Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nền kinh tế nhà nước theo định hướng XHCN như hiện nay đòi hòi các doanh nghiệp phải hạch toán độc lập, tự chủ. Hoạt động của các doanh nghiệp đã và đang phát triển mạnh mẽ cả về chiều dọc lẫn chiều sâu. Bất kể một doanh nghiệp nào ngay từ khi mới thành lập đều xác định được mục tiêu lợi nhuận với tiêu chí: “Tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí”. Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ phải được thực hiện tốt vai trò của mình, là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp. Nó phản ánh, giám đốc tình hình biến động của hàng hoá, phát hiện những mặt hàng có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao cũng như tình hình tiêu thụ hàng hoá và công nợ để từ đó tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn kịp thời. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, cùng với sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hường dẫn PGS.TS. Nguyễn Văn Công em đã đi vào nghiên cứu và chọn chuyên đề “ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ” tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành in làm chuyên đề tốt nghiệp của mình với ba phần cụ thể như sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In. Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In.
Trang 1CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đ Ề TÀI :
KÕ TO¸N TI£U THô Vµ KÕT QU¶ TI£U THô T¹I C¤NG TY TR¸CH NHIÖM H÷U H¹N T¹P PHÈM Vµ VËT T¦ NGµNH IN
Họ tên sinh viên : NGUYỄN THUỲ LINH
Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS NGUYỄN VĂN CÔNG
Hà Nội, 05/2009
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thịtrường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nền kinh tế nhà nước theo địnhhướng XHCN như hiện nay đòi hòi các doanh nghiệp phải hạch toán độc lập,
tự chủ Hoạt động của các doanh nghiệp đã và đang phát triển mạnh mẽ cả vềchiều dọc lẫn chiều sâu
Bất kể một doanh nghiệp nào ngay từ khi mới thành lập đều xác địnhđược mục tiêu lợi nhuận với tiêu chí: “Tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chiphí” Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra thì công tác kế toán nói chung và côngtác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ phải được thực hiện tốt vai trò củamình, là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp Nó phản ánh, giámđốc tình hình biến động của hàng hoá, phát hiện những mặt hàng có thể đemlại hiệu quả kinh tế cao cũng như tình hình tiêu thụ hàng hoá và công nợ để từ
đó tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn kịp thời
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, cùng với sự chỉ bảo tậntình của thầy giáo hường dẫn PGS.TS Nguyễn Văn Công em đã đi vàonghiên cứu và chọn chuyên đề “ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ”tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành in làm chuyên
đề tốt nghiệp của mình với ba phần cụ thể như sau:
Phần 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm
Ngành In
Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty
Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In
Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty
Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In
Trang 3PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
TẠP PHẨM VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN
1.1 Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Nền kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo
đó là sự phát triển rất phong phú và đa dạng của nhiều loại hình kinh doanhphục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống, văn hoá và tinh thần của nhân dân
Cùng với sự phát triển đó và được sự quan tâm của nhà nước tới cácdoanh nghiệp tư nhân, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tưNgành In đã được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:
0102001987 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 23 tháng 2năm 2001
Tên giao dịch: Printing materials and groceries company limited.Tên viết tắt: PBS CO.LTD
Địa chỉ trụ sở chính của công ty: Số nhà 8/111, Xã Đàn 2, Phố Nguyễn Lương Bằng - Quận Đống Đa - Hà Nội
Trang 4Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là :
- Buôn bán máy móc,vật tư, thiết bị, ngành in, trang thiết bị văn phòng,văn phòng phẩm
- Sản xuất, gia công các sản phẩm từ nguyên liệu giấy
- Dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì các sảnphẩm công ty kinh doanh
- Xúc tiến thương mại
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa./
Với số lượng lao động thành lập ban đầu gọn nhẹ và năng động chỉ là 6người, đây là giai đoạn công ty thăm dò thị trường với một vài sản phẩm phổbiến, có giá trị không cao, chủng loại chưa đa dạng, là một doanh nghiệpthương mại, không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà chỉ thông qua thị trườngnhập các sản phẩm, sau đó bán lại cho các công ty, xí nghiệp in chủ yếu nằmtrên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận, đây là các mối hàng có quen biết từtrước khi Giám đốc Nguyễn Đăng Luân đứng ra thành lập công ty
Ngoài các mối hàng trên, giai đoạn này công ty cũng chú trọng đến việctiếp thị mở rộng thị trường, tạo thêm các mối hàng mới, đồng thời chú trọngđến chất lượng sản phẩm cung cấp để tạo uy tín, nâng cao thương hiệu công
ty Tích cực chủ động tuyển lao động có trình độ về kỹ thuật ngành in, cótrình độ giao tiếp, hiểu biết về maketing thương mại tạo tiền đề cho sự pháttriển mở rộng của công ty
Tìm kiếm các kênh huy động vốn ổn định để phát triển, đồng thời nhậphàng với số lượng, chủng loại ngày càng lớn và đa dạng hơn, đáp ứng tốt hơnnhu cầu của khách hàng Chủ động tìm các nguồn cung ổn định, chất lượngđảm bảo, giá cả cạnh tranh, ký kết các hợp đồng mua bán lâu dài
Do có chiến lược kinh doanh đúng đắn, nắm bắt được thị trường nêncông ty thực sự đi vào ổn định và ngày càng phát triển với doanh thu và lợi
Trang 5nhuận năm sau cao hơn nay trước Nguồn hàng cung cấp ra thị trường ngàymột phong phú, chất lượng ổn định, lượng khách hàng tiềm năng đến vớicông ty ngày một nhiều Số nhân viên công ty đến nay là 20 người, giám đốc
là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty, mọi chế độ tiềnlương, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng chế độhiện hành của nhà nước nói chung và của công ty nói riêng
Qua hơn 8 năm hoạt động, bên cạnh còn rất nhiều khó khăn nhưngCông ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện tốt nghĩa vụ nộp Ngân sáchNhà nước Ngoài ra Công ty cũng luôn thực hiện tốt các chính sách của ngườilao động, tìm được hướng đi đúng đắn và từng bước phát triển, nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên
Sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của Công ty Tráchnhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In qua các năm:
Nói chung nhìn vào bảng chi tiêu trên ta thấy công ty đang có tình hìnhkinh doanh khả quan như doanh số năm 2007 tăng 1,12%; chi phí giảm0,93%; ….qua đó làm cho lợi nhuận của công ty tăng cao hơn năm 2006 là2,1% Cùng với các chỉ tiêu tăng trên đã làm cho thu nhập của người lao độngcũng tăng, vậy công ty càng ngày càng có tương lai, và với sự ham học hỏi,chú trọng vào việc đào tạo con người, mua sắm trang thiết bị sản xuất, nângcao chất lượng sản phẩm, tích cực tìm kiếm các thị trường và khách hàng tiềmnăng nên công ty đang từng bước khẳng định được uy tín trên thị trường,
Trang 6ngày càng có nhiều bạn hàng trong nước và nước ngoài, đồng thời tạo được
sự tin tưởng và ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công tykhiến họ muốn gắn bó với công ty lâu dài hơn
1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp vớiđiều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Cơ cấu tổ chức đó đều
có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng loại hình
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In tổ chức bộmáy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng
Đứng đầu là Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành trực tiếp mọi hoạtđộng của công ty, đề ra các phương án, chính sách kinh doanh cũng nhưhoạch định chiến lược phát triển của toàn công ty
Trợ giúp Giám đốc là Phó giám đốc: nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ giámđốc trong việc quản lý điều hành công ty Bên cạnh đó còn bao quát các vấn
đề liên quan đến tình hình tài chính kế toán của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Phòng kế toán gồm 06 người trong đó có 01 kế toán trưởng và 4 kếtoán viên, 1 thủ quỹ, có trách nhiệm theo dõi toàn bộ nguồn vốn của công ty
Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc, thông báo kịp thời cho giámđốc về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, tăng cường công tác quản lý đểviệc sử dụng vốn mang lại hiệu quả Quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, sổsách kế toán, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phòng kinh doanh: gồm 5 người, chủ động xây dựng chiến lược kinhdoanh tiêu thụ hàng hoá trên thị trường tìm luồng tiêu thụ ổn định Nghiêncứu xu thế phát triển của thị trường để lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung
Trang 7cấp và khai thác những mặt hàng tiềm năng trên thị trường, chuyển giao sảnphẩm đến với khách hàng.
- Phòng kỹ thuật vật tư: gồm 4 người, có nhiệm vụ giám sát, kiểm trachất lượng của các lô hàng nhập về công ty, phối hợp với các khách hàng để
xử lý kỹ thuật đối với những sản phẩm bị lỗi, hư hỏng trong quá trình vậnhành
- Tổ hành chính, bảo vệ: 03 người, có nhiệm vụ quản trị văn phòng,hành chính, lễ tân, văn thư và làm nhiệm vụ bảo vệ văn phòng, kho bãi hànghóa
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Tráchnhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In
Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm
và Vật tư Ngành In ta thấy bộ máy của công ty rất gọn nhẹ, không cồng kềnh
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng
kinh doanh
Phòng kỹ thuật, vật tư
Phòng kế toán
Tổ hành chính, bảo vệ
Trang 8Do đó công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và gắn liền với tráchnhiệm và quyền hạn của mỗi người Do có kết cấu như thế sẽ giảm được chiphí quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
1.1.3 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua bán các sản phẩm phục
vụ cho ngành in công nghiệp, nên thị trường, khách hàng chính của công ty làcác công ty, xí nghiệp in nằm trên địa bàn Hà Nội và địa bàn lân cận như BắcNinh, Hưng Yên, Hải Phòng … Do các sản phẩm nghành in công nghiệptrong nước chưa sản xuất được nên công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp sảnphẩm từ Trung Quốc, Đức, Singapo, các sản phẩm số lượng nhỏ nhập quamột số công ty trong Thành phố Hồ Chí Minh
Một số sản phẩm chính của công ty:
- Bản kẽm ( nhiều chủng loại, kích thước khác nhau)
- Mực in công nghiệp (xanh, đỏ, vàng, đen, trắng đục…)
Hoạt động xuất - nhập hàng của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục.Nhân viên phòng kinh doanh thường xuyên liên hệ với khách hàng để nắm bắtnhu cầu mua hàng và tích cực tiếp thị mở rộng địa bàn kinh doanh Khi có
Trang 9thông tin về nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh báo cáo giám đốc, làm hợpđồng mua bán và phối hợp với phòng Kỹ thuật, phòng tài chính lên kế hoạchxuất hàng (đây là đối với những đơn hàng có khối lưọng lớn), còn đối vớinhững đơn hành nhỏ lẻ thì không phải làm hợp đồng mua bán, Phòng Kỹthuật, kinh doanh trực tiếp xuất hàng cho người mua.
1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn và Tạp phẩm Ngành In.
1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Là một Công ty Trách nhiệm hữu hạn tư nhân, việc tổ chức bộ máy kếtoán của đơn vị cũng được hình thành theo quy định hiện hành của Bộ tàichính
Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cáchpháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán theo quy định chung củaNhà nước Việt Nam Công ty bắt đầu năm tài chính từ 01/01 đến 31/12, đơn
vị tiền tệ sử dụng kế toán là VNĐ
Phòng kế toán của công ty có 06 người được phân công từng nhiệm vụ
cụ thể, tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt động trên nguyên tắctập trung, có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra các công việc kế toán trongphạm vi của công ty, thực hiện đầy đủ công việc ghi chép, hạch toán theo chế
độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo đôn đốc kiểm tracông việc của nhân viên và là một trợ thủ đắc lực của giám đốc trong công táctham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi và cùng kếtoán tổng hợp số phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại công ty.Hàng tháng, quý có số liệu tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh và chịu tráchnhiệm trước giám đốc về hồ sơ báo cáo
Trang 10- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các phát sinhtrong kỳ của từng bộ phận rồi báo cáo cho kế toán trưởng.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…) thu chi khi cólệnh cùng với chứng từ hợp lệ
- Kế toán hàng hoá, tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hànghoá, cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để lập báo cáo nhập xuất, tồn khohàng hoá, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty
- Kế toán công nợ, thanh toán: Quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời cáckhoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ vớingười mua, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhànước, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạnthanh toán theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ như hoáđơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền) Từ các nguồn phát sinh công nợ, đônđốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công
nợ nhanh chóng kịp thời và chính xác
- Kế toán tiền lương và các khoản khác: Là người chịu trách nhiệm tínhlương cho cán bộ công nhân viên sau khi có tổng hợp ngày công của tổ hànhchính đưa ra Theo dõi việc tính lương, thưởng, trích nộp quỹ, BHXH, BHYT
và các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động
Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của
kế toán trưởng Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ rất riêng song tất cả đều có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi, chức năng quyền hạn của mình
Với hình thức như trên, kế toán các bộ phận có nhiệm vụ phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh tại bộ phận mình phụ trách rồi chuyển lên cho kếtoán tổng hợp Từ đó kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ chiphí rồi báo cáo lại kế toán trưởng
Trang 11Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm vàVật tư Ngành In được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành in
1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán:
Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toánhiện hành, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của Công ty Công ty Tráchnhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In sử dụng hệ thống tài khoản theoquyết định mới QĐ 15/2006 của Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quanđến lĩnh vực hoạt động kinh doanh hàng hoá của Công ty
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In là mộtdoanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn kinh doanh tập trung chủ yếu tạimột điểm, việc hạch toán chủ yếu trên máy tính và công ty sử dụng phần mềm
kế toán là Bravo Do đó công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thứcChứng từ ghi sổ
Kế toán tiền lương
và các khoản khác
Kế toán công
nợ, thanh toán
Thủ quỹ
Trang 12Bravo 6.3 là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của ViệtNam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tàichính Bravo 6.3 đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tê, theo dõi công
nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kếtchuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổnghợp, sổ tài khoản, các báo cáo kết toán… Công ty áp dụng hình thức kế toántập trung tức là chứng từ kết toán được gửi về phòng kế toán để kiểm tra vàghi sổ kế toán
Từ đặc điểm kinh doanh của mình nên công ty áp dụng hình thức kếtoán Chứng từ ghi sổ trong chương trình quản lý của mình Đây là hình thức
sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tínhhoá công tác kế toán
Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì hàng ngày, kế toán viên căn cứ vàocác chứng từ gốc trong ngày được dùng làm căn cứ ghi sổ để lập định khoản
kế toán ghi vào các tờ rời Chứng từ ghi sổ, sau đó các tờ rời này sẽ được đánh
số vào được đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời được ghi vàocác Sổ Cái của các tài khoản tương ứng Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm
kế toán cộng tất cả số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh Sau khi đãkiểm tra, đối chiếu chính xác thì số liệu ghi trên Sổ Cái được dùng để lập BáoCáo Tài chính
Ngoài ra công ty còn có hệ thống sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết các tàikhoản, sổ giá vốn hàng bán, sổ chi tiết tiền mặt
Do quá trình được hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên sốliệu từ chứng từ gốc có thể đồng thời vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái vìvậy kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực
tế Các dữ liệu được kiểm tra và xử lý bằng máy tính
Trang 13Quy trình Kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệmhữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành in được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán Tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày ( hoặc định kỳ)
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
PHẦN 2
Chứng từ( Hoá đơn GTGT) và bảng kê bán hàng Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 511, 911
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết tiêu thụ
Sổ đăng ký CTGS tiêu thụ
Trang 14THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TẠP PHẨM
VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN
2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật tư Ngành In.
2.1.1 Các phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, không cókhâu sản xuất nên hình thức bán hàng chủ yếu của công ty là hình thức bánhàng trực tiếp đến tay khách hàng
Khi bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại đểnhận hàng hoặc doanh nghiệp thương mại dùng phương tiện vận tải của mình,thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoảthuận
Kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT, bộ phận giao nhận thuộc phòng
kỹ thuật, kinh doanh sẽ cầm hóa đơn GTGT này xuống kho, thủ kho viếtphiếu xuất kho theo yêu cầu Hàng hóa sẽ được bộ phận này chuyển đếnkhách hàng Sau khi bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận
nợ, hàng hoá được xác định tiêu thụ
Hàng hóa được bán theo dõi trên tài khoản 152 và 155, 156 Trước khivào sổ cái tài khoản 152, 155,156 và các tài khoản khác, các nghiệp vụ bánhàng phát sinh được vào sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng và chứng từghi sổ theo thứ tự thời gian cùng với các nghiêp vụ khác
Cụ thể:
Phiếu XK vào sổ chi tiết hàng hóa
Hóa đơn GTGT được vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết bán hàng
Phiếu thu và phiếu chi phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt
Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT-3LL
Trang 15Để phù hợp với đặc điểm và các quy định về phương thức tiêu thụ, kếtoán tiêu thụ hàng hoá của công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 131 : Phải thu của khách hàng
Và một số tài khoản khác như: TK 157, TK152, TK156, TK 532, TK
632, TK 641, TK 642…
2.1.2 Kế toán theo phương thức tiêu thụ hàng hóa.
Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạpphẩm và Vật tư Ngành In lấy thời điểm khi khách hàng chấp nhận mua hàng
để ghi nhận doanh thu bán hàng và cũng chính là thời điểm hàng hóa đượctiêu thụ
Kế toán chi tiết tiêu thụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm vàVật tư Ngành In rất được coi trọng, nó giữ 1 vị trí quan trọng trong công tác
kế toán của Công ty Những số liệu mà phòng kế toán cung cấp là nhữngthông tin rất cần thiết cho ban lãnh đạo và các phòng ban có liên quan biết đểtiến hành phân tích, đánh giá khả năng tiêu thụ hàng hoá để có kế hoạch nhậphàng, mặt hàng nào tiêu thụ được nhiều hơn
Do đặc điểm kinh doanh của mình, hiện nay công ty đang có nhiều hìnhthức thanh toán áp dụng cho khách hàng để linh hoạt hơn như sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
- Khách hàng nợ tiền hàng
Trang 16Trong phạm vi bài viết này em xin được lấy số liệu về mặt hàng kẽm chếbản và mực in công nghiệp làm ví dụ.
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
Ngày 02/10/2008 xuất bán cho Công ty in Tài Chính 20 bản kẽm 700), giá vốn xuất kho 310.000đ/bản.Giá bán cả thuế 10% là 7.700.000đ.Tiền hàng đã được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, công ty chấp nhậnchiết khấu 1% cho khách hàng và đã thanh toán bằng tiền mặt Chi phí vậnchuyển người bán chịu và đã chi bằng tiền mặt 100.000đ
(605-Giá bán chưa thuế của một lô hàng được tính như sau:
Giá bán chưa thuế: 7.700.000/1,1 = 7.000.000đ
Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT có chữ ký của giám đốc
Hóa đơn GTGT số 0025028 ngày 02/10/2008 được lập thành 03 liên Liên 1: Lưu tại nơi lập
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để thanh toán
Trang 17Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tạp phẩm và Vật tư Ngành In
Địa chỉ: 8/111 Xã Đàn 2-Nam Đồng-Đống Đa-HN
Số tài khoản: Mã số thuế: 0101100515
Họ tên người mua: Nguyễn Thanh Bình
Đơn vị: Công ty in Tài Chính
Địa chỉ: 52 Trần Cung
Hình thức thanh toán : TGNH Mã số thuế: 0101121255
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( đã ký) (đã ký) ( đã ký)
Trang 18Sau khi nhận được giấy báo có kế toán tính ra phần chiết khấu màkhách hàng được hưởng để chi trả bằng tiền mặt được thể hiện trên biểu 2 vàđược lập thành 2 liên Kế toán lập phiếu chi vào màn hình cập nhật của phầnmềm rồi in ra 2 liên đưa thủ quỹ chi tiền Khi vào phần mềm cập nhật chứng
từ thì xong đó máy sẽ tự hạch toán vào sổ quỹ, vào sổ chi tiết chiết khấuthanh toán
Biểu 2:
Công ty TNHH Tạp phẩm và Mẫu số 02-TT Vật tư Ngành In QĐ số:48/2006/QĐ-BTC
Bằng chữ: (Bảy mươi bảy nghìn đồng chẵn./.)
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Cùng lúc đó kế toán lập phiếu chi thanh toán tiền vận chuyển đã thuê
để chuyển hàng đến cho khách hàng gọi là chi phí bán hàng Kế toán vào mànhình cập nhật của phần mềm lập phiếu chi theo biểu 3 và được in ra 2 liên đưa
Trang 19cho thủ quỹ chi tiền Khi vào cập nhật chứng từ phiếu chi thì cũng tự độnghạch toán thẳng vào sổ quỹ và sổ chi tiết chi phí bán hàng( TK642).
Biểu 3:
Công ty TNHH Tạp phẩm và Mẫu số 02-TT Vật tư Ngành In QĐ số:48/2006/QĐ-BTC
Khi phiếu xuất kho đã được hạch toán in ra, kế toán xong xong theo dõiđược chi tiết nhập -xuất - tồn của mặt hàng đã xuất, được thể hiện trên thẻkho, vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán( TK632)
Trang 20Lý do xuÊt kho: XuÊt b¸n
XuÊt t¹i kho: Hµng ho¸
STT Tªn s¶n phÈm,
§¬n vÞ tÝnh
Sè lîng §¬n gi¸ Th nh tiành ti ền
Trang 21Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Ngày 06/10/2008 xuất bán 50 hộp mực in Apec màu đen cho Công ty in
Ba Đình, giá bán chưa thuế là 14.500.000đ (thuế GTGT 10%) Tiền hàng đãthu bằng tiền mặt, giá vốn của hàng xuất bán là 11.000.000đ Công ty in BaĐình yêu cầu giảm giá 2%, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tạp phẩm và Vật
Trang 22Số tiền khách hàng được giảm giá: 2% x 14.500.000 = 290.000
Biểu 5:
Công ty TNHH Tạp phẩm và Mẫu số 01GTKT-3LL Vật tư Ngành In QĐ số:48/2006/QĐ-BTC
Bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm ba mươi mốt nghìn đồng chẵn./
Kèm theo hoá đơn GTGT số 0072410( chứng từ gốc)
Đã nhận đủ số tiền: 15.631.000đ
Bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm ba mươi mốt nghìn đồng chẵn./ Giám đốc Kế toán trưởng Thủ qũy Người lập phiếu Người nhận tiền (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) ( đã ký)
Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng
Trang 23Ngày 10/10/2008 xuất bán 200 bản kẽm chế bản (605-700) cho công ty
CP in Khoa học Công nghệ, trị giá lô hàng chưa thuế là 70.000.000đ (thuếGTGT 10%), Tiền hàng khách hàng còn nợ Trị giá vốn 62.000.000đ
Kế toán lập 3 liên hóa đơn GTGT như trường hợp trên
Thủ kho viết phiếu xuất kho số 007/02
Kế toán vào chứng từ ghi sổ theo các bút toán sau:
1.Bút toán phản ánh doanh thu:
2.2.1 Công thức xác định kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng
Để xác định kết quả tiêu thụ ta tính doanh thu bán hàng, chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
- Quá trình kế toán ở công ty được thực hiện bằng máy tính Toàn bộchứng từ liên quan đến tiêu thụ được nhập vào máy, máy xẽ sử lý số liệu vàochứng từ ghi sổ và các sổ cái tương ứng Để xác định doanh thu bán hàng kếtoán phản ánh trên sổ cái TK 511 Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ liên quan,
kế toán vào sổ cái các TK
Cuối tháng kế toán xác định kết quả bán hàng, công việc này được thựchiện bằng bút toán kết chuyển để theo dõi trên TK911 – Xác định kết quả tiêu thụ
Kết quả bán hàng trong tháng:
Trang 24Doanh thu thuần = Doanh thu - Giảm giá hàng bán
- Chi phí QLDN là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh củadoanh nghiệp và nó liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp Do đó,cuối kỳ cần được tính toán phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinhdoanh Trong công ty các chứng từ kế toán sử dụng khi hạch toán chi phíquản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào nội dung khoản mục chi phí:
+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Phiếu chi
Và một số chứng từ khác
Các chứng từ này được kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi
sổ cái TK 642, cuối kỳ kết chuyển vào TK911 – Xác định kết quả tiêu thụ
- Khi phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu thanh toán trong bán hàng đượcvào chứng từ ghi sổ, định kỳ vào sổ cái TK635, cuối kỳ kết chuyển vàoTK911 – Xác định kết quả tiêu thụ
- Khi hạch toán thì mọi chi phí ở khâu bán hàng hoá ( giá vốn của hànghoá đã bán) kế toán đều phải phản ánh vào giá vốn hàng bán Từ những chứng
từ ghi sổ kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, cuối kỳ kết chuyển vào TK 911– Xác định kết quả tiêu thụ
- Kết quả tiêu thụ là kết quả cuối cùng về các hoạt động tiêu thụ của doanhnghiệp trong một kỳ nhất định Kết quả hoạt động kinh doanh trong công tychính là kết quả hoạt động tiêu thụ bán sản phẩm và hàng hoá Kết quả đóđược đo bằng phần chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm vớicác khoản chi phí kinh doanh và được xác định bằng công thức:
- Giá vốnhàng hóa -
Chiphíbánhàng
-Chiphíquảnlý
Trang 25Trong việc mua bán hàng hoá và dự trữ hàng hoá cần những hao phí về
xã hội nhất định mà nhiệm vụ của kế toán là phải ghi chép chính xác, đầy đủcác chi phí bỏ ra
2.2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ
Kết quả tiêu thụ được xác định tại thời điểm ngày 30 hoặc 31 cuối mỗi tháng
Cuối tháng kế toán vào các bút toán kết chuyển để xác định kết quảkinh doanh trong kỳ Kế toán tiêu thụ vào sổ chi tiết bán hàng để xác định sốlượng hàng thực tế bán và doanh số của từng loại hàng hoá để làm báo cáocho kế hoạch nhập hàng tiếp theo trong kỳ được thể hiện theo biểu 6 sau đây.Sau đây là kết quả tiêu thụ tháng 10/2008 của Công ty Trách nhiệm hữu hạnTạp phẩm và Vật tư Ngành In:
Số liệu được thể hiện trên sổ chi tiết bán hàng được tập hợp từ các lầncập nhật hoá đơn GTGT vào phần mềm
Vì doanh nghiệp hạch toán sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ nêncuối tháng kế toán phải tập hợp phát sinh chi tiết của tất cả các tài khoản vàomỗi chứng từ ghi sổ theo nghiệp vụ phát sinh của từng loại như sau:
Trang 26Doanh thu Các khoản khấu
trừ
lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế TTĐB, NK…
≠ (521, 531, 532…)
4/10 HĐ
GTGT
0025028
4/10 Công ty in tài chính Kẽm chế bản 605-700
Kế toán trưởng (đã ký)
Trang 27Sau đó kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT bán hàng trong thángđược thanh toán ngay bằng tiền mặt, các phiếu thu và một số chứng từ gốcliên qua khác lập lên chứng từ ghi sổ số 01/01 phản ánh toàn bộ phát sinhtrong kỳ của bên Nợ TK111 như biểu 7 sau:
(thu tiền mặt trong tháng)
Trang 28lên chứng từ ghi sổ số 02/01 phản ánh toàn bộ phát sinh trong kỳ bên CóTK111 được thể hiện trên biểu 8 sau:
(chi tiền mặt trong tháng)
Số hiệu tài khoản Số tiền
Kế toán tập hợp các hoá đơn GTGT bán hàng trong kỳ chưa thu được tiền
là căn cứ lập trên chứng từ ghi sổ số 03/01 phản ánh toàn bộ phát sinh trong