Ôn thi công tác lưu trữ

ĐỀ CƯƠNG CỦA HBB Các khái niệm:TLLT, PLT, CTLT Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu LTLT Điều kiện TL phồng LT quan Ví du Nội dung công tác lưu trư Thu thập TL vào LT quan liên hệ thực tê Nội dung và cách xác định tiêu chuẩn XĐGTTL (tc 1,2,3) Hội đồng xác định giá trị tài liệu Muc đích, ý nghĩa và quy trình tiêu hủy tài liệu Nhưng cv chủ yêu để phân loại tài liệu phồng LT quan, lấy ví du minh họa một Pa phân loại tài liệu 10 Tư vấn cho quan, tổ chức việc lựa chọn kho tàng, trang tbi bảo quản TLLT 11 Ý nghĩa tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư 12 Hình thức tổ chưc sử dung TLLT tại phòng đọc và hình thức cấp bản sao, bản chứng thực TLLT 13 Vai trò của thống kê lưu trư quan, tổ chức và cho biêt đối tượng thống kê lưu trư Câu 14 Khái niệm muc luc hồ sơ Các loại muc luc hồ sơ Cách lập và cho ví du 1 Các khái niệm:TLLT, PLT, CTLT 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trư Nguồn thông tin bằng văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiêu đời sống Con người đã nhận thức được vai trò quan trọng này và đã biêt giư lại văn bản quan trọng để sử dung cần thiêt Xã hội ngày càng phát triển, tư người ngày càng phong phú thì các hình thức phản ảnh tư bằng văn bản ngày càng da dạng Vì vậy việc quản lý lưu trư và sử dung tài liệu lưu trư càng cần thiêt Đó chính là nhu cầu đòi hỏi của người ngày càng phải quan tâm đên tài liệu lưu trư Đó chính là sở hình thành các khái niệm liên quan đên lưu trư * Khái niệm tài liệu Điều Luật lưu trư 2011 “ Các khái niệm liên quan đến lưu trữ giải thích Luật số 01/2011/QH13 Luật lưu trữ ngày 11/11/2011 QH (sau gọi tắt Luật Lưu trữ 2011) “Tài liệu là vật mang tin được hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiêt kê, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viêt tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” Ví du: Văn bản Quy định chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ Nội vu  Khái niệm tài liệu lưu trư k3d2 Luật Lưu trư 2011 “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phuc vu hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trư Tài liệu lưu trư bao gồm bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thê bằng bản hợp pháp.” + Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phuc vu hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử + Thông tin được lựa chọn: tài liệu thì có số lượng rất nhiều, ko phải mọi tài liệu đều được đưa vào LT TL nào có giá trị lưu trư thì được lựa chọn để đưa vào lưu trư Ví du: Quyêt định thành lập Sở Nội vu tỉnh NB là tài liệu có giá trị và được lựa chọn để đưa vào lưu trư tại Sở - Tài liệu liên quan đên việc làm bánh của cửa hang ở Xuân Đỉnh ko được đưa vào lưu trư (trừ trường hợp nó liên quan đên làng nghề) thì không được đưa vào lưu trư thông tin là TT ko có giá trị 1.1.2 Phông lưu trư  Khái niệm phông lưu trư K6D2 Luật Lưu trư 2011 “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức hoặc của cá nhân.” Ví du: Phông lưu trư Trường Đại học Nội vu HN Phong lưu trư Bộ Nội vu Phông lưu trư Chủ tịch Hồ Chí Minh Ngoài còn mợt sớ khái niệm sau « Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư của nước Việt Nam, không phu thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chê độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin Phông lưu trư quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trư Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trư Nhà nước Việt Nam » (K7) Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành quá trình hoạt động của các quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tê, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước Phông lưu trư Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trư của quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này 1.1.3 Công tác lưu trư CTLT ở nước ta vốn được quan tâm từ rất sớm với việc xây tàng thư lâu ở triều Minh Mạng và khởi sắc nhất là ở triều nhà Nguyễn CTLT là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả lĩnh vực về lý luận, thực tiễn, pháp chê liên quan đên việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dung TLLT nhằm phuc vu công tác quản lý, nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân + Lý luận là kiên thức liên quan đên lĩnh vực lưu trư Ví du hoạt động dạy và học môn công tác lưu trư + Pháp chê : nghien cứu các văn bản quy định : Luật, Nghị định, Hướng dẫn… liên quan đên công tác này + gồm hoạt động : tổ chức khoa học tài liệu ; bảo quản TLLT ; Tổ chức khai thác và sử dung tài liệu : quyêt định tuyển dung viên chức được Sở lưu trư, có anh A bị mất quyêt định tuyển dung đên sở xin bản + muc đích : phuc vu,… công tác lưu trư đời đòi hỏi khách quan của công việc quản lý, bảo quản, tổ chức, sử dung tài liệu lưu trư để phuc vu xã hội - Công tác lưu trư đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản vầ tổ chức sử dung tài liệu để phuc vu Xh Vì thê công tác lưu trư là một mắt xích ko thể thiêu hoạt động của BMNN - Ở nc ta công tác lưu trư thực hiện nhiệm vu sau : + Thực hiện các nhiệm vu QLNN về lưu trư + Thực hiện các nhiệm vu sự nghiệp LT : tt, bổ sung TL LT ; bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức khai thác sử dung TL Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu LTLT Tầm quan trọng, khái niệm Đặc điểm 1) Chứa đựng thông tin quá khứ - Thông tin là “sự phản ánh và biên đổi phản ánh thu nhận được thành sự hiểu biêt về sự vật, hiện tượng - Thông tin quá khứ là thông tin phản ánh cái đã qua Phản ánh thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân các thời kỳ khác ghi lại hoạt động của các quan, cá nhân hoặc cống hiên to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiêng Tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dung - Vì hồ sơ tài liệu được nộp vào lưu trư quan sau công việc kêt thúc, thông tin tài lưu trư phản ánh quá khứ Ví dụ: phông lữu trữ cá nhân: phản ánh tiểu sử, q trình hoạt động cá nhân đó; quan: trình hình thành phát triển quan - Ví du : trường địa học nội vu hà nội TLLT phản ánh quá trình hình thành và phát triển của trường : thành lâp ? thành lập nào ? đổi tên lần,… 2) Độ chính xác cao - Xét riêng về thông tin thì TLLT là thông tin cấp : thông tin khách quan, trực tiêp về đối tượng sự việc diễn Ví du bức ảnh chup phòng thi bây giờ - Dể ban hành mỗi văn bản thì chính quan tổ chức đã phải thực hiện quy trình có thể ST : từ thu thập xử lý thông tin đên,… -> bản thân mỗi văn bản hình thành đã là thông tin độ chính xác - Mà TLLT là TL đc lựa chọn để đưa vào LT Tức là các vb hình thành ko phải VB, TL nào đc đưa vào lưu trư mà còn phải đc lựa chọn qua các giai đoạn lưu trư khác có thể trở thành tài liệu lưu trư - Mặt khác theo định nghĩa nó là bản gốc, bản chính và bản hợp pháp nên có độ chính xác là rất cao chúng mang bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao bút tích của tác giả, chư ký của người có thẩm quyền, dấu của quan, ngày tháng và địa danh làm tài liệu Nghiên cứu, khai thác sử dung tài liệu lưu trư là được tiêp cận dần đên chân lý, tiêp cận gần tới sự thật lịch sử - Bởi vì nó được sản sinh cùng với thời điểm của sự vật, hiện tư¬ợng mà nó phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lưu - trư chứa đựng thơng tin cấp mợt và đ¬ược đảm bảo tính chính xác, trung thực bằng các yêu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lưu trư, là bản chính có đầy đủ các yêu tố thể thức văn bản Tuy nhiên, trường hợp không có bản chính thì có thể dùng bản có giá trị như¬ bản chính để thay thê - Trong thực tê có tài liệu được sản sinh điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả yêu cầu thì chúng ta phải có sự linh hoạt xem xét chúng Thí du: Tài liệu lưu trư của UBHC cấp xã ở thời kỳ trước năm 1954 có văn bản được viêt tay hoặc đánh máy chư, in Rônêô có nội dung giá trị thì được bảo quản vĩnh viễn 3) Được nhà nước quản lý tập trung thông nhất Vì nó được xác định la tài sản quốc gia Điều Nguyên tắc quản lý lưu trư Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật Tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê Do việc quản lý thống nhất thông qua hệ thống kho và các quan chức từ trung ương đên địa phương; - Có văn bản hướng dẫn thống nhất về mặt nghiệp vu - Nhà nước thống nhấ quản lý tài liệu phông lưu trư quốc gia việt nam - Hoạt động được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trư Về chính trị: là ý nghĩa quan trọng bậc nhất TLLT đc các giai cấp thống trị sử dụng tài liệu LT làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại giai cấp đối địch Vì vậy tài liệu được sản sinh quá trình hoạt động của các quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bản chất giai cấp Ví du: Hiện UBND cấp xã sử dụng tài liệu lư¬u trữ để phục vụ cho việc tun truyền chủ tr¬ương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; tuyên truyền giáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống địa phương cho hệ trẻ Đảng, nhà nước sử dung tài lệu lưu trư để quản lý nhà nước, bảo vệ quyền lợi của nhân dân lao động, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước đấu tranh chống lại kẻ thù, cắm mớc biên giới Ví dụ: Khai thác sử dụng loại đồ, văn ký kết quốc gia, van thu thuế nhân dân vùng biên giới Ví dụ: ngành lưu trữ tở chức triển lãm “Hồng sa- trường sa Việt Nam bằng chứng lịch sử pháp lý” lựa chọn: châu vương triều Nguyễn, có niên đại từ triều Minh Mạng (1820-1841) đến triều Bảo Đại (1925-1945) phản ánh trình xác lập bảo vệ chủ quyền cách liên tục triều Nguyễn, Ủy ban Biên giới Quốc gia (Bộ Ngoại giao) nghiên cứu, tuyển chọn, biên dịch, công bố nhà nghiên cứu Phan Thuận An sưu tầm, hiến tặng… Các văn triều đình phong kiến Việt Nam ban hành từ kỷ XVII đến đầu kỷ XX, khẳng định Việt Nam xác lập thực thi chủ quyền liên tục hòa bình hai quần đảo Hồng Sa Trường Sa Để quản lý Nhà nước lĩnh vực khai thác sử dụng TLLT:Vấn đề dất đai: lưu trữ sở TN MT là bằng chứng tố cáo âm mưu tội ác của Mỹ và pháp Để quan chức nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng, các lĩnh vực để ổng kêt đánh giá và xác định đường lối của giai đoạn tiêp theo Về kinh tê - tài liệu lưu trũ được sử dung để điều tra tài nguyên thiên nhên (đuah chất, thổ nhương, tài nguyên, rừng biển) làm sỏ để lập quy hoạch phát triển kinh tê văn hóa vùng và toàn quốc: việc quy hoạch vùng kte trọng điểm Ví dụ: nước ta chủ trương dự án đầu tư khai thác than Quảng Ninh: sở tài liệu lưu trư có ghi chép trữ lượng than lớn kế thừa kêt nghiên cứu thực dân pháp trữ lượng thian - Trong lĩnh vực xây dựng sử dung TLLT để nâng cấp tu bổ sửa chưa thiêt kê mới: Ví du: nhà máy thủy điện hòa bình cần trùng tu hay sửa chưa cần sử dung tai liệu vwf thiêt kê nhà máy tài liệu về các lần trung tu sửa chưa trước làm cứ để trùng tu, naag cấp sửa chưa - Sử dung TLLT có thể rút ngắn được đối tượng khảo sát, thiêt kê giẩm chí phí và công sức thi công quản , lý và sửa chưa công trình hư hỏng, - khai thác và sử dung thông tin TLLT làm cứ sở để giải quyêt đền bù thỏa và chính xác: ví dự tỉnh NB có chủ trương làm đường liên huyện huyện Nho quan gia viễn gia đình ơng A Có khu vườn thuộc dienj tich giải tỏa cắn cứ vào tài liệu lưu trữ để xác định xem có phải đất thổ cư nhà ông A hay thuộc diện đất khác để tiến hành đền bù thỏa đáng * đối vơi doanh nghiệp Doanh nghiệp chủ yêu hướng tới yêu tố doanh thu, lợi nhuận Trong đó cả loại tài sản hình thành ở doanh nghiệp đó là tài sản vô hình và tài sản hưu hình đều được đảm bảo bởi tài liệu lưu trư, Ví dụ Apple Samsung diễn tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ tính touch ID điện thoại SmartPhone Apple đưa TLLT chứng tỏ đăngký sở hữu trí tuệ trướ Samsung - Trong lĩnh vực tuyển dung nhân sự để có thể tuyển dung họ cần có sở là tài liệu lưu trư để xem nhân thân, kinh nghiệm, bằng cấp của ứng viên - Khi đấu thầu doanh nghiệp đưa bằng chứng là tài liệu lưu trư chứng minh lực, kinh nghiệm,… của mình để tạo ưu thê so với đối thủ cạnh tranh Về khoa học - Tài liệu lưu trư được sử dung để làm tư liệu tổng kêt các quy luật vận động và phát triển của sự vât, hiện tượng trog tự nhiên, xã hội và tư Tài liệu LT có ý nghĩa và tác dung đặc biệt nghiên cứu lịch sử Ví du: Giáo sư Ngô Bảo Châu ko tự nghĩ bài toán mà dựa tài liệu lưu trư trước đó chính là bài toán mà ông giải được để nhận giải toán học Fields - Khoa học lịch sử là một ngành sử dung nhiều tài liệu lưu trư TLLT là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị và độ tin cậy cao nhất giúp cho hà sử học tái hiện lại lịch sử, x Ví du: dựng phim sử thi - xác minh chính xác các sự kiện, nhân vậ, phuc lại lịch sử vì thê: ví du nhờ tài liệu nghe nhìn về việc cxe tăng tiên vào dinh độc lập mà người ta có thể đính chính lại sự việc xe tăng nào là xe tăng đầu húc đổ dinh độc lập Năm 1975, xe tăng vào dinh Độc Lập đầu tiên? Phải năm, qua tư liệu nhà báo nước - người chụp ảnh sự kiện - cuối cùng làm sáng tỏ Hay bức ảnh cắm cờ hầm tướng De Castries Tất SGK bảo tàng coi bức ảnh lịch sử, tức cắm cờ thời điểm chiến thắng Sự thật sau xác minh, thời khắc lịch sử quân ta tập trung vào chiến đấu, nhà báo chiến tranh không kịp quay phim, chụp ảnh Nhưng chỉ bức ảnh mà ta dựng lại sau chiến thắng - là nguồn thông tin đáng tin cậy để quan địa phương tổng kêt thành tựu, kinh nghiệm quá trình hoạt động và phát triển Ví dụ: nhờ TLLT mà chúng ta hiểu rõ q trình hình thành phát trường đại học nội vụ hà nội Về văn hóa xã hội - Loại di sản mà người để lại từ đời này qua đời khác các di khảo cổ, các hiện vật các bảo tàng, các công trình kiên trúc điêu khắc hội họa, tài liệu lưu trư để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị, - Cung cấp việc hình thành và phát triển các giai tầng xã hội TLL lưu trư được bảo quản từ thê hệ này qua thê hệ khác là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dung nó để xây đắp nên nền văn hoa đậm đà bản sắc dân tộc - Mặt khác nó cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyêt chê độ, chính sách cho nhân dân Xét góc độ di sản tư liệu thê giới Việt nam có di sản: Mộc bản triều nguyễn 82 văn bia tiên sĩ Mộc bản chùa Vĩnh Ngiêm – Huyện Yên Dung tỉnh BắcGiang Châu bản triểu nguyễn - Góp phần làm sáng tỏ giá trị văn hóa truyền thống của người Việt và là cứ liệu đáng tin cậy để thê giới công nhận và xêp hạng nhiều di sản văn hóa có giá trị ở Việt Nam - Tài liệu lưu trư góp phần giới thiệu văn hóa Việt Nam tới thê giới, đẩy mạnh giao lưu văn hóa; được sử dung quảng bá du lịch của Việt Nam - Tài liệu lưu trư là nguồn thông tin phuc vu nhu cầu chính đáng của công dân như: xác minh lý lịch, chứng minh quan hệ nhân dân để giải quyêt vấn đề sở hưu… - Tài liệu lưu trư giúp chúng ta chứng minh, xác nhận quyền sở hưu trí tuệ hoặc các quyền sở hưu khác Tài liệu lưu trư còn được sử dung giáo duc truyền thống Như vậy, thấy tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đóng vai trò khơng thể thiếu khía cạnh khác sống người Chính vậy, chúng ta cần chú trọng, quan tâm đến việc lưu trữ tài liệu đặc biệt phải đào tạo nguồn nhân lực (cán lưu trữ) có trình độ, nhiệt Huyết áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến để lưu trữ chúng cách tốt Điều kiện TL phồng LT quan Ví dụ - Phông lưu trư là gì - Phông lưu trư quan là toàn bộ tài liệu có giá trị thực tiễn được hình thành quá trình hoạt động của một quan Đây là phông phổ biên nhất Phông lưu trư quan thuộc phông lưu trư nhà nước VN  điều kiện thành lập phông lưu trư quan Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của quan cấp có thẩm quyền, đó quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và tổ chức của quan đó Đây là điều kiện quan trọng nhất Tổ chức có biên chê riêng nghĩa là được quyền tuyển dung cán bộ, nhân viên thuộc tổng số biên chê được cấp phân bổ Có tài khoản riêng tức là quan có thể độc lập giao dịch và thanh, quyêt toán với quan tài chính, ngân hàng và quan khác Có văn thư và dấu riêng của quan.: Văn bản quy định dấu: Nghị định 99/2016/NĐCP => điều kiện khẳng định quan là quan hoạt động động lập  Bên cạnh đó, góc độ lưu trư cần quan tâm đến một số điều kiện khác: - Tài liệu của cơ qan phải có giá trị cần bổ sung vào phông lưu trư quốc gia Việt Nam; - Tài liệu hình thành hoạt động của quan phải được lưu trư hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh => thực tê nhiều quan ko đấp ứng đc đk đủ đk và đk là quan hoạt động độc lập đủ đk thành lập phông lưu trư quan - ví dụ: trường ta trung cấp nội cụ ko có đk mà cán Cục VT-LT NN phân bổ tài khoản -> vẫn hình thành phơng lưu trữ số 01 Phông lưu trữ trường Trung học Văn thư – lƯu trữ - vi dụ 2: sở bánh ở Xuân Dỉnh đủ điều kiện ko đủ đk gí trj tài liệu (giả sử ko liên qan đến làng nghề) * trường hợp làm thay đổi phông: Thay đổi địa giới hành chính Thay đổi, chức năng, nhiệm vu, quyền hạn Sự thay đổi chê độ chính trị BT: Kết nối web chứng minh điều kiện thành lập trường ĐH NVHN B1 Trình bày lý thuyêt B2 Chứng minh ĐK - Trường ĐH NVHN được thành lập bằng văn bản của quan có thẩm quyền: + quyêt định thành lập theo QĐ số: 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của TTG về việc thành lập trường ĐHNVHN + Quyêt định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ Nội vu Quyêt định quy định chức năng, nhiệm vu, quyền hạ và cấu tổ chức của trường ĐHNVHN ĐK Khoản điều qđ 347 quy định nhiệm vu và quyền hạn “ Tuyển chọn, quản lý đội ngũ CC, VC; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cấu, trình độ, cấu ngành nghề, cấu tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của quan quản lý NN có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên Điều quyêt định 347: “ Điều Tổ chức và hoạt động” “- Tổ chức tuyển dung công chức, viên chức, quyêt định việc tiêp nhận, chuyển ngạch theo thẩm quyền; tổ chức thi nâng ngạch và bổ nhiệm vào ngạch cho viên chức theo quy định, phù hợp với cấu cán bộ, nhân viên của Trường và tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức ngành giáo duc; quyêt định việc tuyển dung, cho việc, thuyên chuyển công tác công chức, viên chức, ký hợp đồng lao động và thực hiện chê độ chính sách đối với người lao động theo quy định của pháp luật; quyêt định nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn, phu cấp thâm niên vượt khung đối với viên chức thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vu” ĐK Quy định tại Điều QĐ thành lập và D1 QĐ 347 Điều QĐ thành lập: “TRường DDHNVHN là sở giáo duc đại học công lập, trực thuộc BNV, có tư cách pháp nhân, dấu và tài khoản riêng.” K2 Điều QĐ 347 “…Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản riêng tại kho bạc NN và ngân hàng” Số tài khoản:1506201026858 tại ngân hàng AgriBank chi nhánh Tây hồ Như vậy, tất cả đều khẳng định trường ĐHNVHN có tài khoản riêng tại kho bạc NN và bank ĐK Điều QĐ thành lập: “TRường DDHNVHN là sở giáo duc đại học công lập, trực thuộc BNV, có tư cách pháp nhân, dấu và tài khoản riêng.” K2 Điều QĐ 347 “…Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản riêng tại kho bạc NN và ngân hàng” Như vậy trường đủ các điều kiện của quan hoạt động độc lập, đu điều kiện để hình thành phông lueu trư qua Ngoài ra: Tài liệu cảu trường là tài liệu có giá trị: thể hiện “K1 Điều QĐ 347 “1 Trường Đại học Nội vu Hà Nội là sở giáo duc đại học công lập thuộc hệ thống giáo duc quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vu, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học lĩnh vực công tác nội vu và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tê; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dung tiên bộ khoa học công nghệ phuc vu phát triển kinh tê xã hội.” => Tài liệu hình hành quá trình hoạt động của Trường ĐHNVHN có giá trị nó cho phép chúng ta nghiên cứu và tìm hiểu về công tác đào tạo bồi dường đại học và sau đại học lĩnh vực công tác nội vu,… Nội dung công tác lưu trư 1.4 Nội dung công tác lưu trư (Xuất phát từ khái niệm) 1.4.1 Hoạt động quản lý: Công tác lưu trư thực hiện các nội dung sau Xây dựng chỉ đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch ptrien lưu trữ Kê hoạch dài và ngắn hạn Nhiệm vu j? tập trung gì? Tùy vào mỗi giai đoạn mà có trọng điểm riêng Đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vu Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các VBQPPL về lưu trư Bất kỳ ngành lĩnh vự nào muốn quản lý đều phải ban hành các văn bản quy định….Ví du: sở nghiệp vu xác định giá trị tài liệu Luật lưu trũ 2011; Nghị định 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiêt thi hành một số điều Luật lưu trư; TT 09/2013 TT-BNVquy định chê độ báo cáo thống kê công tác lưu trư và tài liệu LT Quản lý thống nhất tài liệu lưu trư quốc gia Điều Nguyên tắc quản lý lưu trư Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật Tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê Quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Đảm bảo dù là quan lập pháp hay hành chính-> các quan đều thực hiệ chuyên môn giống nhau, dua vào các văn bản quy định Ví du: Sổ nghiêp vu xác định giá trị tài liệu Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dung thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trư Lưu trữ nghành khoa học có kế thừa thành tựu ngành khác Ví dụ: đưa giải pháp hạn chế chuột cắn phá tài liệu Đào tạo bôi dương cán bộ công chức lưu trư quản lý công tác thi đuam khen thưởng hoạt động lưu trư Thanh tra kiểm tra gải quyêt khiêu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trư Hợp tac quốc tê về lưu trư khu vực và thê giới: Khu vực và thê giới Lưu trư Anh với kho lưu trư tự động hiện đại là kho lưu trư hiện đại bậc nhất về ý tưởng và kỹ thuật; Lưu trư Mỹ ứng dung mạng xã hội đem tài liệu lưu trư đên gần với công chúng; Australia kêt hợp khéo léo Lưu trư với Giáo duc, công tác phòng cháy của Thư viện và Lưu trư Canada; Lưu trư Đức với kỹ thuật tu bổ tài liệu độc đáo… là bài học kinh nghiệm quý giá không thể bỏ quá, rất đáng để các nước tham khảo và học hỏi Tổ chức kiểm tra, hướng dãn các quy định của NN về LT 1.4.2 Hoạt động nghiệp vụ (lưu trữ thực hiện công việc) Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu phông LT quan là cứ vào đặc trưng phổ biên của việc hình thành tài liệu của phông lưu trư quan để phân chia chúng các khối, các đơn vị chi tiêt lớn nhỏ khác với muc đích quản lý và sử dung liệu quả phông LT đó 5) Xây dựng công cụ tra cứu Công cu tra tìm tài liệu lưu trư là phương tiện tra tìm tl va thông tin các lưu trư lịch sử và lưu trư hiện hành CCTT dùng để giới thiệu thành phần và nội dung của các kho lưu trư, dẫn địa tài liệu Hiện các loại công cu tra tìm áp dung phổ biên các lưu trư LL và hiện hành: muc luc hồ sơ, các bộ thẻ, sách hướng dẫn, các sở dư liệu Thu thập 6) Bảo quản tài liệu lưu trữ 12 Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn Bảo quản tài liệu là việc sử dung các biện tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để pháp KHKT tiên tiên kêt hợp với kinh nghiệm chuyển vào Lưu trư quan, Lưu trư lịch sử cổ truyền để kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho TL nhằm phuc vu các yêu cầu khai thác, sd tài liệu Bao gồm các nội dung: xây dựng và cải tạo kho lưu trư; trang bị trang Tbi Kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuạt bảo quản; tổ chức tài liệu lưu trư; là tu bổ phuc chê TLLL Trong đó Nd số và là nội dung khá quan trọng việc bảo quản TLLT Xác định giá trị 7) Tổ chức khai thác sử dung XĐGTTL là việc nghiên cứu tài liệu Tổ chức tài liệu LT sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm xác công tác quan trọng mục tiêu cuối cùng định thời hạn bảo quản và lựa chọn chúng để công tác lưu trữ bảo quản các lưu trư thuộc phông LTVN 1, tổ chức sử dung tài liệu LT tại phòng đọc Theo Luật LT: Xuất bản ấn phẩm lưu trư “14 Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá Thông báo giới thiệu trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, Triễn lãm, trưng bày tài liệu LT tiêu chuẩn theo quy định của quan có thẩm Cấp bản TLLT, bản chứng thực LT quyền để xác định tài liệu có giá trị 10 c) Trình cấp có thẩm quyền quyêt định về việc tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị (Quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị thực hiện theo mẫu tại Phu luc V) Thẩm quyền quyêt định cho tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị thực hiện theo quy định tại khoản Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiêt thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trư quốc gia, cu thể: - Cuc trưởng Cuc Văn thư và Lưu trư nhà nước quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trư Quốc gia; - Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trư Quốc gia quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị của quan, tổ chức; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trư tỉnh; - Người đứng đầu các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trư tỉnh quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị của quan, tổ chức; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị bảo quản tại Lưu trư huyện; - Người đứng đầu các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trư huyện quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị của quan, tổ chức mình; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị của xã; - Người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trư Quốc gia, Trung tâm Lưu trư tỉnh, Lưu trư huyện quyêt định cho phép tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị của quan, tổ chức mình Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Sau có quyêt định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hêt giá trị được thực hiện theo các bước sau: a) Đóng gói tài liệu hêt giá trị; b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hêt giá trị giưa người quản lý kho lưu trư và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị (theo mẫu tại Phu luc VI); c) Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hêt giá trị: có thể được thực hiện tại quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đên nhà máy giấy để tái chê; d) Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hêt giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phu luc VII) Lập và lưu hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Quy định tại điều 28 Luật lưu trư Hồ sơ huỷ tài liệu hêt giá trị gồm có: a) Quyêt định thành lập Hội đồng; b) Danh muc tài liệu hêt giá trị; tờ trình và bản thuyêt minh tài liệu hêt giá trị; c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiên của quan, tổ chức có tài liệu hêt giá trị; đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiên của quan có thẩm quyền; e) Quyêt định huỷ tài liệu hêt giá trị; g) Biên bản bàn giao tà i liệu hủy; h) Biên bản huỷ tài liệu hêt giá trị 24 Hồ sơ huỷ tài liệu hêt giá trị phải được bảo quản tại quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Nhưng cv chủ yếu để phân loại tài liệu phồng LT quan, lấy ví dụ minh họa một Pa phân loại tài liệu  Khái niệm, mục đích - Phân loại tài liệu phông lưu trư quan là cứ vào đặc trưng phổ biên của việc hình thành tài liệu phông lưu trư của quan để phân chia chúng các khối, các đơn vị chi tiêt lớn nhỏ khác với muc đich quản lý và sử dung hiệu quả phông LT đó - Muc đích: + Tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu: xđgt, chỉnh lý: giúp cho ng tham gia chỉnh lý nắm bắt đc khái quát lsu và hoạt động của đơn vị hình thành F và tỉnh hình F or khối TL + Quản lý chặt chẽ tài liệu LT + Tạo điều kiện cho việc tỏ chức sử dung tài liệu + Làm cứ cho việc xây dựng kê hoạch chỉnh lý phù hợp ( nhân lực, tg, sở VC) + Làm cứu ch việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vu cu thể: hướng dẫn phân loại, hướng dẫn XĐGT, PA phân loại,…  Nhưng công việc chủ yếu Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông Chọn và xây dưng các phương án phân loại tài liệu Phân loại tài liệu phông LT CQ I Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông a Khái niệm - LS đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vu cấu ổ chức qua các thời kỳ của quan tạo nên phông lưu trư - LS phông: là bản tóm tắt hình hình và đặc điểm của tài liệu của phông LT Ví du: DDHNVHN có phông: -> có bản lịch sử hình thành phông, b Nội dung Lịch sử đơn vị hình thành phông - Tên gọi chính xác của quan sản sinh tài liệu và thay đổi về tên gọi nêu có - Thời gian thành lập và thời gian ngừng hoạt động nêu có - Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và thay đổi nêu có - Cơ cấu tổ chức và thay đổi - Chê độ văn thư cơquan - Lề lối làm việc và quan hệ công tác Lịch sử phông - Tên phông lưu trư - Tài liệu có sớm nhất, muộn nhất - Khối lg tài liệu của phông ( đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý) - Số lượng tài liệu tưng năm, đơn vị tổ chức - Thành phần, nội dung tài liệu của Phông - Mức độ hoàn chỉnh của phông - Tình trạng phông - Các loại hình tài lieuj phông 25 Tài liệu để tham khảo - Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản pháp quy quy định chức nhiệm vu, quyền hạn và cấu tổ chức bộ máy của đơn vj hình thành phông và các đon vị cấu thành - Cac biên bản giao, nhận tài liệu từ cac dơn vị tỏ chức vào LT quan or lưu trư LS - SỞ sach thớng kê tài liệu - Sở đăng ký văn bản đên - Các quyêt định quy chê làm việc của đơn vị hinfht hành phông - Tài liệu của lãnh đạo quan qua các thời kỳ - Báo cáo khảo sát tài liệu và các tài liệu khác * PP soạn thảo - Thu thập các tài liệu cần thiêt để biên soạn 9(căn cứ vòa nội dung để tập hợp văn bản - Xây dựng đề cương của bản lịc sử đơn vị và lịc sử phông với các nội dung chính - Viêt bản thảo theo dề cươgn đã xây dựng - Kiểm tra, sưa chưa, bổ sung và hoàn thiện bản thảo * Lưu ý gộp or tách, bao gờm phần * Bản lịch sử đơn vị đc biên soạn lần (Khi TL đưa chỉnh lý lần đầu tiên), Nhưn lần chỉnh lý sau bổ sung nội dung chưa viêt ở lần trước II Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu - Các đặc trưng phân loại phông lưu trư quan + Đặc trưng cauas tổ chức + Đặc trưng ngành hoạt động + Đặc trưng về thời gian + Đặc trưng về địa dư Trong đó có các đặc trưng chủ yêu và thứ yêu; đặc trưng chủ yêu: phân loại nhóm lớn, chính; đặc trưng thứ yêu phâ loại nhóm nhỏ, phu Đặc trưng thứ yêu là sở để thành lập phương án phân loại TL - Các phương án phân loại tài liệu: - Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiên phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự xêp các nhóm tài liệu của Phông (mỗi phông sd phương án) Mỗi PA phân loại thường đc cấu tạo từ đặc trưng chủ yêu; PA thời gian – cấu tổ chưc PA cấu tổ chức, tg Cơ cấu tg-mặt hđ Cơ cấu mặt hoạt động - tg => đặc trưng chủ yêu: tgian, cấu, mặt hoạt động; Mỗi phông áp dung PA 1) Phương án tg –CCTC - Áp dung cho quan có cấu tổ chức rõ ràng ko ổn định, quan hoạt động thực tiễn - Theo phương án này, TL phông trc hêt đc phân chia theo thời gian sau đó tg, TL đc chia theo CCTC 2) PA CCTC-TG - Áp dung cho quan có cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, quan đã ngừng hoạt động 26 - Theo phương án này, TL phông trc hêt đc phân chia theo CCTC sau đó CCTC TL đc chia theo TG Ví dụ: Phân loại tài liệu của Bộ NN (1962-1965) B1: phân loại tài liệu theo đặc trưng CCTC I văn phòng II Vu kê hoạch thống kê III Vu tổ chức cán bộ lđ $ lương IV Vu tổ chức kỹ thuật V Vu vật giá B2: Phân loại theo tg đơn vị I VP -> I.2 1962….I.4 1965 B3 Phân chia TL theo đặc trưng thứ yếu (Vấn đề, tên loai, tg) Ví du: III Vu tổ chức cán bộ -> III.1 1962 -> III.1.1 TL tổ chức cán bộ B4 Phan loại theo đặc trưng nhóm TL (TL đạo hướng dẫn vè tở chức CB; TL về vấ đề tổ chưc; TL về vấn đề quản lý cán bộ) 3) Phương án TG –MHĐ - Áp dung cho quan có cấu tổ chức ko rõ ràng change, quan hđ - theo PA này, TL phông lưu trư trc hêt đ phân chia theo tg, sau đó tưng tg phân chia theo mặt hoạt động 4) PA MHĐ-TG - Áp dung cho quan có cấu tổ chức ko rõ ràng change, quan đã ngừng hđ - theo PA này, TL phông lưu trư trc hêt đ phân chia theo MHĐ, sau đó tưng MHĐ phân chia về TG => Cơ quan ngừng hđ: Tg sau; ngc lại => PA chưa đc chỉnh lys VD: ĐHNV mỗi đơn vị chức năng, nhiệm vu riêng-> ĐƯ điều kiện rõ ràng CCTC Tuy nhiên ko có sự ổn định -> Chọn PA Tg- CCTC => Như vậy để chọn phương án phân loại tài liệu chính xác cần phải cứ vào: + Kêt qả khảo sát lịch sử, đặc điểm về tổ chức của quan, tổ chức sản sih tài liệu; + Thực trạng khối tài liệu (phông tài liệu) đem chỉnh lý: số lượng tài liệu, mức độ lập hồ sơ, loại hình tài liệu, công cu tra tìm hiện có PP phân loại tài liệu PP gián tiêp: (thông qua tấm thẻ) PP này thường áp dung đối vs phông TL đã đc lập HS ở giai đoạn VT => Áp dung đối với phông tài liệu có số lượng Hồ sơ lớn, nội dung tài liệu phức tạp * PP trực tiêp (tiêp xúc trực tiêp vs tài liệu lưu trư); thường áp dung đối với phông chưa đc lập HS từ jai đoạn văn thư=> Ad đối vs phông TL có ố lượng HS ít, nd TL đơn giản Ưu Nhược Gián tiêp Trực tiêp - ko gian ko cần rộng -Chính xác khách quan - ko cần nhiều nhân lực - ko cần nhieuf HS -sau xêp xong -> Sắp xêp HS - ko gian, tg, nhân lực nhiều trùng vs thẻ -> Đôi xảy sai sót 27 III Các trường hợp phân loại TL phông lưu trũ quan HS là tập văn bản có liên quan đên về vđê, nhiệm vu, đối tượng, or có chung các đặc trưng: Tên loại, tg, tgian, địa điểm,… Trường hợp lập HS (t100) B1 Phân chia tài liệu theo đặc trưng thứ nhất của PA B2 Phân chia tài liệu theo đặc trưng thứ của PA B3 Phân chia tài liệu theo nhóm nhỏ của PA (Tương ứng vs hồ sơ) Đói vơi tài liệu riêng lẻ chưa đc lập HS: Tiên hành phân loại: cứ vào bảng hướng dẫn phân loại để chia tài liệu heo các bước: B1: Phân chia tài liệu theo các khối (Mặt HĐ or CCTC) B2: Phân chia TL vè nhóm lớn (Nhiệm vu mặt hđ or CCTC) B3 Phân chia tài liệu về nhóm vừa (Từng vấn đề cu thể) B4 Phân chia tài liệu về nhóm nhỏ (Từng cv cu thể) => Số lượng các bước nhiều hay ít tùy thuộc vào tài liệu đem phân chia 10 Tư vấn cho quan, tổ chức việc lựa chọn kho tàng, trang tbi bảo quản TLLT TLLT là loại tài liệu vô cùng quý giá có vai trò và tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động, NCKH, lịch sử,… chính vì vậy càn thiêt phải có cc để bảo quản Bảo quản tài liệu là việc sử dung các biện pháp KHKT tiên tiên kêt hợp với kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho TL nhằm phuc vu các yêu cầu khai thác, sd tài liệu Bao gồm các nội dung: xây dựng và cải tạo kho lưu trư; trang bị trang Tbi Kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuạt bảo quản; tổ chức tài liệu lưu trư; là tu bổ phuc chê TLLL Trong đó Nd số và là nội dung khá quan trọng việc bảo quản TLLT Kho lưu trư là nơi bảo quản tài liệu lưu trư Trong thực tê chúng ta gặp các dạng kho lưu trư sau: Kho lưu trư chuyên dụng: là dạng kho chứa đựng và bảo quản tài liệu lưu trư theo quy định Kho LT chuyên dung là công trinhg bao gồm: khu vực kho bảo quản TL; khu vực xử lý nghiệp vu lưu trư; khu vực hành chính; khu vự lắp đặt các trang thiêt bị kỹ thuật và khu vực phuc vu công chứng Theo quy định tị TT 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Ví dụ: Trung tâm lưu trữ lịch sử Tp Đà Nẵng nơi xây dựng kho chuyên dụng đại Kho lưu trư không chuyên dụng: là dạng kho được bố trín hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu ko theo quy định kho lưu trư CD Đây là dạng kho đặt tru sở làm việc của quan tổ chức Cần đảm bảo số yêu cầu về: địa điểm, S, môi trường, hệ thống điiện, bố trí phòng đọc,… Tư vấn cho Sở Tư pháp tỉnh Ninh Bình việc lựa chọn kho tàng, tbi bảo quản TLLLT sau: Xác định: Sở Nội vu tư pháp tỉnh Ninh Bình tru sở tại( Km số 3, Ql 1A, phường Đông Thành thành phố Ninh Bình) là quan lưu trư tài liệu của chính quan này hình thành nên chứ ko lưu trư TL lịch sử Kho lưu trư Sở thuộc kho LT ko chuyên dung I Về địa điểm - Chọn Kho LT đáp ứng đc các yêu cầu về bảo vệ, an toàn TL - ko bố trí TLLT ở tầng hầm hoặc tầng cùng của Sở 28 Sở Tư pháp gồm tầng: nên bố trí ở tầng 2-3 (vì sở ko có thang máy nên bố trí tâng cao quá khó vận chuyển), nên bố trí ở khối nhà A vì nơi đấy tập trung nhiều bộ phận thuộc sở (Khu nhà B bao gồm phòng của Sở) Tránh hướng Tây: Sở tư pháp đc xây gồm khối nhà khác khối hướng Quốc lộ 1A, khối hướng về đường Đinh Tiên hoàng cả khối đêu đc xây dựng ko phải hướng tây Nắng nóng, ánh sáng mặt trời hư hóng TL Tránh khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy: trạm biên áp, trạm bơm Bố trí đảm bảo gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho việc di chuyển TLLT: vậy tại Sở bố trí các phòng gần thang máy như: phòng A201, A301, II Về diện tích phòng kho - Diện tích phòng kho phu thuộc vào khối lượng TL cần bảo quản S sàn kho = số mét giá TL cần bảo quản/5 - Sở thì cần bảo quản 150m giá tài liệu=> diện tích sàn kho phải tầm 30m vuông III Về môi trường phòng kho bảo quản TL Đảm bảo các yêu cầu về Nhiệt độ: 20 (+-2) Độ ẩm: 50%+-5 Hiện Sở chưa đạt đc tiêu chuẩn này đề xuất mua thêm: điều hòa và máy hút ẩm - Nền móng nhà kho phải cao, vưng và mai phải dày, kín, cách chắn, hạn chê đc AS mặt trời, thời tiêt - hạn chê cửa sổ để tránh ánh sáng vào kho, ngoài cửa phải có lưới chống chắn bui, chuột, côn trùng xâm nhập vào kho Hiện ở Sở chưa có IV Hệ thống điện phòng kho - Tuyệt đối án toàn - Hệ thống điện kho nên sử dung cáp ngầm, có trường hợp chập cháy xảy các tia lửa điện ko ln rộng ngoài - Có phương tiện đóng ngắt điện chung cho toàn kho - Sở nên lắp thêm hệ thống báo động có cháy nổ; mua thêm bình chưa cháy chuyên dung bình khí hoặc bình bột V Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản - Xây dựng phòng đọc tùy thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho LT, đặc điểm của TL kho - Phòng đọc phải đặt ở nơi yên tính, thoáng mát, có đủ As thích hợp cho ng nghiên cứu LV - Phòng đọc cần phải có các TB như: giá đựngTL, tủ thẻ, bàn ghê, công cu tra tìm (Sơ nên sử dung MLHS) II Các trang thiết bị bảo quản: Giá bảo quản TLLT Theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2010 về giá bảo quản TL ban hành theo quyêt định soos1687/QĐBKHCN năm 2012 của Bộ KHCN công bố tiêu chuẩn quốc gia thì giá có kích thước 2000x1230x400mm với sai số +-2mm - Thép làm tấm khung phải có độ dày 40mm, các tấm đợt có độ dài 25mm, các giằng 30mm Chịu tải của giá tối thiểu 30kg 29 Hộp bảo quản Hộp bảo quản TL lưu trư giúp tránh bui và tác dung của as chiêu vào, hộp sd cho việc phân loại thống kê, kiểm tra tổ chức sử dung TL Theo tiêu chuẩn TCVN 9252:2010 về giá bảo quản TL ban hành theo quyêt định soos1687/QĐ-BKHCN năm 2012 của Bộ KHCN kích thước là: 350x250x125mm với sai số +- 2mm Hiện hộp bảo quản của Sở đúng quy chuẩn số hộp đã qá cũ-> mua Bìa hS Theo tiêu chuẩn TCVN 9251 :2010 về giá bảo quản TL ban hành theo quyêt định soos1687/QĐBKHCN năm 2012 của Bộ KHCN : 650 x 320mm ko tính kính thước tai và tai gồm phần tờ đầu 320x230 Gáy: 320x40 Sau: 320x230 tai dưới: 230x100 tai cạnh 320x150 11 Ý nghĩa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trư Khái niệm TLLT là gì: Tài liệu lưu trư là một di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trư thật sự phát huy giá trị được khai thác sử dung để phuc vu các mặt hoạt động khác của đời sống xã hội Chính vì vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư là nhiệm vu quan trọng của mọi quan, tổ chức Tổ chức tài liệu LT công tác quan trọng mục tiêu cuối cùng công tác lưu trữ Kniem Tổ chức sử dung tài liệu lưu trư là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trư phuc vu yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyêt nhiệm vu hiện hành của quan, tổ chức, cá nhân Thực hiện điều 29, Luật Lưu trư: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dung tài liệu lưu trư để phuc vu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” và điều 30: “Tài liệu lưu trư tại Lưu trư lịch sử được sử dung rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh muc tài liệu hạn chê sử dung và Danh muc tài liệu có đóng dấu các mức độ mật ” Tài liệu lưu trư là một di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trư thật sự phát huy giá trị được khai thác sử dung để phuc vu các mặt hoạt động khác của đời sống xã hội Chính vì vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư là nhiệm vu quan trọng của mọi quan, tổ chức Mục đích Tổ chức sử dung tài liệu LT nhằm biên các thông tin quá khứ tài liệu lưu trư thành thông tin, tư liệu bổ ích phuc vu yêu cầu nghiên cứu, phuc vu sự nghiệp xây dựng kinh tê, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử Ý nghĩa Tổ chức khai thác sử dung là hệ quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vu lưu trư Tổ chức khai thác sử dung là sở dể đánh giá các quy trình nghiệp vu lưu trư trước đó 30 Để đáp ứng nhu cầu khai thác sử dung TLLT ngày càng đa dạng phong phú thì các quan lưu trư phải đẩy mạnh các nghiệp vu thu thập, phân loại, thống kê, xây dựng cc tra tìm,…Như vậy, khai thác sử dung TL là động lực mạnh mẽ để thúc ddayar các công tác nghiệp vu lưu trư phát triển Tổ chức sử dung tài liệu có hiệu quả tài liệu LT có tác dung thiêt thực tiêt kiệm tgian, công sức, tiền của cho NN và nhân dân: (Xem phần ý nghĩa TLLT) Tổ chưc sử dung tài liệu là cầu nối giưa lưu trư với xã hội, với nhân dân tăng cường vai trò xã hội của công tác lưu trư Thông qua việc tổ chức, sử dung tài liệu LT Các cqq, tổ chức, công dân nhận thức đc vị trí và tầm quan trọng của TLLT công tác lưu trư từ đó xây dựng ý thức trách nhiệm việc bảo quản an toàn TLLT Tổ chức và sử dung tài liệu ko mang lại lợi ích thiêt thực mà còn mang lại nhiều lợi ích cho kho lưu trư, từ đo tạo nên nguồn động viên hưu hiệu cho cán bộ ngành lưu trư cả vật chất và tinh thần 12 Hình thức tổ chưc sử dụng TLLT tại phòng đọc và hình thức cấp bản sao, bản chứng thực TLLT 1, Khái niệm Tài liệu lưu trư là một di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trư thật sự phát huy giá trị được khai thác sử dung để phuc vu các mặt hoạt động khác của đời sống xã hội Chính vì vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư là nhiệm vu quan trọng của mọi quan, tổ chức Tổ chức tài liệu LT là một công tác quan trọng nhất và muc tiêu cuối cùng của công tác lưu trư Kniem Tổ chức sử dung tài liệu lưu trư là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trư phuc vu yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyêt nhiệm vu hiện hành của quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu lưu trư là một di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trư thật sự phát huy giá trị được khai thác sử dung để phuc vu các mặt hoạt động khác của đời sống xã hội Chính vì vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư là nhiệm vu quan trọng của mọi quan, tổ chức Các hình thức 1, tổ chức sử dung tài liệu LT tại phòng đọc Xuất bản ấn phẩm lưu trư Thông báo giới thiệu Triễn lãm, trưng bày tài liệu LT Cấp bản TLLT, bản chứng thực LT Tổ chức sử dụng tài liệu LT tại phòng đọc Trong các hình thức kể trên, việc phuc vu sử dung tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiên hành thường xuyên và phổ biên nhất Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và quan lưu trư  Điều kiện áp dụng Là một hình thức chủ yêu được áp dung phổ biên nhất LTLS và LTHH  Yêu cầu đối với phòng đọc Về quy mô phòng đọc: phu thuộc vào quy mô của kho LT và đặc điểm tài liệu của kho LT 31 Về địa điểm: phải đặt nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ as thich hợp cho độc giả làm việc về trang thiêt bị: phải có trang tbi tốt, tạo điều kiện tìm kiêm tl nhanh cho độc giả, ìm kiêm chính xác, đầy đủ tài liệu theo yêu cầu Rút ngắn tg nghiên cứu, tăng suất lao động thiêt bị của phòng đọc gồm: bàn ghê, quạt, điều hòa, giá đựng tl tủ thẻ, công cu tra cứu khoa học khác để để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả Nhưng kho LT có bảo quản TL micro phim, đĩa CD- ROM thì phòng đọc phải có máy đọc TL đó Ngòa r phòng đọc phải có TL tra cứu bổ trợ như: các tác phẩm kinh điển, văn kiện quan trọng của Đảng, nhà nước, công báo, từ điển, tạp chí quan trọng liên quan đên chức kho lưu trư  Đối tượng phục vụ Đối tượng phuc vu phòng đọc các lưu trư nói chung rộng rãi, phòng đọc các lưu trư lịch sử tiêp nhận độc giả từ các quan nước, nước ngoài, tiêp nhận quần chúng nhân dân đên khai thác, sử dung tài liệu LT Phòng đọc lưu trư hh chủ yêu phuc cu CBCC của quan đó Hướng tới đối tượng có nhiều tg cần khai thác nhiều tài liệu theo chủ đề (nhà nghiên cứu, sv, cán bộ hưu trí) Trách nhiệm của đôc giả + Thực hiện đầy đủ các thủ tuc, chấp hành quy định của PL và của quan lưu trư lịch sử về sử dung tài liệu + không được phép chup hình t, tẩy xóa, viêt vẽ làm nhàu, gấp, xé làm bẩn làm đảo lộn trật tự tài liệu HS quá trình sử dung + bảo vệ an toàn TL nêu thấy có hành vi gây thiệt hại về tài sản; làm hư hại TL phải chịu tn theo quy định của Pl hiện hành + Trả lệ phí sử dung theo QĐ của PL Trách nhiệm của viên chức phòng đọc (TT20/2014/tt-bnv) Làm thẻ đọc giả Thực hiện các thủ tuc phuc vu độc giả sử dung tài liệu Hướng dẫn độc giả sủ dung công cu tra tìm Quản lý TL đưa phuc vu độc giả Qly hệ thống số, biểu mẫu đki, qly phuc vu độc giả TL Lập HS quản lý việc sủ dung TL của độc giả tại Phòng đọc  Quy trình thực hiện Điều Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc a) Độc giả đên sử dung tài liệu tại Lưu trư lịch sử phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiêu; trường hợp sử dung tài liệu để phuc vu công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của quan, tổ chức nơi công tác b) Độc giả ghi các thông tin vào Phiêu đăng ký sử dung tài liệu Phiêu đăng ký sử dung tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phu luc số I Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu a) Độc giả hoàn thành thủ tuc đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu Sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phu luc số II; Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viêt phiêu yêu cầu sử dung tài liệu 32 b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dung tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trư lịch sử phê duyệt c) Sau hồ sơ đề nghị sử dung tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dung Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu Cấp bản TLLT, bản chứng thực LT  Điều kiện áp dụng Khái niệm Chứng thực LT là xác nhận của quan, tổ chức hoặc LTLS về nội dung thông tin hoặc bản tài liệu LT LCQ hoặc LTLS quản lý Bản TLLT, bản chứng thực Lt có giá trị TLLT gốc các quan hệ giao dịch Điều 33 Sao tài liệu lưu trư, chứng thực lưu trư (Luật) Việc tài liệu lưu trư và chứng thực lưu trư Lưu trư quan hoặc Lưu trư lịch sử thực hiện Người có thẩm quyền cho phép sử dung tài liệu lưu trư cho phép tài liệu lưu trư Chứng thực lưu trư là xác nhận của quan, tổ chức hoặc Lưu trư lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản tài liệu lưu trư Lưu trư quan hoặc Lưu trư lịch sử quản lý Cơ quan, tổ chức, Lưu trư lịch sử tài liệu lưu trư, chứng thực lưu trư phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản tài liệu lưu trư, bản chứng thực lưu trư Người được cấp bản tài liệu lưu trư, bản chứng thực lưu trư phải nộp lệ phí Bản tài liệu lưu trư, bản chứng thực lưu trư có giá trị tài liệu lưu trư gốc các quan hệ, giao dịch  Các hình thức cấp bản sao, chứng thực Bản TL bao gồm: bản ko chứng thực và bản có chứng thực theo yêu cầu của độc giả TL đc hình thức: chup, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ or phàn nội dung tt của VB, TL từ nguyên bản TLLT Hình thức chứng thực TL: chứng thực bản nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản phần nội dung tt của vb tài liệu  Quy trình thực hiện: Tại lưu trư LS - Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa lưu trư của tài liệu bảo quản tại Lưu trư lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Muc luc hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký Sổ chứng thực Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện Dấu chứng thực 33 Chứng thực bản đúng với nguyên bản hồ so lưu trư Tài liệu được từ Phông: Muc luc số:… Hồ sơ số….Tờ số… Số chứng thưc:… Ngày tháng năm NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS Chứng thực bản một phần của văn bản tài - - liệu hồ sơ LT Nội dung văn bản được từ Phông: Muc luc số:… Hồ sơ số….Tờ số… Số chứng thưc:… Ngày tháng năm NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trư lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của quan Lưu trư lịch sử - Trang đầu tiên của bản đóng dấu bản vào chỗ trống phía bên phải Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau chứng thực phải được đóng dấu giáp lai - Cơ quan Lưu trư lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm cứ đối chiêu cần thiêt - Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản tài liệu - Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có: - Phiêu Yêu cầu chứng thực tài liệu; - Bản lưu, bản chứng thực tài liệu  Đối tượng phục vụ Các quan, cá nhân cần xác minh vấn đề đã xảy quá khứ, nhung bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào sự chứng nhận của phòng, kho lưu trư sở TLLT còn giư để làm = chứng 13 Vai trò của thống kê lưu trư quan, tổ chức và cho biết đối tượng thống kê lưu trư Thống kê TLLT là áp dung các phương pháp và công cu chuyên môn để xac định số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang tbi bảo quản tài liệu các kho lưu trư để ghi vào phương tiện thống kê 13.1 Vai trò của thống ke TL lưu trư một quan Để ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Đào tạo, tuyển dụng nhân - tổ chức nhân sự làm công tác văn thư Để bố trí kho tàng Để mua sắm các trang tbi bảo quản 34 Để xây dựng và triển khai nghiệp vụ 1.3.2 Đối tượng Căn thông tư 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trư và tài liệu lưu trư Theo đó đối tượng thống kê của công tác lưu trư được Quy định tại K2D3 TT này Bao gồm Văn bản đạo và hướng dẫn nghiệp vu công tác lưu trư Tổ chức lưu trư Nhân sự làm công tác lưu trư Tài liệu lưu trư Thu thập và loại hủy tài liệu Tổ chức sử dung tài liệu lưu trư Kho lưu trư, trang thiêt bị dùng cho lưu trư Đối tượng thống kê Đơn vị thống kê Các văn bản đạo và hướng dẫn nghiệp vu Văn bản công tác lưu trư; Tổ chức lưu trư; Phòng/Trung tâm Tổ/Bộ phận Nhân sự làm công tác lưu trư Người Tài liệu lưu trư: + Tài liệu hành chính Chưa lập hồ sơ: mét giá; Lập hồ sơ: hồ sơ + Khoa học, công nghệ - kỹ thuật + Nghe nhìn Ảnh: bức, phim: cuộn… + Điện tử Thu thập và loại hủy tài liệu Tổ chức sử dung tài liệu lưu trư Giống tài liệu lưu trư Sử dung tại chỗ: lượt/người; Cấp bản sao, chứng thực lưu trư: số lượng bản cấp, chứng thực; Triển lãm: số lượng triển lãm Kho lưu trư và trang thiêt bị bảo quản tài liệu M2 lưu trư Câu 14 Khái niệm mục lục hồ sơ Các loại mục lục hồ sơ Cách lập và cho ví dụ Công cu tra tìm tài liệu lưu trư là phương tiện tra tìm tl va thông tin các lưu trư lịch sử và lưu trư hiện hành CCTT dùng để giới thiệu thành phần và nội dung của các kho lưu trư, dẫn địa tài liệu 35 Hiện các loại công cu tra tìm áp dung phổ biên các lưu trư LL và hiện hành: muc luc hồ sơ, các bộ thẻ, sách hướng dẫn, các sở dư liệu Khái niệm Muc luc HS là một công cu tìm chủ yêu công tác lưu trư MLHS là công cu dùng để tra tìm TLLT, dùng để thông kê, dùng để quản lý TL các TL Vì vậy MLHS là công cu phổ biên đối với mọi tài liệu tác dụng Muc luc hồ sơ giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung, tài liệu lưu trư, dẫn địa hờ sơ Ví dụ: Khi chúng ta muốn tra tìm loại TL kho, đọc mục lục để biết có loại tài liệu ko? Thành phần nội dung Ở phông nào, giá Hướng dẫn cán bộ xêp hồ sơ lên giá một cách khoa học, Khi xêp lên giá cán bộ lưu trư việc nhìn vào muc luc luc hồ sơ và tuân tủ theo nguyên tắc quay mặt vào giá xêp từ xuống từ trái qua phải thì HS đc xêp khoa học dễ dàng cho việc tìm kiêm và sử dung Đối với phông đã đc chỉnh lý MLHS dùng để cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phan loại tài liệu phông LT Thống kê số lượng hồ sơ hiện có lưu trư, qua đó làm cứ xây dựng kê hoạch công tác lưu trư một cach khoa học kê hoạch xây dựng kho tàng, trang thiêt bị lưu trư,… Thống kê và tra tìm các HS của một phông, đơn vị tổ chức (1 mặt hđ) của đơn vị hình thành phông, một sưu tập tài liệu or phông lưu trư liên hợp => MLHS vừa là công cu tra tìm để thống kê để quản lý tài liệu lưu trư MLHS chứa đựng thông tin cấp về TLLT MLHS thống kê tài liệu phạm vi phồng LT, ko thống kê tài lieuj của nhiều phông LT bản MLHS Các loại mục lục hồ sơ Căn cứ vào nội dung của bản muc luc hồ sơ ta có thể chia chúng các loại sau: loại MLHS giơi thiệu toàn bộ HS của một phông LT Ví du: MLHS trường cao đẳng Nội vu từ năm 2005 đên năm 2011 loại MLHS giơi thiệu toàn bộ HS của phông LT theo thời gian Ví du: MLHS Trường Trung học VT-LT TW I từ năm 1971 đên năm 1975 MLHS : 1976-1990 Hay MLHS Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh bình từ năm 2005-2010; 2010 -2015… Loại MLHS giơi thiệu toàn bộ HS của PLT theo cấu tổ chức or theo mặt hoạt động Ví du: MLHS về công tác đào tạo trường THVTLTTWI từ nam 1971-1975 Hay MLHS về công tác công nghiệp của UBND tỉnh Ninh Bình từ năm 2010-2015 Cách lập Cấu tạo muc luc HS bao gồm phần tờ bìa Tờ nhan đề Tờ muc luc Lời nói đầu Bảng chư cái viêt tắt Bảng dẫn Bảng kê các HS Phần tổng kêt muc luc 36 Theo lý thuyêt thì ko có phần thời hạn bq vì lập bảng thbq riêng Nhưng thực thê các quan để thbq * Cách lập Việc lập MLHS theo loai hình nào là tùy thuộc vào đặc điểm của tài liệu PLT Tình hình tổ chức chỉnh lý tài liệu của nó và đơn vị hình thành phông hoạt động hay đã giải thể Cu thể sau Đối với PLT có khối lượng tài liệu ít đc chỉnh lý một lần, thời gian hoạt động ngắn thì toàn bộ HS được lập thành một muc luc HS Ví du: Phông lưu trư trường Cao đẳng Nội vu Hà Nội ….lập MLHS theo PP này Loại đối với LT có khối lượng TL nhiều, chỉnh lý nhiều lần, thì mỗi lần chỉnh lý đc lập thành MLHS Ví du: MLHS Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh bình từ năm 2005-2010; 2010 -2015… Loại Đối với đơn vị hình thành phông hđ có chức năng, nhiệm vu và CCTC ít có sự thay dổi thì MLHS thường lập cho đơn vị, tổ chức của Nó hay mặt hoạt động của nó Ví du: MLHS về công tác công nghiệp của UBND tỉnh Ninh Bình từ năm 2010-2015; MLHS về công tác Ngân sách NN của Bộ Tài chính từ năm 2005-2010 * lưu ý:  Nêu phông lưu trư có khối lượng TL mật tương đối lớn thì có thể lập thành muc luc hồ sơ riêng  Nêu phông lưu trư có nhiều loại hình TL khác nhau, với khối lượng lớn thì mỗi loại hình được lập thành hồ sơ riêng: ví du: MLHS về tài liệu nhân sự, tài liệu kê toán, về TL nghe nhìn,…  Trong trường hợp một số phông đã lập muc luc HS phát hiện thêm một số tài liệu cần đưa vào ML thì xử lý sau; + TL có nhiều, có vị trí quan trọng=> lập MLHS + khối lượng HS ít ghi thêm vào cuối bản ML hiện có  Cấu tạo Tờ bìa 2, Tờ nhan đê KHO LT TRƯỜNG… 3, Tờ mục lục: PHÔNG ghi trangTRƯỜNG của các chương đè muc MLHS CĐ Lời nói đầu: NêuMỤC tóm LỤC tắt nộiHSdung bản lịch sử hình thành phơng lịch sử đv hình thành phơng Nêu kêtPHƠNG cấu mucTRƯỜNG luc nội dug CĐchủ yêu của hồ sơ ML (2005-2011) Bảng chữ cái viêt tắt: là viêt tắt các cum tư dài lặp lại nhiều lần Hà Nội, tháng 10/2012 Cấu tạo bảng gồm phần: Bảng chỉ dẫn: là dẫn địa tra tìm các HS có đề cập đên sự việc, vu việc, vấn đề, địa danh, cá nhân, ng nổi tiêng th đc khai thác sd nên có lời gthic Bảng kê tiêu đề HS: Gồm cột (Nêu ML đồng nhất thbq); cột nêu # VD: Mục lục Phơng lưu trữ UBND ỉnh Ninh Bình nhiệm kỳ 2010-2015 Cặp/hộp HS số Tiêu đề Tgbđ và Số tờ 37 THBQ Ghi chú số HS 1) 2) tgkt 3) 4) 5) 6) 7) Phần tổng kêt mục lục: là thông tin về số lượng hồ sơ ML, tg của ML, Họ và tên ng soạn ML; Sau lập HS xong phát hiện HS mơi thì thì đưa vào phần cuối của mục lục: sau tờ tông kêt ghi SL đc bổ sung Y/C: Mục lục đánh máy vi tính chế điện tử thành đóng khung bản để khoLT bản để ở phòng khai thác sd bản gửi lên cấp nêu có y/c 38 ... HS về tỏ chức BM HS quản lý công tác hội HS công tác QL DN III Phòng Xây dựng quyền công tác niên HSTL về công tác tổ chức chính quyền TL về công tác địa giới TL về cơng tác... cứu và tìm hiểu về công tác đào tạo bồi dường đại học và sau đại học lĩnh vực công tác nội vu,… Nội dung công tác lưu trư 1.4 Nội dung công tác lưu trư (Xuất phát từ... phông LT đó 5) Xây dựng công cụ tra cứu Công cu tra tìm tài liệu lưu trư là phương tiện tra tìm tl va thông tin các lưu trư lịch sử và lưu trư hiện hành CCTT dùng để giới thi ̣u