Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại VOSA Sài Gòn

Thương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới( WTO). Bên cạnh đó, trong vài thập niên gần đây Logistics đã phát triển nhanh chóng giúp con người sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu nhằm mang lại những sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao nhất và chi phí thấp nhất đến người sử dụng cuối cùng. Trong nhiều nội dung quan trọng thì hoạt động tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty VOSA Sài Gòn cũng là một trong những nội dung quan trọng của quản trị Logistics. Trong đó, hoạt động tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty VOSA Sài Gòn hiện nay trở thành một hoạt động không thể thiếu trong việc giao thương hàng hóa quốc tế Vì vậy qua thời gian thực tập nhằm nâng cao kiến thức, so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn trong hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển, tìm hiểu và nghiên cứu tại phòng Đại lý vận tải- Công ty VOSA Sài Gòn, cùng với sự giúp đỡ của các nhân viên chuyên hàng container và sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Phương Chi, tác giả xin đưa ra thực trạng hoạt động cũng như một số giải pháp căn bản nhằm hoàn thiện tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty VOSA Sài Gòn. Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty VOSA Sài Gòn. Chương 2: Thực trạng tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty VOSA Sài Gòn. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại VOSA Sài Gòn. Mặc dù đã rất nổ lực, cố gắng nhưng khó có thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức. Rất mong tiếp tục nhận được sự đóng góp ý kiến của quý công ty và giáo viên hướng dẫn để đề tài này được hoàn thiện hơn.

LỜI MỞ ĐẦU Thương mại quốc tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng vịng 15 năm trở lại từ mở cửa, hội nhập với kinh tế giới, đặc biệt sau Việt Nam trở thành thành viên tổ chức thương mại giới( WTO) Bên cạnh đó, vài thập niên gần Logistics phát triển nhanh chóng giúp người sử dụng nguồn lực cách tối ưu nhằm mang lại sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao chi phí thấp đến người sử dụng cuối Trong nhiều nội dung quan trọng hoạt động tổ chức giao nhận hàng nhập đường biển Cơng ty VOSA Sài Gịn nội dung quan trọng quản trị Logistics Trong đó, hoạt động tổ chức giao nhận hàng nhập đường biển Công ty VOSA Sài Gịn trở thành hoạt động khơng thể thiếu việc giao thương hàng hóa quốc tế Vì qua thời gian thực tập nhằm nâng cao kiến thức, so sánh lý thuyết thực tiễn hoạt động giao nhận hàng nhập container đường biển, tìm hiểu nghiên cứu phịng Đại lý vận tải- Cơng ty VOSA Sài Gịn, với giúp đỡ nhân viên chuyên hàng container hướng dẫn tận tình Nguyễn Thị Phương Chi, tác giả xin đưa thực trạng hoạt động số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức giao nhận hàng nhập đường biển Cơng ty VOSA Sài Gịn Đề tài gồm chương: Chương 1: Giới thiệu chung Công ty VOSA Sài Gòn Chương 2: Thực trạng tổ chức giao nhận hàng nhập đường biển công ty VOSA Sài Gòn Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển VOSA Sài Gòn Mặc dù nổ lực, cố gắng khó tránh khỏi thiếu sót nội dung hình thức Rất mong tiếp tục nhận đóng góp ý kiến quý công ty giáo viên hướng dẫn để đề tài hoàn thiện CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY VOSA SÀI GỊN I Quá trình hình thành phát triển Giới thiệu cơng ty Tên cơng ty: CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ HÀNG HẢI VIỆT NAM – ĐẠI LÝ HÀNG HẢI SÀI GÒN Tên giao dịch: VOSA CORPORATION – VOSA SÀI GÒN Địa chỉ: Số 3-5-7 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (848) 38231662 / 38216048 Fax: (848) 38212227 Mã số thuế: 0300437898-014 Email: vosadl@hcm.vnn.vn Website: http://www.vosagroup.com Quá trình hình thành phát triển cơng ty VOSA Sài Gịn VOSA Sài Gịn chi nhánh Cơng ty Cổ phần Đại lý Hàng hải Việt Nam tách hoạt động độc lập từ ngày 01/01/2001 với nhiều chức dịch vụ như: kiểm đếm container, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, dịch vụ kho bãi, môi giới mua bán tàu , xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 hoạt động ngày hiệu VOSA Sài Gịn ln khơng ngừng cải tiến nâng cao chất lượng cơng tác phục vụ mình, muốn khách hàng hãng tàu giới biết đến VOSA Sài Gòn đại lý hàng hải phục vụ tốt uy tín Việt Nam, tình hình cạnh tranh khốc liệt đại lý khác thời gian VOSA Sài Gịn cơng nhận khơng lựa chọn tốt đại lý tàu biển, mà cịn nơi có dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển đường hàng khơng có uy tín khách hàng ngồi nước II Chức nhiệm vụ Chức Đại lý tàu biển: VOSA Sài Gòn đứng làm đại lý cho hãng tàu, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kiểm đếm làm thủ tục giám định hàng hóa, thu xếp cứu hộ, cứu nạn, tham gia giải tranh chấp hàng hải, dịch vụ thuyền viên, dịch vụ cung ứng dầu, nước ngọt, vật tư thiết bị…và sửa chữa tàu Môi giới hàng hải: Thuê môi giới thuê tàu, môi giới mua, bán tàu Đại lý vận tải: Nhận vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng, đường biển, đường bộ, giao hàng tận nơi( door-to-door), dịch vụ kho bãi Nhiệm vụ Thay mặt người ủy thác, phối hợp với cảng quan liên quan để thực tốt nhiệm vụ: bốc xếp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đại lý dịch vụ hàng hải khác, thu ngoại tệ cho đất nước bảo vệ quyền lợi đáng cho người ủy thác Xây dựng phương án đóng góp vào phát triển chung Đại lý Hàng hải Việt Nam, tham gia tốt vào tổ chức quốc tế Duy trì mở rộng hoạt động vận tải truyền thống Xây dựng phát triển nguồn nhân lực trẻ thông qua kế hoạch tuyển dụng đào tạo nhằm tạo động lực phát triển cho cá nhân, bước kế thừa tiếp thu kinh nghiệm từ đội ngũ cán công nhân viên giàu kinh nghiệm Nghiên cứu phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực hàng hải vào luật pháp hàng hải Phát triển dịch vụ có giá trị gia tăng cao đại lý vận tải, kinh doanh kho bãi, kho ngoại quan, dịch vụ xuất nhập hàng hóa, đầu tư xây dựng mạng lưới kho bãi rộng lớn, đầy đủ phương tiện xếp dỡ đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, đầu tư phương tiện vận tải sà lan, tàu, ô tô Tham gia thực tốt việc huấn luyện đào tạo, giáo dục công nhân viên theo chức quyền hạn thông qua công tác đại lý, tham gia tích cực vào cơng tác bảo vệ an ninh quốc gia, trị, giữ vững trật tự an tồn xã hội, bí mật nhà nước, nội Xây dựng quy hoạch cán bộ, quy chế quản lý công ty phù hợp với chê độ sách VOSA nói riêng, Nhà nước nói chung quy định, hướng dẫn cấp Hướng dẫn kiểm tra thực chế độ sách thể lệ, nội quy ban hành Quản lý vật tư, tiền vốn, tổ chức hạch toán hoạt động kinh doanh với quyền hạn đơn vị hành III Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ tổ chức Ban Giám đốc Phịng Tổ chức Hành Phịng Tài Kế tốn Phịng Dịch vụ Bộ phận Giao nhận Phịng Đại lý Phòng Đại lý Thương vụ Vận tải Đội Phương tiện Phòng Đại lý tàu Phòng Đại lý Container Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức VOSA Sài Gòn.( nguồn: tác giả tự tổng hợp) Chức năng, nhiệm vụ phòng ban Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm việc thực kế hoạch, trực tiếp đạo việc thi hành nghiệp vụ đại lý, xếp phù hợp cho đại lý, phân bổ kế hoạch cho đại lý, trực tiếp tham gia bàn bạc ký kết hợp đồng, tham gia vào công tác đối ngoại, chịu trách nhiệm chung hoạt động toàn đại lý Phịng Tổ chức hành chính: Theo dõi quan sát vấn đề hành quan, thực công tác lưu trữ văn thư, quản lý kho, phân bố trang thiết bị phục vụ cho quan Phịng Tài kế tốn: Theo dõi tình hình tài ngồi đơn vị, nhận phân bố tiền gửi ngân hàng hãng tàu nước ngoài, kiểm tra lập chứng từ tốn, giám sát theo dõi tình hình thu chi quan, nhận chứng từ quan phục vụ cho tàu, lập bảng toán địi tiền hãng đó, thống kê thời gian sử dụng tàu, tính cước, kiểm tra cước thị thực theo yêu cầu hãng tàu, toán với khách hàng Phòng Đại lý vận tải: Gom hàng lưu kho, thu xếp việc vận chuyển hàng hóa đường biển, đường hàng không, cung cấp dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ vận chuyển nước, thơng báo vị trí tàu