Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

“ Học đi đôi với hành” , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta . Học trên giảng đường những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vào thực tiễn , lý luận mà không có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận suông , còn nếu ta bắt tay vào thực tế mà không học , không có kiến thức thì không thể làm đúng theo yêu cầu của công việc , nhất lại là làm kế toán . Vì vậy , sau ba năm ruỡi ngồi trên ghế giảng đường , tiếp thu kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiều mảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng như chính trị và nhất là các kiến thức về kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khối lượng kiến thức trên sách vở , cũng như không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quá trình đi xin việc cũng như làm việc , nhà trường đã dành một học kỳ cho sinh viên tiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp với các hoạt động , công việc cũng như công tác kế toán tại cơ sở thực tập . Thông qua giai đoạn thực tập tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em đã được tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều hành , quản lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm hiểu tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt được một cách chung nhất , khái quát nhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng như qui trình hạch toán – kế toán trong doanh nghiệp .

LỜI NÓI ĐẦU “ Học đi đôi với hành” , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta . Học trên giảng đường những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vào thực tiễn , lý luận mà không có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận suông , còn nếu ta bắt tay vào thực tế mà không học , không có kiến thức thì không thể làm đúng theo yêu cầu của công việc , nhất lại là làm kế toán . Vì vậy , sau ba năm ruỡi ngồi trên ghế giảng đường , tiếp thu kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiều mảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng như chính trị và nhất là các kiến thức về kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khối lượng kiến thức trên sách vở , cũng như không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quá trình đi xin việc cũng như làm việc , nhà trường đã dành một học kỳ cho sinh viên tiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp với các hoạt động , công việc cũng như công tác kế toán tại cơ sở thực tập . Thông qua giai đoạn thực tập tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em đã được tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều hành , quản lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm hiểu tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt được một cách chung nhất , khái quát nhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng như qui trình hạch toán – kế toán trong doanh nghiệp . Để thực hiện được điều đó , từ những ngày thực tập đầu tiên , em đã tiếp xúc với các phòng ban trong Công ty , đặc biệt là phòng kế toán , với các nhân viên trong phòng nhằm thu thập tài liệu , tìm hiểu về các khía cạnh cần thiết để viết Báo cáo tổng hợp . Mặc dù lượng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty chưa nhiều , cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, 1 nhưng nhờ sự quan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và dưới sự hướng dẫn của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành được Báo cáo của mình . Báo cáo của em bao gồm ba phần như sau : Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . 2 PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT . I - LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT . Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiến tranh phá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nước ta , thấy trước được tình hình nước ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức năng được giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất . Vào năm 1985 ,khi đất nước vừa thống nhất được 10 năm , Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hướng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong nước ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC – TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật tư vận tải hóa chất thành Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hoá chất , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư , được đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất , có tư cách pháp nhân về ngoại thương , có tài khoản ngoại tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối tác không cần thông qua Tổng cục hoá chất . Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 , Tổng cục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên liệu , vật tư , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí nghiệp trong cùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí . Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trưởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hành 3 thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mức vốn hoạt động như sau : − Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng − Vốn ngân sách nhà nước cấp : 11.414,0 ,, − Vốn tự bổ sung : 659,0 ,, Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật tư thiết bị , vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón , phân NPK và các loại hàng hoá khác . Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng được theo cơ chế thị trường cũng như xu thế toàn cầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO – Tổ chức thương mại thế giới , theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Theo quyết định này , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội do Nhà nước giao . Công ty có : 1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Import and Export Corporation ) 2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội 3. Có tư cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự 4. Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy động 5. Con dấu theo quy định của Nhà nước 6. Tài khoản riêng 7. Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hướng dẫn của Tổng công ty Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủ nhận trong nền kinh tế thị trường và là một trong những doanh nghiệp đứng 4 đầu ngành hoá chất và của Trung ương . Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng , đến nay Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt được gần 2 tỷ mỗi năm , kết quả này đạt được là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo . II - ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT 1 . Đặc điểm về ngành nghề . Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993 của Bộ Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh các loại vật tư , thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hoá khác . Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp , kem giặt , phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm hoá chất dân dụng . Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanh xuất nhập khẩu trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng . 2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá . − Về kinh doanh vật tư , nguyên liệu , máy móc thiết bị : Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Công ty , mang lại doanh thu cũng như lợi nhuận chủ yếu . Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nước đã được xây dựng từ rất lâu , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của công ty như : hạt nhựa , hoá chất các loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC .), Công ty còn tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng khác với khối lượng lớn như Soda , các loại hoá chất cho sản xuất cao su , máy móc thiết bị , dây truyền sản xuất . cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty , đặc biệt là lĩnh vực đấu thầu cung ứng các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập khẩu phục vụ cho đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị trong ngành . Kết quả đạt được trong việc kinh doanh các mặt hàng này 5 năm 2002 ước tính doanh thu là khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu toàn công ty . − Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón : Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên tai , bão lụt thường xuyên xẩy ra trên khắp thế giới . Năm 2002 doanh thu từ kinh doanh phân bón chỉ đạt khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụ các loại phân bón cụ thể : − Về kinh doanh các loại phân lân nội địa : Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các công ty Lân Ninh Bình , Lân Lâm Thao , Lân Văn Điển . - Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali . - Để tăng nguồn thu , công ty còn tiến hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuê kho bãi , liên doanh cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu . Ngoài ra , Công ty cũng tiến hành sản xuất thương phẩm có liên quan đến hoá chất , hàng gia công nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù chưa đáng kể . 3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trường kinh doanh . Khi nước ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thực hiện cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , với chính sách mở cửa nền kinh tế , mậu dịch ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo nhiều điều kiên thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thức mới , đặc biệt là cuộc chiến chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng như ảnh hưởng của thiên tai lũ lụt liên tiếp xẩy ra trong nước ở cả ba miền cộng với sự biến động (tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ dẫn đến sự biến động của giá cả thị trường và cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng kể ) qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh . 6 Dưới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trường các nước cũng như nhập khẩu từ các nước sang thị trường Việt Nam thể hiện qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 ) Biểu số 1 : BÁO CÁO TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU CẢ NĂM 2002 Danh mục ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG TRỊ GIÁ TỈ LỆ(%) Tổng kim ngạch USD 50,925.33 18,286,202.0 4 100 NtTiên ,, 10,818.20 6,020,782.68 32.93 Singapore ,, 450.20 493,969.00 Trung quốc ,, 21,954.20 3,951,660.00 21.61 Thuỵ điển ,, 57.80 149,646.00 Đài loan ,, 1,598.46 1,239,612.00 6.78 đức ,, 540.00 421,890.00 Nhật bản ,, 3,335.65 2,077,706.36 11.36 Nga ,, 6,538.00 1,054,018.00 5.76 Indonesia ,, 17.00 7,820.00 Malaysia ,, 35.82 44,117.00 Ân độ ,, 1,002.00 520,327.00 Thái lan ,, 1,919.00 1,439,095.00 7.87 Iran ,, 868.00 396,642.00 A rập xê út ,, 469.00 249,761.00 Mỹ ,, 1,301.00 189,258.00 Pháp ,, 21.00 26,898.00 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Như vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy mô hoạt đông của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trường chính của Công ty là Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 với những trục trặc do các vấn đề Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiều khó khăn do đó đây là nơi đầu tư sẽ có nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công ty phải cẩn thận trong nhập khẩu . Tiếp theo là đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61 % ) , đây là một thị trường rộng lớn và có nhiều tiềm năng nên công ty cần có biện pháp thúc đẩy nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa . Ngoài ra Công ty 7 còn tiến hành nhập khẩu từ các nước như Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87% . Biểu số 2 : BÁO CÁO TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU NĂM 2002 Danh mục Đơn vị Số lượng Trị giá Tỉ lệ(%) Kim ngạch XK USD 100.00 40,000.00 100 Myanmar ,, 60.00 22,800.00 57 KCX Tân Thuận ,, 40.00 17,200.00 43 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một con số quá nhỏ , thị trường xuất khẩu thì quá eo hẹp , gói gọn . Trong những năm gần đây càng ngày lượng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vào Myama và khu chế xuất Tân thuận . Với chức danh là Công ty vật tư XNK hoá chất thì đây quả là chưa xứng đáng với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hơn nữa tìm kiếm thị trường xuất khẩu nhằm thu được lợi nhuận từ bên ngoài và thu ngoại tệ vào trong nước . 4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan . Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hoá chất từ nước ngoài về bán cho các doanh nghiệp nhà nước ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , các mối quan hệ với các công ty ở nước ngoài nói chung là tốt , không có các kiện cáo hay phá vỡ hợp đồng giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối với các đối tác nước ngoài chưa thực sự rõ ràng , nhưng với việc ký kết các hợp đồng rõ ràng và minh bạch , với đội ngũ những người ký kết hợp đồng thành thạo cho nên cả 2 bên đều thoả mãn về nhau mà không có khúc mắc gì . Còn trong quá trình bán hàng cho các doanh nghiệp trong nước thì do đây là chỉ tiêu từ Tổng công ty giao xuống nên đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh doanh cũng như sự quan biết giữa các thành viên trong ban giám đốc do đó chưa có gì xẩy ra mà không được giải quyết kịp thời và tốt đẹp . Ngoài ra , công ty còn tiến hành liên doanh ( HĐTC) với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) và Vinachimex( Nhà liên doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên 8 cùng có lợi , doanh thu từ 2 liên doanh này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanh này là bạn của nhau nên mối quan hệ thật sự tốt đẹp . 9 III - KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY . Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002 Biểu số : BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY ( Đơn vị : 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620 Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135 Tổng TS 155091122 112596372 186308755 Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432 Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323 Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755 Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556 Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277 Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279 Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459 Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820 Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102 Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436 Tổng thu nhập trước thuế 1550691 1615572 1618358 Thuế TNDN 449931 500728 517844 Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514 Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000 ( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 ) Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Biểu số 4) để thấy và so sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không . Biểu số 4 : BẢNG SO SÁNH MỘT SỐ CHỈ TIÊU TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128 Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077 Hệ số đầu tư TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007% Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lượng hàng hoá lưu chuyển nhiều , do đó vốn lưu động của doanh nghiệp là rất cao còn 10 . động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần III. XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT . I - LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT . Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất ra