Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định ở công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa

Công ty mía đường Thanh Hoá đã được thành lập theo quyết định số 1730/TC-UBTH ngày 16 tháng 12 năm 1993 của UBND tỉnh Thanh Hoá. Từ khi ra đời Công ty mía đường Thanh Hoá (sau đổi tên thành Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá) đã góp phần giải quyết công ăn việc làm, thúc đẩy kinh tế Thanh Hoá cũng như kinh tế đất nước phát triển. Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa thành lập không nhằm mục đích sản xuất đường như các công ty mía đường khác. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty chỉ nhằm hỗ trợ cho việc sản xuất của công ty mía đường Việt Nam – Đài Loan được liên tục, phát triển. Ngành nghề kinh doanh của công ty rất đa dạng nhưng một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là vận chuyển mía nguyên liệu cho nhà máy. Để cho việc vận chuyển kịp thời, đúng tiến độ công ty phải cần rất nhiều phương tiện vận chuyển. Việc quản lý và sử dụng phương tiện vận chuyển và các Tài sản cố định khác sao cho hợp lý và hiệu quả là một công việc tương đối khó khăn. Do tính chất quan trọng của Tài sản cố định trong công ty nên em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa” làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá Phần 2: Thực trạng kế toán toán tài sản cố định ở Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định ở công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của PGS.TS Nguyễn Thị Đông và chị Đào Thị Hoà nguyên kế toán thanh toán của công ty trong thời gian thực tập và đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông LỜI MỞ ĐẦU Công ty mía đường Thanh Hoá đã được thành lập theo quyết định số 1730/TC-UBTH ngày 16 tháng 12 năm 1993 của UBND tỉnh Thanh Hoá. Từ khi ra đời Công ty mía đường Thanh Hoá (sau đổi tên thành Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá) đã góp phần giải quyết công ăn việc làm, thúc đẩy kinh tế Thanh Hoá cũng như kinh tế đất nước phát triển. Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa thành lập không nhằm mục đích sản xuất đường như các công ty mía đường khác. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty chỉ nhằm hỗ trợ cho việc sản xuất của công ty mía đường Việt Nam – Đài Loan được liên tục, phát triển. Ngành nghề kinh doanh của công ty rất đa dạng nhưng một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là vận chuyển mía nguyên liệu cho nhà máy. Để cho việc vận chuyển kịp thời, đúng tiến độ công ty phải cần rất nhiều phương tiện vận chuyển. Việc quản lý và sử dụng phương tiện vận chuyển và các Tài sản cố định khác sao cho hợp lý và hiệu quả là một công việc tương đối khó khăn. Do tính chất quan trọng của Tài sản cố định trong công ty nên em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa” làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá Phần 2: Thực trạng kế toán toán tài sản cố định ở Công ty cổ phần mía đường Thanh Hoá Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định ở công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của PGS.TS Nguyễn Thị Đông và chị Đào Thị Hoà nguyên kế toán thanh toán của công ty trong thời gian thực tập và đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG THANH HÓA 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa. Tên Công ty: Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa Trụ sở chính: Thị trấn Vân Du – Thạch Thành – Thanh Hóa Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa tiền thân là công ty mía đường Thanh Hóa. Công ty mía đường Thanh Hoá được thành lập theo quyết định số 1730/TC-UBTH ngày 16 tháng 12 năm 1993 của UBND tỉnh Thanh Hoá. Vốn điều lệ: 22.500.000.000 đ Trong đó:  Vốn cố định: 22.000.000.000 đ  Vốn lưu động: 500.000.000 đ Số CB – CNV ban đầu: 22 người Ngày 16/07/2003 chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa có quyết định số 2300/QĐ-CT phê duyệt phương án cổ phần hóa và chuyển Công ty mía đường Thanh Hóa thành Công ty cổ phần Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đ Trong đó:  Vốn nhà nước quản lý: 500.000.000 đ.  Vốn của CB – CNV trong công ty: 1.000.000.000 đ.  Vốn của các đối tượng ngoài doanh nghiệp: 500.000.000 đ. Tổng số cán bộ – công nhân viên trong Công ty (Theo báo cáo quyết toán 6 tháng đầu năm 2004): 549 người Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông Trong đó:  Hợp đồng dài hạn: 41 người.  Hợp đồng thời vụ: 508 người. Quá trình phát triển của công ty có thể chia làm các giai đoạn sau:  Từ khi thành lập đến vụ mía 1995 – 1996: Trồng mía giống, mở rộng vùng nguyên liệu, góp vốn xây dựng Công ty TNHH đường mía Việt Nam - Đài Loan: 54.614.000.000 đ (4.950.000 USD) tương ứng với 7,5 % vốn xây dựng nhà máy.  Từ vụ ép Vụ ép 1996 – 1997 đến vụ ép 1997 – 1998: Bàn giao lại vùng nguyên liệu cho Công ty TNHH đường mía Việt Nam - Đài Loan quản lý, chỉ làm nhiệm vụ sản xuất mía giống, dịch vụ làm đất và vận tải mía nguyên liệu, kinh doanh đường.  Từ vụ ép 1998 – 1999 đến vụ ép 2001 – 2002: Đứng trước tình hình nhà máy đường Việt Nam – Đài Loan đang bên bờ vực bị phá sản vì đầu tư trồng mía cho dân không thể thu hồi được nợ, diện tích mía bị thu hẹp sản lượng mía chỉ đạt 30 - 35% công suất của nhà máy. Vì vậy nhà máy đã không ký hợp đồng, không đầu tư cho việc trồng mía dẫn đến người dân bỏ trồng mía và chuyển đổi cây trồng. UBND tỉnh Thanh Hóa chỉ đạo giao cho Công ty tiếp nhận diện tích mía của nhà máy đã bỏ dở để đầu tư tiếp và chăm sóc, theo dõi sự sinh trưởng phát triển của cây mía, mở rộng diện tích đảm bảo đủ nguyên liệu cho nhà máy, thu hồi công nợ cho nhà máy đã đầu tư cho dân trồng mía và đảm nhận việc vận chuyển mía nguyên liệu về nhà máy. Đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng và là sự sống còn của nhà máy đường Việt Nam - Đài Loan. Hơn thế nữa nó còn đảm bảo uy tín của nhà nước ta đối với các đối tác nước ngoài.  Từ vụ ép 2002 – 2003 đến nay: Trả lại vùng nguyên liệu cho Công ty TNHH mía đường Việt Nam - Đài Loan quản lý, chỉ làm nhiệm vụ: Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông Sản xuất mía giống, dịch vụ làm đất, vận tải mía nguyên liệu, kinh doanh đường. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa. Công ty mía đường Thanh Hóa được thành lập với nhiệm vụ:  Tổ chức, xây dựng vùng nguyên liệu phía bắc tỉnh Thanh Hóa.  Sản xuất mía giống.  Dịch vụ làm đất.  Vận tải mía nguyên liệu. Khi đổi tên thành Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa trả lại vùng nguyên liệu cho Công ty TNHH mía đường Việt Nam – Đài Loan quản lý thì công ty chỉ làm nhiệm vụ:  Sản xuất mía giống.  Dịch vụ làm đất.  Vận tải mía nguyên liệu.  Kinh doanh đường. Sau gần 5 năm hoạt động Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và đạt được nhiều kết quả đáng kích lệ được nhiều ban ngành khen thưởng. Cụ thể như sau:  Sản lượng mía đạt 920.000 tấn đạt 95% công suất nhà máy.  Thu hộ nợ cho nhà máy trên 25 tỷ đồng.  Vận chuyển hết toàn bộ lượng mía về cho nhà máy. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 5 năm hoạt động (từ sau cổ phần hóa). Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông Bảng 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa qua các năm 2004, 2005, 2006, 2007, 6 tháng năm 2008 Đơn vị tính: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 6 tháng đầu năm 2008 1 Doanh thu thuần 6.503 12.438 19.576 22.974 12.598 2 Giá vốn hàng bán 5.426 10.981 18.131 21.542 11.319 3 Lợi nhuận gộp 1.077 1.457 1.445 1.432 1.279 4 Lợi nhuận trước thuế 162 303 2.868 3.370 1.077 5 Thu nhập bình quân người/tháng 1,2 1,35 1,9 2,2 2,6 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh) Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho ta thấy: Nhìn chung từ khi cổ phần hóa đến nay công ty làm ăn luôn có hiệu quả, thu nhập bình quân đầu người, lợi nhuận trước thuế đều tăng qua các năm. Đặc biệt ta cũng thấy thu nhập của công ty không phải chủ yếu là thu từ hoạt động bán hàng (bán đường). Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Cổ phần mía đường Thanh Hóa Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cũng như các công ty cổ phần khác Công ty cổ phần mía đường Thanh Hóa cũng có bộ máy tổ chức quản lý gồm:  Đại hội cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.  Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát ban giám đốc điều hành và những người quản lý khác trong công ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 6 Ghi chú: Điều hành, quản lý trực tiếp Giám sát Phòng tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch- kinh doanh Ban thu nợ Phó giám đốcGiám đốc Đại hội cổ đông Hội đồng quản trịBan kiểm soát Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông quy định. Thành viên của hội đồng quản trị được trúng cử với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín (ít nhất phải có 51% tổng số phiếu ủng hộ). Hội đồng quản trị của Công ty gồm 7 thành viên, Hội đồng quản trị có quyền bầu ra giám đốc, các phó giám đốc và kế toán trưởng.  Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có 3 kiểm soát viên, do Đại hội cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín (ít nhất phải có 51% tổng số phiếu ủng hộ). Ban kiểm soát là những người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.  Giám đốc: Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của Công ty, Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.  Bộ máy giúp việc:  Gồm 2 phó giám đốc  Phòng Tài Vụ: gồm 6 thành viên  Phòng Tổ chức – Hành chính: Gồm 6 thành viên  Phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Gồm 16 người  Ban thu nợ: Gồm 10 người. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán. 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 7 Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán tiền lương, vật tư, ngân hàng Kế toán thuế, TSCĐ Thủ quỹ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán (tài vụ) gồm 6 thành viên:  Trưởng phòng Tài vụ kiêm Kế toán trưởng: Do HĐQT bầu ra, điều hành chung công việc của phòng, lập báo cáo tài chính. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật, giám đốc về mặt nghiệp vụ công tác tài chính kế toán.  Kế toán thanh toán: Theo dõi phần kế toán vốn bằng tiền, các khoản công nợ phải thu, phải trả có số lượng đối tượng ít.  Kế toán công nợ: Theo dõi các loại công nợ có nhiều đối tượng, có tính chất phức tạp.  Kế toán tiền lương, vật tư, ngân hàng.  Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ để thực hiện việc quản lý và sử dụng tốt TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ mua bán dịch vụ hàng hoá để tính thuế.  Thủ quỹ: Thực hiện giữ két, thực thi theo lệnh của kế toán trưởng, thủ trưởng. Căn cứ vào chứng từ gốc, đề xuất, nhập quỹ, kế toán thủ quỹ ghi phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán tiền mặt. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán 1.4.2.1. Vận dụng chứng từ kế toán o Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC của bộ trưởng bộ Tài Chính. o Có 2 loại chứng từ gồm: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.  Lao động tiền lương: o Bảng chấm công o Bảng lương Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông o Phiếu nghỉ hưởng BHXH o Bảng thanh toán BHXH o Bảng thanh toán tiền thưởng o Hợp đồng giao khoán (HD) o Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (HD) o Biên bản điều tra tai nạn lao động (HD)  Hàng tồn kho: o Phiếu nhập kho o Phiếu xuất kho o Thẻ kho o Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá  Bán hàng: o Hoá đơn (GTGT)  Tiền tệ: o Phiếu thu o Phiếu chi o Giấy đề nghị tạm ứng (HD) o Giấy đề nghị thanh toán o Bảng kiểm kê quỹ o Biểu thanh toán tiền vận chuyển (HD) o Giấy đề nghị thanh toán tiền vận chuyển (HD) o Giấy đề nghị thanh toán tiền mía nguyên liệu (HD)  Tài sản cố định: o Biên bản giao nhận TSCĐ o Thẻ TSCĐ Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PGS. TS. Nguyễn Thị Đông o Biên bản thanh lý TSCĐ o Biên bản đánh giá lại TSCĐ (HD)  Giá thành: o Các quyết định của Giám đốc (HD) o Kế hoạch phân bổ giá thành (HD) o Bảng giá (HD) o Bảng phân bổ chi phí (HD)  Một số chứng khác: o Phiếu vận chuyển mía nguyên liệu o Biên bản xác nhận nợ o Biên bản cam kết trả nợ o Biểu đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với các đơn vị khác Quy trách nhiệm cho người liên quan đến chứng từ: Người được giao quản lý, lập chứng từ phải:  Bảo quản an toàn chứng từ. Nếu làm mất thì xử phạt theo quy định của nhà nước hoặc tùy theo mức độ.  Việc lập chứng từ phải bảo đảm tính trung thực, khách quan. Nếu lập sai làm ảnh hưởng đến Công ty hoặc các đối tác với công ty thì phải chịu trách nhiệm về phần giá trị làm sai và các trách nhiệm khác tùy theo mức độ vi phạm.  Do Công ty có khối lượng chứng từ rất lớn nên khi lập chứng từ kế toán phải tiến hành đồng thời với việc kiểm tra thông tin của chứng từ.  Các thông tin trong chứng từ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ, tránh nhầm lẫn, gian lận. Tùy từng loại chứng từ, từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ có sự đối chiếu riêng.  Kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán: Trịnh Thị Ninh Lớp: KTBN - K17 10