tiểu luận về đề tài hoạch địch kế hoạch họp và chuyến đi công tác cho sếp của môn hành chính văn phòng Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một công ty hay một tổ chức. Bởi vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng nên chúng phải được tổ chức sao cho hợp lý để phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Trang 1MỞ ĐẦU
Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một công ty hay một tổ chức Bởi vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng nên chúng phải được tổ chức sao cho hợp lý để phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng Nếu cuộc họp không đ ược chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài thì những cuộc họp đó chắc chắn sẽ trở nên không hiệu quả, mục đích cuộc họp không đưuọc xác định rõ ràng hay những nhân vật quan trọng không được mời tới…
Bên cạnh những cuộc họp, công tác cũng là một trong những hoạt động quan trọng Việc chuẩn bị cho một chuyến công tacscho lãnh đạo đòi hỏi
sự chuẩn bị khá công phu và chi tiết Các chuyến đi phải có mục đích rõ ràng, thời gian không bị chồng chéo
Hiểu được tầm quan trọng của hai hoạt động này, Em xin được lựa chọn
đề tài “Hoạch định tổ chức các cuộc họp và công tác trong công ty” cùng một số ví dụ cụ thể để giúp mọi người hiểu rõ thêm về các công việc này.
I.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP:
1 Khái niệm hội nghị, hội họp:
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyềnhoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị
2 Ý nghiã của hội họp:
– Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc , nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao
– Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị
– Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bảnthân để XD tổ chức vững mạnh
Trang 2– Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chửa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
4 Các phương pháp tổ chức hội họp, hội nghị
– Phương pháp truyền thống: Mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường
– Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính
– Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa
4 Phân loại hội họp:
a Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
– Hội họp bàn bạc, ra quyết định
– Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua
– Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có
– Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đƣa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo
b Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:
– Hội họp trao đổi thông tin
– Hội họp triển khai công việc
– Hội họp mở rộng dân chủ
– Hội họp giải quyết vấn đề
c Căn cứ vào hình thức hội họp:
– Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
– Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi
5.Cách sắp xếp chổ ngồi :
Trang 3Chỗ ngồi không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà nó còn thể hiện vị thế, vai trò của người ngồi ở vị trí đó, thậm chí ảnh hưởng tới cách giao tiếp của những người trong phòng họp với nhau
– Sắp đặt vị trí phù hợp với mục đích của cuộc họp
– Giúp những người tham gia hiểu được vị thế của mình là ai, vai trò của mình là gì– Đảm bảo cho chủ tọa/người quan trọng nhất có thể điều hành cuộc họp suôn sẻ
– Tránh việc những người thích ngồi cùng nhau sẽ tụm lại và trao đổi, gây mất trật tự vàkhông tập trung
– Nghệ thuật sắp đặt có thể tăng sức mạnh của người điều hành và giảm sức mạnh của người chống đối
Một số quy tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi
Nguyên tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi đó là thể hiện sự tôn trọng, đảm bảo các yếu tố thuận lợi, an toàn cho người quan trọng nhất của cuộc họp Thông thường sẽ có một số quy tắc sau:
– Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và là vị trí có thể bao quát toàn bộ phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra như lễ tân vào tiếp nước, rót trà…
– Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng
– Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa
Giải thích ý nghĩa một số vị trí ngồi
Trang 4* Kiểu hỗ trợ: nếu người còn lại muốn hỗ trợ cho Sếp, hãy ngồi vuông góc với sếp,
như vậy cả hai có thể phá vỡ rào cản và nhìn vào mắt nhau để hiểu nhau Đây cũng là vịtrí mà Trợ lý nên ngồi khi trao đổi với Sếp
* Kiểu hợp tác: Nếu muốn thể hiện thái độ hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia, điều
đó thể hiện hai người có cùng suy nghĩ Tuy nhiên nên cân nhắc vị trí này khi ngồi với sếp bởi nó chỉ dành cho vị trí ngang nhau
*Kiểu đối kháng: chiếc bàn ngăn giữa và tư thế mặt đối mặt sẽ tạo khoảng cách và sự
đối đầu cho người ngồi theo kiểu sắp đặt này Nếu bạn muốn gây ảnh hưởng lên cấp dưới, hãy chọn vị trí ngồi này, và cho họ ngồi một cái ghế không tựa lưng, không tay
vịn Họ sẽ cảm thấy yếu thế hơn bạn
Các kiểu sắp xếp bàn họp
Trang 5*Bàn họp thể hiện uy quyền: đây là kiểu sắp xếp thường thấy trong các cuộc họp
công ty Kiểu sắp xếp này thể hiện rõ vai trò thứ bậc của những người tham gia Vị trí của chủ tọa sẽ ở đầu bàn Những người cấp bậc thấp nhất sẽ ngồi cuối bàn
Bàn họp đối kháng: Bàn họp này được sử dụng khi tranh luận hoặc khi họp với đối tác.
