Phân tích công tác tuyển dụng tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế

Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài có ưu điểm là có thể có được các ý tưởng mới, tuyển được người có chuyên môn và kinh nghiệm mà công ty còn thiếu, các ứng viên đa dạng và tài năng hơn,

Phân tích công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế

Hiện nay, tôi đang làm việc tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) Sau đây tôi xin phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty tôi

I Giới thiệu về Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế.

Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế (IFC) được thành lập vào ngày 24 tháng 10 năm 2001 bởi những kiểm toán viên có thâm niên làm việc nhiều năm tại Công ty TNHH Deloitte Việt Nam, một trong 4 hãng kiểm toán lớn nhất thế giới Hầu hết các thành viên chủ chốt của IFC đều có chứng chỉ Kiểm toán viên (CPA) và các chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế (như ACCA) Hiện tại IFC có một đội ngũ nhân viên vững mạnh gồm hơn 100 con người năng động sáng tạo cùng cam kết vì sự thành công của khách hàng và của Công ty Với uy tín trên thị trường kiểm toán Việt Nam cùng với sự phát triển không ngừng của IFC, hiện nay, IFC đã mở rộng mạng lưới qua việc thành lập các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Hải Phòng và văn phòng đại diện tại Hải Dương, Vĩnh Phúc và Nghệ An

II Lý luận chung về công tác tuyển dụng lao động

Tuyển dụng nhân sự bao gồm 2 công việc đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự

Tuyển mộ là quá trình thu hút, khuyến khích các ứng cử viên có trình độ chuyên

môn phù hợp một cách kịp thời, đủ về số lượng và khuyến khích họ nộp hồ sơ xin tuyển vào làm các công việc ở một tổ chức

Tuyển chọn nhân sự là quy trình lựa chọn từ một nhóm ứng viên để chọn ra một

cá nhân phù hợp nhất cho một vị trí nhất định và cho cả tổ chức

Việc tuyển mộ có thể từ nguồn bên trong tổ chức và nguồn bên ngoài tổ chức Tuyển mộ từ nguồn bên trong tổ chức có thể coi là một hình thức thăng chức nội

bộ, di chuyển nhân sự từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ vị trí này sang vị trí khác Tuyển mộ từ nguồn nội bộ có ưu điểm là nhanh, tốn ít chi phí, đã hiểu rõ

được tính cách và năng lực của người lao động, người lao động dễ thích nghi với

vị trí mới Tuy nhiên, việc tuyển mộ trong nội bộ có hạn chế là có thể gây ra đấu tranh phe cánh, sự lựa chọn bị hạn chế, ít có luồng sinh khí mới, bất mãn của những người không được đề bạt cất nhắc

Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài có ưu điểm là có thể có được các ý tưởng mới, tuyển được người có chuyên môn và kinh nghiệm mà công ty còn thiếu, các ứng viên đa dạng và tài năng hơn,…Tuy nhiên, việc tuyển mộ từ nguồn bên ngoài sẽ có một số nhược điểm như: chi phí cao, cần thời gian để nhân sự mới hòa nhập với tổ chức, có rủi ro do chọn không đúng người, nhân sự mới có thể va chạm với nhân sự cũ,…Các nguồn tuyển mộ bên ngoài như: nhân viên giới thiệu, các nhân viên cũ, đối thủ cạnh tranh, các khách hàng và đối tác, các trường đại học và chuyên nghiệp, những người làm việc tự do, đội ngũ thất nghiệp

Phương pháp tuyển mộ: là phương thức mà qua đó có thể thu hút các nhân viên

tiềm năng cho tổ chức Trong việc tuyển mộ từ nguồn bên trong tổ chức thì các phương pháp tuyển mộ thường được sử dụng là: sử dụng cơ sở dữ liệu về nhân viên, đăng thông báo tuyển dụng trên mạng nội bộ hoặc trên các bản tin nội bộ Đối với tuyển mộ từ nguồn bên ngoài thì các phương pháp tuyển mộ thường được

sử dụng là: quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, thông qua các cơ quan chuyên tuyển dụng, cử chuyên viên đến các trường đại học và chuyên nghiệp, Hội chợ việc làm, chương trình sinh viên thực tập và một số phương pháp khác

Thông thường quy trình tuyển chọn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nhận hồ sơ xin việc

Bước 2: Sơ tuyển qua hồ sơ

Bước 3: Kiểm tra

Bước 4: Phỏng vấn

Bước 5: Thẩm tra hồ sơ

Bước 6: Khám sức khỏe

Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng

III Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Kiểm toán IFC

Mặc dù ngành kiểm toán độc lập đã ra đời ở các nước phát triển từ cách đây hơn

200 năm nhưng ngành kiểm toán độc lập tại Việt Nam mới có được lịch sử hình

thành và phát triển từ năm 1991 đến nay Kiểm toán độc lập là một ngành dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao Trên cơ sở các thủ tục kiểm toán của mình, các kiểm toán viên độc lập sẽ đưa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lý của các thông tin tài chính mà các tổ chức sẽ công bố ra bên ngoài Ngoài ra, các kiểm toán viên còn đưa ra các ý kiến tư vấn giúp khách hàng có các phương án tối ưu trong quá trình kinh doanh và quản lý tài chính Chúng tôi luôn ý thức được rằng “chất lượng nhân viên là chất lượng dịch vụ” nên chúng tôi rất coi trọng công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự Công tác tuyển dụng được tổ chức và thực hiện tốt sẽ tạo tiền đề để có được các nhân viên tốt nhất, phù hợp nhất cho các vị trí tại công ty Sau một thời gian thành lập và đi vào hoạt động, Công ty đã xây dựng và ban hành “Quy chế nhân viên” trong đó có 1 chương riêng nói về tuyển dụng nhân sự Hiện nay, công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty IFC bao gồm cả tuyển dụng từ nguồn bên trong và nguồn bên ngoài công ty Do các vị trí cần tuyển dụng đều có yêu cầu cao về trình độ chuyên môn nên Công ty thường tuyển dụng từ các nguồn sau: kiểm toán viên của các công ty kiểm toán khác, các chuyên viên phân tích tài chính ở các công ty tài chính ngân hàng, sinh viên từ các trường đại học chuyên ngành kế toán kiểm toán

Về công tác tuyển dụng từ nội bộ công ty thì chủ yếu là thực hiện qua hình thức đánh giá công việc và đề bạt thăng chức Thông thường, khi Công ty cần các ứng viên cho các vị trí quản lý trung và cao cấp thì Ban lãnh đạo công ty ưu tiên các ứng viên nội bộ Nếu Ban lãnh đạo thấy có những ứng viên đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển dụng thì Ban lãnh đạo sẽ yêu cầu những người quản lý cấp trên của ứng viên đó đánh giá về ứng viên, về khả năng để đảm nhiệm vị trí mới Sau quá trình đánh giá các ứng viên tiềm năng, Công ty sẽ tổ chức kiểm tra và phỏng vấn đối với các ứng viên để lựa chọn ra các ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển

Về công tác tuyển dụng từ bên ngoài thì Công ty đã quy định rõ về quy trình tuyển dụng trong tài liệu “Quy chế nhân viên” của Công ty Công ty tuyển các ứng viên từ bên ngoài qua các phương pháp như: nhân viên của Công ty giới thiệu bạn bè hoặc người quen, đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng

và các website tuyển dụng, gửi thông báo đến các trường đại học để các sinh viên chuẩn bị ra trường được biết

Tùy vào vị trí cần tuyển dụng mà công ty có phương pháp tuyển dụng khác nhau

Ví dụ: nếu vị trí cần tuyển là những vị trí cần ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán thì thường Công ty sẽ đề nghị các nhân sự tại Công ty giới thiệu bạn bè hoặc người quen đang làm trong các công ty kiểm toán khác, nếu vị trí cần tuyển là những người cần ít kinh nghiệm thì Công ty thường gửi thông báo cho các trường đại học có chuyên ngành kiểm toán để thông báo cho các sinh viên và

kết hợp với việc đăng tuyển trên các website tuyển dụng như

www.vietnamworks.com.vn

Quy trình tuyển dụng tại Công ty IFC gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo tuyển dụng

Sau khi xem xét nhu cầu nhân sự theo từng cấp bậc, xác định nhu cầu tuyển dụng của toàn công ty, Bộ phận hành chính nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng nhân sự qua các kênh như: đăng nhu cầu tuyển dụng trên website của công ty, đăng tin tuyển dụng trên mạng www.vietnamworks.com.vn, đăng tin tuyển dụng trên các bản tin nội bộ, gửi thông báo tuyển dụng đến các trường đại học

Trong các thông báo tuyển dụng này đều có yêu cầu chi tiết cho các vị trí tuyển dụng như: yêu cầu về chuyên môn bằng cấp, quyền lợi và nghĩa vụ,…

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng

Sau khi các thông báo tuyển dụng được đăng, các ứng viên có như cầu dự tuyển

sẽ tiến hành gửi hồ sơ cho Bộ phận hành chính nhân sự theo đường chuyển phát nhanh hoặc gửi hồ sơ trực tiếp tại văn phòng công ty Bộ phận hành chính nhân sự có nhiệm vụ lọc hồ sơ theo các vị trí cần tuyển Sau đó các hồ sơ này sẽ được chuyển cho Hội đồng tuyển dụng để tiến hành các bước tiếp theo Trong “Quy chế nhân viên” của Công ty IFC đã ghi rõ là trong trường hợp cần tuyển 5 nhân viên trở lên thì phải thành lập Hội đồng tuyển dụng

Bước 2: Sơ tuyển hồ sơ

Sau khi nhận các hồ sơ từ Bộ phận hành chính nhân sự, Hội đồng tuyển dụng sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ để tìm ra các ứng viên phù hợp hơn so với các ứng viên khác để tham gia vào quá trình thi tuyển Với các đợt tuyển dụng các vị trí trợ lý kiểm toán viên, do đối tượng dự tuyển là các sinh viên mới ra trường nên số lượng

hồ sơ rất lớn Công tác sơ tuyển hồ sơ giúp lọc bớt các hồ sơ ít phù hợp để chọn ra

số lượng các hồ sơ vừa phải nhất để tiến hành thi tuyển nhằm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng

Bước 3: Kiểm tra bằng các bài kiểm tra viết

Bước này là bước rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp chọn được các ứng viên có kiến thức chuyên môn tốt nhất cho vị trí cần tuyển Thông thường, các ứng viên được yêu cầu làm 2 bài kiểm tra: một bài kiểm tra về nghiệp vụ kế toán kiểm toán và 1 bài kiểm tra về tiếng Anh

Bước 4: Phỏng vấn nghiệp vụ và ngoại ngữ

Sau quá trình chấm thi kiểm tra viết, Hội đồng tuyển dụng sẽ chọn ra được một số lượng hợp lý các ứng viên để tham gia vào vòng thi phỏng vấn nghiệp vụ, tiếng Anh Từ kết quả chấm thi viết, Hội đồng tuyển dụng sẽ chọn một số lượng vừa

phải (không nhiều) các ứng viên để phỏng vấn, số lượng ứng viên vừa phải sẽ giúp cho việc phỏng vấn không bị loãng do có quá nhiều ứng viên Hiện nay Công

ty thường phỏng vấn theo từng cá nhân mà chưa áp dụng phỏng vấn nhóm Trong bước này, Hội đồng tuyển dụng sẽ đánh giá các tiêu thức như độ nhanh nhẹn, phản xạ, ngoại hình của các ứng viên

Bước 5: Thực hiện các thủ tục tiếp nhận

Sau khi kết thúc bước phỏng vấn ứng viên, Hội đồng tuyển dụng sẽ lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất để tiếp nhận vào làm việc Sau khi có kết quả phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng sẽ có Thư mời làm việc (Offer Letter) gửi tới từng ứng viên đạt yêu cầu Trong Thư mời làm việc sẽ nói rõ các quyền và nghĩa vụ, lợi ích mà các ứng viên sẽ được hưởng khi trở thành thành viên của Công ty IFC

Sau khi các ứng viên đồng ý với các Thư mời làm việc thì các ứng viên sẽ bắt đầu

đi làm việc chính thức tại Công ty Ngay trong ngày đầu tiên đi làm, các nhân viên mới sẽ được tham gia buổi gặp gỡ nhân viên mới để Bộ phận hành chính nhân sự giới thiệu chi tiết hơn về Công ty Sau đó, các nhân viên mới sẽ được đi Office Tour để giới thiệu với tất cả các nhân viên khác trong công ty

Quá trình tuyển dụng kết thúc bằng việc Ban đào tạo của Công ty sẽ công bố chương trình đào tạo nhân viên mới

IV Những hạn chế trong công tác tuyển dụng tại Công ty Kiểm toán IFC

Có thể nói rằng, công tác tuyển dụng nhân sự của Công ty IFC đã gặt hái được những thành công nhất định, góp phần vào sự phát triển và thành công của Công

ty IFC trong những năm qua Tuy nhiên, công tác tuyển dụng này vẫn có một số hạn chế như sau:

- Chưa có một quy trình tuyển dụng nội bộ một cách rõ ràng như là đối với tuyển dụng bên ngoài

- Không phỏng vấn nhóm khi thực hiện phỏng vấn các ứng viên

- Công tác phỏng vấn còn hạn chế do những người thực hiện phỏng vấn tuyển dụng nhân sự tại Công ty đều là những người trong công ty, có ít kinh nghiệm về kỹ năng phỏng vấn, việc phỏng vấn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của những người phỏng vấn

- Công ty chưa tiến hành các bước như thẩm tra hồ sơ và kiểm tra sức khỏe của các ứng viên đạt yêu cầu

- Chưa có cơ chế tài chính khuyến khích nhân viên của công ty trong trường hợp nhân viên của công ty giới thiệu được các ứng viên phù hợp để công ty tuyển dụng

V Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tuyển dụng tại Công ty Kiểm toán

IFC

Với mục đích khắc phục những tồn tại trong công tác tuyển dụng nêu trên và nhằm nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng của Công ty, giúp Công ty ngày càng phát triển, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau:

- Ban hành quy trình tuyển dụng nội bộ để văn bản hóa các công việc liên quan đến công tác tuyển dụng và thăng tiến nội bộ

- Cần tiến hành áp dụng cách thức phỏng vấn nhóm trong quá trình phỏng vấn

để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm của các ứng viên vì kỹ năng làm việc theo nhóm là rất quan trọng trong nghề kiểm toán

- Cần tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng phỏng vấn cho Hội đồng tuyển dụng của Công ty để nâng cao các kỹ năng trong quá trình phỏng vấn Ngoài ra, Công ty cần cân nhắc việc thuê các chuyên gia phỏng vấn tham gia vào quá trình phỏng vấn các ứng viên

- Công ty cần thực hiện việc kiểm tra và xác minh các thông tin của mỗi ứng viên bằng các kênh khác như: liên hệ với thủ trưởng các đơn vị, chủ nhiệm trực tiếp hay đồng nghiệp nơi các ứng viên đang làm việc;

- Công ty cần xây dựng cơ chế khuyến khích về tài chính cho các nhân viên giới thiệu được các ứng viên tốt để tuyển dụng Trong điều kiện nguồn cung nhân

sự trung và cao cấp trong ngành kiểm toán tương đối hạn chế và bị cạnh tranh

từ các ngành khác như chứng khoán, ngân hàng, … thì việc tuyển dụng được các nhân sự tốt là tương đối khó khăn Việc có được các chính sách khuyến khích về tài chính sẽ giúp cho những người giới thiệu cảm thấy được tưởng thưởng xứng đang cho những gì họ đã đóng góp trong công tác tuyển dụng

VI Kết luận

Với yêu cầu ngày càng cao đối với ngành kiểm toán độc lập, chất lượng nhân viên

là vấn đề quan tâm hàng đầu của các công ty kiểm toán nói chung và Công ty kiểm toán IFC nói riêng Công ty kiểm toán IFC đã và đang tiến hành các bước để ngày càng nâng cao chất lượng nhân viên, trong đó hoàn thiện quy trình tuyển dụng của Công ty sẽ đóng góp đáng kể vào công tác nâng cao chất lượng nhân sự Chúng ta tin tưởng rằng, trong thời gian tới, cùng với việc thực hiện một số giải pháp liên quan đến công tác tuyển dụng nêu trên, chất lượng nhân sự của Công ty IFC sẽ được nâng cao một bước để tiếp tục khẳng định và phát triển uy tín của Công ty kiểm toán IFC trong thị trường kiểm toán Việt Nam và khu vực

Tài liệu tham khảo:

- Quản trị nguồn nhân lực - PGS.TS Trần Kim Dung - Nhà xuất bản Tổng hợp TP Hồ Chí Minh năm 2010

- Quản trị nguồn nhân lực - giáo trình MBA Trường Đại học Griggs

- Human Resource Management, 12th Edition, Mondy R.Wayne

- Quy chế nhân viên - Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế