Phương pháp công não kỹ năng làm việc nhóm

Nội dung của phương pháp Theo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau: - Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người - Tất cả mọi người đều có quyền lợi và

Bảng thông tin liên lạc của nhóm

Sử dụng bản này để ghi chép lại những thông tin liên lạc của các thành viên, bao gồm phương thức và thời gian liên lạc thuận tiện nhất đối với mỗi người

Thành viên nhóm: Hoàng Ngọc Huyền Vị trí: Trưởng nhóm

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

hồ sơ

ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Số Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận

tiện nhất

Bảng phân công nhiệm vụ

Yêu cầu mọi người điền thông tin vào bảng Thông tin phản hồi có thể được

so sánh và đưa vào nội dung của các buổi thảo luận về vai trò của từng người

1 Danh sách vai trò/ trách nhiệm của mỗi thành viên:

2 Vai trò và phạm vi trách nhiệm cụ thể chưa rõ ràng: Phần vai trò chưa

rõ ràng của tôi:

Phần vai trò chưa rõ ràng của các thành viên khác:

3 Những vai trò chéo:

4 Những vai trò cần được thực hiện chung trong nhóm:

5 Những vai trò hay nhiệm vụ mà nhóm có thể kiêm nhiệm:

ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC VAI TRÒ CHỦ CHỐT TRONG NHÓM

1 Trưởng nhóm/ Lãnh đạo nhóm

- Tìm thành viên mới và xây dựng

tinh thần làm việc nhóm

- Nắm rõ về toàn bộ dự án

- Giám sát tiến trình công việc

- Hướng dẫn nhưng không chi phối

- Hỗ trợ nhóm và các thành viên

- Giúp nhóm có được các mối quan

hệ công việc hiệu quả

- Có óc phán xét tuyệt vời về tài năng và tính cách của nhóm viên

- Biết tìm khắc phục những yếu kém

- Có khả năng thông tin hai chiều xuất sắc

- Biết tạo cảm hứng và duy trì lòng nhiệt tình

2 Người phản biện

Bảo vệ và phân tích hiệu quả dài

hạn của nhóm

- Luôn tìm kiếm giải pháp tốt nhất

- Chuyên gia phân tích giải pháp để tìm ra những điểm yếu trong các giải pháp đó

- Cương quyết thuyết phục sửa chữa các sai sót

- Xây dựng cách thức sửa chữa tốt nhất

3 Người thực hiện

Bảo đảm động lực và vận hành hiệu

quả các hoạt động của nhóm

- Lập bảng tiến độ theo phương pháp khoa học

- Đánh giá và khắc phục các nguy cơ gây chậm trễ so với tiến độ

- Có tinh thần dám nghĩ dám làm, thích khẳng định mọi việc

- Có khả năng tập hợp sự ủng hộ và khắc phục tư tưởng chủ bại

4 Người ngoại giao

Theo dõi các mối quan hệ bên

ngoài của nhóm

- Có khiếu ngoại giao và khả năng đánh giá

về các nhu cầu của người khác

- Có tính cách tự tin và quyết đoán

- Nắm bắt tốt bức tranh tổng thể công việc của nhóm

- Thận trọng khi xử lý thông tin bí mật

5 Điều phối viên

- Tập hợp các công việc của nhóm

lại thành một tổng thể trong một kế

hoạch thống nhất

- Xếp lịch và bố trí các cuộc họp,

các hoạt động khác

- Là một nhân viên thông thường

- Đảm bảo các thành viên khác

tham gia đầy đủ các hoạt động

- Hiểu mối liên hệ giữa các công việc

- Có ý thức tốt về sự ưu tiên

- Có khả năng nắm vững ngay một số công việc

- Có khả năng duy trì tốt các mối quan hệ nội bộ

- Có khả năng ngăn chặn những rắc rối tiềm ẩn

1.1 Giới thiệu tóm tắt phương pháp công não (lịch sử, nội dung).

1.1.1 Lịch sử ra đời phương pháp Brainstorming

Chữ động não (brainstorming) được đề cập đầu tiên bởi Alex Faickney

Osborn năm 1939 Ông đã miêu tả động não như là Một kỹ thuật hội ý bao gồm một

nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định Kỹ thuật này tiếp tục được Charles Hutchison Clark phát triển Và Hilbert

