Quy chế hoạt động của sàn giao dịch Bất động sản

Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bđs

BĐS 

 A . MÔ THỨC HOẠT ĐỘNG SÀN GIAO DỊCH BĐS :

1 Khái niệm Sàn giao dịch BĐS :

      ­ Là nơi hộïi tụ đa dạng hoá các chủng loại BDS “Sạch” đã

được thẩm định đưa lên sàn giao dịch

- Là nơi người mua và bán trực tiếp găïp nhau và giao dịch tại sàn thông qua kết nối và tính pháp lý an toàn cao trong các hoạt động giao dịch tại sàn với chi phí dịch vụ theo quy định

- Là nơi hội tụ và cung cấp các kênh thông tin liên quan đến thị trường BĐS như quy hoạch, kiến trúc, phát triền đô thị, tài chính BĐS, hành lang pháp lý BĐS, thông tin thị trường sản phẩm BĐS…vv…

- Là nơi cung cấp và thực hiện chuỗi cung ứng dịch vụ cho bất kỳ nhu cầu BĐS

- Là trung tâm thẩm định giá động sản và bất động sản

- Là nơi tổ chức đấu giá điện tử và trực tiếp các chủng loại BĐS

2 Yêu cầu của Sàn giao dịch BĐS :

- Công khai hoá, minh bạch hoá các thông tin sản phẩm BĐS và các kênh thông tin liên quan đến thị trường BĐS

- Quy chuẩn hoá chất lượng chuỗi dịch vụ cung ứng cho nhu cầu BĐS

- Tính cam kết và trách nhiệm tuyệt đối trong từng hoạt động của sàn giao dịch

3 Các chức năng hoạt động và dịch vụ của Sàn giao  dịch BĐS : 

- Môi giới chuyển nhượng đa dạng hoá BĐS

- Quản lý và tiếp thị dự án

- Vận hành và quản trị cao ốc văn phòng và các chung cư

- Tư vấn - thực hiện pháp lý BĐS :

+ Hợp thức hoá BĐS

+ Thủ tục pháp lý chuyển nhượng BĐS

+ Hồ sơ pháp lý thực hiện và chuyển nhượng dự án

+ Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

+ Phân tích tài chính liên quan BĐS

+ Lập dự án báo cáo và phân tích tài chính Dự án đầu

tư để huy động vốn

+ Các nghĩa vụ tài chính liên quan BĐS

+ Các định chế tài chính Việt Nam và Quốc tế

- Tư vấn thiết kế, quy hoạch và kiến trúc :

+ Giải pháp tối ưu hoá quy hoạch dự án phù hợp thị trường và xu hướng mang lại hiệu quả cao cho dự án

+ Quy chuẩn quy phạm về quy hoạch và xây dựng

+ Thiết kế quy hoạch, kiến trúc các công trình xây dựng và công nghiệp

+ Thiết kế MI và thi công các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp

- Tư vấn đầu tư nước ngoài :

+ Lập dự án và thẩm định tính khả thi và hiệu quả đầu

tư của dự án và bất động sản phục vụ cho công tác tư vấn đầu tư nước ngoài và đầu tư trực tiếp

+ Thẩm định và định giá BĐS làm cơ sở để chuyển nhượng, thế chấp, đấu giá, đầu tư

+ Nghiên cứu phân tích thị trường làm cơ sở để quy hoạch dự án, thực hiện các kế hoạch đầu tư

+ Các giải pháp tài chính đầu tư

- Sàn đấu gia BĐSù qua mạng và đấu giá trực tiếp

- Hệ thống thẩm định giá bất động sản, động sản và giá trị Doanh nghiệp

4. Sơ đồ, cơ cấu tổ chức Sàn Giao Dịch Bất động sản : 4.1 Cơ cấu biên chế nhân sự :(sẽ điều chỉnh phù hợp từng

giai đoạn)

- Ban GĐ & HĐTĐịnh Tư vấn : 03

- Trưởng Phó KDoanh K Thác : 02

- NV Kdoanh : 09

- Tổ Marketing : 02

- Tổ thông tin + Q lý Web : 02

- P.QHKTrúc : 02

- Bp TV pháp lý : 02 - HC – Ktoán : 01

- P.Thẩm định giá BĐS : 03

- Bảo vệ + tạp vụ : 02

Tổng cộng : 28

4.2 Sơ đồ tổ chức : (sẽ điều chỉnh phù hợp từng giai đoạn)

  

B. CÁC QUY TRÌNH  HOẠT ĐỘNG CỦA SGD BĐS :

1. Sơ đồ lưu chuyển thông tin :

Quy định :

- Ban GĐ có trách nhiệm theo dõi và kiểm soát quy trình này

để báo cáo kết quả hoạt động cho TGĐ trong cuộc hợp giao ban

theo định kỳ

- Toàn thể nhân viên SGD nhất quán thực hiện công việc theo

đúng quy trình

   P. GIÁM  ĐỐC 

TƯ VẤN ­ 

 GIÁM   ĐỐC 

P. TƯ 

VẤN

PHÁP 

P.K DOANH KHAI THÁC P.TƯ VẤN  THIẾT 

KẾ

         T Ổ

THÔNG TIN

TỔ KINH 

DOANH1.2.3

4

TỔ MAKETING

MẠNG LƯỚI  CTV

H CHÍNH KẾ TOÁN

HÀNH CHÍNH THỦ QUỸ

CT HĐ QUẢN TRỊ

    HỘI 

ĐỒNG

  THẨM ĐỊNH

P.GIÁM ĐỐC

KD – ĐẦU TƯ  

NGHIÊN CỨU 

THỊ TRƯỜNG KHÁCH HÀNG CHĂM SÓC 

P.THẨM ĐỊNH  GIÁ

A. Quy trình lưu chuyển thông tin đối với họat động môi  giới­kinh doanh BDS

Bước 1 : Nhân viên khai thác tìm kiếm Chủ đầu tư để tìm sản

phẩm(đầu vào) cho Sàn giao dịch.(thực hiện theo quy trình khai thác)

Bước 2 : Bộ phận khai thác chuyển giao đầy đủ thông tin và

hình ảnh cho tổ quản lý thông tin và Trưởng P kinh doanh, đồng thời báo cáo Ban GĐ

Bước 3 : Trưởng PKD triệu tập cuộc họp lên kế hoạch kinh doanh

thực hiện chiến dịch bán hàng

Thành phần tham dự : Ban GĐ - Trưởng, Phó PKD - Tổ trưởng

Marketing - Tổ thông tin

Bước 4 : Trưởng PKD tổ chức cuộc họp triển khai kế hoạch bán

hàng và huấn luyện sản phẩm cho nhân viên kinh doanh Bước 5 : Toàn bộ nhân viên kinh doanh thực hiện kế hoạch bán

hàng

PHÓ G.ĐỐC

      TV ­ 

KHAI THÁC  BĐS

BÁN  HÀNG

HÀNH CHÍNH  KẾ TOÁN

Thôn

g tin 

­ Thẩm  định

CHỦÛ 

ĐẦU 

TƯ

PHÓ G.ĐỐC

      KD ­ 

P. TƯ VẤN PHÁP LÝ P. TƯ VẤN 

    THIẾT  KẾ

KHÁCH HÀNG

 BAN GIÁM  ĐỐC 

Bước 6 : Ghi nhận kết quả giao dịch thành công.

Bước 7 : Chuyển kết quả cho phòng kế toán

Bước 8 : Phòng kế toán tiến hành thu tiền hoa hồng từ Chủ

đầu tư và báo cáo kết quả cho Trưởng PKD và Ban GD

B. Quy trình lưu chuyển thông tin đối với họat động đầu 

tư – tư vấn ­ dịch vụ 

Bước 1: Các bộ phận đầu tư – tư vấn – dịch vụ tự khai thác tìm

kiếm khách hàng hoặc nhận thông tin nhu cầu khách hàng từ các bộ phận khai thác - kinh doanh , tổ thông tin Bước 2: Triển khai phân tích đánh gia sơ bộ, triệu tập cuộc họp

xin ý kiến và lên kế họach triển khai Thảo luận và cho chính sách về giá - phí dịch vụ …

Thành phần tham dự : BGD – Trưởng bộ phận – nhân viên phụ trách trực tiếp – các bộ phận có liên quan (theo yêu cầu)

Bước 3: Đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng (Tham

vấn ý kiến phòng Tư vấn pháp lý về nội dung hợp đồng) Đàm phán thành cộng hoặc không thành công phải có báo cáo kết qủa

Bước 4: Trưởng bộ phận tổ chức triển khai thực hiện Thông

báo kết qủa đàm phán , cung cấp thông tin cho BGD , liên hệ các phòng chức năng liên quan

Bước 5: Chuyển kết qủa cho phòng kế tóan theo dõi thanh tóan

và công nợ

Bước 6: Hòan tất hợp đồng , Thanh lý hợp đồng Liên hệ các

phòng chức năng liên quan để thực hiện việc hòan tất và thanh lý hợp đồng Báo cáo kết qủa cho BGĐ

C. lưu ý : Trong suốt qúa trình tác nghiệp họat động kinh doanh

dịch vụ , các phòng ban chuyên môn phải luôn đảm bảo việc kết nối và cung cấp thông tin lẫn nhau trong từng qúa trình tác nghiệp , đảm bảo mức độ tin cậy và chính xác của từng thông tin do mình cung cấp Thông tin phải được cung cấp nhanh chóng và kịp thời theo yêu cầu , đặc biệt cho BGĐ Phòng thông tin thực hiện chức năng trung tâm trong việc tập hợp thông tin , lưu chuyển thông tin , tổng hợp báo cáo kết qủa định kỳ theo quy định

D Ngòai các quy trịnh trên các trường hợp cụ thể cho từng

công việc , thỏa thuận , hợp đồng… sẽ được chỉ đạo cụ thể cho từng quy trình tác nghiệp lưu chuyển thông tin có thể bằng văn bản hoặc bằng chỉ đạo trực tiếp

2. Quy trình hoạt động bộ phận khai thác :

Chủ đầu tư OK Tổng hợp đầy đủ thông tin

      hình ảnh chính xác Hình   thức  hợc tác

  

Tính khả thi và hiệu quả 

       

Kế   hoạch  bán hàng

       Ký kết Hợp đồng

PKD   cử   đại  diện phối 

trực với

      CĐT 

Quy định: 

Trưởng phòng kinh doanh và khai thác có nhiệm vụ điều phối

và kiểm soát toàn bộ hoạt

động của quy trình này báo cáo tình hình hoạt động cho Ban

Giám đốc

 Hệ thống khai thác theo chức năng và khu vực địa lý

 Hệ thống kiểm soát thông tin khai thác

 Hệ thống báo cáo ngày, tuần ,tháng , quý (theo mẩu báo cáo)

Liên hệ đàm  phán

Chủ đầu tư

Thẩm định   Dự Án

Chuyển giao bộ 

phận  Kinh Doanh

Theo dõi và kiểm  soát dự án

3 Quy trình kiểm soát thông tin :

Quy định :

Bộ phận thông tin có trách nhiệm theo dõi hoạt động của quy trình này để đảm bảo kiểm soát và cập nhật thông tin hoạt

động cho Ban Giám đốc

 Quy trình tiếp nhận và chuyển giao thông tin

 Hệ thống báo cáo thông tin hàng ngày, tuần, tháng, quý và năm

 Hệ thống kiểm soát thông tin bán hàng

Bộ 

phận 

pháp 

Hội Đồng  TĐịnh 

­TVấn

Hành  chính kế toán

Bộ phận thông tin

B GIÁM ĐỐC

    TỔNG GIÁM  ĐỐC

  Bộ phận  KDoanh ­  KThác

   Tư vấn  Tkế 

­Ktrúc

 

Bước 1 : Xác định yêu cầu về chỉ tiêu kinh doanh của Ban 

Tổng Giám Đốc (B.TGĐ).

- Hằng năm vào ngày 31/12, B.TGĐ Cty sẽ công bố kế hoạch tổng kinh doanh cho Sàn giao dịch, qua đó sẽ giao chỉ tiêu kinh doanh cho từng bộ phận Kế hoạch tổng cho từng năm sẽ được thảo luận và được duyệt bởi Tổng Giám Đốc

- Ngày 31/12, 31/3, 31/6, 31/9 B.TGĐ sẽ căn cứ vào kế hoạch

năm và kết quả kinh doanh từng quý của từng bộ phận để điều chỉnh và giao chỉ tiêu hàng quý cho các bộ phận Chỉ tiêu này được thể hiện trong kế hoạch quý của SGD và được duyệt bởi Ban Giám Đốc

- Ngày cuối cùng của mỗi tháng, BGĐ sẽ căn cứ vào kế

hoạch quý và kết quả kinh doanh của tháng trước để giao chỉ tiêu cụ thể cho từng bộ phận, chỉ tiêu này được thể hiện trong kế hoạch tháng của SGD và được duyệt bởi Giám Đốc SGD

Căn cứ vào các chỉ tiêu hàng tháng, quý và năm đã được duyệt mà các trưởng bộ phận hoạch định và triển khai kế hoạch thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện trong các báo cáo tuần, tháng, quý và năm cho BGĐ

Bước 2 : Triển khai thực hiện nhiệm vụ kinh doanh :

     - Chậm nhất 02 ngày sau khi nhận được chỉ tiêu tháng,

quý, năm từ BGĐ các trưởng bộ phận hoạch định, triển khai kế hoạch hành động trình BGĐ xét duyệt triển khai Kế hoạch hành động phải cụ thể chi tiết đồng thời đảm bảo chỉ tiêu kinh

doanh của từng nhân viên, chỉ tiêu khai thác khách hàng và sản phẩm mới của từng nhân viên và các yêu cầu hổ trợ bán hàng, kế hoạch này được duyệt bởi BGĐ

- Căn cứ vào kế hoạch hành động của các phòng ban đã được duyệt xét, các trưởng bộ phận lập tờ trình yêu cầu BGĐ cung cấp kinh phí marketing, PR … Kinh phí này sẽ được thực hiện theo quy định của Cty

Bước 3 :  Thực hiện nhiệm vụ bán hàng :

Sau khi BGĐ duyệt kế hoạch hành động, trưởng các bộ phận triển khai thực hiện nhiệm vụ

Bước 4 :  Đánh giá kết quả kinh doanh :

Vào ngày cuối cùng của mỗi tháng, dựa vào chỉ tiêu đã giao và kế hoạch hành động của từng bộ phận, Ban GĐ đánh giá lại

kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận Căn cứ vào

Quy định khen thưởng ­ Kỷ luật của SGD mà Ban TGĐ có thể

đề nghị khen thưởng hay kỷ luật các thành viên trong GSD

4.1 Quy trình nghiệp vụ của nhân viên kinh doanh :

   No

Yes

       No

Yes

Thảo luận  nghiên cứu sản 

phẩm

Tổng hợp tài  liệu công cụ  bán hàng

   Sổ tay  học tập  huấn luyện 

Lập bảng 

giá và 

lịch góp 

Xét  duyệt  giá và 

PTTT    Học tập, 

huấn luyện  và kiểm tra  kiến thức s 

Tiến  hành  kinh 

Đặc  cọc

Xét  duyệt  cho vay

Rú

t  cọ

Rú

t 

cọ

Đóng  đủ  tiền  KÝ 

HỢP  ĐỒNG

Thi hành

thực hiện

Nhân viên kinh 

doanh

Trách nhiệm Yêu cầu Biểu mẩu 

báo cáo

01. Tiếp 

cận khách 

hàng trực 

tiếp và 

gián tiếp

Xác định đúng  nhu cầu khách  hàng và tư  vấn giới  thiệu sản  phẩm

Trưởng P.KD  và các tổ  trưởng giám  sát, kiểm  soát và hổ  trợ

NVKD phải nắm  vững thông  tin sản phẩm  và giới  thiệu đầy  đủ, chính xác  và rõ ràng  cho khách  hàng

BM­01/TT­KD  (Bản ghi  nhận quá  trình tiếp  khách)  BM­02/TT­KD  (Phiếu  thông tin  sản phẩm)

02. Khách 

hàng 

quyết 

định, 

trước khi 

trình 

biên nhận 

đặt cọc

Xác định các  thông tin sản  phẩm được  phép bán (dự  án, mã vị trí  nền or căn  hộ,tiến độ  thanh  toán,diện  tích, giá bán,  hỗ trợ tín  dụng…)

Trưởng P.KD  xác định  với chủ  đầu tư sản  phẩm còn  trống và  các thông  tin cung cấp  khách hàng  chính xác  tuyệt đối  mới cho  phép nhận  đặt cọc

Không được  phép sai, chỉ  được bán khi  biết 100% sản  phẩm còn  trống (chưa  có khách  hàng đặt  cọc)

BM­03/TT­KD  (Phiếu  xác nhận  sản phẩm  được bán)

03.Qúa 

trình thực 

hiện biên 

nhận đặt 

cọc

NVKD chuyển  thông tin  khách hàng và  sản phẩm cho 

NV thông tin  thực hiện  biên nhận đặt 

cọc

Trưởng P.KD  xác nhận  lại thông  tin và ký  nháy chuyển  cho Giám  đốc ký,  thủ quỹ thu  tiền

Chuyển tiền  cọc ngay cho  đối tác hoặc  chủ đầu tư

BM­04/TT­KD  (Biên  nhận đặt  cọc)

04.Theo 

dõi biên 

nhận cọc

NV Ktoán và  NVKD theo dõi  và thông báo  khách hàng  trước 01 ngày  ký hợp đồng

NV Pháp lý 

in hợp đồng  (hoặc chủ  đầu tư) và  đối chiếu  thông tin  khách hàng

Hợp đồng  tuyệt đối  phải đúng  mẩu đã được  duyệt và  khách hàng  đứng tên  trong hợp  đồng phải là  người ký

Hợp đồng  hợp tác  đầu tư,  Hợp đồng  chuyển  nhượng  (có công  chứng)

05. Hoàn 

tất thủ 

Sau khi khách  hàng đã ký 

NV kế toán  nhập dữ 

Xuất hoá đơn  và thực hiện 

hàng hợp đồng, NVKD  thu tiền hoa 

hồng theo tỉ  lệ đã ký với  chủ đầu tư  hoặc đối tác  chuyển giao cho  thủ quỹ 

liệu và NV  dịch vụ  khách hàng  tiếp nhận  và chăm  sóc khách  hàng theo  chính sách  của SGD đã  ban hành  (nếu có)

đúng quy định  nghiệp vụ  tài chính kế  toán

C.  QUY ĐỊNH HỘI HỌP CỦA SGD :

1. Quy định họp giao ban Cty :

- Thành phần : Tổng Giám Đốc, Ban Giám đốc và các Trưởng bộ phận SGD

- Thời gian : 13h45 – 17h ngày thứ hai của tuần thứ 02 và 04 mỗi tháng

- Nội dung họp (Gủi báo cáo cho TGĐ  trước 10:00 sáng thứ   hai)

 Tình hình hoạt động kinh doanh của SGD và các bộ phận

 Thông tin về thị trường BĐS

 Thu – chi

 Các khó khăn, thuận lợi và các giải pháp thực hiện

   Lưu ý  : Tùy yêu cầu và tính khẩn cấp, quan trọng của

công việc mà Tổng GĐ tổ chức cuộc họp bất thường

2. Quy định họp Giao ban SGD :

- Thành phần : Toàn thể các thành viên của SGD

- Thời gian định kỳ:

+ 13h45 -17h ngày thứ hai của tuần thứ 01 và 03 mỗi tháng + 13h45 -17h ngày thứ ba của tuần thứ 02 và 04 mỗi tháng

- Nội dung họp : (gởi báo cáo cho Ban GĐ vào ngày thứ bảyhàng

tuần)      

 Kết quả hoạt động kinh doanh của SGD và các bộ phận

 Thông tin về thị trường BĐS

 Thu – chi

 Các khó khăn, thuận lợi và các giải pháp khắc phục

 Kế hoạch hành động của từng bộ phận

   Lưu ý  : Tùy yêu cầu và tính khẩn cấp, quan trọng của

công việc mà Ban GĐ tổ chức cuộc họp bất thường

3. Quy định họp bộ phận : 

- Các thành viên trong bộ phận

- Thời gian : 09h – 11h45 Sáng thứ bảy hàng tuần

thường nội bộ hoặc phối phối hợp công việc với các bộ phận khác

- Nội dung họp : Tấc cả các hoạt động của bộ phận

4. Quy định về hội thảo chuyên đề và sinh hoạt cộng  động :

- Thành phần tham gia : toàn thể thành viên SGD hoặc từng bộ phận

- Thời gian : 1h30 – 17h ngày thứ bảy của tuần thứ tư mỗi

tháng

- Nội dung :

 Thảo luận đề tài chuyên môn (Trinning our door)

 Sinh hoạt đồng đội

- Địa điểm : Các khu vui chơi dã ngoại

       Lưu y ù:   Bảng Quy chế này sẽ được điều chỉnh và  sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh  của Sàn giao dịch trong từng giai đoạn. 

Biên soạn: Thạc sĩ, Lê Bá Chí Nhân