Viện Quy hoạch Kiến trúc xây dựng Ninh Bình được thành lập theo yêu cầu của UBND tỉnh Ninh Bình và được Bộ Xây dựng phê chuẩn với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về
Trang 1Là một cán bộ lãnh đạo quản lý, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức sản xuất
và nghiên cứu tại Viện Quy hoạch Kiến trúc xây dựng Ninh Bình Qua nghiên cứu đề bài tôi thấy rằng các yêu cầu phân tích đều hết sức quan trọng và có tính thực tiễn cao
và đó cũng là bài toán khó đối với các doanh nghiệp cũng như đơn vị tôi đã và đang hết sức khó khăn tìm lời giải trong nền kịnh tế thị trường cạnh tranh khốc kiệt trong hình hình hiện nay
Viện Quy hoạch Kiến trúc xây dựng Ninh Bình được thành lập theo yêu cầu của UBND tỉnh Ninh Bình và được Bộ Xây dựng phê chuẩn với chức năng, nhiệm vụ
là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc đô thị, nghiên cứu lập các dự án đầu tư trên địa bàn toàn tỉnh
Là đơn vị tư vấn trực tiếp cho các chủ đầu tư, chủ dự án và nhà thầu trên các lĩnh vực: Quản lý dự án, tư vấn giám sát kỹ thuật thi công, lập hồ sơ thầu, lập hồ sơ khảo sát địa hình và địa chất, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán xây lắp các công trình: xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, khai thác mỏ… (đến nhóm A)
Trực tiếp lập báo cáo và thực hiện các nghiên cứu về công tác quản lý kiến trúc, quy hoạch, đô thị trên lĩnh vực quản lý nhà nước do Bộ Xây dựng giao
Với tính chất công việc đặc thù của đơn vị hành chính – sự nghiệp – khoa học hoạt động theo mô hình doanh nghiệp với cơ cấu tổ chức cán bộ đại đa số là cán bộ
kỹ thuật tác nghiệp và hoạt động hành nghề tư vấn, sản phẩm hoàn thiện với yêu cầu cao vễ kỹ, mỹ thuật mang tính chính xác tại từng thời điểm cụ thể và tính nhạy cảm của các lĩnh vực, tư vấn các dự án đầu tư xây dựng…
Chính vì vậy mọi hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp tôi đều cho thấy các sản phẩm hoàn thiện qua quá trình sản xuất tuy rằng được nghiệm thu đưa vào sử dụng nhưng vẫn không tránh khỏi những tồn tại nhất định hoặc tạo ra những khó khăn trong công tác quản lý
Ví dụ: Khi một dự án quy hoạch được triển khai theo yêu cầu của chủ đầu tư, Ban lãnh đạo Viện nhóm họp với các bộ phận liên quan tới dự án xác định quy mô theo nhiệm vụ thiết kế hoặc hồ sơ yêu cầu của chủ đầu tư với các yếu tố kỹ thuật cụ
Trang 2thể theo quy phạm Qua đó xem xét đánh giá các tỷ trọng sản phẩm cần thực hiện, tiến độ thực hiện theo hợp đồng, phân công các phòng, đội trực thuộc triển khai từng phần việc theo nhiệm vụ và chức năng được giao
Cụ thể là: Phòng kế hoạch dự thảo hợp đồng tư vấn được căn cứ bởi Luật Xây dựng đã được ban hành, thương thảo với chủ đầu tư các yếu tố hoặc các phụ lục kèm theo, trình lãnh đạo các bên ký, cam kết bằng pháp lý Bộ phận Khảo sát địa hình triển khai kế hoạch đo vẽ hiện trạng, xác định bằng đề cương khảo sát, đánh giá bằng
cá tiêu chí kỹ thuật, là cửa mở cho Phòng Kiến trúc Quy hoạch có các tài liệu cần thiết để thiết lập các phương án thiết kế (bao gồm các phương án so sánh và một phương án chọn) Sau đó thông qua chủ đầu tư và các cơ quan thẩm định lựa chọn phương án thống nhất sẽ chính thức triển khai các bước tiếp theo như: quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch hệ thống giao thông, hệ thống hạ tầng kỹ thuật, quy hoạch không gian kiến trúc cảnh quan… Phòng Quản lý kỹ thuật kiểm tra sản phẩm đã hoàn thiện, yêu cầu chỉnh sửa các bản vẽ bị lỗi kỹ thuật hoặc chưa phù hợp với tiêu chuẩn quy phạm, trình lãnh đạo ký, in ấn, xuất bản và nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư
Trên đây là quy trình sản xuất một sản phẩm quy hoạch xây dựng đơn giản nhất được mô tả dưới hình thức tổ chức sản xuất dây chuyền, với phương thức này yếu tố tích cực có được là sự phối hợp với nhau của các bộ phận liên quan, đồ án quy hoạch có được các ý kiến hoàn thiện của nhà đầu tư và các cơ quan hữu quan, sản phẩm được hoàn thiện và được nghiệm thu hạn chế thấp nhất các sai sót hoặc lỗi kỹ thuật, trong quá trình thực hiện không phải điều chỉnh hoặc thay đổi lớn
Tuy nhiên sự tồn tại của phương thức tổ chức sản xuất này mà hầu hết các nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp cùng lĩnh vực thường khó giải quyết và thường phải chấp nhận đó là:
a) Về tiến độ thực hiện không chủ động, thường phải chờ đợi các tài liệu có được từ bộ phận đi trước, thời gian yêu cầu thực hiện thường bị phụ thuộc, nếu vì lý
do khách quan hoặc sự cố rủi ro xảy ra sẽ ảnh hưởng đến cả dây chuyền sản xuất Do
đó tiến độ chung của các dự án thường chậm so với yêu cầu
b) Người chủ trì đồ án, hoặc chủ nhiệm đồ án phải có trình độ tổng hợp trong lĩnh vực mình phụ trách, kiểm soát được tổng thể quá trình tác nghiệp Nếu
Trang 3vai trò này yếu đương nhiên sản phẩm cuối cùng không thực hiện được theo đúng yêu cầu kỹ thuật
Người quản lý thường gặp áp lực công việc rất lớn và thường bị quá tải
Để giải quyết được những tồn tại nêu trên theo cá nhân tôi thì các doanh nghiệp hoạt động cùng lĩnh vực cần có đội ngũ cán bộ được tuyển dụng về cơ bản là phải phù hợp với ngạch bậc và trình độ được đào tạo Yêu cầu tác nghiệp cần được chuyên môn hoá, công tác xây dựng kế hoạch phải được đi trước một bước và cần theo sát cả quá trình nhằm đôn đốc, hỗ trợ và phối hợp thực hiện khi cần thiết
2 Cũng giống như bất kỳ một doanh nghiệp nào khác, khi tiến hành sản xuất thì vấn đề lãng phí trong các hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp chúng tôi cũng là điều không sao tránh khỏi Lãng phí được hiểu là bất kỳ những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) đứng trên quan điểm của khách hàng Lưu kho, kiểm tra, chậm trễ, đợi chờ và sản phẩm sai hỏng là những yếu tố không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó 100% là lãng phí
Trang 47 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN đó là:
- Sản xuất thừa
- Đợi chờ
- Vận chuyển
- Lưu kho
- Thao tác
- Gia công thừa
- Sản phẩm hỏng
Căn cứ vào thực tế trong hoạt động tác nghiệp của đơn vị chúng tôi, nếu căn
cứ vào 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN thì có 03 yếu tố lãng phí đó là: Đợi chờ, Thao tác và Sản phẩm hỏng
Yếu tố Đợi chờ:
Do hiện nay chúng tôi luôn phải áp dụng các phần mềm ứng dụng mới, chính
vì vậy việc đợi chờ nâng cấp một phiên bản mới ra thường rất lâu mới đạt được chất lượng Có thể các phiên bản khác nhau nâng cấp liên tục nhưng đạt được sự ổn định chỉ có rất ít
Yếu tố Thao tác:
Do đặc thù của sản phẩm nên các công đoạn trong sản xuất cũng không được nhất quán, còn tuỳ thuộc vào từng lãnh đạo, tuỳ thuộc vào từng bộ phận nên mặt thao tác của các bộ phận không đồng đều dẫn tới thời gian xác định cho từng phiên bản sản phẩm khó chính xác
Yếu tố Sản phẩm hỏng:
Cũng do đặc thù của sản phẩm, vừa sản xuất vừa phải trình xin ý kiến đóng góp chỉnh sửa rút kinh nghiệm nên các sản phẩm hỏng còn nhiều cũng là điều không tránh khỏi và gây lãng phí
Để loại bỏ lãng phí này, đơn vị chúng tôi đã áp dụng bằng cách cho tổ chức kiểm tra lại kết quả công việc của từng công đoạn, chỉnh lý, bổ sung sao cho đạt yêu cầu cao nhất