ĐỔI mới mô HÌNH QUẢN lý TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG QUAN tại cục hải QUAN TP hải PHÒNG

ĐỔI MỚI MƠ HÌNH QUẢN LÝ TRONG HOẠT ĐỘNG THƠNG QUAN TẠI CỤC HẢI QUAN TP HẢI PHÒNG TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC (OB) VỀ KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xuất nhập trình giao thương quốc tế thông qua hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa với đối tác nước ngồi Trong năm qua, ngành Hải quan có nhiều cải cách thủ tục hành gặp phải thách thức cần đổi Trong xu đó, việc đổi mơ hình quản lý tổ chức nhân lại yếu tố quan trọng trình đổi Nội dung trọng tâm mơ hình đổi thay đổi nhận thức hành vi ứng xử công chức hải quan PHẦN PHÁT TRIỂN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CỤC HẢI QUAN TP HẢI PHỊNG a Lịch sử hình thành phát triển Ngày 14/04/1955, Bộ Công thương ban hành Nghị định số 87/BCTND-KB thành lập Sở Hải quan Hải Phòng, quan tiền thân Cục Hải quan Hải Phòng ngày Sở Hải quan Hải Phòng giao nhiệm vụ kiểm tra giám sát hoạt động xuất nhập xuất nhập cảnh địa bàn rộng gồm thành phố Hải Phòng, tỉnh Quảng Ninh, tỉnh Thái Bình Ngồi giao nhiệm vụ kiểm sốt thuốc phiện tồn khu vực biên giới biển nội địa địa bàn quản lý Năm 1994, Hải quan thành phố Hải phòng đổi tên thành Cục Hải quan TP Hải Phòng theo Quyết định số 91/TCHQ-TCCB ngày 01 GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu tháng 06 năm 1994 Tổng cục Hải quan Địa chỉ: Số 22 - Điện Biên Phủ - Ngơ Quyền - Hải Phòng b Sơ đồ tổ chức máy Cục Hải quan TP Hải Phòng CỤC TRƯỞNG Phó Cục Trưởng Phó Cục Trưởng Phó Cục Trưởng Đơn vị tham mưu Phó Cục Trưởng Chi cục Hải quan Văn phòng Đội kiểm sốt Hải quan Phòng tổ chức cán Chi cục HQCK cảng HP KV I Phòng tài vụ - quản trị Chi cục HQCK cảng HP KV II Phòng thuế xuất nhập Chi cục HQCK cảng HP KV III Phòng giám sát quản lý Hải quan Chi cục HQCK cảng Đình Vũ Chi cục kiểm tra sau thơng quan Phòng quản lý rủi ro Chi cục HQ QL hàng đầu tư gia cơng Phòng chống bn lậu xử lý vi phạm Trung tâm liệu công nghệ thông tin Chi cục HQ khu CN – khu CX Chi cục HQ Hải Dương Chi cục HQ Hưng Yên Phòng tra Chi cục HQ Thái Bình GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu c Nhiệm vụ, mục tiêu Nhiệm vụ: Điều 11 Luật Hải quan số 29/2001/QH-10 quy định: “Hải quan có nhiệm vụ thực kiểm tra, giám sát hàng hóa, phương tiện vận tải; phòng chống bn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới; tổ chức thực pháp luật thuế hàng xuất khẩu, nhập khẩu; thống kê hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; kiến nghị chủ trương, biện pháp quản lý nhà nước Hải quan hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, cảnh sách thuế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu” Mục tiêu: Dẫn đầu cải cách thủ tục hành đảm bảo thu đúng; thu đủ cho ngân sách nhà nước Khẩu hiệu: Chuyên nghiệp – Minh bạch – Hiệu 2.2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ OB TRONG NGÀNH HẢI QUAN Nhân tố người tổng thể yếu tố thuộc thể chất tinh thần; trình độ chuyên môn, tay nghề; phẩm chất đạo đức; vị xã hội … tạo nên lực người (theo bài: Những quan điểm Chủ nghĩa Mác-Lenin người) Động lực làm việc liên quan tới thái độ hành vi cá nhân Nó bắt nguồn từ nhu cầu nội khác cá nhân thúc đẩy cá nhân hành động để thoả mãn nhu cầu Động lực làm việc bao hàm lượng, mục tiêu, cố gắng, lựa chọn, kiên trì, sức lực cần thiết cá nhân trình lựa chọn, định hướng, tự thể hiện, thay đổi, kháng cự liên tục hành vi (theo bài: Ảnh hưởng động lực làm GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu việc lên hiệu lao động – TS Mai Anh – Khoa kinh tế, Đại học quốc gia Hà Nội) Hiện nay, vấn đề mà Cục Hải quan TP Hải Phòng gặp phải số thu ngân sách tụt giảm nghiêm trọng so với kỳ năm trước, kinh tế tiếp tục tăng trưởng đơn vị bạn đạt hiệu suất cao việc thu nộp nhân sách Một nguyên nhân giảm sút số thu thái độ làm việc công chức chưa tận tâm, nhiệt tình; thờ với khó khăn doanh nghiệp Do đó, yếu tố then chốt để cải cách thủ tục hành chính, thu hút doanh nghiệp làm thủ tục thơng quan hàng hố Cục phải thực việc đổi mơ hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng động viện khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc Việc khuyến khích nhân viên làm việc thực công việc quan trọng cấp thiết hoạt động thơng quan hàng hóa Tầm quan trọng khuyến khích, tạo động lực làm việc khẳng định Tuyên ngôn phục vụ khách hàng ngành Hải quan là: “Chuyên nghiệp – Minh bạch – Hiệu quả” Trong tổ chức yếu tố định thành công kết làm việc nhân viên tổ chức Kết làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn họ để làm công việc Do đó, động lực yếu tố quan trọng kích thích tiềm năng, nỗ lực làm việc nhân viên Sự khích lệ tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực nhân viên, mối quan hệ xã hội chìa khóa thành công cách thúc đẩy động lực làm việc người khác Ngành hải quan quan quản lý nhà nước hoạt động xuất khẩu, nhập hàng hố, thực thủ tục hành thu lệ phí theo qui định nên loại bỏ khả cạnh tranh giá, sản phẩm Tuy vậy, yêu GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu tố cạnh tranh đơn vị số thu nộp ngân sách hàng năm Để cạnh tranh tạo số thu nộp ngân sách nhà nước vượt tiêu, đứng vững phát triển chiến lược cạnh tranh tối ưu chất lượng phục vụ doanh nghiệp Bên cạnh việc đảm bảo nâng cao quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật chất, việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng đòi hỏi trình độ, nỗ lực thái độ tất công chức hải quan Chỉ cơng chức có tinh thần thái độ làm việc tốt, làm việc có động lực trì chất lượng dịch vụ Quy trình thủ tục, sở vật chất mang tính ổn định cao, người yếu tố đặc biệt cần phải đối xử đặc biệt, phải thường xun khuyến khích trì động lực làm việc Quá trình thúc đẩy động lực công chức hải quan bắt đầu với nhu cầu không thỏa mãn Những nhu cầu không thỏa mãn trạng thái thiếu thốn, bạn muốn mà khơng đạt nên gây ức chế Sự ức chế có hai dạng có chức khơng chức Ức chế chức ức chế tích cực, làm cho công chức hải quan hướng vào việc thực công việc Ức chế không chức ức chế tiêu cực, dẫn đến vấn đề tâm lý làm cho công chức giảm cố gắng, hưng phấn Muốn tăng cường động lực, quan phải đảm bảo nhu cầu công chức phải thỏa mãn Để thỏa mãn nhu cầu cá nhân cơng chức, trước hết phải đánh giá xác nhu cầu họ gì? Từ ức chế chức năng, cơng chức có cố gắng phù hợp, tập trung thực công việc để đạt kết họ Mối liên hệ cố gắng q trình thực cơng việc khả tăng cường nỗ lực để đạt thành cơng cơng việc Khi có cố gắng họ đạt hiệu cao cơng việc Tuy nhiên, cố gắng nhiều lần mà không đạt kết ức chế chức ban đầu chuyển thành GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu ức chế không chức gây hại đến tâm lý công chức Do đó, việc phân cơng cơng việc cơng chức phải rõ ràng, bố trí cơng việc phải khoa học, phù hợp với lực phải có hỗ trợ đầy đủ, đào tạo hướng dẫn để cố gắng công chức đạt kết Khi thực cơng việc, cơng chức hướng đến hồn thành tốt nhiệm vụ giao Khi việc hồn thành cơng việc công chức với mục tiêu quan Hải quan kết hợp thành thúc đẩy động lực làm việc công chức Khi đó, việc cơng chức hồn thành cơng việc dẫn đến mục tiêu quan đạt Do đó, Cục Hải quan TP phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực mục tiêu cụ thể đảm bảo cơng chức biết rõ chúng Qua công chức biết ý nghĩa công việc họ hiểu rõ quan mong đợi họ họ phải để đạt mục tiêu quan Mỗi cơng chức có mục tiêu chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu quan Khi mục tiêu quan thực hiện, cơng chức thưởng cho việc làm tương ứng với kết đóng góp họ Phần thưởng thỏa mãn cho công chức Mục tiêu phần thưởng cá nhân thường lại khác quan có hệ thống khen thưởng chung cho tồn cơng chức Do vậy, phải hòa hợp hệ thống với mục tiêu công chức Có hệ thống đánh giá kết làm việc ghi nhận đóng góp, nỗ lực cơng chức Có hệ thống khen thưởng, sách đãi ngộ cơng theo hiệu làm việc Mơ hình đặc tính công việc bao gồm thay đổi kỹ năng, xác định nhiệm vụ, ý nghĩa công việc Kỹ phù hợp đào tạo, nhiệm vụ, ý nghĩa công việc xác định rõ ràng cơng chức có động lực làm việc Sự tự định phản hồi yếu tố GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu định đến động lực làm việc công chức Khi công chức nhận phản hồi hiệu làm việc giúp họ có động lực công việc Một số cách thay đổi mô hình đặc tích cơng việc để tạo động lực áp dụng như: Thay đổi vị trí đảm nhiệm, luân chuyển đơn vị công tác, làm việc mềm dẻo thời gian Việc khuyến khích, tạo động lực cho cơng chức thực cơng việc khó định đến thành cơng hay khơng quan Hải quan Qua lý thuyết nghiên cứu động lực làm việc đưa số gợi ý để áp dụng việc khuyến khích, tạo động lực cho cơng chức: - Xác định khác lực trình độ nhu cầu cá nhân công chức Qua bố trí cơng việc, sử dụng biện pháp khích lệ phù hợp; Ví dụ: Cơng chức tuyển dụng phải để ý quan tâm, động viên giao tiếp nhiều hơn, khuyến khích họ tự học để đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ - Tạo mục tiêu để cơng chức phấn đấu hồn thành Cơng chức thường làm việc tốt cơng việc có thử thách phải thử thách vừa sức Những mục tiêu đặc biệt khó khăn cần có hướng dẫn; Nếu thử thách cao phản tác dụng dẫn đến việc dần động lực làm việc - Cơ quan Hải quan cần có hình thức khen thưởng theo nhu cầu khác cá nhân công chức đơn vị để thỏa mãn tốt nhu cầu cơng chức Ví dụ: Người muốn thử thách giao cơng việc khó có hình thức khen thưởng phù hợp hồn thành Người có hồn cảnh khó khăn vật chất quan tâm đến vấn đề khen thưởng vật chất Khen thưởng yếu tố quan trọng để tạo động lực cho công chức Mỗi phần thưởng phải vào kết đạt công việc, khen thưởng theo hiệu công việc Tuy nhiên, việc thưởng phạt phải công GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu minh công tránh tạo xung đột người có cơng hiến khen thưởng lại khác 2.3 GIẢI PHÁP Qua nghiên cứu lý thuyết OB, thấy việc tạo động lực cho cơng chức hải quan, khích lệ công chức yếu tố then chốt để thành cơng, cơng việc khó phức tạp Để tạo động lực thúc đẩy công việc cơng chức phải phân tích cơng việc, mô tả chức danh công việc cách rõ ràng từ xây dựng hệ thống đánh giá kết làm việc cách khoa học dựa bảng mô tả công việc công chức Từ kết phân tích cơng việc, mơ tả chức danh công việc sẽ: - Tuyển dụng lựa chọn xác cơng chức theo tiêu chuẩn cụ thể Công chức tuyển chọn phù hợp nhanh chóng nắm bắt cơng việc, tạo động lực làm việc - Bố trí cơng chức người, việc, lực dẫn đến phát huy lực cá nhân, tạo động lực làm việc, giảm ức chế khơng đáng có, nâng cao hiệu làm việc - Khi công chức vị trí xác định cơng việc cụ thể phải làm, vị trí ý nghĩa cơng việc họ có trách nhiệm cơng việc Chúng ta thấy rõ mối quan hệ công việc cá nhân mục tiêu quan, cơng chức hiểu rõ cơng việc họ có động lực hồn thành có điều kiện hồn thành cơng việc dẫn đến mục tiêu đơn vị đạt - Với công việc mô tả cụ thể vị trí làm việc, người quản lý dễ dàng đưa mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho công GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu chức theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức đảm bảo thực để tạo động lực cho cơng chức làm việc Do tính người có thách thức có động lực, cố gắng, tập trung cao Trên sở bảng phân tích cơng việc, mơ tả chức danh cơng việc, xây dựng hệ thống đánh giá kết làm việc cách khoa học để: - Có đánh giá kết làm việc công chức cơng việc mơ tả chi tiết, cơng chức biết công việc giao cụ thể phải làm gì, với ai, nào? - Có sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết làm việc công chức, dẫn đến đánh giá công chức chuẩn mực công Chúng ta biết hệ thống khen thưởng, sách tiền lương (tăng, giảm lương), sách đề bạt… sách quan trọng công cụ tạo động lực cho công chức hải quan Hệ thống phải đảm bảo công phù hợp với cố gắng cơng chức Nhưng áp dụng sách này, phải dựa vào kết đánh giá công chức định kỳ hàng quý hàng năm Nếu kết đánh giá cơng chức khơng xác, tất hệ thống khen thưởng, sách lương, bổ nhiệm tác dụng Thậm chí tạo ức chế cơng chức bị đối xử khơng cơng bằng, khơng ghi nhận kết với đóng góp - Người quản lý thân cơng chức định kỳ tự đánh giá mức độ hồn thành, hiệu cơng việc Từ cơng chức biết phải cố gắng để đạt mục tiêu kế hoạch mình, đồng thời nhận thông tin phản hồi hiệu công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp trì động lực làm việc Người quản lý thực dễ dàng việc đánh giá kết cơng chức có tiêu cụ thể, rõ ràng, xác định từ đầu giao kế hoạch cho công chức GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu Cơng cụ để động viên khuyến khích cơng chức tập trung vào vấn đề: (1) Tiền lương (tăng lương trước hạn); (2) Thưởng – (làm sở để xét tăng lương trước hạn) (3) Bổ nhiệm thăng tiến Cả vấn đề phụ thuộc hoàn toàn vào kết đánh giá nhân Do đó, cơng tác phân tích cơng việc, mơ tả chức danh cơng việc xây dựng hệ thống đánh giá kết làm việc công việc đặc biệt quan trong trình tạo động lực, thúc đẩy nhân viên làm việc Do đó, u cầu cơng tác phân tích cơng việc, mô tả chức danh công việc phải xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản dễ áp dụng Việc mô tả công việc phải tập trung vào tiêu đo lường được, hạn chế sử dụng tiêu không lượng hóa cụ thể được, phù hợp với thực tế môi trường làm việc kinh tế Việt Nam có tính đến xu hướng hội nhập theo tiêu chuẩn quốc tế Đó nội dung quan trọng việc tuyển dụng bố trí cơng việc đảm bảo xác khoa học, đáp ứng nguyên tạo động lực làm việc theo quan điểm môn khoa học quản trị hành vi tổ chức (OB) KẾT LUẬN Tất nhiên, để tạo động lực cho cơng chức khơng có nội dung này, mà phải áp dụng công cụ, cách thức khác như: chế độ đãi ngộ phúc lợi khác, xây dựng mơi trường văn hóa, tun truyền để cơng chức hiểu rõ mục tiêu, sứ mệnh quan, ngành đơn vị… Việc áp dụng hệ thống công cụ, cách thức theo nội dung nghiên cứu OB khó khăn thiết phải thực thực sáng tạo để phù hợp với thực tiễn Đồng thời, cần không ngừng điều chỉnh để phù hợp với thay đổi điều kiện bên ngoài, thay đổi cá nhân theo thời gian Chỉ triển khai trì việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc, giữ lôi kéo người GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu 10 hiền tài, thỏa mãn nhu cầu người lao động thực thành cơng mục tiêu mình./ GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu 11 Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức” - Đại học Griggs Luật Hải quan Việt Nam số 29/2001/QH-10 Web site: http://hpcustoms.gov.vn/ Các viết OB Web site: http://tailieu.vn/ Bài viết TS Mai Anh trang Web: http://iscsc.vn/ GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Phạm Văn Hiệu 12 ... cục Hải quan Địa chỉ: Số 22 - Điện Biên Phủ - Ngô Quyền - Hải Phòng b Sơ đồ tổ chức máy Cục Hải quan TP Hải Phòng CỤC TRƯỞNG Phó Cục Trưởng Phó Cục Trưởng Phó Cục Trưởng Đơn vị tham mưu Phó Cục. .. Chi cục Hải quan Văn phòng Đội kiểm sốt Hải quan Phòng tổ chức cán Chi cục HQCK cảng HP KV I Phòng tài vụ - quản trị Chi cục HQCK cảng HP KV II Phòng thuế xuất nhập Chi cục HQCK cảng HP KV III Phòng. .. III Phòng giám sát quản lý Hải quan Chi cục HQCK cảng Đình Vũ Chi cục kiểm tra sau thơng quan Phòng quản lý rủi ro Chi cục HQ QL hàng đầu tư gia cơng Phòng chống buôn lậu xử lý vi phạm Trung tâm