Về kinh tê - tài liệu lưu trũ được sử dung để điều tra tài nguyên thiên nhên đuah chất, thổ nhương, tàinguyên, rừng biển làm cơ sỏ để lập quy hoạch phát triển kinh tê
Trang 1ĐỀ CƯƠNG CỦA HBB
1 Các khái niệm:TLLT, PLT, CTLT
2 Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu LTLT
3 Điều kiện TL phồng LT cơ quan Ví du
4 Nội dung công tác lưu trư
5 Thu thập TL vào LT cơ quan liên hệ thực tê
6 Nội dung và cách xác định tiêu chuẩn XĐGTTL (tc 1,2,3)
7 Hội đồng xác định giá trị tài liệu
8 Muc đích, ý nghĩa và quy trình tiêu hủy tài liệu
9 Nhưng cv chủ yêu để phân loại tài liệu phồng LT cơ quan, lấy ví du minh họa một Pa phân loại tài liệu
10 Tư vấn cho 1 cơ quan, tổ chức trong việc lựa chọn kho tàng, trang tbi bảo quản TLLT
11 Ý nghĩa tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư
12 Hình thức tổ chưc sử dung TLLT tại phòng đọc và hình thức cấp bản sao, bản chứng thực TLLT
13 Vai trò của thống kê lưu trư trong 1 cơ quan, tổ chức và cho biêt đối tượng thống kê trong lưu trư
Câu 14 Khái niệm muc luc hồ sơ Các loại muc luc hồ sơ Cách lập và cho ví du
Trang 21 Các khái niệm:TLLT, PLT, CTLT
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trư
Nguồn thông tin bằng văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiêu trong đờisống Con người đã nhận thức được vai trò quan trọng này và đã biêt giư lại nhưng văn bản quan trọngđể sử dung khi cần thiêt
Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú thì các hình thức phản ảnh
tư duy bằng văn bản ngày càng da dạng Vì vậy việc quản lý lưu trư và sử dung tài liệu lưu trư càngcần thiêt Đó chính là nhu cầu đòi hỏi của con người ngày càng phải quan tâm đên tài liệu lưu trư Đóchính là cơ sở hình thành các khái niệm liên quan đên lưu trư
* Khái niệm tài liệu
Điều 2 Luật lưu trư 2011 “
Các khái niệm liên quan đến lưu trữ được giải thích tại Luật số 01/2011/QH13 Luật lưu trữ ngày 11/11/2011 của QH (sau đây gọi tắt là Luật Lưu trữ 2011)
“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiêt kê, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểuthống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảotác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viêt tay; tranh vẽ hoặc in;ấn phẩm và vật mang tin khác.”
Ví du: Văn bản Quy định chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vu
Khái niệm tài liệu lưu trư k3d2 Luật Lưu trư 2011
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phuc vu hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trư
Tài liệu lưu trư bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chínhthì được thay thê bằng bản sao hợp pháp.”
+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phuc vu hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
+ Thông tin được lựa chọn: tài liệu thì có số lượng rất nhiều, ko phải mọi tài liệu đều được đưavào LT TL nào có giá trị lưu trư thì mới được lựa chọn để đưa vào lưu trư
Ví du: Quyêt định thành lập Sở Nội vu tỉnh NB là tài liệu có giá trị và được lựa chọn để đưavào lưu trư tại Sở
- Tài liệu liên quan đên việc làm bánh của cửa hang ở Xuân Đỉnh ko được đưa vào lưu trư (trừtrường hợp nó liên quan đên làng nghề) thì không được đưa vào lưu trư do thông tin chỉ là TT ko cógiá trị
1.1.2 Phông lưu trư
Khái niệm phông lưu trư K6D2 Luật Lưu trư 2011
“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức hoặc của cá nhân.”
Ví du: Phông lưu trư Trường Đại học Nội vu HN
Phong lưu trư Bộ Nội vu
Phông lưu trư Chủ tịch Hồ Chí Minh
Trang 3« Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư của nước Việt Nam, không phu
thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chê độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin
Phông lưu trư quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trư Đảng Cộng sản Việt Nam và Phônglưu trư Nhà nước Việt Nam » (K7)
8 Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành trong quá
trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chứcchính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổchức chính trị - xã hội
9 Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trư được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xãhội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tê, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêubiểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước
Phông lưu trư Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trư của cơ quan, tổ chức, cá nhân quyđịnh tại khoản này
1.1.3 Công tác lưu trư
CTLT ở nước ta vốn được quan tâm từ rất sớm với việc xây tàng thư lâu ở triều Minh Mạng vàkhởi sắc nhất là ở triều nhà Nguyễn
CTLT là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả lĩnh vực về lý luận, thực tiễn, pháp chêliên quan đên việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dung TLLT nhằm phuc
vu công tác quản lý, nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân
+ Lý luận là nhưng kiên thức liên quan đên lĩnh vực lưu trư Ví du hoạt động dạy và học môncông tác lưu trư
+ Pháp chê : nghien cứu các văn bản quy định : Luật, Nghị định, Hướng dẫn… liên quan đêncông tác này
+ gồm 3 hoạt động : tổ chức khoa học tài liệu ; bảo quản TLLT ; Tổ chức khai thác và sử dungtài liệu : quyêt định tuyển dung viên chức được Sở lưu trư, khi có anh A bị mất quyêt định tuyển dungđên sở xin bản sao
+ muc đích : phuc vu,… công tác lưu trư ra đời do đòi hỏi khách quan của công việc quản lý,bảo quản, tổ chức, sử dung tài liệu lưu trư để phuc vu xã hội
- Công tác lưu trư ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản vầ tổ chức sử dungtài liệu để phuc vu Xh Vì thê công tác lưu trư là một mắt xích ko thể thiêu trong hoạt động củaBMNN
- Ở nc ta công tác lưu trư thực hiện 2 nhiệm vu sau :
+ Thực hiện các nhiệm vu QLNN về lưu trư
+ Thực hiện các nhiệm vu sự nghiệp LT như : tt, bổ sung TL LT ; bảo quản bảo vệ an toàn và tổchức khai thác sử dung TL
2 Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu LTLT
1 Tầm quan trọng, khái niệm
2 Đặc điểm
1) Chứa đựng thông tin quá khứ
- Thông tin là “sự phản ánh và biên đổi nhưng phản ánh thu nhận được thành sự hiểu biêt vềnhưng sự vật, hiện tượng
Trang 4- Thông tin quá khứ là thông tin phản ánh cái đã qua Phản ánh thành tựu lao động sáng tạo củanhân dân các thời kỳ khác nhau ghi lại nhưng hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc nhưng cốnghiên to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiêng Tái hiện các sự kiện bằnghình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dung.
- Vì hồ sơ tài liệu được nộp vào lưu trư cơ quan sau khi công việc kêt thúc, cho nên thông tintrong tài lưu trư phản ánh quá khứ
Ví dụ: phông lữu trữ cá nhân: phản ánh tiểu sử, quá trình hoạt động của cá nhân đó; của cơ quan: quá trình hình thành phát triển của cơ quan.
- Ví du : trường địa học nội vu hà nội TLLT sẽ phản ánh quá trình hình thành và phát triển củatrường như : ai thành lâp ? thành lập khi nào ? đổi tên bao nhiêu lần,…
2) Độ chính xác cao
- Xét riêng về thông tin thì TLLT là thông tin cấp 1 : thông tin khách quan, trực tiêp về đối tượngsự việc diễn ra Ví du bức ảnh chup ngay trong phòng thi bây giờ
- Dể ban hành ra mỗi văn bản thì chính cơ quan tổ chức đã phải thực hiện 1 quy trình mới có thể
ST ra : từ thu thập xử lý thông tin đên,… -> bản thân mỗi văn bản khi hình thành ra đã là nhưng thôngtin độ chính xác
- Mà TLLT là TL đc lựa chọn để đưa vào LT Tức là các vb hình thành ko phải VB, TL nào cũng
đc đưa vào lưu trư mà còn phải đc lựa chọn qua các giai đoạn lưu trư khác nhau mới có thể trở thànhtài liệu lưu trư
- Mặt khác theo định nghĩa nó là bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp nên có độ chính xác làrất cao chúng mang nhưng bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao như bút tích của tácgiả, chư ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, ngày tháng và địa danh làm ra tài liệu Nghiêncứu, khai thác sử dung tài liệu lưu trư là được tiêp cận dần đên chân lý, tiêp cận gần tới sự thật lịch sử
- Bởi vì nó được sản sinh ra cùng với thời điểm của sự vật, hiện tư¬ợng mà nó phản ánh Với đặcđiểm đó, tài liệu lưu
- trư chứa đựng nhưng thông tin cấp một và đ¬ược đảm bảo tính chính xác, trung thực bằng cácyêu tố thể thức mang tính pháp lý
- Tài liệu lưu trư, là nhưng bản chính có đầy đủ các yêu tố thể thức văn bản Tuy nhiên,trong trường hợp không có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như¬ bản chính để thay thê
- Trong thực tê có nhưng tài liệu được sản sinh trong điều kiện lịch sử không cho phép đạt đượctất cả nhưng yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng Thí du: Tài liệu lưutrư của UBHC cấp xã ở thời kỳ trước năm 1954 có nhưng văn bản được viêt tay hoặc đánh máy chư, inRônêô nhưng có nội dung giá trị thì vẫn được bảo quản vĩnh viễn
3) Được nhà nước quản lý tập trung thông nhất
Vì nó được xác định la tài sản quốc gia
Điều 3 Nguyên tắc quản lý lưu trư
1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam
2 Hoạt động lưu trư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
3 Tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê
Do việc quản lý thống nhất thông qua hệ thống kho và các cơ quan chức năng từ trung ươngđên địa phương;
- Có văn bản hướng dẫn thống nhất về mặt nghiệp vu
- Nhà nước thống nhấ quản lý tài liệu phông lưu trư quốc gia việt nam
- Hoạt động được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
Trang 51 Về chính trị: đây là ý nghĩa quan trọng bậc nhất
1 TLLT đc các giai cấp thống trị sử dụng tài liệu LT làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại giai cấp đối địch Vì vậy tài liệu được sản sinh ra trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bản chất giai cấp Ví du: Hiện nay UBND cấp xã cũng đã sử dụng tài liệu lư¬u trữ để phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ tr¬ương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; tuyên truyền giáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống địa phương cho các thế hệ trẻ
2 Đảng, nhà nước sử dung tài lệu lưu trư để quản lý nhà nước, bảo vệ quyền lợi của nhân dânlao động, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước đấu tranh chống lại kẻ thù, cắm mốcbiên giới
Ví dụ: Khai thác sử dụng loại bản đồ, văn bản ký kết của quốc gia, van bản thu thuế của nhân dân vùng biên giới.
Ví dụ: ngành lưu trữ tổ chức triển lãm “Hoàng sa- trường sa của Việt Nam những bằng chứng lịch sử và pháp lý” đã lựa chọn:
9 châu bản của vương triều Nguyễn, có niên đại từ triều Minh Mạng (1820-1841) đến triều Bảo Đại (1925-1945) phản ánh quá trình xác lập và bảo vệ chủ quyền một cách liên tục dưới triều Nguyễn,
do Ủy ban Biên giới Quốc gia (Bộ Ngoại giao) nghiên cứu, tuyển chọn, biên dịch, công bố và do nhà nghiên cứu Phan Thuận An sưu tầm, hiến tặng…
Các văn bản do triều đình phong kiến Việt Nam ban hành từ thế kỷ XVII đến đầu thế kỷ XX, khẳng định Việt Nam đã xác lập và thực thi chủ quyền liên tục hòa bình đối với hai quần đảo Hoàng
Sa và Trường Sa.
3 Để quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực đều khai thác và sử dụng TLLT:Vấn đề dất đai: lưu trữ sở TN MT
3 là bằng chứng tố cáo âm mưu tội ác của Mỹ và pháp
4 Để cơ quan chức năng nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng, trong các lĩnh vực đểổng kêt đánh giá và xác định đường lối của giai đoạn tiêp theo
2 Về kinh tê
- tài liệu lưu trũ được sử dung để điều tra tài nguyên thiên nhên (đuah chất, thổ nhương, tàinguyên, rừng biển) làm cơ sỏ để lập quy hoạch phát triển kinh tê văn hóa từng vùng và toàn quốc: việcquy hoạch vùng kte trọng điểm
Ví dụ: nước ta chủ trương dự án đầu tư khai thác than ơ Quảng Ninh: trên cơ sở tài liệu lưu trư đã có ghi chép trữ lượng than ơ đây rất lớn và kế thừa kêt quả nghiên cứu của thực dân pháp về trữ lượng thian tại đây.
- Trong lĩnh vực xây dựng sử dung TLLT để nâng cấp tu bổ sửa chưa thiêt kê mới:
Ví du: khi nhà máy thủy điện hòa bình cần trùng tu hay sửa chưa cần sử dung tai liệu vwf thiêt kênhà máy cũng như tài liệu về các lần trung tu sửa chưa trước làm căn cứ để trùng tu, naag cấp sửachưa
- Sử dung TLLT có thể rút ngắn được đối tượng khảo sát, thiêt kê giẩm chí phí và công sức thicông quản , lý và sửa chưa công trình hư hỏng,
- khai thác và sử dung nhưng thông tin trong TLLT làm căn cứ cơ sở để giải quyêt đền bù thỏa và
chính xác: ví dự như khi tỉnh NB có chủ trương làm đường liên huyện giữa 2 huyện Nho quan và gia viễn gia đình ông A Có 1 khu vườn thuộc dienj tich giải tỏa cắn cứ vào tài liệu lưu trữ để xác định xem đấy có phải đất thổ cư nhà ông A hay thuộc diện đất khác để tiến hành đền bù thỏa đáng.
Trang 6* đối vơi doanh nghiệp
Doanh nghiệp chủ yêu hướng tới yêu tố doanh thu, lợi nhuận Trong đó cả 2 loại tài sản hình thành ởdoanh nghiệp đó là tài sản vô hình và tài sản hưu hình đều được đảm bảo bởi tài liệu lưu trư,
Ví dụ khi Apple và Samsung diễn ra tranh chấp bản quyền sở hữu trí tuệ giữa tính năng touch ID của điện thoại SmartPhone Apple đưa ra những TLLT chứng tỏ đã đăngký sở hữu trí tuệ trướ Samsung.
- Trong lĩnh vực tuyển dung nhân sự để có thể tuyển dung họ cần có cơ sở là tài liệu lưu trư để xemnhân thân, kinh nghiệm, bằng cấp của ứng viên
- Khi đấu thầu doanh nghiệp đưa ra bằng chứng là nhưng tài liệu lưu trư chứng minh năng lực, kinhnghiệm,… của mình để tạo ra ưu thê so với đối thủ cạnh tranh
3 Về khoa học
- Tài liệu lưu trư được sử dung để làm tư liệu tổng kêt các quy luật vận động và phát triển của sự vât,hiện tượng trog tự nhiên, trong xã hội và tư duy Tài liệu LT có ý nghĩa và tác dung đặc biệt trongnghiên cứu lịch sử
Ví du: Giáo sư Ngô Bảo Châu ko tự nghĩ ra bài toán mà dựa trên tài liệu lưu trư trước đó chính là bàitoán mà ông giải được để nhận giải toán học Fields
- Khoa học lịch sử là một trong nhưng ngành sử dung nhiều tài liệu lưu trư TLLT là nguồn sử liệu đặcbiệt có giá trị và độ tin cậy cao nhất giúp cho hà sử học tái hiện lại lịch sử, x Ví du: dựng phim sử thi
- xác minh chính xác các sự kiện, nhân vậ, khi phuc lại lịch sử vì thê: ví du như nhờ tài liệu nghe nhìnvề việc cxe tăng tiên vào dinh độc lập mà người ta có thể đính chính lại sự việc xe tăng nào mới là xe
tăng đầu húc đổ dinh độc lập Năm 1975, xe tăng nào vào dinh Độc Lập đầu tiên? Phải mất bao nhiêu năm, qua tư liệu của một nhà báo nước ngoài - người chụp ảnh được sự kiện đó - cuối cùng mới làm sáng tỏ được.
Hay như bức ảnh cắm cờ trên nóc hầm tướng De Castries Tất cả SGK và các bảo tàng đều coi đó là bức ảnh lịch sử, tức cắm cờ ngay thời điểm chiến thắng Sự thật về sau đã được xác minh, thời khắc lịch sử đó quân ta tập trung vào chiến đấu, các nhà báo chiến tranh cũng không kịp quay phim, chụp ảnh Nhưng đó chỉ là bức ảnh mà ta dựng lại sau chiến thắng
- là nguồn thông tin đáng tin cậy để cơ quan địa phương tổng kêt thành tựu, kinh nghiệm trong quátrình hoạt động và phát triển
Ví dụ: nhờ TLLT mà chúng ta có thể hiểu rõ quá trình hình thành và phát trển của trường đại học nội
vụ hà nội.
4 Về văn hóa xã hội
- Loại di sản mà con người để lại từ đời này qua đời khác các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trongcác bảo tàng, các công trình kiên trúc điêu khắc hội họa, tài liệu lưu trư để lại cho xã hội loài người cácloại văn tự rất có giá trị,
- Cung cấp việc hình thành và phát triển các giai tầng trong xã hội TLL lưu trư được bảo quản từthê hệ này qua thê hệ khác là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dung nó để xây đắp nên nền vănhoa đậm đà bản sắc dân tộc
- Mặt khác nó cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyêt chê độ, chính sách chonhân dân
Xét góc độ di sản tư liệu thê giới Việt nam có 4 di sản:
1 Mộc bản triều nguyễn
Trang 73 Mộc bản chùa Vĩnh Ngiêm – Huyện Yên Dung tỉnh BắcGiang
4 Châu bản triểu nguyễn
- Góp phần làm sáng tỏ nhưng giá trị văn hóa truyền thống của người Việt và là cứ liệu đáng tincậy để thê giới công nhận và xêp hạng nhiều di sản văn hóa có giá trị ở Việt Nam
- Tài liệu lưu trư góp phần giới thiệu văn hóa Việt Nam tới thê giới, đẩy mạnh giao lưu văn hóa;được sử dung trong quảng bá du lịch của Việt Nam
- Tài liệu lưu trư là nguồn thông tin phuc vu nhu cầu chính đáng của công dân như: xác minh lýlịch, chứng minh quan hệ nhân dân để giải quyêt vấn đề sở hưu…
- Tài liệu lưu trư giúp chúng ta chứng minh, xác nhận quyền sở hưu trí tuệ hoặc các quyền sởhưu khác
Tài liệu lưu trư còn được sử dung trong giáo duc truyền thống
Như vậy, có thể thấy tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và đóng vai trò không thể thiếu trong khía cạnh khác nhau của cuộc sống con người Chính vì vậy, chúng ta cần chú trọng, quan tâm hơn nữa đến việc lưu trữ tài liệu này và đặc biệt phải đào tạo được nguồn nhân lực (cán bộ lưu trữ) có trình độ, nhiệt Huyết và áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến để có thể lưu trữ chúng một cách tốt nhất.
3 Điều kiện TL phồng LT cơ quan Ví dụ
- Phông lưu trư là gì
- Phông lưu trư cơ quan là toàn bộ tài liệu có giá trị thực tiễn được hình thành trong quá trình hoạtđộng của một cơ quan Đây là phông phổ biên nhất
Phông lưu trư cơ quan thuộc phông lưu trư nhà nước VN
điều kiện thành lập phông lưu trư cơ quan
1 Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đóquy định rõ ràng chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và tổ chức của cơ quan đó Đây là điều kiện quantrọng nhất
2 Tổ chức có biên chê riêng nghĩa là được quyền tuyển dung cán bộ, nhân viên thuộc tổng sốbiên chê được cấp trên phân bổ
3 Có tài khoản riêng tức là cơ quan có thể độc lập giao dịch và thanh, quyêt toán với cơ quan tàichính, ngân hàng và cơ quan khác
4 Có văn thư và con dấu riêng của cơ quan.: Văn bản quy định con dấu: Nghị định CP
99/2016/NĐ-=> 4 điều kiện khẳng định cơ quan là cơ quan hoạt động động lập
Bên cạnh đó, về góc độ lưu trư cần quan tâm đến một số điều kiện khác:
- Tài liệu của cơ cơ qan phải có giá trị cần bổ sung vào phông lưu trư quốc gia Việt Nam;
- Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan phải được lưu trư hoàn chỉnh hoặc tương đốihoàn chỉnh
=> trên thực tê nhiều cơ quan ko đấp ứng đc 4 đk trên nhưng đủ đk 1 và đk 4 vẫn là cơ quan hoạt độngđộc lập đủ đk thành lập phông lưu trư cơ quan
- ví dụ: trường ta khi là trung cấp nội cụ ko có đk 2 mà cán bộ do Cục VT-LT NN phân bổ về và không
có tài khoản -> vẫn hình thành phông lưu trữ số 01 Phông lưu trữ trường Trung học Văn thư – lƯu trữ
Trang 8- vi dụ 2: cơ sở bánh ở Xuân Dỉnh đủ cả 4 điều kiện trên nhưng ko đủ đk về gí trj tài liệu (giả sử ko liên qan đến làng nghề)
* 3 trường hợp làm thay đổi phông:
1 Thay đổi địa giới hành chính
2 Thay đổi, chức năng, nhiệm vu, quyền hạn
3 Sự thay đổi chê độ chính trị
BT: Kết nối web chứng minh điều kiện thành lập trường ĐH NVHN
B1 Trình bày lý thuyêt
B2 Chứng minh
1 ĐK 1
- Trường ĐH NVHN được thành lập bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền:
+ quyêt định thành lập theo QĐ số: 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của TTG về việc thành lập trườngĐHNVHN
+ Quyêt định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ Nội vu Quyêt định quy định chức năng, nhiệm
vu, quyền hạ và cơ cấu tổ chức của trường ĐHNVHN
2 ĐK 2
Khoản 5 điều 2 qđ 347 quy định nhiệm vu và quyền hạn
“ Tuyển chọn, quản lý đội ngũ CC, VC; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cânđối về cơ cấu, trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo;tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý NN có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,nhân viên
Điều 3 quyêt định 347: “ Điều 3 Tổ chức và hoạt động”
“- Tổ chức tuyển dung công chức, viên chức, quyêt định việc tiêp nhận, chuyển ngạch theo thẩmquyền; tổ chức thi nâng ngạch và bổ nhiệm vào ngạch cho viên chức theo quy định, phù hợp với cơcấu cán bộ, nhân viên của Trường và tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức ngành giáo duc;quyêt định việc tuyển dung, cho thôi việc, thuyên chuyển công tác công chức, viên chức, ký hợp đồnglao động và thực hiện chê độ chính sách đối với người lao động theo quy định của pháp luật; quyêtđịnh nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn, phu cấp thâm niên vượt khung đối với viên chứcthuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vu”
3 ĐK 3
Quy định tại Điều 2 QĐ thành lập và D1 QĐ 347
Điều 2 QĐ thành lập: “TRường DDHNVHN là cơ sở giáo duc đại học công lập, trực thuộc BNV, có tưcách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.”
K2 Điều 1 QĐ 347 “…Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấuvà tài khoản riêng tại kho bạc NN và ngân hàng”
Số tài khoản:1506201026858 tại ngân hàng AgriBank chi nhánh Tây hồ
Như vậy, tất cả đều khẳng định trường ĐHNVHN có tài khoản riêng tại kho bạc NN và bank
4 ĐK 4
Điều 2 QĐ thành lập: “TRường DDHNVHN là cơ sở giáo duc đại học công lập, trực thuộc BNV, có tưcách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.”
Trang 9K2 Điều 1 QĐ 347 “…Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấuvà tài khoản riêng tại kho bạc NN và ngân hàng”
Như vậy trường đủ các điều kiện của cơ quan hoạt động độc lập, đu điều kiện để hình thành phônglueu trư cơ qua
Ngoài ra: Tài liệu cảu trường là tài liệu có giá trị: thể hiện ơ
“K1 Điều 1 QĐ 347
“1 Trường Đại học Nội vu Hà Nội là cơ sở giáo duc đại học công lập thuộc hệ thống giáo duc quốcdân, trực thuộc Bộ Nội vu, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đạihọc và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vu và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốctê; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dung tiên bộ khoa học công nghệ phuc vu phát triển kinh tê -xã hội.”
=> Tài liệu hình hành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHNVHN có giá trị nó cho phép chúng tanghiên cứu và tìm hiểu về công tác đào tạo bồi dường đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tácnội vu,…
4 Nội dung công tác lưu trư
1.4 Nội dung công tác lưu trư (Xuất phát từ khái niệm)
1.4.1 Hoạt động quản lý:
Công tác lưu trư thực hiện các nội dung sau
1 Xây dựng và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch ptrien lưu trữ
Kê hoạch dài và ngắn hạn Nhiệm vu j? tập trung gì? Tùy vào mỗi giai đoạn mà có trọng điểm riêng.Đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vu
2 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các VBQPPL về lưu trư
Bất kỳ ngành lĩnh vự nào muốn quản lý đều phải ban hành các văn bản quy định….Ví du: sở nghiệp
vu xác định giá trị tài liệu
Luật lưu trũ 2011; Nghị định 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiêt thi hành một số điều Luật lưu trư; TT09/2013 TT-BNVquy định chê độ báo cáo thống kê công tác lưu trư và tài liệu LT
3 Quản lý thống nhất tài liệu lưu trư quốc gia
Điều 3 Nguyên tắc quản lý lưu trư
Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam
Hoạt động lưu trư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
Tài liệu Phông lưu trư quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê
4 Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Đảm bảo dù là cơ quan lập pháp hay hành chính-> các cơ quan đều thực hiệ chuyên môn giống nhau,dua vào các văn bản quy định Ví du: Sổ nghiêp vu xác định giá trị tài liệu
5 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dung thành tựu khoa học công nghệ tronghoạt động lưu trư
Lưu trữ là một nghành khoa học có kế thừa thành tựu của các ngành khác
Ví dụ: đưa ra giải pháp hạn chế chuột cắn phá tài liệu
6 Đào tạo bôi dương cán bộ công chức lưu trư quản lý công tác thi đuam khen thưởng trong hoạtđộng lưu trư
7 Thanh tra kiểm tra gải quyêt khiêu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trư
Trang 108 Hợp tac quốc tê về lưu trư khu vực và trên thê giới: Khu vực và trên thê giới Lưu trư Anh vớikho lưu trư tự động hiện đại là kho lưu trư hiện đại bậc nhất về ý tưởng và kỹ thuật; Lưu trư
Mỹ ứng dung mạng xã hội đem tài liệu lưu trư đên gần hơn với công chúng; Australia kêt hợpkhéo léo Lưu trư với Giáo duc, công tác phòng cháy của Thư viện và Lưu trư Canada; Lưu trưĐức với kỹ thuật tu bổ tài liệu độc đáo… là nhưng bài học kinh nghiệm quý giá không thể bỏquá, rất đáng để các nước tham khảo và học hỏi
9 Tổ chức kiểm tra, hướng dãn các quy định của NN về LT
1.4.2 Hoạt động nghiệp vụ (lưu trữ thực hiện công việc)
1 Phân loại tài liệu:
Phân loại tài liệu phông LT cơ quan là căn cứ
vào nhưng đặc trưng phổ biên của việc hình
thành tài liệu của phông lưu trư cơ quan để phân
chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiêt lớn
nhỏ khác nhau với muc đích quản lý và sử dung
liệu quả phông LT đó
5) Xây dựng công cụ tra cứu
Công cu tra tìm tài liệu lưu trư là 1phương tiện tra tìm tl va thông tin trong cáclưu trư lịch sử và lưu trư hiện hành CCTTdùng để giới thiệu thành phần và nội dungcủa các kho lưu trư, chỉ dẫn địa chỉ từng tàiliệu
Hiện nay các loại công cu tra tìm áp dungphổ biên trong các lưu trư LL và hiện hành:muc luc hồ sơ, các bộ thẻ, sách hướng dẫn,các cơ sở dư liệu
2 Thu thập
12 Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để
chuyển vào Lưu trư cơ quan, Lưu trư lịch sử
6) Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu là việc sử dung các biệnpháp KHKT tiên tiên kêt hợp với kinh nghiệmcổ truyền để kéo dài tuổi thọ và bảo quản antoàn cho TL nhằm phuc vu các yêu cầu khaithác, sd tài liệu
Bao gồm các nội dung: xây dựng và cảitạo kho lưu trư; trang bị trang Tbi Kỹ thuật bảoquản; xử lý kỹ thuạt bảo quản; tổ chức tài liệutrong khi lưu trư; 5 là tu bổ phuc chê TLLL.Trong đó Nd số 1 và 2 là nội dung khá quantrọng trong việc bảo quản TLLT
3 Xác định giá trị
- XĐGTTL là việc nghiên cứu tài liệu trên
cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm xác
định thời hạn bảo quản và lựa chọn chúng để
bảo quản trong các lưu trư thuộc phông LTVN
Theo Luật LT:
“14 Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá
trị tài liệu theo nhưng nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định nhưng tài liệu có giá trị
7) Tổ chức khai thác sử dung
Tổ chức tài liệu LT là một trong những công tác quan trọng nhất và mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ
1, tổ chức sử dung tài liệu LT tại phòng đọc
2 Xuất bản ấn phẩm lưu trư
3 Thông báo giới thiệu
4 Triễn lãm, trưng bày tài liệu LT
5 Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực LT
Trang 114 Chỉnh lý
13 Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp xêp, thống kê, lập công cu tra cứu tài
liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân
8) Thống kê
Thống kê TLLT là áp dung các phương phápvà công cu chuyên môn để xac định sốlượng, chất lượng, thành phần nội dung, tìnhhình tài liệu và hệ thống trang tbi bảo quảntài liệu trong các kho lưu trư để ghi vàophương tiện thống kê
5 Thu thập TL vào LT cơ quan liên hệ thực tế
Khái niệm
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để
chuyển vào Lưu trư cơ quan, Lưu trư lịch sử (Đ2)
Bản chất trả lời 3 câu;
- Thu ở đâu: Nguồn tài liệu: nơi hình thành tài liệu thu từ đâu? Thu từ ai?
- Thu cái gì: ko phải tất cả các loại tl hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đều đưavào LT mà chỉ đưa Thu các tài liệu có giá trị (GT lịch sử và Gt thực tiễn) Thu vào LTCL và LTLS
- Thu ntn: lựa chọn Chuyển giao tài liệu và thực hiện theo quy định của NN
Mục đích
Việc thu tập tài iệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho LT (CQ, LS) nhưng tìa liệu cógiá trị lịch sử, thực tiễn đê bảo quản nhằm thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất nhằmphuc vu cho nhu cầu nghiên cứu, sử dung của độc giả
Việc thu thập, bổ sung TLLT vào kho LT tốt sẽ giúp TLLT đc bảo quản tốt hơn và làm hoànhchỉnh, phông phú thành phần phông LTCQ nói riêng, phông LTQGVN nói chung
Ý nghĩa
I Nguồn tài liệu thu thập vào LTCQ
“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trư đối với tài liệu lưu trư của cơ quan, tổ chức
(Đ2)”
VD: Lưu trữ SỞ NỘI VỤ …
Lưu trư cơ quan là nơi lưu giư, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trư thuộcphông lưu trư cơ quan Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trư cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủchức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và nhưng hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vịhình thành phông
1 Các đơn vị, bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ đk thành lập phông lưu trữ độc lập
Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đên của cơ
quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đên) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trư
Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức
năng, nhiệm vu, quyền hạn giải quyêt của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơnày sẽ nộp vào lưu trư cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyêt xong Tài liệu hìnhthành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn
Ví dụ: ĐHNVHN
Trang 12Các Khoa: VTLT, QTVP,
Các TT: TT tin học, TTNN,
Các phòng:
Các tổ chức đoàn thể: Đảng, Đoàn, Công đoàn, Hội CCB
Tạp chí nghiên cứu Nội vu
Cơ sở trực thuộc
Vẫn nằm trong cơ cấu tổ chức nhưng đủ đk thành lập phông LT nên không thuộc nguồn thu: Vídu: ĐHNV ko thuộc nguồn tài liệu thu thập vào LT BNV
2 Những đơn vị, tổ chức thực hiện các chứng năng chủ yêu của cơ quan là nguồn tl bổ sung chính vào LTCQ
- Đói với LTCQ nguồn thu thập chủ yêu là nhưng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa đơn vị thuộc cơ quan đó.(Nhưng TL đó đã được giải quyêt xong công việc ở giai đoạn văn thư)-
Nhưng đơn vị thực hiện chức năng chủ yêu của cơ quan là nguồn thu chính vào LTCQ
- Ví du: Chức năng chủ yêu đhnv: Tổ chức, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đh và sau ĐHtrong lĩnh vực công tác nội vu và ngành nghề có liên quan; hợp tác quốc tê, nghiên cứu khoa học vàtriển khai áp dung tiên bộ khoa học công nghệ phuc vu phát triển kte XH => nguồn thu chủ yêu của
cơ quan là: BGH; Khoa; Phòng QLĐT; Khảo thí và kiểm định cl; Qly Khoa học và hợp tác quốc tê
3 Tài liệu cũ còn để lại ơ các đơn vị và cá nhân cũng thuộc nguồn nộp lưu vào LTCQ
Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
=> Như vậy, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trư cơ quan là căn cứ thực tê của cơ quan đó có bao nhiêuđơn vị thì có bấy nhiêu nguồn thu VD: ĐHNV có
II Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trư cơ quan
- Do nhu cầu của đời sống xã hội và sự phát triển của KHCN hình thành trong hoạt động của cơquan, tổ chức tài liệu đc hình thành ngày càng lớn về số lượng, đa dạng về nội dung, phong phú về loạihình
- Căn cứ vào thời hạn bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hìnhthành trong quá trìn hoạt động của đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyêt xong công việcvà được lập thành hồ sơ Khi lập hồ sơ, người ta đã ghi thời hạn bảo quản để xét thu TL, HS
- Đối với từng đơn vị việc lựa chọn thành phần hồ sơ nộp lưu vào lưu trư cần căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vu, quyền hạn,…
- Theo lý thuyêt của LTH thì có nhiều tiêu chí để phân loại TLLT của các cơ quan, tổ chức như:phân loại theo vật mang tin (TL giấy, tài liêu nghe nhìn, tl ảnh; TL ghi âm, TL ghi hinh); Phân loại theonội dung (TL hành chính, TL khoa học và công nghệ
- Khi thu thập tài liệu vào lưu trư cơ quan TL phải có giá trị;: Căn cứ vào loại hình lưu trư:TLLT phải là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp TL đc thể hiện trên các mọi vật liệu như TL giấy,
TL nghe nhìn (TL ảnh, TL ghi âm, ghi hình, phím tài liệu) TL điện tử; TL khác
TLLT phải là TL bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị như bản chính vì: “3 Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phuc vu hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trư
Tài liệu lưu trư bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chínhthì được thay thê bằng bản sao hợp pháp.” (D3)
Ko thuộc nguồn nộp lưu
Trang 13Ví du: ĐHNV chủ yêu thu vật liệu giấy Nhưng thu TLLT nghe nhìn khác như: kỉ niệm 40 năm
tl trường video, ảnh,
III Thời hạn thu (Quy định trong Luậ LT)
Thời hạn thu TL vào LTCQ: đầu năm hoặc cuối năm
1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trư cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kêt thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm bkhoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyêt toán đối với hồ sơ, tài liệu xâydựng cơ bản
2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giư lại hồ sơ, tài liệu đã đên hạn nộp lưu quy định tạikhoản 1 Điều này để phuc vu công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phảilập Danh muc hồ sơ, tài liệu giư lại gửi cho Lưu trư cơ quan
Thời gian giư lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đên hạn nộplưu
IV Thủ tục nộp HS vào LTCQ
Điều 12 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trư cơ quan
1 Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kêt thúc, thống
kê Muc luc hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trư cơ quan
2 Lưu trư cơ quan có trách nhiệm tiêp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
3 Muc luc hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị,cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giư 01 bản, Lưu trư cơ quan giư 01 bản
BT: Căn lý lý thuyết liên hệ chính cơ quan: nguồn và thu gì ở đơn vị đấy; Có phải nguồn nộp lưu vào LTLS không? Nộp vào đâu?
Sở Nội vụ NV tỉnh Ninh Bình
Nguồn thu là các đơn vị, thuộc cơ cấu tổ chức của sở, đv ko đủ dk TL phồng LT
Theo QĐ số 25/2016/QĐ-UBND của UBNd tỉnh Ninh Bình quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bm của Sở Nội vụ thì cơ cấu tổ chưc BM của sở bao gồm:
1 Ban lãnh đạo sở
2 Các phòng CM thuộc sở
Văn phòng Sở;
- Thanh tra Sở;
- Phòng Tổ chức biên chê và tổ chức phi chính phủ;
- Phòng Quản lý công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo;
Trang 143 Các cơ quan trực thuộc Sở
Ban Thi đua, khen thưởng;
- Ban Tôn giáo
- Chi cuc văn thư, lưu trư
- Dù nằm trong cơ cấu tổ chức nhưng các cơ quan trực thyoocj sở ko thuộc nguồn nộp lưu vào
LT Sở Nội vu vì các đơn vị này đủ đk thành lập phông LT
- Còn lại nhưng đơn vị khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trư Sở Nội vu
Nguồn bổ sung chính
Căn cứ vào chức năng nhiệm vu, quyền hạn của sở “Sỏ chức năng nv ttham mưu cho UBND tỉnhQLNN về: tổ chức Bm, biên ché công chức, viên chức; $ lương , cải cách hành chính cải các côngvu…”
- Vậy nguồn nộp lưu chihs vào LT sở:
1 Ban lãnh đạo sở
2 Phòng Tổ chức biên chê và tổ chức phi chính phủ
3 Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên
4 Phòng Quản lý công chức, viên chức
5 Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo
II Thành phân
Căn cứ vào thời hạn bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trìn hoạt động của đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyêt xong công việc và được lập thành hồ sơ Khi lập hồ sơ, người ta đã ghi thời hạn bảo quản để xét thu TL,
- Khi thu thập tài liệu vào lưu trư cơ quan TL phải có giá trị;: Căn cứ vào loại hình lưu trư: TLLT phải là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp TL đc thể hiện trên các mọi vật liệu như TL giấy,
TL nghe nhìn (TL ảnh, TL ghi âm, ghi hình, phím tài liệu) TL điện tử; TL khác
I Ban Lãnh đạo
Tài liệu ý kiên chỉ đạo và tài liệu khác
II Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức phi chính phủ
HS về tỏ chức BM
HS quản lý công tác hội
HS công tác QL DN
III Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên
1 HSTL về công tác tổ chức chính quyền
TL về công tác địa giới
TL về công tác TN
IV Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo
V Hs thi tuyển bổ nhiệm, đánh giá xếp loại
6 Nội dung và cách xác định tiêu chuẩn XĐGTTL (tc 1,2,3)
Khái niệm
Trang 15- XĐGTTL là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm xác địnhthời hạn bảo quản và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trư thuộc phông LTVN.
Theo Luật LT:
“14 Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhưng nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định nhưng tài liệu có giá trị
* Mục đích
- Để lựa chọn nhưng tài liệu có giá tị giư lại bảo quản-> xđịnh thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xac định và lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử để đưa vào LT cố định bảo quản,…
- Xác định nhưng tài liệu hêt giá trị or ko có giá trị để loại ra tiêu hủy
* Ý nghĩa
1 Giúp cho việc quản lý tl đc chặt chẽ
2 Tạo đk để bổ sung tài liệu có giá trị vào phông lưu trư và tối ưu hóa phông lưu trư QGVN,
nâng cao hiệu quả phuc vu, khai thác, sử dung tài liệu;
Nêu LT cả 2 loại người sử dung sẽ khó khăn cho việc sử dung Mặt khác sử dung tài liệu hêt giá trị đểgiải quyêt công việc-> công việc ko đc đảm bảo; Tối ưu hóa: làm cho phông LT chỉ tồn tại HSTL cógiá trị -> đảm bảo kêt quả cv
3 Góp phần tiêt kiệm diện tích kho tang và phương tiện bảo quản tài liệu (cặp hộp, giá, tủ) khắcphuc tình trạng tích đống tài liệu ở cq,
4 Việc xac định GTTL tốt sẽ khắc phuc đc tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện: Bởi lẽ:diện tich kho tàng có hạn => chỉ giư tìa liệu có giá trị;
=> đây là công việc quan trọng là nghiệp vu phức tạp, có tính chất quyêt định đên số phận cuối cùngcủa TLLT
II Các tiêu chuẩn để XĐGTTL
Tiêu chuẩn là nhưng tiêu chí đc quy định dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá, sự vật, hiệntượng Vì vậy, tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng đên kq cuối cùng của cv Nêu tiêu chuẩn xác định sai thì sẽảnh hưởng nghiêm trọng đên công việc
- bao gồm 9 tiêu chuẩn:TC nội dung TL, tác giả TL, ý nghĩa cơ quan hình thành phông; Sựtrùng lặp tt trong TL; thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ HC và chất lượng phông LT; Hiệulực pháp lý của TL: Tc ngôn ngư, kỹ thuật chê tác và đặc điểm bề ngoài của TL; Tc tình trạng VL củaTL
1.Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
- Nội dug Tl là toàn bộ TT gi lại trong TL về nhưng vấn đề nhưng sự việc, cá nhân cu thể
- Mỗi văn bản, TL hình thành trong qá trình hoạt đông của cơ quan, tổ chức đều nhằm phuc vumuc đích của cq, tổ chức1 muc đích nhất định và muc đich dó đc thể hiện thông qua nội dung của tL
- Trong TL và giá trị các mặt của TL chủ yêu do nội dung quyêt định Chính vì vậy nói nội dunglà linh hồn của TL
- Nội dung của tài liệu rất đa dạng và có ý nghĩa nhiều mặt
- Khi xác định nội dung của tài liệu cần đặt tài liệu đó trong mối quan hệ với chức năng, nhiệm vucủa đơn vị hình thành F
Ví dụ: đối với UBND cấp tỉnh những tà liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và công tác quản lý
NN ở địa phương.
- Khi xem xét ý nghĩa nội dung của tài liệu thì ko chỉ xem xét một cách riêng rẽ mà cần đặt tài liệu đó
trong hệ thống nhất định: Ví dụ văn bản TL hồ sơ của lớp học là 1 hệ thống.
Trang 16- ý nghĩa nội dung của tài liệu ko chỉ phu thuộc vào nội dung của nội dung thông tin chứa đung trongtài liệu mà còn phu thuộc vào ý nghĩa của nó trong hoạt động thực tiễn của từng cq nhất định
Đây là tiêu chuản quan trọng nhất Khi AD tiêu chuẩn này cần chú ý đên cả 2 phương diện đólà thông tin trong TL và phuc vu yêu cầu thực tiễn
* Vận dụng
- Trong một phông LT tài liệu có giá trị là nhưng tài liệu có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm
vu, mặt hoạt động chủ yêu của cơ quan hình thành phông như: các chỉ tiêu đc giao; báo cáo thực hiệnchỉ tiêu, kê hoạch
Ví dụ: đối với ddhNVHN hình thành nhiều tl trong lĩnh vực khác nhau: đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, bảo vệ, trôn giữ xe, căng tin,…nhưng có giá trị nhất là TL lquan đến chức năng, nvuj chính của Trường: đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,…
Ví du: UBND cấp xã TL có giá trị là TL liên quan đên Qlnn ở địa phương
ĐHNV: TL liên quan đén đtao đh và sau đh; hợp tác quốc tê; nghiên cứu khoa học…
- Đối với phông LTQGVN tài liêu có giá trị là TL phản ánh lịch sử dựng nc và giư nước; phảnảnh chủ trươg, chính sách quan trọng của Đảng, NN, lịch sử xây dựng, phát triển của các ngành, cácđịa phương
Ví du: Đối vs Phông LTQGVN TL có giá tri nhất: TL về CMT8, bản quyên ngôn độc lập; tl các kỳđại học Đảng, TL về chiên dịch điện biên phủ,…
* Lưu ý:
- Đối với nhưng tài liệu có nội dung phong phú, quan trọng nhwg ko lqan đên chức năng, nhiệm
vu của cơ quan hình thành phông -> ko có ý nghĩa thì ko cần bảo qản tại phòng;
Ví du: Nghị định CP số 56 về hồ trọ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng ko có giá trịđối với Kho LT trường vì ko liên quan đên chức năng, nhiệm vu
- Nhưng tài liệu ko có ý nghĩa giá trị vê nhiều mặt nhưng lại giúp làm sáng tỏ nhưng tài liệu kháccó giá trị hoặc làm sáng tỏ 1 sư kiện lịch sử thì TL đó cân bảo quản lâu dài
- Ý nghĩa của tài liệu chỉ đc thể hiện đầy đủ kh xem xét nó trong 1 nhóm tài liệu có liên quan.Ví du: Giấy triệu tập của tòa án để riêng đơn giản ko có giá trị nhiều nêu như nhận đc sau khi diễn raphiên tòa Tuy nhiên, xét về hồ sơ vu án thì triệu tập là thủ tuc ko thể thiêu Trong HS xet xử nêu ko cógiấy triệu tập-> có thể kiện Tòa án
=> vì vậy khi áp dụng tiêu chuẩn này cần chú ý đến cả 2 phương diện thông tin trong tl và phục vụ yêu cầu thực tiễn.
2 Tiêu chuẩn tác giả tài
- Tác giả tài liệu là cơ quan hay tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu.
- Trong một phông Lt cơ quan thành phần tài liệu bao gồm tác giả: cơ quan chủ quản, cơ quan
cấp trên, cơ quan cấ dưới, TL tổ chức chính trị Xh đơn vị trực thuộc, cơ quan hưu quan, các tổ chứccá nhân và tài liệu do chính cq đó sản sinh ra
Trang 17+ TL của cơ quan chủ quản or cấp trên ko phải TL nào cũng có giá trị như nhau cần phải phân biệt:
Gửi xuống để chỉ đạo, lãnh đạo đúng cnag, nhiệm vu mà cq đó phải thi hành -> Nhưng vănbản, tài liệu có giá trị
Gửi xuống để thông báo or ko lqan đên chức năng, nhiệm vu thì TL đấy có giá trị thấp or ko cógiá trị
+ TL cơ quan cấp dưới, đv trực thuộc gửi về bản báo cáo thì cần phải bảo quản Đối vs TL chỉđể trao đổi thì ko cần BQ lâu dài
- Đối với phồng lưu trư NN thì cơ quan trực thuộc Cp, cơ quan đàu ngành, dự án trọng điểm có vai tròvị trí quan trọng
- Đối với tài liệu lưu trư cá nhân phải dựa vào vai trò, vị trí và nhưng đóng góp của cá nhân đó
đối với sự phát triển của quốc gia, dân tộc hay một ngành, lĩnh vực nhất định Nhưng cá nhân tàiliệu lịch sử tiêu biểu thì tài liệu đều được bảo quản vv trong các LTQG
- Tieu chuẩn tác giả tài liệu rất quan trọng khi xác định giá trị TL của PLT cá nhân Đối vs các cánhân nổi tiêng, thì dù tài liệu có đơn giản vẫn phải giư lai để bảo quản cùng các tài liệu # do cá nhânđó hình thành nên
Ví dụ phông LT CTHCM có những tài liệu rất đơn giản nhưng cùng với các tài liệu hợp lại sẽ phản ánh quá trình hoạt động của chủ tịch Do đó cần đc bảo quản vình viễn
3.2.2.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
- Cơ quan hình thành phông là nhưng cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt động của nó, tài Cơquan hình thành phông là nhưng cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt động của nó, tài liệu đc hìnhthành Ví du: Phồng LTĐHNVHN thì cơ quan hình thành phông là đhnv
- Lưu ý: Cần phân biệt tiêu chuẩn này với các tiêu chuẩn tác giả tài liệu, vì tác giả tài liệu có thể
ko phải là cơ quan hình thành phông
Ví du: Phông lưu trư đhnv bao gồm tl của tác giả: đhnvhn, bộ nội vu, bộ dg và đào tạo,…nhưng cơ quan hình thành phông là đhnvhn chứ ko phải bộ NV hay bộ GDĐT
- Thành phần tài liệu trong 1 phông lt gồm nhiều tác giả:
+ tl của chính cơ quan sản sinh ra (quan trọng nhất)
+ TL của cq cấp trên
+ TL của cq cấp dưới nêu có
+ TL của tổ chức chính trị
* Vận dụng
- Vị trí, tâm quan trọng của cơ quan trong bộ máy NN và trong XH ảnh hưởng đên giá trị tài liệumà nó hình thành ra Nó ảnh hưởng đên giá trị tài liệu và công tác thu thập tl của các LTLS Theo tiêuchuẩn này khi xác định giá trị phải chú ý đên cơ quan có vị trí qan trọng trong bộ máy NN TL của cơquan đó là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho phông TQGVN
Ví du: Hệ thống cơ quan hành pháp: TAND tối cao -> TAND tỉnh tp-> Tòa án nhân dân huyện:trong hệ thống có quan này TAND tối cao hình thành tài liệu có giá trị cao nhất: nộp vào TT lưu trưquóc gia III
- Đối với cơ quan có vị trí ít quan trọng trong bộ máy NN thì Tl sản sinh ra đc bảo quản tại khLTCQ nhằm phuc vu cho hoạt động hằng ngày cũng như cho việc nghiên cứu lịch sử cơ quan (bq ởkho LTCQ)
- Nhưng cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì TL của cá nhân này đc xem là nguồn TL quan trọng đểbổ sung cho phông LTQGVN
Trang 18- Từ tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung cơ quan hình thành phông, chúng ta có thể lập danh muc nhưng
cơ quan có TL cân phải nộp vào LTLS, nhưng loại TL phải nộp Bảng kê này là một trong nhưng công
cu để XĐGTTL
Ví dụ:
Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin
Sự trùng lặp TT có thể hiểu là sự lặp lại nội dung của tài liệu trong các tài liệu khác:
Ví dụ: Báo cáo năm 2015 của Sở Nội vụ có thông tin trùng lặp vs bản báo cáo tháng của Sở Nội vụ
Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong 1 cơ quan hoặc trong all các cơ thuộc 1 ngành
4 loại trùng lặp và nguyên nhân của chúng:
1 Trùng lặp do việc nhân bản, sao văn bản: do nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin để giải quyết công việc: Ví dụ: văn bản khen thưởng sinh viên: nhân bản gưi cho các Khoa, phòng CTSV, kế hoạch TC và BGH,…
2 Trùng lặp thông tin do tổng hợp thông tin từ loại tài liệu khác (TL có thông tin bao hàm trog TL khác), từ những tài liệu đã có để tạo thành những tài liệu mới theo yêu cầu của công việc:
Ví dụ: báo cáo tổng kết công tác năm đc tổng hợp TT từ báo cáo tháng, quý,
3 Loại xuất hiện mang tính lặp lại thông tin nhưng có sự kế thừa, phát triển từ TL cũ (TH này xảy ra khi văn bản cần soạn thảo và nghiên cứu nhiều lần,có sự phát triển những nội dung từ trc: văn bản quan trọng): => TH này gọi là những
dị bản: NN do văn bản đc dự thảo nhiều lần.
Ngoài ra còn do: Sự phát triển của các phương tiện sao in hiện nay; do lạm phát giấy tờ: nặng về vb; …
- Sự trùng lăp TT có thể xảy ra trong pvi co quan or all các cơ quan thuộc ngành chủ quản.
- sự trùng lặp TT có các dạng sau:
+ Loại 1 trùng lặp do sao y, trích lục TL
+ Loại 2: Trùng do tổng hợp TT
+ Loại 3: lặp lại TT nhưng có tính kế thừa (dị bản)
* Cách xử lý
1 Đối vs loại trùng lặp tt (nhân bản)
- Trong trường hợp có 1 văn bản gốc; 1 văn bản sao thì giữ lịa bản gốc có đầy đủ thể thức, hình thức rõ ràng và tình rạng VL tốt Nếu ko còn ban gốc chỉ còn bản sao (sao y bản chinh, sao lục) thì giữ laaij bản sao và có giá trị ngang bằng bản gốc Nếu TL trùng lặp cả dạng sao chụp cả dấu (photo) thì ko có giá trị Ply.
- Trong TH những văn bản, tài liệu có ý nghĩa chính trị, khoa hc đc sử dụng rộng rãi thì có thể giữ lịa bản sao để phục vụ khai thác còn bản gốc để bảo hiểm Neus giữ lại bản gốc, bản sao có sai lệch thì phải tìm NN cần thiết phải giữ lại
Báo cóa tổng kết công tác năm là TL tổng hợp; báp cáo tháng quý là TL bị tổng hợp.
Lưu ý: Tuy nhiên một số loại tl như về kế toán, thuế thì ngoài việc LT các loại tài liệu bị tổng hợp thì cần phải LT tổng hợp, Bởi vì khi TL tổng hợp ko phản ánh hết các tài liệu bị tổng hợp
Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL
a Về thời gianthời gian phản ánh trên tài liệu thường có 2 loại: (2 loại này có thể trùng or ko trùng nhau)
+ Tg sản sinh ra TL
+ Tg đc nói đến trong nội dung của tài liệu
Trang 19* Cách vận dụng:
Theo tiêu chuẩn thời gian thì chứng ta cần chú ý đến nội dung sau:
+ Khi xác định giá trị TL cần chú ý đến những thời kỳ lịch sử đặc biệt, những gai đoạn lịch sử của Đảng, của dt, của đị phương của cq
Ví dụ: TL thành lập trường 1971, TL chuyển từ Mê Linh về HN; nâng cấp lên cao đẳng, ĐH, là tl có giá trịcao
+ Liên quan đến thời gian của tìa liệu là việc quy định môc cấm trog việc tiêu hủy tài liệu của nc ta Theo Quyết định số: 168/HĐBT ngày 26/12/2981 của HĐBT quy định những HS, TLLT sản sinh từ nawm1954 trở về trc đều ko đc tiêu hủy vì đâ
là giai đoạn thời kỳ quan trọng của đất nc và TL đó hiện còn giữ lại rất ít do ctrah đk kiện tụ nhiên và ý thức…
b Về địa điểm
Địa điểm là nơi lập ra tài liệu Trong đó đáng chú ý đên những TL liên quan đến các sự kiện quan trọng or những địa điểm
có quan hệ lớn đến đời sống chính trị XH của đất nc, địa phương, của ngành:
Ví dụ: tại số nhà 48 Hàng Ngang: Bác Hồ viết tuyên ngôn ĐL
3.2.2.6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chính và chất lượng phông LT.
- MĐHC của TL đc hiểu là tài liệu trong phông phải đầy đủ theo tg va phản ánh toàn diện chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan hình thành phông.
VD: Phông LT trường ĐHNV HN đc coi là hoàn chỉnh khi TL trong phông phán ánh đầy đủ tg 14/11/2015 đến nawm2015 và phản ánh cahcs toàn diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường
- Chất lượng phông Lt đc hiểu là tài liệu trong phông LT phải đảm bảo tính pháp lý Tức là tl tong phong LT phán
ánh toàn diện các mặt hoạt động cua cq tổ chức hình thành phông và TL trong phông phải đảm bảo tính pháp lý: là bản gốc, bản chính or bản saoo hợp pháp chính xác ndung VB, hoàn chỉnh về thể thức và kỹ thuật trình báy.
+ Tiêu chí để xác đinh chât lg phông LT: tình trạng VL tốt có khả năng phục chế, tu bổ
* Vận dụng
Cần phải áp dụng lình hoạt, có sự tiếp cận với phông LT: dk bảo quản, tgian, Trong quá trình xác định giá trị tài liệu nếu hặp những phông TL bị ât mát thất lạc nhiều, thì những TL cos giá trị thấp, giá trị thứ yếu vẫn phải giữ lại bản bảo nâng thbq cao hơn so vs TL cùng loại ở các PLT hoàn chỉnh.
Đối với tài liệu bị mất, thất lạc thì cần sưu tầm bổ sung từ những phông LT # có chất lg
3.2.2.7 Tiêu chuẩn về hiệu lực PL của tài liệu
Đc thể hiện trên 2 mặt: thể thức và kỹ thuật trình bày và nội dung
* Về mặt thể thức
Về nguyên tắc những tài liệu ko đủ hiệu lực PL thì ko đc lựa chọn để đưa vào bảo quản trong LT tuy nhiên tùy vào từng điều kiện lịc sử, hoàn cảnh lsu để có sự xem xét 1 cách toàn diện khi vận dụng tiêu chuẩn này trong công tác xac định giá trị tài liệu.
Ví dụ: những tài liệu sản sinh trong hoạt động bí mật của Đảng trc 1954 dù ko đủ các thủ tục pháp lý nhưn vẫn cần giữ lại để bảo quản.
Đối với việc XĐGTTL của phông LT cá nhân thì ko cần căn cứ vào tiêu chuẩn này bởi vì các tài liệu này do cá nhân đó sản snh ra
VD: Hiệp ước giữa Lào và VN đê buôn bán hàng hóa, hiệp ước có giá trị 20 năm thì thbq phải xác định ít nhất là 20 năm.
3.2.2.6 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chê tác và đặc điểm bề ngoài của TL