GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN tổ CHỨC THỰC HIỆN hợp ĐỒNG NHẬP KHẨU máy PHOTOCOPY của CÔNG TY sản XUẤT THƯƠNG mại DỊCH vụ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT

Xu thế toàn cầu hóa cùng sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng của khoa học công nghệ ngày nay đã kéo theo sự phát triển không ngừng của hoạt động kinh doanh quốc tế. Hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế theo đó cũng không ngừng phát triển. Mặc dù trên thế giới các nước đều muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, nhưng hoạt động nhập khẩu vẫn là một vấn đề tất yếu và không thể thiếu đối với mỗi quốc gia. Ở cấp độ doanh nghiệp thì hoạt động nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng, bởi nó giúp doanh nghiệp có nguồn hàng để bán, bổ sung và đa dạng hóa những mặt hàng mà doanh nghiệp muốn kinh doanh nhưng trong nước chưa có điều kiện để sản xuất.Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh năng động hiện nay, mỗi doanh nghiệp ở Việt Nam phải tích cực trong việc nghiên cứu và cải thiện chất lượng hàng hóa cũng như làm phong phú, đa dạng chủng loại sản phẩm mà họ cung cấp nhằm duy trì và chiếm được thị phần cao hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình. Hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài và bán lại cho thị trường trong nước là một trong các biện pháp giúp cho công ty có thể đạt được các mục tiêu đó. Nhu cầu sử dụng những thiết bị máy móc văn phòng không ngừng gia tăng nhưng khả năng của các nhà sản xuất trong nước lại chưa đủ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Phát hiện ra nhu cầu này, Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất nhập Khẩu Hoàng Anh Phát đã và đang liên tục thực hiện đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu các loại máy móc, dụng cụ, trang thiết bị nước ngoài, nổi bật là mặt hàng máy photocopy để nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước. Tuy nhiên trong thực tế, quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu còn nhiều vướng mắc và khó khăn dẫn tới tốn kém khá nhiều chi phí và thời gian thực hiện, công ty đôi lúc vẫn phải chịu những tổn thất đôi khi là rất nặng nề do hậu quả của những lần thực hiện hợp đồng gặp phải rủi ro gây ra. Cụ thể, trong quá trình nhận hàng và tiến hành làm thủ tục Hải quan còn mất nhiều thời gian, thường xuyên gặp phải những lỗi sơ sót về chứng từ nhận hàng khiến cho việc nhận hàng bị chậm trễ, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù ra một số biện pháp đề phòng cũng đã được đưa và đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng vẫn tồn tại những vấn đề bất cập. Thông qua đề tài “Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy photocopy của công ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát giai đoạn 20172020”, tác giả muốn làm rõ về quy trình nhập khẩu hàng hóa, từ đó đánh giá và so sánh quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng trên thực tế với lý thuyết đã được học cũng như đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của công ty và góp phần vào sự phát triển công ty trong thời gian sắp tới.

GIAI ĐOẠN 2017-2020

CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S MAI XUÂN ĐÀO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

GIAI ĐOẠN 2017-2020

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp này là kết quả nghiên cứu của riêng tác giả, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Ths Mai Xuân Đào, đảm bảo tính trung thực về các nội dung của khóa luận và tuân thủ các quy định về trích dẫn, tài liệu tham khảo Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này

SV: Nguyễn Thị Mỹ Huyền

 XÁC NHẬN VÀ NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

TP.HCM, ngày … tháng … năm … ĐƠN VỊ THỰC TẬP  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

XÁC NHẬN VÀ NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC BẢNG – BIỂU ĐỒ- HÌNH x

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 5

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Vai trò 5

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA 7

1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 8

1.2.2 Những công việc thanh toán bước đầu 9

1.2.3 Thuê phương tiện vận tải 14

1.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa 18

1.2.5 Làm thủ tục Hải quan 20

1.2.6 Nhận hàng 20

1.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu 24

1.2.8 Thanh toán 25

1.2.9 Khiếu nại 26

1.2.10 Thanh lý hợp đồng 26

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 27

1.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 27

1.3.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp 31

1.4 CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ 34

1.4.1 Thời gian thực hiện 34

1.4.2 Chi phí thực hiện 35

1.4.3 Lỗi phát sinh 35

1.4.4 Khả năng phòng ngừa rủi ro 35

1.5 BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÁC CÔNG TY 36

1.5.1 Công Ty Cổ phần Tập đoàn Intimex (Intimex Group) 36

1.5.2 Công ty TNHH Thanh Phong 38

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 40

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT 41

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT 41

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 41

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 42

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 44

2.1.4 Tình hình nhân sự của công ty 47

2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 49 2.1.6 Thuận lợi và khó khăn công ty gặp phải trong những năm gần đây 58

2.1.7 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 59

2.2 CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT 60

2.2.1 Giới thiệu hợp đồng của công ty 61

2.2.2 Thực trạng tổ chức hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH SX TM DV XNK Hoàng Anh Phát 66

2.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHOTOCOPY TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT 79

2.3.1 Các nhân tố bên ngoài công ty 79

2.3.2 Các yếu tố bên trong công ty 82

2.3.3 Đánh giá quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng 86

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 92

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT GIAI ĐOẠN 2017-2020 93

3.1 CƠ SỞ QUAN ĐIỂM ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP 93

3.1.1 Dự báo về diễn biến ngành trong thời gian tới 93

3.1.2 Định hướng phát triển của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát trong thời gian tới 95

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHOTOCOPY TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG ANH PHÁT GIAI ĐOẠN 2017-2020 96

3.2.1 Hoàn thiện quy trình thanh toán 96

3.2.2 Xây dựng và phát triển bộ phận giao nhận riêng 99

3.2.3 Hoàn thiện quy trình làm thủ tục hải quan điện tử 101

3.2.4 Chủ động giành quyền thuê phương tiện vận tải 103

3.2.5 Tổ chức đào tạo chuyên sâu và tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty 104

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 106

3.3.1 Kiến nghị với Bộ Thông tin và Truyền thông 107

3.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 109

3.3.3 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan 110

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 112

KẾT LUẬN 113

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 115

PHỤ LỤC 116

T/T Telegraphic Transfer Chuyển tiền bằng điện

CIF Cost, Insurance and Freight Giá thành, Bảo hiểm và

Cước

FOB Free On Board Giao hàng trên boong tàu

CFR Cost and Freight Tiền hàng và cước phí

ETA Estimated Time of Arrival Dự kiến tàu đên

ETD Estimated time of departure Dự kiến tàu khởi hành

VNACCS Vietnam Automated Cargo And

Port Consolidated System

Hệ thống thông quan hàng hóa tự động

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

D/O Delivery Order Phí lệnh giao hàng

C/I Certificate of Insurance Giấy chứng nhận bảo hiểm

P/I Policy of Insurance Đơn bảo hiểm

FCL Full Container Load Nhận nguyên container

LCL Less Than Container Load Nhận hàng lẻ

EIR Equipment Interchange Receipt Phiếu giao nhận cont

C/Y

Container Yard Bãi container

DANH MỤC BẢNG – BIỂU ĐỒ- HÌNH

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2 1: Cơ cấu nhân sự công ty TNHH SX TM DV XNK Hoàng Anh Phát 47

Bảng 2 2 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 đến Quý I/2017 50

Bảng 2 3: Kim ngạch XNK của Công ty giai đoạn 2014- Quý I/2017 52

Bảng 2 4: Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty theo các mặt hàng 54

Bảng 2 5: Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty theo thị trường 57

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1 1: Nội dung tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 7

Sơ đồ 1 2: Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ 10

Sơ đồ 1 3: Quy trình thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu 21

Sơ đồ 2 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH SX TM DV XNK Hoàng Anh Phát 45

Sơ đồ 2 2: Nội dung tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Hoàng Anh Phát 66

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 đến Quý I/2017 50

Biểu đồ 2 2: Kim ngạch xuất nhập khẩu giai đoạn 2014 đến Quý I/2017 53

LỜI MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Xu thế toàn cầu hóa cùng sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng của khoa học công nghệ ngày nay đã kéo theo sự phát triển không ngừng của hoạt động kinh doanh quốc tế Hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế theo đó cũng không ngừng phát triển Mặc dù trên thế giới các nước đều muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, nhưng hoạt động nhập khẩu vẫn là một vấn đề tất yếu và không thể thiếu đối với mỗi quốc gia Ở cấp độ doanh nghiệp thì hoạt động nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng, bởi nó giúp doanh nghiệp có nguồn hàng để bán, bổ sung và đa dạng hóa những mặt hàng mà doanh nghiệp muốn kinh doanh nhưng trong nước chưa có điều kiện để sản xuất

Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh năng động hiện nay, mỗi doanh nghiệp ở Việt Nam phải tích cực trong việc nghiên cứu và cải thiện chất lượng hàng hóa cũng như làm phong phú, đa dạng chủng loại sản phẩm mà họ cung cấp nhằm duy trì và chiếm được thị phần cao hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình Hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài và bán lại cho thị trường trong nước là một trong các biện pháp giúp cho công ty có thể đạt được các mục tiêu đó Nhu cầu sử dụng những thiết bị máy móc văn phòng không ngừng gia tăng nhưng khả năng của các nhà sản xuất trong nước lại chưa đủ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Phát hiện ra nhu cầu này, Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất nhập Khẩu Hoàng Anh Phát đã và đang liên tục thực hiện đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu các loại máy móc, dụng cụ, trang thiết bị nước ngoài, nổi bật

là mặt hàng máy photocopy để nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước

Tuy nhiên trong thực tế, quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu còn nhiều vướng mắc và khó khăn dẫn tới tốn kém khá nhiều chi phí và thời gian thực hiện, công ty đôi lúc vẫn phải chịu những tổn thất đôi khi là rất nặng nề do hậu quả của những lần thực hiện hợp đồng gặp phải rủi ro gây ra Cụ thể, trong quá trình nhận hàng và tiến hành làm thủ tục Hải quan còn mất nhiều thời gian, thường xuyên

gặp phải những lỗi sơ sót về chứng từ nhận hàng khiến cho việc nhận hàng bị chậm trễ, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mặc dù ra một số biện pháp đề phòng cũng đã được đưa và đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng

vẫn tồn tại những vấn đề bất cập Thông qua đề tài “Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy photocopy của công ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát giai đoạn 2017-2020”, tác giả

muốn làm rõ về quy trình nhập khẩu hàng hóa, từ đó đánh giá và so sánh quá trình

tổ chức thực hiện hợp đồng trên thực tế với lý thuyết đã được học cũng như đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của công ty và góp phần vào sự phát triển công ty trong thời gian sắp tới

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Thứ nhất, đánh giá những kết quả đạt được, bên cạnh những tồn tại, hạn chế

và nguyên nhân về thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát

- Thứ hai, đánh giá những điểm tiêu cực, tích cực và các biện pháp nhằm hạn chế đến mức thấp nhất, những vướng mắc, sự cố đáng tiếc trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Thứ ba, đề xuất các giải pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát

Phạm vi nghiên cứu về nội dung đó là lý thuyết về tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu

Hoàng Anh Phát, các chỉ tiêu đánh giá về thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp và các nhân tố ảnh hưởng

Phạm vi nghiên cứu về không gian đó là Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát

Phạm vi nghiên cứu về thời gian đó là thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát trong những năm gần đây cho đến năm 2020

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả sử dụng là phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể tác giả sử dụng các kỹ thuật sau:

 Các kỹ thuật thống kê, phân tích, tổng hợp chủ yếu được sử dụng để tổng kết

lý thuyết, phân tích thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu; phân tích thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công Ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát; tổng hợp các kết quả nghiên cứu, nhận định của các tổ chức kinh tế, khoa học- công nghệ; các chuyên gia kinh tế về tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Các kỹ thuật: thảo luận nhóm tập trung, lấy ý kiến chuyên gia được sử dụng

để đánh giá những kết quả đạt được, bên cạnh những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân được nhận diện từ thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty; đánh giá về những điểm tích cực, tiêu cực và biện pháp hạn chế rủi ro trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó đề ra các giải pháp tối ưu giúp ích cho công ty

5 KẾT CẤU CHUYÊN ĐỀ

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa

Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy photocopy tại

công ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hoàng Anh Phát

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng nhập

khẩu máy photocopy tại công ty Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu

Hoàng Anh Phát

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1.1.1 Khái niệm

Theo công ước Viên 1980 thì hợp đồng xuất nhập khẩu còn gọi là hợp đồng

mua bán ngoại thương hợp đồng là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh

doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (bên bán) có

nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho một bên khác

gọi là bên nhập khẩu (bên mua) Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá Bên nhập

khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng

Hiện chưa có khái niệm cụ thể nào về tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhưng theo kiến thức thực tế trong quá trình thực tập của tác giả, thì có thể định nghĩa tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu như sau:

Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là tổng thể các hoạt động từ khâu tìm kiếm đối tác, đàm phán kí kết hợp đồng cho đến khâu nhận hàng, thanh toán và thanh lý hợp đồng Các công việc trong hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng cần

có sự phối hợp hiệu quả giữa các khâu để tránh nhầm lẫn trong giao dịch cũng như các chứng từ cần thiết để nhận hàng hay thanh toán

1.1.2 Vai trò

Các hoạt động trên làm cho quy trình nhập khẩu hàng hóa trở nên phức tạp

và tốn nhiều chi phí Từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc không ngừng hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là rất cần thiết và có những vai trò quan trọng sau:

Thứ nhất, giúp rút ngắn thời gian hoàn thành các thủ tục cần thiết để nhận

hàng: Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, thủ tục nhập khẩu là điều

không thể tránh khỏi Quy trình cụ thể và linh hoạt sẽ giúp công ty thực hiện thủ tục nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm được chi phí và thời gian cho nhà nhập khẩu

Thứ hai, giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng tiến độ và loại trừ được các rủi

ro phát sinh trong giao dịch nhập khẩu hàng hóa: để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rõ ràng, đội ngũ cán bộ nhập khẩu tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó và giải quyết tốt mọi thủ tục cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Hàng hóa nhập khẩu đúng thời gian quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh, hoàn thành công việc đúng như tiến độ dự kiến Hơn thế nữa, do có sự chuẩn bị, am hiểu kĩ lưỡng về quy trình nhập khẩu hàng hóa và dự trù những rủi ro có thể xảy ra nên doanh nghiệp sẽ tìm kiếm những giải pháp thích hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể phát sinh

Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước đang phát triển khác khi nhập

khẩu hàng hoá của các nước công nghiệp phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn

ép vì nhiều lí do Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu kém, các khâu trong tổ chức hoạt động nhập khẩu như: đàm phán, kí kết, đặc biệt là tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương còn chưa tốt, xảy ra nhiều chỗ sơ hở để đối tác lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại rất nhiều cho chúng ta

Thứ tư, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động nhập khẩu cũng như

nhằm phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta, đặc biệt chú trọng

về mảng xuất nhập khẩu thì tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được xem như là một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình thực hiện nhập khẩu của một doanh nghiệp Chính vì vậy, hoàn thiện việc tổ chức hợp đồng cũng chính là một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Thực hiện tổ chức hợp đồng có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí, thời gian mà còn tạo được hình ảnh chuyên nghiệp đối với đối tác trong và ngoài nước, góp phần làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển hơn nữa trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải cố gắng nỗ lực hoàn thiện từng khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG

HÓA

Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tư cách là một bên ký hợp đồng, phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một chuỗi các công việc phức tạp và mang tính chất tự nguyện cao, đòi hỏi người làm công tác này phải đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ thương mại quốc tế Việc thực hiện này đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế và giữ chữ tín cho đơn vị mình Đồng thời đòi hỏi phải cố gắng tiết kiệm các chi phí lưu thông, nâng cao doanh lợi và hiệu quả công việc Để tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, sau khi nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác và đàm phán kí kết hợp đồng, nhà nhập khẩu lần lượt thực hiện các bước theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 1: Nội dung tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Để nắm rõ hơn về nội dung những khâu cụ thể trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tác giả xin phân tích cụ thể những công việc cần làm cũng như những phát sinh có thể xảy ra trong từng khâu cụ thể:

1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Tùy thuộc điều kiện được ghi trong hợp đồng, trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu có thể thuộc về bên mua hoặc bên bán và tùy từng mặt hàng cụ thể mà từng quốc gia có các quy định về giấy phép nhập khẩu khác nhau Theo quy tắc, muốn được cấp giấy phép nhập khẩu, nhà kinh doanh nhập khẩu phải làm theo mẫu in sẵn đính kèm với bản sao hợp đồng nhập khẩu và bản sao của thư tín dụng L/C (nếu có); một phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch) hoặc bản trích sao kế hoạch nhập khẩu đã được đăng ký và gửi đến bộ phận cấp giấy phép của Bộ Công Thương

Tuy nhiên, trước khi thực hiện nhập khẩu một mặt hàng nào đó cần nghiên cứu xem mặt hàng này có nằm trong danh mục 11 hàng hóa cấm nhập khẩu hay không Ngoài ra, nhà nhập khẩu cần lưu ý một số hàng hóa yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu thì mới có thể tiến hành nhập khẩu được Để nắm vững các thông

Thuê phương tiện vận tải

Mua bảo hiểm hàng hóa

Làm thủ tục hải quan Nhận hàng

Kiểm tra hàng nhập khẩu

tin này, nhà nhập khẩu có thể tra cứu danh mục những quy định chung về hàng hóa cấm nhập khẩu; ban hành kèm nghị định 187/2013/NĐ-CP Ngoài ra, doanh nghiệp phải xin giấy phép của các cơ quan chuyên ngành nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc diện quản lý của bộ, cơ quan chuyên ngành theo quy định của chính phủ Việc nắm

rõ cụ thể quy định của Pháp luật của Nhà nước sẽ giúp Doanh nghiệp loại trừ được những sai sót trong bước đầu của tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.2.2 Những công việc thanh toán bước đầu

Tùy vào điều kiện thanh toán được quy định trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu thực hiện các công việc thanh toán bước đầu khác nhau Doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ đàm phán với đối tác để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất và mang lại lợi ích cho cả đôi bên Tuy nhiên, thông thường có 5 phương thức chính được sử dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là:

1.2.2.1 Phương thức tín dụng chứng từ (Letter Credit)

Khái niệm

Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) là một sự thỏa thuận trong

đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của một khách hàng (người xin mở tín dụng) cam kết sẽ trả tiền cho người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba phát hành trong phạm vinsoos tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho Ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định đề ra trong thư tín dụng1

Thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng

khoàng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C

Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp xuất nhập khẩu

(XNK) phải tiến hành các công việc sau:

1 Đoàn Thị Hồng Vân (2010) Quản trị xuất nhập khẩu (Tr 130-131) Nhà xuất bản Lao Động- Xã Hội

 Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C

 Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng

 Thanh toán phí mở L/C

Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 2: Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ

(Nguồn: Phòng Thanh toán quốc tế ngân hàng CP-TM An Bình)

Diễn giải sơ đồ:

(1) Nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu Ngân hàng mở L/C

(2) Theo đơn xin mở L/C ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu mở L/C tại ngân hàng thông báo

(3) Ngân hàng thông báo nhận được L/C, xác thực L/C và thông báo L/C cho nhà người xuất khẩu

(4) Nhà xuất khẩu chấp thuận L/C và giao hàng cho nhà nhập khẩu

(5) Ngân hàng thông báo trả tiền cho nhà xuất khẩu

(6) Ngân hàng thông báo nhập bộ chứng từ, kiểm tra chứng từ, nếu phù hợp thì thanh toán cho nhà xuất khẩu

NGÂN HÀNG THÔNG BÁO

NGÂN HÀNG MỞ

L/C

NGƯỜI MUA (NHÀ NHẬP KHẨU)

NGƯỜI BÁN (NHÀ

XUẤT KHẨU)

(6) (5) (2)

(1) (7)

(8) (3) (5) (6)

(4)

(7) Nhà nhập khẩu nhận được bộ chứng từ, kiểm tra chứng từ

(8) Ngân hàng mở L/C thông báo cho nhà nhập khẩu đã thanh toán cho nhà xuất khẩu, đồng thời yêu cầu nhà nhập khẩu hoàn lại số tiền đã thanh toán để nhận lại chứng từ

Trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, trách nhiệm thanh toán được chuyển từ nhà nhập khẩu sang ngân hàng của nhà nhập khẩu, do đó bảo đảm nhà xuất khẩu giao hàng và nhận tiền hàng một cách an toàn và nhanh chóng, nhà nhập khẩu nhận được hóa đơn vận chuyển hàng hóa đúng với tiến độ Vì vậy, ở một mức

độ nhất điịnh, L/C là phương thức thanh toán cân bằng được lợi ích của hai bên và hạn chế thấp nhất rủi ro phát sinh trong hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp

1.2.2.2 Phương thức chuyển tiền (Remittant)

Khái niệm

Là phương thức thanh toán trong đó người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng của

mình chuyển một số tiền nhất định cho người xuất khẩu tại một địa điểm nhất định Ngân hàng chuyển tiền phải thông qua đại lý của mình ở nước người hưởng lợi để thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền

Phân loại

 Căn cứ vào hình thức chuyển tiền:

 Chuyển bằng điện (Telegraphic Transfer - T/T): chuyển tiền bằng điện tốc độ nhanh nhưng chi phí cao Ngày nay, khi tham gia mạng SWIFT thì hầu hết

các nghiệp vụ chuyển tiền được thực hiện trên mạng SWIFT

 Chuyển bằng thư (Mail Transfer - M/T): chi phí thấp hơn chuyển tiền bằng

điện nhưng tốc độ chậm hơn

 Căn cứ vào thời gian chuyển tiền:

 Chuyển tiền trả trước: Thực hiện chuyển tiền trước khi giao hàng trong trường hợp người mua ứng trước một phần hoặc toàn phần tiền hàng cho

người bán Khoản tiền này thực chất là một khoản tín dụng do người mua cấp cho người bán, hay cũng có thể coi là một khoản tiền đặt cọc để tạo sự yên

tâm cho bên bán giao hàng đồng thời ràng buộc người mua phải nhận hàng

 Chuyển tiền trả sau: Sau khi kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ, nhà nhập khẩu viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu Ngân hàng kiểm tra các thông tin trong hồ sơ đề nghị chuyển tiền của nhà nhập khẩu và trích từ tài khoản ngoại tệ của nhà nhập khẩu để thanh toán Sau khi thanh toán xong, ngân hàng gửi thông báo về cho nhà nhập khẩu Quá trình thanh toán hoàn tất

Phương thức này thường không được áp dụng trong thanh toán hàng xuất khẩu với nước ngoài vì dễ bị người mua chiếm dụng vốn Người ta thường dùng nó khi thanh toán trong lĩnh vực phi mậu dịch và thanh toán các chi phí có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, trong trường hợp chuyển vốn ra bên ngoài để đầu tư hoặc chi tiêu phi mậu dịch, chuyển kiều hối

1.2.2.3 Phương thức ghi sổ (Open Acoount)

Là phương thức thanh toán mà người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hoá hay dịch

vụ, đến từng định kỳ (tháng, quý, nửa năm) người mua trả tiền cho người bán

Đặc điểm của phương thức này là một phương thức thanh toán không có sự tham gia của Ngân hàng với chức năng là người mở tài khoản và thực thi thanh toán, chỉ có người mua và người bán Nếu người mua mở tài khoản để ghi thì tài khoản ấy chỉ là tài khoản theo dõi, không có giá trị quyết toán giữa hai bên Phương thức này thường được áp dụng trong nghiệp vụ gia công hay nghiệp vụ buôn bán đối lưu hàng đổi hàng Phương thức này đòi hỏi sự tin cậy cao của người xuất khẩu đối với nhập khẩu

1.2.2.4 Phương thức giao chứng từ nhận tiền (Cash Against Document)

Phương thức thanh toán giao chứng từ nhận tiền (CAD) là phương thức thanh toán mà trong đó đơn vị nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu Ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu mở cho mình một tài khoản tín thác (Trust account)

để thanh toán tiền cho đơn vị xuất khẩu khi đơn vị xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo đúng thỏa thuận

Phương thức này thường được áp dụng trong trường hợp: Nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu phải tin tưởng lẫn nhau, hàng hóa thuộc loại khan hiếm hoặc nhà nhập khẩu phải có đại diện bên nước nhà xuất khẩu vì trong bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu yêu cầu nhà xuất khẩu xuất trình có giấy chứng nhận của đại diện người mua về việc giao hàng hóa

1.2.2.5 Phương thức nhờ thu (Collection)

Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng của họ cùng yêu cầu nhờ thu Tại đây, ngân hàng nước xuất khẩu kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ và chuyển cho ngân hàng đại diện của nhà nhập khẩu Lúc này sau khi đã kiểm tra, ngân hàng người nhập khẩu yêu cầu bên nhập khẩu chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu thanh toán để đổi lấy bộ chứng từ nhận hàng

- Có hai loại nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection): Phương thức nhờ thu trơn là một trong các

phương thức thanh toán áp dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà trong đó nhà xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ghi trên công cụ thanh toán mà không kèm với điều kiện chuyển giao chứng từ

+ Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection) là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không chỉ căn cứ vào hối phiếu

mà còn căn cứ vào chứng từ hàng hóa gởi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao toàn bộ chứng từ cho người mua để nhận hàng

Trong những hình thức thanh toán được nêu trên thì chỉ phương thức TTR trả trước và thanh toán bằng L/C là thường được lựa chọn trong các giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế vì mức độ rủi ro tương đối thấp và quy trình thực hiện cũng không đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí phát sinh Tuy nhiên, tùy theo điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp tiến hành thanh toán theo các phương thức và thời gian phù hợp

1.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80% khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế) bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này2 Vì thế nghiệp

vụ thuê tàu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến,

cơ bản và gần như không thể thiếu trong đa số các hoạt động xuất nhập khẩu trên thế giới hiện nay

Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW)

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau:

 Những điều khoản của hợp đồng mua bán

 Đặc điểm của hàng hoá mua bán

 Điều kiện vận tải

Hiện nay có ba phương thức thuê tàu cơ bản trong vận chuyển hàng hóa Mỗi phương thức thuê tàu đều có đặc điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng Cụ thể như sau:

1.2.3.1 Phương thức thuê tàu chợ

2 Giảm hi ph vận tải trong hoạt ng vận tải iển M t số giải ph p (12/05/2014) Cục Hàng hải Việt

Nam

Khái niệm

Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác Ðối tượng chuyên chở của tàu chợ là những loại hàng có khối lượng lớn, tính chất của hàng hóa chuyên chở tương đối thuần nhất và khối lượng hàng hóa không lớn, thường là các mặt hàng khô có bao bì hoặc container Thuê tàu chợ là phương thức nhà nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở giành cho mình một phần trong con tàu để chở hàng của mình từ cảng này đến cảng khác3

 Các công việc cần thực hiện khi thuê phương tiện vận tải theo phương thức tàu chợ:

 Trường hợp nhà nhập khẩu tự thuê tàu chợ:

 Bước 1: Trước khi lựa chọn hãng tàu, nhà nhập khẩu có thể tự nghiên cứu

thông tin các hãng tàu uy tín qua hệ thống điện tử cũng như tham khảo giá cước để quyết định việc chọn lựa hãng tàu

 Bướ 2: Nghiên cứu lịch trình tàu chạy Từ đó, nhà nhập khẩu chọn hãng tàu

có uy tín và cước phí thấp với lịch giao hàng phù hợp như thỏa thuận trong hợp đồng

 Bướ 3: Nhà nhập khẩu thông báo cho nhà xuất khẩu lập Bảng kê khai hàng

(Cargo list) và uỷ thác cho công ty đại lý vận tải giữ chỗ trên tàu Sau đó, ký Ðơn xin lưu khoang (booking note) với đại lý sau khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở, đồng thời đóng cước phí vận chuyển

 Bướ 4: Nhà xuất khẩu thực hiện giao hàng cho tàu Nếu là hàng nguyên

container thì làm thủ tục mượn container để chất xếp hàng, sau đó giao container cho bãi hoặc trạm container

 Bướ 5: Lấy Vận đơn (B/L- Bill of Lading)

3 Võ Thanh Thu (2015) Kĩ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu Nhà xuất bản tổng hợp Tp Hồ Chí Minh

 Bướ 6: Nhà xuất khẩu thông báo cho nhà nhập khẩu về kết quả giao hàng;

đồng thời gửi bộ chứng từ bao gồm cả vận đơn để nhà nhập khẩu nhận hàng

 rường hợp nhà nhập khẩu nhờ trung gian thuê tàu:

Trong nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu có thể thông qua người môi giới, nhờ người môi giới tìm hãng tàu vận chuyển hàng hoá cho mình

 Bước 1: Nhà nhập khẩu liên hệ với nhà môi giới để nhờ thuê phương tiện vận tải

 Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu bằng việc gửi giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) Giấy lưu cước thường được in sẵn thành mẫu, trên đó

có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi sử dụng, việc lưu cước tàu chợ có thể cho một lô hàng lẻ và cũng có thể cho một lô hàng lớn thường xuyên được gửi Theo đó, nhà nhập khẩu có thể lưu cước cho cả quý, cả năm bằng một hợp đồng lưu cước với hãng tàu

 Bước 3: Người môi giới với chủ tàu thoả thuận một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển

 Bước 4: Người môi giới thông báo cho nhà nhập khẩu kết quả lưu cước với chủ tàu Sau khi nắm rõ các thông tin về tàu, nhà nhập khẩu thông báo cho chủ hàng thực hiện giao hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng

 Bước 5: Nhà xuất khẩu theo dõi lịch tàu để vận chuyển hàng hoá ra cảng giao cho tàu

 Bước 6: Sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu, chủ tàu hay đại diện của chủ tàu sẽ cấp cho chủ hàng một bộ vận đơn theo yêu cầu của nhà xuất khẩu.Vận đơn khi đã phát hành nghĩa là chủ tàu có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng

 Bước 7: Nhà xuất khẩu thông báo cho nhà nhập khẩu về kết quả giao hàng và chuyển giao bộ hồ sơ (trong đó có cả Vận đơn) để nhà nhập khẩu nhận hàng

1.2.3.2 Phương thức thuê tàu chuyến

 Khái niệm

Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác Phương thức thuê tàu chuyến có tính linh hoạt cao vì có thể xếp dỡ ở bất kì cảng nào và có thể thay đổi cảng xếp dỡ dễ dàng Đồng thời nhờ tính linh hoạt trong quá trình vận chuyển, loại hình thuê tàu này thích hợp với việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu không thường xuyên

 Việc thuê tàu chuyến có thể chia ra thành sáu bước như sau4:

 Bước 1: Nhà nhập khẩu thông qua người môi giới (Broker) yêu cầu thuê tàu

để vận chuyển hàng hoá cho mình Theo đó, nhà nhập khẩu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin về hàng hoá như: tên hàng, bao bì đóng gói, số lượng hàng, hành trình của hàng để người môi giới nắm được tất cả thông tin cho việc tìm tàu

 Bước 2: Trên cơ sở những thông tin về hàng hoá do người thuê tàu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tàu, chào tàu thuê cho phù hợp với nhu cầu chuyên chở hàng hoá

 Bước 3: Sau khi chào hỏi tàu, chủ tàu và người môi giới sẽ đàm phán với nhau tất cả các điều khoản của hợp đồng thuê tàu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi xếp dỡ

 Bước 4: Sau khi có kết quả đám phán với chủ tàu, người môi giới sẽ thông báo kết quả đàm phán cho nhà nhập khẩu để chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng thuê tàu

 Bước 5: Người thuê tàu với chủ tàu ký kết hợp đồng Trước khi ký kết hợp đồng người thuê tàu phải rà soát lại toàn bộ các điều khoản của hợp đồng Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc bổ sung những điều đã thoả thuận cho phù hợp vì thuê tàu chuyến, hợp đồng mẫu mới chỉ nêu những nét chung

 Bước 6: Sau khi hợp đồng đã được ký kết, hợp đồng thuê tàu sẽ được thực hiện Nhà nhập khẩu thông báo thông tin cho nhà xuất khẩu giao hàng theo

4Phương thức thuê tàu chuyến Khai thác từ http://www.academia.edu/

hợp đồng thuê tàu này Khi hàng hoá đã được xếp lên tàu, chủ tàu hoặc đại lý của tàu sẽ cấp vận đơn cho nhà xuất khẩu, vận đơn này được gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (bill of lading to charter party) Nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuê tàu cũng như nhận được vận đơn sẽ tiến hành giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu để nhận hàng

1.2.3.3 Phương thứ thuê tàu ịnh hạn

Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hoá hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định

Việc thuê tàu hay lưu cước phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàu hơn nữa các doanh nghiệp nhập khẩu thường sử dụng điều kiện CIF làm cơ sở giao hàng nên việc thuê tàu hay lưu cước phí thường do bên xuất khẩu hay một công ty vận tải làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng Việc lựa chọn phương thức vận chuyển thích hợp đóngvai trò quan trọng trong việc tổ chức hợp đồng nhập khẩu do đó nhà nhập khẩu khi kí kết hợp đồng cần xem xét kỹ lưỡng những điều kiện có liên quan

để lựa chọn phương thức vận chuyển thích hợp nhất

1.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Để

an toàn các chủ hàng thường ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm nào

đó Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo

“Giấy báo bắt đầu vận chuyển” Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công

ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm

Tương tự như phương thức vận chuyển hàng hóa, tùy thuộc vào điều kiện giao hàng được thỏa thuận giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu mà nghĩa vụ mua bảo hiểm sẽ do một trong hai bên thực hiện Theo điều kiện Incoterms, người nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP)

Khi đi mua bảo hiềm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình

tự sau:

 Chọn iều kiện th h hợp ể mua ảo hiểm

Để đảm bảo an toàn cho hóa hóa nhập nhập khẩu Nhà nhập khẩu cần nghiên cứu điều kiện bảo hiểm cần mua (điều kiện A, B hoặc C) Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, tuyến đường vận chuyển, thời tiết khí hậu trong thời gian vận chuyển hàng hóa, loại tàu dự kiến cần thuê…

 Làm giấy yêu ầu ảo hiểm

Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm

Khi lập giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa, do nhiều thông tin người mua chưa nắm bắt được như: tên và quốc tịch tàu, đặc điểm con tàu chuyên chở (nếu người bán thuê phương tiện vận tải), số lượng và giá trị hàng thực giao, ETA, ETD … cho nên để kịp thời ký hợp đồng bảo hiểm, người mua cần:

+ Đề nghị người - bán gửi gấp các thông tin trước khi tàu rời cảng bốc hàng: thông tin về thuê tàu, về kết quả giao hàng…để ký hợp đồng bảo hiểm

+ Thỏa thuận với công ty bảo hiểm để ký thêm hình thức đơn bảo hểm Thông báo

bổ sung sau (to be Advised Policy) Giấy này có giá trị như 1 đơn bảo hiểm bồi thường thiệt hại khi có rủi ro

 Thanh to n ph ảo hiểm ho ông ty ảo hiểm và nhận ơn ảo hiểm hoặ giấy hứng nhận ảo hiểm

Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm)

Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu Công ty thường hay sử dụng điều kiện bảo hiểm A và điều kiện C Đối với hàng hoá có giá trị thấp và gặp ít rủi ro thì Công ty sử dụng điều kiện tối thiểu là C, đối với những hàng hoá trị giá cao hơn, đòi hỏi bảo hiểm cao hơn thì Công ty sử dụng bảo hiểm loại A

1.2.5 Làm thủ tục Hải quan

Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải là thủ tục Hải quan Thủ tục Hải quan cho hàng hóa nhập khẩu được quy định

tại điều 16, chương 3, Luật Hải quan ngày 23 tháng 6 năm 2014 bao gồm:

 Khai và nộp tờ khai Hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan

 Xuất trình hàng hóa tại địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải

 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Pháp luật

1.2.6 Nhận hàng

Sơ đồ 1 3: Quy trình thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu

Tiếp nhận thông báo hàng về và

Duyệt phân luồng

Kiểm tra hồ sơ giấy

Kiểm tra thực tế

Duyệt thông quan

Nộp thuế, lệ phí Nhận lại tờ khai

Nhận hàng

Luồng xanh

Luồng đỏ

Luồng vàng

Theo thủ tục thì khi làm thủ tục hải quan, người nhập khẩu sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần phải thực hiện các bước sau theo thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài Chính quy định về thủ tục hải quan kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu như sau5:

Bước 1: Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

- Người khai hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống

sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – IDC

- Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu trên hệ thống VNACCS

Bướ 2 Đăng k tờ khai nhập khẩu (IDC)

- Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán Nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến

hệ thống để đăng ký tờ khai

- Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ IDB gọi lại màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên

Bước 3: Chờ kết quả phân luồng:

5 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 Khai thác từ http://www.customs.gov.vn/

Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ:

- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước

4

- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung

hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì chuyển sang bước 4

- Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải

quan kiểm tra Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa, có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công

Bướ 4 Doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng

Khái niệm Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó Do đó, khi hàng cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi Chủ hàng phải kí hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này

Các hình thức nhận hàng

 Nhận hàng từ kho bãi cảng

Sau khi nhận được thư báo nhận hàng, nhà nhập khẩu mang theo giấy giới thiệu và vận đơn gốc đến hãng tàu để đổi lấy Lệnh giao hàng Nhà nhập khẩu thực hiện nộp phí lưu kho xếp dỡ sau đó đem biên lai đã nộp phí cùng 3 bản D/O C/I, P/L đến văn phòng quản lí tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng Tại đây D/O được lưu lại 1 bản, 2 bản còn lại nhà nhập khẩu mang đến phòng Thương vụ

cảng để làm phiếu xuất kho, sau đó đem phiếu xuất kho đến cảng để liên hệ nhận hàng Nhà nhập khẩu làm thủ tục hải quan và chở hàng về kho của mình

 Nhận hàng trực tiếp từ nhà vận tải không qua lưu kho bãi cảng

Trước khi nhận hàng, nhà nhập khẩu chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như B/L, D/O để trực tiếp nhận hàng từ tàu giao, sau đó làm thủ tục hải quan theo quy trình của Cục hải quan và mang hàng hóa về kho của mình

 Nhận hàng bằng container

 Nhận hàng rời theo phương thức LCL/LCL

Sau khi nhận được giấy thông báo tàu đến, nhà nhập khẩu mang theo vận

đơn gốc đến hãng tàu để đổi lấy D/O Nhà nhập khẩu thực hiện nộp phí lưu kho xếp

dỡ sau đó đem biên lai đã nộp phí cùng 3 bản D/O C/I, P/L đến văn phòng quản lí tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng Tại đây D/O được lưu lại 1 bản, 2 bản còn lại nhà nhập khẩu mang đến phòng Thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho, sau đó đem phiếu xuất kho đến cảng để liên hệ nhận hàng Nhà nhập khẩu làm thủ tục hải quan và chở hàng về kho của mình

 Nhận hàng nguyên ontainer theo phương thức FCL/FCL

Sau khi nhận được giấy thông báo tàu đến, nhà nhập khẩu mang theo vận đơn gốc đến hãng tàu để đổi lấy D/O Sau đó nhà nhập khẩu tiến hành làm thủ tục hải quan theo đúng quy định Sau đó, nhà nhập khẩu đem bộ chứng từ nhận hàng đầy

đủ trong đó có D/O để văn phòng quản lý tàu xác nhận, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

1.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Ngày 03/12/2016, Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định số BCT về việc công bố Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải kiểm tra chất lượng, quy chuẩn kỹ thuật, an toàn thực phẩm trước khi thông quan thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Công Thương Nhà nhập khẩu cần cập nhật thông tin theo quyết định này để tiến hành kiểm tra hàng hóa phù hợp với quy định của nhà nước

11039/QĐ-Theo quy định của nhà nước, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng Đối với mọi hàng hóa nhập khẩu, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định6

1.2.8 Thanh toán

Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán Trong kinh doanh TMQT có rất nhiều hình thức thanh toán nhưng thông thường hay sử dụng là 3 phương thức: Nhờ thu, chuyển tiền, tín dụng chứng từ (L/C)

Dựa vào điều kiện thanh toán cụ thể đã được chọn tại khâu “Những công việc thanh toán bước đầu, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành những bước thanh toán còn lại nhằm hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà xuất khẩu Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc kí nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ nhận hàng

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấy chứng từ nhận hàng Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi nhận hối phiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền cho người bán Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển

6 Đoàn Thị Hồng Vân (2010) Quản trị xuất nhập khẩu (Tr 468) Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội

tiền trả bên xuất khẩu Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T) Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ

1.2.9 Khiếu nại

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương Khiếu nại là khâu chỉ xảy ra nếu có tổn thất cho quyền lợi của nhà nhập khẩu mà các bên có liên quan là người xuất khẩu, người vận tải hay bên bảo hiểm Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng với nhau để giải quyết các tranh chấp phát sinh

Trong trường hợp người nhập khẩu vi phạm các điều khoản qui định trong hợp đồng như: thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình hoặc không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ

bỏ hợp đồng…, khi đó người xuất khẩu sẽ tiến hành khiếu nại nhà nhập khẩu Để khiếu nại, người khiếu nại cần phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng về sự phạm và các chứng từ liên quan gửi đến cho trọng tài và các bên liên quan

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt hay mất mát thì phải lập hồ sơ khiếu nại trong thời hạn quy định Bởi vì qua thời hạn đó đơn khiếu nại không có giá trị

1.2.10 Thanh lý hợp đồng

Đây là bước cuối cùng trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi hàng được vận chuyển về kho theo đúng số lượng và chất lượng thì cán bộ xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp sẽ thực hiện lưu chứng từ và hồ sơ lô hàng Hợp đồng sẽ tự động thanh lý khi thực hiện xong việc mua bán, hoặc sẽ tự động thanh lý khi hết hạn hiệu lực

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN

HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

1.3.1.1 Tình hình kinh tế- chính trị- xã h i

Mỗi một doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường kinh tế - văn hoá

- chính trị - xã hội nhất định Môi trường đó đòi hỏi các nhân tố của nó phải phù hợp với quy luật chung của nó Nếu đi ra ngoài quy luật đó thì các nhân tố đó không thể tồn tại và phát triển được Chính vì vậy cần có sự hoà nhập giữa doanh nghiệp với môi trường kinh doanh Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động cần thiết của nền kinh tế quốc dân nhưng nó cũng không ra khỏi quy luật chung của sự hoà hợp các nhân tố Nó đòi hỏi mỗi bước đi phải có sự chọn lọc cẩn thận, nhập khẩu phải thoả mãn nhu cầu trong nước và góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước Các nhân tố chủ yếu của môi trường kinh doanh tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm: môi trường kinh tế, yếu tố Văn hoá chính trị, yếu

tố khoa học công nghệ…

Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì mức độ tác động của các yếu tố môi trường là khác nhau Sự tác động ở mức độ nào là do khả năng thích ứng của mỗi doanh nghiệp Nền kinh tế ổn định sẽ hạn chế được những rủi ro phát sinh trong các khâu trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Ngược lại, một nền kinh tế biến động dễ dẫn đến những thay đổi bất thường khiến doanh nghiệp không

dự trù trước được Điều này dẫn đến những sai sót có thể xảy ra dẫn đến tốn kém thời gian cũng như chi phí trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Chính trị cũng được coi là một trong các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Các quốc gia có tình hình chính trị bất ổn thường khiến đối tác e dè vì rủi ro do trong khi thực hiện hợp đồng là rất lớn Mặc dù trong điều khoản bất khả kháng của hợp đồng có quy định các sự kiện thuộc về rủi ro chính trị nhưng đa số các bên đều lo ngại về rủi ro có thể xảy ra do