cho người chủ nhận hàng, đảm bảo việc chuẩn bị lập chứng từ văn bản, tìm cho tàu nguồn hàng xuất khẩu, thu xếp làm thủ tục hải quan tất dịch vụ khác liên quan đến việc tàu vào cảng, lưu cảng, rời cảng, thu xếp việc giao hàng xuất nhập, chăm lo phục vụ hành khách, thu cước hàng xuất, nhập khẩu, chăm lo đến việc giải tổn thất chung, khiếu nại thủ tục khác, thông báo lịch tàu, chào giá cước điều chỉnh Sơ đồ tổ chức Phòng Đại lý vận tải: Trưởng phòng Nhân viên chuyên Bộ phận Nhân viên chuyên hàng container giao nhận hàng lẻ Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên làm chứng từ trường làm chứng từ trường Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Đại lý vận tải.( nguồn: tác giả tự tổng hợp) Phòng Đại lý thương vụ: Theo dõi tin tức tàu, hãng tàu giới quan có liên quan đến nghiệp vụ đại lý, theo dõi tất hợp đồng ký kết hợp đồng, dịch công văn giấy tờ, làm công tác Marketing, làm môi giới hàng hải Phòng Đại lý tàu: Theo dõi hướng dẫn tàu nước ngồi vào cảng, thơng báo cho quan hải quan để đón tàu, bố trí hoa tiêu làm thủ tục xuất nhập cảng cho tàu, theo dõi thực yêu cầu tàu thời gian nhập cảng, nắm lịch trình tàu đến tàu rời cảng, theo dõi thực yêu cầu tàu thời gian nhập cảng, nắm lịch trình tàu đến tàu rời cảng, theo dõi thời gian làm việc tàu, thường xuyên làm việc với thuyền trưởng đại diện tàu, giúp đỡ tàu tàu vào cảng điện báo cho hãng tàu biết nội dung mà hãng tàu yêu cầu Phòng dịch vụ: Thực dịch vụ thuyền viên, cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu cho tàu Bộ phận giao nhận: Giao nhận chứng từ, thu xếp việc giao hàng xuất nhập Đội phương tiện: Quản lý phương tiện quan, sử dụng phương tiện để phục vụ cho công việc đại lý, lập kế hoạch xăng dầu hàng năm, lập phương án dự trữ, phụ tùng thay thế, sửa chữa, lập kế hoạch mua sắm phương tiện Phịng Đại lý container: Xếp container, thơng báo cho chủ hàng có liên quan đến nhận hàng, sửa chữa cho thuê container IV Tình hình hoạt động giao nhận năm gần công ty giai đoạn 2008 đến Kết hoạt động kinh doanh VOSA Sài Gòn Kết phục vụ: nhìn chung kết phục vụ VOSA Sài Gịn có chiều hướng tăng lên theo thời gian Bảng 1.1 Kết phục vụ VOSA Sài Gòn từ 2008- 2010 Chỉ tiêu Đơn vị 2008 2009 2010 Số tàu phục vụ Chuyến 391 418 442 Tấn/km 1.794.378 2.486.177 2.848.548 Tấn/km 1.514.787 2.216.214 2.628.832 Số trọng tải phục vụ Số hàng hóa phục vụ (Nguồn: Báo cáo KQHĐKD VOSA Sài Gòn, Phòng Đại lý vận tải) Về số tàu phục vụ: Trong năm 2010, VOSA Sài Gòn phục vụ 442 chuyến tàu, đơn vị dẫn đầu đơn vị thành viên VOSA chiếm 14,5% toàn VOSA( VOSA: 3056 chuyến ) Năm 2009 lượng tàu VOSA Sài Gòn phục vụ tăng 6,9% so với năm 2008 Năm 2010 lượng tàu VOSA Sài Gòn phục vụ tăng 5,7% so với năm 2009 Tốc độ tăng có giảm phần ảnh hưởng suy thối kinh tế tồn cầu, làm cho lượng hàng hóa xuất nhập tăng chậm, dẫn đến số tàu phục vụ có tăng chậm giai đoạn trước Về số trọng tải phục vụ: Năm 2010, số trọng tải phục vụ đạt 2.848.548 tấn/km chiếm 15,1% tổng số trọng tải phục vụ toàn VOSA ( VOSA: 18.839.603 tấn/km ), tăng 14,6% so với năm 2009 Điều cho thấy VOSA Sài Gịn có vị vững nước giới Số hàng hóa phục vụ: Số hàng hóa phục vụ tăng lên rõ rệt từ 1.514.787 tấn/km năm 2008 lên 2.216.214 tấn/km năm 2009, tăng 46,3% Năm 2010, số hàng hóa phục vụ tăng 18,6% so với năm 2010 Tốc độ tăng chậm lại ảnh hưởng kinh tế Nhưng nhìn chung, VOSA Sài Gòn giữ mức tăng trưởng ổn định so với công ty khác ngành Số lượng tàu container VOSA Sài Gòn phục vụ( 2008- 2010) Bảng 1.2 Số lượng tàu container VOSA Sài Gòn phục vụ( 2008- 2010) Chỉ tiêu Số lượng Đơn vị 2008 2009 2010 Chiếc 98 121 148 Tấn/km 279.384,655 414.942,941 512.168,930 TEUs 1.013 2.013 2.217 tàu container VOSA Sài Gòn phục vụ Số trọng tải Số container phục vụ (Nguồn: Báo cáo KQHĐKD VOSA Sài Gòn, Phòng Đại lý vận tải) VOSA Sài Gòn cung cấp dịch vụ đại lý liner cho hãng tàu nước như: NYK, SYMS, China Shipping, Maersk-Sealand… Dịch vụ đại lý liner bao gồm thực thủ tục xuất nhập hàng container, thu gom hàng, giao nhận hàng hóa v.v…Năm 2010, VOSA Sài Gịn phục vụ 148 lượt tàu container (chiếm 33.56% tổng số chuyến phục vụ) với tổng số trọng tải 512.168,930 tấn/km, số lượng container phục vụ 2.217 TEUs Kết hoạt động kinh doanh VOSA Sài Gòn năm 2008-20092010 Bảng 1.3 Kết hoạt động kinh doanh VOSA Sài Gòn năm 20082010 (Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Tổng doanh thu 22.805,698 25.232,315 27.917,765 Tổng chi phí 20.867,250 22.961,407 25.265,582 Lợi nhuận thực 1.938,448 2.270,908 2.652,183 Lợi nhuận sau thuế 1.938,448 2.270,908 1.909,572 (Nguồn: Báo cáo KQHĐKD VOSA Sài Gịn 2008-2010, Phịng Tài chính-Kế tốn) Doanh thu năm 2008 tăng 10,6% so với năm 2007 đạt 27.917,765 triệu đồng chiếm 8,8% tổng doanh thu tồn VOSA Sài Gịn (tổng doanh thu VOSA Sài Gịn đạt 317.969 triệu đồng ) Tình hình hoạt động kinh doanh VOSA Sài Gịn nhìn chung ổn định Về tổng chi phí: Chi phí năm 2009 tăng 2.094,157 triệu đồng, tức tăng 10% so với năm 2008 Chi phí năm 2010 tăng 2.685,450 triệu đồng, tức tăng mức xấp xỉ 10% Do doanh thu tăng, khối lượng hàng hóa dịch vụ VOSA Sài Gòn phục vụ tăng lên nên dẫn đến phát sinh thêm chi phí q trình hoạt động Về lợi nhuận: Lợi nhuận năm 2009 tăng 332,46 triệu đồng so với năm 2008, giai đoạn VOSA Sài Gịn hưởng ưu đãi nên khơng phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 381,275 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế giảm 15,9% thực VOSA Sài Gòn phải nộp thêm phần thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà Nước với mức thuế suất 28% CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY VOSA SÀI GỊN I Quy trình giao nhận hàng nhập container đường biển Sơ đồ quy trình Thơng báo cho Đại lý nước lưu hồ sơ Gửi thơng báo: - Vận đơn - Vận đơn phụ - Bảng liệt khai hàng hóa - Hóa đơn - Phiếu đóng gói Theo dõi kiểm tra với hang tàu ĐẠI LÝ Ở NƯỚC NGOÀI Gửi giấy thông báo hàng đến Gửi Thông báo tàu đến Nhận Lệnh giao hàng trả phí Nhận Bộ chứng từ trả phí VOSA SÀI GỊN G TÀU HÃN NGƯỜI NHẬN HÀNG Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập container đường biển VOSA Sài Gòn( nguồn: tác giả tự tổng hợp) Chi tiết bước tiến hành giao nhận hàng hóa nhập Bước 1: Nhận thơng báo lơ hàng từ Đại lý nước ngồi Trước gửi hàng Việt Nam Đại lý nước gửi thông báo chi tiết lô hàng cho VOSA Sài Gòn fax e-mail bao gồm: Vận đơn chính(MBL): Trên vận đơn thể số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối Vận đơn phụ(HBL): Trên vận đơn thể số vận đơn phụ, chuyến tàu, ngày tàu chạy Bảng liệt khai hàng hóa( Manifest) Hóa đơn( Invoice) Phiếu đóng gói( Packing list) lô hàng giấy tờ khác (nếu có) Bước 2: Theo dõi kiểm tra với hãng tàu Khi nhận e-mail fax này, nhân viên phòng Đại lý vận tải cần phải kiểm tra thơng tin hồ sơ có đồng bộ, xác hay khơng xác nhận với Đại lý nước ngồi Sau nhân viên giao nhận cần phải theo thông báo tiến hành theo dõi kiểm tra hành trình chuyến tàu với hãng tàu Bước 3: Nhận Giấy báo hàng đến Sau thời gian, Đại lý giao nhận nhận Giấy báo hàng đến hay Thông báo hàng đến Tùy theo hãng tàu mà mẫu thông báo hàng đến khác nhau, có nội dung sau: tên tàu; số vận đơn; dự kiến thời gian tàu đến; người gởi hàng; người nhận hàng; tên hàng; số lượng, trọng lượng; cảng bốc; cảng dỡ; lưu ý nhận lệnh giao hàng( D/O) Bước 4: Thông báo hàng đến cho người nhận hàng Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng thể thông tin sau: Người nhận hàng, chuyến tàu, ngày tàu cập cảng, số cont, số seal, số ký (KG), số khối (CBM), tên hàng, phí chứng từ phí khác( có) u cầu người nhận hàng đến nhận chứng từ cần xuất trình giấy tờ sau: Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu quan( hàng quan, tổ chức), Hộ CMND( hàng cá nhân), Bill gốc (đối với lơ hàng khơng có điện giao hàng) đóng phí chứng từ phí khác Bước 5: Nhận Lệnh giao hàng( D/O) từ hãng tàu Khi ngày tháng cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu tàu hay chưa, lúc cập cảng dỡ Sau biết tàu cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn surrender giấy giới thiệu với chứng minh thư( có) đến văn phịng đại diện hãng tàu, địa thể giấy báo hàng đến để lấy D/O Sau đến văn phịng đại diện hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn surrender, chứng minh thư( có) cho nhân viên văn phịng đại diện hãng tàu, nhân viên tiếp nhận đưa mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinh doanh hãng tàu mà khoản phí đóng khác Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng( lưu ý tên mã số thuế doanh nghiệp hóa đơn cơng ty VOSA Sài Gịn) nhận D/O biên Khi nhận D/ O D/O văn phịng đại diện đóng dấu hãng tàu( Tại Việt Nam) Vì người nhận hàng giao chứng từ cho cơng ty VOSA Sài Gịn người nhận hàng kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, hay tu chỉnh xảy bất hợp lệ, nên số liệu chứng từ khớp với nhau, lúc nhận D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn đủ, nhằm phát sai sót D/O( có) tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị hiệu lực Vậy nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn đại lý hãng tàu nội dung chủ yếu sau: tên tàu; số vận đơn; tên địa người nhận hàng; người gởi hàng; tên hàng; loại hàng; cảng bốc; cảng dỡ Đặc biệt nhân viên giao nhận phải ý thời hạn hiệu lực D/O vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container( có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau D/O hết hiệu lực) xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí này, D/O hạn hiệu lực lấy hàng Bước 6: Làm thủ tục hải quan đưa hàng kho VOSA Sài Gòn giao cho người nhận hàng 10 Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan Sau hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần tìm lơ hàng nhập đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa + Nếu hàng lẻ( LCL) : Nếu hàng lẻ nhân viên giao nhận vào kho CFS( Container Freight Station) gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm hóa Nhân viên giao nhận chuẩn bị xe, kho( công ty dịch vụ giao nhận) liên lạc với người nhận hàng, thông tin cho người nhận ngày dự tính giao hàng, để người nhận bố trí kho, nhân viên để nhận hàng Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS( Container Freight Station) Trong chờ xe vào kho, nhân viên giao nhận tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thương vụ cho phiếu xuất kho, ví dụ cảng Vict (Kp5 Đường A5, Phường Tân Thuận Đơng, Quận 7, Hồ Chí Minh), có cảng thương vụ đóng dấu lên D/O: “ Đề nghị giao hàng CFS” Ví dụ Tân Cảng Sau nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu D/O có đóng dấu: “ đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thủ kho phiếu xuất kho) trình cho thủ kho Tiến hành bốc hàng lên xe sau chở kho VOSA Sài Gòn + Nếu hàng nguyên container (FCL) : Nếu hàng nguyên container nhân viên giao nhận chạy bãi container, tìm xem container vị trí nào, container cao, đất mà mở nắp container để kiểm hóa viên kiểm tra hàng nhân viên giao nhận tới phịng điều độ trình D/O, u cầu hạ container xuống để kiểm hóa, yêu cầu điều độ viên đóng dấu:“cắt seal” Lúc nhân viên giao nhận yêu cầu hạ container Tân Cảng phải cho điều độ viên phí hạ container, container 20’ 10.000 VNĐ, container 40’ 15.000 VNĐ Phí thuộc dạng tiền bo, khơng có hóa đơn hay biên lai thu, cịn cảng khác hay ICD khơng phải đóng phí này, dĩ nhiên container đất mà mở nắp container dễ dàng khơng phải nhờ điều độ viên hạ container Nhân viên giao nhận điều xe bãi container Sau vào đại lý hãng tàu( thường cảng ICD có) trình D/O, u cầu lấy ngun container hay rút ruột bãi, đại lý hãng tàu thu tiền cược 11 container, biên lai cược thu tiền cược khoảng 400.000 VNĐ/container 20’ khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O “ lấy nguyên container” hay “ rút ruột bãi” dấu đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container giữ phiếu thu tiền cược Nhân viên giao nhận đem D/O vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột bãi xin đem container Thương vụ thu tiền hóa đơn, lúc mã số thuế tên doanh nghiệp hóa đơn cơng ty VOSA Sài Gòn Nếu doanh nghiệp đem container trình hóa đơn cho phịng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container bãi container để tiến hành bốc container đem hay rút ruột bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe Giao cho người nhận chở kho thuộc VOSA Sài Gòn Bước 7: Phát chứng từ cho người nhận hàng thu phí khác Khi người nhận hàng xuất trình giấy tờ đóng đầy đủ phí, VOSA Sài Gịn phát hành hóa đơn thu phí phát chứng từ cho người nhận hàng tới kho VOSA để nhận hàng hàng lẻ tới cảng kho nhận container hàng nguyên container Bước 8: Trả container rỗng Nếu trường hợp đem container sau dỡ hàng ra, người nhận hàng cho xe chở container rỗng trả cho VOSA Sài Gòn để nhân viên giao nhận tới nơi mà phiếu cược công đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng cấp lại phiếu thể tình trạng container ví dụ container sạch, tốt, khơng hư hỏng v.v… Người giao nhận cầm phiếu với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container Bước 9: Thông báo cho Đại lý nước lưu hồ sơ Sau phát chứng từ cho người nhận hàng, VOSA Sài Gịn thơng báo cho đại lý nước ngồi việc e-mail Bước 10: Thanh toán với tài vụ Vào cuối tháng tiến hành tốn với Tài vụ chi phí liên 12 quan đến lô hàng nhập tháng hóa đơn, chứng từ thu chi Thường ngồi chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, cịn xuất chi phí phụ, tất loại phí điều doanh nghiệp khốn cho nhân viên giao nhận Sau điển hình phí (VNĐ) phải bỏ để doanh nghiệp hồn tất giao dịch: Phí kẹp vào hồ sơ làm thủ tục thơng quan: 50.000 – 100.000 Phí cho kiểm hóa viên: 300.000/container Nhiều container phí giảm xuống ví dụ có 10 container chi khoảng 1.000.000 Tùy theo tính chất hàng số lượng container Phí cho đội thuế: khoảng 30.000 Phí cho đối chiếu lệnh: 10.000/ container Phí cho xe nâng: container 40’ 40.000, container 20’ 20.000 Phí cho hạ container: 10.000/ container 20’, 15.000/ container 40’ Tài xế cho xe nâng: 10.000 Phí cho hải quan cổng: 10.000/ xe cổng Những mức phí mang tính tương đối, tùy hải quan khu vực mà có loại phí, có loại khơng có giá khác II Điểm khác biệt quy trình giao nhận hàng xuất thực tế lý thuyết Thứ nhất, lý thuyết việc giao nhận hàng hóa chủ yếu thực vận đơn gốc, nhiên ta thấy quy trình trên, việc trao đổi chứng từ lại chủ yếu vận đơn surrender Việc làm này, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho Đại lý Vận tải với doanh nghiệp Thứ hai, lý thuyết việc làm thủ tục Hải quan người gửi hàng đảm trách Nhưng thực tế công việc nhân viên Đại lý Hàng hải Vosa làm Việc làm theo yêu cầu khách hàng( người nhận hàng nhập khẩu), khách hàng phải trả thêm khoản phí cho người giao nhận Tuy có điểm khác biệt q trình làm việc ln có kết hợp hài hòa thực tế lý thuyết mà không tạo khác biệt rõ rệt Nên quy trình giao nhận hàng hóa nhập container 13 đường biển VOSA Sài Gòn khơng khác nhiều so với lý thuyết, đơn hoàn thiện cắt giảm số khâu cho phù hợp III Đánh giá chung tổ chức giao nhận hàng hóa nhập container đường biển cơng ty VOSA Sài Gịn Thành tựu Nhân tố chủ chốt khơng thể thiếu q trình giao nhận đội ngũ nhân viên VOSA Sài Gịn góp phần quan trọng Phịng Đại lý vận tải VOSA Sài Gịn có 118 nhân viên, tỷ lệ nhân viên nam chiếm 69,5%, tỷ lệ nhân viên nữ chiếm 30,5% Trình độ nhân viên: số nhân viên có trình độ đại học sau đại học chiếm 58,45%, lợi mà VOSA Sài Gịn có Hơn nữa, đội ngũ nhân viên cơng ty có nhiều kinh nghiệm chuyên môn nên tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc cơng ty.Từ việc tìm kiếm khách hàng, nhận hàng, liên hệ với Đại lý Hãng tàu, giao nhận hàng… thực cách chuyên nghiệp Tuy lực lượng cịn mỏng với trình độ kinh nghiệm nhiều năm ngành tình khó giải cách nhanh chóng mang lại hài lòng cho khách hàng Đáp ứng yêu cầu khách hàng mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo an tồn cho hàng hóa q trình đóng hàng vận chuyển hàng đến tay người nhận hàng Thơng tin nhanh, xác nên không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động giao nhận Minh chứng cho điều kết phục vụ VOSA Sài Gòn năm 2008- 2010 (theo bảng 1.1) Mặc dù có nhiều vấn đề tồn đọng hoạt động giao nhận VOSA Sài Gòn diễn nhộn nhịp khách hàng tin tưởng, doanh thu hàng năm tăng lên đạt 22.805.698.000 đồng (2008), 25.232.315.000 đồng (2009), 27.917.765.000 đồng (2010) Hạn chế Bên cạnh thành tựu mà VOSA Sài Gòn gặt hái nhiều năm qua, hoạt động công ty số vấn đề tồn đáng quan tâm sau: Hầu hết VOSA Sài Gòn đảm nhiệm công tác khai Hải quan cho khách hàng lượng khách hàng khu cơng nghiệp, khu chế xuất Bình Dương, Đồng 14 Nai nên tình trạng Hải quan làm khó dễ q trình giao nhận việc hàng hóa khơng khớp với tờ khai Tại Phịng Đại lý Vận tải có máy photocopy, máy fax, máy in máy scan chúng dùng lâu năm nên khác lạc hậu Lượng giấy tờ chứng từ giấy tờ nhiều nên chúng phải hoạt động liên tục Do đó, thường xuyên xảy trục trặc kỹ thuật, thời gian để chờ chúng hoạt động trở lại Các trang thiết bị làm việc chậm thường không đáp ứng số lượng nhiều Ngồi hệ thống máy vi tính trung tâm hoạt động bị xuống cấp, Phịng Đại lý Vận tải có 16 máy vi tính, có 12 máy q cũ lạc hậu nên không đáp ứng tốc độ xử lý nhanh công việc, thường xảy lỗi bị virus, mạng tải nên phải thời gian chờ xử lý Với diện tích bãi Container 8.000m2 số container lưu kho mỏng, tăng chậm Năm 2008, số container kéo vào bãi để đóng hàng thuê từ Đại lý Hãng tàu nên số lượng cịn chi phí q tốn Đến năm 2009, VOSA Sài Gòn trang bị xe đầu kéo container, xe nâng, xe xếp hàng nên số lượng tăng lên 12,5% so với năm 2008 Trong năm 2010, VOSA Sài Gòn trang bị thêm xe đầu kéo container, xe xếp hàng số lượng container tăng 34,8% so với năm 2009 Điều chứng tỏ, VOSA Sài Gòn chưa khai thác hết lực có kho ngồi bãi container Trong kho, máy móc thiết bị trang bị đơi diện tích trống nhiều, lượng hàng hư hỏng đáng kể Ngoài bãi container, xe chuyên dụng trang bị lượng container lưu bãi thưa thớt, nhiều xe xếp hàng cịn lạnh máy Hiện cơng ty chưa có phịng marketing riêng, hoạt động cịn hạn chế so với công ty giao nhận khác Khách hàng VOSA Sài Gòn chủ yếu khách hàng lâu năm, khách hàng đại lý giao nhận nước định Thêm vào thiếu lực lượng nhân giỏi ngoại ngữ để giao dịch, đàm phán với đối tác nước 15 Một số vấn đề sai chi tiết, thiếu thơng tin hàng hóa, cố việc tiếp nhận thơng tin hay chun chở hàng hóa Điều gây lãng phí tốn thời gian, tiền bạc, nhân lực uy tín công ty Hiện công ty thiếu lực lượng nhân giỏi ngoại ngữ để giao dịch, đàm phán với đối tác nước ngồi nên đơi việc gặp gỡ đối tác hạn chế mặt giao tiếp Hàng hóa nhập thường bị thụ động thông tin, thiếu thông tin chứng từ khơng liên lạc với đại lý nước ngồi Do đó, đơi dẫn đến chậm trễ việc làm thủ tục hải quan, hay hàng đến cảng chậm dự kiến mà hãng tàu không thông báo kịp thời đến khách hàng… Đây tình trạng chung số hãng giao nhận khác Công ty chưa chủ động việc tìm kiếm khách hàng, cịn phụ thuộc nhiều vào đại lý hãng tàu nước ngồi Bên cạnh đó, VOSA Sài Gịn chưa có kho bãi riêng nên phải thuê kho bãi từ công ty khác Điều đồng nghĩa với việc công ty khoản thu nhập từ việc cho thuê kho bãi thêm khoản phí thuê kho bãi riêng cho hàng hóa 16 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI VOSA SÀI GÒN I Mục tiêu phương hướng phát triển VOSA thời gian tới Năm 2010- 2011, Sau kinh tế giới rơi vào tình trạng bất ổn định tài chính, bắt nguồn từ khủng hoảng tài Hoa Kỳ năm 2007, khủng hoảng ảnh hưởng tiêu cực đến kinh tế nước, tiếp tục gây suy thoái kinh tế nhiều nơi tăng trưởng kinh tế chậm lại hầu khác Việt Nam ngoại lệ, thêm vào tình hình lạm phát bất ổn kinh tế tạo thêm nhiều khó khăn cho doanh nghiệp Do đó, điều ảnh hưởng không nhỏ tới khách hàng cơng ty giao nhận hay đại lý vận tải Chính vậy, địi hỏi ngành nghề hệ thống kinh tế Việt Nam nói chung VOSA Sài Gịn nói riêng phải nắm sát diễn biến thị trường có biện pháp kịp thời thời gian tới Duy trì phát triển loại hình dịch vụ truyền thống sở phát huy lợi kinh doanh đơn vị VOSA Sài Gòn Tiếp tục trì thị phần đại lý tàu rời, đồng thời gia tăng thêm công việc sản lượng đại lý vận tải đại lý liner Phát triển loại hình dịch vụ mới: đại lý chuyển tải dầu, dịch vụ logistics, cho thuê kho bãi, đại lý thủ tục hải quan, kinh doanh khai thác tàu container, sản xuất vỏ container… Mở rộng công tác tiếp thị nước Giữ chặt mối quan hệ với chủ tàu, người ủy thác, chủ hàng xuất nhập để giành thêm hợp đồng Đảm bảo thống đạo, điều hành hai lĩnh vực quan trọng kinh doanh tài đơn vị VOSA Sài Gịn Duy trì, phát huy quyền tự chủ kinh doanh, mở rộng, phát triển sản xuất VOSA Sài Gòn sở chiến lược chung có tính đến hiệu đầu tư phân công phạm vi, lĩnh vực, thị trường cho đơn vị Đưa sách giá hợp lý để nâng cao tính cạnh tranh với đại lý khác, sách ưu đãi cho thân chủ đại diện hãng tàu để ủng hộ đại diện cơng ty VOSA Sài Gịn 17 Nâng cao chất lượng phục vụ, tự hồn thiện trình độ chun mơn nghiệp vụ Đưa cán bộ, nhân viên tập huấn nước Đảm bảo mức tăng trưởng bền vững nâng cao vị VOSA Sài Gòn thị trường dịch vụ hàng hải II Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hoá nhập đường biển Đào tạo phát triển nguồn nhân lực, cải thiện máy quản lý Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán cơng nhân viên cơng ty, đặc biệt trình độ ngoại ngữ cách tổ chức lớp tập huấn, đào tạo khóa ngắn ngày cơng ty, mời chuyên gia đến để giảng dạy Không nâng cao trình độ nghiệp vụ mà nhân viên cần phải học hỏi để nắm bắt việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc Xây dựng chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có lực đảm nhận vị trí chủ chốt theo hướng trẻ hóa cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ chun mơn giỏi, liên kết với trường đại học thành phố để tuyển dụng nhân viên xuất sắc cho công ty, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ từ tuyển dụng Duy trì thái độ giao tiếp, ứng xử chu đáo, nhiệt tình với khách hàng để tạo ấn tượng tốt khách hàng Cần có chế độ đãi ngộ tương xứng cán nhân viên cơng ty để tồn VOSA Sài Gịn hoạt động động hiệu Tạo bầu khơng khí làm việc động, đồn kết thoải mái công ty để tao hiệu cao cơng việc Có thể tổ chức buổi dã ngoại cho toàn thể nhân viên công ty vào dịp Lễ 8/3, 20/10, 26/3…, tổ chức du lịch nước tuần/ năm cho nhân viên gia đình họ vào dịp hè… Mở rộng thị trường hoạt động nước quốc tế, tăng cường liên doanh liên kết, đa dạng hóa loại hình dịch vụ Hiện VOSA Corporation có tất 14 chi nhánh hoạt động rải khắp nước, VOSA Sài Gịn chi nhánh hoạt động mạnh Các chi nhánh cần liên kết chặt chẽ với để tạo nên khối vững chắc, làm sở cho việc tổ chức theo mô hình cơng ty mẹ -con ty năm sau Vì có đứng vững thị 18 trường nước mở rộng sang thị trường nước ngoài, đặc biệt thị trường lớn EMEA, Châu Mỹ… Để thực điều VOSA Sài Gịn cần có mối quan hệ tốt với hãng tàu nước nước ngoài, phát triển hoạt động marketing nhắm vào thị trường tiềm để xây dựng thương hiệu cho VOSA thị trường nước ngồi, chuẩn bị nguồn nhân lực có trình độ chun môn quốc tế để thực việc mở rộng thị trường Việc liên doanh với hãng tàu hay công ty logistics lớn NYK, China Shipping,… tạo điều kiện thuận lợi cho VOSA Sài Gòn dễ dàng giao dịch song phương quốc gia Càng có nhiều mối quan hệ VOSA Sài Gịn có hội mở rộng thị trường, hoạt động diễn nhanh chóng, dễ dàng hơn, giảm chi phí, đem lại lợi nhuận uy tín cho cơng ty Đầu tư cải tiến sở hạ tầng, hệ thống thông tin liên lạc Cơ sở hạ tầng, thông tin liên lạc điều kiện thiết yếu cấu thành nên thành công doanh nghiệp hoạt động giao nhận lĩnh vực địi hỏi nhiều khâu, nhiều công đoạn Hiện nay, VOSA Sài Gòn sở vật chất thiếu thốn, trang thiết bị cho nhân viên làm việc văn phòng dần lạc hậu Vì vậy, địi hỏi đại lý giao nhận VOSA Sài Gòn muốn đứng vững thị trường giao nhận khốc liệt cần phải có sách hồn thiện 19 ... hàng hóa 16 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI VOSA SÀI GÒN I Mục tiêu phương hướng phát triển VOSA thời gian tới Năm... báo hàng đến Gửi Thông báo tàu đến Nhận Lệnh giao hàng trả phí Nhận Bộ chứng từ trả phí VOSA SÀI GÒN G TÀU HÃN NGƯỜI NHẬN HÀNG Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập container đường biển VOSA. .. nhập doanh nghiệp cho Nhà Nước với mức thuế suất 28% CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VOSA SÀI GỊN I Quy trình giao nhận hàng nhập container đường