KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP KỸ THUẬT ĐỌC NHANH VÀ TAKENOTEĐọc nhanhMột nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được. Tuy nhiên, thường ít người biết “đọc”. Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối rồi trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc. Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí não.Takenote (ghi chép nhanh những điểm quan trọng)Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết: Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take massage một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được. Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt, viết hoặc nói, nguyên bản hay có phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất.
KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP KỸ THUẬT ĐỌC NHANH VÀ TAKE-NOTE Đọc nhanh Một nhân viên văn phòng hay người thư ký thường phải đọc nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh kỹ cần rèn luyện, khơng có kỹ thuật đại thay Tuy nhiên, thường người biết “đọc” Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối trở lại từ đầu, khơng nắm nội dung tài liệu cần đọc Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc cách nhanh chóng, mắt vận động với trí não Take-note (ghi chép nhanh điểm quan trọng) Chúng ta thường phải ghi chép nhiều: Ở trường, văn phòng, họp,… Nhưng liệu chúng có biết cách ghi chép? Liệu có biết: - Ghi chép cách nhanh chóng tình giao tiếp phức tạp, có truyền thống khơng (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) take massage cách đầy đủ, tùy theo chất thông tin nhận - Sắp xếp lại tin nhắn dạng tóm tắt, viết nói, ngun hay có phân tích, có ý đến dễ hiểu tin nhắn … với chất PHẦN : KỸ THUẬT ĐỌC NHANH a) Đọc nhanh Một nhân viên văn phòng hay người thư ký thường phải đọc nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh kỹ cần rèn luyện, kỹ thuật đại thay Tuy nhiên, thường người biết “đọc” Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối trở lại từ đầu, không nắm nội dung tài liệu cần đọc Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc cách nhanh chóng, mắt vận động với trí não Mục đích kỹ thuật đọc nhanh sau: mở rộng tầm quan sát mắt, cạng nhìn nhiều từ trí não làm việc nhanh tốt Để làm việc cần có tập trung tư tưởng Tùy nhu cầu, kiểu đọc giới thiệu: đọc tồn đọc có lựa chọn, kiểu cho phép tiếp cận nhanh vấn đề quan trọng, cách sử dụng vài kỹ thuật: - Tìm kiếm từ khóa, mơ tả ý - Hiểu nghĩa, đừng đọc “từ” mà không hiểu - Chọn lọc, đào sâu vào rõ nghĩa ảnh hưởng chung điểm bỏ qua khác Nghĩa phải phân biệt từ … tất nghĩa b) Đọc nào? - Tài liệu pháp lý hành phức tạp - Lựa chọn (tham khảo mục lục để lựa chọn viết cần quan tâm) Định lượng thời gian để đọc (tinh thần tập trung trí nhớ tốt) Gạch chân thơng tin quan trọng Tìm hiểu nghĩa thuật ngữ phức tạp Sử dụng từ điển để tìm nghĩa từ chưa biết Thư từ cơng việc - Kỹ thuật “hớt váng” Bản quảng cáo/ chào hàng - Kỹ thuật “hớt váng” - Đọc chậm bán … lựa chọn: Phân tích thuật ngữ phức tạp, sử dụng kỹ thuật hớt váng cho phần lại tài liệu Báo tạp chí Tài liệu kỹ thuật - => Kỹ cần rèn luyện Đọc chiều: Cần tránh việc quay trở lại từ cuối tài liệu, kỹ cần tập trung lớn Hiểu trước ý tưởng: Phải đọc hai vấn đề, ý tưởng kiện viết cách diễn giải tác giả Lựa chọn điểm cần lưu ý trình đọc, chọn từ đến điểm dòng Khơng đọc lẩm nhẩm (mấp máy mơi) Cách làm chậm trình đọc vào rối tinh thần Ghi nhớ: Bộ nhớ ngắn hạn cơng cụ quan trọng có ích để cần tập ghi nhớ thơng tin cần cho sau c) Đọc có lựa chọn Từ khóa Khi đọc tài liệu, cần nắm bắt ý tưởng tác giả Vì quan trọng tìm từ “Hớt váng” Cần ghi nhận nội dung chủ yếu tập tài liệu cách đọc kỹ phần quan trọng lướt qua phần khác “Hớt váng” làm tăng hiểu biết lưu giữ quan trọng Làm để tìm ý tưởng chủ đạo? - Đưa mắt theo đường màu sắc qua … - Đọc phần đầu phần cuối dòng - Đọc kiểu “chụp hình” Tất phụ thuộc vào độ phức tạp tài liệu Chọn điểm làm mốc Không ghi nhận nội dung mà sâu vào điểm bỏ qua nội dung khác Ví dụ: Xem danh mục để tìm tên, xem từ điển để xem định nghĩa từ, tìm thơng báo tuyển dụng tờ báo,… => Lời khuyên: Cần phải biết cách xác mục đích tìm kiếm xác định vị trí cho phép tìm nhanh - Mục lục - Index - Sofware PHẦN : KỸ THUẬT TAKE-NOTE (GHI CHÉP NHANH NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG) a) Kỹ thuật take -note Chúng ta thường phải ghi chép nhiều: Ở trường, văn phòng, họp,… Nhưng liệu chúng có biết cách ghi chép? Liệu có biết: - Ghi chép cách nhanh chóng tình giao tiếp phức tạp, có truyền thống khơng (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) take massage cách đầy đủ, tùy theo chất thông tin nhận - Sắp xếp lại tin nhắn dạng tóm tắt (viết nói, ngun hay có phân tích, có ý đến dễ hiểu tin nhắn … với chất Kỹ liên quan tới khả sau đây: - Kiểm soát nhịp điệu nhanh chóng - Biết cách soạn thảo kiểm sốt ngơn ngữ - Thực hành giao tiếp - Ghi nhớ nắm bắt ý tưởng - Phân tích chọn lựa ý tưởng quan trọng - Trung thành với tin nhắn Sắp xếp thông tin Lặp lại chúng mà không làm biến đổi chiều hướng tin nhắn Xác định lựa chọn cấu trúc việc trình bày lại Kiểm sốt thơng tin nhận b) Kỹ thuật tổ chức việc take-note * Trước take-note Chuẩn bị vị trí làm việc Chuẩn bị cơng cụ Chọn vị trí ngồi tốt, cho quan sát người đến dự - Giấy ghi chép - Bút nhiều màu để đánh dấu loại thông tin cần ghi nhớ Chuẩn bị giấy viết - Đánh số trang - Chuẩn bị “khoảng trống” nghĩa phần trắng giấy để điền vào * Trong take- note a) Nắm bắt nội dung quan trọng lựa chọn yếu tố cần ghi nhớ - Phân biệt, khoảng thời gian ngắn, nội dung chủ đạo (những liên quan trực tiếp tới vấn đề thảo luận) - Ghi nhận từ khóa - Lặp lại cách trung thành với ý tưởng nêu khơng nói ngược Mỗi điểm làm viết thành đoạn riêng, cần ý đến cách trình bày người nói, ngữ điệu, cử chỉ, minh họa bảng,… b) Xem xét ghi chép Đánh số cho đoạn bảng ghi chép, gạch chân, … c) Tổng hợp thơng tin Bỏ qua điểm ngồi lề, khơng quên điểm Tất phải giữ nguyên tinh thần đoạn … - Lựa chọn từ ngữ - Sử dụng dấu câu - Sử dụng từ viết tắt * Sau take-note - Đọc lại để xem cấu trúc, titres sous titres, đoạn Tìm ý tưởng tổng qt, ý tưởng chìa khóa liên quan Loại bỏ nội dung lặp lại, chi tiết vô nghĩa Luôn biết làm gì, đâu, nào, cho để làm Có thể thể tinh thần đoạn … tổng thể chúng * Thể lại (hồn tất q trình take-note) - Cần phải tìm kiếm cách có hệ thống từ tốt Tránh thuật ngữ “kỹ thuật” Chọn ngôn ngữ gần với tình giao tiếp Xây dựng câu ngắn, tránh dài dòng lặp lại ... : KỸ THUẬT ĐỌC NHANH a) Đọc nhanh Một nhân viên văn phòng hay người thư ký thường phải đọc nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh kỹ cần rèn luyện, khơng có kỹ. .. kỹ thuật đại thay Tuy nhiên, thường người biết đọc Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối trở lại từ đầu, không nắm nội dung tài liệu cần đọc Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc. .. cho phép ta đọc cách nhanh chóng, mắt vận động với trí não Mục đích kỹ thuật đọc nhanh sau: mở rộng tầm quan sát mắt, cạng nhìn nhiều từ trí não làm việc nhanh tốt Để làm việc cần có tập trung