Hỏi đáp về hóa đơn điện tử

CƠNG TY TNHH HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ M-INVOICE Hỏi – Đáp Hóa đơn điện tử Version 1.0 18/08/2016 Mục Lục A Giải đáp Chung Câu 1: Hóa đơn điện tử gì? Câu 2: Ưu điểm hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống? Câu 3: Hóa đơn điện tử có liên? Câu 4: Hóa đơn lập dạng giấy xử lý, truyền lưu trữ phương tiện điện tử có phải hóa đơn điện tử khơng? Câu 5: Trong Điều 19 Thơng tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều số dòng số hóa đơn, người bán hàng lập thành nhiều hóa đơn lựa chọn hai hình thức sau: Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn Dòng ghi hàng hóa cuối số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước” Người bán hàng sử dụng bảng kê để liệt kê lô Câu 6: Hóa đơn điện tử áp dụng cho loại hóa đơn nào? Câu 7: Hóa đơn điện tử có sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt Tiếng nước ngoài) không? Câu 8: Làm để phân biệt Hóa đơn điện tử (được in giấy) Hóa đơn giấy? Câu Tính pháp lý hóa đơn điện tử? Câu 10 Thời điểm ký Hóa đơn điện tử - Trong Điểm – Điều 16 – Thơng tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn bán hàng hố thời điểm chuyển giao quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hố cho người mua, khơng phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền” Đối với hóa đơn điện tử, thu tiền khách hàng vào ngày 29/4, toán chuyển khoản, đến ngày 2/5 nhận chứng từ từ ngân hàng Lúc tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, theo quy định ngày lập ngày thu tiền nghĩa 29/4 Nhưng ngày ký chữ ký số lại ngày 2/5 hóa đơn điện tử có chấp nhận ngày 29/4 khơng? Câu 11: Việc viết tắt HĐĐT có khác biệt với hình thức hóa đơn khác khơng? Câu 12: Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định hàng hóa đường phải có hóa đơn đỏ phải làm nào? Câu 13: Trường hợp doanh nghiệp miễn tiêu đóng dấu hóa đơn giấy có miễn tiêu đóng dấu HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không? Câu 14: Có thể xuất HĐĐT lùi ngày không? B Giải đáp bên Mua (Bên tiếp nhận hóa đơn điện tử) Câu Khách hàng nhận hóa đơn điện tử hình thức nào? Câu Khách hàng xem hóa đơn điện tử hình thức nào? Câu Để xem hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì? Câu Với hóa đơn điện tử, khách hàng thực tác vụ gì? Câu Khi phát thơng tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì? Câu Bên mua hàng có phải thực lưu trữ hóa đơn điện tử không? Câu Bên mua phải thực Kê khai thuế với hóa đơn điện tử nào? Câu Bên mua phải thực ký số vào hóa đơn điện tử khơng? Câu Bên mua phải thực ký số vào hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số nào? Câu 10 Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? Câu 11 Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì? VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Câu 12: Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? Câu 13: Làm để bên mua xác định HĐĐT bên bán có giả mạo hay không? Câu 14: Nếu tháng nhận HĐĐT, tháng sau tơi muốn dùng hóa đơn giấy khơng? Câu 15: Để tiếp nhận HĐĐT, yêu cầu máy tính thiết bị chúng tơi gì? Câu 16: Tôi khách hàng doanh nghiệp, kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc không, cách thức kê khai hóa đơn giấy áp dụng bây giờ? 10 Câu 17: Cách tra cứu HĐĐT website tra cứu bên bán cung cấp? 10 Câu 18: Cách toán HĐĐT có khác so với hóa đơn giấy? 10 Câu 19: Với HĐĐT, vào đâu để biết tơi tốn tiền dịch vụ hay chưa? 10 Câu 20: Bên mua phải thực ký số vào HĐĐT sử dụng chữ ký số nào? 10 Câu 21: Bên bán sử dụng HĐĐT, bên mua phải sử dụng HĐĐT? 10 C Giải đáp bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử) 11 Câu Doanh nghiệp (bên bán) gửi hóa đơn cho Khách hàng hình thức nào? 11 Câu Điều kiện để Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử? 11 Câu Để phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực thủ tục gì? 11 Câu Doanh nghiệp (bên bán) vừa phát hành song song hóa đơn điện tử hóa đơn giấy khơng? 11 Câu Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ lâu? 12 Câu Nếu phát sai sót hóa đơn trường sau đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? 12 Đã lập gửi cho người mua chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ 12 Hoặc hóa đơn điện tử lập gửi cho người mua, người bán người mua chưa kê khai thuế? 12 Câu Nếu phát sai sót hóa đơn với “Hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế” đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? 12 Câu Nếu phát sai sót hóa đơn với “Hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế” đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? 12 Câu Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì? 13 Câu 10 Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp (đơn vị phát hành)? 13 Câu 11: Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho Khách hàng Doanh nghiệp? 13 Câu 12: Trên hóa đơn giấy phần người mua hàng phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” Vậy HĐĐT áp dụng HĐ giấy không? 14 Câu 13: Phát hành HĐĐT có bị giới hạn số lượng phát hành hay không? 14 Câu 14: Nếu khách hàng muốn tra cứu HĐĐT tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT? 14 D Giải đáp Kê khai thuế hóa đơn điện tử 14 Câu Đối với doanh nghiệp dùng song song Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy: Hiện với số tờ khai nhà cung cấp TVan cho phép nộp tờ / định kỳ Ví dụ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy báo cáo tạo từ hệ thống khác mà chưa thể tổng hợp loại vào báo cáo Vì doanh nghiệp nộp tờ báo cáo qua TVan, báo cáo cho loại lại phải in giấy gửi Cục thuế Như bất tiện? 14 VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh GIẢI ĐÁP THẮC MẮC VỀ HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ Hóa đơn điện tử loại hóa đơn chưa phổ biến Để tìm hiểu nhanh Hóa đơn điện tử bạn tham khảo Những Câu hỏi thường gặp hóa đơn điện tử Cơ sở pháp lý Hóa đơn điện tử quy định Thơng tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011 Ngồi ra, Hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định Hóa đơn theo nghị định 51 A Giải đáp Chung Câu 1: Hóa đơn điện tử gì? Trả lời: Hóa đơn điện tử tập hợp thơng điệp liệu điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định Điều Thông tư 32 Phương pháp khởi tạo hóa đơn điện tử: Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương pháp điện tử Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy nhu cầu lưu thơng hàng hóa, quản lý hóa đơn người mua Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ Hóa đơn điện tử hình thức hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ; Và hình thức Hóa đơn điện tử Thay hóa đơn tạo lập giấy, HDĐT tạo lập thiết bị điện tử (theo quy định Bộ Tài Chính Cơ Quan Thuế) Câu 2: Ưu điểm hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống? Trả lời:  Giảm chi phí phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn  Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu liệu, quản trị kinh doanh doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế Tăng tính an tồn cho hóa đơn điện tử chép thành nhiều bản, tránh rủi ro, thất  lạc, hư hỏng hóa đơn; có thẻ yêu cầu cấp lại hóa đơn  Q trình tốn nhanh  Góp phần bảo vệ mơi trường Câu 3: Hóa đơn điện tử có liên? Trả lời: Hóa đơn điện tử khơng có khái niệm liên Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) CQT khai thác liệu hóa đơn điện tử VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Câu 4: Hóa đơn lập dạng giấy xử lý, truyền lưu trữ phương tiện điện tử có phải hóa đơn điện tử khơng? Trả lời: KHƠNG, Vì Hóa đơn điện tử phải lập dạng điện tử Câu 5: Trong Điều 19 Thơng tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều số dòng số hóa đơn, người bán hàng lập thành nhiều hóa đơn lựa chọn hai hình thức sau: Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn Dòng ghi hàng hóa cuối số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước” Người bán hàng sử dụng bảng kê để liệt kê lô Trả lời: Với hóa đơn giấy số lượng dòng hóa đơn cố định, nên phát sinh số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều khơng thể ghi đủ tờ hóa đơn Nhưng với hóa đơn điện tử số dòng tăng lên theo số lượng hàng hóa, sản phẩm có hóa đơn có chữ ký số ký tồn hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý mà khơng cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp đính kèm bảng kê  Hóa đơn điện tử có số hóa đơn Hóa đơn gồm nhiều trang Câu 6: Hóa đơn điện tử áp dụng cho loại hóa đơn nào? Trả lời:  Hóa đơn xuất khẩu;  Hóa đơn giá trị gia tăng;  Hóa đơn bán hàng;  Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;  Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng khơng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức nội dung lạp theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật có liên quan Câu 7: Hóa đơn điện tử có sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt Tiếng nước ngoài) khơng? Trả lời: HỒN TỒN ĐƯỢC Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngồi chữ nước ngồi đặt bên phải ngoặc đơn ( ) đặt dòng tiếng Việt có cỡ nhỏ tiếng Việt Câu 8: Làm để phân biệt Hóa đơn điện tử (được in giấy) Hóa đơn giấy? Trả lời: - Căn vào ký hiệu Liên Mẫu số hóa đơn VD: 01GTKT3/001 -> Hóa đơn giấy 01GTKT0/001 -> Hóa đơn điện tử - Căn vào Số Serial, Ký hiệu Hóa đơn: o Số serial Hóa đơn điện tử: VC/15E o Số serial Hóa đơn đặt in (giấy): VC/15P VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Hóa đơn điện tử chuyển đổi giấy phải có chữ ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” - trường hợp Hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy Chữ ký: - o Hóa đơn điện tử: Chữ ký số mục Thủ trưởng đơn vị Giám đốc o Hóa đơn giấy: Ký tay Câu Tính pháp lý hóa đơn điện tử? Trả lời Hóa đơn thơng báo phát hành với Cơ quan thuế: - Có giá trị mặt pháp lý hóa đơn giấy - Được Bộ Tài Chính Tổng cục thuế chấp nhận - Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 Chính Phủ quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy) Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy) Hóa đơn điện tử Thơng tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 Bộ Tài Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCPngày 14/05/2010 Chí Phủ quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ Thơng tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn khởi tạo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Câu 10 Thời điểm ký Hóa đơn điện tử - Trong Điểm – Điều 16 – Thơng tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn bán hàng hoá thời điểm chuyển giao quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền” Đối với hóa đơn điện tử, thu tiền khách hàng vào ngày 29/4, toán chuyển khoản, đến ngày 2/5 nhận chứng từ từ ngân hàng Lúc tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, theo quy định ngày lập ngày thu tiền nghĩa 29/4 Nhưng ngày ký chữ ký số lại ngày 2/5 hóa đơn điện tử có chấp nhận ngày 29/4 khơng? Trả lời Được chấp nhận, 29/4 “phát hành hóa đơn nội ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn thức cho khách hàng ký 2/5 (khơng có văn thức) Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải thời điểm chuyển giao quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hóa cho người mua khơng phân biệt thời điểm thu tiền nên bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định Câu 11: Việc viết tắt HĐĐT có khác biệt với hình thức hóa đơn khác khơng? Trả lời: Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua” không bị hạn chế số ký tự loại hình thức hóa đơn khác phù hợp với nội dung Điều 16, mục khoản b Thông tư số 39/2014/TTBTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Và nghị định VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định Câu 12: Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định hàng hóa đường phải có hóa đơn đỏ phải làm nào? Trả lời: Căn theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy tuân thủ theo quy định sau: Người bán hàng hóa chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hố hữu hình q trình lưu thơng chuyển đổi (01) lần Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ điều kiện: - Phản ánh toàn vẹn nội dung HĐĐT gốc; - Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy Có dòng chữ phân biệt hố đơn chuyển đổi HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HỐ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HỐ ĐƠN ĐIỆN TỬ”) - Có chữ ký họ tên người thực chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy Câu 13: Trường hợp doanh nghiệp miễn tiêu đóng dấu hóa đơn giấy có miễn tiêu đóng dấu HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không? Trả lời: Theo quy định In chuyển đổi DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng quy định nêu Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán.” Tuy nhiên, DN phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN làm cơng văn đến CQT quản lý trực tiếp để miễn đóng dấu CQT xem xét thấy phù hợp Câu 14: Có thể xuất HĐĐT lùi ngày không? Trả lời: Căn thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn số trường hợp ngày xuất hóa đơn Hành vi lập hóa đơn khơng thời điểm bị xử phạt vi phạm hành hóa đơn theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 Bộ Tài Hóa đơn giấy xuất lùi ngày, chừa hóa đơn… thực khơng theo quy định B Giải đáp bên Mua (Bên tiếp nhận hóa đơn điện tử) Câu Khách hàng nhận hóa đơn điện tử hình thức nào? Trả lời: - Tiếp nhận Website người bán hướng dẫn sử dụng - Tiếp nhận qua email - Tiếp nhận Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt máy tính bên nhận hóa đơn) Hình thức & 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử phổ biến, đơn giản, dễ khách hàng chấp nhận Câu Khách hàng xem hóa đơn điện tử hình thức nào? VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Trả lời: - Xem máy tính, laptop (máy tính xách tay) - Xem thiết bị số Máy tính bảng, Smart phone… - Xem Hóa đơn chuyển đổi Câu Để xem hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì? Trả lời: Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn để có ứng dụng xem hóa đơn điện tử Câu Với hóa đơn điện tử, khách hàng thực tác vụ gì? Trả lời: - Xem Hóa đơn - Tải hóa đơn để thực lưu trữ - In hóa đơn giấy để xem (khơng có giá trị pháp lý) Câu Khi phát thơng tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì? Trả lời: Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý sai sót Hóa đơn Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên xác nhận điều chỉnh/thay hóa đơn Câu Bên mua hàng có phải thực lưu trữ hóa đơn điện tử khơng? Trả lời: Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung cung cấp HDDT cho khách hàng - (bắt buộc) Khách hàng (bên mua): Có thể lưu (không bắt buộc) - Câu Bên mua phải thực Kê khai thuế với hóa đơn điện tử nào? Trả lời: - Kê khai giống hóa đơn giấy Câu Bên mua phải thực ký số vào hóa đơn điện tử khơng? Trả lời: Theo quy định đơn vị kế toán (hiểu Doanh nghiệp) phải ký điện tử vào hóa đơn Tuy nhiên, thực tế triển khai vướng người bán phải chờ đợi Tổng cục thuế có Cơng văn 2402 để giải vấn đề Người bán cần phải làm công văn xin miễn ký điện tử lên hóa đơn điện tử hoàn toàn hợp lệ mặt Quy định pháp luật Tuy nhiên, Nghị định sửa đổi quy định người mua Không phải thực ký số vào hóa đơn điện tử trừ trường hợp người mua yêu cầu Câu Bên mua phải thực ký số vào hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số nào? Trả lời: VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chữ ký số khai Thuế điện tử để thực ký số vào Hóa đơn điện tử Câu 10 Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? Trả lời: - Bên mua cần hóa đơn giấy (Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thơng hàng hóa đường với quan chức - Hóa đơn cấp 01 lần có chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán - Trên hóa đơn giấy chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” - Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Câu 11 Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì? Trả lời: Người MUA (và người bán) chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định Luật Kế Toán Thực chuyển đổi hệ thống mục “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN” Câu 12: Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? Trả lời: Trong trường hợp Khách hàng bên bán muốn nhận hóa đơn dạng giấy bên bán in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ gửi cho khách hàng (thỏa điều kiện TT32/2011-BTC) Câu 13: Làm để bên mua xác định HĐĐT bên bán có giả mạo hay khơng? Trả lời: Bên mua dựa vào yếu tố: Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT bên bán thông qua cổng thông tin điện tử CQT Chữ ký HĐĐT chữ ký điện tử Câu 14: Nếu tháng nhận HĐĐT, tháng sau muốn dùng hóa đơn giấy khơng? Trả lời: Khơng Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, hóa đơn giấy chuyển đổi có dòng “HĨA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý Cơ Quan Thuế chấp nhận Câu 15: Để tiếp nhận HĐĐT, yêu cầu máy tính thiết bị chúng tơi gì? Trả lời: - Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại bên mua cần: - Kết nối Internet - Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, … VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh - Thông tin tài khoản truy cập website Câu 16: Tôi khách hàng doanh nghiệp, kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc khơng, cách thức kê khai hóa đơn giấy áp dụng bây giờ? Trả lời: - Do HĐĐT hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định pháp luật nên hóa đơn để hạch toán kế toán kê khai thuế - Vì vậy, Quý khách hàng kê khai thuế bình thường hóa đơn giấy Căn thông tin HĐĐT, thể HĐĐT số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn đơn vị thực kê khai toán thuế Hóa đơn giấy trước Câu 17: Cách tra cứu HĐĐT website tra cứu bên bán cung cấp? Trả lời: - Truy cập website - Nhập tên đăng nhập, mật - Sau đăng nhập, bên mua tra cứu HĐĐT - Nếu bên mua đơn vị kế tốn cần ký số vào hóa đơn (hoặc khơng cần ký số) - Tải HĐĐT máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có) Câu 18: Cách tốn HĐĐT có khác so với hóa đơn giấy? Trả lời: - Nguyên tắc chung: khách hàng toán tiền nhận hóa đơn - Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp HĐĐT nhận qua phương tiện điện tử, Email, nhận trực tiếp thể HĐĐT từ bên bán - Có thể nhận HĐĐT trước sau toán (tùy vào thỏa thuận hai bên) Câu 19: Với HĐĐT, vào đâu để biết tơi tốn tiền dịch vụ hay chưa? Trả lời: - Nếu toán tiền mặt: khách hàng nhận Phiếu thu tiền/ Biên nhận toán - Nếu toán qua ngân hàng: chứng từ ngân hàng xác nhận bên mua toán tiền dịch vụ cho bên bán Câu 20: Bên mua phải thực ký số vào HĐĐT sử dụng chữ ký số nào? Trả lời: - TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chữ ký số khai Thuế điện tử để thực ký số vào Hóa đơn điện tử - TH2: Khách hàng khơng phải doanh nghiệp khơng cần thực ký số vào hóa đơn Câu 21: Bên bán sử dụng HĐĐT, bên mua phải sử dụng HĐĐT? Trả lời: Không cần Tùy vào điều kiện doanh nghiệp mà sử dụng hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in Hóa đơn điện tử VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh C Giải đáp bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử) Câu Doanh nghiệp (bên bán) gửi hóa đơn cho Khách hàng hình thức nào? Trả lời: Doanh nghiệp gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng mình:  Gửi Cổng tiếp nhận hóa đơn bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng có tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn  Gửi tới địa email khách hàng  Với trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn): - Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt máy tính bên nhận hóa đơn) - Tích hợp qua Services Câu Điều kiện để Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử? Trả lời:  Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện thực giao dịch điện tử khai thuế với quan thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng  Có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật;  Có địa điểm, đường truyền tải thơng tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử;  Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu để thực việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; (Tham khảo thêm Mục 2, Điều Nguyên tắc sử dụng, điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thông tư 32) Câu Để phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực thủ tục gì? Trả lời: ♦ Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khởi tạo hóa đơn điện tử phải: – Ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho quan thuế quản lý trực tiếp văn giấy văn điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử quan thuế chịu trách nhiệm định (theo Mẫu số Phụ lục Thông tư 32) ♦ Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải: – Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) ♦ Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo định dạng gửi cho người mua) đến quan thuế theo đường điện tử Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, giấy tờ Doanh nghiệp lập lúc gửi CQT lần Câu Doanh nghiệp (bên bán) vừa phát hành song song hóa đơn điện tử hóa đơn giấy không? VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Trả lời: Với đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử khơng sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, sử dụng hóa đơn đặt in khơng sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in) Với đơn hàng khác nhau: sử dụng song song hóa đơn giấy hóa đơn điện tử Câu Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử khơng? Thời hạn lưu trữ lâu? Trả lời: Có Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung cung cấp HDDT cho khách hàng (bắt buộc) Khách hàng (bên mua): Có thể lưu (khơng bắt buộc) Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định Luật Kế toán (hiện hành 10 năm) Câu Nếu phát sai sót hóa đơn trường sau đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? Đã lập gửi cho người mua chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ Hoặc hóa đơn điện tử lập gửi cho người mua, người bán người mua chưa kê khai thuế? Trả lời: Hủy hóa đơn Tuy nhiên:  Chỉ hủy hóa đơn điện tử có đồng ý xác nhận người bán người mua  Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo thời hạn bên tham gia thỏa thuận  Hóa đơn điện tử hủy phải lưu trữ phục vụ việc tra cứu quan nhà nước có thẩm quyền Người bán thực lập hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư để gửi cho người mua, hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “hóa đơn thay hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm” Câu Nếu phát sai sót hóa đơn với “Hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế” đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? Trả lời:  Người bán người mua phải lập văn thỏa thuận có chữ ký điện tử hai bên ghi rõ sai sót  Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót  Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán người mua thực kê khai điều chỉnh theo quy  định pháp luật quản lý thuế hóa đơn hành Lưu ý:  Hóa đơn điều chỉnh khơng ghi số âm (-)  Khách hàng (bên mua) Doanh nghiệp nên khơng có chữ ký số Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử hai bên văn thỏa thuận khó thực  Có thể sử dụng văn thỏa thuận giấy, bên ký tươi Câu Nếu phát sai sót hóa đơn với “Hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế” đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý nào? Trả lời:  Người bán người mua phải lập văn thỏa thuận có chữ ký điện tử hai bên ghi rõ sai sót VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót  Lưu ý: Khách hàng (bên mua) khơng phải Doanh nghiệp nên khơng có chữ ký số Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử hai bên văn thỏa thuận khó thực Có thể sử dụng văn thỏa thuận giấy, bên ký tươi Câu Khi Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì? Trả lời:  Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thơng hàng hóa đường với quan chức  Bên bán thực chuyển đổi Hóa đơn điện tử giấy:  Login vào hệ thống phát hành hóa đơn  Chọn chức “CHUYỂN ĐỔI HĐ”  Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối  Thực chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử kết nối đến máy in thực in giấy  Hóa đơn giấy phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán  Hóa đơn bên bán cấp 01 lần cho bên mua Câu 10 Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp (đơn vị phát hành)? Trả lời: Việc áp dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp như:  Giảm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn  Tiết kiệm chi phí gửi nhận hóa đơn cho khách hàng (EMS: 18.000đ/cái)  Tiết kiệm chi phí kho bãi lưu trữ, bảo quản hóa đơn giấy (lưu 10 năm)  Giảm thiểu thất lạc, mác gửi nhận qua đường bưu điện, trung gian, tránh tình trạng cháy, hỏng hóa đơn Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu thủ tục hành chính, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online  MỌI LÚC-MỌI NƠI Doanh nghiệp tạo lập gửi hóa đơn cho khách hàng sau ký số (tự động) thơng qua  nhiều hình thức như: o + Email: email Khách hàng đăng ký với Doanh nghiệp o + Website: website doanh nghiệp/VNPT cung cấp o + Tin nhắn SMS Góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, đại hóa cơng tác hạch tốn kế toán, quản trị doanh nghiệp  để phù hợp với xu kinh doanh thị trường quốc tế Góp phần bảo vệ mơi trường  Câu 11: Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho Khách hàng Doanh nghiệp? Trả lời: Việc áp dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng như: VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh  Nhanh chóng nhận hóa đơn sau tốn  Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: Email, Website, …  Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI  Khơng lo sợ hóa đơn (đã lưu web đơn vị phát hành)  Khách hàng n tâm sử dụng HĐĐT có đầy đủ pháp lý theo quy định Chính phủ Bộ tài ban hành Câu 12: Trên hóa đơn giấy phần người mua hàng phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” Vậy HĐĐT áp dụng HĐ giấy không? Trả lời: Không (tự ý áp dụng) Gửi văn CQT xin phép Ngoài ra, theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn chữ ký người mua Hóa đơn điện tử: Người mua đơn vị kế tốn phải có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ người bán với người mua khơng cần ký số HĐĐT như: + Hợp đồng kinh tế; + Phiếu xuất kho, phiếu thu; + Biên giao nhận hàng hóa, Biên nhận tốn; Câu 13: Phát hành HĐĐT có bị giới hạn số lượng phát hành hay không? Trả lời: Hiện nay, sách bỏ giới hạn số lượng hóa đơn thơng báo phát hành hóa đơn giấy Vậy, HĐĐT tương tự khơng giới hạn số lượng phát hành Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn số nên có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn phát hành cho mẫu số, ký hiệu Câu 14: Nếu khách hàng muốn tra cứu HĐĐT tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT? Trả lời: HĐĐT lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định Do đó:  Bên mua tra cứu HĐĐT website bên bán vào lúc thời gian  Tùy thuộc vào bên bán để liệu HĐĐT website thời gian bao lâu: 06 tháng, 12 tháng, … D Giải đáp Kê khai thuế hóa đơn điện tử Câu Đối với doanh nghiệp dùng song song Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy: Hiện với số tờ khai nhà cung cấp TVan cho phép nộp tờ / định kỳ Ví dụ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy báo cáo tạo từ hệ thống khác mà chưa thể tổng hợp loại vào báo cáo Vì doanh nghiệp nộp tờ báo cáo qua TVan, báo cáo cho loại lại phải in giấy gửi Cục thuế Như bất tiện? Trả lời: – Doanh nghiệp thực Gộp báo cáo lại thành gửi qua I-VAN: VP Hà Nội: TT Đào tạo CNTT TT Số Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân – HOTLINE: 0904 121 078 VP Hồ Chí Minh: Tòa Nhà HUD 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh ... Quận Bình Thạnh Hóa đơn điện tử chuyển đổi giấy phải có chữ ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” - trường hợp Hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy Chữ ký: - o Hóa đơn điện tử: Chữ ký số... xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn để có ứng dụng xem hóa đơn điện tử Câu Với hóa đơn điện tử, khách hàng thực tác vụ gì? Trả lời: - Xem Hóa đơn - Tải hóa đơn. .. lời: Với đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử khơng sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, sử dụng hóa đơn đặt in khơng sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in) Với đơn hàng