Meyer áp dụng kỹ thuật này trong lý luận về phương pháp giảng dạy

Từ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex

Faickney Osborn,xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm

1948 Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra Từ này đạt đến đỉnh cao của sử dụng vào thời điểm gần năm 2010 với định nghĩa như sau:

“Là quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông qua hoạt động trao đổi của nhóm một cách “kịch liệt” và “tự do” Mỗi thành viên đều được khuyến khích nghĩ đến đâu, nó đến đó và tìm ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa Việc phân tích, bàn luận hoặc chỉ trích/bình luận chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kết thúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả”.

1.1.2 Nội dung của phương pháp

Theo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau:

- Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người

- Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng

- Không được phép chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý tưởng nào trong quá trình này

- Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích

- Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được khuyến khích

- Càng nhiều ý tưởng được thốt ra, càng đa dạng về nội dung, cách tiếp cận càng tốt

- Các ý tưởng này đều phải được ghi lại (tôi có sở thích viết lên cửa sổ)

- Sau khi cả nhóm cạn kiệt ý tưởng mới, mỗi một ý tưởng sẽ được đánh giá công bằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế v.v… của chúng

Brainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào một loạt các sáng kiến Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn Tôi gọi đây là

“trạng thái brainstorm-ready” tạm gói gọn như sau:

Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc Nghĩa là họ không được làm hoạt động

gì gây kiệt quệ đầu óc trước đó

Các thành viên phải tập trung 100% Tôi không cho phép mọi người sử dụng điện thoại, mở laptop trong những buổi này

Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần Tôi tránh trách mắng, phê bình nhân viên trước khi bước vào thực hiện

Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới Nên tránh các ngày bận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đâù

Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ Thực ra hoạt động này rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) cho đến 90′ (nhân viên gạo cội)

1.1.2.1 Các phương thức Brainstorm

Không chỉ dựng ở những luật trên, phương pháp và trình tự brainstorm cũng phải được quyết định dựa trên nhu cầu về giải pháp:

Danh nghĩa nhóm: Các thành viên viết ý tưởng của mình mà không đề tên Người chủ trì thu thập các tư liệu này và cả nhóm dùng phương pháp bỏ phiếu để ra quyết định (gọi là giai đoạn thanh lọc) Sau khi thanh lọc, cả nhóm hoặc các nhóm nhỏ sẽ mang những sáng kiến được đánh giá cao nhất tập hợp lại để xây dựng tiếp Ví

dụ trong thiết kế thương hiệu chúng tôi có thể chia thành nhóm làm về màu sắc, một nhóm là về nội dung, và một nhóm ra quyết định về chất liệu, cách sản xuất v.v…Cá nhân tôi thường sử dụng phương pháp này khi tổ chức brainstorming cho một tổ chức của khách hàng với thành phần tham dự là từ cấp quản lý bộ phận trở lên Việc này sẽ

cổ vũ những cá nhân ít khi phát biểu được bày tỏ quan điểm tự nhiên nhất (vì không

lộ danh tính) mà lại tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận (kỹ thuật, marketing, tài chính, sản xuất v.v…)

Truyền đuốc: Tôi tạm đặt tên cho phương thức này như vậy vì vòng quay của 1

ý tưởng xuất phát từ một cá nhân, truyền cho người bên cạnh để xây dựng thêm và cứ thế cho đến khi mọi thành viên đều có đóng góp ý kiến Nhóm của tôi thường áp dụng mô hình này khi phải lên các bản kế hoạch (Business plan, business case hoặc chiến lược hành động) vì một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnh vựng thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được Việc này giúp xây dựng kế hoạch kiểu cuốn chiếu thay vì phải chờ bên marketing làm nghiên cứu, rồi bên R&D mới lên ý tưởng, sale định giá và tài chính làm cash flow v.v thì các thành viên chủ chốt có thể cùng một lúc đắp nội dung cho sườn

Bản đồ ý tưởng: Đây là mô hình tôi sử dụng nhiều nhất, với ý tưởng cốt lõi là

sử dụng các “mối liên quan” Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện tiên quyết là Chủ đề trung tâm (central topic) rồi mỗi thành viên đưa ra một nhánh liên quan đến chủ đề đó Ví dụ nếu Central topic của tôi là một chú chó – thì các thành viên chắc chắn sẽ đưa ra những nhánh như giống, tuổi, cân nặng, màu lông, huyến thống, tình trạng sức khỏe hoặc kể cả… thịt ngon hay không Tôi hay sử dụng việc này vào công tác nghiên cứu đối thủ/khách hàng, lên các persona giả định, xác định phong cách thiết kế và thực ra thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào

Brainstorming một mình: Thực ra công tác brainstorming không cứ là phải làm cùng một nhóm, một khi bạn đã thành thục về phương pháp và luật lệ cũng như biết cách đặt mình vào “trạng thái brainstorm-ready” nói ở trên thì việc làm một mình là hoàn toàn có thể Thường thì người ta sẽ viết tự do, hoặc vẽ tự do sử dụng bản đồ tư duy

1.1.2.2 Nguyên tắc của brainstorm

Chuẩn bị sẵn sàng (Trước khi lên lịch hẹn cho buổi brainstorm)

Đây là một số nguyên tắc cần biết cho giai đoạn trước buổi brainstorm Trước khi bạn bắt đầu một buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một mục tiêu rõ ràng

và một vấn đề cần được giải quyết—các ý tưởng có được qua việc brainstorm sẽ có ích cho việc giải quyết vấn đề này Bạn cũng cần một người điều khiển (facilitator) tuyệt vời, một team thích hợp, và một môi trường lí tưởng để có một buổi làm việc hiệu quả nhất

- Có một câu hỏi hay mục đích cụ thể, khả thi

Điểm mấu chốt là, nếu như bạn không chắc chắn về lí do bạn lên kế hoạch cho một buổi brainstorm, thì tốt nhất bạn không nên tổ chức một buổi brainstorm nào cả Đây là một nguyên tắc brainstorm quan trọng mà bạn cần phải làm theo Mục tiêu của bạn cần phải đủ đơn giản để có thể biểu hiện trong một câu văn, và phải đủ rõ ràng để tất cả mọi người tham gia đều có thể hiểu được

Mục tiêu cũng cần phải có khả năng thực thi Khi bạn hoàn tất buổi brainstorm, bạn cần có một set những ý tưởng mới để cải thiện hay thay đổi điều gì đó Đương nhiên, một câu hỏi theo dạng có/không ("Chúng ta có nên dừng việc mặc đồng phục hay không?") không hề thích hợp chút nào cho việc brainstorm!

Mục tiêu brainstorm tồi:

Thảo luận về những vấn đề chúng ta phải đối mặt trong khi đang cố gắng cung cấp dịch vị khách hàng cao cấp cho người mua hàng Tìm hiểu những vấn đề khách hàng đang gặp phải, và phát triển ý tưởng cho việc cải thiện các sản phẩm và dịch vụ chúng ta đang cung cấp

Hãy tưởng tượng việc gánh vác một mục tiêu có tính chất bao quát như thế mà không hề biết rõ bạn đang đi hướng nào và không có một mục tiêu cuối cùng, thực thi nào cả! Việc brainstorm này có thể dẫn đến một list dài loạn xạ những vấn đề khác nhau liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ,dịch vụ khách hàng—mà không có một ý tưởng nào rõ ràng về việc phải xử lý những thứ hỗn độn đó như thế nào

Một mục tiêu brainstorm tốt:

Chúng ta có thể tạo nên những thay đổi nào trong các khâu thủ tục dịch vụ khách hàng để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện độ hài lòng của họ?