Khi đó, người chủ tọa ngồi giữa bàn, người có khả năng đối kháng, tranh luận hoặc đối tác sẽ ngồi đối diện chủ tọa, những người còn lại ngồi xung quanh Trong trường hợp
này Trợ lý sẽ ngồi đối diện với người hỗ trợ/ Trợ lý của đối tác
Trang 6Bàn họp Thảo luận tự do: kiểu bàn này không đặt nặng uy quyền mà khuyến khích
người tham gia tự do phát biểu Ngồi trong bàn tròn tạo cảm giác cân bằng về quyền lực Bàn này thường sử dụng khi những người tham gia có cùng cấp bậc, hoặc bỏ qua
sự phân chia cấp bậc Nhược điểm của bàn này đó là không thể đặt nhiều bàn tròn trong
1 phòng họp và số lượng người tham gia bị hạn chế
Nghệ thuật trong sắp đặt vị trí
Một người biết sắp đặt vị trí có thể hướng cuộc họp đi theo kết quả mà mình mong muốn, đó hoàn toàn dựa vào sự am hiểu tâm lý con người Ví dụ sau đây sẽ mô tả một phương pháp sắp đặt để hạn chế sự đối kháng:
Trang 7Giải thích:
– Chủ tọa (8) ngồi giữa bàn, có người ủng hộ (9) ngồi cạnh để hỗ trợ
– Người đối kháng mạnh nhất (3) sẽ ngồi đối diện chủ tọa, không có người đối kháng nào ngồi cạnh để cô lập và giảm bớt sức mạnh của người (3)
– Hai người do dự (2) và (4) ngồi trong tầm mắt của chủ tọa, vì vậy sẽ quan sát chủ tọa
để ra quyết định và dễ chọn phương án đồng tình với chủ tọa hơn, người (4) là người do
dự nhiều hơn thì ngồi cạnh người ủng hộ (5) để người (5) có thể tác động
– Người đối kháng (10) có thể là người có sự đối kháng tương đối cao, nên cho ngồi xa nhất và ngồi với người ủng hộ (9), như vậy sẽ bị cô lập, ít phản kháng hơn Đây cũng là
vị trí xa người phản kháng (3) nhất
– Người (7) có mức độ phản kháng vừa phải, cho ngồi cạnh chủ tọa và người ủng hộ (6)
để họ cảm thấy có vẻ như mình đang cùng chiến tuyến với chủ tọa, khó có khả năng phản kháng
– Người (1) là người có sự phản kháng yếu nhất, ngồi cùng với người do dự (2)
– Cả hai người phản kháng (1) và (10) đều xa tầm ảnh hưởng của chủ tọa và người đối kháng (3), vì vậy sắp xếp họ ngồi đối mặt người ủng hộ để họ không có cơ hội giao tiếp bằng mắt với những người phản kháng khác để tìm kiếm đồng minh
Như vậy với cách sắp xếp chỗ ngồi như thế này, chủ tọa có thể vô hiệu hóa một phần sựphản kháng của người kia, dễ dàng đạt được mục đích của mình hơn
6 Quy trình tổ chức hội họp
a.Chuẩn bị hội họp:
Trang 8– Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chương trìnhnghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình , xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưavào lịch và chưong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo Trong bản kếhoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
+ Tên buổi hội họp
+ các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
– Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không
– Xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành
– Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…
– Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác
– Làm và kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo …
Trang 9– Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
b Tiến hành cuộc họp :
– Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu
– Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …
– Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
– Trình bày các báo cáo và tham luận
– Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút
– Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ
– Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó
– Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận Có thể có diễn văn bế mạc
c Công việc sau cuộc họp:
– Hoàn thiện các văn kiện;
– Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp;
– Lập hồ sơ cuộc họp Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị Hổ sơ này thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người
Trang 10mời tham dự; Lồi khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc.
– Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp ;
– Triển khai nội dung đã đƣợc thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp
II.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHO CUỘC HỌP CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT (FPT Telecom)
1.Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)
Thành lập ngày 13/09/1988, với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là CNTT và Viễn thông,FPT đã cung cấp dịch vụ tới 63/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộnghoạt động trên thị trường toàn cầu với sự hiện diện tại 33 quốc gia
Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sựhài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối
ưu nhất Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướngcông nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên trên bản đồ công nghệ thếgiới
Trụ sở chính
Tòa nhà FPT Cầu Giấy, số 17 phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy,
Hà Nội, Việt Nam
2 Bối cảnh kinh tế thế giới và trong nước
Đầu năm 2019, Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF) điều chỉnh dự báo tăng trưởng kinh tế thế giới của năm 2019 và 2020, cho rằng kếhoạch cắt giảm thuế được kỳ vọng sẽ thúc đẩy đầu tư vào nền kinh tế số một thế giới này cũng như giúp các đối tác thương mại lớn của Mỹ Theo đó, tăng trưởng kinh tế toàn cầu sẽ đạt mức 3,9% trong năm 2018 và
2020, tăng 0,2% so với dự báo cập nhật hồi tháng 10-2018 Theo dự báo triển vọng kinh
Trang 11tế năm 2018 của Ủy Ban Giám Sát Tài Chính Quốc Gia (NFSC), với những nền tảng tích cực của năm 2018, tăng trưởng GDP của Việt Nam trong năm 2018 có thể đạt 6,5%– 6,8% Ở trong nước, tổng cung của nền kinh tế được dự báo sẽ cải thiện nhờ hưởng lợi từ các chính sách cải thiện bên cung theo tinh thần Nghị quyết 19, Nghị quyết 35 củaChính phủ Cụ thể, khu vực công nghiệp và xây dựng sẽ được hưởng lợi từ các chính sách khuyến khích ứng dụng công nghệ cao Công nghiệp chế biến dự báo tiếp tục tăng trưởng khá nhờ sự mở rộng đầu tư của khu vực doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước ngoài Khu vực dịch vụ cũng tiếp tục có khả năng tăng trưởng mạnh như trong hai năm vừa qua nhờ tăng trưởng bán buôn bán lẻ và lượng khách quốc tế đến Việt Nam tăng nhanh Khu vực tư nhân sẽ vẫn là động lực chính cho tăng trưởng kinh tế trong năm 2019.
3 Kế hoạch năm 2019
Năm 2019 Công ty đặt mục tiêu doanh thu là 8.670 tỷ đồng, tăng trưởng 13,3% so với năm 2018 (trong đó doanh thu từ dịch vụ viễn thông tăng trưởng 13,6% và doanh thu từdịch vụ quảng cáo tăng trưởng 9,7%) Kế hoạch lợi nhuận trước thuế của công ty là 1.394 tỷ đồng, tăng trưởng 14,6% so với năm 2018 Công ty tiếp tục quang hóa hạ tầng
và dự kiến sẽ hoàn thành việc chuyển đổi thuê bao từ cáp đồng sang cáp quang trên toànquốc trong 2 năm 2019-2020 Công ty sẽtriển khai dự án xây dựng trung tâm dữ liệu (Datacenter) tại các địa điểm Tân Thuận 1, Quận 9 và tại Đà Nẵng; góp vốn đầu tư vào
dự án cáp biển AAE-1 Đồng thời, Công ty sẽ đẩy mạnh phát triển thuê bao và đưa các sản phẩm dịch vụ mới ra thị trường (FPT Play Box, FPT Hi GIO Cloud, ) và duy trì vịthế của các trang web VNExpress, Ngôi sao để khai thác kinh doanh quảng cáo
Để đạt được kế hoạch đề ra công ty đã tổ chức họp để lấy ý kiến và lập kế hoạch chi tiết, quyết định những vấn đề nêu trên
4 Lập kế hoạch cho cuộc họp
a, chuẩn bị cuộc họp :
Tên buổi họp : Kế hoạch năm 2019
Thời gian họp : 8:00 ngày 20/8/2018
Địa điểm họp : Tầng 5, Tòa nhà PVI, Số 1 Phạm Văn Bạch, Quận Cầu Giấy, Tp Hà
Nội
Trang 12Thành phần tham dự :hội đồng quản trị Bà Chu Thị Thanh Hà Chủ tịch,Ông Nguyễn
Hồng Hiển,Ông Lê Huy Chí,Ông Trương Gia Bình,Ông Bùi Quang Ngọc,Ông Nguyễn Văn Khoa
Người điều hành : Chủ tịch hội đồng quản trị
Hội đồng Quản trị Công ty đã thực hiện họp và quyết định những vấn đề chính sau đây:
Phê duyệt kết quả kinh doanh năm 2018 và kế hoạch năm 2019
Phê duyệt chương trình nâng cấp hạ tầng quang hoá tại các tỉnh, thành phố
Phê duyệt dự án xây dựng Trung tâm dữ liệu (Datacenter) tại Tân Thuận 1 – Tp HCM; tại Quận 9 - Tp HCM; và tại FPT City – Tp Đà Nẵng Phê duyệt dự án đầu tư cáp quang biển AAE-1
Phê duyệt việc tạm ứng cổ tức năm 2018
Phê duyệt việc giải thể, tổ chức lại hoạt động tại các công ty thành viên
Phê duyệt phương án thay đổi nhân sự của chức danh Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Viễn thông FPT
Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý
Các nghị quyết, quyết định của Hội đồng Quản trị:
01-2017/NQHĐQ
T/FTEL
23-08-18 Phê duyệt kết quả kinh doanh năm 2018
Phê duyệt kế hoạch Kinh doanh 2019Phê duyệt kế hoạch tổ chức Đại hội đồng
cổ đông thường niên năm 2018
Trang 13Phê duyệt các dự án đầu tư DC tại Tân Thuận 1, Quận 9, TP HCM, và tại Đà Nẵng.
Phương tiện kỹ thuật và vật chất phục vụ:
+ Đặt trước phòng họp của công ty
+ Chuẩn bị các thiết bị cần thiết: màn chiếu, máy chiếu, micro, loa, máy tính…+ Chuẩn bị tài liệu cần thiết
+ Chuẩn bị nước uống
Các chương trình khác:
+ Lập danh sách các thành viên tham gia cuộc họp
+ Gửi email thông báo về cuộc họp
+ Gửi trước nội dung cho những người tham dự
+ Phân công người viết văn bản, phục vụ trong buổi họp
Dự trù kinh phí (nước uống, tài liệu, chi phí khác…)
b, Tiến hành họp:
STT Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian
1 Đón tiếp và ghi danh người
8:15-8:30