THU THẬP và bổ SUNG tài LIỆU lưu TRỮ

THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ I KHÁI NIỆM THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Theo quy định pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành hai giai đoạn tài liệu: Giai đoạn 1: Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan Giai đoạn 2: Xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam thực biện pháp tiến hành thu thập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định pháp luật Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hồn thiện phơng lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hồn chỉnh phơng hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung tài liệu thiếu Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữắmẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có khả đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày phong phú, đa dạng xã hội Thu thập bổ sung tài liệu nhiệm vụ thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ quốc gia Việt Nam Như vậy, thu thập bổ sung tài liệu nhằm mục đích hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam song hai cơng việc có tính chất khác cần phân biệt thực cách nghiêm chỉnh theo quy định nhà nước Ví dụ: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành thu thập tài liệu từ lưu trữ quan thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia văn hướng dẫn thi hành Việc thu thập tài liệu thực theo định kỳ thẩm quyền nhà nước cho phép Tuy nhiên, việc cán Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tìm kiến sưu tầm tài liệu có ý nghĩa quốc gia từ nước ngồi hay từ nhân dân để hoàn chỉnh làm phong phú thêm Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại trình bổ sung tài liệu Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung sau: - Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia - Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ hành chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ hành - Phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định pháp luật cho phù hợp - Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định - Sưu tầm, tìm kiếm tài liệu quý, thiếu để bổ sung, hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ quan Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 3.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử Nguyên tắc yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu thời đại lịch sử phải để riêng theo thời đại lịch sử Áp dụng nguyên tắc nước ta tài liệu lưu trữ chia làm hai khối lớn theo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 Thuộc thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền Phong kiến; tài liệu quan thuộc địa thực dân Pháp phát xít Nhật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945 Theo quy định Nhà nước Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Thuộc thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền nhà nước dân chủ nhân dân nhà nước xã hội chủ nghĩa; tài liệu quyền miền nam Việt Nam Việt Nam cộng hoà; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng Cũng theo quy định nhà nước Quyết định số 13/QĐ- LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành công mốc thời gian phân kỳ thời đại lịch sử Đối với Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn tài liệu phông thành hai khối lớn Nhưng địa phương lấy ngày thắng lợi cách mạng địa phương Nguyên tắc giúp xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ trung ương địa phương, đồng thời xác định địa nộp lưu sau thu thập, sưu tầm tài liệu từ quan trong, nước từ nhân dân 3.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phơng lưu trữ khối tài liệu hồn chỉnh tương đối hồn chỉnh phản ánh q trình hoạt động quốc gia, quan, cá nhân Vì vậy, yếu tố quy định chất lượng phơng lưu trữ mức độ hồn chỉnh tài liệu phông Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phơng lưu trữ nhằm mục đích hồn thiện phơng lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ phông Tài liệu phông mà bị phân tán nhiều nơi khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… phá vỡ mối liên hệ mật thiết kiện, vấn đề phản ánh tài liệu phơng Vì vậy, tài liệu phơng thiết không phân tán kho lưu trữ khác Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Thực nguyên tắc này, cán lưu trữ phát thấy tài liệu lẫn lộn phơng phải đưa phơng Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ mà tài liệu phân tán chiến tranh, thiên tai 3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phơng Ngồi hai ngun tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữ bao gồm phông lưu trữ độc lập hồn chỉnh có quan hệ với nội dung tài liệu có đặc điểm giống Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phơng có lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng Ba nguyên tắc có mối quan hệ mật thiết với áp dụng việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, khơng áp dụng loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chun mơn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… II THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Khái niệm, đặc điểm lưu trữ quan Lưu trữ quan (hay gọi lưu trữ hành) phận lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ văn thư quan đơn vị thuộc quan, tổ chức Lưu trữ quan nơi lưu trữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan thời gian mười năm quan, tổ chức trung ương năm năm quan, tổ chức địa phương Sau thời gian đó, lưu trữ quan có nhiệm vụ chọn lọc tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu quan, ngành thời gian lưu trữ hành Đối với ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hành kéo dài như: ngoại giao, quốc phòng, an ninh, khí tượng thuỷ văn… thời hạn lưu trữ lưu trữ quan quy định riêng sau có bàn bạc thống quan có tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Lưu trữ quan có nhiệm vụ: - Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành sau công việc giải xong cán công chức quan Lưu trữ quan vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu để lựa chọn tiếp nhận tài liệu nộp lưu Lưu trữ quan thu thập, bổ sung tài liệu lập hồ sơ theo quy định nhà nước - Đối với hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan, cán công chức cần giữ lại để tham khảo giải cơng việc làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ quan sau lưu trữ quan làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ Thời hạn nộp lưu hồ sơ văn thư cán phòng, ban, đơn vị chức thực theo quy định hành nhà nước - Thu thập, bổ sung tài liệu cũ để lại đơn vị cá nhân Thực tế nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, tài liệu có giá trị tồn đọng phòng, ban, đơn vị nơi làm việc cán công chức Để giải vấn đề này, lưu trữ quan cần đề xuất với lãnh đạo quan ban hành quy chế, quy định nộp lưu hồ sơ tài liệu quan - Những tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân ký gửi, biếu tặng nhượng lại cho lưu trữ quan, lưu trữ quan có nhiệm vụ tiếp nhận tài liệu bổ sung vào phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam - Lưu trữ quan có nhiệm vụ nộp lưu tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Việc lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan Lưu trữ quan nơi lưu giữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quan Vì vậy, thành phần tài liệu lưu trữ quan phải phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với lưu trữ quan nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động thân quan đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan Cụ thể, lưu trữ quan thu thập tài liệu từ nguồn sau: - Văn thư quan: Văn thư quan nơi tập trung quản lý toàn đầu mối văn đi, đến quan Hồ sơ công văn lưu (đi đến) lập văn thư quan, sau thời gian nộp vào lưu trữ - Các phòng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban, đơn vị trình hoạt động Các hồ sơ nộp vào lưu trữ quan sau năm kể từ cơng việc giải xong Tài liệu hình thành phòng, ban, đơn vị q trình lập hồ sơ công việc cán chuyên mơn Nghị định 142/CP Chính phủ ban hành ngày 28 tháng năm 1962 quy định: “Mỗi cán làm việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên mơn khác, đơi có làm cơng việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ cơng việc làm” Ngồi lưu trữ quan bổ sung tài liệu từ nguồn sau: - Các cán bộ, công chức, viêc chức có thời gian làm việc quan, hưu chuyển công tác - Các quan cấp trên, cấp ngang cấp thường xuyên gửi văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với quan Thành phần tài liệu đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ cán bộ, công chức quan, đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo quy định Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan Khi thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan cần tuân theo nguyên tắc sau: - Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định hành nhà nước thời gian thẩm quyền cho phép - Thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ theo phương án phân loại tài liệu quan III THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Khái niệm lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử (lưu trữ quốc gia) quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành nguồn tài liệu khác Hiện hệ thống lưu trữ lịch sử nước ta gồm có: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thành phố trực thuộc trung ương; lưu trữ huyện Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ: - Lập danh mục quan, đơn vị thuộc diện thu thập, xác định nguồn cần bổ sung vào lưu trữ lịch sử danh mục loại hồ sơ tài liệu thuộc thành phần phải nộp vào lưu trữ quan - Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ quan lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm từ lưu trữ quan vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn cho lưu trữ quan thành phần loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử thu thập tài liệu từ nguồn sau: - Từ lưu trữ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhà nước quy định Đây nguồn thu thập thường xuyên quan trọng lưu trữ lịch sử - Trách nhiệm lưu trữ quan việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử là: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; + Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập; + Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” + Khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải có biên bàn giao tài liệu có chữ ký bên giao bên nhận “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” vào lưu trữ lịch sử đính kèm theo “Biên bàn giao tài liệu” “Biên bàn giao tài liệu” “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” lập thành ba Một bên giao giữ, bên nhận giữ, gửi cho quan lưu trữ cấp trực tiếp Những tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử phải ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ Mẫu sổ nhập tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐQHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990 Các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành phải thực định + Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Điều 6, Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định: - Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức sau: + Các quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; + Các quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; + Các quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng trước ngày 30 tháng năm 1975; + Các doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; + Các quan, tổ chức chế độ phong kiến Việt Nam; + Các quan, tổ chức chế độ thực dân, đế quốc xâm lược lãnh thổ Việt Nam trước ngày 30/4/1975; + Các quan, tổ chức trung ương Việt Nam cộng hòa tổ chức khác trước ngày 30/4/1975; + Các tổ chức khác theo quy định pháp luật; + Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi bán tài liệu lưu trữ - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức sau: + Các quan nhà nước cấp địa phương; + Các quan, tổ chức cấp Việt Nam cộng hòa tổ chức khác địa phương trước ngày 30/4/1975; + Các doanh nghiệp nhà nước Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; + Các tổ chức khác theo quy định pháp luật; + Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi bán tài liệu lưu trữ - Ngoài nguồn thu theo quy định nhà nước lưu trữ lịch sử bổ sung tài liệu từ nguồn sau: + Từ lưu trữ nước ngồi có quan hệ lịch sử với Việt Nam thơng qua trao đổi, mua bán biếu tặng + Từ ngành khác như: bảo tàng, thư viện, lịch sử có mối quan hệ với ngành lưu trữ + Từ cá nhân, gia đình, dòng họ ngồi nước cần lưu trữ tài liệu có ý nghĩa lịch sử quốc gia Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tuân theo nguyên tắc chung thu thập, bổ sung tài liệu Đó nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phơng (xem phần 2.3) Ngồi việc áp dụng ba nguyên tắc lưu trữ lịch sử cần áp dụng nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo đặc trưng vật liệu phương pháp chế tác tài liệu Tại lưu trữ lịch sử cần có kho lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ tài liệu có vật liệu phương pháp chế tác đặc biệt như; tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chun mơn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử… IV THẨM QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG VIỆC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Công tác thu thập, bổ sung tài liệu việc thực nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu thực theo quy định hành nhà nước thông qua hệ thống văn quy phạm pháp luật lưu trữ Đó quy định thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu; trách nhiệm lưu trữ việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam quan có thẩm quyền Đảng quy định Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam quy định rõ Nghị định 111/2004/NĐ-CP (xem phần 3.2) Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm quan việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, cụ thể sau: Các quan, tổ chức có trách nhiệm - Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định Điều Nghị định Trường hợp quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; - Giao nộp tài liệu sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Giao nộp đầy đủ hộp, cặp công cụ tra cứu kèm theo; - Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu; - Phối hợp với lưu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đóng vai trò định thành phần chất lượng tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Để công tác thu thập, bổ sung tài liệu tiến hành cách khoa học cần xây dựng tiêu chuẩn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Tiêu chuẩn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phê duyệt Việc thực nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Nguon - http://tuthienbao.com/forum/showthread.php? t=164778#.WpVH1bxl_IU#ixzz58JEZHO68 ... phép - Thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ theo phương án phân loại tài liệu quan III THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Khái niệm lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử (lưu trữ quốc... phong phú thêm Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại trình bổ sung tài liệu Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung... tìm kiếm tài liệu q, thiếu để bổ sung, hồn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ quan Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 3.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo