SKKN “một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS dur kmăn”

Công tác bảo quản gìn giữ di sản thành văn của dân tộc, gìn giữ vốn tài liệu thư viện, góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng các yêu cầu của bạn đọc, góp p

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thư viện trường học – một bộ phận trọng yếu không thể thiếu được của các

trường phổ thông Bằng phương tiện sách, báo đang góp phần làm tốt việc chăm

sóc và giáo dục thế hệ trẻ ngay từ tuổi thơ ấu cho đến lúc trưởng thành, góp phần

quyết định chất lượng và không ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giáo viên,

mở rộng kiến thức và xây dựng thói quen tự học tự nghiên cứu cho học sinh

Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn của nhân loại ra đời cách đây

mấy ngàn năm Các tài liệu đã được nhiều thế hệ thu thập và tổ chức thành kho tài

liệu Vì thế tài liệu cần được bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát và sử dụng lâu

dài Công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội

nói chung và hoạt động thư viện nói riêng Công tác bảo quản gìn giữ di sản thành

văn của dân tộc, gìn giữ vốn tài liệu thư viện, góp phần vào việc tăng cường nguồn

lực thông tin và khả năng đáp ứng các yêu cầu của bạn đọc, góp phần tiết kiệm

ngân sách cho thư viện

Bảo quản vốn tài liệu là một trong những khâu quan trọng trong quy trình xử

lý nghiệp vụ của cán bộ thư viện Hiện nay thư viện trường THCS Dur Kmăn có

tổng số vốn tài liệu là 4168 bản sách và không có kho sách riêng (kho để sách chủ

yếu là sách trường học mới để chung với kho thiết bị) Trong khi đó số lượng tài

liệu ngày càng tăng mà kho để sách thì có hạn Mặc dù cán bộ thư viện đã áp dụng

các biện pháp bảo quản và sử dụng các trang thiết bị bảo quản tài liệu nhưng cùng

với thời gian, điều kiện khí hậu, thời tiết, môi trường đã tác động mạnh mẽ đến quá

trình hủy hoại và tự hủy hoại của bản thân vốn tài liệu đặc biệt là những tài liệu

quý hiếm

Thư viện trường THCS Dur Kmăn là một thư viện đóng trên địa bàn xã có

điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn, kinh phí đầu tư cho hoạt động của thư viện còn

hạn chế, bạn đọc ham học hỏi, tìm tòi và khám phá Trước thực trạng đó là một cán

bộ thư viện trẻ mới vào ngành nên tôi luôn băn khoăn, trăn trở làm thế nào để bảo

Đó chính là lí do mà tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp

trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài

- Mục tiêu: Bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn Lưu

giữ những di sản văn hóa của nhân loại, kéo dài tuổi thọ của sách

- Nhiệm vụ: Đưa ra một số biện pháp nhằm bảo quản vốn tài liệu tốt hơn,

hiệu quả hơn, khoa học hơn

3 Đối tượng nghiên cứu

Việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn

4 Giới hạn của đề tài

Tôi tiến hành nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm“Một số biện pháp trong

việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn” qua các năm học

2014 – 2015, 2015 – 2016, 2016 – 2017 và 2017 – 2018

5 Phương pháp nghiên cứu

Khi thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng một số nhóm phương pháp như:

a Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, các văn bản pháp quy về thư viện

Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu

b Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Phương pháp điều tra

Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

Phương pháp khảo sát

Phương pháp khảo nghiệm, thử nghiệm

c Phương pháp thống kê toán học

II PHẦN NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận

Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ

đề, nội dung nhất định được xử lý theo nguyên tắc, quy trình khoa học của nghiệp

vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản

Bảo quản vốn tài liệu là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật

nhằm đảm bảo sự toàn vẹn hiện trạng vật lý bình thường của tài liệu có trong kho

và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Mục đích là để phục vụ các yêu cầu học tập và

nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài

Thông tư 30/TT-LB ngày 26 tháng 7 năm 1990 của Liên bộ tài chính – giáo

dục và đào tạo hướng dẫn quản lý vốn sự nghiệp đầu tư cho giáo dục phổ thông

Pháp lệnh thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000

của Ủy ban thường vụ Quốc hội

Quyết định số 01/2003/QĐ/BGD&ĐT ngày 2 tháng 1 năm 2003 của Bộ giáo

dục và đào tạo về ban hành quy định tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông

Công văn số 11185/GDTH ngày 17 tháng 2 năm 2004 của Bộ giáo dục và

đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông

Công văn số 1401/SGDĐT-GDTH ngày 9 tháng 10 năm 2017 của Sở giáo

dục và đạo tạo Đắk Lắk về việc hướng dẫn công tác thư viện trường học năm 2017

– 2018

Căn cứ nhiệm vụ năm học 2017 – 2018 của trường THCS Dur Kmăn

Căn cứ quy chế làm việc của trường THCS Dur Kmăn năm học 2017 –

2018

Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ sở vật chất, vốn tài liệu trong thư viện nhà

trường năm học 2017 – 2018

2 Thực trạng vấn đề nghiên cứu

Tháng 3/2014 tôi được nhận công tác về tại trường THCS Dur Kmăn

Trường THCS Dur Kmăn là một ngôi trường đóng trên địa bàn xã Dur Kmăl là xã

có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn, trình độ dân trí thấp Đa số học sinh là

người dân tộc thiểu số chiếm hơn 50% tổng số học sinh toàn trường Tổng số vốn

tài liệu lúc tôi nhận bàn giao là 3107 bản sách Trước thực trạng sắp xếp tài liệu lộn

xộn, không khoa học của cán bộ thư viện cũ đã làm cho một số cuốn sách bị hư

hỏng (bị cong, bị rách, bị côn trùng gặm nhấm ) đặc biệt là những cuốn sách có

giá trị Là một cán bộ thư viện trẻ mới vào ngành tôi thiết nghĩ làm thế nào để bảo

quản vốn tài liệu này được lâu dài, sắp xếp vốn tài liệu khoa học để công tác phục

vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao Do đó tôi đã tham mưu và được sự đồng ý của ban

lãnh đạo nhà trường năm học 2014 – 2015 tôi đã bắt đầu áp dụng sáng kiến kinh

nghiệm “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường

THCS Dur Kmăn” hiệu quả mang lại chưa cao nhưng đã đáp ứng một phần nào đó

nhu cầu của bạn đọc Vì vậy tôi đã không ngừng học hỏi, đúc rút kinh nghiệm của

các đồng nghiệp trong huyện cũng như tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các

thư viện ngoài huyện Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc trong khi

kinh phí đầu tư cho hoạt động thư viện còn hạn chế, năm học 2017 – 2018 tôi đã

tiếp tục nghiên cứu đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp trong việc bảo

quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn” nhằm tìm ra những giải

pháp, biện pháp tối ưu nhất để bảo quản vốn tài liệu của thư viện trường THCS

Dur Kmăn được lâu dài

Tổng số vốn tài liệu của thư viện đầu năm học 2017 – 2018 là 4168 bản

sách Trong đó sách giáo khoa 830 bản sách, sách thiếu nhi 1383 bản sách, sách

tham khảo 1215 bản sách, sách nghiệp vụ 741 bản sách Tổng số cán bộ viên chức

là 40 người, học sinh là 373 em Để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của cán

bộ viên chức và học sinh trong nhà trường thư viện đã áp dụng một số biện pháp

bảo quản vốn tài liệu của thư viện nhằm tránh nguy cơ tài liệu bị hư hỏng, mất mát,

thất thoát trong quá trình sử dụng

Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ như tủ, giá để sách đúng tiêu chuẩn, phòng

thư viện đạt chuẩn Tuy nhiên thư viện vẫn chưa có kho riêng để sách (hiện kho

sách thư viện để chung với kho thiết bị), thiếu tủ để sách trường học mới Do đó

công tác bảo quản vốn tài liệu và phục vụ bạn đọc còn gặp nhiều khó khăn

Hàng ngày có khoảng 100 – 120 lượt bạn đọc Đa số các em học sinh ham

đọc sách, yêu sách, thích tìm tòi khám phá Số vòng quay của sách tăng lên đáng

kể, sách được luân chuyển nhiều Bên cạnh đó một số bạn đọc chưa có ý thức khi

tham gia đọc sách, chưa biết bảo quản và gìn giữ sách Vì vậy đã làm cho một số

cuốn sách bị hư hỏng và thất thoát Sau khi được giáo dục ý thức bảo quản sách,

vai trò của sách và việc gìn giữ sách thì các em đã có ý thức khi tham gia đọc sách

Tình trạng sách bị rách, bị hư hỏng, bị mất hạn chế đi rất nhiều

Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, theo thời gian giấy có

thể bị giòn, bị ố vàng, đổi màu, mực có thể phai, bụi bẩn bám trên tài liệu, các loại

côn trùng, nấm mốc phá hỏng tài liệu… Do đó cần phải nghiên cứu tìm ra những

biện pháp nhằm bảo quản vốn tài liệu chống và hạn chế ảnh hưởng của các tác

nhân đối với sự hủy hoại và tự hủy hoại các tài liệu của thư viện

Chính vì vậy công tác bảo quản vốn tài liệu là một công việc hết sức quan

trọng trong hoạt động của thư viện, có ý nghĩa lớn giúp cho thư viện tồn tại và phát

triển Là một cán bộ thư viện chuyên trách mới vào ngành chưa có kinh nghiệm

nhiều đây thực sự là một thử thách và nhiệm vụ nặng nề đối với tôi Nhưng được

sự giúp đỡ của ban lãnh đạo nhà trường, các đoàn thể, cán bộ viên chức trong nhà

trường và sự tham gia tích cực của các bạn trong tổ cộng tác viên thư viện và sự nỗ

lực của bản thân năm học 2017 – 2018 tôi đã mạnh dạn tiếp tục đưa ra sáng kiến

kinh nghiệm “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện

trường THCS Dur Kmăn”

3 Nội dung và hình thức của giải pháp

a Mục tiêu của giải pháp

Tìm ra những giải pháp bảo quản vốn tài liệu tốt hơn tại thư viện trường

THCS Dur Kmăn

Sử dụng tài liệu được lâu dài, ít mất mát, hư hỏng, lưu giữ được vốn tài liệu

của thư viện nhờ đó tiết kiệm được kinh phí bổ sung, gìn giữ di sản thành văn của

dân tộc

b Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp

Trường THCS Dur Kmăn đóng trên địa bàn xã Dur Kmăl là một xã có điều

kiện kinh tế đặc biệt khó khăn Năm học 2013 – 2014 tổng số vốn tài liệu của thư

viện là 3107 bản sách, trường đang xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia do đó thư

viện cũng phải đạt chuẩn Được sự quan tâm đầu tư, chỉ đạo sát sao của Phòng

GD&ĐT, các cấp chính quyền địa phương, ban lãnh đạo nhà trường thư viện

trường THCS Dur Kmăn đã được đầu tư xây mới, cơ sở vật chất khang trang, vốn

tài liệu phong phú Đến học kỳ I năm học 2017 – 2018 tổng số vốn tài liệu của thư

viện là 4321 bản sách Trong quá trình sử dụng sách báo, vốn tài liệu có rất nhiều

yếu tố tác động đến vốn tài liệu làm cho vốn tài liệu nhanh bị hư hỏng Trước hết

cán bộ thư viện cần phải xác định được nguyên nhân làm cho vốn tài liệu bị hư

hỏng đó là do điều kiện tự nhiên, môi trường (khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, các

loại nấm mốc, côn trùng…) Tác động do người đọc sử dụng nhiều lần, sử dụng

chưa đúng cách, chưa khoa học và chưa biết cách bảo quản vốn tài liệu Vì vậy cần

phải hạn chế những tác hại làm hư hỏng sách Do đó bảo quản vốn tài liệu phải

được xem xét ngay từ khâu chọn vị trí thiết kế xây dựng phòng kho thư viện, mua

sắm trang thiết bị và bố trí kho bởi vì nó gắn liền với thư viện trong suốt quá trình

hoạt động và tồn tại

Một là lập kế hoạch bảo quản vốn tài liệu

Kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung

và cụ thể đối với việc quản lý các tư liệu thu thập được, xác định các trường hợp

cần ưu tiên và cũng cần phải xác định rõ các nguồn vốn để thực thi

Mục đích của việc lập kế hoạch bảo quản tài liệu là xác định được một quy

trình hoạt động cho phép thư viện lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện

tại và tương lai Hơn nữa quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ

những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm nhờ đó vốn tài liệu

được phân bổ một cách hợp lý Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của thư

viện và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó Kế hoạch bảo quản bao

gồm hai bước:

- Khảo sát đánh giá các nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch

bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch Khảo sát phải đánh

giá được các chủ trương việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng

đến công tác bảo quản, phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ vốn tài liệu, chỉ

ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó cũng như bằng cách nào để bảo

quản vốn tài liệu đó lâu dài Khảo sát phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ

thể (điều kiện bảo quản, môi trường bảo quản, hệ thống bảo vệ và sử dụng…), phải

đề xuất được các hoạt động đáp ứng được các yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các

hoạt động được đề xuất

- Việc thiết lập một kế hoạch bảo quản dài hạn phải được thực hiện bằng văn

bản và phải được đưa ra ngay từ đầu năm học Kế hoạch bảo quản phải phác thảo

được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được quy trình hoạt

động cụ thể theo từng tháng, quý để đáp ứng được những yêu cầu của việc bảo

quản tài liệu; phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của việc bảo quản, ghi

lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ cũng như những nỗ lực

trong tương lai Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu

đề ra, duy trì sự liên tục, tính nhất quán qua thời gian của một chương trình bảo

quản Kế hoạch bảo quản phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tài

liệu của cơ quan Tùy từng cơ quan có những kế hoạch khác nhau dài hạn, phức

tạp và chi tiết, có những kế hoạch ngắn ngọn đơn giản Tuy nhiên tất cả mọi kế

hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan cụ thể

Hai là giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc

Để phòng thư viện và phòng đọc hoạt động có hiệu quả, đi vào nề nếp thì

đầu tiên người cán bộ thư viện phải xây dựng nội quy phòng thư viện, phòng đọc

Tất cả bạn đọc đến thư viện phải thực hiện đầy đủ, tuân thủ theo đúng nội quy đã

được đưa ra

Bạn đọc sử dụng sách nhiều lần làm sách nhanh cũ, nhanh hỏng, một số bạn

đọc ý thức kém khi tham gia đọc sách, hay gấp sách, xé sách, viết bẩn, tẩy xóa lên

(Kế hoạch bảo quản và tu bổ sách của trường THCS Dur Kmăn)

tài liệu, không giữ vệ sinh chung cho kho sách… Do đó cán bộ thư viện cẩn phải

kiểm tra thường xuyên tài liệu khi bạn đọc trả sách và mượn sách

Tổ chức chuyên đề trước cờ với nội dung hướng dẫn bạn đọc sử dụng sách

báo, tài liệu đúng cách và tầm quan trọng của việc bảo quản vốn tài liệu

+ Phải rửa tay thật sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu

+ Không mang đồ ăn, thức uống vào trong phòng thư viện và không để đồ

ăn dính vào sách

+ Không gấp trang, đánh dấu vào tài liệu, không viết, vẽ bậy vào tài liệu,

không cắt xé, tẩy xóa…

+ Tài liệu phải được cất giữ trên giá, xếp sách vào kho đúng cách, không đặt

tài liệu dưới đất tránh ẩm ướt, không đặt sách ở những chỗ có ánh nắng trực tiếp

bởi nó sẽ làm cho sách bị cong, vênh, giấy bị phai màu, ố vàng, trang sách bị

giòn…

Thường xuyên giáo dục nâng cao ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho bạn

đọc thông qua các tiết sinh hoạt chủ điểm, ngoại khóa, lồng ghép trong các tiết học,

các buổi phát thanh măng non…

Đối với bạn đọc thiếu ý thức, vi phạm nội quy phòng đọc, phòng thư viện,

quy chế bảo quản tài liệu thì cán bộ thư viện sẽ áp dụng các biện pháp hành chính

(tùy theo mức độ, giá trị của tài liệu) để giảm thiểu tối đa tình trạng tài liệu bị mất

mát, hư hỏng, thất thoát trong quá trình sử dụng và giữ cho sách được lâu bền

Ngoài ra cán bộ thư viện phải có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo

quản vốn tài liệu

Ba là vệ sinh trong phòng thư viện, kho sách

Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, theo thời gian bụi bẩn

sẽ bám lên sách, tủ (kệ) để sách, bàn ghế… Do đó chúng ta cần phải thường xuyên

vệ sinh kho sách, phòng thư viện sạch sẽ, sắp xếp khoa học, tạo môi trường trong

lành sẽ thu hút bạn đọc đến thư viện ngày càng nhiều hơn, kích thích nhu cầu hứng

thú đọc, số vòng quay của sách tăng lên, sách được luân chuyển nhiều Do phòng

thư viện và phòng đọc chung vì vậy cán bộ thư viện cần phải mở cửa thường

xuyên tạo sự lưu thông không khí trong phòng với bên ngoài tránh ẩm thấp

Bốn là phòng thư viện, kho bảo quản tài liệu

Địa điểm xây dựng phòng, kho thư viện phải đảm bảo các vấn đề:

Có môi trường không khí trong sạch, ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ

(phòng thư viện phải cách xa khu nhà vệ sinh, nơi đổ rác…)

Thư viện phải được xây dựng ở vị trí trung tâm thuận lợi cho việc khai thác

và sử dụng tài liệu của bạn đọc cũng như công tác phục vụ của cán bộ thư viện

Không nên xây dựng phòng thư viện quá xa với phòng học và các phòng chức

năng, phòng hội đồng nhà trường Bởi vì bạn đọc đến thư viện vào các giờ nghỉ

giải lao, giờ ra chơi trong thời gian rất ngắn

* Thiết bị bảo quản tài liệu

Thiết bị bảo quản vốn tài liệu bao gồm tủ, giá, kệ… Việc lựa chọn thiết bị để

bảo quản tài liệu trong các thư viện là vấn đề quan trọng trong công tác bảo quản

vốn tài liệu Nhiều vật dụng sẵn có và đang thịnh hành có chứa những chất liệu làm

sản sinh những tác dụng phụ đã góp phần làm hư hỏng tài liệu Ngoài ra một số

những điểm đặc trưng của vật liệu xây dựng cũng phá hủy và góp phần làm hư

(Các bạn trong tổ cộng tác viên thư viện vệ sinh phòng thư viện)

hỏng tài liệu Vì thế cần lựa chọn những thiết bị bảo quản vốn tài liệu sao cho phù

hợp, đảm bảo, có độ bền cao nhằm giúp cho tài liệu sử dụng được lâu dài

Giá, tủ sách làm bằng gỗ đã phổ biến và có truyền thống sử dụng vì những

lý do về tính thẩm mỹ, tính kinh tế và dễ dàng trong lắp đặt Để tránh khả năng làm

hỏng tài liệu nên lựa chọn những loại gỗ tốt ít gây hư hại nhất và có biện pháp

phòng ngừa chống mối, mọt

Tủ làm bằng kính cũng được hầu hết các thư viện sử dụng để đựng tài liệu

bởi nó có tính thẩm mỹ cao Tuy nhiên so với gỗ thì tủ làm bằng kính dễ bị nứt, chỉ

đựng được những tài liệu mỏng nhẹ, tài liệu mang tính trưng bày (Tủ sách trưng

bày)

Tủ, giá, kệ sách làm bằng sắt, thép, kim loại là một sự lựa chọn cho kho

chứa bởi nó có độ bền, đựng được nhiều loại tài liệu và tạo sự lưu thông không khí

tốt Tuy nhiên giá được làm bằng sắt, thép cần được phủ sơn, bao bọc bên ngoài

bằng các tấm kính, có cửa đóng tránh bụi bẩn, rỉ sét, chuột gián…

Ngoài việc lựa chọn vật liệu, thiết bị bảo quản cần được làm thật nhẵn,

không có cạnh sắc và những chỗ lồi, không gây sự trầy xước, không có các đai ốc

và chốt lộ ra Thiết bị bảo quản phải đủ chắc, đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm

diện tích bảo quản để tài liệu không bị uốn cong hoặc vênh khi chứa đầy tài liệu

Các giá cần được chốt với nhau, chốt với sàn nhà để không bị lung lay khi xếp tài

liệu lên Các giá cần được thiết kế 2 mặt (giá đôi), điều chỉnh được để có thể đựng

nhiều tài liệu thuộc nhiều kích cỡ khác nhau đặc biệt là những tài liệu có khổ lớn

Thiết bị bảo quản cần được thiết kế cách sàn từ 4 – 6 cm và cách tường 3 – 5 cm để

tránh sự xâm nhập của mối mọt, côn trùng, ẩm thấp…

* Phương pháp sắp xếp, lưu giữ tài liệu

Phương pháp lưu giữ tài liệu không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi

thọ của tài liệu Tài liệu trước khi nhập vào kho phải làm vệ sinh và kiểm tra lại sự

chính xác (như số trang, tình trạng tài liệu…) của tài liệu Sau đó tiến hành xử lý

nghiệp vụ thư viện như vào sổ đăng kí, mô tả, phân loại, xếp giá, đưa ra phục vụ

bạn đọc Thông thường các thư viện trường học phổ thông phân loại và sắp xếp

tài liệu theo số đăng kí cá biệt và theo môn loại Tài liệu được xếp lên giá theo

từng môn loại và theo từng ngăn sách riêng như sách giáo khoa, sách thiếu nhi,

sách tham khảo, sách nghiệp vụ… thuận tiện cho công tác phục vụ bạn đọc và bạn

đọc có thể dễ dành lấy sách mà mình cần (thư viện mở) Tài liệu được xếp lên giá

theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong, hết giá này

đến giá khác Tình trạng để sách lộn xộn không quy củ cũng như tập trung quá

nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách Những hộp,

bao (thùng) đựng sách kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hủy hoại tài liệu

Việc xử lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi nhưng xử lý

sách ẩu, xử lý sách không tốt còn dẫn đến những hư hỏng nhanh chóng và không

thể khắc phục được

Trong các khu vực để tài liệu không khí nên được lưu thông tốt Không nên

đặt tài liệu dựa sát vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 3 – 5 cm để cho không

khí lưu thông một cách dễ dàng xung quanh tài liệu và tránh ngưng đọng hơi ẩm

Nếu bắt buộc phải xếp sách sát tường thì ngăn cách bằng những tấm bìa các tông

hoặc bìa nhựa để ẩm mốc không thấm vào sách

Sách phải được dựng đứng trên giá sách, không nên dựng sách tựa nghiêng

về phía này hay phía kia vì sẽ làm căng bìa sách, sách sẽ bị cong, nên xếp sách đầy

giá để các quyển sách không bị nghiêng Tuy nhiên không nên xếp sách quá chặt

đến mức làm sách dễ nhàu nát, hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá Nếu giá sách

không đầy nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng Ke giữ sách phải có bề

mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách không bị

nhàu, rách Cần tạo cho những cuốn sách một khoảng cách nhất định để tạo sự

thông thoáng, ngăn độ ẩm phát sinh từ những cuốn sách

Không xếp sách vượt qua ngoài mép của giá mà phải dùng những giá sách

có kích cỡ phù hợp Không nên xếp sách theo chiều nằm Nếu sách quá cao, khổ

lớn không thể xếp sách dựng đứng được thì nên điều chỉnh ngăn giá sao cho có thể

dựng đứng được hoặc rút sách ra khỏi giá hoặc đặt sách theo chiều nằm Sách khổ

lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những cuốn sách khổ nhỏ không thể

hỗ trợ cho chúng

Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da bởi

vì axít và dầu trong da khiến cho sách nhanh hỏng

Khi đưa tài liệu ra phục vụ bạn đọc cán bộ thư viện cần phải kiểm tra lại tình

trạng của tài liệu Nếu tài liệu bị hư hỏng thì tiến hành sửa chữa kịp thời Tài liệu

quý hiếm thì không cho bạn đọc sử dụng bản gốc mang về nhà mà khai thác, sử

dụng trực tiếp tại phòng thư viện

Cán bộ thư viện phải tiến hành kiểm kê 2 lần/năm để kiểm tra lại số lượng

và chất lượng tài liệu trong kho Từ đó lên kế hoạch bổ sung tài liệu mới để đáp

ứng nhu cầu của bạn đọc

Năm là xử lý một số nguyên nhân phá hủy tài liệu

* Hỏa hoạn

Trong các nguyên nhân phá hủy tài liệu hỏa hoạn được coi là mối đe dọa

nguy hiểm hơn cả do tốc độ và tính tàn phá khủng khiếp của nó Trong thư viện có

vô số những vật thể được coi là nhiên liệu như sách, tủ, đồ đạc, hệ thống điện, đèn