“Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội”.

Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của loài người. Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Cùng với sự phát triển của loài người, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến công tác quản lý. Chuyển sang nền kinh tế thị trường mục tiêu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có được là doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngược lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ 70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu được và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có như vậy mới kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động – Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 – Minh Khai – Hà Nội), em thực sự thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có được cùng với sự giúp đỡ của PGS – TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề “Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội”.

mở đầu Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của loài ngời. Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Cùng với sự phát triển của loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến công tác quản lý. Chuyển sang nền kinh tế thị trờng mục tiêu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có đợc là doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngợc lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đợc coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trởng và phát triển. Để đạt đợc mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ 70- 80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hởng đến lợi nhuận. Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có nh vậy mới kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai Hà Nội), em thực sự thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có đợc cùng với sự giúp đỡ của 1 PGS TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động Xã hội . Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ XH. Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ XH. Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp. phần I 2 những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm phân loại và tính giá NVL trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thức của sản phẩm. NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL là loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cờng công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. 3 Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Nh vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ. 2. Phân loại NVL. Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau. Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau: 4 - Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm NVL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NVL chính cũng bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lợng (khoảng 70%-80%). - Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm nh các loại bao bì, vật liệu đóng gói - Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi ) chất lỏng (xăng, dầu ) và chất khí (hơi đốt, ga ). - Phụ tùng thay thế: là những loại vật t dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu - Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất nh giấy vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên đợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. 3. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. 5 Đánh giá NVL theo giá thực tế Về nguyên tắc NVL phải đợc đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu. - Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho: - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: 6 Trị giá thực tế NVL nhập kho Giá mua trên hoá đơn (giá cha có thuế) Các loại thuế không đ- ợc hoàn lại Các chi phí thu mua thực tế Các khoản giảm giá = + + - Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho Chi phí gia công chế biến + - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận. - Đối với NVL đợc cấp trên cấp, đợc biếu tặng hay viện trợ. - Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho đợc xác định theo giá ớc tính, giá có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc. Đánh giá NVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NVL vào các đối tợng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm. Giá thực tế NVL xuất kho Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau: Phơng pháp giá thực tế đích danh: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật t đặc trng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp 7 Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài chế biến Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển đi về + Trị giá thực tế VL nhập kho Giá trị thị trư ờng tương đư ơng Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận = + này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán NVL có tính khoa học và trình độ cao. Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc (Fifo): Theo phơng pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trớc, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm, sử dụng phơng pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn. Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo): Theo phơng pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho đợc tính theo nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể đợc tính theo các cách sau: - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền: - Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ: 8 Trị giá thực tế NVL xuất Số lượng NVL xuất Đơn giá bình quân = + Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ Trị giá TTNVL nhập trong kỳ + Số lượngNVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Đơn giá BQ NVL = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá). Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng tốt nhất theo phạm vi. Doanh nghiệp, giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch. giá hạch toán chỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan. - Phơng pháp điều chỉnh: Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL Phơng pháp tính hệ số giá có u điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phơng pháp này cũng có nhợc điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực. II. Hạch toán chi tiết NVL. 9 Trị giá thực tế NVL xuất kho Giá hạch toán xuất kho Hệ số giá NVL = * Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá TT NVL nhập trong kỳ + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá NVL = + Trớc khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL. Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý NVL của doanh nghiệp. Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo số lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NVL hớng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phơng pháp qui định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL. Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà n- ớc, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lợng lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NVL theo từng kho, từng ngời quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho. 10 . hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ XH. Phần III: Hoàn thiện hạch toán. tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai Hà Nội), em thực sự thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối