Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ
CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CTLT Khái niệm TLLT “TLLT tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm gốc, chính, trường hợp khơng có gốc, thay hợp pháp” Đặc điểm TLLT - Nội dung TLLT chứa đựng thông tin khứ + Phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Phản ánh thành tựu lao động, sáng tạo nhân dân quan thời kì lịch sử - TLLT có tính xác cao + Là gốc, chính, thường lập với kiện, tượng – nguồn sử liệu trực tiếp, thơng tin TLLT thơng tin cấp I +Có đầy đủ yếu tố thể thức văn Tuy nhiên, thực tế, có tài liệu sản sinh điều kiện lịch sử đặc biệt cúng phải có linh hoạt xem xét chúng - TLLT Nhà nước thống quản lý + Là sản phẩm trình hoạt động quan, đoàn thể nên nội dung TLLT phản ánh bình diện đời sống xã hội chứa đựng nhiều thơng tin có giá trị Vì thế, tài liệu lưu trữ phải Nhà nước thống quản lý Các loại TLLT - TLLT hành chính: loại tài liệu hình thành hoạt động điều hành, quản lý nhà nước - TLLT khoa học công nghệ: Là thông tin phản ánh tư tưởng khoa học công nghệ thực tư tưởng vào thực tiễn - TLLT nghe nhìn: Là tài liệu hình ảnh âm ghi ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm,băng ghi hình phương tiện kĩ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm - TLLT văn học-nghệ thuật: TL ghi lại trình kết lao động sáng tạo lĩnh vực văn học, nghệ thuật tuồng, kịch, chèo, thơ, ca, TL bao gồm thảo tác phẩm VH-NT TL có giá trị VH-NT đc hình thành hoạt đọng nhà văn, nhà thơ, nhà hoạt động nghệ thuật - TLLT điện tử: tài liệu đc tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động cq, tc , cá nhân đc lựa chọn để LT số hóa từ TLLT vật mang tin khác Vai trò tài liệu lưu trữ -Về mặt trị: + Tài liệu lưu trữ hình thành giai cấp nắm quyền sử dụng làm công cụ bỏa vệ quyền lợi giai cấp đấu tranh chống lại giai cấp đối địch + Dưới chế độ thực dân, đế quốc chúng sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sách bóc lột nhân dân, đàn áp phong trào cách mạng vơ vét tài nguyên thiên nhiên + Giai cấp vô sản lãnh tụ sử dụng tài liệu lưu trữ để làm chứng vạch trần tội ác giai cấp tư sản, thức tỉnh nhân dân lao động + TLLT chức tố cáo tội ác, âm mưu thủ đoạn kẻ thù, tố tội ác chiến tranh +Hiện Đảng Nhà nước ta đã, sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi nhân dân -Về kinh tế: + Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra tài nguyên tự nhiên Làm sở quy hoạch phát triển cho ngành nước + Làm xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm, nhiều năm + Rút ngắn thời gian thiết kế thi cơng, làm giảm chi phí cơng sức nhiều cơng trình, + Để quản lý sử chữa cơng trình bị hư hỏng kịp thời + Là kho thông tin công nghệ, khoa học giúp doanh nghiệp áp dụng nhiều công nghệ đại, kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh sản xuất - Về văn hóa - xã hội: + Là chứng tích văn hóa vật chất, tinh thần + Là để xây dựng bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho phim + Là để giải chế độ sách xã hội cho người có cơng + Để xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển giáo dục + Để tuyên truyền, giáo dục cho hệ trẻ truyền thống cách mạng dân tộc - Về nghiên cứu lịch sử + Để tổng kết quy luật vận động phát triển kiện, tượng +Để làm tài liệu tham khảo trình nghiên cứu + Là sở cho phát minh, sáng chế + Là nguồn sử liêu đặc biệt quan trọng - Đối với hoạt động quản lý +Khai thác thông tin khức, thông tin dự báo để hoạch định chương trình, kế hoạch để ban hành quy chế, quy định, định quản lý tổ chức nhân sự, tài chính, + Để nhà quản lý rút kinh nghiệm việc tổ chức triển khai thực ccs chương trình, kế hoạch đề Phông lưu trữ Khái niệm Phông lưu trữ toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Các loại phông lưu trữ a, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam • Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin • Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam b, Phơng Lưu trữ Nhà nước Việt Nam • PLTNN Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước c, Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam • Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội d, Phơng lưu trữ quan • Là tồn TLLT hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lựa chọn, bảo quản kho lưu trữ e, Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ • Là tồn TLLT hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lựa chọn, bảo quản kho lưu trữ f, Phơng lưu trữ liên hợp • Là tài liệu nhiều quan, đơn vị hình thành phơng có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu đơn vị hình thành phơng thường ít, khơng đầy đủ, mát, gián đoạn đơn vị hoạt động thời gian ngắn g Sưu tập lưu trữ • Là tài liệu nhiều quan, đơn vị hình thành phơng có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu đơn vị hình thành phơng thường ít, không đầy đủ, mát, gián đoạn đơn vị hoạt động thời gian ngắn Công tác lưu trữ 1.Khái niệm CTLT: CTLT lĩnh vực hoạt động Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân Vai trò CTLT - Góp phần xây dựng nâng cao chất lượng hiệu quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng - Thơng tin TLLT có độ tin cậy, xác cao phục vụ hoạt động quản ly - CTLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý - Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức - Bảo vệ bí mật quan, tổ chức, cá nhân - Làm tốt CTLT góp phần thúc đẩy VTVT, hành văn phòng Nội dung CTLT * Hoạt động quản lý - Xây dựng đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ - Quản lý thống TLLTQG - Quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ - Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học hoạt đông lưu trữ - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư – lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm lưu trữ - Hợp tác quốc tế lưu trữ * Hoạt động nghiệp vụ - Phân loại TLLT - Thu thập, bổ sung TLLT - XĐGTTL - CHỉnh lý tài liệu - Xây dựng CCTC TLLT - Bảo quản, tu bổ, phục chế TLLT - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - THống kê công tác lưu trữ Nguyên tắc hoạt động CTLT - Tập trung, thống nhất: + Thống TLLTQG + Thống hoạt động lưu trữ - Thực phân cấp quản lý + Cấp trung ương + Câp địa phương Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học - Tính chất bí mật - Tính chất xã hội Hệ thống quan quản lý lưu trữ * Hệ thống quan quản lý Hệ thống quan, tổ chứcĐảng TCCT-XH - VPTW Đảng chịu trách nhiệm trược Ban bí thư TW Đảng quản lý CTLT Đảng TCCT-XH - Cục LTVPTWĐảng có trách nhiệm giúp CVP TW Đảng thực việc quản lý CTLT TLLT Đảng TCCT-XH - Phòng LT tỉnh ủy, thành ủy đặt Văn phong tỉnh ủy có chức giúp CVP tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy đạo CTVTLT; trực tiếp quản lý kho lưu trữ tỉnh ủy, đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ CTVTLT cho quan cấp tỉnh huyện, quận, thành ủy trực thuộc tỉnh - Kho LT huyện, quận, thị, thành ủy đặt văn phòng huyện ủy, CVP huyện ủy giúp huyện ủy trực tiếp đạo CTLT, quản lý kho LT huyện ủy, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT quan huyện - quan, tổ chức Đảng, TCCT-XH phải thành lập LTCQ để hướng dẫn công tác lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan Hệ thống quan, tổ chức nhà nước - Cục VT LTNN quan Bộ Nội vụ, thực chức QLNN lĩnh vực VT,LT quản lý TTLTQG thuộc PLTNNVN - Tại quan thành lập phòng VTLT đẻ giúp CVP tham mưu cho trưởng, thủ trưởng quan quản lý CTVTLT quan đơn vị trực thuộc - Chi cục VTLT tổ chức trực thuộc SNV tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương QLNN VTLT tỉnh trực tiếp quản lý TLLTLS tỉnh - Phòng Nội vụ thực chức tham mưu cho UBND cấp huyện QLNN VTLT huyện - Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí cơng chức kiêm nghiệm làm VTLT * Hệ thống tổ chức thực nghiệp vụ LT • Lưu trữ quan: Là tài liệu nhiều quan, đơn vị hình thành phơng có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu đơn vị hình thành phơng thường ít, không đầy đủ, mát, gián đoạn đơn vị hoạt động thời gian ngắn • Lưu trữ lịch sử: quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác Lưu trữ học a) Khái niệm Lưu trữ học Lưu trữ học môn khoa học tổng hợp bao gồm vấn đề lý luận, phương pháp, lịch sử tổ chức lưu trữ b) Nguyên tắc nghiên cứu Nguyên tắc tính Đảng Nguyên tắc lịch sử Nguyên tắc toàn diện tổng hợp c) Phương pháp nghiên cứu Phương pháp lịch sử Phương pháp sử liệu học Phương pháp hệ thống Phương pháp phân tích chức Phương pháp thông tin LTH - Mối quan hệ giữa Lưu trữ học với môn khoa học Lưu trữ học với ngành khoa học xã hội • Khoa học lịch sử • Lịch sử tổ chức CQNN • Cơng bố học • Ngơn ngữ học • Sử liệu học Lưu trữ học với ngành khoa học tự nhiên • Hố học ( ) • Sinh học ( ) • Vật lý ( ) • Tốn học ( ) CHƯƠNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ 1.Nguyên tắc quản lý - Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông LTQG Việt Nam (PLTĐCSVN PLTNNVN) PLTĐCSVN Cục LT Vănphòng TW Đảng quản lí PLTNNVN Cục VT< NN ( trựcthuộc BNV) quảnlý Tuynhiên 02 phông điều chịu điều chỉnh chung hệ thống VBQPPL CTLT - Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định Pháp luật: Để quản lý thống hoạt động lưu trữ, Đảng NN nghiên cứu ban hành VBQPPL văn hướng dẫn, đạo hoạt động LT quan, t/c toàn quốc như: TT tài liệu, chỉnh lý, XĐGT, BQ, thống kê, SD TLLT,… - Tài liệu Phông LTQGVN Nhà nước thống kê: TL PLTQG VN phải thống kê tập trung hệ thống sổ sách, CSDL, hồ sơ quản lý Trách nhiệm quản lý lưu trữ - Chính phủ thống quản lý NN lưu trữ - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước CP thực QLNN lưu trữ quản lý tài liệu Phông LTNN Việt Nam - Cơ quan có thẩm quyền Đảng CSVN thực quản lý tài liệu Phông LTĐCSVN - Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP, quan TW thực quản lý LT Bộ - UBND cấp thực quản lý NN lưu trữ địa phương - Người đứng đầu quan tổ chức chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ quan Nội dung quản lý Nhà nước công tác Lưu trữ 3.1 XD đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ * Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ a Quan điểm - Nhằm thực thành công mục tiêu chiển lược phát triển ngành Nội vụ; - phải có tầm nhìn dài hạn phải co lộ trình thích hợp theo u cầu phát triển giai đoạn; - Phải phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ công tác lưu trữ b Mục tiêu - Quản lý thông công tác lưu trữ phạm vi nước; bảo vệ an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hục vụ có hiệu nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc - Định hướng sư phát triển lưu trữ nhằm góp phần cung cấp thơng tin làm để quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bố nguồn lực cho trình đầu tư, phát triển định hướng Đảng nhà nước,góp phần thực thành cơng chiến lược phát triển kinh tế, xã hội - Tạo sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước công tác lưu trữ; làm cho quan, tổ chức máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng phê duyệt dự án đầu tư phát triển lĩnh vực lưu trữ, đồng thời chủ động việc huy động, sử dụng có hiệu nguồn lực 3.2 Xây dựng, ban hành tổ chức thực VBQPPL lưu trữ - Một yếu tố pháp lý cho việc thực nguyên tắc quản lý tập trung thống công tác lưu trữ toàn quốc hệ thống VBQPPL ngành lưu trữ Hiện nay, NN ta xây dựng ban hành hệ thống VBQPPL tương đối đầy đủ CTLT, cụ thể VB sau: + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa VIệt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11/11/2011 + Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ ban hành BẢng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 3.3.Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ - Hệ thống quan quản lý ngành lưu trữ Việt Nam baogồm: CÔNG CỤ THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.Khái niệm, mục đích, ngun tắc cơng cụ * Khái niệm: Thống kê công tác LT: Là việc áp dụng phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung công tác quản lý nghiệp vụ CTLT phòng kho lưu trữ quản lý bảo quản TLLT Thống kê TLLT xác định thành phần, số lượng tài liệu theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê * Mục đích : -Giúp quan tổ chức nắm số lượng, chất lượng thành phần tài liệu để có sở xd kế hoạch thu thập, tu bổ, phục chế tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bảo quản an toàn tài liệu nhằm đảm bảo chất lượng phông lưu trữ -Thống kê TLLT nhằm cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho LT theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu, đảm bảo khả tra cứu tài liệu nhanh chóng xác * u cầu việc thống kê: -Cụ thể xác số lượng thành phần bao nhiêu, tình trạng vật lý -Phải kịp thời, phù hợp với thực tế, xác địa bảo quản phông, hộp số, hồ sơ số, tài liệu tiếp cận nhanh chóng Sổ sách thống kê ( CCTK) trùng với nơi bảo quản, phòng kho, giá, cặp, hộp -KH có CCTK thích hợp: Xây dựng CCTK khoa học, đơn giản, dễ sử dụng phải logic, thuận lợi cần * Nguyên tắc thống kê: -Dựa nguyên tắc tập trung thống đảm bảo tính kế thừa giai đoạn cơng việc -Đảm bảo thống thống kê bảo quản tài liệu kho LT -Đảm bảo thống phạm vi phông LT quốc gia -Đảm bảo bảo mật số liệu thống kê công cụ thống kê * Đối tượng, đơn vị thống kê Đối tượng thống kê VB đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Tổ chức lưu trữ Nhân Tài liệu lưu trữ Trùng thừa, loại, hủy tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Kho LT TTBBQ Nghiên cứu KH công tác lưu trữ Đon vị thống kê VB Phòng, tổ, LTCQ,LTLS Người Phơng, hồ sơ, cặp, bó, mét Hồ sơ, cặp, bó, mét, giá Phiếu yêu cầu hồ sơ M2 ,cái , Cái * Các loại báo cáo thống kê -Báo cáo TK sở CTLT TLLT báo cáo gồm đối tượng thống kê quy định quan, tổ chức theo biểu mẫu thống (BM 02/CS) báo cáo cho quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định -Báo cáo TK tổng hợp CTLT TLLT LTCQ quan, tổ chức cấp quy định quy định lập từ số liệu báo cáo TK sở CTLT TLLT quan tổ chức thuộc quyền quản lý theo biểu mẫu thống (BM 02/TH) * Kỳ hạn, thời hạn hình thức gửi báo cáo -Kỳ hạn báo cáo: năm tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo -Thời hạn gửi báo cáo: Trước ngày 15/1 năm năm báo cáo thống kê sở quy định Trước ngày 31/01 năm năm báo cáo báo cáo TK tổng hợp quy định -Hình thức gửi báo cáo: Các báo cáo thống kê thực hai hình thức VB giấy VB điện tử định dạng bảng tính Excel gửi kèm thư điện tử CCTK Lưu trữ 2.1 Các loại công cụ thống kê quản lý TLLT a.Sổ nhập TLLT -KN: Là công cụ để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho -Phạm vi áp dụng( PVAD): lập phòng, kho LT -Tác dụng: cho biết số lượng, chất lượng, thành phần tài liệu KLT Để theo dõi quản lý TL chặt chẽ -Đối tượng T Kê: toàn TLLTHC nhập vào KLT( không phân biệt thời gian, nguồn nhập, số lượng TL) b.Sổ xuất TLLT -KN: Là CCTK tình hình xuất tài liệu khỏi kho -PVAD: Lập phòng ,KLT -T dụng: Để theo dõi quản lý tài liệu chặt chẽ -Đối tượng TK: Toàn TLLTHC xuất khỏi KLT c.Mẫu sổ xuất / nhập TLLT phục vụ chuyên môn( TCCS 01/VTLTNN : 2013) -KN: sổ thống kê số lần xuất nhập tài liệu bảo quản TTLTQG -M đích: phục vụ hoạt động chuyên môn ( quản lý, số hóa, tu bổ, phục chế) -PVAD: TTLTQG -Yêu cầu: + ĐĨng giấy trắng, đánh máy, bìa cứng +Bìa giấy bên liên kết keo dán + Độ dày sổ không 15 mm (150 tờ) d.Sổ nhập TLLT phòng bảo quản TTLTQG ( TCCS 02/ VTLTNN : 2013) - KN: sổ thống kê lần nhập tài liệu phòng bảo quản TTLTQG -PVAD: Các TTLTQG -yêu cầu: đóng giấy trắng đánh máy bìa cứng, bìa giấy bên liên kết keo dán Độ dày sổ không 10 mm -Cấu tạo sổ: tờ bìa, bảng kê tờ có đóng giáp lai, phần kết thúc e.Sổ giao/ nhận TLLT phòng bảo quản phòng đọc TTLTQG (TCCS 03/ VTLTNN: 2013) KN: sổ để thống kê lần giao/ nhận TLLT đnag bảo quản TTLTQG phục vụ độc giả KTSD PVAD: TTLTQG -Yêu cầu: đóng giấy trắng đánh máy, bìa cứng, bìa giấy bên liên kết giấy keo gián 2.2.Các công cụ TK quản lý PLT a.Sổ thống kê phông -KN: CCTK số lượng phông, STTLLT cho kho -Tác dụng: cố định trật tự xếp phơng, bst kho, phản ánh khái qt tình hình tài liệu kho -đối tượng thống kê: tất phông LT, BSTTLLT bảo quản kho -PVAD: Lưu trữ lịch sử LTCQ có nhiều phông b Phiếu phông (TCVN 09- 1999) -KN: CCTC đơn vị bảo quản có thực tiễn đăng ký việc xuất nhập TL TK MLHS, TL tra cứu khác phông -Tác dụng: Dùng để phản ánh liên tục thay đổi diễn phơng -Cho biết rõ tình hình có tài liệu văn kiện phơng qua giai đoạn cụ thể 2.3.CCTK quản lý hồ sơ lưu trữ a.Mục lục hồ sơ KN: CCTK hồ sơ phông LT theo thời gian, Cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động -PVAD: lập phòng, KLT -tác dụng: cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa, thống kê, quản lý tra tìm TLLT -Yêu cầu : b.Sổ thống kê MLHS -KN: CCTK tất MLHS có kho LT -PVAD: lập phòng Kho, TT -tác dụng: quản lý MLHS lập kho chặt chẽ Tra tìm tài liệu nhanh chóng 2.4 CCTK quản lý VB( MLVB) KN: CCTK VB có hồ sơ -PVAD: lập phòng, KLT -Tác dụng: để cố định trật tự VB , Sx hồ sơ, quản lý chặt chẽ, tra tìm dễ dàng 2.5.Cơ sở liệu TLLT -CSDL cqLT -CSDL phông/ CT/ STLT - CSDL hố sơ - CSDL văn XÂY DỰNG CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LUU TRỮ Khái niệm, tác dụng yêu cầu (CCTCKHTL) công cụ tra cứu khoa học tài liệu * KN: CCTCKHTLLT phương tiện mô tả TLLT nhiều cấp độ khác phương pháp thủ công truyền thống tự động hóa, sở phương pháp luận khoa học nghiệp vụ thống nhất, có liên quan tương hỗ bổ trợ lẫn tạo thành hệ thống CCTCKH, nhằm mục đích phục vụ tra tìm nghiên cứu TLLT hiệu * Tác dụng CCTCKHTLLT - Giới thiệu thành phần, nội dung, địa tài liệu giúp người tra tìm nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp theo yêu cầu họ -nó cho biết KLT có tài liệu nào, bảo quản đâu tìm phương pháp * Yêu cầu CCTCKHTLLT - Phải giới thiệu xác nội dung TLLT bảo quản kho -XD loại hình CCTC thống hình thức nội dung -Kết cấu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng không rườm rà Các loại công cụ truyền thống dùng( TCKHTL) tra cứu khoa học TLLT a.Mục lục hồ sơ -KN: MLHS kê có hệ thống thông tin địa bảo quản, nội dung, thời gian, số tờ, THBQ hồ sơ cho phông phận phông, PLT liên hợp sưu tập LT - Các loại MLHS( 3): +MLHS giới thiệu toàn hồ sơ phơngLT + MLHS giới thiệu tồn hồ sơ phôngLT theo thời gian + MLHS giới thiệu tồn hồ sơ phơngLT theo cấu tổ chức hay theo mặt hoạt động -Phương pháp lập MLHS: + tài liệu chỉnh lý lần lập MLHS + tài liệu nhiều chỉnh lý nhiều lần lần chỉnh lý lập MLHS +Nếu khối lượng tài liệu mật lớn lập MLHS riêng +Mỗi loại hình tài liệu khác có khối lượng lớn loại lập MLHS riêng -Cấu tạo MLHS: tờ bìa 2.tờ nhan đề 3.tờ mục lục Lời nói đầu Bảng chữ viết tắt 6.Bảng dẫn bảng kê hồ sơ 8.phần tổng kết ML b.Các thẻ tra tìm KN: thẻ loại CCTC thông tin tài liệu phân loại theo ngành hoạt động xã hội, chuyên đề, vật, thời gian, địa dư tác giả - Tác dụng thẻ: giới thiệu thành phần, nội dung TLLT, rõ địa hồ sơ bảo quản kho lưu trữ -Các loại thẻ (4) : 1) thẻ hệ thống 3)bộ thẻ vật 2) thẻ vật- chuyên đề 4) thẻ thời gian - Các thẻ thường lập LTLS, hầu hết ngày thẻ không xây dựng KLT c.Sách dẫn Phông, sách hướng dẫn KLT KN: Sách dẫn phông sách hướng dẫn KLT loại công cụ tra cứu, nhằm giới thiệu khái quát nội dung tài liệu số thông tin tra cứu chủ yếu phông lưu trữ phông lưu trữ phông lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Tác dụng: khái quát nội dung tài liệu phông bảo quản, độc giả không cần đến kho biết nội dung TLLT kho 3.3 Các loại công cụ đại dùng( TCKHTL) tra cứu khoa học TLLT CSDL hồ sơ: Mã quan lưu trữ 2.Mã phông/ CT/ Sưu tập LT Mục lục số 4.hộp số 5.Hồ sơ số Ký hiệu thông tin 7.Tiêuđề hồ sơ 8.Chú giải 9.thời gian bắt đầu 10 Thời gian kết thúc 11.Ngơn ngữ 12.Bút tích 13 Số lượng 14 Thời hạn bảo quản 15.Chế độ sử dụng 16.Tình trạng vật lý CSDL văn ( thông tin cấp 2): 1.Mã quan LT Mã phông/ CT/ Sưu tập LT 3.Mục lục số 4.Hồ sơ số 5.Tờ số 6.Tên loại Số ký hiệu 8.Thời gian 9.Tác giả 10.Trích yếu nội dung 11.Ký hiệu thông tin 12.Độ mật 13 Số lượng tờ 14.Mức độ tin cậy 15 Ngôn ngữ 16 Bút tích 17.Tình trạng vật lý 18.Ghi -CSDL Tồn văn văn 1.Mã quan LT 2.Mã phông/ CT/Sưu tập lưu trữ 3.Mục lục số 4.Hồ sơ số 5.tờ số 6.Trang số 7.Tên file BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.Khái niệm Bảo quản TLLT sử dụng biện pháp KHKT để kéo dài tuổi thọ đảm bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 2.Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu - Do vật liệu trình chế tác TLLT Trong KLT có nhiều TLLT như: Tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn Nguyên nhân hư hại tài liệu giấy chất cấu thành nên tài liệu Yếu tố thứ hai cấu thành nên tài liệu mực Thành phần mực gồm: chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn Mực bám chặt vào giấy đường nét, hình vẽ bền 2.2 Do điều kiện tự nhiên -Độ ẩm : Độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh TLLT Độ ẩm nước ta TB từ 80%-90% vùng núi độ ẩm cao Độ ẩm cao làm cho chất khí mơi trường bị hòa tan với chất hóa học tài liệu, làm cho chữ viết bị nhòe mực bị bay màu -Nhiệt độ khơng khí: Nước ta nằm khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa nên nhiệt độ TB cao 20 độ C, lượng xạ lớn Nhiệt độ cao làm giấy ố vàng, giòn, gãy, nát Tài liệu ảnh bị chảy rữa, tài liệu phim bết dính, mờ hình ảnh, thay đổi hình dạng Nhiệt độ thay đổi đột ngột làm hỏng tài liệu làm cho nấm mốc phát triển phá hoại tài liệu -Ánh sáng: loại: ánh sáng tự nhiên; ánh sáng nhân tạo Ánh sáng tự nhiên (UV) có cường độ cao làm biến đổi cấu trúc giấy gây quang hóa giấy bị vàng, giòn, dễ gãy, tài liệu nghe nhìn bị hình ảnh, âm Ánh sáng tự nhiên gây hại ánh sáng nhân tạo -Do thiên tai, bão lũ, chiến tranh tài liệu bị rách nát, mát bị mang nước -Do bụi, vi sinh vật, sinh vật: bụi tự nhiên,bụi khí, bụi vi sinh vật bám vào tài liệu tạo thành vết xước hư hại tài liệu, Bụi vi sinh mang theo nhiều bào tử nấm mốc phát triển phá hoại tài liệu tạo thành đốm trắng đen làm nhòe chữ, ảnh hỏng tài liệu Khí hậu nhiệt đới gió mùa thuận lợi cho loại gặm nhấm côn trùng phát triển TLLT môi trường sống thức ăn chúng Các loại côn trùng phổ biến mối, mọt, bọ ba lồi gặm nhấm như: chuột, gián -Do chế độ bảo quản sử dụng tài liệu: trình bảo quản gây cẩu thả thiếu trách nhiệm, đánh cắp, phá hoại tài liệu kẻ địch Điều kiện bảo quản, trang thiết bị bảo quản sơ sài k có kho chuyên dụng Trong nghiệp vụ lưu trữ làm sai quy trình, nguyên tắc dẫn đến tổn thất, hư hại tài liệu 3.Các biện pháp bảo quản TLLT 3.1 Quy định chế độ bảo quản KLT 3.2.Sắp xếp khoa học tài liệu kho 3.3.Phòng chống nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 3.3.1 Lựa chọn vật mang tin chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin: Giấy có độ PH( 6-10) Chú ý đến mực in sử dụng phương pháp ghi tin 3.3.2.Phòng chống yếu tố phá hoại điều kiện tự nhiên -Đảm bảo độ ẩm thích hợp, trang bị máy hút ẩm, máy điều hòa khơng khí hoạt động 24/24 Nếu khơng có TTB đại áp dụng số biện pháp truyền thống sau: thơng gió tự nhiên nhiệt độ ngồi kho khơng q 32 độ không 10 độ C Độ ẩm tuyệt đối tương đối trời phải thấp kho Thơng gió 5m/s Biện pháp truyền thống đơn giản, rẻ tiền tạo điều kiện cho vi sinh vật vào kho Bao gói cách ly độ ẩm, tài liệu khơ cho vào giấy dầu, paraphin để bao gói cho thêm vào túi silicagen chất chống nấm mốc Dùng tủ sấy bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu không 35 – 36 độ C Các tài liệu phim ảnh tuyệt đối không sấy Loại tài liệu Tài liệu giấy Tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa Độ ẩm 50% (+5%) 45% (+5%) -Duy trì nhiệt độ bảo quản thích hợp nhiệt kế, quạt thơng gió, điều hòa cục bộ, điều hòa trung tâm Loại tài liệu Tài liệu giấy Tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa Nhiệt độ 20 (+2độ C) 16 (+2độ C) -Hạn chế ánh sáng kho, xây kho tránh hướng tây, cửa sổ, sử dụng rèm chắn sáng, không bật điện thường xuyên kho, độ sáng kho từ 50-80 lux -Phòng chống bụi, thường xuyên vệ sinh kho TTB bảo quản, bảo quản tài liệu cặp hộp kín Nồng độ bụi kho 5mg/m3 phòng khí độc : Sunfuro Oxit nito CO2 < 0,15mg/m3 < 0,1mg/m3 < 0,15mg/m3 -Phòng chống vi sinh vật sinh vật: Để phòng chống nấm mốc tài liệu vào kho phải khử trùng sẽ, khơ Quy trình khử trùng giấy thực theo Quyết định số 150/QĐ- VTLTNN ngày 08/7/2014 Ban hành Quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ giấy Biện pháp khử trùng đưa tài liệu vào phòng kín với lượng hóa chất bốc để diệt nấm mốc 24-40 nhiệt độ khoảng 30 độ C, biện pháp tốt trì độ ẩm hiệu hợp lý, thơng khí tốt -Phòng chống loài sinh vât gây hại chuột, gián, mối, mọt phải thường xuyên vệ sinh khử trùng kho Phát ngăn chặn phá bỏ đường mối, Xơng khí tiêu diệt mối Để chống chuột dùng bẫy, hóa chất ni mèo xung quanh -Khử axit cho TLLT: có cách khử nước khử khơ 3.4 Biện pháp phòng cháy, chữa cháy phải có nội quy vào chặt chẽ; quy định rõ việc phòng chữa cháy, đường dẫn điện phải đặt ngầm bọc kín Trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Thiết kế kho có cầu thang hiểm, đảm bảo xe cứu hỏa tiếp cận khu vực kho vận chuyển tài liệu 3.5 Nâng cao nhận thức công tác bảo quản TLLT -Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm: xây dựng, bố trí khoLT, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kĩ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu LT -Cần có biện pháp tuyên truyền cho cán bộ, công chức hiểu ý nghĩa tầm quan trọng TLLT Cần có ý thức bảo vệ TLLT trình khai thác sử dụng -Cán lưu trữ cần có tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp: tận tụy, trách nhiệm, tâm huyết với nghề với công việc; chủ động nghiên cứu, ứng dụng thành tựu KHKT vào công tác LT 3.6 Đảm bảo sở vật chất cho công tác bảo quản TLLT -Kho Lưu trữ -Các trang thiết bị bảo quản TLLT( giá, tủ, hộp, bìa ) 3.7 Lập bảo hiểm cho TLLT 3.8 Tu bổ phục chế TLLT TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TLLT I Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử giải nhiệm vụ hành CQ,TC cá nhân Mục đích - Sử dụng thơng tin q khứ chứa đựng TLLT phục vụ cho nghiệp trị, kinh tế, phát triển VH,KH, Kthuật NCLS - Biến giá trị tiềm có TLLT thành cải XH, nâng cao mức sống vật chất tinh thần cho nhân dân Ý nghĩa - TC khai thác, sd TLLT hệ trình thực quy trình nghiệp vụ LT - Là sở để đánh giá quy trình nghiệp vụ LT trước - Là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy CT nghiệp vụ LT phát triển - TCKTSD có hiệu TLTT có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền NN nhân dân - Là cầu nối LT với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội LT - Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho KLT, từ tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho CB ngành LT Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc + Thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ + Cấp chứng thực lưu trữ + Triển lãm tài liệu lưu trữ + sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo + Công bố tài liệu lưu trữ + Cho mượn tài liệu lưu trữ + Biên soạn sách chuyên khào + Xây dựng phim, tập ảnh chuyên đề + Tổ chức tham quan sở lưu trư Ngồi số lưu trữ áp dụng hình thức đại như: + Cung cấp thông tin lưu trữ qua hợp đồng + Cung cấp thông tin lưu trữ qua mạng nội mạng toàn cầu - Ý nghĩa: + Tổ chức khai thác sử dụng TLLT hệ trình thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ + Là sở để đánh giá quy trình nghiệp vụ LT trước + Là động lực mạnh mẽ để thục đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển + Tổ chức KTSD có hiệu TLLT có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền cho Nhà nước nhân dân + Là cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội lưu trữ + Mang lợi ích thiết thực cho xã hội, cho KLT, từ nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán ngành lưu trữ 3.Các phương pháp thủ công (truyền thống) quản lý công tác khai thác SDTLLT: a Phương pháp dùng phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu - Khái niệm: Phiếu yêu cầu sử dụng TLLT (hay phiếu theo dõi) biểu mẫu để người sử dụng tài liệu kê khai thông tin cá nhân tài liệu cần sử dụng - Tác dụng: Dùng để theo dõi hồ sơ tài liệu phục vụ độc giả; phiếu giúp cán phục vụ thông kê số lần tài liệu loại tài liệu thường khai thác năm; yếu tố quan trọng để xây dựng thẻ tra tìm; giúp việc kiểm kê tài liệu kho; phát tài liệu mượn hạn quản lý chặt chẽ, tránh mát, thất lạc - Cách sử dụng: độc giả đến khai thác tài liệu => cán phục vụ ghi vào phiếu đầy đủ thành phần theo mẫu => xuất tài liệu => bỏ phiếu vào ô trống => độc giả trả tài liệu => rút phiếu trả hồ sơ vị trí cũ (phiếu phải giữ lại để phục vụ việc thống kê tình hình tổ chức khai thác, sử dụng TLLT) b Phương pháp sử dụng sổ thống kê kết sử dụng TLLT - Khái niệm: Sổ thống kê kết sử dụng TLLT loại sổ sách theo dõi kết khai thác, sử dụng TLLT - Tác dụng: dùng để theo dõi hồ sơ tài liệu phục vụ độc giả; phiếu giúp can phục vụ thông kê số lần tài liệu loại tài liệu thường khai thác năm; yếu tố quan trọng để xây dựng thẻ tra tìm; giúp việc kiểm kê tài liệu kho; phát tài liệu mượn hạn quản lý chặt chẽ, tránh mát, thất lạc; Là phương tiện giúp cán phục vụ quản lý chặt chẽ TLLT - Cách sử dụng: độc giả đến khai thác hồ sơ tài liệu (được giải yêu cầu) => cán phục vụ ghi vào sổ đủ thành phần theo mẫu => xuất tài liệu ... yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ công tác lưu trữ b Mục tiêu - Quản lý thông công tác lưu trữ phạm vi nước; bảo vệ an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hục... chuyển giao công nghệ lưu trữ; + Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tư liệu nghiệp vụ lưu trữ Quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức - Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ quan/tổ... quan, công - Công tác tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kì đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm ngành lưu trữ gây khó khăn cho cơng tác 3.7