Xây dựng giải pháp ERP cho bảo hiểm xã hội thành phố hải phòng

Và một trong những giải pháp mới có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầutrên và được nhiều nhà quản lý lựa chọn, với vai trò là một cán bộ nhân viênCNTT trong ngành bảo hiểm xã hội TP Hả

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được aicông bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Hoàng Văn Trang

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Nhà giáo ưu tú, Tiến sĩ Lê Quốc người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình làm luận văn Đồ án

Định-là kết quả của quá trình học tập 24 tháng liên tục Do đó, tôi cũng xin gửi lời cảm

ơn tới toàn thể tất cả các thầy, cô của viện đào tạo sau đại học trường Đại học HàngHải Việt Nam, các thầy cô đang công tác tại các khoa CNTT, khoa ngoại ngữ …trong trường Đại học Hàng Hải Việt Nam - những người đã tham gia vào quá trìnhgiảng dạy và trang bị cho tôi những kiến thức để tôi hoàn thiện được kiến thức vềlĩnh vực CNTT nói chung cũng như luận văn tốt nghiệp này nói riêng

Cũng trong thời gian làm đồ án này tôi luôn nhận được sự giúp đỡ của cơquan Bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng, Bảo hiểm xã hội quận Hồng Bàng- nơi tôiđang công tác đã giúp đỡ, đóng góp ý kiến cho tôi trong quá trình học tập, nghiêncứu luận văn

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình và bạn bè, đã luôn tạo điềukiện, quan tâm, giúp đỡ, động viên tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thànhluận văn

Tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô và gia đình dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ERP 2

1.1 Khái niệm và đặc trưng 2

1.2 Sự cần thiết áp dụng hệ thống ERP trong các doanh nghiệp 5

1.3 Các mô hình ERP tiêu biểu 6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 13

2.1 Thực trạng quản lý 13

2.1.1 Phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ 14

2.1.2 Phòng thu bảo hiểm xã hội 15

2.1.3 Phòng cấp sổ - thẻ 16

2.1.4 Phòng chế độ bảo hiểm xã hội 16

2.1.5 Phòng kế hoạch - Tài chính 17

2.1.6 Phòng giám định bảo hiểm y tế 18

2.1.7 Phòng tổ chức cán bộ 19

2.1.8 Phòng công nghệ thông tin 20

2.1.9 Phòng kiểm tra 21

2.1.10 Phòng hành chính - tổng hợp 22

2.2 Nhu cầu nâng cấp hệ thống quản lý tại bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng 23

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 24

3.1 Hệ thống bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng 24

3.1.1 Các chức năng của hệ thống 24

3.1.1.1 Tiếp nhận hồ sơ có các chức năng con sau: 24

3.1.1.2 Thu BHXH có các chức năng con sau: 25

3.1.1.3 Cấp in Sổ BHXH - thẻ BHYT có các chức năng con sau: 25

3.1.1.4 Chế độ chính sách có các chức năng con sau: 25

3.1.1.5 Kế toán có các chức năng con sau: 25

3.1.1.6 Giám định có các chức năng chính: 29

3.1.1.7 Nhân sự có các chức năng sau: 29

3.1.1.8 Cơ sở vật chất có các chức năng sau: 30

3.1.1.9 Báo cáo gồm các chức năng con sau: 30

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống 33

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 33

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống 34

3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng TNHS của hệ thống 34

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng thu BHXH của hệ thống 34

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng cấp sổ, thẻ của hệ thống 35

3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng chế độ chính sách 35

3.3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng kế toán 36

3.3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng giám định 36

3.3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng nhân sự 37

3.3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng cơ sở vật chất 37

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HẠ TẦNG TRUYỀN THÔNG HỆ THỐNG 38

4.1 Những bất cập của giải pháp hiện tại 38

4.2 Thiết kế hạ tầng truyền thông cho giải pháp 40

4.2.1 Yêu cầu về hệ thống 40

4.2.2 Mô hình hệ thống mạng 40

CHƯƠNG 5: CÀI ĐẶT PHÂN HỆ GIÁM ĐỊNH 45

5.1 Chức năng hệ thống giám định 45

5.1.1 Chức năng hệ thống đăng nhập 45

5.1.2 Chức năng danh mục 45

5.1.3 Chức năng giám định 46

5.1.4 Chức năng báo cáo 46

5.2 Dữ liệu 47

5.2.1 Bảng dữ liệu 47

5.2.2 Mô hình quan hệ 50

5.3 Giao diện hệ thống 50

ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 53

* Ưu điểm của hệ thống: 53

* Nhược điểm: 54

Kết luận: 55

Tài liệu tham khảo 55

DANH MỤC VIẾT TẮT

Máy chủ Server, máy chủ chứa CSDL làm việc của chúng ta

TNLĐ-BNN Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

TN -QLHS Tiếp nhận và quản lý hồ sơ

LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài

Sức ép cạnh tranh là rất lớn khi chúng ta đã là thành viên chính thức củaWTO Đòi hỏi các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung vàngành bảo hiểm xã hội nói riêng phải nâng cao năng lực phục vụ bằng cách thayđổi phương thức quản lý cho hợp lý, mang lại hiệu quả cao và phù hợp

Hiện nay các cơ quan bảo hiểm các tỉnh, thành phố nói chung và Bảo hiểm xãhội Thành phố Hải Phòng đều sử dụng một số phần mềm chuyên dụng nhưng hầunhư các phần mềm này tồn tại và hoạt động độc lập, do đó các luồng thông tin rờirạc, chắp vá mà không đồng bộ với nhau Dữ liệu phân tán làm lãng phí tài nguyên,hiệu quả làm việc của các nhân viên, cán bộ viên chức cũng không cao do các quytrình nghiệp vụ còn mang tính thủ công và không được chuẩn hóa Vì vậy nhu cầuđặt ra là phải có một giải pháp quản lý toàn bộ các nguồn tài nguyên, hỗ trợ chonhà quản lý trong việc ra các quyết định và tiết kiệm tài nguyên cũng như mang lạihiệu quả tối ưu hơn cho các hoạt động

Và một trong những giải pháp mới có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầutrên và được nhiều nhà quản lý lựa chọn, với vai trò là một cán bộ nhân viênCNTT trong ngành bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng tôi đã lựa chọn đề tài “Xâydựng giải pháp ERP cho Bảo hiểm xã hội Thành phố Hải Phòng”

ERP cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quytrình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành cơquan, doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các cán bộ nhân viên.ERP giúp tăng năng suất lao động, các thông tin của cơ quan, doanh nghiệp đượctập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ Bên cạnh đó, các thông tin cótính an toàn cao Hơn thế nữa ERP giúp tổ chức lại các hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ERP 1.1 Khái niệm và đặc trưng

Hệ thống hoạch định Nguồn lực Cơ quan, doanh nghiệp - EnterpriseResource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạtđộng của cơ quan, doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, giúp cơ quan,doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực Đồng thời quản lý, theodõi và đánh giá các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát,quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệthống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của cơ quan, doanh nghiệp nhưnhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sửdụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Các nhà quản lý đã sớm nhận thấymáy tính không chỉ đơn thuần là một công cụ trợ giúp nâng cao năng suất mà đãtrở thành công cụ chủ đạo giúp cơ quan, doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt đểtrong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cảithiện đáng kể mối quan hệ với khách hàng Từ những năm 60 đến nay, trên thếgiới đã có nhiều hệ thống quản lý được áp dụng cho các cơ quan, doanh nghiệp:

MRP – Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

MRPII – Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất MES – Manufacturing Execution System – Hệ thống điều hành sản xuất

ERP – Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực cơ quan, doanh

nghiệp

ERM – Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực cơ quan, doanh

nghiệp

CRM – Client Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng

SCM – Supply Chain Management – Quản trị chuỗi cung ứng

MRP và MRPII: Hệ thống MRP được phát triển từ giữa những năm 60, đến

giữa những năm 70 thì chuyển qua hệ thống MRPII MRP và MRPII là các hệthống chạy trên các hệ thống máy lớn Mainframe và máy Mini Và hai hệ thống

này cũng chỉ hoạch định được những mảng nhỏ trong quá trình sản xuất như MRPhoạch định về nguyên liệu sản xuất, MRPII hoạch định về quản lý nguồn lực.

ERP: Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng

và mạng máy tính dựa trên cấu trúc Client – Server sử dụng máy chủ PC thay chomáy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho hệ thống mới làERP ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộcác hoạt động chính của cơ quan, doanh nghiệp như: Kế toán, Quản trị nhân lực,Quản trị hậu cần, Quản trị hệ thống bán hàng Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kimcủa ERP tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đa quốc gia và đại đa số các cơ quan,doanh nghiệp tại các nước phát triển đều đã triển khai ERP Đầu thế kỷ 21 thế giớibắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM cùng các hệ thốngkhác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM

ERM: ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó

không phải là một bước tiến hóa về chức năng hay kỹ thuật như MRP tiến hóa lênERP, ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý cơ quan, doanh nghiệp mà phầnmềm chỉ là một bộ phận Các công cụ khác có tính quản lý như: Huấn luyện, Kỹthuật quản trị dự án các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hóa rất quantrọng, nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu yếu tố này

CRM: Đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (Khách hàng,

Nhà cung cấp ) của một hệ thống quản lý CRM quản lý từ phân tích thị trường,lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thịtrực tiếp qua Email, quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng CRM còn phân tíchnhiều chiều về khách hàng để giúp cơ quan, doanh nghiệp định hướng các hoạtđộng phát triển sản phẩm và bán hàng

SCM: Được định nghĩa là quá trình từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa

chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủtrong việc cung cấp nguyên vật liệu cho cơ quan, doanh nghiệp, lập kế hoạch cholượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng cho đến quản lý hàng trả lại và hỗtrợ khách hàng trong việc nhận hàng Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói

trên, thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trongcác cơ quan, doanh nghiệp lớn trên thế giới Tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đaquốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằngcách thủ công, cơ quan, doanh nghiệp không thể kiểm soát được hàng trăm chinhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới Với các cơquan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quảquản lý.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module) Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm

có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chấtcủa hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với cácphân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản củamột phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

 Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái,công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danhmục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

 Mua hàng

 Kho

 Sản xuất

 Bán hàng

 Quản lý nhân sự và tính lương

 Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ởnhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty Do đó, công ty có thể dễ dàng

áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP

ERPthường được xem như phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tácquản lý và môi trường kinh doanh Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơnhàng từ khách hàng, sau đó sẽ tính được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào địnhmức nguyên vật liệu và lượng nguyên liệu hàng hoá tồn trong kho của công ty, lịchtrình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng Từ đó cho ta biết đượcthời gian dự kiến và tiến độ giao hàng Tất cả các nhân viên ở phòng ban khácnhau đều có thể xem tiến độ sản xuất cũng như tiến độ giao hàng cho khách hàng

đến đâu điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xảy ra sai sót Phân hệ kếtoán có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể một cách chính xác.

Đó chính là một thể thống nhất ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh nghiệp Nếu nhưcác phân hệ không thật sự liên kết với nhau thì khi giải quyết một đơn đặt hàng rấtkhó khăn và thông tin sẽ không kịp thời Ví dụ như bộ phận kinh doanh sẽ khôngbiết đơn hàng đã giao cho khách hàng đến đâu, kế hoạch cung ứng không biết đượclượng hàng đã sản xuất đủ chưa … Đối với ERP mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơnchính xác hơn và thống nhất hơn

1.2 Sự cần thiết áp dụng hệ thống ERP trong các doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp việc nắm được tất các các chu trình hoạt động từkinh doanh đến sản xuất là một việc cực kì quan trọng, mà việc thể hiện được cácchu trình kinh doanh trong doanh nghiệp được một phần mềm ERP thực hiệnnhanh chóng và chính xác Chính vì thế mà hệ thống ERP thật sự cần thiết được ápdụng trong các doanh nghiệp hay các cơ quan hành chính sự nghiệp

Một doanh nghiệp khi đã quản lý tốt các tài nguyên của mình thì có thể tăngnăng suất kinh doanh, tăng khả năng hoạt động và có khả năng thích ứng cần thiết

để tăng tốc trong các chiến lược kinh doanh

Những đặc điểm chính của một hệ thống ERP:

 Đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ: như kế toán tài chính, nhân sự tiền lương,quản lý kho, mua sắm, bán hàng, quản lý dự án, quản lý sản xuất…

 Tích hợp hoàn toàn - dữ liệu tập trung: Các phân hệ được xây dựng theothiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duynhất Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyênsuốt toàn bộ doanh nghiệp

 Tự động hóa quy trình tác nghiệp: Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàntoàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộnghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soátluồng dữ liệu

 Kiến trúc và công nghệ tiên tiến: Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng và CSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet

 An toàn, bảo mật cao: An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị.

1.3 Các mô hình ERP tiêu biểu

Mô hình ERP cho các nhà máy:

Hệ thống ERP được áp dụng trong các nhà máy thường quản lí tổng thể cáchoạt động của tổ chức này Quản lý tổng thể từ hoạt động kinh doanh đến quá trìnhsản xuất, ngoài ra hệ thống còn cho phép tổ chức một hệ thống thông tin tổng thể

để quản lý các lĩnh vực hoạt động khác nhau của công ty

- Quản lý sản xuất, trong đó gồm:

1 Nhận tài liệu sản xuất;

2 Lập kế hoạch cho các bộ phận;

3 Quản lý chi phí và tính giá thành;

4 Quản lý dữ liệu về sản phẩm;

- Quản lý các thiết bị, máy móc;

- Quản lý tài chính, trong đó gồm:

1 Quản lý ngân sách;

2 Quản lý quỹ tiền mặt;

3 Quản lý công nợ phải thu, phải trả;

4 Quản lý lương nhân viên;

5 Kế toán cơ quan, doanh nghiệp và kế toán thuế;

6 Kế toán theo chuẩn mực quốc tế;

7 Lập báo cáo hợp nhất;

- Quản lý kho (hàng tồn kho)

- Quản lý bán hàng

- Quản lý mua hàng

- Quản lý quan hệ giữa người mua và người bán

- Quản trị nhân sự, bao gồm cả việc tính lương

- Theo dõi và phân tích các chỉ số hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Mô hình ERP cho bệnh viện, phòng khám:

Trong xã hội ngày nay, ngành y tế đang được chú ý nhiều nhất bởi tính cấpthiết về nhu cầu bảo vệ sức khỏe người dân cũng như trước các virut mới phát sinh

vô cùng nguy hiểm Chính bởi lí do đó mà việc kiện toàn bộ máy quản lí y tế trởnên bức thiết hơn bao giờ hết, quản lí tốt các tài nguyên bệnh viện chính là nângcao chất lượng ngành y tế

Với đặc thù ngành, ngành y tế có rất nhiều tài nguyên liên quan đến nhaucho từng thời điểm, ví dụ phòng phẫu thuật, các loại thuốc, bác sỹ, y tá… ngoài racòn có các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, viện phí… với các tài nguyên vừanhiều, vừa phức tạp trên ngành y tế cần một hệ thống quản lí chính xác, hiệu quả

và một hệ thống ERP có thể đáp ứng được các yêu cầu đó

Một ERP trong lĩnh vực y tế có thể có các chức năng sau:

- Tiếp nhận hồ sơ (tiếp xúc người bệnh…)

ERP Cho các trường đại học

Hệ thống phần mềm ERP cho trường đại học, cao đẳng phục vụ cho việcquản lý toàn diện trường đại học: quản lý tuyển sinh, quản lý quá trình đào tạo,quản lý cơ sở vật chất, quản lý nhân sự…

Cùng với đó là các cổng thông tin điện tử, cổng thông tin giáo trình, hệthống đào tạo trực tuyến, với mục đích hỗ trợ tra cứu thông tin một cách nhanhchóng, giúp cho việc học tập, kết nối trao đổi giữa sinh viên và giảng viên đượcthuận lợi

Các chức năng chính:

- Quản lý tuyển sinh: Hệ thống cho phép người dùng thực hiện thi tuyển vàxét tuyển theo quy chế của bộ với các chức năng: Thành lập hội đồng & banchuyên trách, thiết lập chỉ tiêu, ra thông báo tuyển sinh, tạo phiếu đăng ký dự thi,

bố trí phòng thi, thiết lập tiêu chí tuyển sinh (đối với xét tuyển), quản lý điểm thi,quản lý điểm chuẩn, phúc khảo, in danh sách trúng tuyển…

- Phân hệ quản lý quá trình đào tạo: Hệ thống cho phép người dùng có thểthao tác các nghiệp vụ như: Quản lý sinh viên, Quản lý chương trình đào tạo, Quản

lý tài chính, quản lý kết quả học tập, quản lý cán bộ giảng dạy, quản lý khối lượnggiảng dạy, quản lý thời khóa biểu, quản lý học bổng, miễn giảm học phí, báo cáophục vụ lãnh đạo…

- Cổng thông tin điện tử: Cổng thông tin điện tử-GOU là trang web được tạo

ra với mục đích hỗ trợ sinh viên, cán bộ nhân viên- giảng viên trong việc tra cứucác thông tin cần thiết liên quan tới giảng dạy, học tập, thi cử ….cũng như cập nhậtđược các tin tức mới nhất từ nhà trường, đoàn, và các câu lạc bộ Tham gia cácchuyên mục thảo luận chung (chức năng hỏi đáp), và là nơi dành cho các bạn sinhviên tìm kiếm công việc từ chính các bạn sinh viên, cựu sinh viên trường mình

- Cổng thông tin giáo trình: Xây dựng, phát triển cổng thông tin giáo trìnhthành trung tâm khai thác, cung cấp tài nguyên tri thức hiện đại, được quản lý, vậnhành ở trình độ quốc tế, có khả năng phục vụ và đáp ứng cao yêu cầu nghiên cứukhoa học và đào tạo của các trường đại học hiện nay Xây dựng cổng thông tin giáotrình thành cổng thông tin đầu mối, liên kết chia sẻ với các trường đại học trongkhu vực và cả nước, góp phần mở rộng quan hệ trao đổi thông tin với các trườngđại học tiên tiến trong khu vực

- Quản lý nhân sự: Phân hệ Quản lý nhân sự giúp cán bộ nhân sự cập nhật,theo dõi và quản lý toàn bộ các thông tin nhân sự có liên quan đến nhân viên trong

cơ quan, doanh nghiệp: cập nhật thông tin của các ứng viên, quản lý lịch nhân viên(thông tin về hợp đồng, thông tin cá nhân, thông tin khen thưởng, kỹ luật, thông tintuyên truyền, bổ nhiệm), quản lý nhân sự của bộ phận, các báo cáo quản trị nhânsự…

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất: Phân hệ quản lý tài sản phục vụ cho việcquản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất của trường học, từ khâu lập kế hoạch muasắm, tổ chức thực hiện việc mua sắm đến quản lý cấp phát tài sản sử dụng, theo dõibảo hành, bảo trì, khấu hao tài sản và thanh lý Tài sản được quản lý bao gồm tàisản cố định chung, tài sản cố định đặc thù như xe, bất động sản và quản lý công cụlao động và các công trình đang xây dựng

- Quản lý ký túc xá: Hệ thống cung cấp các quản lý về thông tin, cơ sở hạtầng ở ký túc xá (phòng, trang thiết bị, cơ sở vật chất …), hỗ trợ quản lý đăng ký(vào, ra), theo dõi, cập nhật tình trạng của sinh viên cũng như phòng, cơ sở vậtchất, hỗ trợ tra cứu, thống kê các thông tin liên quan tới ký túc xá…

- Quản lý nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ: Quản lý nghiêncứu khoa học và chuyển giao công nghệ cung cấp các chức năng: quản lý lý lịchcủa cán bộ, các thông tin về dự án - đề tài, các giải trình thông tin về đề tài (chi tiếtthông tin về đề tài, chủ nhiệm đề tài, cơ quan chủ chì……), thông tin hội đồng xéttuyển, xét duyệt đề tài, các báo cáo…

- Quản lý khiếu nại- phúc khảo: Hệ thống hỗ trợ cập nhật các thông tin vềkhiếu nại, phúc khảo như: hồ sơ khiếu nại - phúc khảo, hội đồng khiếu nại - phúckhảo, kết quả phúc khảo - khiếu nại, các văn bản đính kèm

- Quản lý quy chế, nội quy: Quản lý quy chế, nội quy cung cấp các chứcnăng cập nhật thông tin quy chế nội quy, cho phép lưu trữ các thông tin về quy chếnội quy Hỗ trợ tìm kiếm thông tin về quy chế, nội quy

- Quản lý công văn, văn bản điều hành: Quản lý công văn, văn bản điềuhành cung cấp các chức năng như: quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ côngviệc, tài liệu ISO, hỗ trợ báo cáo thống kê

ERP có thể đưa được vào đại học vì đại học cũng là tổ chức có bộ máy hoạtđộng tương tự những doanh nghiệp lớn, nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kếhoạch, hành chính, vật tư Đại học cũng có những "bài toán" cần giải quyết nhưcác cơ quan hiện đại khác: điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúcđẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban

ERP không chỉ hữu ích trong các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh màcòn là hệ thống phục vụ tốt cho các tổ chức giáo dục như các trường Đại học, caođẳng Nhất là các trường lớn, có nhiều cơ sở đào tạo từ xa hoặc liên kết Thông quamạng internet và các mạng nội bộ ERP cho phép quản lí các hoạt động của trườngmột cách thống nhất và hiệu quả với cơ sở dữ liệu tập trung Người dùng phân tán

ở các nơi có thể cập nhật thong tin và lấy thong tin cần thiết cho công tác củamình Thông qua hệ thống ERP thông tin trong toàn trường sẽ luôn thống nhất vàchính xác tức thời

Các hoạt động trong trường học cần nhiều khâu xử lí và xét duyệt trước đâynhư yêu câu mua sắm thiết bị, sửa chữa các thiết bị hư hỏng sẽ được thực hiện hếtsức nhanh chóng với hệ thống ERP Các yêu cầu được gửi vào hệ thống, hệ thốngchuyển thong tin đến các bộ phận liên quan, bao gồm các việc đánh giá và thẩmđịnh, lập lịch thực hiện… Và quá trình thực hiện các giao dịch mua bán thiết bị, vậtliệu đã được thực hiện nhiều lần trước đây thì hệ thống có thể chuyển các yêu cầunày tới các đơn vị liên quan để rút ngắn thời gian giao dịch và các thao tác khác đểgiảm thiểu chi phí.

Công việc khó khăn nhất trong các trường đại học là việc lập thời khóa biểu

và tổ chức học cho sinh viên Với hệ thống ERP thì việc này có thể giải quyết đơngiản và chính xác Mỗi giảng viên sẽ cung cấp cho hệ thống số liệu về giờ dạy củabản than, tù các số liệu này hệ thống sẽ tính toán, đưa ra lịch làm việc phù hợp nhấtvới mỗi người, bao gồm cả các lớp đào tạo từ xa hoặc liên kết Ngoài ra các thôngtin về thu nhập hoặc các phụ cấp sẽ được hệ thống cung cấp đầy đủ đến từng giảngviên, cán bộ công nhân viên đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Hiện tại để đổi mới và thực hiện theo quy trình phù hớp với hệ thống ERP làmột việc khó khăn và cần nhiều thời gian Vậy việc chuyển đổi từ phương thức làmviệc bán tự động, nhiều thao tác tay sang quy trình sử dụng mô hình ERP cần có sựquan tâm và có nhiều biện pháp khuyến khích để nhân viên và giảng viên đưa hệthống ERP vào thực hiện trong công việc hàng ngày

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

2.1 Thực trạng quản lý

Bảo hiểm xã hội là một chính sách của Đảng và Nhà nước nhằm mục đích

an sinh xã hội, ổn định trật tự an ninh chính trị thúc đẩy sự phát triển của đất nước

Bảo hiểm xã hội là một quỹ tài chính được lập lên do sự tham gia đóng gópcủa nhiều người tham gia bảo hiểm, khi một trong số những người tham gia bị ốm,sinh đẻ hay tai nạn rủi ro hoặc tuổi già … thì sẽ nhận được một phần bù đắp

Quỹ bảo hiểm xã hội được sự bảo hộ của Nhà nước và pháp luật, cơ quanbảo hiểm xã hội là cơ quan thuộc Chính phủ có nhiệm vụ quản lý quỹ theo quyđịnh của pháp luật

Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức theo hệ thống từ trung ương xuốngđịa phương bao gồm ở trung ương là bảo hiểm xã hội Việt Nam; ở các tỉnh vàthành phố là bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố; cuối cùng là bảo hiểm xã hội quận,huyện

Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng là một cơ quan hành chính sự nghiệptrong hệ thống của BHXH Việt Nam Bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng gồm 15quận/huyện Mỗi quận huyện quản lý một khu vực khác nhau, những đơn vị có sốlao động lớn bảo hiểm xã hội thành phố trực tiếp quản lý, như vậy BHXH thànhphố đóng vai trò như một BHXH quận huyện

Những công việc cần quản lý của BHXH một quận/huyện bao gồm:

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ

- Quản lý thu bảo hiểm xã hội

- Quản lý cấp in Sổ bảo hiểm xã hội - thẻ bảo hiểm y tế

Hiện tại BHXH TP Hải Phòng đang thực hiện phần mềm tiếp nhận hồ sơ 2.0

do trung tâm công nghệ thông tin bảo hiểm xã hội Việt Nam xây dựng để tiếp nhận

hồ sơ, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp

Phòng tiếp nhận hồ sơ có các chức năng sau:

- Hướng dẫn, tư vấn chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảohiểm thất nghiệp cho các cá nhân, đơn vị tổ chức

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội theo quy định

- Tiếp nhận và kiểm tra các hồ sơ của cá nhân, đơn vị đề nghị hưởng các chế

độ chính sách khi tham gia bảo hiểm xã hội

- Luân chuyển bàn giao hồ sơ và nhận kết quả từ các phòng nghiệp vụ để trả

về bảo hiểm xã hội quận huyện hay các đơn vị tổ chức, cá nhân tham gia

- Hướng dẫn bảo hiểm xã hội quận huyện và các phòng nghiệp vụ lưu trữ hồ

sơ, tài liệu

- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ công tác lưu trữ

2.1.2 Phòng thu bảo hiểm xã hội

Thu bảo hiểm xã hội hiện đang thực hiện trên phần mềm SMS (phần mềm thuBHXH) do công ty tứ huynh cung cấp

Phòng thu bảo hiểm xã hội có chức năng:

- Quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm

xã hội tự nguyện gọi chung là thu bảo hiểm xã hội của các đối tượng thamgia bảo hiểm theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ lên kế hoạch phân bổ chỉ tiêu thu cho bảohiểm xã hội quận huyện dựa trên chỉ tiêu bảo hiểm xã hội Việt Nam giao

- Phối hợp với các cơ quan chức năng trên địa bàn tổ chức thu nợ các đơn vịdoanh nghiệp còn nợ đọng tiền bảo hiểm, đảm bảo chỉ tiêu thu theo đúng kếhoạch

- Kiểm tra việc thực hiện chấp hành chính sách pháp luật của doanh nghiệp đốivới người lao động

2.1.3 Phòng cấp sổ - thẻ

Nghiệp vụ quản lý và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đang sử dụng trên phần mềmquản lý sổ thẻ

Chức năng phòng cấp sổ- thẻ:

- Tổ chức xét duyệt hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

- Tổ chức cấp và quản lý việc sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT

- Chịu trách nhiệm về quản lý phôi sổ BHXH, thẻ BHYT theo sự phân công

- Hướng dẫn, kiểm tra bảo hiểm xã hội quận huyện thực hiện cấp phát sổBHXH, thẻ BHYT theo đúng quy định.

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các quận huyện, các cơ quan chức năngkiểm tra việc sử dụng thẻ BHYT, sổ BHXH đối với các cá nhân và tổ chức

2.1.4 Phòng chế độ bảo hiểm xã hội

Phòng chế độ bảo hiểm xã hội có chức năng giúp giám đốc Bảo hiểm xã hộithành phố giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý đốitượng hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của

pháp luật Cụ thể phòng chế độ bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ:

- Giải quyết hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội: hưu trí, tử tuất, tai nạn laođộng - bệnh nghề nghiệp và thẩm định số liệu chi trợ cấp ốm đau, thai sản,dưỡng sức phục hồi sức khỏe và bảo hiểm thất nghiệp

- Thẩm định hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tử tuất, dưỡng sức phục hồisức khỏe do đơn vị sử dụng chuyển đến làm căn cứ quyết toán

- Cấp và quản lý giấy chứng nhận hưởng lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hộihàng tháng

- Quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thấtnghiệp hàng tháng theo từng chế độ, bao gồm cả đối tượng tăng, giảm và dichuyển; điều chỉnh mức hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội

- Lập danh sách đối tượng hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thấtnghiệp; in danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội

- Hướng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hội quận, huyện trực thuộc thành phố và các

tổ chức, cá nhân về việc thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểmthất nghiệp

2.1.5 Phòng kế hoạch - Tài chính

Phòng kế hoạch tài chính có chức năng thực hiện các công tác kế hoạch,hạch toán và quản lý tài chính theo quy định pháp luật:

- Thực hiện các kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất hàng năm …

- Chuyển tiền thu bảo hiểm xã hội của các doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân …vào tài khoản của BHXH Việt Nam theo đúng quy định

- Tổ chức chi trả trợ cấp tiền hàng tháng cho các đối tượng chế độ chính sách

- Phối hợp với các phòng chức năng kiểm tra, thực hiện quyết toán tài chínhvới BHXH quận, huyện

- Kiểm tra, hướng dẫn bảo hiểm xã hội các quận huyện thực hiện đúng cácnghiệp vụ tài chính, kế toán theo quy định

- Quản lý, lưu trữ chứng từ hồ sơ kế toán theo đúng quy định.

2.1.6 Phòng giám định bảo hiểm y tế

Phòng giám định bảo hiểm có chức năng quản lý, thống kê, theo dõi các đốitượng có thẻ BHYT khám chữa bệnh tại các cơ sở giám chữa bệnh theo đúng quyđịnh

- Thực hiện đúng quy trình khám chữa bệnh đối với người có thẻ BHYT, bảo

vệ quyền lợi của người có thẻ BHYT, tránh lạm dụng, gây thất thoát quỹ bảohiểm y tế

- Thẩm định hồ sơ chứng từ khám chữa bệnh để quyết toán chi phí KCB tạicác CSKCB

- Đề xuất các giải pháp nhằm giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắcliên quan đến chính sách bảo hiểm y tế

- Thực hiện các quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thi đua khenthưởng, kỷ luật các cán bộ viên chức theo đúng quy định

- Xem xét, giải quyết các đơn thư khiếu lại có liên quan đến chế độ chính sáchBHXH, BHYT, BHTN và liên quan đến cán bộ công nhân viên trong ngành

2.1.8 Phòng công nghệ thông tin

Phòng công nghệ thông tin có chức năng:

- Quản lý và lưu trữ dữ liệu, theo dõi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

hệ thống bảo hiểm xã hội theo đúng quy định

- Đề xuất các kiến nghị mua sắm nâng cấp trang thiết bị công nghệ thông tinđảm bảo ổn định hệ thống giao dịch

- Quản lý lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật theo đúng quy trình nghiệp vụ.

- Xây dựng, khai thác các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin nhằmphục vụ các công tác chuyên môn nghiệp vụ của ngành

2.1.9 Phòng kiểm tra

Phòng kiểm tra bảo hiểm xã hội thành phố có chức năng:

- Giải quyết và trả lời các đơn thư khiếu nại, tố cáo của tổ chức cá nhân trongviệc thực hiện các chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN có liên quanđến người lao động hay tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định của phápluật

- Phối hợp với các cơ quan ban ngành kiểm tra việc thực hiện các quy định,chính sách của các đơn vị tổ chức sử dụng lao động trên địa bàn thành phố

- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giải quyết đơn thư cho bảo hiểm

xã hội các quận huyện

- Đề xuất với các cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật về chínhsách BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật

đi Xây dựng các công tác tuyên truyền phù hợp với các chủ đề trong mỗi giaiđoạn

- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, tiếp khách của lãnh đạo BHXH thành phốvới các cơ quan đơn vị đến làm việc

- Tổ chức các cuộc giao ban, hội nghị, tập huấn của bảo hiểm xã hội thànhphố khi có yêu cầu

- Chịu trách nhiệm làm các báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàngnăm với cấp trên và các cơ quan chức năng liên quan

2.1 Nhu cầu nâng cấp hệ thống quản lý tại bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng

Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng và bảo hiểm xã hiểm hội quyện huyệnhiện nay đang tồn tại một số vướng sau:

- Thứ nhất hệ thống phần mềm không đồng bộ, mỗi phần mềm có một nhà cungcấp riêng và được cài đặt trên mỗi máy chủ riêng, mỗi cán bộ công nhân viên được

cấp một tài khoản trên mỗi phần mềm, như vậy để thực hiện nghiệp vụ mỗi nhânviên phải có 2 đến 3 user.

Ví dụ: một cán bộ Thu bảo hiểm xã hội có ít nhất 2 user để thực hiện nghiệp

vụ thu, một user dùng để tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ qua các bộ phận hayphòng nghiệp vụ, một user dùng để đăng nhập vào phần mềm thu bảo hiểm xã hội

để xử lý nghiệp vụ thu, chưa kể đến các user quản lý chung để thực hiện kết xuấtbáo cáo tại mỗi bộ phận hay phòng nghiệp vụ, như vậy mỗi cán bộ công nhân viên

sẽ có nhiều user để đăng nhập vào nhiều phần mềm thì mới hoàn thành được mộtquy trình nghiệp vụ do mình quản lý

- Thứ hai mỗi phần mềm được cài đặt trên một máy chủ và có cơ sở dữ liệu riêngcũng là một trở ngại trong quy trình thực hiện nghiệp vụ, nếu một máy chủ xảy ra

sự cố thì quy trình xử lý sẽ bị gián đoạn Việc quản lý cũng trở lên khó khăn vì cơ

sở dữ liệu quản lý không tập trung, có nhiều cơ sở dữ liệu

Để quản lý dữ liệu tập trung thì bảo hiểm xã hội thành phố cần nâng cấphiện đại hóa hệ thống hạ tầng công nghệ và cần có một hệ thống hiện đại nhằmnâng cao tốc độ xử lý giao dịch và đặc biệt có thể phục vụ được nhiều giao dịchđồng thời hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của đơn vị và người dân

Chính sách BHXH

Cấp sổ, thẻ Thu BHXH

Tiếp nhận

hồ sơ

Cơ sở vật chất

Giám định

Kế toán

Tài chính Nhân sự

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

3.1 Hệ thống bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng

Bảo hiểm xã hội TP Hải Phòng là cơ quan hành chính sự nghiệp có chức năng

tổ chức thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tựnguyện, bảo hiểm y tế; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sửdụng các quỹ: Bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thấtnghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật

3.1.1 Các chức năng của hệ thống

3.1.1.1 Tiếp nhận hồ sơ có các chức năng con sau:

- Kiểm tra hồ sơ

- Tiếp nhận hồ sơ

- Chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ

- Nhận kết quả giải quyết từ các phòng nghiệp vụ