ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TY cổ PHẦN THẨM ĐỊNH – GIÁM ĐỊNH cửu LONG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH – GIÁM ĐỊNH CỬU LONG (CVIC): Công nghệ thơng tin hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu hiệu suất qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị định, cộng tác nhóm làm việc, qua tăng cường vị cạnh tranh doanh nghiệp môi trường thay đổi nhanh Là công ty dịch vụ, công ty nhận thức rõ tầm quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý, quảng bá kinh doanh Công ty triển khai hệ thống máy tính bàn cho tất nhân viên, xây dựng hệ thống mạng nội bộ, mạng internet đường truyền cáp quang Nhằm tăng hiệu kinh doanh, cơng ty xây dựng website Các phần mềm ứng dụng thông thường mà công ty thường hay sử dụng phần mềm văn phòng (Office), thư điện tử (E-mail, Gmail), trao đổi nội (Yahoo, Skype), phần mềm kế tốn Misa… Phòng kế toán: Áp dụng phần mềm kế toán Misa riêng biệt cho phòng, chưa kết nối với phòng ban khác nhằm thông tin nội thu hồi nợ, chi trả cho nhà cung cấp, mua sắm trang thiết bị…Việc báo cáo đến lãnh đạo sử dụng hình thức in giấy Chức phòng kế tốn Phòng kinh doanh: Là phòng quản lý hợp đồng, tìm kiếm khai thác khách hàng Phòng áp dụng phần mềm văn phòng Office, thư điện tử E-mail, Gmail, trao đổi nội qua Yahoo, Skype, không liên kết với phòng ban liên quan việc giám định, thẩm định hay bán đấu giá Phòng giám định: Phòng gồm giám định viên, am hiểu kinh nghiệm lĩnh vực đánh giá rủi ro giám định tổn thất hàng hóa, tàu bè, cơng trình xây dựng,…Các thiệt hại đâm va, cháy nổ, sạt lỡ, sụt lún nhiều nguyên nhân khác phục vụ cho mục đích Bảo hiểm, bồi thường thiệt hại, phân chia trách nhiệm Phòng giám định áp dụng số phần mềm phục vụ cho hoạt động phòng như: Autocad, Microsoft project, phần mềm dự toán G8…trao đổi nội qua Yahoo, Skype Áp dụng công nghệ thông tin để liên kết, chia sẻ thơng tin với phòng Trang1/10 kế toán, tổng hợp, ban giám đốc Lãnh đạo muốn theo dõi hoạt động phòng phải thơng qua mail, qua hệ thống mạng nội chia sẻ Phòng thẩm định: Phụ trách thẩm định, định giá loại đất, cơng trình xây dựng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…Áp dụng phần mềm văn phòng office Trao đổi nội qua Yahoo, Skype, Chia sẻ thông tin với phận qua hệ thống mạng nội Phần báo cáo, trao đổi thông tin với lãnh đạo văn in ra, qua email, hệ thống nội Phòng tổng hợp: Với chức tổng hợp, chỉnh sửa in ấn Chỉ áp dụng phần mềm văn phòng Microsoft Office, trao đổi thông tin nội qua Yahoo, Skype Chia sẻ thông tin, báo cáo với phận qua hệ thống mạng nội Ban Giám Đốc: Chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, trao đổi thông tin nội qua Yahoo, Skype, Email Mọi kiểm soát hoạt động tổ chức báo cáo in giấy qua hệ thống mạng nội  Phân tích điểm được, ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng MIS doanh nghiệp: Sự bùng nổ công nghệ thông tin ngày chứng tỏ ảnh hưởng sâu rộng tới lĩnh vực sống, với đối tượng khác xã hội Đặc biệt doanh nghiệp, công nghệ thông tin trở thành nhân tố giúp tăng sức mạnh khả cạnh tranh thị trường Sau thời gian triển khai ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp, công ty nhận số điểm mất: Cơ sở hạ tầng kỹ thuật công ty trang bị tốt, đáp ứng yêu cầu tác nghiệp hành hàng ngày, phòng ban có mạng cục bộ, kết nối internet đường cáp quang, Wifi Kỹ ứng dụng CNTT hoạt động nghiệp vụ nhân viên nâng lên rõ rệt Hầu hết nhân viên làm việc môi trường mạng, việc sử dụng phần mềm nghiệp vụ, trao đổi thông tin qua thư điện tử khai thác internet phục vụ công việc thành thạo Công ty dịch vụ công ty biết đến cách xác rộng rãi thơng qua website trang thương mại điện tử mạng internet, làm tăng nguồn khách hàng, tăng doanh thu cho công ty Việc mở trang web doanh Trang2/10 nghiệp giúp công ty thực công tác marketing tốt hơn, nhiều hội mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, dễ dàng kết nối với nhà cung cấp thiết bị, công nghệ cải tiến công việc nâng cao chất lượng, tiến độ Quản trị nguồn nhân lực (HRM): Tuyển nhân viên thông qua trang web công ty, hay công ty dịch vụ tuyển dụng nhân lực, làm công cụ đào tạo: sử dụng hệ quản trị tri thức( KMS), dịch vụ nhân viên tự phục vụ (ESS): kiểm tra thông tin cá nhân lương bổng, nhập báo cáo cơng tác chi phí cơng tác, xem quyền lợi cá nhân Quản trị doanh nghiệp: Sự chia sẻ thơng tin, kết hợp phòng chức năng: phòng giám định, thẩm định, tổng hợp giúp phòng làm việc hiệu Bên cạnh kết đạt được, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý, hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn số điểm hạn chế: Hạ tầng CNTT thiếu liên kết đồng bộ; Chi phí hoạt động, chi phí bảo trì, sửa chữa cao; Các sở liệu dùng chung manh mún, dàn trải; Hiệu ứng dụng CNTT việc kinh doanh, quảng bá, marketing hạn chế; Nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT ít, chất lượng chưa cao… Anh (Chị) có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể xây dựng MIS hay nữa) tạo lợi cạnh tranh cho cơng ty? Tại sao? Hãy cho ví dụ dẫn chứng trường hợp mà anh (chị) có kinh nghiệm Trong suốt thời gian qua, mục đích sử dụng công nghệ thông tin hệ thống sản xuất sản phẩm dịch vụ có nhiều thay đổi lớn lao Các ứng dụng CNTT năm 1960 hướng đến lợi hiệu q trình quản lý Với cơng nghệ thơng tin, tính tốn truyền thống thực nhanh, tin cậy xác nhiều Các máy móc tương đối rẻ thay cho lao động người Đến nay, CNTT xâm nhập sâu rộng vào trình kinh doanh, khơng việc tự động hóa sản xuất sản xuất linh hoạt, phát triển hệ thống thông tin quản trị trở thành hệ thống hỗ trợ định đem đến ngày nhiều lợi cạnh tranh cho tổ chức  Hệ thống thông tin chiến lược cạnh tranh giá thành: Khi sử dụng CNTT vào tổ chức, công ty, … giảm đáng kể chi phí quy trình nghiệp vụ Trang3/10 Từ làm cho chi phí giảm => giá thành sản phẩm giảm => lương hàng bán lớn => tăng doanh thu => lợi nhuận cơng ty tăng Ví dụ : Boeing Ví dụ : Việc quản lý điểm cho sinh viên trường Đại học: - Nếu việc quản lý điểm thủ công cần đội ngũ nhân viên lớn, giấy tờ nhiều,… tốc độ xử lý độ xác chưa cao - Nếu có chương trình QLDiem cho sinh viên việc quản lý tối ưu nhiều thời gian, công sức, độ xác cao Dùng CNTT hạ thấp chi phí cho khách hàng, nhà cung cấp, … Ví dụ: Dùng vé điện tử ngành Hàng khơng - Ta không cần đến đại lý bán vé máy bay để mua vé, mà cần lên mạng đăng ký mua vé  Hệ thống thông tin chiến lược cạnh tranh Khát biệt hóa: Đưa ứng dụng CNTT vào để tạo khác biệt sản phẩm dịch vụ - Dell Sử dụng CNTT việc làm giảm khác biệt sản phẩm đối thủ - Amazon.com Barnesandnoble.com - Café Internet Sử dụng CNTT để tạo tiêu điểm ý cho sản phẩm dịch vụ điểm nhấn chọn lọc thích hợp thị trường Ví dụ : OMO  Hệ thống thông tin chiến lược cạnh tranh Sáng tạo: Tạo sản phẩm dịch vụ có chứa thành phần CNTT Ví dụ: Sự kết hợp sáng giầy Nike máy nghe nhạc iPod Dùng CNTT việc phát triển thị trường điểm nhấn thị trường mới, độc đáo Ví dụ: MasterCard Có thể sử dụng 15 triệu địa điểm khác giới, 3800 khách hàng đăng ký ngày, tiếp tục giữ vị trí hàng đầu việc cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử an toàn cho toàn cầu 15 triệu  Dùng CNTT việc thay đổi tận gốc quy trình kinh doanh, cho phép cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả, dịch vụ khách hàng, giảm thời gian đưa sản phẩm thị trường cách (tái lập quy trình kinh doanh) Ví dụ: Kodak Fuji Trang4/10  Hệ thống thông tin chiến lược cạnh tranh Tăng trưởng: Dùng CNTT quản lý trình mở rộng kinh doanh khu vực tồn cầu Ví dụ: FedEx 140.000 nhân viên, 677 máy bay, 44000 xe tải, 3,3 triệu gói hàng/ ngày Dùng CNTT để đa dạng hóa tích hợp sản phẩm dịch vụ  Hệ thống thông tin chiến lược cạnh tranh Liên kết: Dùng CNTT tạo tổ chức ảo đối tác kinh doanh Phát triển HTTT liên doanh nghiệp kết nối qua Internet Extranet để hỗ trợ mối liên hệ chiến lược với khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đối tác khác Ví dụ: Wallmart Giả sử anh (chị) có thẩm quyền triển khai dự án xây dựng MIS quan anh (chị), anh (chị) cho biết bước cần tiến hành, tài nguyên cần chuẩn bị bên liên quan mà anh (chị) phải tập hợp dự án Các bước xây dựng dự án MIS doanh nghiệp: Xác định nhu cầu thông tin; Xác định nguồn thông tin cụ thể; Xây dựng hệ thống thu thập thông tin; Theo dõi môi trường xung quanh; Dự báo diễn biến môi trường kinh doanh; Lập bảng tổng hợp môi trường kinh doanh; Phân tích mặt mạnh, yếu, hội nguy cơ; Đề chiến lước phản ứng; Theo dõi cập nhật thông tin quản lý -Xác định nhu cầu thông tin: xây dựng phạm vi vấn đề cần phân tích Xây dựng mơ hình, để vào mà thu thập Xác định rõ thông tin cần thiết cho việc soạn thảo định Thu thập thông tin môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp, môi trường nội Bảng tổng hợp điều hòa mơi trường vĩ mơ Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp Bảng tổng hợp môi trường nội Bảng tổng hợp thông tin đối thủ cạnh tranh Bảng tổng hợp thông tin khách hàng Bảng tổng hợp thông tin người cung cấp - Xác định nguồn thông tin tổng quát: + Các chứng từ thu tiền, biên lai bán hàng, báo cáo công nợ, báo cáo kế toán, báo cáo sản xuất đánh giá nhân sự… + Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: Nhân viên bán hàng người biết thông tin đề xuất cạnh tranh Người mua hàng nghe thơng tin cơng nghệ có giá trị thương mại, sớm nhà khoa học Những nguồn cung cấp thơng tin giá trị cho công ty Trang5/10 + Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: Phục vụ cho việc giải vấn đề định, soạn thảo định thu thập từ nguồn khác nhau, khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh đối tượng khác - Các nguồn thông tin: + Thông tin cạnh tranh + Thông tin nguồn nhân công + Thông tin sản xuất + Thông tin nghiên cứu phát triển + Thơng tin tài + Thông tin marketing + Thông tin nề nếp tổ chức - Theo dõi môi trường xung quanh: + Công việc quan trọng hệ thống thu thập liệu phổ biến thông tin + Công ty cần đảm bảo cho kênh truyền đạt thông tin nội luôn mở Khi kênh thông tin bị khép kín, ngun nhận đó, sinh vấn đề nghiêm trọng - Dự báo diễn biễn môi trường: + Quan điểm chuyên gia + Phép ngoại suy xu hướng + Liên hệ xu hướng + Mơ hình lượng + Phân tích ảnh hưởng chéo + Xây dựng kịch + Dự báo mức độ nguy hiểm - Phân tích mặt mạnh, yếu, hội nguy cơ: + Ma trận hội + Ma trận nguy + Mặt mạnh, mặt yếu, hội nguy - Đề chiến lượng phản ứng: Đề biện pháp chiến lược đáp lại nguy hội phát sinh môi trường kinh doanh Trong phản ứng chiến lược áp dụng là, “khơng phản ứng” hội nguy tác động nhỏ Các cách phản ứng khác vào chiến lược mới, mục tiêu để thực Phát huy điểm mạnh, tận dụng hội, khắc phục điểm yếu, hạn chế nguy - Theo dõi cập nhập hệ thống thông tin quản lý: + Theo dõi hệ thống thông tin quản lý, để đảm bảo chắn hệ thống hoạt động theo dự kiến Trang6/10 + Nhà quản trị phải định, thông tin liên quan bị thiếu nghiêm trọng, người ta định có tay đầy đủ thông tin cần thiết, cần phải có thơng tin cốt yếu + Nhà quản trị bị phân tán q nhiều thơng tin + Chất lượng thông tin thường bị giảm so với u cầu người định, phân tích thơng tin khơng xác, tạo tín hiệu giả + Nhà quản trị chiến lược xây dựng hệ thống thu thập thơng tin có ý nghĩa, để giúp cho việc ban hành định quản trị xác + Khi có thay đổi môi trường xảy ra, hệ thống chiến lược cần phải điều chỉnh + Mức độ điều chỉnh chiến lược phụ thuộc vào mức độ thay đổi môi trường Anh (Chị) cho biết chức năng, nhiệm vụ CIO (Chief Information Officer) doanh nghiệp CIO (Chief Information Officers) thuật ngữ chức danh công ty, xuất giới từ năm 1994 Mỹ, , quốc gia sớm có CIO hệ thống CIO nước coi tương đối chuẩn mực Một số quốc gia châu Á Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, , có hệ thống chức danh CIO Mặc dù thức triển khai từ năm 1996 - 1997 đến nay, vị “tân giám đốc” phát huy vai trò định hướng phát triển quản lý công nghệ thông tin chiến lược kinh doanh, bổ sung vào đội ngũ nhà quản lý cao cấp công ty Về chức năng, CIO cần nhận thức đầy đủ vai trò: Lãnh đạo hoạt động CNTT đại diện cho lĩnh vực doanh nghiệp; liên kết CNTT cơng việc doanh nghiệp Do đó, nhiệm của CIO đạo xây dựng triển khai chiến lược, kế hoạch ứng dụng CNTT, nâng cao lực nhân viên khai thác CNTT; Xây dựng sách, thủ tục tiêu chuẩn CNTT, kể phần cứng, phần mềm, vấn đề an toàn, an ninh thơng tin cải tổ quy trình nghiệp vụ; Giám sát điều phối việc xây dựng, mua sắm, triển khai quản lý tài nguyên CNTT; Điều phối việc chia sẻ thông tin nội với bên để thúc đẩy việc sử dụng CNTT nhằm cải tiến việc cung cấp dịch vụ doanh nghiệp; Phối hợp với Trang7/10 đơn vị, tổ chức bên bên triển khai chiến lược, kế hoạch CNTT doanh nghiệp; Điều hành hoạt động phòng CIO Cũng theo báo cáo điều tra tạp chí CIO, để hồn thành chức nhiệm vụ kinh tế mới, giám đốc thơng tin CIO cần có lực cốt yếu sau: − Lãnh đạo CNTT, vạch chiến lược, cấu trúc, qui trình để đảm bảo phận công nghệ thông tin mang lại giá trị cao, tương thích hỗ trợ cách có ưu tiên hoạt động tổ chức Duy trì tin cậy việc thực cam kết cung cấp dịch vụ hạ tầng cho phận IT − Tư hệ thống kinh doanh, tích hợp tư hoạt động, công nghệ kỹ để mang lại hiệu hoạt động − Xây dựng quan hệ tạo hiểu biết chung, tin cậy hợp tác phận kinh doanh phận IT − Lập kế hoạch hạ tầng sở thượng tầng kiến trúc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh tương lai − Ứng dụng công nghệ hoạt động : Khắc phục lỗi tạo giải pháp nâng cao hiệu phục vụ nhu cầu xã hội − Mua thông tin tốt : Phát triển chiến lược tìm nguồn, đánh giá đàm phán hợp đồng cách chuyên nghiệp với nhà cung cấp − Hỗ trợ hợp đồng : Đảm bảo thành công hợp đồng có quan hệ người sử dụng, nhà cung cấp điều phối đa nhà cung cấp − Giám sát hợp đồng : Đảm bảo nhà cung cấp thực trách nhiệm hợp đồng dịch vụ có, xây dựng tiêu chuẩn − Phát triển nhà cung cấp : Nhận diện tìm kiếm giá trị gia tăng từ mối quan hệ với nhà cung cấp tầm nhìn vượt qua thỏa thuận hợp đồng có để khai thác lợi ích từ quan hệ đối tác lâu dài Anh (Chị) hiểu ERP (Enterprise Resource Planning) Hãy phát thảo kế hoạch xây dựng ERP cho công ty anh (chị) góc độ nhà quản lý, lập chiến lược thông tin cho công ty Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động cơng ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: Trang8/10 kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Giá trị cốt lõi DN đầu tư hệ thống ERP chọn phần mềm mà chọn cho mơ hình quản lý doanh nghiệp tiên tiến CNTT công cụ mạnh để thực ý đồ quản lý Việc làm trình tự tiến hành lựa chọn đầu tư ERP làm tăng hiệu đầu tư giảm thiểu rủi ro dự án triển khai Nội dung chia sẻ phương thức tiếp cận – chuẩn bị lựa chọn hệ thống ERP Từ lúc doanh nghiệp bắt đầu có ý định trang bị hệ thống ERP đến kết thúc việc lựa chọn thức triển khai giải pháp lộ trình dài Việc thực thi lộ trình theo cơng đoạn chia thành bước theo sơ đồ minh họa Bước 1: Xác định mục tiêu kỳ vọng quản lý cần đạt được: Mục tiêu công việc đặt tiêu quản lý kỳ vọng mà hệ thống ERP giải Các toán quản lý cần giải quyết, thứ tự ưu tiên triển khai đơn vị Mục tiêu phải định lượng được; Việc có tiêu định lượng cụ thể giúp tính tốn ROI (Return-On-Investment – Lợi nhuận vốn đầu tư) dự án Một thiếu sót giai đoạn thường chưa phân định rõ ràng “mục tiêu tác nghiệp” “mục tiêu quản trị” Nếu, tác nghiệp hướng tới đáp ứng yêu cầu nhân viên mục tiêu quản trị lại hướng tới thu thập, xử lý phân tích thơng tin hỗ trợ cho lãnh đạo định Việc hoạch định mục tiêu định hướng cho bước Bước 2: Đánh giá lựa chọn giải pháp Từ tiêu đề bước 1, tiến hành đánh giá lựa chọn giải pháp; Trong có xét đến yếu tố ngân sách Phần lớn giải pháp ERP Trang9/10 giải tốt quy trình nghiệp vụ tài chính, mua hàng, bán hàng Do đó, cần ý vào khả giải đặc điểm ngành Ví dụ: ngành dệt may cần ý đến khả tổ chức mã sản phẩm để quản lý màu sắc, kích cỡ, thuộc tính màu sắc ứng với đơn hàng Trong đó, lại cần tìm hiểu khả tổ chức, thiết lập mã vạch (barcode) tập trung, quản lý kho hàng, phân phối tập trung, quản lý khách hàng thân thiết giải pháp cho chuỗi siêu thị Việc đánh giá, lựa chọn sản phẩm cần xét đến tiện ích sử dụng sản phẩm Bước 3: đánh giá lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai giải pháp lựa chọn từ bước Đây bước quan trọng tiến trình chuẩn bị cần đánh giá lực đơn vị thông qua phương pháp luận triển khai Thẩm định kiến thức chuyên gia, kinh nghiệm ngành chuyên gia tư vấn triển khai giải pháp Việc đánh giá bao gồm xem xét đến nhân dự phòng đối tác triển khai Xem xét điều kiện đáp ứng thân doanh nghiệp đơn vị cung cấp dịch vụ triển khai dự án Trong thực tế, bước khó khăn tốn thời gian tiến trình Bước 4: Tính tốn hạ tầng, trang thiết bị hệ thống mạng cho giải pháp chọn Với giải pháp ERP thương mại phổ biến việc tính tốn khơng q phức tạp nhờ cơng cụ tính tốn Siring hệ thống (tính dung lượng sở liệu, cấu hình hệ thống máy chủ, mạng ) ứng với nhà cung cấp phần cứng doanh nghiệp cần định phân chia giai đoạn đầu tư hạ tầng phù hợp với lộ trình đưa phần mềm ERP vào khai thác Bước 5: làm việc với nhà cung cấp giải pháp: Bây đến lúc đàm phán mua quyền sử dụng phần mềm ứng với phân hệ (module) chức năng, số lượng người dùng tương ứng với lộ trình triển khai hoạch định đơn vị tư vấn Đây công việc không phức tạp công việc bước thực kỹ lưỡng chi tiết Trang10/10 ... khác - Các nguồn thông tin: + Thông tin cạnh tranh + Thông tin nguồn nhân công + Thông tin sản xuất + Thông tin nghiên cứu phát triển + Thơng tin tài + Thông tin marketing + Thông tin nề nếp tổ... áp dụng phần mềm văn phòng Microsoft Office, trao đổi thông tin nội qua Yahoo, Skype Chia sẻ thông tin, báo cáo với phận qua hệ thống mạng nội Ban Giám Đốc: Chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông. .. Hiệu ứng dụng CNTT việc kinh doanh, quảng bá, marketing hạn chế; Nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT ít, chất lượng chưa cao… Anh (Chị) có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