Đây là một mục tiêu mà các thành viên có thể tham gia brainstorm một cách hiệu quả Nó nhắm đến một mục đích rõ ràng Vào cuối buổi brainstorm, nhóm giải quyết vấn đề này sẽ có được một list những ý tưởng thực tế và có khả năng thực thi để tạo nên thay đổi tích cực

- Hãy chắc chắn rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn thích hợp để brainstorm

Không phải câu hỏi nào cũng có thể tìm được câu trả lời qua việc brainstorm Vâng, nó có thể khuyến khích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi ý tưởng của những người tham gia thực sự cần thiết và thực sự sẽ được thực hiện

Nếu bạn hay team của bạn đã ra quyết định rồi hay đã tiến lên với một hướng đi sáng tạo mới rồi, thì việc brainstorm có thể là một hoạt động vô ích Tệ hơn, nó có thể khiến các thành viên trong team cảm thấy mình đang bị lôi kéo hay điều khiển hơn là được tham gia đóng góp ý kiến

Kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc brainstorm sẽ có ích cho vấn đề hay câu hỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó

- Thuê (hoặc trở thành) một "người điều khiển" (facilitator) đáng gờm

Trừ phi bạn được tập huấn để có thể làm cho buổi brainstorm được diễn ra dễ dàng hơn, đừng tự biến mình thành một "người điều khiển" Việc brainstorm cần một người có thể quản lý những người với những tính cách khác nhau, diễn giải lại các ý tưởng một cách ngắn gọn, gây cảm hứng cho teamwork, giữ cho cuộc trao đổi được tiếp tục, rút ra những kết luận và có thể biến chúng thành list những công việc cần làm

- Nếu không có một "người điều khiển" như ý, buổi brainstorm có thể kết thúc với mối bất hòa giữa các thành viên trong team, và trở thành một sự lãng phí thời gian vô ích Hãy chắc chắn rằng bạn có một người tuyệt vời để điều khiển buổi brainstorm trước khi bạn bắt đầu thực hiện nó

- Chọn những người tham gia thích hợp

Brainstorm chỉ hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thể phát biểu một cách thông minh về những giải pháp tiềm năng cho vấn đề đó hay đưa

ra các câu trả lời cho những câu hỏi Nếu như câu trả lời hay vấn đề không thể được tiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorm, thì rất có thể bạn sẽ có một kết cục không mấy tốt đẹp cùng với một team đang vô cùng nản chí

Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm có liên quan đến các vấn đề thống nhất là hoàn toàn ngoài sự kiểm soát của bạn, sẽ là không hợp lý khi tập hợp một nhóm để hỏi

"làm thế nào chúng tôi có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm."

- Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp nhất

Bạn biết về team của mình cũng như hiểu rõ các thứ tự ưu tiên (organizational priorities), vậy nên bạn cũng biết lúc này có phải là thời điểm thích hợp để có thêm một sự kiện mới, thứ sẽ lấy đi khối thời gian và năng lượng mà bạn cần cho những deadline quan trọng, hay không

Bạn cũng biết những gì cần để sắp xếp, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm (venue) ngoài trời Sử dụng sự hiểu biết của bạn để chọn thời điểm mà cả team đang tương đối thoải mái Thêm nữa, nên chọn một địa điểm dễ tiếp cận và có thể mang đến sự tương tác thoải mái và tích cực hơn

Thiết lập các phiên làm việc động não của bạn để thành công

Bạn đã quyết định rằng động não là một sự lựa chọn thích hợp Bạn đối diện với một câu hỏi lớn hoặc mục tiêu cho các phiên làm việc động não Bạn đã tìm được một cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm những người tham gia lý tưởng Tuyệt vời! Bây giờ là lúc chuẩn bị để đi tới thành công

Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và các kết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia có một trải nghiệm tích cực Tạo cho phiên động não của bạn có một không khí và định hướng phù hợp bằng cách tuân theo các quy tắc động não này

- Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạn

Nó nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết phòng tắm ở đâu, mấy giờ giải lao, bữa trưa có gì và khi nào họ có thể về nhà

Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thời gian brainstorm để hỏi người bên cạnh "khi nào ăn trưa?" hoặc "Tôi có thể về lúc 4:00?" Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyện làm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai

- Viết những nguyên tắc quan trọng xuống

Bạn hoặc người điều khiển của bạn nên rõ ràng về thiết lập các quy tắc, đặc biệt là trong những nhóm gồm những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quan

hệ cá nhân khác nhau)

