ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án12.Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng23.Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng24.Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công chứng ABC35.Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng36.Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng4a.Cơ sở vật chất4b.Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin57.Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng58.Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC5a.Công tác tổ chức:5b.Dự tính kết quả hoạt động59.Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC6Sơ đồ tổ chức:6

1 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC MỤC LỤC ĐỀ ÁN Cơ sở pháp lý việc xây dựng Đề án Sự cần thiết thành lập Văn phòng Cơng chứng .2 Dự kiến tổ chức nhân Văn phòng Cơng chứng Thông tin công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật Văn phòng Công chứng ABC Dự kiến nhân Văn phòng cơng chứng Về sở vật chất Văn phòng chơng chứng a Cơ sở vật chất .4 b Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng cơng chứng Chiến lược phát triển Văn phòng Cơng chứng ABC a Công tác tổ chức: b Dự tính kết hoạt động Cơ cấu tổ chức Quy trình làm việc Văn phòng Cơng chứng ABC .6 - Sơ đồ tổ chức: .6 - Quy trình làm việc .7 CÔNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC Kính gửi: - UBND tỉnh Quảng Ninh - Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh Cơ sở pháp lý việc xây dựng Đề án - Luật công chứng số 82/2006/QH11 có hiệu lực từ 01/07/2007; - Nghị định 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng; - Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam đến năm 2020”; - Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/02/2010 Thủ tướng Chính phủ ban hành hệ tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam đến năm 2020; - Đề án Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng địa bàn tỉnh Quảng Ninh đến năm 2020 Sự cần thiết thành lập Văn phòng Cơng chứng Phường Hà Tu, thành phố Hạ Long phường tỉnh Quảng Ninh có mật độ dân cư dày, cấu kinh tế phát triển theo hướng cơng nghiệp Vị trí địa lý phường Hà Tu giáp ranh với phường Hồng Hà, Hà Lầm phường Quang Hanh, thành phố Cẩm Phả, làm phát sinh nhu cầu xác lập thực hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế ; Tính chất phức tạp, đa dạng, nhiều yếu tố phát sinh hợp đồng, giao dịch ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, thời gian cơng chứng Hiện nay, tồn khu vực Hà Tu phường lân cận chưa có tổ chức hành nghề công chứng, công chứng hợp đồng giao dịch phải thực Phòng Cơng chứng Văn phòng Cơng chứng địa bàn trung tâm thành phố Hạ Long Vì vậy, việc thành lập Văn phòng Công chứng ABC khu vực Hà Tu nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, phát triển dịch vụ đáp ứng phần lớn nhu cầu tổ chức cá nhân Hà Tu phường lân cận CÔNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 3 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC Dự kiến tổ chức nhân Văn phòng Cơng chứng Văn phòng cơng chứng hoạt động theo luật doanh nghiệp, với loại hình doanh nghiệp tư nhân Dự kiến “Văn phòng công chứng ABC” VPCC 01 (một) công chứng viên đứng thành lập với thông tin chủ yếu sau:  Tên đầy đủ: VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC  Tên giao dịch quốc tế: VU ANH NOTARY OFFICE  Địa trụ sở chính: phường Hà Tu, TP Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh  Điện thoại: ABC  Email:  Lĩnh vực hoạt động: Công chứng loại hợp đồng, giao dịch theo quy định Fax: Website: Luật Công chứng, bao gồm: - Các hợp đồng dân sự, thương mại; - Hợp đồng chấp bất động sản; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng bảo lãnh; hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền; - Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch; huỷ bỏ hợp đồng; - Di chúc, văn thoả thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản, văn từ chối nhận di sản;  Các giao dịch dân sự, thương mại khác Thời điểm bắt đầu hoạt động: chậm 30 ngày, kể từ ngày UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép Thông tin công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật Văn phòng Cơng chứng ABC  Họ tên Công chứng viên: - Chức vụ: Trưởng văn phòng; - Quyết định bổ nhiệm cơng chứng viên số: ; - Số thẻ: _ Bộ Tư pháp cấp ngày 09/08/2013, làm việc theo chế độ hợp đồng lao động Văn phòng Cơng chứng Giếng Đáy Dự kiến chấm dứt hành nghề công chứng viên Văn phòng Cơng chứng Giếng Đáy UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép thành lập Văn phòng Cơng chứng ABC  Trình độ, kinh nghiệm Cơng chứng viên : CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC - Tốt nghiệp cử nhân luật, đào tạo nghiệp vụ cơng chứng, có thời gian làm chun viên tư vấn pháp luật số Văn phòng, Công ty Luật trước bổ nhiệm công chứng viên, có kinh nghiệm tư vấn pháp luật nhiều lĩnh vực, đặc biệt giao dịch hợp đồng; - Có Đại học kinh tế quốc dân chuyên ngành kế toán, đào tạo nghiệp vụ kế tốn trưởng có thời gian dài làm cơng tác quản lý lĩnh vực kế toán doanh nghiệp Công ty Luật; - Do vậy, Công chứng viên _ có khả quản trị Văn phòng, định hướng Văn phòng Cơng chứng ABC hoạt động theo quy định pháp luật điều hành văn phòng phát triển bền vững Dự kiến nhân Văn phòng cơng chứng   Nhân Văn phòng gồm: 09 người, đó: - Cơng chứng viên - Trưởng văn phòng : 01 người (có Phụ lục kèm theo) - Chuyên viên pháp lý - Nhân viên văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ: 01 người (có Phụ lục kèm theo); - Nhân viên quản trị mạng : 01 người (có Phụ lục kèm theo); - Nhân viên kế tốn : 01 người (có Phụ lục kèm theo); - Bảo vệ : 01 người (có Phụ lục kèm theo) : 04 người (có Phụ lục kèm theo); Trình độ kinh nghiệm đội ngũ chuyên viên pháp lý: Tốt nghiệp đại học luật, có thời gian, kinh nghiệm chuyên sâu lĩnh vực tư vấn pháp luật, đặc biệt tư vấn pháp luật công chứng hợp đồng giao dịch, sử dụng máy tính thành thao; Trình độ kinh nghiệm nhân viên lưu trữ: Có đại học quy chuyên ngành lưu trữ có thời gian dài làm cơng tác văn thư doanh nghiệp, có kinh nghiệm cơng tác lưu trữ, quản lý hồ sơ Trình độ kinh nghiệm nhân viên kế toán: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, đào tạo nghiệp vụ kế tốn trưởng, có kinh nghiệm làm kế toán quan nhà nước số doanh nghiệp, sử dụng máy tính thành thạo; Trình độ kinh nghiệm nhân viên quản trị mạng: đào tạo đại học, chuyên ngành điện tử tin học, có cử nhân kinh tế, có kinh nghiệm quản trị mạng; Kinh nghiệm nhân viên bảo vệ: Đảng viên, có thời gian cơng tác qn ngũ, có kinh nghiệm cơng tác giữ gìn an ninh trật tự, quyền địa phương cấp Giấy khen CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC  Bên cạnh đó, Văn phòng có đội ngũ cộng tác viên chuyên gia nhiều lĩnh vực công tác quan Nhà nước tổ chức xã hội Ngoài ra, chúng tơi có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Phòng cơng chứng, Văn phòng cơng chứng, Ngân hàng khu vực quan liên quan  Trong trình hoạt động, theo nhu cầu công việc nâng dần số lượng công chứng viên chuyên viên pháp lý cho văn phòng Về sở vật chất Văn phòng chông chứng a Cơ sở vật chất Dự kiến trụ sở làm việc Văn phòng Cơng chứng ABC đặt khu trung tâm, phường Hà Tu, TP Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, với tổng diện tích xấp xỉ 200m2; Phần diện tích dự kiến sử dụng để tiếp dân 60 m 2, làm việc 60m2, lưu trữ 20m2, nơi để xe khách & nhân viên Văn phòng 60m2; Trụ sở làm việc độc lập, khang trang, tiện dụng; bàn, ghế làm việc theo phong cách đại, lịch sự, thuận tiện, thân thiện; thiết kế tủ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ an toàn, khoa học, két chống cháy; Điều kiện thực quy định an ninh trật tự, an toàn giao thơng: Đăng ký an tồn phòng chống cháy nổ, nơi làm việc, giao dịch thơng thống, thiết kế đẹp, khoa học, xếp đặt ngăn nắp, dễ khai thác, sử dụng Bố trí bảo vệ Văn phòng, khơng lấn hành lang an tồn giao thơng, khơng làm ảnh hưởng trật tự an toàn xã hội b Điều kiện áp dụng cơng nghệ thơng tin Văn phòng cơng chứng trang bị đầy đủ phương tiện làm việc như: máy vi tính, máy in, máy scaner, máy Fax, máy photo, máy chiếu, mạng LAN nội bộ, mở Website riêng cho Văn phòng, ứng dụng, khai thác tốt phần mềm hỗ trợ Bộ Tư pháp quy định Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng cơng chứng Về công tác tổ chức, nhân sở vật chất Văn phòng cơng chứng ABC chuẩn bị trước, đáp ứng yêu cầu hoạt động có giấy phép UBND tỉnh Quảng Ninh Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh; Tiến độ kế hoạch đưa Văn phòng cơng chứng vào hoạt động: chậm sau 20 ngày kể từ ngày có giấy phép Sở Tư Pháp tỉnh Quảng Ninh Chiến lược phát triển Văn phòng Cơng chứng ABC a Cơng tác tổ chức: CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC - Giai đoạn 01 (từ 2015 - 2017): dự kiến có 01 cơng chứng viên, 04 chun viên pháp lý; 01 văn thư lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng; - Giai đoạn 02 (2018 - 2020): dự kiến có 02 công chứng viên, 06 chuyên viên pháp lý; 01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng; - Giai đoạn 03 (2021 - 2023): dự kiến có 04 cơng chứng viên, 06 chun viên pháp lý; 01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế tốn, 01 nhân viên quản trị mạng b Dự tính kết hoạt động Dự kiến năm đầu hoạt động, số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng Văn phòng Cơng chứng ABC có 500 hồ sơ Sau năm vào hoạt động, Văn phòng Cơng chứng ABC thực đánh giá tình hình khách quan tiềm phát triển Văn phòng để đề chiến lược phát triển cho năm Với chất lượng dịch vụ, đội ngũ chuyên viên trang thiết bị đầu tư đồng bộ, Văn phòng Cơng chứng ABC tự tin dự tính năm số lượng hợp đồng, giao dịch tăng gấp ÷ lần so với năm đầu thành lập Để đạt mục tiêu này, Văn phòng đặt giải pháp, kế hoạch cụ thể như: Tăng cường quảng bá phương tiện truyền thông, đăng quảng cáo Trang báo Điện tử Quảng Ninh, Truyền hình Quảng Ninh, Báo Quảng Ninh Đồng thời, cử cán Văn phòng đến đơn vị kinh tế lớn như: Ngân hàng, đơn vị ngành than, Văn phòng nhà đất …; Mở Website riêng, cập nhật thông tin mới, thủ tục cần thiết, tư vấn gửi Email trực tiếp cho khách hàng, tư vấn trả lời điện thoại theo đường dây nóng Văn phòng nội dung, thủ tục khách hàng chuẩn bị, việc công chứng diễn nhanh gọn, giảm bớt thời gian lại nhiều lần cho khách hàng Bên cạnh đó, Văn phòng Công chứng ABC xây dựng chiến lược đào tạo, cử chuyên viên pháp lý đào tạo nghiệp vụ công chứng Học viện Tư pháp, nhằm bổ sung đội ngũ công chứng viên, nâng cao nghiệp vụ kỹ giao tiếp với khách hàng theo phong cách phục vụ tận tình, tận tâm, chu đáo quy định pháp luật Hàng quý, Văn phòng tổ chức hội thảo công chứng viên, chuyên viên pháp lý với khách hàng , tham gia khoá tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ Trong tương lai không xa, số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng VPCC ABC hứa hẹn tăng lên ngày xây dựng hình ảnh VPCC ABC “Tuân thủ pháp luật, thủ tục nhanh gọn, thái độ phục vụ tận tình, chu đáo” ngày củng cố phát triển Cơ cấu tổ chức Quy trình làm việc Văn phòng Cơng chứng ABC - Cơ cấu tổ chức gồm phòng: CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC o Phòng Tổng hợp: phụ trách cơng tác tổ chức nhân sự, cơng tác hành cơng tác kế tốn văn phòng; o - Phòng nghiệp vụ: phụ trách cơng tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng Sơ đồ tổ chức: CCV – TRƯỞNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG CỐ VẤN PHÒNG NGHIỆP VỤ CVPL CVPL CVPL NVBV NVVP NVKT NVM Quy trình làm việc STT CVPL PHỊNG TỔNG HỢP NỘI DUNG CƠNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN BƯỚC 1 Hướng dẫn khách hàng vị trí để phương tiện Nhân viên bảo vệ Hướng dẫn khách hàng đến khu vực đón tiếp Nhân viên bảo vệ BƯỚC Tiếp nhận yêu cầu khách hàng; Chuyên viên pháp lý Hướng dẫn khách hàng viết Phiếu yêu cầu công chứng; Chuyên viên pháp lý Kiểm tra hồ sơ tài liệu khách hàng cung cấp; Chuyên viên pháp lý Hướng dẫn khách hàng bổ sung tài liệu (nếu có); Kiểm tra giấy tờ nhân thân với người thực tế đến yêu cầu công chứng người liên quan; Chuyên viên pháp lý Xem xét lực hành vi dân người u cầu cơng Chun viên pháp lý CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC chứng người liên quan Phô tô tài liệu; Chuyên viên pháp lý & Sắp xếp làm hồ sơ gồm: hồ sơ nghiệp vụ (dùng để tác nghiệp lưu hồn thành việc cơng chứng) hồ sơ gốc (dùng để công chứng viên đối chiếu trả lại khách hàng sau hồn thành việc cơng chứng); Chun viên pháp lý & Chuyển hồ sơ u cầu cơng chứng cho phân kế tốn hướng dẫn khách hàng nộp phí cơng chứng phận kế toán; Chuyên viên pháp lý & BƯỚC Thơng báo mức phí cơng chứng cho khách hàng Thực thu phí Lập Phiếu thu hoá đơn dịch vụ cho khách hàng Nhân viên kế tốn Chuyển hồ sơ u cầu cơng chứng cho Chuyên viên pháp lý Nhân viên kế toán Nhân viên kế toán BƯỚC Nhận phiếu thu để làm thu tiền Thủ quỹ Nhận tiền, ký chứng từ giao cho khách hàng Thủ quỹ BƯỚC Dự thảo văn theo yêu cầu (theo chuyên mảng phân công) Chuyên viên pháp lý Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho công chứng viên Chuyên viên pháp lý Chuyển văn dự thảo cho công chứng viên thẩm định Chuyên viên pháp lý BƯỚC Thẩm định hồ sơ yêu cầu công chứng; Công chứng viên Xem xét lực hành vi dân người liên quan Cơng chứng viên CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC đến yêu cầu công chứng Thẩm định hồn chỉnh văn cơng chứng Cơng chứng viên Yêu cầu người liên quan đến yêu cầu công chứng ký vào văn trước chứng kiến công chứng viên Công chứng viên Ký văn công chứng Công chứng viên Chuyển hồ sơ văn công chứng cho chuyên viên pháp lý để trả kết cho khách hàng Công chứng viên BƯỚC Trả hồ sơ gốc văn công chứng cho khách hàng; Chuyên viên pháp lý & 2 Giao hồ sơ công chứng cho phận lưu trữ Chuyên viên pháp lý & BƯỚC Lưu trữ hồ sơ văn công chứng Nhân viên lưu trữ Trên đề án thành lập Văn phòng cơng chứng ABC với bước chuẩn bị, kế hoạch thực hiện, chiến lược kinh doanh, quy trình làm việc dự kiến ban đầu Kính trình quan chứng xét duyệt để đề án triển khai ứng dụng thực tế Xin trân trọng cảm ơn! Hạ Long, ngày tháng năm 2014 Người lập đề án CCV CÔNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 10 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC CÔNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 10 11 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 11 12 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC CÔNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 12 13 ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG ABC CƠNG CHỨNG VIÊN | _ NOTARY OFFICE 13 ... lĩnh vực công tác quan Nhà nước tổ chức xã hội Ngồi ra, chúng tơi có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Phòng cơng chứng, Văn phòng cơng chứng, Ngân hàng khu vực quan liên quan  Trong q trình... 60m2; Trụ sở làm việc độc lập, khang trang, tiện dụng; bàn, ghế làm việc theo phong cách đại, lịch sự, thuận tiện, thân thiện; thiết kế tủ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ an toàn, khoa học, két chống... bảo vệ Văn phòng, khơng lấn hành lang an tồn giao thơng, khơng làm ảnh hưởng trật tự an toàn xã hội b Điều kiện áp dụng cơng nghệ thơng tin Văn phòng công chứng trang bị đầy đủ phương tiện làm việc