Đang tải... (xem toàn văn)
Tại nhà máy in Quân đội 1 đầu vào quan trọng nhất là nguyên vật liệu, chiếm tới 70% tỷ trọng tổng chi phí sản xuất và là thành phần chủ yếu của sản phẩm. Nhà máy in Quân đội có hơn 500 loại nguyên vật liệu với chủng loại, kích cỡ khác nhau. Công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao nguyên vật liệu là một lĩnh vực hoạt động thường xuyên và liên tục của đơn vị. Sau thời gian thực tập tại nhà máy in Quân đội 1 có cơ hội tiếp cận thực tế, củng cố lý luận về kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, nhận thức được vai trò của quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình cuả Cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông em đã quyết định chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại nhà máy in Quân đội 1”.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BTC : Bộ Tài Chính BHXH : Bảo hiểm xã hội BHQĐ : Bảo hiểm quân đội ĐĐH : Đơn đặt hàng ĐH : Đại học ĐVT : Đơn vị tính GTGT : Giá trị gia tăng MS : Mã số MST : Mã số thuế NVL : Nguyên vật liệu STT : Số thứ tự TCCT : Tổng cục trị TĐT : Tương đương tiền TK : Tài khoản TSDH : Tài sản dài hạn QĐ : Quyết định QĐND : Quân đội nhân dân QP : Quốc phòng VCSH : Vốn chủ sở hữu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tại nhà máy in Quân đội đầu vào quan trọng nguyên vật liệu, chiếm tới 70% tỷ trọng tổng chi phí sản xuất thành phần chủ yếu sản phẩm Nhà máy in Quân đội có 500 loại nguyên vật liệu với chủng loại, kích cỡ khác Cơng tác kế tốn ngun vật liệu nâng cao nguyên vật liệu lĩnh vực hoạt động thường xuyên liên tục đơn vị Sau thời gian thực tập nhà máy in Quân đội có hội tiếp cận thực tế, củng cố lý luận kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng, nhận thức vai trò quan trọng cơng tác kế tốn doanh nghiệp với giúp đỡ nhiệt tình cuả Cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông em định chọn đề tài : “Hồn thiện cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu nhà máy in Quân đội 1” Do giới hạn thời gian kinh nghiệm thân chưa nhiều nên q trình hồn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận góp ý PGS.TS Nguyễn Thị Đông cán kế toán nhà máy in Quân đội Chuyên đề trình bày với kết cấu gồm chương: Chương 1: Tổng quan nhà máy in Quân đội Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhà máy in Quân đội Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế toán nguyên vật liệu nhà máy in Quân đội CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 Khái niệm vai trò nguyên vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh: Một điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất đối tượng lao động Nguyên vật liệu đối tượng thể dạng vật hóa như: sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, sợi doanh nghiệp đóng giày, vải doanh nghiệp may mặc, giấy doanh nghiệp in… Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định tham gia vào trình sản xuất, tác động lao động, chúng bị tiêu hao toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Nguyên vật liệu phận quan trọng tài sản lưu động doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng số vốn lưu động Vì để tăng hiệu sử dụng vốn lưu động cần quản lý sử dụng tốt nguyên vật liệu Từ đặc điểm nguyên vật liệu vật giá trị thấy vật liệu có vai trò to lớn trình sản xuất doanh nghiệp Trong doanh nghiệp sản xuất, kế hoạch sản xuất phụ thuộc nhiều vào việc cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng Nếu nguyên vật liệu có chất lượng tốt quy định tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm cao có khả cạnh tranh thị trường Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Do Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tiết kiệm chi phí cách hợp lý tác động đến việc hạ giá thành sản phẩm giúp doanh nghiệp thực kế hoạch lợi nhuận, tăng lợi nhuận, giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu phương pháp nhiều doanh nghiệp áp dụng, thể thông qua việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tất khâu giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu 1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp: 1.1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vậy, quản lý tốt khâu thu mua, trữ sử dụng vật liệu điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong khâu thu mua: doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp Tại đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ khối lượng, quy cách, chủng loại giá Trong khâu dự trữ bảo quản: để trình sản xuất liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gián đoạn sản xuất không dự trữ lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học vật liệu Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính tốn đầy đủ, xác, kịp thời giá ngun vật liệu có giá vốn thành phẩm Do khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu 1.1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức hạch toán nguyên vật liệu: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Để cung cấp kịp thời xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Ghi chép, tính tốn, phản ánh xác, trung thực, kịp thời số lượng,chất lượng giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho - Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác, kịp thời số lượng giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao NVL - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, - Tính tốn phản ánh xác số lượng giá trị NVL tồn kho, phát kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy Để đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần phải thực tốt nhiệm vụ sau: - Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ quy định mẫu Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản lưu trữ chứng từ Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh trùng lặp luân chuyển chứng từ qua khâu không cần thiết phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp - Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nguyên tắc thích ứng Tài khoản tổng hợp doanh nghiệp xây dựng vào chế độ kế toán thống chung theo chế độ ban hành Bên cạnh tài khoản chi tiết xây dựng dựa đặc điểm riêng doanh nghiệp cho phù hợp với công tác kế toán doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn Chun đề thực tập tốt nghiệp - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cần đảm bảo hai nguyên tắc thống thích ứng, xây dựng đầy đủ loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời - Các báo cáo nguyên vật liệu cần xây dựng theo chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập kỳ chuyển đến phận chức quản lý nguyên vật liệu 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò cơng dụng khác q trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu tổ chức tốt việc quản lý hạch tốn ngun vật liệu - Phân loại theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu: + Nguyên liệu vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau q trình gia cơng chế biến cấu thành hình thái vật chất sản phẩm “ Nguyên liệu” thuật ngữ đối tượng lao động chưa qua chế biến, “vật liệu” thuật ngữ nguyên liệu qua chế biến + Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ q trình sản xuất kinh doanh, sử dụng kết hợp với ngun vật liệu để hồn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý + Nhiên liệu: Là vật thứ dùng để tạo nhiệt than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu doanh nghiệp sản xuất thực chất loại vật liệu phụ , nhiên tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn đóng vai trò quan trọng kinh tế quốc dân, nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản lý hồn tồn khác với loại vật liệu phụ thơng thường Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định + Thiết bị vật liệu xây dựng bản: Là loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng + Vật liệu khác: Là loại vật liệu đặc chủng doanh nghiệp phế liệu thu hồi từ trình sản xuất hay từ việc lý tài sản cố định - Phân loại theo nguồn hình thành gồm loại: + Vật liệu tự chế: vật liệu doanh nghiệp tự tạo để phục vụ cho nhu cầu sản xuất + Vật liệu mua ngồi: Là loại vật liệu doanh nghiệp khơng tự sản xuất mà mua ngoại từ thị trường nước xuất + Vật liệu khác: Là loại vật liệu hình thành cấp phát, biểu tặng, góp vốn liên doanh - Phân loại theo mục đích sử dụng gồm: + Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: + Vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp 1.1.4 Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu cơng tác kế tốn quan trọng việc tổ chức hạch tốn ngun vật liệu Tính giá ngun vật liệu dùng tiền để biểu giá trị nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Số 02 – Hàng tồn kho, theo chuẩn mực hàng tồn kho phải ghi nhận theo giá trị thấp giá gốc giá trị thực theo nguyên tắc thận trọng Giá gốc hàng tồn kho bao gồm tất chi phí mua, chi phí chế biến, chi phí khác phát sinh để có hàng tồn kho địa điểm trạng thái - Chi phí mua, ví dụ giá mua chi phí nhập Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Chi phí chế biến, là: + Nhân cơng trực tiếp + Chi phí sản xuất chung + Chi phí chung biến đổi + Chi phí chung cố định phân bổ dựa cơng suất bình thường máy móc sản xuất + Các chi phí khác chi thiết kế, chi phí vay… Giá trị thực giá bán ước tính trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ 1.1.4.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tính giá nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí Nguyên vật liệu nhập kho kỳ doanh nghiệp bao gồm nhiều nguồn nhập khác Tùy theo nguồn nhập mà giá trị thực tế vật liệu nhập kho xác định khác * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế NVL Giá mua = ghi mua ngồi hóa đơn Trong đó: Chi phí + thu + mua Các khoản Các khoản thuế không _ giảm giá trị vật hồn lại tư mua - Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hao hụt định mức… - Các khoản thuế không hoàn lại: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp… - Các khoản giảm giá trị vật tư mua: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại… * Đối với nguyên vật liệu thuê ngồi gia cơng chế biến: Giá thực tế NVL thuê = Giá thực tế NVL xuất thuê + Chi phí th ngồi + Chi phí phát sinh liên quan Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 95 trình kinh doanh, tổ chức lập, luân chuyển chứng từ phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn theo quy định nhà máy, kịp thời phản ánh thông tin cần thiết giúp cho lãnh đạo nhà máy có định xác, kịp thời kinh doanh Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, chun mơn hóa cơng tác kế tốn, giúp nhân viên kế toán phát huy hết lực trình độ Do phần hành kế tốn thực cách xác, quy định giúp cho việc đối chiếu phần hành kế toán thực cách nhanh chóng, thuận lợi Hiện nhà máy áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, hình thức có ưu điểm là: Giảm nhẹ khối lượng cơng việc kế tốn, dễ phân cơng nhiệm vụ cho kế tốn viên, số liệu xác kiểm tra đối chiếu thường xun Hệ thống sổ kế toán nhà máy phù hợp với việc ghi chép tổng hợp, hệ thống hóa số liệu nghiệp vụ kinh tế từ chứng từ gốc nhằm cung cấp tiêu cần thiết để lập báo cáo tài Sử dụng hình thức kế tốn khơng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cán kế toán cao Nhận xét cụ thể: - Thứ nhất: hệ thống tài khoản, chứng từ sổ sách kế toán áp dụng Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán nhà máy hạch tốn theo mẫu quy định Bộ Tài Hệ thống tài khoản kế toán nhà máy sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý Việc vận dụng mở tài khoản chi tiết nhà máy phù hợp với hướng dẫn Nhà nước phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhà quản trị doanh nghiệp Tổ chức hệ thống sổ kế toán luân chuyển sổ hợp lý, khoa học sở vận dụng cách sáng tạo chế độ kế toán doanh nghiệp hành, phù hợp với khả trình độ đội ngũ cán kế toán nhà máy Các sổ kế toán như: Sổ cái, sổ chi tiết… lập có hệ thống trung thực, hợp lý, có tính hiệu thơng qua chương trình kế tốn máy vi tính Chun đề thực tập tốt nghiệp 96 - Thứ hai: Về phần mềm kế toán áp dụng Việc áp dụng phần mềm kế toán MISA – SME Version 7.9-R3 cơng tác kế tốn tạo điều kiện thuận lợi nhiều việc xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua hệ thống chứng từ cài đặt sẵn Công tác ghi sổ, lập báo cáo lưu trữ số liệu đơn giản hóa, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, tiết kiệm thời gian cơng sức cho kế tốn viên - Thứ ba: Bộ máy kế toán nhà máy Bộ máy kế toán nhà máy gồm nhân viên có trình độ cao, nhân viên chuyên sâu vào phần hành kế toán đồng thời phối hợp nhịp nhàng với phần hành khác, nhờ công việc xử lý hồn thành tốt * Về cơng tác kế toán NVL: Trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu nói riêng nhà máy có điểm mạnh định: Thứ nhất, cơng tác kế tốn chi tiết nguyên vật liệu nhà máy áp dụng phương pháp thẻ song song Đây phương pháp đơn giản, dễ thực kết hợp với phần mềm kế toán máy nên nghiệp vụ kế toán phản ánh thường xuyên, đợi đến cuối kỳ hạch toán Thứ hai, nhà máy sử dụng phương pháp bình qn gia quyền để tính giá ngun vật liệu xuất kho Phương pháp có ưu điểm giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu không phụ thuộc vào số lần nhập xuất danh điểm nguyên vật liệu Thứ ba, nhà máy xây dựng hệ thống danh mục vật tư để phục vụ công tác quản lý vật tư hàng hóa thuận lợi cơng tác kế tốn Điều xuất phát từ nhu cầu thực tế nhà máy Trong nhà máy số lượng vật tư lên tới 500 loại phụ Mỗi loại có đặc điểm, tính chất cơng dụng khác Với đặc điểm nhà máy tiến hành mã hóa loại vật tư theo phương pháp phân lớp, giúp kế tốn có khả Chun đề thực tập tốt nghiệp 97 theo dõi chi tiết loại vật tư cách dễ dàng tránh nhầm lẫn Thứ tư, nhà máy xây dựng hệ thống định mức vật tư cho loại nguyên vật liệu chính, đặc biệt giấy Hệ thống định mức vật tư giúp nhà máy tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao lực cạnh tranh cho nhà máy Thứ năm, công tác quản lý nguyên vật liệu, nhà máy xây dựng hệ thống kho bãi chứa nguyên vật liệu tương đối tốt Các loại vật liệu kho xếp gọn gàng ngăn nắp, dễ phân loại thuận tiện sử dụng, đồng thời phù hợp với tính chất lý hóa học loại vật tư Thứ sáu, song song với việc xây dựng hệ thống kho bãi, nhà máy thường tiến hành thu mua nguyên vật liệu cần thiết, điều làm giảm bớt chi phí xây dựng thêm kho hàng giảm chi phí trơng giữ kho Để thực tốt phương hướng này, nhà máy xây dựng uy tín với nhà cung cấp, đặt hữu nghị hợp tác lên hàng đầu Do nhu cầu nguyên vật liệu công ty đảm bảo * Về quản lý nguyên vậ liệu: - Khâu thu mua nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh thực tốt công tác lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Mỗi có đơn đặt hàng với hệ thống nhà cung cấp lâu năm phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh phối hợp đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ số lượng Bên cạnh phòng vật tư với phận khác tiến hành kiểm nhận, nhập kho chặt chẽ phản ánh số lượng, giá trị thực nhập chứng từ sổ kế toán - Khâu bảo quản, dự trữ: Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu bố trí hợp lý, ln nâng cấp, hệ thống thiết bị bảo quản, bảo vệ đầy đủ Thủ kho người trung thực, có kinh nghiệm quản lý vật tư nên việc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 98 tiếp nhận, cấp phát nguyên vật liệu việc hạch tốn kho thực xác - Khâu sử dụng: Việc tính tốn ngun vật liệu sử dụng hàng ngày hợp lý so với tình hình sử dụng thực tế để sản xuất sản phẩm Việc sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo tiết kiệm, khơng gây lãng phí - Phân loại đánh giá: Cùng với việc ứng dụng phần mềm kế toán, máy tính giúp phân loại hợp lý theo cơng dụng loại q trình sản xuất, đặt danh điểm cho loại, thứ nguyên vật liệu không bị trùng lặp thống cho phận liên quan giúp cho cơng việc hạch tốn dễ dàng, thuận tiện Tất ưu điểm tạo nên hệ thống kế tốn vững mạnh nhà máy in Quân đội 3.1.2 Nhược điểm: - Thứ nhất, nhà máy sử dụng song song hai cách mã hóa vật tư Việc sử dụng đồng thời hai cách mã hóa vật tư làm cho việc kiểm soát, quản lý vật tư gặp khó khăn, dễ gây việc nhầm lẫn hạch toán kế toán nguyên vật liệu - Thứ hai, nhà máy xây dựng hệ thống định mức vật tư cho nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất hệ thống dừng lại vật liệu giấy, loại vật tư khác nhà máy chưa xây dựng định mức sử dụng Điều chưa tạo đồng hệ thống định mức vật tư chưa hoàn toàn giúp giảm bớt chi phi phí nguyên vật liệu trực tiếp đơn vị Bên cạnh đó, nhà máy thường xuyên phát vật tư cho phòng ban theo tháng khơng vào yêu cầu sản xuất Việc làm không tạo tiết kiệm sử dụng - Thứ ba, thủ tục hạch toán ban đầu nhập xuất nguyên vật liệu chưa chặt chẽ Nhà máy chưa thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, vật tư mua Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 99 không kiểm tra tỉ mỉ, khách quan số lượng, chủng loại, nhà máy tiến hành lập kiểm nghiệm vật tư trước nhập kho cách sơ sài Điều dẫn đễn việc nhà máy nhập nguyên vật liệu sai quy cách phẩm chất ảnh hưởng tới trình sản xuất sản phẩm sản xuất Khi có vật tư sai hỏng, bên bán đền vào lần mua hàng sau công ty ghi phiếu nhập kho nhập liệu vào máy tính theo số lượng ghi hóa đơn Điều trái với chế độ kế tốn, vi phạm tính có thực kế tốn - Thứ tư, hình thức sổ “Chứng từ - Ghi sổ” vận dụng chưa hợp lý Việc áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ có nhược điểm ghi trùng lắp số liệu lập báo cáo tài chậm Chẳng hạn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cuối tháng, sau lập chứng từ ghi sổ, chờ ký duyệt, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Do khơng đảm bảo u cầu kịp thời kế toán - Thứ năm, phần mềm kế toán áp dụng nhà máy có hạn chế như: cần sửa mẫu báo cáo khó cho người sử dụng, khả lọc liệu hạn chế, chưa chi tiết số phần hành… - Thứ sáu, thời gian cập nhật chứng từ nhà máy chưa hợp lý, thường kế tốn để phân loại dồn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khoảng ngày nhập lần, có kế tốn tiến hành phiếu xuất kho trước nhập phiếu nhập kho loại vật tư Gây tình trạng vật tư khơng (trên sổ sách) mà xuất khiến cho vật tư tồn lúc mang giá trị âm Xét tổng thể giá trị tồn cuối kỳ khơng có sai sót mặt logic vơ lý khơng đảm bảo tính kịp thời ngun tắc kế tốn - Thứ bảy, nhà máy không sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất hệ thống chứng từ kế toán nhà máy Do khơng quản lý việc sử dụng ngun vật liệu có phù hợp khơng, khơng thể theo dõi hiệu sử dụng nguyên vật liệu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 100 - Thứ tám, nhà máy chưa thực quy định lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế tốn dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cụ thể nhà máy không sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” vật tư kho nhà máy có giá trị lớn, chủ yếu giấy, mực ngun vật liệu khó bảo quản dễ hư hỏng Nhà máy khơng lập dự phòng bị động giá thị trường nguyên vật liệu nhà máy xuống thấp, tổn thấy gây khoản chi phí lớn đột xuất 3.2 Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhà máy in Quân đội I 3.2.1 Yêu cầu việc hoàn thiện: Trong điều kiện kinh tế nước ta vận động theo chế thị trường có định hướng Nhà nước, có nhiều chế độ, sách quản lý tài bước hình thành hồn thiện Do vậy, doanh nghiệp phải tự tìm biện pháp đem lại hiệu kinh tế cao cho mình, tự tìm phương pháp hạch tốn kế tốn phù hợp với đơn vị mình, vận dụng chế độ sách phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Chính tiến đến hồn thiện tổ chức hạch tốn kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng u cầu tất yếu khách quan nhằm phát huy vai trò quản lý tài cung cấp thơng tin kế tốn Việc hồn thiện hạch tốn kế tốn ngun vật liệu nhà máy đặt yêu cầu phải giúp cơng tác kế tốn tiến hành cách khoa học, gọn nhẹ, giảm công việc kế tốn viên đồng thời đảm bảo cơng tác kế toán tiến hành theo nguyên tắc Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu nói riêng hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung phải phục vụ mục tiêu đưa thơng tin xác, kịp thời đầy đủ, hỗ trợ đắc lực cho Ban giám đốc việc định vật tư hay chiến lược sản xuất * Nguyên tắc việc hoàn thiện: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 101 Nguyên tắc để việc hồn thiện hạch tốn kế tốn ngun vật liệu có ý nghĩa thực tiễn phải thực khơng trái với chế độ tài kế tốn hành Đồng thời việc hồn thiện phải tính đến xu hướng biến đổi tương lai chế quản lý kinh tế tài Mỗi doanh nghiệp lại có đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm nguyên vật liệu việc sử dụng nguyên vật liệu khác Do hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý có tính khả thi cao, phù hợp với khả tài nhà máy, phù hợp với trình độ chun mơn cán kế tốn nhà máy Nhà máy in Quân đội trải qua năm xây dựng trưởng thành, công tác quản lý, sản xuất nhà máy hoàn thiện dần mà cơng tác hạch tốn kế tốn bước hoàn thiện Tuy nhiên, điều kiện đất nước có nhiều thay đổi chế độ tài kế tốn, nhà máy cần thường xuyên theo dõi biến động đó, điều chỉnh lại tổ chức hạch tốn kế tốn cho phù hợp tạo thuận lợi cho cán làm cơng tác kế tốn nhà máy, đặc biệt kế toán nguyên vật liệu phát sinh nhiều nghiệp vụ, mà nghiệp vụ lại có đặc điểm, tính chất khác Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhằm mục đích tổ chức cơng tác kế toán nguyên vật liệu hiệu Để thực điều đó, việc hồn thiện phải đảm bảo tiết kiệm, kịp thời triệt để cho công tác kế toán thực tốt nhiệm vụ, chức cung cấp thơng tin quản lý tài chính, đem lại hiệu tốt với chi phí thấp 3.2.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác kế toán nguyên vật liệu: Trên sở mặt hạn chế tổ chức cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu nhà máy in Quân đội 1, em xin đưa số giải pháp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 102 nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhà máy: Thứ nhất, nhà máy nên thống cách mã hóa vật tư hai sở Việc thống cách mã hóa vật tư nhà máy giúp cho việc quản lý, kiểm soát hạch toán vật tư dễ dàng, khơng gây nhầm lẫn Thứ hai, ngồi việc xây dựng định mức sử dụng giấy nhà máy nên xây dựng định mức sử dụng loại vật tư khác đặc biệt mực in, số vật tư sử dụng tương đối nhiều việc sản xuất sản phẩm Xây dựng định mức sử dụng cho số loại vật liệu khiến cho phận có ý thức sử dụng vật liệu cách tiết kiệm hơn, giúp nhà máy giảm chi phí sản xuất, chi phí quản lý bán hàng Nhà máy vào mức độ sử dụng vật liệu kỳ trước, vào hợp đồng phân bổ cho phân xưởng mà xác định số vật liệu cần thiết cho phận tháng từ lập Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Thứ ba, nhà máy nên tổ chức kiểm nghiệm vật tư mua để tránh trường hợp nhà máy nhập nguyên vật liệu sai quy cách, phẩm chất kém, mà sau phát khó quy trách nhiệm gây thiệt hại cho nhà máy, làm giảm chất lượng sản phẩm Trong trường hợp phát vật liệu thừa, thiếu sai quy cách nhà máy nên tiến hành lập Biên kiểm nghiệm vật tư để làm pháp lý có tranh chấp xảy tránh nhiều thiệt hại cho nhà máy Trong trường hợp vật tư đảm bảo số lượng, quy cách nên lập Biên kiểm nghiệm vật tư để đảm bảo cho nhà cung cấp giao hàng theo theo hợp đồng Trong trường hợp có vật tư thiếu, hư hỏng, bên bán đền bù vào lần mua hàng sau, nhà máy không hạch toán số thiếu vào tài khoản 152 mà nên hạch toán vào tài khoản 1381 “ Tài khoản thiếu chờ xử lý” Ghi nhận sau: Nợ TK 152: Số vật tư nhận quy cách, phẩm chất Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 103 Nợ TK 1381: Số thiếu, hư hỏng Nợ TK 1331: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 331: Nếu tốn sau Có TK 111, 112: Nếu trả Đến lần sau nhận số vật tư đền bù nhà máy ghi nhận: Nợ TK 152 : Số bù Có TK 1381: Số bù Thứ tư, để khắc phục hạn chế trùng lắp hình thức chứng từ ghi sổ hạn chế phần mềm Misa version 7.9 như: cần sửa mẫu báo cáo khó cho người sử dụng, khả lọc liệu hạn chế, chưa chi tiết số phần hành… nhà máy nên kết hợp với công ty sản xuất phần mềm kế toán để thiết kế lại phần mềm kế tốn cho máy tính có khả tự động khử trùng nội dung nghiệp vụ kinh tế nhập vào máy tính lần, nâng cao khả lọc liệu, chi tiết phần hành… Thứ sáu, trình tự nhập chứng từ kế tốn nên tn thủ ngun tắc trình tự thời gian, chứng từ phát sinh trước phải cập nhật trước Như sổ sách kế toán nhà máy logic kiểm tra lúc đảm bảo xác Trong trường hợp nhà máy có nhiều phiếu nhập, xuất vật tư, kế toán phải phân loại phiếu nhập, xuất riêng Để tạo thuận lợi cho công việc nhập liệu vào máy tính kế tốn nên nhập chứng từ nhập vật tư trước nhập chứng từ xuất vật tư Thứ bảy, hàng tháng công ty nên lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu cho phận để theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu phận Từ có điều chỉnh phù hợp việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho phận Giúp cho nhà quản lý nắm bắt cụ thể mức độ sử dụng hiệu sử dụng nguyên vật liệu nhà máy Thứ tám, theo nguyên tắc thận trọng kế toán, nhà máy ghi nhận giá trị tài sản không cao giá trị thường Đối với nguyên vật liệu nhà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 104 máy khơng nằm ngồi ngun tắc Nhà máy khơng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá loại nguyên vật liệu nhà máy thay đổi theo giá thị trường, số loại vật liệu có xu hướng bị hư hỏng, phẩm chất theo thời gian Để chủ động bù đắp tổn thấy giảm giá nguyên vật liệu tồn kho, nhà máy nên lập khoản dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu nhà máy Cuối quý cuối năm, nhà máy nên lập ban thẩm định mức giảm giá nguyên vật liệu Mức giảm giá mức chênh lệch giá trị ghi sổ nguyên vật liệu cao giá thị trường thời điểm lập báo cáo Từ xác định số dự phòng cần lập Thứ chín, với trường hợp mua hàng có chứng từ hàng chưa kho, nhà máy khơng ghi chép mà đợi đến hàng kho tiến hành làm thủ tục nhập kho nhập liệu vào máy tính Theo chuẩn mực kế tốn Việt Nam Hàng tồn kho nhà máy phải hạch tốn số nguyên vật liệu vào tài khoản hàng mua đường, đồng thời vào sổ chứng từ nhận theo ngày phát sinh 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý nguyên vật liệu: Sử dụng hiệu tiết kiệm nguyên vật liệu yêu cầu nhà máy in Quân đội nhằm làm giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm Nhà máy làm tăng hiệu sử dụng nguyên vật liệu cách xây dựng hoàn chỉnh thêm hệ thống định mức sử dụng vật tư Hiện nhà máy xây dựng hệ thống định mức sử dụng vật tư riêng biệt nhằm tiết kiệm cách tối đa chi phí vật liệu chủ yếu giấy in Thay xây dựng định mức chi phí cho loại giấy nhà máy nên xây dựng định mức cho loại vật liệu khác mực in hay kẽm… Việc tạo hệ thống định mức vật tư đồng hồn chỉnh góp phần khơng nhỏ việc sử dụng khoa học hiệu nguyên vật liệu nhà máy Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 105 Trong phiếu xuất kho theo hạn mức thể số lượng vật tư cấp theo hạn mức thể số lượng vật tư thực nhận phòng ban Vào ngày đầu tháng, phòng kế hoạch sản xuất xác định hạn mức sử dụng vật tư sau gửi thơng báo đến phòng vật tư Phiếu xuất kho theo hạn mức phòng vật tư lập theo tháng Mỗi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu thủ kho viết phiếu xuất kho bình thường, đồng thời ghi nhận số lượng xuất vào Phiếu xuất kho theo hạn mức Người nhận vật tư có trách nhiệm ký tên vào phiếu xuất kho phiếu xuất kho theo hạn mức Để quản lý tốt vật liệu công ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên theo định kỳ Việc tiến hành kiểm kê tháng lần chưa đáp ứng nhu cầu quản lý thường xuyên nguyên vật liệu nhà máy Số lượng nguyên vật liệu lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều tháng kiểm kê lần không phản ánh kịp thời, xác tình hình thừa thiếu vật tư chất lượng, tình trạng vật tư giai đoạn sản xuất, kinh doanh Mỗi quý, nhà máy nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm người liên quan đến công tác bảo quản hàng tồn kho người hiểu biết kỹ thuật Định kỳ, ban chuyên trách tiến hành kiểm kê vào ngày 01/01 quý Sau kiểm kê, ban kiểm kê lập biên kiểm kê để làm quy trách nhiệm pháp lý cho đối tượng có liên quan Cũng cần quản lý tốt khâu thu mua công tác kiểm nghiệm vật tư mua người có kinh nghiệm hiểu biết Thơng thường nghiệp vụ mua hàng nhập kho đơn giản Khi hàng tới kho kèm theo hóa đơn, thủ kho phận vật tư quan tâm đến số lượng nhập kho mà khơng lập biên kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa mua Khi xảy tình xấu chất lượng vật liệu không đáp ứng yêu cầu lại khơng có chứng từ minh chứng nghiệp vụ nên khó quy trách nhiệm pháp lý cho nhà cung cấp hay đối tượng liên quan Để khắc phục hạn chế nhà máy nên sử dụng Biên kiểm nghiệm vật tư nhập kho vật liệu kho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 106 KẾT LUẬN Để phát huy cách có hiệu cơng cụ kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng, cơng tác kế tốn nhà máy in Qn đội phải ln cải tiến hồn thiện nhằm phản ánh cách xác, kịp thời, đầy đủ tình hình biến động vật liệu số lượng, chất lượng, giá trị chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, thu hút khách hàng đem lại lợi nhuận ngày cao cho nhà máy Qua trình tìm hiểu thực tế tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhà máy in Quân đội, em nhận thấy nhà máy tổ chức, xếp dần đưa cơng tác kế tốn ngun vật liệu vào nề nếp, đóng góp đáng kể cho cơng tác quản lý hoạt động sản xuất nhà máy Tuy nhiên tổ chức cơng tác kế tốn quản lý nguyên vật liệu nhà máy hạn chế Em mạnh dạn nêu số đề xuất cơng tác kế tốn ngun vật liệu với hy vọng đóng góp phần nhỏ nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn quản lý nguyên vật liệu nhà máy Do giới hạn thời gian kinh nghiệm thân chưa nhiều nên q trình hồn thiện chun đề thực tập tốt nghiệp khơng tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận góp ý Cơ giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đơng cán kế tốn nhà máy in Quân đội Một lần em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình Cơ giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đơng giúp đỡ cán kế toán nhà máy in Quân đội Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành "chế độ kế toán doanh nghiệp" PGS.TS Nguyễn Văn Cơng 2006.Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Một số luận văn khóa trước Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 108 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Giám đốc Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên đóng dấu) (Ký tên đóng dấu) Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 109 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Giáo viên hướng dẫn (Ký tên ghi rõ họ tên) ... VCSH : Vốn chủ sở hữu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tại nhà máy in Quân đội đầu vào quan trọng nguyên vật liệu, chiếm tới 70%... nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu tổ chức tốt việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu - Phân loại theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu: + Nguyên liệu vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu. .. nghị nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu nhà máy in Quân đội CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN