Giao trinh project 2003

GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH MICROSOFT PROJECT 2003 -* - Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH Bài 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2003 I – CÁC THÀNH PHẦN GIAO DIỆN CHÍNH • Thanh Menu (Menu Bar): nơi tìm thấy tất lệnh Hầu thành phần Menu giống tất phần mềm ứng dụng M Office Nếu sử dụng ứng dụng Word, Excel khai thác sử dụng Menu Project khơng khó khăn • Thanh công cụ (Toolbar): cắt, dán, lưu, font chữ, loại chữ, in, cân chỉnh…): chứa biểu tượng • tắt mà bạn hay sử dụng Nên để biểu tượng tắt cơng cụ Toolbar để có vùng quan sát làm việc rộng Vùng bảng (Table Sheet): Vùng giao diện với người sử dụng cho bạn tất thông tin công việc nguồn tài nguyên Chúng ta nghiên cứu sâu vùng phần tiếp sau Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- • • • • * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH Vùng biểu đồ (Chart Area): vùng đồ hoạ Project Với dự án mở, mặc định biểu đồ Gantt xuất hiện, liệu giai đoạn thời gian chi tiết biểu đồ Usage View Thanh View Bar: nhìn dạng bảng tiến độ (Sơ đô Gantt, sơ đồ lịch Calendar, sơ đồ mạng Network) Vùng lịch (Timescale): Đây nơi bạn nhìn thấy kiểm sốt cách mà Project biểu diễn thơng tin thời gian.Có thể phóng to hay thu nhỏ vùng thời gian mà bạn cần đổi Thanh Status (Status bar): Thanh Status sử dụng để biểu diễn thơng tin mà Project làm VD: Khi đóng hay ghi lại Project (dự án), Project 2003 trạng thái lưu lại thông tin Status I.1: Thanh Menu: • File: chứa lệnh tạo lập, mở, lưu, in xuất dự án • Edit: nơi bạn tìm thấy lện cắt,, copy, dán, tìm liệu Nơi có lệnh liên kết, xố chia cơng tác • View: nơi cho phép xem báo cáo, xoá, thêm bảng, tiêu đề (header, footer) xuất hay • • đóng View Bar (thanh xem nhanh) Insert: nơi để đưa đối tượng dự án: công tác, tài nguyên, dự án khác, vẽ, siêu liên kết (hyperlink) Format: chứa lệnh để thay đổi cách bố trí đường lưới (gridline), dạng biểu đồ Gantt, thay đổi thang thời gian (timescale), font chữ Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH • Tools : chứa lệnh thay đổi lịch làm việc (working-time calendar), nhóm tài nguyên (resource pool), điều chỉnh đường gốc (baseline) Mục Options: điều chỉnh thông tin dự án, trình sử lý liệu… • Project : lệnh xếp (sort), lọc liệu (filter) Có thể cài đặt làm việc với nhóm (group), điều chỉnh trường WBS (Work Break Structure) Có thể xâm nhập vào mục Project Information Window cho phép làm việc với nhiều cửa sổ Help : chứa liên kết để tìm đến phần giúp đỡ khơng kết nối mạng giúp • • bạn tìm trang web Microsoft I.2: Thanh Toolbar: • Thanh công cụ chuẩn (Toolbar Standard): giúp nhanh việc tạo lập, lưu, mở dự án Các đặc tính copy, cắt, dán liệu, liên kết công tác, chỉnh thích, gán tài nguyên, điều chỉnh thang thời gian sơ đồ Gantt Thanh công cụ mặc định, hầu hết cơng cụ thường sử dụng, chứa hầu hết lệnh bạn cần thao tác lập tiến độ dự án • Thanh công cụ định dạng (Toolbar Formatting): chỉnh sửa text, cấp độ lề lọc Thanh công cụ mặc định, thường ẩn chỉnh sửa text Thanh công cụ quản lý tài nguyên (Resource Management): Thanh công cụ bạn muốn xuất bạn làm việc với nguồn tài nguyên bạn cố gắng để giải tốn vượt q nguồn tài ngun Nó cung cấp thiết lập nhanh chóng cách nhìn hữu ích cho việc sử lý việc phân bổ lại nguồn tài ngun • Thanh cơng cụ ghi tiến trình (Tracking) : Sử dụng cập nhật tình hình cơng tác bạn Nó cung cấp cách thâm nhập nhanh chóng lệnh để bạn cập nhật công tác, lệnh giúp bạn xem lại tình hình dự án bạn • Thanh cơng cụ phân tích (Analysis): giúp cho việc phân tích Có thể xuất liệu thang thời gian Excel để dựng biểu đồ phân tích sâu Nó copy dạng ảnh Word nhờ Office Wizard, giống Visio WBS Chart Wizard XML Reporting Wizard Thanh SĐM Network Diagram: Thanh công cụ này, bạn gọi tên, sử dụng bạn quan sát cửa sổ Network Diagram Nó cho phép người sử dụng thâm nhập nhanh vào lệnh để định dạng thao tác thành phần cấu tạo nên network diagram Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH I.3: Thanh View Bar / Menu View • Calendar: cửa sổ làm việc dự án dạng lịch • Gantt Chart: cửa sổ làm việc dạng sơ đồ ngang (mặc định sử dụng nhiều nhất) • Network Diagram: Cửa sổ làm việc dạng sơ đồ mạng • Task Usage: cửa sổ quản lý việc thực cơng tác • Tracking Gantt: cửa sổ quan sát tiến độ thực tế dự án (có cập nhật khối lượng cơng tác hồn thành thực tế, nhìn dạng % hồn thành cơng việc  Học viên hay nhầm với cửa sổ Gantt Chart) • Resource Graph: cửa sổ quản lý biểu đồ tài ngun (biểu đồ nhân lực, vật liệu, máy móc) • • Resoure sheet: cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên (tất loại tài nguyên dự án xuất quản lý đây) Resource Usage: cửa sổ quản lý việc phân bổ tài nguyên (VN tính chi phí theo ngày cơng theo khối lượng cơng việc, ko tính theo cơng nên khơng sử dụng cửa sổ này) • More View: cửa sổ quan sát khác Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH Bài TẠO DỰ ÁN • Tạo dự án mới: mở Project mặc định file xuất Nếu muốn mở thêm file khác: • Cách 1: Ấn vào biểu tượng New Toolbar • Cách 2: Vào menu File / New • Nếu ấn vào File / New, xuất cửa sổ New Project hình bên • Tạo file vào Blank Project Mở từ file cũ vào From existing project… II.1: Tạo dự án từ Templates • Vào File / New/ On my Computer • Có dự án mẫu tham khảo ngành Xây dựng • Commercial Construction • Home Move • Infrastructure Deployment Residential Construction Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH II.2: Mở dự án cũ • Tất file dự án có phần mở rộng *.mpp Muốn mở file cần ấn chuộc vào Biểu tượng đến vị trí bạn lưu file Project biểu tượng file: vào menu File / Open / Chọn đường dẫn II.3: Lưu dự án • Tất file dự án lưu có *.mpp • Muốn lưu file cần ấn chuộc vào Biểu tượng vào menu File / Save / Chọn đường dẫn đến vị trí bạn lưu file Project • Khi lưu dự án, nên ý đến tên dự án cho dễ nhớ, không dài Nên để vào ổ không cài đặt Win để tránh trường hợp liệu khơng cứu • Phải theo quy định công ty vùng lưu Nếu có lập sử dụng dự án, khơng muốn cho người khác vào chỉnh sửa tiến độ nên có password III.4: Thiết lập bảo mật • Vào File / Save / Tools / General Có mức độ bảo mật: bảo mật cấp - chỉnh sửa dự án, cấp 2: xem, đọc dự án mà không chỉnh sửa Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH III.5: Chèn dự án cũ vào dự án Menu Insert/ Project /  chọn đường dẫn đến dự án muốn chèn vào Thơng báo có nghĩa hai file dự án có đơn vị tiền tệ khác Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH II.6: Thông tin dự án • Khi phải lập tiến độ có nghĩa dự án chưa diễn Nhưng mặc định chương trình lấy ngày làm ngày bắt đầu dự án • Cách chỉnh sửa thông tin ban đầu Vào menu Project / Project Information • Start Date: ngày bắt đầu dự án • • • Finish Date: ngày kết thúc dự án Current Date: ngày thời (theo đồng hồ máy tính) Status Date: ngày thực (có thể trùng với ngày thời dự án tiến hành) Mặc định NA (Not Available) • Schedule from: Chương trình tự động tính tốn theo ngày bắt đầu ngày kết thúc Nếu người lập tính theo ngày kết thúc, có nghĩa họ có ràng buộc kết thúc vào ngày Ví dụ: chào mừng ngày 2/9…Thường tính theo ngày bắt đầu dự án • Calendar: lịch sử dụng dự án: • Standard - Lịch chuẩn (12 tiếng), làm việc 8h/ngày, ngày/tuần = 40h/tuần • Night Shift - Lịch đêm • 24 hours: Lịch 24 Priority: mức độ ưu tiên (0 – 1000) Mặc định 500 II.7: Đặc điểm dự án • Để phục vụ cơng tác tìm kiếm nhanh chóng máy tính, mạng, lập dự • án dù to hay nhỏ, bạn nên khai báo thông tin tính chất, đặc điểm dự án Vào menu File/ Properties Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH II.8: Xuất cửa sổ quan sát nhanh • Cửa sổ quan sát nhanh (View Bar) có chứa cửa sổ thường xuyên sử dụng: Gantt Chart, Resource Sheet, Resource Graph Để xuất cửa sổ View Bar: Vào menu View/ View Bar Nếu menu View không nhìn thấy chữ View Bar bạn phải bấm vào mũi tên nhỏ cuối menu để mở rộng menu Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 10 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH  Cột Đơn vị, số lượng Mặc định tính % Đảm bảo chỉnh sửa xong mục chuyển sang gán cho loại tài nguyên khác  Bạn muốn gán tài nguyên chọn dòng trắng bảng kéo phần cuộn tên nguồn tài nguyên xuống để chọn xác nguồn tài nguyên cần gán cho công tác Để chỉnh sửa dạng tài nguyên dạng %, vào Tools/Options/Schedule/Show Assignement Units As a Decimal / Percentage V.4: Thẻ nâng cao (Advanced) Thẻ bao gồm thiết lập quan trọng để Project lập tiến độ cho công việc: thiết lập ràng buộc, dạng công việc, lịch công tác (Constraints, Task Type, Task Calendar) Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 31 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH  Thời hạn cuối (Deadline date) đích mà bạn cần phải thiết lập cho công tác Thời hạn cuối biểu diễn biểu đổ Gantt theo mặc định đường mầu xanh có mũi tên có hướng xuống  Thiết lập ràng buộc cho công tác Mặc định chương trình sớm (As Soon As Possible)  Dạng cơng tác (Task Type): điều khiển việc tính tốn Cơng, Thời gian, Định mức tương ứng cho công tác  Nỗ lực-định hướng (Effort-driven): bạn nhập thêm nguồn tài nguyên vào công tác gán nguồn tài nguyên khác tổng Cơng cho cơng tác khơng tăng  công bị chia nhỏ thành phần tỉ lệ với Định mức  Lịch (Calendar) hữu ích cơng tác thực ngày đặc biệt  Phương pháp Giá trị thực (Earned Value Method) cho công tác xác định theo % thực công việc theo khối lượng thực tế thực Nói chung, bạn nên bỏ qua mục khơng tích chọn Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 32 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH Bài TÙY CHỌN (OPTIONS) VI.1: View Option • Vào menu Tools/ Options /View • • Default View: mặc định Gantt Chart Date Format: định dạng ngày tháng, để dạng ngày tháng ngắn tốt • • • Scroll bar: để trượt, nên chọn Entry bar: nhập số liệu (giống Excel) Currency Options: • Symbol: chuyển VNĐ • • Placement: vị trí số với VNĐ Decimal digits:  Chuyển tiền VNĐ tính từ đồng trở lên Nếu muốn thay đổi cách xuất ngày tháng theo kiểu VN (ngày/tháng/năm) thì: Start/ Setting / Control Panel / Regional and Language Options / Customize /Date / Chọn cách viết dd/mm/yyyy (nếu khơng có tự lập) VI.2: General Option • Vào menu Tools/ Options /General • • Nếu quản lý chi phí Project nhập giá trị giá chuẩn, giá ngồi vào cuối Số lượng file sử dụng gần chọn mục “Recently used file list” Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 33 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH VI.3: Schedule Option • • Show assignement units as a : • Percentage: tài nguyên hiển thị dạng % • Decimal: tài nguyên hiển thị dạng thập phân (chọn) New tasks “Start On Project Start Date”: mặc định có nghĩa cơng tác chưa khai báo liên hệ với cơng việc khác lấy ngày thực công tác ngày bắt đầu dự án • Default Task type: Fixed Units  Nên chuyển Fixed Duration (giải thích phần sau) VI.4: Default Task Type Đối với dạng công việc Chỉnh lại định mức Chỉnh lại thời gian Chỉnh lại công Định mức cố định Thời gian thay đổi Công thay đổi Thời gian thay đổi Công cố định Thời gian thay đổi Định mức thay đổi Thời gian thay đổi Thời gian cố định Công thay đổi Công thay đổi Định mức thay đổi Fixed Unit: Công cố định Ví dụ: Nếu để Fixed Unit, nhập 10 ngày x 10 Fixed Duration: Thời gian cố định Fixed Work: Công cố định công nhân Nếu chẳng may bạn sửa 20 cơng nhân máy tự động tính lại ngày Tài liệu mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn có thêm kiến thức phần mềm Project 2003 34 GIÁO TRÌNH GIẢNG DẠY PROJECT 2003- * VI.5: Calculation Option • Dòng Option định nghĩa cách tính tốn đường găng, • - BIÊN SOẠN BỞI KS: NGUYỄN HỮU THÀNH VI.6: Đường găng (Critical Path) cơng việc có dự trữ