Hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định”

Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yêu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Nó là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sảm phẩm mới. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất thì nhất thiết phải có nguyên vật liệu. Mặt khác nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm nên nó cũng được tiết kiệm trước tiên để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu cũng được quan tâm hơn trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. Trong nền kinh tế hàng hoá, nguyên vật liệu được mua bán chủ yếu trên thị trường với giá cả thoả thuận và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như: quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị… Chính vì vậy, việc ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong việc cung cấp thông tin để ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu cho đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định, so sánh giữa phần lý luận và thực tế tìm hiểu được ở Công ty, em nhận thấy còn một số vấn đề khúc mắc trong công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. Vì vậy em xin đi vào Đề tài nghiên cứu của Chuyên Đề thực tập tốt nghiệp: “Hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định” để từ đó đưa ra những đánh giá và kiến nghị phù hợp nhất.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yêu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Nó là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sảm phẩm mới. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất thì nhất thiết phải có nguyên vật liệu. Mặt khác nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm nên nó cũng được tiết kiệm trước tiên để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu cũng được quan tâm hơn trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. Trong nền kinh tế hàng hoá, nguyên vật liệu được mua bán chủ yếu trên thị trường với giá cả thoả thuận và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như: quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị… Chính vì vậy, việc ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong việc cung cấp thông tin để ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu cho đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định, so sánh giữa phần lý luận và thực tế tìm hiểu được ở Công ty, em nhận thấy còn một số vấn đề khúc mắc trong công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. Vì vậy em xin đi vào Đề tài nghiên cứu của Chuyên Đề thực tập tốt nghiệp: “Hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định” để từ đó đưa ra những đánh giá và kiến nghị phù hợp nhất. Nội dung của Đề tài gồm các phần chính sau: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN THỨ NHẤT Đặc điểm tình hình chung của Công ty Cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định với hạch toán vật liệu PHẦN THỨ HAI Tình hình hạch toán vật liệu ở Công ty Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định PHẦN THỨ BA Đánh giá và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần Tàu cuốc và X ây dựng Phát triển nông thôn Nam Định Trong quá trình viết Chuyên Đề mặc dù rất cố gắng song do trình độ và nhận thức thực tế còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em kính mong có sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy hướng dẫn và các anh chị trong Phòng Kế toán của Công ty để hoàn thiện hơn nữa Đề tài này. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN THỨ NHẤT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TÀU CUỐC V À XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN NAM ĐỊNH VỚI HẠCH TOÁN VẬT LIỆU 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định là doanh nghiệp ra đời từ những năm 70 của thế kỉ trước. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể được tóm tắt theo từng thời kì như sau: Tiền thân của Công ty là đội hút bùn được tách ra từ Công ty Xây dựng Thuỷ lợi Hà Nam Ninh năm 1976. Năm 1978 lấy tên là Công ty Tàu cuốc Thuỷ lợi Hà Nam Ninh. Thời gian này Công ty chỉ có bốn tàu hút bùn HB 16-300CV. Năm 1986, được sát nhập với đội gia cố đê Hà Nam Ninh và đặt tên là Xí nghiệp Thi công cơ giới Thuỷ lợi Hà Nam Ninh. Năm 1992, khi tỉnh Hà Nam Ninh chưa tách thành hai tỉnh Nam Hà và Ninh Bình, Xí nghiệp phải chia tách và đổi tên thành Xí nghiệp Tàu cuốc Thủy lợi Nam Hà. Thời gian này bằng nguồn vốn tự có và vốn cấp phát Công ty đã đầu tư mua sắm và máy móc thiết bị phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Cụ thể có 10 máy hút bùn HB16-300CV và 3 máy khoan phụt vữa phục vụ cho việc gia cố đê. Năm 1996, sau khi chia tách tỉnh Nam Hà, Xí nghiệp một lần nữa lại được đổi tên thành Xí nghiệp Tàu cuốc Thuỷ lợi Nam Định. Tháng 11 năm 1999, Công ty đổi tên thành Công ty Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Từ năm 2004 đến nay cùng với sự hội nhập và xu thế phát triển của nền kinh tế, Công ty chính thức mang tên Công ty cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định. Từ đó đến nay Công ty không ngừng đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, luôn khẳng định được chỗ đứng của mình trong cơ chế thị trường. Điều này đã được thể hiện ở sự không ngừng tăng trưởng và phát triển doanh thu qua các năm, năm sau cao hơn năm trước, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng cải thiện và có thu nhập ổn định. Kể từ khi thành lập đến nay, trải qua một khoảng thời gian dài cùng với những biến động lớn lao của thị trường và xã hội nhưng chức năng hoạt động chính của Công ty vẫn luôn được giữ vững. Các hoạt động xây dựng của Công ty vì thế luôn gắn với đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Do đó đi cùng với sự hình thành và phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng được hoàn thiện và ngày càng khẳng định được tầm quan trọng cũng như vai trò chủ đạo của mình. 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là một Công ty lâu năm chuyên hoạt động trong lĩnh vực phục vụ nông nghiệp nông thôn, Công ty đã tạo dựng được uy tín và luôn có được sự hợp tác nhiệt tình của bà con nông dân và nhân dân trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Công việc chính của Công ty là nạo vét kênh mương luồng lạch, hệ thống tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp, gia cố đê điều bằng máy khoan phụt sữa. Đây là công việc rất quan trọng đòi hỏi phải được làm thường xuyên và liên tục, đặc biệt là vào các khoảng thời gian trước các vụ sản xuất và trước mỗi mùa mưa lũ. Trước đây khi chưa có máy xúc hiện đại, công nhân chính là những người làm chính, trực tiếp sử dụng sức lao động của mình sử dụng các dụng cụ đơn giản là cuốc và xẻng để đào lấp kênh mương nội đồng đưa nước về tưới tiêu ruộng đồng. Ngày nay, cùng với sự Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phát triển đi lên của khoa học công nghệ, máy móc thiết bị dần được đưa vào thay thế góp phần giảm thời gian và sức lao động của công nhân, đồng thời nâng cao năng suất lao động. Hiện tại Công ty đã đầu tư được 23 máy hút bùn, 5 mày xúc và hàng loạt các máy trộn bê tông cùng các công cụ, dụng cụ lao động khác. Mỗi khi có hợp đồng công ty đều có kế hoạch cụ thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm công việc một cách rõ ràng cho từng tổ, từng bộ phận, phòng ban. Đặc biệt do đặc thù công việc, vào trước mỗi vụ sản xuất hay trước các mùa mưa bão công việc được tập trung giải quyết đem lại sự yên tâm cho bà con nông dân sản xuất và của nhân dân những vùng có đê đi qua. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty mang tính đặc thù, địa bàn hoạt động rộng, không tập trung, sản phẩm thực hiện mang tính chất mùa vụ phân tán. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá cũng như thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế toàn bộ cơ cấu sản xuất được sắp xếp theo từng bộ phận, phòng ban một cách chuyên nghiệp. Cụ thể: - Tổ Tàu cuốc: có nhiệm cụ nạo vét sông ngòi, kênh mương luồng lạch, hệ thống tưới tiêu phục vụ cho sản xuất nông nghiệp bằng tàu hút bùn HB 16- 300CV. - Tổ Gia cố đê: có nhiệm vụ gia cố đê điều, thi công các công trình phục vụ cho công tác phòng chống bão lụt bằng máy khoan phụt vữa. Các đội sản xuất này chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Hội đồng quản trị và các phòng ban chức năng khác của Công ty. Do yêu cầu công việc, các Phòng ban của Công ty tuy đảm nhiệm những chức năng khác nhau nhưng giữa chúng luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm đảm bảo công việc chung của toàn bộ Công ty luôn thông suốt và hiệu quả nhất. Vì lẽ đó các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng luôn phải được tổ chức hợp lý, có sự phối hợp nhịp nhàng với công tác hạch toán vật liệu, giúp các nhân viên kế toán nắm bắt số liệu nhập - xuất - tồn của vật liệu một cách nhanh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chóng, chính xác để kịp thời phản ánh vào sổ và các báo cáo tài chính liên quan. Do đặc điểm vật liệu của Công ty khá đa dạng về chủng loại nên Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu và để phản ánh tổng hợp nhập - xuất. Công ty sử dụng các tài khoản: Tài khoản 152: “ Nguyên liệu - vật liệu” Tài khoản 331: “ Phải trả người bán” Tài khoản 111: “Tiền mặt” Tài khoản 112: “ Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 141: “ Tạm ứng” ……… Do đặc điểm sản xuất của Công ty mang tính chất đứt đoạn, sản phẩm bàn giao nghiệm thu tính theo m 3 bùn hút, mét khoan sâu đê gia cố nên Công ty không có chi phí dở dang cuối kì. Về sổ sử dụng, Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên các sổ được sử dụng trong quá trình hạch toán tổng hợp sẽ gồm: Sổ chi tiết số 2 “ Thanh toán với người bán” Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng Sổ cái 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và các thành viên trong Hội đồng Quản trị. Hỗ trợ cho Giám đốc là 1 Phó giám đốc và 4 phòng chức năng bao gồm: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế toán Thống kê, Phòng Kế hoạch và Kĩ thuật, Phòng Cung ứng vật tư và Vận tải. Các phòng này không Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trực tiếp sản xuất mà có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty như hoạt động sản xuất, hoạt động văn hoá . cho cán bộ công nhân viên. Trong phạm vi toàn công ty thì Hội đồng Quản trị, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc cùng với Phó giám đốc có nhiệm vụ thực hiện quản lý và lãnh đạo tập trung thống nhất, đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng, liên tục giữa các bộ phận. Giám đốc có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ mọi hoạt động cũng như hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Phó giám đốc và các trưởng phòng chức năng khác sẽ đóng vai trò hỗ trợ trên các mặt hoạt động khác nhau. Hàng năm Hội đồng Quản trị của Công ty họp thường niên và sau ba năm lại bầu lại Hội đồng Quản trị một lần. Việc bầu lại này rất quan trọng nhằm đánh giá hiệu quả công việc mà ban lãnh đạo cũ đã làm đồng thời vạch chiến lược kế hoạch cho giai đoạn kinh doanh tiếp theo. Hiện tại Công ty có số lượng cán bộ công nhân viên là trên 70 người (tăng so cùng kì năm ngoái 9 người). Những người làm chức năng quản lý hầu hết đều có trình độ từ cao đẳng trở lên. Trong số đó cán bộ có trình độ đại học chiếm 35%. Đây là tỉ lệ khá cao đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc luôn được thực hiện tốt vượt kế hoạch đề ra. Đặc biệt trong số này đội ngũ cán bộ trẻ cũng chiếm tỉ lệ lớn, nhiệt tình, say mê công việc luôn phấn đấu, noi gương các thế hệ đi trước và không ngừng hoàn thiện, năng động sáng tạo tìm tòi đổi mới công tác quản lý và máy móc thiết bị đem lại năng suất lao động ngày càng cao. Thu nhập của người lao động nhìn chung là ổn định qua các năm. Theo số liệu thống kê năm 2006, tổng thu nhập của người lao động là 537 triệu, trong đó thu nhập từ tiền lương là 529 triệu. Tổng tài sản đầu năm là 8488 triệu, cuối năm là 8483 triệu. Tài sản ngắn hạn đầu năm là 4781 triệu, Chuyờn thc tp tt nghip cui nm l 5075 triu. Doanh thu hot ng sn xut kinh doanh nm 2006 l 4576 triu, np thu cho nh nc 302,9 triu. Qua s liu cú th thy c thu nhp nhỡn chung ca ngi lao ng cha tht cao. Nhng vi s u t thờm mỏy múc thit b hin i tỡnh hỡnh trờn ang dn c ci thin v d bỏo s tng hn na trong tng lai khụng xa. B mỏy hot ng ca cụng ty cú th c khỏi quỏt qua s chc nng sau: S 1: C cu b mỏy qun lý ca Cụng ty T nhng c im t chc kinh doanh v t chc qun lý nh ó nờu trờn, ũi hi cụng tỏc t chc b mỏy K toỏn Cụng ty cng phi phự hp nhm t hiu qu cao nht. Vic b trớ cỏc Phũng, Ban chc nng nh trờn ó m bo mt b mỏy y , bao quỏt ton b hot ng thng xuyờn ti Cụng ty. Vic hch toỏn vt liu c thc hin ti Phũng K toỏn vỡ l ú cng luụn m bo c s gn kt v h tr t cỏc Phũng, Ban khỏc mt cỏch hiu qu nht. Hội đồng Quản trị - Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc - Phó Giám đốc - Ban Kiểm soát Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch và Kỹ thuật Phòng Kế toán Thống kê Phòng Cung ứng vật tư và Vận tải Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Về chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: Công ty Cổ phần Tàu cuốc và Xây dựng Phát triển nông thôn Nam Định áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Theo chính sách này công việc kế toán được thực hiện theo một quy trình nghiêm ngặt và đầy đủ nhưng vẫn đảm bảo dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp tài khoản, bảng cân đối kế toán, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp ở mọi thời điểm. Theo chế độ kế toán mới này công tác kế toán vẫn chủ yếu xoay quanh các nội dung chính là hệ thống báo cáo kế toán, chế độ chứng từ kế toán và chế độ sổ kế toán cùng hình thức kế toán. Do đặc điểm vật liệu của Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại nên công ty đã áp dụng phương thức kê khai thường xuyên để hạch toán. Theo phương thức này mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi lại ngay tại thời điểm phát sinh. Việc ghi chép này sẽ giúp cho công tác kế toán sau này không bị nhầm lẫn và có độ chính xác cao, giảm áp lực công việc cho người làm kế toán tại thời điểm cuối mỗi kì báo cáo. Về nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc với phương pháp tính là giá đơn vị bình quân. Về Tài sản cố định (TSCĐ), nguyên tắc ghi nhận TSCĐ là theo nguyên giá với phương pháp khấu hao theo đường thẳng… Ngoài ra còn có các chính sách kế toán khác như nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí đi vay, chi phí phải trả, vốn chủ sở hữu, nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí tài chính, thuế thu nhập doanh nghiệp đều được vận dụng linh hoạt và tuân theo đúng quy định của Nhà nước. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, kí chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định của Chính phủ Số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004. Hệ thống biểu mẫu kế toán áp dụng cho doanh nghiệp bao gồm các chỉ tiêu: lao động tiền lương, hàng tồn kho, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ… Trong đó chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… Chứng từ về tiền tệ bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền… Và các chứng từ về TSCĐ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: hoá đơn thuế giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… Các chứng từ về tiền lương được lập nhằm theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động, các khoản phải thanh toán với người lao động và một số vấn đề khác có liên quan đến người lao động. Các chứng từ này được lập bởi kế toán tiền lương sau đó được tổng hợp lại dùng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và các chi phí khác. Đối với các chứng từ về hàng tồn kho và TSCĐ sẽ được đảm nhận bởi kế toán vật tư và TSCĐ. Mỗi khi có sự cố xảy ra như vật tư, công cụ, dụng cụ không đủ số lượng hoặc không đúng quy cách so với chứng từ hoá đơn nhiệm vụ của kế toán phần hành này sẽ phải lập thêm một liên nữa kèm theo chứng từ liên quan gửi cho các bên có liên quan để giải quết. Các chứng từ ở mảng này rất quan trọng đòi hỏi phải được ghi chép cẩn thận để làm căn cứ