Bao gồm tất cả mọi người - Brainstorm nên luôn luôn bao gồm các thành viên trong nhóm — nghĩa là tất cả mọi người nên dự liệu và lập kế hoạch tham gia

Tạm dừng tranh luận - Brainstorm gợi ý càng rộng càng tốt, và đừng đặt câu hỏi hay phán xét cho đến khi hoàn tất quá trình sáng tạo Hãy rõ ràng rằng ngay cả khi "kiểm tra thực tế" ("chúng ta không có ngân sách cho điều đó!") nên tránh cho đến sau khi tất cả những ý tưởng ở trên bàn Đảo mắt và thay đổi các biểu hiện tiêu cực trên khuôn mặt như là một sự tranh luận

Loại bỏ yếu tố gây nhiễu- Bạn cũng có thể muốn bổ sung những quy tắc cụ thể liên quan đến việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động, vì chúng có thể làm đứt quãng và trong một số trường hợp, có thể được sử dụng để giao tiếp âm thầm

- Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạn

Brainstorm có thể được vận dụng theo nhiều cách khác nhau Người điều khiển của bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác Cô ta có thể đề nghị những ứng viên viết xuống những ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên những suy nghĩ của người khác và góp ý Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu được những gì sẽ xảy

ra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc

- Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cực

Brainstorm không nên là một quá trình nghiệt ngã hoặc chán nãn Hãy để những ứng viên của bạn biết rằng họ có thể và nên có niềm vui, và nhận được trong quá trình bắt đầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc theo nhóm Việc bắt chuyện làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời cho thiết lập thực tế, trong quá trình brainstorm, ý tưởng của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau

Khuyến khích sự sáng tạo trong phiên làm việc động não

Nếu nội dung câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, chẳng

có vấn đề gì nhiều về đổi mới các ý tưởng sáng tạo Tuy nhiên, nếu không rơi vào trường hợp đó, nhóm của bạn có thể sẽ sớm "cạn kiệt" ý tưởng nhanh chóng Bạn (hoặc người điều khiển của bạn) nên có những công cụ trong tay để bổ sung quá trình sáng tạo

- Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộc

Không có vấn đề gì nếu bạn thiết lập các quy tắc, một số người sẽ bị đe dọa bởi những người khác, hoặc cảm thấy họ nên tuân theo Brainwriting là một công cụ tuyệt vời cho những ứng viên tham gia tạo ý tưởng ẩn danh Nó cũng là một cách tốt

để hỗ trợ quá trình xây dựng những ý tưởng Hãy giữ giấy và bút chì, bạn có thể sẽ cần chúng Hãy tìm hiểu cách bắt đầu với brainwriting:

- Hãy sẵn sàng với các hoạt động gia tăng sự sáng tạo

Có một điều cần nói là "Đừng phán xét một ý tưởng;" tránh ý nghĩ "ý tưởng đó sẽ không bao giờ thực hiện", hoặc chia sẻ thực tế chẳng hạn như "IT nói rằng điều đó không thể được thực hiện." Để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các điều tích cực

và tư duy sáng tạo, có khả năng thực hiện:

1.1.2.3 Đảo ngược quá trình Brainstorm

Hỏi nhóm của bạn "cách bạn sẽ đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng ta đang hướng tới?" Ví dụ, bạn có thể hỏi, "cách nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàng phàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối để mua sản phẩm của chúng

ta thêm một lần nữa?"

Hầu hết những ứng viên tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được bật lên nhằm tìm ra một đề nghị tích cực Ví dụ: "thực hiện tất cả các cuộc gọi tới những tùy chọn menu không bao giờ kết thúc " thành "thực hiện tất cả cuộc gọi với một người thực sự."

Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sự

Sử dụng những quy tắc brainstorm này như hướng dẫn trên về cách để nắm bắt, xử

lý, và hành động dựa trên những ý tưởng của nhóm

Đảm bảo rằng bạn ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạn đang có những ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham gia trong "chiến dịch" thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớn nhất và phù hợp nhất Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực

- Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiên

Người điều khiển của bạn hoặc một người nào khác trong nhóm của bạn nên viết xuống mọi ý tưởng như được đề cập Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn, như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt

- Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởng

Ứng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận,

để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danh sách Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọn

ý tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ

- Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia "trong các chiến dịch"

Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết - và có thể tạo cảm giác hoàn hảo cho người quản lý Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thực

hiện được vì những lý do được biết từ những người trong "chiến dịch", cần phải biến

ý tưởng thành hành động Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện (hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội cho tất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ

- Xác định cả cơ hội và thách thức

Trong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết để thực hiện Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quan trọng để xác định các rào cản để thay đổi Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tài chính hoặc hậu cần Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việc xung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được

- Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triển

Sau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi — nhưng không ai có thời gian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng Chỉ chọn ba trong số những ý tưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo

- Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợp

Một khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗi

ý tưởng Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viên- nhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồm các cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc

- Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng

Những công việc liên quan đến Brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùng nếu không được ưu tiên Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗi nhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm để làm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạch ra

1.2 Ưu và nhược điểm của phương pháp công não.

1.2.1 Ưu điểm

- Dễ thực hiện, khuyến khích tư duy sáng tạo, tính dân chủ, thời gian rất ngắn, ý tưởng và giải pháp có thể được sử dụng ở nơi khác

- Thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới giải quyết các vấn đề khó khăn

- Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có lợi ích lớn đối với từng cá nhân Đồng thời giúp cá nhân hoàn thiện bản thân khi tham gia

- Lợi ích lớn nhất là tận dụng được mọi nguồn lực chúng của nhóm

- Giúp nhóm nhận diện được các vấn đề liên quan, đề xuất các ý tưởng giải quyết vấn đề cần xử lý Giai đoạn này là tiền đề tạo sự thuận lợi cho cả nhóm khi tiến hành chọn lựa giải pháp và vạch kế hoạch hành động trong các giai đoạn tiếp theo của quá trình giải quyết vấn đề

- Đó là sự tương tác, kế thừa tri thức và ý tưởng của thành viên trong nhóm để hình thành các ý tưởng mới Sự kết hợp giữa hai ý tưởng

- Tận dụng được nguồn lực tri thức của cả nhóm

- Đây là một nhóm người cùng suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân, về

cả thể lực lẫn trí tuệ Sự đa dạng về lối suy nghĩ, trí tuệ, kinh nghiệm, cách nhìn và văn hóa của các cá nhân trong nhóm tạo điều kiện cho một loạt ý tưởng

đa chiều được sản sinh ra Đây là một trong những trường hợp mà số lượng quan trọng hơn chất lượng Chính nhờ một khối dữ liệu lớn về giải pháp mà nhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp/ý tưởng vẹn toàn nhất

1.2.2 Nhược điểm

- Rất dễ gây tình trạng lạc đề nếu chọn chủ đề không rõ ràng

- Việc lựa chọn các ý tốt nhất có thể mất nhiều thời gian

- Nếu nhóm trưởng không đủ bản lĩnh có thể gây ra tình trạng một số thành viên thì quá năng động còn một số thành viên thụ động, không muốn tham gia

- Nhiều khi hiệu quả thì chẳng thấy đâu mà nhóm nhân viên ấy lại trở thành một

mớ bù nhùi cãi cọ nhặng xị tối suốt ngày

- Nhóm quá đông, khó khăn với những người hướng nội, quá dân chủ, số lượng được quan tâm hơn chất lượng

1.3 Cách thức tiến hành phương pháp khi họp nhóm

1.3.1 Chuẩn bị

- Thành lập nhóm

+ Tìm người phù hợp với chủ đề mà nhóm đang hướng đến giải quyết (số lượng, trình độ, độ tuổi, giới tính…)

+ Bầu trưởng nhóm

+ Trưởng nhóm phân công công việc, nhiệm vụ từng thành viên

- Xác định mục tiêu của nhóm, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu

- Chuẩn bị về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung họp nhóm

1.3.2 Tiến hành thảo luận (Phương pháp sử dụng trong buổi họp là phương pháp công não).

- Tổng thời gian cho 1 buổi công não sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề, tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thường kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 - 15

- Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kí

để ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện)

- Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu

- Thiết lập các "luật chơi" cho buổi tập kích não:

+ Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc

+ Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt