Hoàn thiện quy trình 5S

Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Cơ sở lí luận đề tài 1.1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.2 Hiệu Kaizen 5S 1.1.3 Vai trò lãnh đạo việc áp dúng Kaizen 5S .4 1.1.4 Lợi ích từ 5S .6 1.1.5 Nguyên tắc áp dụng 5S 1.1.6 Các bước áp dụng .7 1.2 Phương pháp đo lường khái niệm nghiên cứu Chương 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY TNHH MTV VÂN 2.1 Tổng quan công ty TNHH MTV VÂN .8 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Giới thiệu chung công ty .8 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 2.1.4 Địa bàn hoạt động 2.1.5 Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty 10 2.1.6 Tổng quan tình hình nhân cơng ty 11 2.2 Quy trình sản xuất cơng ty 13 2.3 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV VÂN năm 2014 đến 2016 15 2.4 Thực trạng ngành công nghiệp khai thác chế biến gỗ 16 2.5 Thực trạng tình hình áp dụng 5S cơng ty TNHH MTV VÂN 17 Chương 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 19 3.1 Cách thức áp dụng 5S .19 3.1.1 Seiri (整整) sorting – sàng lọc 19 3.1.2 Seiton (整整) set in order – xếp 23 3.1.3 Seiso (整整) spic & span – .28 3.1.4 Seiketsu (整整) standardising – săn sóc 29 3.1.5 Shitsuke (整) sustaining – sẵn sàng 30 3.2 Quy trình áp dụng 5S cơng ty TNHH MTV VÂN 31 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35 Phụ lục bảng Bảng 1.1: So sánh tiêu Kaizen Đổi Bảng 2.1: Bảng phân bố nhân theo phận năm 2017 11 Bảng 2.2: Báo cáo hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2014 đến 2016 15 Bảng 2.3: Thực trạng sản xuất hình ảnh chứng minh 17 Phụ lục hình ảnh biểu đồ Biểu đồ 2.1: Phân bố lao động theo độ tuổi .12 Biểu đồ 2.2: Mức lương trung bình phận .12 Hình 2.1: Máy cưa CD tự động 13 Hình 2.2: Hình ảnh máy cưa CD bán tự động .14 Hình 2.3: Ảnh máy cưa đứng 14 Hình 2.4: Ảnh máy sấy gỗ công ty 15 Hình 3.1: Sơ đồ cho việc sàng lọc chổ 20 Hình 3.2: Hình minh họa form thẻ vàng, thẻ đỏ 21 Hình 3.3: Các bước tiến hành xếp .24 Hình 3.4: Ảnh ví dụ 25 Hình 3.5: Ảnh minh họa kỹ thuật đánh dấu 26 Hình 3.6: Ảnh minh họa trước dùng ký hiệu màu sắc 26 Hình 3.7: Ảnh minh họa sau dùng ký hiệu màu sắc 27 Hình 3.8: Ảnh minh họa dùng nguyên tắc suốt 28 PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài 5S công cụ quản lý chất lượng du nhập từ Nhật Bản phù hợp với điều kiện môi trường làm việc Việt Nam Trong năm vừa qua có nhiều tổ chức áp dụng 5S Trong có nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ áp dụng thành công 5S, đặt thù môi trường sản xuất nên phù hợp với triết lí mà 5S đề Ở doanh nghiệp sản xuất công nhân thường xuyên làm việc với thiết bị, máy móc Trong điều kiện làm việc vấn đề an tồn lao động ln đề lên hàng đầu Với công cụ 5S cho phép công ty đảm bảo vấn đề an toàn cơng nhân họ Ngồi ra, 5S áp dụng để hoàn thiện hệ thống quản lý tổ chức công nhận áp dụng hệ thống như: ISO 9001, ISO 1400, KAIZEN…trong đó, 5S công cụ quan trọng để áp dụng thành công KAIZEN cách hiệu 5S công cụ quản lý không phức tạp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp Có nhiều sở để việc áp dụng 5S thành cơng doanh nghiệp Trong đặc biệt trọng tới hiệu mà 5S mang lại vô lớn Khi áp dụng 5S đạt hiểu giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí nhiều tạo môi trường làm việc an tồn cho cơng nhân cơng ty Từ đó, giúp công nhân yên tâm công việc dẫn đến nâng xuất làm việc tốt Ngược lại, chi phí để áp dụng 5S khơng cao phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ Trong q trình thực tập cơng ty TNHH MTV VÂN em nhận thấy công ty có nhiều điều kiện để áp dụng thành cơng 5S việc quản lý chất lượng cách hiểu Việc áp dụng 5S vào công ty cách làm công việc quản lý Công ty chưa áp dụng công cụ quản lý chất lượng công cụ quản lý chất lượng Nên việc giới thiệu áp dụng cơng cụ quản lý 5S sở lí luận để cơng ty áp dụng thành cơng công cụ khác như: ISO 9001; ISO 14000… để giúp nâng cao chất lượng quản lý công ty, sở để cạnh tranh với cách cơng ty khác Chính lí đó, em chọn đề tài báo cáo thực tập là: Hồn thiện quy trình áp dụng 5S vào cơng ty TNHH MTV VÂN Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu áp dụng công cụ 5S vào môi trường làm việc cơng ty phòng sản xuất Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu trạng môi trường làm việc công ty - Đưa sách để áp dụng 5S vào công ty - Cải thiện môi trường làm việc công nhân nâng bao ý thức bảo vệ an tồn lao động cho cơng nhân Phương pháp nghiên cứu Bài viết dụng phương pháp thống kê mô tả Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: viết nghiên cứu xưởng sản xuất, trực thuộc phòng sản xuất công ty - Thời gian nghiên cứu: 1/12/2017 đến 31/1/2018 Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY TNHH MTV VÂN CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ PHẦN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Cơ sở lí luận đề tài 1.1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1.1 Khái niệm Kaizen Kaizen từ tiếng Nhật kết hợp hai chữ: “Kai” có nghĩa “liên tục” “Zen” có nghĩa “cải tiến” (Phạm Anh Tuấn, 2008) Nói cách khái qt Kaizen có nghĩa cải tiến liên tục hay thay đổi liên tục để tốt dựa yêu cầu quản lý viết tắt 5S 1.1.1.2 Khái niệm 5S 5S triết lý, cách tổ chức quản lý không gian làm việc lưu trình tác nghiệp với mục đích cải thiện hiệu công việc việc loại trừ tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp giảm thiểu vơ lý quy trình 5S bao gồm: Seiri (Sorting) - Sàng lọc: Kiểm tra tất công cụ, nguyên liệu nhà máy, khu vực làm việc, loại bỏ thứ không cần thiết giữ thứ quan trọng Seiton (Simply or Set in Order) - Sắp xếp: Phân loại, hệ thống hóa để thứ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại, theo lưu trình tác nghiệp, theo trật tự làm tối đa hiệu làm việc Seisō (Shine) - Sạch sẽ: Sự dọn dẹp cách có hệ thống để giữ khu vực làm việc ngăn nắp, đảm bảo thứ xếp nơi quy định Seiketsu (Standardising) - Săn sóc: Tiêu chuẩn hóa quy trình hóa thực hành cơng việc hay hoạt động, từ người biết xác trách nhiệm Shitsuke (Sustaining) - Sẵn sàng: Giáo dục, trì cải tiến bốn nguyên tắc nêu hoàn cảnh suốt trình hoạt động doanh nghiệp 1.1.2 Hiệu Kaizen 5S Doanh nghiệp áp dụng Kaizen 5S tăng suất lực cạnh tranh nhờ giảm thiểu lãng phí từ nguồn sau (Phạm Anh Tuấn, 2008) Sản xuất dư thừa: Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy phải bán giảm giá hay bỏ dạng phế liệu Khuyết tật: Gồm khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, bao gồm sai sót giấy tờ thông tin sản phẩm, chậm giao hàng, sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu Tồn kho: Hậu chi phí tồn kho bảo quản cao, lãng phí khơng gian, giảm quay vòng vốn hiệu Di chuyển bất hợp lý: Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng, đường sá, nhà xưởng Chờ đợi: Thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất hệ thống sản xuất hiệu Thao tác thừa công nhân, máy móc thiết bị: Ảnh hưởng đến suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm Sửa sai: Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng thiết bị hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ sản xuất Ngồi lợi ích đo đếm hiệu kinh tế, vệ sinh mơi trường, an tồn lao động, Kaizen mang lại lợi ích vơ hình như: niềm tự hào doanh nghiệp, thúc đẩy phát huy sáng kiến, giữ gìn kỷ luật lao động, tạo lập văn hóa doanh nghiệp lành mạnh giúp thành viên doanh nghiệp gắn bó cam kết với doanh nghiệp 1.1.3 Vai trò lãnh đạo việc áp dúng Kaizen 5S Bảng 1.1: So sánh tiêu Kaizen Đổi Mới TIÊU CHÍ KAIZEN ĐỔI MỚI Tính hiệu Dài hạn, không rõ ràng Ngắn hạn, gây ấn tượng Nhịp độ Các bước nhỏ Bước lớn Liên tục, tăng dần Cách quãng Mức độ thay đổi Dần dần Đột ngột Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Nỗ lực cá nhân Phạm Mọi người Một vài người Khung gian thời vi liên quan Mục đích Duy trì, cải tiến Đột phá, xây dựng Phương pháp Truyền thống Đột phá kỹ thuật Đầu tư Ít, Lớn, tức thời Định hướng Con người Công nghệ, kỹ thuật Đánh giá Quá trình, nỗ lực Kết quả, lợi nhuận Nguồn: Phạm Anh Tuấn, 2008 Áp dụng Kaizen đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp Kaizen khơng đòi hỏi đầu tư lớn tài chính, song lại cần cam kết nỗ lực toàn tổ chức, đặc biệt cấp lãnh đạo Cam kết người đứng đầu doanh nghiệp, với vai trò cán quản lý phòng ban, tổ, nhóm, nỗ lực tham gia nhân viên, việc triển khai cải tiến thực liên tục thành công doanh nghiệp Như vậy, nhà lãnh đạo không gương đầu cam kết với Kaizen, mà tạo nên cam kết toàn tổ chức với việc áp dụng Kaizen Một cách khái quát, lãnh đạo hiểu tác động hay trình gây ảnh hưởng đến người khác cho người tự nguyện nhiệt tình phấn đấu đạt mục tiêu tổ chức Vai trò nhà lãnh đạo việc áp dụng Kaizen thể thông qua: Thứ nhất, lãnh đạo người chịu trách nhiệm lập kế hoạch mục tiêu tổ chức Các kế hoạch mục tiêu phải bao gồm yêu cầu liên quan tới 5S tiết kiệm, vệ sinh, tuân thủ quy trình quy phạm, nhiệm vụ phải đảm bảo phân công rõ ràng đến người Thứ hai, nhà lãnh đạo tạo lập, nuôi dưỡng phát triển giá trị văn hóa doanh nghiệp, có văn hóa Kaizen tận tâm, phối hợp nhóm cải tiến liên tục Bên cạnh đó, hành động nhà lãnh đạo tiết kiệm chi phí, gọn gàng ngăn nắp, tuân thủ quy định gương cho thành viên việc áp dụng Kaizen Thứ ba, phân bổ nguồn lực phù hợp dẫn dắt cải tiến liên tục Mọi cải tiến tác dụng khơng trì liên tục theo mục tiêu chung Các công ty thành công đặt vấn đề tiết giảm chi phí, tập trung vào chất lượng từ đầu thông qua chiến lược rõ ràng, giám sát nguyên lý cải tiến liên tục tổ chức thân nhà lãnh đạo, phân quyền cho nhân viên để họ chủ động thực thi mục tiêu Kaizen 1.1.4 Lợi ích từ 5S  Năng suất cao  Chất lượng cao  Chi phí hạ  Giao hàng hẹn  An toàn cho người lao động  Môi trường làm việc tốt  Tạo thêm nhiều không gian 1.1.5 Nguyên tắc áp dụng 5S  Thực bước “Sàng lọc” (S1) Các vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…chưa liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động khu vực phải tách biệt khỏi thứ cần thiết, sau loại bỏ hay đem khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc S1 tiến hành theo tần suất định kì  Thực bước “Sắp xếp” (S2) Là hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động tuân thủ triệt để  Thực bước “Sạch sẽ” (S3) Sạch hiểu hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh… S3 hoạt động cần tiến hành định kì  Thực bước “Săn sóc” (S4) Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí S4 q trình ý thức tn thủ cán công nhân viên chức tổ chức rèn rũa phát triển  Thực bước “Sẵn sàng” Sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để đem lại suất công việc cá nhân suất chung Công ty cao 1.1.6 Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ 1.2 Phương pháp đo lường khái niệm nghiên cứu Trong viết dụng phương pháp phận tích tổng kết kinh nghiệm, phương pháp chuyên gia: Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: dụng kinh nghiệm người làm việc lâu năm cho vị trí đút kết kinh nghiệm chung cho sau Nhầm mục đích hồn thiện thao tác chuẩn cho vị trí Phương pháp chuyên gia phương pháp áp dụng chuyên gia lĩnh vực cho phù hợp với công việc tại, kết hợp với phương pháp tổng kết kinh nghiệm nhằm đưa phương án tốt Hình 3.6: Hình minh họa form thẻ vàng, thẻ đỏ  Cách đặt thẻ: Đối với vật liệu phận (linh kiện) chứa kho - Đã không dùng năm theo kế hoạch năm tới không cần dùng : Thẻ đỏ - Đã không dùng tháng theo kế hoạch tháng tới không dùng : Thẻ vàng Đối với vật làm dây chuyền nguyên vật liệu nơi làm việc - Khơng có kế hoạch sử dụng tháng: Thẻ đỏ - Khơng có kế hoạch sử dụng tuần: Thẻ vàng Đối với thành phẩm - Để tồn động năm: Thẻ đỏ - Để tồn đọng tháng: Thẻ vàng 21 Máy móc, khn mẫu, gá lắp dụng cụ - Máy khuôn cũ không dùng suốt năm qua: Thẻ đỏ - Máy khuôn cũ không dùng suốt tháng qua: Thẻ vàng - Đồ gá dụng cụ hư gãy không sửa chữa suốt năm qua: Thẻ đỏ - Đồ gá dụng cụ hư gãy không sửa chữa suốt tháng qua: Thẻ vàng Vật dụng văn phòng chỗ làm việc - Nằm tháng mà không dùng khơng có kế hoạch dùng vòng tháng: Thẻ đỏ - Nằm tuần mà không dùng khơng có kế hoạch dùng vòng tuần: Thẻ vàng  Thực sàng lọc: Loại bỏ vật dụng có “Thẻ đỏ” “Thẻ đỏ-vàng” vòng 1-2 tuần diện tích định trước, chúng phải - Thanh lý - Bán đi, - Tái sử dụng Seiso (Sắp xếp) lần thứ diện tích thí điểm Loại bỏ vật dụng có “Thẻ vàng” vòng tháng diện tích định trước, chúng phải - Vứt bỏ - Bán Được dùng lại Tổ trưởng có trách nhiệm thực hàng ngày diện tích thí điểm Hàng tháng quản lí cần kiểm tra nhằm trì mức độ cao Chụp ảnh trạng cho hiệu cao Hoạt động gắn “Thẻ đỏ” thực 12 tháng lần 22 3.1.1.2 Đánh giá việc hoạch định, triển khai trì hoạt động sàng lọc - Lập kế hoạch thực tổng vệ sinh định kỳ - Xây dựng tiêu chí phân loại đồ vật cần thiết không cần thiết - Xác định tiến hành phân loại đồ vật cần thiết không cần thiết cho công việc - Loại bỏ đồ vật không cần thiết nơi làm việc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S - Xác định nguyên nhân hành động khắc phục cần thực để giảm thiểu việc lưu trữ đồ vật không cần thiết nơi làm việc 3.1.2 Seiton (整整) set in order – xếp 3.1.2.1 Kỹ thuật thực tế thực sàng lọc Sau Sàng lọc có vật dụng cần thiết giữ lại nơi làm việc, vật Đối với vật dụng ta phải qui định nơi cất giữ cách vạch lằn vàng nền, bàn kệ Địa diểm qui định phải tuỳ thuộc vào tần số sử dụng kích thước vật dụng để giúp người thợ cử động dễ dàng có hiệu  Nếu vật dụng: - Được dùng thường xuyên: Đăt máy dây chuyền - Không dùng thường xuyên: Để xưởng làm việc - Để người dùng chung: Đặt để dễ kiểm soát Tuỳ chất vật dụng mà lưu giữ chúng cho an toàn  nguyên tắc sàng lọc - Làm theo phương pháp FIFO (vào trước trước) vật dụng lưu trữ - Phân cho vật dụng địa cất giữ dành sẵn - Mọi vật dụng kèm theo địa phân, có gắn nhãn theo hệ thống - Đặt vật dụng cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm 23 - Đặt vật dụng cho người tiếp cận cách dễ dàng - Các dụng cụ sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với dụng cụ dùng phổ biến - Đặt dụng cụ thường sử dụng bên cạnh người sử dụng  Tiến hành xếp chỗ làm việc Hình 3.7: Các bước tiến hành xếp  Cách lưu trữ vật dụng - Sử dụng để nơi gần tầm tay, dễ lấy - Sử dụng ngày để nơi dễ tìm, dễ lấy - Thỉnh thoảng sử dụng bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ, ký hiệu màu, nguyên tắc suốt - Hồ sơ đánh số, ký hiệu màu kệ thứ tự 24 Hình 3.8: Ảnh ví dụ Chụp hình trước sau dọn dẹp, xếp đề làm minh chứng  Ý nghĩa kỹ thuật đánh dấu: - Dễ dàng xếp dụng cụ - Dễ dàng trả lại thứ lấy - Dễ dàng kiểm soát đồ vật - Rèn luyện tính kỷ luật người 25 Hình 3.9: Ảnh minh họa kỹ thuật đánh dấu  Ý nghĩa kỹ thuật ký hiệu màu sắc: Nhanh chóng xác định vị trí đồ vật tích tắc, lấy trả Nơi làm việc nhìn vui mắt hơn, gọn gàng ngăn nấp 26 Hình 3.10: Ảnh minh họa trước dùng ký hiệu màu sắc Hình 3.11: Ảnh minh họa sau dùng ký hiệu màu sắc  Ý nghĩa nguyên tắc suốt Làm cho thứ trở nên hữu hơn: 27 - Dễ tìm, dễ thấy - Dễ phát ngăn ngừa hư hỏng, trục trặc Hình 3.12: Ảnh minh họa dùng nguyên tắc suốt 3.1.2.2 Đánh giá việc thực trì hoạt động xếp thông qua việc - Xây dựng nguyên tắc tổ chức, xếp đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an tồn sử dụng giảm thiểu lãng phí - Đảm bảo thông hiểu thực hành nguyên tắc nơi làm việc 28 - Thực trì dấu hiệu nhận biết thích hợp đồ vật khu vực - Sắp xếp thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy - Sắp xếp vật, chỗ - Vẽ vạch vàng cho vị trí quy định - Sắp xếp vị trí dụng cụ, máy móc, cơng nhân… cho tiến trình làm việc trôi chảy 3.1.3 Seiso (整整) spic & span – Sạch hiểu hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh … S3 hoạt động cần tiến hành định kì Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên giúp khu vực làm việc ngăn nắp Hạn chế nguồn gây dơ bẩn Sạch mang nghĩa kiểm tra Phương châm phong trào 5s làm có nghĩa kiểm tra môi trường làm việc phải giữ không đợi đến bẩn làm vệ sinh Việc thực vệ sinh thực qua ngày tổng vệ sinh lịch làm vệ sinh hàng ngày nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sẽ, khơng bị bụi bẩn Để thực nội dung cần phát động phong trào làm vệ sinh – 10 phút ngày nơi làm việc trước sau Mọi người cần thể trách nhiệm môi trường xung quanh nơi làm việc, người làm vệ sinh tổ chức chịu trách nhiệm nơi cơng cộng khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách  Đánh giá thực trì hoạt động Sạch thông qua việc - Lập kế hoạch thực hoạt động SEISO định kỳ - Thực làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra - Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra phương pháp thực SEISO khu vực - Ban hành văn hướng dẫn chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết.vTổ chức hoạt động theo dõi đánh giá định kỳ việc thực SEISO, đặc biệt ý khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, mơi trường an tồn cho người lao động 29 - Xác định nguyên nhân thực biện pháp khắc phục/ phòng ngừa thích hợp phát trình thực SEISO, bao gồm hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn 3.1.4 Seiketsu (整整) standardising – săn sóc Để khơng lãng phí cho nỗ lực ‘S’ bỏ ra, cần lên lịch trình làm việc cụ thể Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí S4 trình ý thức tn thủ cán bộ, công nhân viên tổ chức rèn dũa phát triển Chẳng hạn phòng vệ sinh cao ốc cao cấp dán tờ lịch làm việc sau 15 phút người nhân viên vệ sinh vào dọn dẹp ký tên lên Các cơng ty đề lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc nhằm mục đích trì hoạt động 5S doanh nghiệp Săn sóc có nghĩa tạo dựng hệ thống nhằm trì nơi làm việc Bên cạnh việc đặt hoạt động 5S yêu cầu thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua đơn vị tổ chức để lôi kéo hút người tham gia Tổ chức cần thực đánh giá thường xuyên lặp lặp lại việc thực sàng lọc – xếp –  Đánh giá việc thực trì hoạt động “săn sóc” thơng qua việc: - Tiêu chuẩn hóa hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” “Sạch sẽ” Đảm bảo hoạt động thực thường xuyên, tự giác - Thiết lập áp dụng quy tắc chuẩn mực kiểm soát quản lý trực quan toàn tổ chức - Thiết lập áp dụng tiêu chuẩn mẫu mã khu vực - Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa mức độ quan trọng khu vực đánh giá kết lần đánh giá trước - Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất phương pháp đánh giá Cán đánh giá 5S phải đào tạo, có đủ lực độc lập với hoạt động đánh giá Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá 30 - Xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau đánh giá - Xây dựng thực chế khuyến khích tham gia ghi nhận kết nhóm, cá nhân thực hành tốt 5S 3.1.5 Shitsuke (整) sustaining – sẵn sàng Cần làm cho người thực ‘S’ cách tự giác, tạo thành nề nếp, thói quen làm việc tốt, trì mơi trường làm việc thuận tiện Tạo dựng thói quen thực 5S Tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy thiếu 5S Tổ chức phải làm cho thành viên hiểu thực 5S hệ thống Muốn tổ chức cần thực hoạt động để thành viên coi nơi làm việc ngơi nhà thứ hai nhận thức công ty nơi tạo thu nhập cho nhân viên gia đình họ  Đánh giá việc thực trì hoạt động Sẵn sàng thơng qua trình: - Theo dõi đánh giá mức độ tuân thủ nguyên tắc, quy định chuẩn mực thực hành tốt 5S toàn tổ chức - Tuyên truyền quảng bá 5S, kết thực hành tốt 5S, học kinh nghiệm từ việc áp dụng tồn tổ chức - Thực cơng tác giáo dục, đào tạo đào tạo lại thực hành tốt 5S 3.2 Quy trình áp dụng 5S công ty TNHH MTV VÂN Để áp dụng 5S thành cơng trơng cơng ty, cần phải có chiến lược rõ ràng, mục tiêu hiểu phù hợp với sách phát triển cơng ty Sau đề xuất kế hoạch áp dụng cho công ty TNHH MTV VÂN  Với hiệu đưa “5S LÀ NỀN TẢNG CỦA NĂNG SUẤT – CHẤT LƯỢNG”  Xác định mục tiêu “Tìm thất cải thiện để nâng cao suất lên gấp hai lần tại” Kế hoạch xây dựng 5S từ tháng 4/2018 đến tháng 4/2019 gồm giai đoạn:  Giai đoạn 1: thực từ tháng 4/2018 đến hết tháng 5/2018: 31 Giúp Ban lãnh đạo cần hiểu lợi ích việc áp dụng 5S vào công ty Lãnh đạo cao phải cam kết thực 5S công ty Thành lập danh sách Ban 5S gồm thành viên: xây dựng sách mục tiêu 5S Đào tạo kiến thức 5S cho Ban 5S thành lập Đưa Ban 5S tham quan số nhà máy có áp dụng 5S Nhật Bản Việt Nam Lãnh đạo cơng bố thức chương trình áp dụng 5s công ty TNHH MTV VÂN Lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu chương trình 5S cho cán bộ, công nhân viên Vẽ sơ đồ phân chia khu vực giao cho thành viên 5s khu vực quản lý, thực hiện, chịu trách nhiệm đào tạo 5S Lập biểu ngữ, hiệu, bảng tin 5S đặt nơi người tới lui nhiều nhất…  Giai đoạn 2: thực từ tháng 6/2018 đến tháng 9/2018 Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh cho khu vực Thực ngày tổng vệ sinh tồn cơng ty Tiến hành lý, loại bỏ đồ vật (máy móc, thiết bị, vật dụng….) khơng sử dụng, khơng cần thiết Cải tiến lại vị trí xếp đồ vật cho rút ngắn thời gian tìm kiếm, ngăn nắp, gọn gàng… Những đồ vật không cần thiết đắt tiền phải đánh giá, phân loại để có biện pháp xử lý, ngăn ngừa lãng phí Phân chia khu vực, giao nhiệm vụ cho nhân viên chịu trách nhiệm 5S để kiểm tra, đơn đốc thực Quản lý hình ảnh trực quan, hiển thị màu để nhận biết Layout khu vực, đường đi… Đào tạo, hướng dẫn & thực 3S (sàng lọc, xếp, sẽ) hàng ngày, tuần 32  Giai đoạn 3: thực từ tháng 10/2018 đến tháng 2/2019 Lập kế hoạch đánh giá 5S chế khuyến khích Cải tiến dây chuyền sản xuất, tăng cường tự động hóa, chất lượng mơi trường làm việc Tiếp tục thực 3S hàng ngày Khuyến khích cán bộ, nhân viên tham gia hoạt động sáng kiến, cải tiến  Giai đoạn 4: thực từ tháng 3/2019 đến tháng 4/2019 Thiết lập kế hoạch đánh giá 5S chế khuyến khích Thực đánh giá 5S định kỳ hàng tháng với tất phận Phát động thi đua phòng/đơn vị để nâng cao hiệu chương trình Khen thưởng cho nhóm, cá nhân tích cực làm tốt 5S Thực tham quan thực tế tháng lần doanh nghiệp Việt Nam khác JICA hỗ trợ, nhằm chia sẻ kinh nghiệm với đơn vị thực hành tốt 5S Tiếp tục trì việc thực 5s công ty JICA tiếp tục tổ chức chương trình đào tạo Nhật Bản cho lãnh đạo cao công ty Đồng thời hàng quý chuyên gia tổ chúc tới kiểm tra góp ý để ngày thực tốt 33 Kết luận Việc doanh nghiệp áp dụng 5S cách chặc chẽ phương pháp quản lý tiết kiệm nhất, đồng thời chi phí áp dụng thấp Hiện nay, hầu hết công ty áp dụng 5S vào quản lý bước đầu cho thấy tính hiệu Nó giúp cơng ty khơng nâng cao chất lượng sản xuất, mà giúp cơng ty cải thiệt mơi trường làm việc cho cơng nhân Điều giúp cải thiện lòng trung thành cơng nhân cao Bên cạnh áp dụng 5S, giúp thay đổi thối quen xấu, khơng đáng có cơng nhân công ty Phát huy giá trị người công nhân làm việc cải thiện mối quan hệ công ty người quản lý với công nhân hay mối quan hệ giám đốc quản lý Điều chứng minh q trình làm việc nhóm xây dựng chung mơi trường làm việc hòa đồng cơng ty Hiện có nhiều cơng ty áp dụng 5S vào sản xuất Lợi ích mang lại không nhỏ, áp dụng thành công 5S cơng ty dễ dàng đạt số kết sau:  Môi trường làm việc gọn gàng,  Đảm bảo an toàn lao động cho công nhân, hạn chế tai nạn lao động xẫy  Năng suất cải thiện  Chi phí sản xuất giảm… 5S cơng cụ quản lý chất lượng thiếu cho công ty Trong khoảng thời gian đầu áp dụng 5S cơng ty gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, cơng ty kiên trì lãnh đạo kiên áp dụng lợi ích mang lại lớn Để đến thành cơng cần phải qua khó khăn, lãnh đạo cơng ty cần phải kiên trì với vạch Điều giúp cơng ty hồn thành mục tiêu 34 Tài liệu tham khảo “Super 5S for everyone”, Kazuo Tsuchiya, 1998 “The 5S's: Five Keys to a Total Quality Environment”, Takashi Osada (2000) Tài liệu chuyên gia JICA, Nakatani Suzuki Lưu Thanh Tâm “Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế”, NXB Đại học quốc gia TP.Hồ Chí Minh (2003) Nguyễn Đình Phan “Quản lý chất lượng tổ chức”, NXB Giáo Dục – Đại học kinh tế quốc dân (2002) Tài liệu khóa học 5S KAIZEN phương pháp quản lý sản xuất hiệu Nhật Bản, Trung tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam – Nhật Bản (2007) Phạm Anh Tuấn, “Triết lý quản lý Kaizen,” Tạp chí Nhà quản lý, 10/2008 35 ... gỗ phục vụ cho mục đích sống, vào thời điểm cá nhân bắt đầu tập trung vào đầu tư để khai thác Bà Nguyễn Thị Hồng Vân giám đốc công ty TNHH MTV VÂN bắt đầu kinh doanh lĩnh vực Bà bắt đầu vào ngành... Lai… 2.1.2 Giới thiệu chung công ty  Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH MTV VÂN  Người đại diện : Nguyễn Thị Hồng Vân  Mã doanh nghiệp : 3901133699  Loại hình doanh nghiệp : Cơng ty trách nhiệm