QUI ĐỊNH DỊCH VỤ ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ TRÊN MẠNG BƯU CHÍNH

TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM QUI ĐỊNH DỊCH VỤ ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ TRÊN MẠNG BƯU CHÍNH 1 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Sự cần thiết xây dựng qui định • Chưa có qui định dịch vụ đại lý bảo hiểm phi nhân thọ thống tồn mạng lưới Bưu • Phù hợp với định hướng phát triển dịch vụ, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình cung cấp dịch vụ • Phù hợp với định hướng quản lý, điều hành, toán tập trung Tổng Cơng ty • Áp dụng chung cho bán bảo hiểm thủ cơng bán bảo hiểm có ứng dụng tin học • Đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng chất lượng dịch vụ yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ 2 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Nội dung Qui trình cung cấp sản phẩm ấn phẩm; Sản phẩm cung cấp mạng Bưu chính; Qui định việc cập nhật liệu vào hệ thống; Quản lý ấn chỉ; Kiểm tra, kiểm soát đối soát dịch vụ; Thời gian bàn giao chứng từ lập báo cáo Qui định luồng báo cáo Tổng Cơng ty; • Thanh tốn tiền phí bảo hiểm, trả bảo hiểm phí dịch vụ; • Thanh tốn tiền hoa hồng chi phí quản lý sau bán hàng • • • • • • 3 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Tổ chức cung cấp dịch vụ • BĐT định mở dừng cung cấp dịch vụ phạm vi quản lý • Chủ động tổ chức mạng lưới kinh doanh dịch vụ: – – – – Bán quầy giao dịch; Tổ chức đội ngũ giới thiệu, chào bán địa khách hàng; Mở rộng mạng lưới bán hàng theo mơ hình đa cấp; Xây dựng chế hoa hồng quản lý dịch vụ cho NBBH • Chịu trách nhiệm hoạt động dịch vụ, số liệu đối chiếu số liệu với Chi nhánh PTI 4 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Giải thích từ ngữ • Người bán bảo hiểm: – GDV bưu cục; – Nhân viên điểm phục vụ (BĐ-VHX, đại lý bưu điện, kiốt… ); – Đại lý cá nhân khác (bưu tá, nhân viên phát xã, cộng tác viên… ) • Bưu cục nối mạng: có mở dịch vụ, có máy tính nối mạng cài đặt phần mềm hỗ trợ khai thác bảo hiểm; nơi bưu cục không nối mạng trực thuộc cuối ngày gửi số liệu cập nhật vào hệ thống • Bưu cục khơng nối mạng: có mở dịch vụ, chưa cài đặt phần mềm hỗ trợ khai thác bảo hiểm; trực thuộc bưu cục nối mạng • Cơng ty bảo hiểm: Cơng ty bảo hiểm có giấy phép hoạt động, có sản phẩm cung cấp mạng Bưu 5 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Ứng dụng cơng nghệ thơng tin • • • Hệ thống thu hộ chi hộ, hỗ trợ khai thác quản lý: Quản lý thông tin bảo hiểm bản; Quản lý phí bảo hiểm; Hỗ trợ quản lý ấn chỉ: biết số lượng serial ấn sử dụng; • Trả bồi thường bảo hiểm thuận tiện, linh hoạt; • Hỗ trợ in báo cáo, thống kê; • Hỗ trợ tính hoa hồng chi phí quản lý BĐT hưởng 6 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Ứng dụng cơng nghệ thơng tin Qui định hệ thống ứng dụng: • Bưu cục/NBBH cung cấp dịch vụ thủ công cuối ngày phải gửi thông tin bưu cục nối mạng để cập nhật liệu vào chương trình • Thời điểm từ bán đến cập nhật liệu vào hệ thống khơng q ngày làm việc • Kiểm tra số liệu hệ thống với số thực thu, thực chi, hoàn trả hạn mức cho đơn vị cấp theo qui định • Sửa sai hệ thống tuân theo qui định hướng dẫn phần mềm thu hộ 7 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Phát hành GCN bảo hiểm Bán/cấp lẻ GCN bảo hiểm: • Bán cho cá nhân • Bán cho quan, tổ chức theo danh sách yêu cầu cấp lẻ GCN bảo hiểm cho người danh sách Bán cho CQ, tổ chức, trường học yêu cầu ký hợp đồng: • Tiếp nhận Giấy yêu cầu danh sách người tham gia Chuyển hồ sơ cho Chi nhánh PTI ký hợp đồng • Trong vòng ngày làm việc Chi nhánh PTI hoàn thành hợp đồng gửi cho đơn vị tiếp nhận yêu cầu • Bưu cục thu phí, cấp lẻ GCN bảo hiểm (nếu có u cầu) 8 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Cập nhật giao dịch vào hệ thống Trường hợp bán lẻ: • Số serial: nhập số serial GCN bảo hiểm, bao gồm phần chữ phần số • Loại hình bảo hiểm (BH người): chọn mã nghiệp vụ • Biển số xe (BH xe giới): nhập đầy đủ phần số, phần chữ gạch ngang (khơng để khoảng cách) Ví dụ: 29N-2565 31-086-U4 • Ngày bán: nhập bán thực tế • Số tiền phí: nhập chi tiết loại phí Tổng tiền phải nhập (chương trình khơng cộng tự động) để hệ thống kiểm tra tổng tiền với chi tiết phí 9 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Cập nhật giao dịch vào hệ thống Trường hợp bán theo hợp đồng: • Số serial: nhập số hợp đồng, bao gồm phần chữ số • Họ tên (người mua BH, chủ xe): nhập tên quan, đoàn thể mua bảo hiểm • Ngày bán: nhập ngày ký hợp đồng • Số tiền phí: nhập tổng tiền hợp đồng • Lưu ý: hợp đồng BH người nhập hợp đồng vào hệ thống, không nhập lẻ GCN bảo hiểm Hợp đồng BH xe giới nhập GCN bán lẻ/số hợp đồng 10 10 TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM u cầu thay đổi thơng tin Ø Trong thời hạn hiệu lực GCN bảo hiểm, khách hàng u cầu thay đổi thơng tin sau: • Đổi tên chủ xe; khách hàng cá nhân • Đổi biển kiểm sốt; • Điều chỉnh tăng/giảm phí; • Thay đổi thời hạn bảo hiểm; khách hàng hợp đồng • Tăng/giảm số người tham gia; • Thay đổi điều kiện bảo hiểm 11 11 TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Tiếp nhận yêu cầu giải tổn thất • Chủ yếu thu thập hồ sơ bồi thường thực bưu cục gốc • Chuyển hồ sơ cho Chi nhánh PTI giải • Trong vòng ngày làm việc, Chi nhánh PTI phải trả lời cho bưu cục tiếp nhận hồ sơ vụ việc có nằm phạm vi trách nhiệm Cơng ty bảo hiểm hay khơng • Thơng báo bồi thường từ chối bồi thường gửi cho khách hàng cho bưu cục tiếp nhận yêu cầu biết • Chi nhánh PTI lập yêu cầu trả tiền hệ thống để khách hàng đến nhận tiền bưu cục nối mạng 12 12 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Xử lý sai sót Chưa cập nhật vào hệ thống: • Sai trình bán bảo hiểm: viết sai, viết hỏng • Bưu cục nối mạng phát cập nhật thông tin vào hệ thống: liên hệ phận bán xử lý nghiệp vụ phát sinh Đã cập nhật vào hệ thống: • Bộ phận bán bảo hiểm Bên mua bảo hiểm phát sai sót: làm thủ tục yêu cầu phận nhập liệu sửa sai • Bộ phận đối soát đơn vị Chi nhánh PTI phát sai lệch chứng từ gốc hệ thống: thông báo cho phận nhập liệu điều chỉnh 13 13 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Trả tiền bảo hiểm Bưu cục không nối mạng: • Kiểm tra đối chiếu Thơng báo bồi thường khách hàng với Thông báo bưu cục Chi nhánh PTI gửi đến • Làm thủ tục trả tiền khớp • Vào sổ trả tiền Bưu cục nối mạng: • Đăng nhập hệ thống kiểm tra thơng tin trả tiền • Làm thủ tục trả tiền khớp • Cập nhật thơng tin trả tiền vào hệ thống 14 14 TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Quản lý ấn • Sử dụng ấn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn • Mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn ấn tất cấp Tổ trưởng trưởng nhóm, đại lý cấp chịu trách nhiệm ấn tổ, nhóm, đại lý cấp • Cấp phát tiếp cho đơn vị cấp dưới/NBBH thu nộp cuống ấn vào sổ theo dõi cấp phát, thu hồi ấn • Định kỳ đột xuất BĐT kiểm tra tình hình sử dụng ấn đơn vị cấp • Hàng tháng, bàn giao đối chiếu ấn với Chi nhánh PTI 15 15 TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Cơng việc cuối ca, cuối ngày Bưu cục nối mạng: • Kiểm đếm, xếp chứng từ phát sinh ngày theo loại • Cập nhật liệu bưu cục vào hệ thống • In liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm Sổ trả bảo hiểm bưu cục: gửi BĐ cấp trên, đóng tập lưu bưu cục • Nộp doanh thu theo qui định • Cập nhật liệu cho bưu cục khơng nối mạng • In liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm Sổ trả bảo hiểm bưu cục không nối mạng gửi bưu cục khơng nối mạng kiểm tra, kiểm sốt 16 16 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Cơng việc cuối ca, cuối ngày Bưu cục không nối mạng • Kiểm đếm, đối chiếu chứng từ phát sinh ngày với sổ sách liên quan • Lập gửi thông tin Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ trả bảo hiểm bưu cục nối mạng (ĐT, fax, email…) • Kiểm tra liên sổ bưu cục nối mạng nhập thay gửi đến với chứng từ lưu bưu cục • Nộp doanh thu theo qui định • liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm đóng tập lưu bưu cục 17 17 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Ln chuyển bàn giao chứng từ Luân chuyển chứng từ (ấn chỉ): Ø Các đại lý/NBBH hàng ngày báo phát sinh bưu cục phải nộp tiền phí bảo hiểm liên ấn Ø Bưu cục tùy theo qui định đơn vị: • Nộp cuối ngày: gửi liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm kèm liên ấn lên Bưu điện cấp • Nộp cuối tháng: đóng gói toàn ấn kèm Tổng hợp bán bảo hiểm gửi Bưu điện tỉnh bàn giao ấn cho PTI Bàn giao chứng từ cho Chi nhánh PTI: ngày hàng tháng 18 18 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Hệ thống báo cáo • • • • • • • • Các báo cáo cuối tháng: Tổng hợp bán bảo hiểm ô tô, xe máy,con người theo tháng; Tổng hợp trả tiền bảo hiểm theo tháng; Sổ theo dõi giám định, thu thập hồ sơ bồi thường; Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ; Báo cáo tổng hợp dịch vụ đại lý bảo hiểm PTI Thời hạn gửi báo cáo: Bưu cục: ngày tháng kế tiếp; Bưu điện huyện: ngày tháng kế tiếp; Bưu điện tỉnh: ngày tháng 19 19 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Thanh tốn Tại Tổng Cơng ty: • Thanh tốn phí bảo hiểm, trả bảo hiểm, phí dịch vụ • Ngày 15 hàng tháng, Tổng Công ty lập Bảng số liệu bảo hiểm gửi Công ty bảo hiểm yêu cầu xác nhận • Công ty bảo hiểm kiểm tra, xác nhận số liệu • Tổng Cơng ty tốn phần chênh lệch phí bảo hiểm trả bảo hiểm, phí dịch vụ với Cơng ty bảo hiểm • Xuất hóa đơn phí dịch vụ chi hộ cho Cơng ty bảo hiểm • Thơng báo phí dịch vụ cho Bưu điện tỉnh/TP 20 20 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Thanh tốn Tại Bưu điện tỉnh/TP: • Thanh tốn hoa hồng, chi phí quản lý sau bán hàng, thù lao khác (nếu có) • Chi nhánh PTI tính tốn thơng báo hoa hồng, chi phí quản lý sau bán hàng cho Bưu điện tỉnh/TP • BĐT xuất hóa đơn GTGT hoa hồng chi phí quản lý sau bán hàng để Chi nhánh PTI thực toán • Tháng 12 thực tốn chi phí quản lý sau bán hàng 21 21 TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Doanh thu tính hoa hồng thù lao Hoa hồng Thuế GTGT Ơ tơ Xe máy Con người Chi phí quản lý sau BH BH TNDS chủ xe với người thứ (và hành khách xe) 10% 5% 20% - 10% BH TAI NẠN người ngồi xe (và lái phụ xe) - 20% 20% - 10% BH TNDS chủ xe với HÀNG HÓA xe 10% 10% - - 10% BH VẬT CHẤT xe ô tô 10% 10% - - 10% Bảo hiểm CON NGƯỜI - - - 20% 10% & 17% Phí bảo hiểm 22 22 TỔNG CƠNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM Trân trọng cám ơn! 23 23