sách đề nghị chuyển tiền trợ giá)

Hình 1 – Sơ đồ quy trình kiểm tra, nghiệm thu công trình khí sinh học

KTV tỉnh nhập dữ liệu (mẫu 3, 7, 9)

Kiểm tra

In báo cáo tổng hợp (mẫu 29) và xuất tệp dữ liệu Gửi tệp dữ liệu về VP TƯ

Gộp các tệp dữ liệu vào hệ thống trung tâm

VP TƯ kiểm tra

Nghiệm thu và chuyển trợ giá

Hợp lệ

Không hợp lệ

Theo quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ này, hồ sơ công trình sẽ được hoàn thiện và tổng hợp vào hệ thống cơ sở dữ liệu độc lập tại tỉnh bởi kỹ thuật viên tỉnh

Kỹ thuật viên tỉnh có trách nhiệm kiểm tra nội dung hồ sơ và nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào hệ thống Sau mỗi đợt nhập hồ sơ, kỹ thuật viên tỉnh xuất tệp dữ liệu

và gửi về Văn phòng Điều phối Trung ương kèm theo toàn bộ hồ sơ gốc Tại cấp trung ương, cán bộ IT sẽ gộp toàn bộ tệp dữ liệu riêng biệt của các tỉnh thành một

hệ thống thống nhất trước khi tiến hành kiểm tra và nghiệm thu cấp trung ương Quy trình này tốn khá nhiều thời gian do hệ thống cơ sơ dữ liệu tỉnh và trung ương rời rạc, không liên kết Quản lý và kiểm soát việc nhập thông tin tại cấp tỉnh là rất khó khăn do hệ thống tách biệt và trình độ cán bộ địa phương còn hạn chế nhất định Thông tin không đầy đủ hay lệch chuẩn sẽ dẫn đến hậu quả kết quả tích hợp vào hệ thống thông tin không khớp Do vậy vừa kém hiệu quả lại vừa mất thời gian

để hoàn thiện thông tin cũng như tích hợp thông tin thống nhất ở cấp trung ương

Để khắc phục nhược điểm này, chúng tôi đã đề xuất xây dựng thử nghiệm hệ thống

cơ sở dữ liệu trực tuyến Theo đó, hệ thống cơ sở dữ liệu giữa trung ương và địa phương là một hệ thống nhất và kết nối 24/24 Theo tính toán, hệ thống mới không những giúp rút ngắn thời gian kiểm tra nghiệm thu hồ sơ mà chất lượng quá trình cũng được cải thiện rõ rệt Các chi phí về thời gian, lao động cho việc tích hợp hệ thống trung ương và địa phương, chuyển trả hồ sơ không hợp lệ về tỉnh sẽ giảm đáng kể Cụ thể, hệ thống kiểm tra nghiệm thu trực tuyến đơn giản hơn, tối giản được 03 công đoạn so với hệ thống trước Thời gian kiểm tra nghiệm thu từ cấp tỉnh đến cấp trung ương được rút ngắn còn 01 tuần so với 01 tháng của hệ thống trước Quy trình được tin học hóa, do vậy công việc được triển khai và thông tin chuyển giao qua mạng internet nhanh chóng tức thời Hệ thống giúp nâng cao chất lượng công việc vì cán bộ trung ương có thể phát hiện ngay lỗi trên hệ thống khi cán bộ tỉnh nhập dữ liệu và do vậy kịp thời hỗ trợ cán bộ địa phương điều chỉnh và hoàn thiện thông tin

III Ứng dụng kiến thức vào thực tiễn

Bản thân tôi nhận thấy môn học Quản trị hoạt động đã giới thiệu rất nhiều nội dung

bổ ích, giúp tôi nhìn nhận đánh giá lại việc quản trị các hoạt động của tổ chức, từ

đó có những đề xuất điều chỉnh phù hợp để hoạt động hiệu quả hơn Đặc biệt tôi rất tâm đắc với hai nội dung Quản lý chất lượng và Phương pháp sản xuất Lean Tính đa lợi ích của công trình khí sinh học đã thuyết phục được người sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi và đà phát triển cho thị trường khí sinh học tại Việt Nam Mặc

dù vậy, trong khuôn khổ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam, yếu tố chất lượng công trình và dịch vụ luôn được coi trọng và là ưu tiên hàng đầu nhằm giữ vững uy tín và mở rộng thị trường Tuy nhiên, hoạt động dịch vụ hậu mãi vẫn chưa thực sự được quan tâm và phát huy tác dụng và tầm ảnh hưởng tới người sử dụng khí sinh học Văn phòng Điều phối Trung ương vẫn nhận được khiếu nại từ người

sử dụng thông báo sự cố trong hoạt động của công trình khí sinh học Để giải quyết vấn đề, Văn phòng trung ương lại phải tra ngược trở về tỉnh để tìm hiểu thêm thông tin, yêu cầu cán bộ kỹ thuật tỉnh đển tận nơi để kiểm tra và xử lý Điều này gây lãng phí về thời gian, các chi phí cho liên hệ và đi lại để xử lý sự cố

Tình trạng này hoàn toàn có thể khắc phục thông qua việc tăng cường hoạt động quản lý chất lượng và củng cố dịch vụ hậu mãi Cụ thể cần gắn trách nhiệm cung cấp dịch vụ hậu mãi, chăm sóc khách hàng cho đội ngũ xây dựng và kỹ thuật viên tại địa phương Do đây là những đối tượng trực tiếp triển khai hoạt động tại tỉnh cũng như thường xuyên tiếp xúc với người sử dụng nên gắn trách nhiệm này cho

họ là phù hợp và thuận tiện Đồng thời tăng cường tuyên truyền để thông báo với khách hàng về quyền lợi đối với dịch vụ hậu mãi này của họ Từ đó, khách hàng có thể chủ động liên hệ trực tiếp với các cán bộ này để kịp thời xử lý sự cố cũng như nhận được tư vấn về cách vận hành công trình một cách hiệu quả

Nội dung thứ hai của môn học giúp tôi rút ra một số bài học có thể ứng dụng vào tổ chức mình đó là Phương pháp sản xuất Lean Mục tiêu của phương thức này là loại

bỏ hoàn toàn các lãng phí trong quá trình sản xuất Nghiên cứu phương thức này, tôi nhận thấy có thể áp dụng phần nào vào hoạt động của Chương trình Đặc biệt

ba nguyên lý của phương thức Lean về chuẩn hóa công việc, quy trình liên tục và chất lượng từ gốc là những nguyên lý có thể áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Chương trình

Trước hết cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quy trình triển khai cho từng hoạt động cụ thể như chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản, quy trình nghiệm thu công trình, quy trình nhập hồ sơ vào hệ thống cơ sở dữ liệu… Tổ chức tập huấn phổ biến các quy trình này cho cán bộ Chương trình để đảm bảo họ nắm được và thực hiện theo đúng quy trình đã thiết kế

Nguyên lý về quy trình liên tục cũng có thể ứng dụng trong hoạt động xây dựng công trình khí sinh học, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Thời gian xây dựng cho một công trình khí sinh học cỡ nhỏ mất khoảng 4-5 ngày (kể cả thời gian đào đất) Tuy nhiên do nhân lực xây dựng còn mỏng ở một số địa phương, thời gian này thường bị kéo dài do trùng lặp triển khai nhiều công trình một lúc Để đảm bảo nguyên lý quy trình liên tục, cần có sự phối hợp chặt chẽ của cán bộ quản lý và kỹ thuật địa phương nhằm xây dựng kế hoạch xây dựng chi tiết, từ đó phân bổ lao động hợp lý, bổ sung khi cần thiết để đảm bảo quá trình thi công liên tục không gián đoạn

Đối với mọi tổ chức hay doanh nghiệp, chất lượng luôn là yếu tố cần được coi trọng nhằm giữ uy tín và mở rộng thị trường Để đảm bảo cung cấp sản phẩm hay dịch vụ có chất lượng tốt thì không chỉ chú trọng ở một số giai đoạn mà cần quan tâm đến chất lượng trong cả quá trình sản xuất, thực hiện Đối với Chương trình Khí sinh học thì tuân thủ nguyên lý chất lượng từ gốc tức là cần lưu ý từ khâu khảo sát khách hàng, tư vấn thiết kế xây dựng cho đến các khâu đào tạo cán bộ kỹ thuật, thợ xây dựng, triển khai và giám sát quá trình xây dựng, vận hành thử và nghiệm thu công trình

Thực hiện được các nguyên lý nêu trên, chắc chắn hiệu quả hoạt động của Chương trình sẽ được cải thiện, và có thể đóng góp vào sự phát triển của ngành khí sinh học tại Việt Nam

IV Kết luận

Khoa học về quản trị sản xuất và tác nghiệp ra đời từ rất lâu và không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người và quá trình sản xuất Vai trò của quản trị sản xuất và tác nghiệp đã được khẳng định rõ ràng đối với mọi tổ chức/doanh nghiệp

Ngày nay, quản trị hoạt động ngày càng nắm giữ vai trò quan trọng hơn trong tổ chức/ doanh nghiệp Sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường quốc tế, chu kỳ sống của sản phẩm hay dịch vụ ngày càng thu ngắn hơn, công nghệ không ngừng đổi mới tạo áp lực đối với chức năng hoạt động nhằm cải thiện năng suất cũng như đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ cung cấp

Môn học này thực sự rất bổ ích đối với tôi Qua các nội dung được học, tôi đã rút

ra bài học có thể ứng dụng vào công việc thực tế, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức

TÀI LIỆUTHAM KHẢO

1 Trường Đại học Griggs, Tài liệu tham khảo“Quản trị sản xuất và tác nghiệp”, 2010

2 Chương trình Khí sinh học Việt Nam, Hướng dẫn triển khai hoạt động tại địa phương 2009 – 2010

3 Chương trình Khí sinh học Việt Nam, Tài liệu hướng dẫn quy trình kiểm tra nghiệm thu công trình khí sinh học, 2010