Tài liệu hướng dẫn thao tác cho người quản trị phòng họp (dành cho ASP)

- Tiêu chuẩn họp qua Web - MeetingPlaza Version 7.1 Tài liệu hướng dẫn thao tác cho người quản trị phòng họp (dành cho ASP) Cơng ty cổ phần NTT-IT 4/2015 MeetingPlaza thương hiệu đăng ký công ty cổ phần NTT-IT Tên sản phẩm, tên thương hiệu, tên dịch vụ tên công ty ghi thương hiệu thương hiệu đăng kýcủa cơng ty Quyền sở hữu trí tuệ quyền tác giả thuộc cơng ty NTT-IT Cũng có trường hợp nội dung trình bày tài liệu thay đổi mà không báo trước Mặc dù cẩn thận tạo tài liệu khơng thể tránh khỏi sai sót độ xác, tính xác thực tính hữu dụng sản phẩm MeetingPlaza Easy Rsv manual Các loại tài liệu hướng dẫn sử dụng MeetingPlaza bao gồm tài liệu hướng dẫn sử dụng sau Quý vị tham khảo tùy theo mục đích sử dụng Khi tạo phòng họp xin tham khảo Tài liệu hướng dẫn thao tác cho người quản trị phòng họp  Chính tài liệu Khi tham gia họp qua Web lần đầu xin tham khảo Tài liệu hướng dẫn họp lần đầu Khi muốn tìm hiểu kỹ chức cách sử dụng MeetingPlaza xin tham khảo Tài liệu hướng dẫn tham khảo Tài liệu bổ sung, kèm tài liệu hướng dẫn sử dụng gồm có: Bổ sung tài liệu hướng dẫn tham khảo Quyền hạn người dùng có quyền đặc biệt, quyền hạn người thuyết trình phòng họp Khi muốn tham gia họp Web AndroidTM xin tham khảo Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho MeetingPlaza Mobile AndroidTM Khi muốn tham gia họp Web iPad®, iPhone® xin tham khảo Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho MeetingPlaza Mobile iPad®, iPhone® Có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng cách sau: Truy cập trang web http://www.meetingplaza.com chọn “Support” Click vào “Operation manual”, nhấn vào đường dẫn tới tài liệu hướng dẫn sử Các tài liệu viết dạng file HTML file PDF, để xem file PDF, quý vị cần cài đặt Adobe Reader Mục lục Các loại tài liệu hướng dẫn sử dụng Mục lục Lời nói đầu 1.1 Họp qua Web có nghĩa gì? 1.2 Quý vị làm với MeetingPlaza ? 1.3 Các thiết bị cần thiết để tham gia họp 1.4 Hệ thống người quản trị phòng họp gì? 1.5 Môi trường máy tính cần thiết 1.6 Cách xem tài liệu 10 Đăng nhập vào hệ thống người quản trị phòng họp 11 2-1 Có thể xác nhận hình portal 15 Phòng họp đa dạng 17 Phòng họp dạng đặt cố định 18 Đăng ký người dùng đăng ký 22 Đặt phòng họp 28 6-1 Các chức tiện lợi phòng họp dạng đặt trước 34 6-1-1 Sử dụng lại thông tin cũ để đặt 34 6-1-2 Sổ địa 35 6-1-3 Tạo mẫu (form) đặt họp 35 6-1-4 Đặt lặp lại 36 6-1-5 Sử dụng mẫu lịch sử đặt phòng họp .36 6-1-6 Tổ chức họp .37 Quản lý loại 38 Tham gia họp từ thiết bị khác máy tính 40 8-1 Tham gia họp qua điện thoại thơng minh máy tính bảng 40 8-2 Tham gia họp qua điện thoại 40 8-3 Tham gia họp thiết bị đầu cuối dùng để họp qua TV 41 Phụ lục 42 9.1 Xử lý cố 42 9.2 Các câu hỏi thường gặp 43 9.3 Khi gặp khó khăn làm nào? 46 Lời nói đầu Cảm ơn quý vị sử dụng sản phẩm MeetingPlaza Trong tài liệu này, chúng tơi trình bày cách đơn giản cách đăng nhập ID cách đặt phòng họp, cách thay đổi hủy bỏ việc đặt phòng họp dạng đặt cố định hệ thống người quản trị phòng họp thao tác lần đầu phòng họp MeetingPlaza Xin đọc kỹ nội dung hướng dẫn trước sử dụng MeetingPlaza 1.1 Họp qua Web có nghĩa gì? Là họp từ xa thơng qua internet, với máy tính cá nhân (sử dụng trình duyệt Web1), trang bị míc, loa, camera 1.2 Q vị làm với MeetingPlaza ? MeetingPlaza cung cấp chức sau: Những người tham gia họp sử dụng âm thanh, hình ảnh, chat white-board (bảng trắng) để giao tiếp, thông tin với Những người tham gia họp lúc xem loại file điện tử Microsoft PowerPoint, v.v, hình chương trình ứng dụng chạy máy tính cá nhân người tham gia họp, trang chủ internet 1.3 Các thiết bị cần thiết để tham gia họp Để sử dụng MeetingPlaza, cần có máy tính, kết nối internet, thiết bị âm Có thể tham gia họp mà khơng cần sử dụng webcam, nhiên quý vị nên chuẩn bị đầy đủ để vừa họp vừa nhìn thấy hình ảnh đối tác Dưới chi tiết thiết bị cần chuẩn bị: Chương trình để xem internet: Ví dụ Internet Explorer Máy tính OS Microsoft Windows Vista SP2 Windows SP1 Windows 8*1 Windows 8.1*1 CPU Intel Pentium4 trở lên Khuyến khích Intel Core Duo trở lên *2 Dung lượng trống Từ 40MB trở lên ổ cứng Bộ nhớ cần thiết Windows Vista, 7, 8, 8.1: 1GB trở lên Trình duyệt Web Internet Explorer 6.0/7.0/8.0/9.0/10.0/11.0 Firefox 27.0, Google Chrome 32.0 Kết nối internet Băng thơng rộng ví dụ ADSL, B Flet’s (có thể sử dụng với modem 28.8Kbps) Thiết bị âm Tai nghe/míc-loa/Míc-loa có tích hợp Echo canceller (bộ khử vọng) Thiết bị hình ảnh (tùy chọn) Webcam/máy quay kỹ thuật số kết nối i-Link (IEEE1394) *1 Modern UI, WindowsRT không thuộc đối tượng thao tác *2 Nếu quý vị muốn sử dụng chia sẻ AP, hình ảnh chất lượng cao, video có độ phân giải cao cố gắng sử dụng máy tính có tính cao - Nếu q vị muốn chia sẻ ứng dụng (application) phía chia sẻ nên sử dụng Core i5 trở lên Phía chia sẻ nên sử dụng Core Duo trở lên 1.4 Hệ thống người quản trị phòng họp gì? Để đặt phòng họp MeetingPlaza, cần sử dụng hệ thống đặt chuyên dụng (dưới gọi Hệ thống người quản trị phòng họp) Dưới đặc trưng Hệ thống người quản trị phòng họp Có phòng họp riêng dùng cho người quản trị phòng họp Người tạo đặt phòng họp MeetingPlaza (dưới gọi người quản trị phòng họp) đăng nhập vào Hệ thống người quản trị phòng họp lúc để thiết lập phòng họp dạng đặt cố định, thiết lập quản lý người dùng đăng ký đặt phòng họp Phòng họp dùng riêng cho người quản trị phòng họp, nên khơng có việc việc đặt phòng bị trùng với người quản trị phòng họp khác Có thể sử dụng đồng thời nhiều phòng họp Có thể tạo đồng thời nhiều phòng họp phạm vi số người tham gia tối đa Cũng tiến hành lúc nhiều họp Trường họp số kết nối đồng thời tối đa 10 điểm cầu Ví dụ) Ví dụ phòng họp tổ chức đồng thời phòng họp dạng đặt trước (họp dự án, họp triển khai) 2 phòng họp dạng đặt cố định (họp chung phòng ban, họp liên lạc kinh doanh) Có thể đăng nhập lúc cách thơng báo URL đăng nhập vào phòng họp dạng đặt sẵn cho người tham gia Có thể đăng nhập vào phòng họp lúc cách liên lạc URL dùng để đăng nhập cho người tham gia họp email Có thể đặt phòng họp từ người dùng đăng ký Có thể cho phép chức đặt phòng họp đăng ký quản lý người dùng đăng ký Ngồi ra, chọn phòng họp cho phép việc đăng nhập Khi đặt phòng họp, URL gửi tới thành viên tham gia họp Khi đặt phòng họp, đăng ký tên địa e-mail người tham gia họp Nên việc đặt xử lý thành cơng hệ thống gửi URL (gồm thông tin phân biệt họp người tham gia) mà có hiệu lực cho họp tới thành viên tham gia họp thơng qua e-mail Khi đó, người tham gia họp vào phòng họp việc sử dụng URL để truy cập Định dạng URL sau: (Ví dụ) http://xxxxx.xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx_yyyyyyyyyyyyyyyyyyyxxxx Các loại thơng báo gửi tới người dùng đăng ký phòng họp dạng đặt trước dạng đặt cố định qua e-mail Trong việc đặt phòng họp có nhiều thao tác liên quan đến việc gửi e-mail Ví dụ đặt phòng họp, thay đổi hay hủy phòng họp thơng báo việc gửi tới người quản trị phòng họp người tham gia họp Phòng họp dạng đặt cố định có email gửi tới người tham gia họp thực đăng ký người dùng chức lý người dùng đăng ký Có thể chọn hình họp từ “Phòng họp thơng thường” “Phòng họp nói, khơng có hình” Ngồi phòng họp thơng thường, thiết lập “Phòng họp nói” thực họp giọng nói Với phòng họp thơng thường, thiết lập hiển thị video cho người dùng có quyền đặc biệt người phát ngơn Có thể chuyển sang phòng họp dùng chức chat số người tham gia họp vượt số người đăng ký Nếu số người đăng ký vào phòng họp nhiều số người ghi hợp đồng sử dụng dịch vụ tự động chuyển sang phòng họp mà thực thao tác chat Thơng tin chuyển sang phòng họp sử dụng chức chat hiển thị tình trạng phòng họp hình portal người quản trị phòng họp 1.5 Mơi trường máy tính cần thiết Để sử dụng hệt thống người quản trị phòng họp MeetingPlaza, cần phải có chương trình chức sau Tất dùng máy tính Windows thơng thường Trình duyệt web Internet Explorer 6.0/7.0/8.0/9.0/10.0/11.0 Firefox 27.0, Google Chrome 32.0 JavaScript phải hoạt động Chương trình thư điện tử Kết nối internet 1.6 Cách xem tài liệu Trong tài liệu này, giải thích hình Hệ thống người quản trị phòng họp dùng dấu (“”) ([ ]) sau: Nơi sử dụng dấu “”: giải thích câu hiển thị hình Nơi sử dụng dấu’’: giải thích nhánh chọn giá trị thiết lập hiển thị hình (Ví dụ hình) (Ví dụ giải thích) The value of is set to [FTTH 1.0Mbps (sending), 3.0Mbps (receiving)] Ngoài ra, phần ý gợi ý liên quan đến nội dung trình bày thể sau: Nội dung gợi ý ý 10 6-1-2 Sổ địa Là chức đăng ký sẵn tên địa e-mail người tham gia họp làm cho tham chiếu đến dán thao tác đơn giản tạo danh sách thành viên tham gia Quý vị chọn từ người dùng đăng sổ địa người dùng đăng ký Sổ địa đăng ký từ file CSV 6-1-3 Tạo mẫu (form) đặt họp Là việc tạo trước thông tin “conference information” ”participants”, đặt tên cho lưu lại, gọi mẫu để sử dụng đặt họp thực tế Hiệu giống sử dụng lại thông tin cũ để đặt họp mới, nhiên dễ sử dụng đặt tên cho mẫu lưu lại 35 6-1-4 Đặt lặp lại Trong trường hợp muốn tổ chức họp vào ngày giống hàng tuần ngày giống hàng tháng, tiến hành thiết lập lặp lại thông tin đặt trước từ “Templates and repeat” 6-1-5 Sử dụng mẫu lịch sử đặt phòng họp Khi đặt phòng họp, thực thao tác đặt phòng từ mẫu lịch sử đặt phòng khứ 36 6-1-6 Tổ chức họp Bằng việc nhấp chuột vào [Start now] phía bên trái hình Calendar, thiết lập " Start/Ngày bắt đầu" thành [Start now] tự động thiết lập “Ngày thông báo” “Thông báo lại trước họp bắt đầu” (Màn hình Calendar) (Màn hình nhập thông tin họp) 37 Quản lý loại Có thể thực quản lý người dùng đăng ký, xác nhận tình trạng sử dụng, chỉnh sửa phòng họp, thao tác thông tin người quản trị phòng họp *Về nội dung chi tiết, xin xem "Tài liệu hướng dẫn tham khảo" Quản lý người dùng đăng ký Có thể tạo thay đổi người dùng đăng ký Ngồi ra, thiết định để người dùng đăng ký gán quyền đặt phòng xem, thao tác lịch đặt phòng họp Xác nhận tình trạng sử dụng Có thể xác nhận thời gian sử dụng số người tham gia thực tế Về phòng họp đặt trước, xác nhận kế hoạch kết thực tế (Sau họp xong, kết thực tế thống kê định kỳ phía hệ thống hiển thị) Chỉnh sửa phòng họp Có thể thực thiết định chia sẻ tài liệu, thiết định mạng, thiết định hình ảnh + âm phòng họp q vị sử dụng Nội dung thiết định phản ánh vào phòng họp dạng đặt trước phòng họp dạng đặt cố định 38 Thay đổi thơng tin người quản trị phòng họp Có thể thực loại thiết định thông tin người quản trị phòng họp ví dụ thay đổi địa email, thay đổi mật khẩu, v.v Xin thiết đặt mật cho có lẫn ký tự số tiếng anh phải mật không dễ dàng biết Ngoài ra, nên thay đổi mật định kỳ Chúng gửi thông tin liên lạc vận hành dịch vụ từ công ty tới địa email thiết đặt Vì vậy, xin thiết đặt địa email mà quý vị sử dụng 39 Tham gia họp từ thiết bị khác ngồi máy tính MeetingPlaza cho phép việc tham gia họp thiết bị khác máy tính cá nhân 8-1 Tham gia họp qua điện thoại thơng minh máy tính bảng Để biết thêm chi tiết, xin tham khảo phần bên Android: http://www.meetingplaza.com/support/mpmobile_an.html iPad / iPhone: http://www.meetingplaza.com/support/mpmobile_in.html 8-2 Tham gia họp qua điện thoại Trường hợp muốn cho phép kết nối với điện thoại, phần Thay đổi thông tin người quản trị phòng họp, cần chọn “Enable Telephone/H.323 System Login” 40 Khi sử dụng điện thoại tham gia họp giọng nói Để tham gia họp, sử dụng “Telephone/H.323 System login number” “Telephone Gateway circuit number” ghi email mời họp Để biết thêm chi tiết, xin tham khảo http://www.meetingplaza.com/support/teleconn.html 8-3 Tham gia họp thiết bị đầu cuối dùng để họp qua TV Để tham gia họp thiết bị đầu cuối dùng để họp qua TV, cần phải mua thêm MeetingPlaza Connector Trường hợp muốn cho phép kết nối thiết bị họp qua TV, từ phần Thay đổi thông tin người quản trị phòng họp, cần chọn “Enable Telephone/H.323 System Login” Sử dụng “Telephone/H.323 System login number” ghi email mời họp để tham gia họp Để biết thêm chi tiết, xin http://www.meetingplaza.com/product/asp/connector.html 41 tham khảo Phụ lục 9.1 Xử lý cố Không thể đăng nhập vào Hệ thống đặt lịch họp Trên hình chứng thực user, nhập ID mật nhấn nút (login), mà bị hiển thị bên kiểm tra lại thơng tin sau: (1) Quý vị nhập ID mật chưa? Trên hình phân biệt ký tự viết hoa ký tự viết thường Hãy ý nhập ký tự I (chữ i viết hoa), chữ i (viết thường), chữ l khó phân biệt Nếu nhìn ID mật ghi e-mail để nhập tay dễ bị nhầm nên khuyên quý vị copy, paste thông tin vào (2) Đã đến ngày bắt đầu dịch vụ chưa? Trong e-mail gửi ID mật có ghi “The start date of meeting” Do đó, khơng thể đăng nhập chưa đến ngày 42 9.2 Các câu hỏi thường gặp Mất mật Xin thực thao tác Nếu quý vị quên mật từ hình đăng nhập người quản trị phòng họp nhấp chuột vào [Here if you have forgotten your password] Sau nhập ID người quản trị phòng họp địa email người quản trị phòng họp, nhấp chuột vào [SEND] Màn hình gửi xong email để thiết đặt lại hiển thị Nhấp chuột vào URL ghi email 43 Nhập mật nhấp chuột vào [SETTINGS] Màn hình kết thúc hiển thị, đăng nhập mật Chú ý: Có kỳ hạn hiệu lực trog URL dùng để khởi tạo mật Đã đặt phòng họp khơng có e-mail thơng báo Cũng có trường hợp e-mail đến chậm nhà cung cấp dịch vụ internet máy chủ e-mail cơng ty bị chậm.(cũng có chậm vài tiếng) Vì vậy, ngày thơng báo mời họp, nên để dư nhiều thời gian trước bắt đầu họp Có thể tiếp tục họp ngày kết thúc đặt hay khơng? Có thể, nhiên q vị khỏi phòng họp vào lại phòng họp vòng tiếng sau thời gian kết thúc Không thể tiếp tục họp trường hợp sử dụng dịch vụ với gói cước cố định Khi đó, q vị bị bắt phải khỏi phòng họp sau 10 phút kể từ lúc kết thúc 44 Muốn cho người chưa đăng ký tham gia họp đặt họp Trường hợp có chỗ trống khung người tham gia đặt phòng họp, thư mời người chủ trì có chứa URL URL dùng cho khách mời Xin gửi URL qua e-mail Ngồi ra, trường hợp có chỗ trống khung người tham gia, tổ chức họp “invitation” người tham gia họp từ hình Đặt phòng họp hình họp người tổ chức Để biết thêm chi tiết, xin xem “Tài liệu hướng dẫn tham khảo” Muốn kết thúc họp tổ chức Cho hiển thị hình xác nhận việc đặt họp tương ứng với yếu tố thay đổi, hủy bỏ thông tin đặt phòng, nhấn nút ”forcibly brought to an end this meeting” Sau đó, hình xác nhận việc kết thúc cưỡng chế hiển thị, nhấn nút , tất người tham gia họp bị bắt phải khỏi phòng họp, URL để vào phòng họp khơng tác dụng Ngồi ra, ngày kết thúc họp đặt tương ứng bị thay đổi thành ngày thực thao tác 45 9.3 Khi gặp khó khăn làm nào? Khi gặp vấn đề với MeetingPlaza, thử giải cách sau: Tham khảo tài liệu hướng dẫn Nhấp chuột vào ‘Manual’ phía bên phải hình, cửa sổ mở quý vị xem tài liệu hướng dẫn 46 Tham khảo trang chủ MeetingPlaza Trên trang chủ MeetingPlaza đăng tải nhiều thông tin tham khảo Khi truy cập vào http://www.meetingplaza.com, trang chủ MeetingPlaza hiển thị Quý vị tham khảo mục menu ”support” Troubleshooting FAQ Manual Introduction of peripherals Client Program 47 Liên lạc với phận hỗ trợ công ty NTT-IT Công ty NTT-IT chịu trách nhiệm phát triển toàn phần mềm MeetingPlaza nên giải vấn đề cách nhanh chóng Khi đặt câu hỏi trang chủ MeetingPlaza, sử dụng ”Trouble form” menu ”support” Khi cần hỗ trợ, liên lạc với qua e-mail điện thoại: ○Tại Nhật Bản (Công ty NTT-IT) (Tiếng Nhật) Ngày thường: 9:00～18:00 (Giờ Nhật Bản) Email：support@meetingplaza.com Điện thoại: 0120 –753- 677 ○ Trung tâm tiếp nhận ban đầu dành cho dịch vụ ASP (Tiếng Nhật) Ngày thường: 18:00～9:00 Thứ 7, chủ nhật, ngày lễ: Cả ngày Điện thoại: 0120 –616- 100 ○ Trung tâm tiếp nhận ban đầu dành cho dịch vụ ASP (Tiếng Trung Quốc) Ngày thường: 9:00～18:30 (UTC+8, Giờ Bắc Kinh) Ngày thường: 10:30～19:30 (UTC+9, Giờ Nhật) Điện thoại: +86 – 21 – 64698883 Sau lời hướng dẫn tiếng Anh, xin ấn số 22 (số nội bộ) ※Khi muốn xin tư vấn điều gì, xin quý vị nói rõ Liên quan đến MeetingPlaza 48 ※Tùy theo nội dung câu hỏi quý vị, có trường hợp quý vị cần chờ khoảng thời gian ※Yêu cầu việc phát hành lại tài khoản hay câu hỏi liên quan đến phí sử dụng/việc tốn xin liên lạc email gửi tới đầu mối liên lạc Nhật Bản 49