Bài giảng môn bảo quản tài liệu

Kỹ thuật bảo quản tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin. Đảm bảo các yếu tố về trang thiết bị, trụ sở; các yếu tố bên trong và bên ngoài như ánh sáng, nhiệt độ, môi trường chung... Cách bảo quản như thế nào đối với nhiều loại hình tài liệu khác nhau như tài liệu giấy, tài liệu điện tử như băng, đĩa hình, CD Rom, vi phim, vi phiếu...

TÀI LiỆU THAM KHẢO

1 Lê Nguyên Ngọc Vài nét về công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Trung tâm lưu trữ quốc gia I// Tạp chí lưu trữ Việt Nam.- 1994.- số 2.- tr 39-41.

2 Minh Văn Về mối quan hệ giữa bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ// Tạp chí lưu trữ Việt Nam.- 1991.- số 1.- tr 16-18

3 IFLA Malaysia workshop on maps spatial and conservation: library, Uni of Malaysia, Kuala Lumpur, 17-21 June 1991

4 Memory of the World: a survey of current library preservation activities: prepared for UNESCO/ Jan Lyall Paris: UNESCO, 1996.- 72tr.

5 Memory of the World: Lost memory librabries and Archives detroyed in the Twentieth century/ prepared for UNESCO on behalf of IFLA.- Paris: UNESCO, 1996.- ii, 70p.

6 Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, H., 207tr.

7 Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 của Cục Lưu trữ Quốc gia.

Chương 3 Các phương pháp bảo

quản tài liệu trong cơ quan lưu trữ

1 Những biện pháp bảo quản vật lý tài liệu

1.1 Kiếm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng

- Nhiệt độ, độ ẩm:

Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt

độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau: + Từ 20 0C + - 2

+ Độ ẩm: từ 50%-55%

(Theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước)

- Ánh sáng

+ Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự

nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu

+ Các cửa số cần có rèm che, màu đậm

+ Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho

- Thiên tai: động đất, sóng thần, bão,

- An ninh: đánh cắp tài liệu, hỏa hoạn,

KHO BẢO QUẢN

* Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a Ở nơi khô ráo

b Có môi trường không khí trong sạch

c Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao

d Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

* Mặt bằng và hướng nhà kho

- Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ

* Diện tích các phòng kho

-          Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho

-          Mỗi phòng kho không rộng quá

200 mét vuông

* Lối đi

-          Lối đi giữa các hàng giá: 0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20

0m70-         - Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng)

          - Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy

* Chiều cao kho

- Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác

- Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp)

10 Hệ thống điện trong kho

- Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và

hệ thống điện bảo vệ ngoài kho

* Hệ thống nước của kho

         

          Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường

* Ánh sáng:

·     - Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là

100 lux

1.2 LẬP PHƯƠNG ÁN PHÒNG

CHỐNG TAI HỌA

1 Làm điều tra

1.1 Điều tra về môi trường

- Yêu cầu chung

+ Phỏng vấn

+ Điều tra

- Điều tra môi trường bên ngoài+ Toà nhà thư viện

1.2 Điều tra về tình trạng vốn tài liệu

- Các loại hình điều tra

+ Lấy mẫu ngẫu nhiên trên quy mô rộng+ Lấy mẫu ngẫu nhiên trên quy mô hẹp+ Điều tra toàn bộ vốn tài liệu của thư viện

- Các tiêu chuẩn đánh giá:

+ Tình trạng giấy

+ Tình trạng bìa

+ Tình trạng đóng

2 Lập phương án phòng chống tai hoạ2.1 Giai đoạn 1: phòng ngừa

2.2 Giai đoạn 2: đáp ứng

2.3 Giai đoạn 3: phản ứng

2.4 Giai đoạn 4: phục hồi

2.1 Giai đoạn 1: phòng ngừa

Phòng ngừa bao gồm các hành động được tiến hành để giảm thiểu các rủi ro tai họa và giảm thiểu sự hủy hoại mà

một tai họa sẽ gây ra

2.2 Giai đoạn 2: đáp ứng

Đây là giai đoạn liên quan đến việc lập

và làm thành văn bản, phương án

phòng chống tai họa và giữ cho

phương án được cập nhật Có thể nói đây là giai đoạn xây dựng phương án phòng chống tai hoạ

+ Nhận dạng các nguồn lực: Thư viện phải nắm rõ được tình hình trang thiết bị của mình ở mức độ nào?

- Chuẩn bị phương án:

+ Định tránh nhiệm – mệnh lệnh: Bước đầu tiên là Thư viện phải thành lập đội đối phó với tai họa

Các thành viên trong đội đối phó phải có danh sách phân công trách nhiệm, địa chỉ liên hệ nhanh nhất như số điện thoại, địa chỉ nhà ở,…

+ Tập hợp các văn bản: Phương án

phải tập hợp được các tài liệu như sơ

đồ mặt bằng, danh sách nhân sự và địa chỉ số điện thoại của họ, danh sách các thiết bị v.v phải được cập nhật thường xuyên

 Phải có địa chỉ liên lạc với các cơ

quan hỗ trợ cho thư viện khi có sự cố

xảy ra như danh sách, địa chỉ cơ quan phòng cháy chữa cháy ở nơi gần nhất, công an,… Nên liên hệ với những

người làm công tác bảo quản, người có thể hỗ trợ trong tai họa

 Danh sách các thiết bị cần thiết cho

một tai họa gồm: Nylon để che tài liệu bị ướt, các hộp plastic để đựng sách khi

làm lạnh, găng tay cao su, giấy thấm:

nhãn, bút đánh dấu, kéo, găng tay cao

su, băng keo, sô… Tất cả phải được

tập trung và bảo trì thường xuyên

 Danh sách tài liệu cần phải bảo vệ

hay di chuyển được xếp theo thứ tự ưu tiên

2.3 Giai đoạn 3: Giai đoạn phản

Là giai đoạn có liên quan đến các thủ

tục đòi hỏi phải tuân thủ khi có tai họa

xảy ra Đầu tiên là phải báo động và tập hợp dân sự, bước tiếp theo là phải biết chắc lối đi vài nơi xảy ra tai họa có

được an toàn không

• Khi tai họa đã xảy ra xong thì người lãnh

đạo đội phòng chống tai họa phải đánh giá bước đầu, mục đích là dự tính để biết được mức độ thiệt hại, những thiết bị và độ dự

trữ cần thiết.

chuyển các tài liệu hư hỏng đến vị trí an

toàn, quá trình này đòi hỏi việc đóng gói và

di chuyển phải đúng cách và đồng thời phải làm báo cáo để sau này có thể định vị được tài liệu và xác định các mục đích bảo hiểm

- Cần thành lập nơi để xử lý, nếu có thể thì đóng các vị trí xảy ra tai họa lại

- Tiến hành các sửa chữa nhỏ như phơi các tài liệu bị ướt, cần thiết lập vùng

cho việc đóng gói để tài liệu làm

2.4 Giai đoạn 4: giai đoạn phục hồi :

Là giai đoạn tiến hành lập một chương trình phục hồi cả vị trí tai họa và tài liệu

bị hủy hoại trở lại tình trạng ổn định và

có thể sử dụng được

• Nó bao gồm cả một chương trình bảo

trì để phục chế tài liệu bị hư hại

• Làm vệ sinh, bình thường hóa nơi bị

tai họa, chuyển tài liệu đã được xử lý

về vị trí cũ, phân tích tai họa và các

bước tiến hành để cải thiện thêm

phương án phòng chống tai họa

Cuối cùng là xem xét các hành động đã tiến hành để khắc phục các điểm thiếu sót của các kế hoạch trước.

2 Bảo quản nội dung tài liệu:

Chuyển dạng nội dung tài liệu là hình thức chuyển nội dung tài liệu từ vật mang tin này sang vật mang tin khác

2.1 Một số vấn đề đặt ra trong việc lựa

chọn dạng bảo quản tài liệu

* Loại hình tài liệu được chuyển dạng bảo quản

- Tài liệu có giá trị kinh tế cao

- Tài liệu hay dùng và có khả năng được dùng

- Duy trì các tài liệu nghiên cứu ít sử dụng

* Lựa chọn hình thức bảo quản

- Bảo quản nguyên bản

- Bảo quản nội dung trí tuệ

2.2 Các dạng bảo quản tài liệu

Vi phim, vi phiếu, CD, DVD, đĩa quang,…

- Bất lợi

- Thuận lợi

Chương 4 SỬA CHỮA TÀI LIỆU

1 Duy tu tài liệu trong cơ quan lưu trữ

- Công tác nội dịch trong kho sách

+ Công việc phải thực hiện tốt chính

là đảm bảo yêu cầu về điều kiện vệ sinh.

+ Các tòa nhà thư viện bao giờ cũng phải sạch sẽ

+ Phải đều kỳ vệ sinh cho kho và cho chính bản thân mỗi tài liệu

+ Làm sạch, lau chùi một cách thấu đáo toàn bộ tài liệu trong kho sách.

+ Công việc này được thực hiện thường xuyên sẽ đẩy lùi kẻ thù là bụi bẩn

+ Lau chùi kệ sạch sẽ khi sắp xếp lại những hộp lưu giữ hay đóng tập tài liệu + Khi lau chùi kệ, lau chùi từ trên cao xuống thấp nhằm tránh bụi bám vào chỗ đã lau sạch

+ Nếu kệ quá dơ, dùng vải ướt hoặc mút

là rất hiệu quả

+ Kệ phải thực sự khô ráo trước khi sắp xếp tài liệu.

+ Việc bảo trì, kiểm tra thường xuyên sẽ kịp thời sửa chữa, bảo tồn tài liệu kịp thời.

+ Kịp thời phát hiện các dấu hiệu của các loài vật gây hại xuất hiện trong kho tài liệu.

+ Kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị bảo quản tài liệu thường xuyên như máy máy điều hoà nhiệt độ, quạt thông gió, thiết bị chữa cháy, các đường dây điện,

…

- Vệ sinh tài liệu:

+ Thật không dễ gì làm sạch các cuốn sách; bụi có thể lọt vào giữa các trang sách và có thể gây thêm tổn hại

+ Có thể sử dụng dụng cụ như máy hút bụi chuyên dụng có đầu quét mềm loại bỏ bụi bẩn hoặc dùng khăn lau lau ở phần gáy

và một số loại bàn chải mềm, bút lông vẽ,

…

+ Không dùng vải dơ để lau chùi bề mặt những tài liệu nguyên bản Hành động này sẽ làm cho tài liệu nhiểm bẫn, làm cong ảnh và gây hư hại lâu dài

+ Các tài liệu bị dơ cần được lau bằng loại chổi quét sạch mềm

+ Lau từ chính giữa ra ngoài

+ Từ trên xuống dưới và từ trong ra ngoài

+ Chỉ lau chùi những tài liệu trong tình trạng còn tốt

+ Không thực hiện việc lau chùi đối với những tài liệu giòn rách thậm chí chỉ lau nhẹ vì hành động này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài liệu

+ Đối với những tài liệu đóng tập, nên lau bằng vải mềm, khô hoạc quét sạch bề

mặt nhằm tránh bụi bám vào tài liệu

trong trình vận chuyển

+ Cần làm sạch cạnh hay gáy tài liệu bằng chổi mềm

2 Sửa chữa tài liệu:

2.1 Yêu cầu đối với dụng cụ sửa chữa:

chữa phải đảm bảo có chất lượng tốt.

liệu lưu trữ phải sử dụng mực không

có axít, không nhoè.

- Hồ có thể dùng bột gạo, lúa mì mềm dẻo, linh hoạt vì khi tài liệu cong gáy không cong, đổi màu, rất dễ loại bỏ khi

có ý định sửa chữa lại.

đệm đối với tài liệu quí hiếm sau khi sửa chữa nhỏ

- Đóng hộp tài liệu tránh sự hư hỏng do bụi bẩn, ánh sáng, giúp chống việc lan truyền axit từ tài liệu này sang tài liệu khác trên giá sách của thư viện và còn giúp bảo quản trong trường hợp có các tai họa nhỏ như lũ lụt, hỏa hoạn nhỏ

vì độ ẩm ta sẽ giữ lại độ ẩm trong túi

2.2 Một số biện pháp về đóng sách:

Nếu sách bị hư hỏng nặng phần đóng sách ta có thể tiến hành theo từng bước sau:

+ Làm vệ sinh sách trước khi thực hiện việc đóng sách Dùng gơm tẩy các chất bẩn, ố vàng bám lên sách, gáy sách.

+ Tháo sách theo từng tệp hoặc xếp cho thẳng

+ Làm bìa thứ 2 để bảo quản sách

+ Làm hộp bìa cứng để giữ sách và làm sách đẹp hơn.

3 Một số phương pháp làm khô tài liệu bị ngấm nước:

- Những điều nên tránh khi tài liệu bị ướt:

+ Không nên dựng cuốn sách trên gáy hay mép bìa phía đối xứng của gáy sách, việc làm này

dễ gây tình trạng căng gáy sách làm long bìa sách.

+ Không nên cố mở các trang giấy trong khi còn ướt sũng, dễ làm các trang giấy bị rách.

+ Những quyển sách có tranh ảnh minh hoạ, nên cẩn thận, không được tách chúng trong tình trạng còn ẩm ướt.

* Phương pháp làm khô bằng không khí:

+ Để sách thẳng đứng, các trang sách

mở xòe, dùng quạt nhẹ tạo sự lưu thông không khí Giảm nhiệt độ trong phòng ở mức thấp để ngăn chặn nấm mốc và sử dụng máy điều hoà độ ẩm hoặc máy điều hoà không khí để giảm độ ẩm (nếu có)

- Sách khô ta dễ dàng nhận biết bằng cách

sờ vào sách và cảm thấy sách ấm ấm lại.

- Sau khi sách khô, cần đặt chúng nằm xuống để giảm đến mức tối thiểu độ cong của sách Hầu hết những quyển sách được làm khô bằng không khí khá tốt mặc dù cũng còn sót lại những vết dơ và méo mó không mong đợi.

+ Nếu sách có các trang minh họa hình ảnh, giấy có mạ ngoài nên lồng một tấm giấy Polyester mỏng hoặc giấy hút nước vào giữa hai trang sách Vì khi sách đã khô rất khó gỡ các trang giấy

có hình ảnh, chúng dính chặt vào nhau

và các trang giấy khác cũng vậy Thậm chí khi gỡ chúng lại bị rách, mất chữ.

+ Cần kiểm tra hàng ngày trong khi đang hong khô để phát hiện xem có dấu hiệu nấm mốc mọc lên hay không Khi các quyển sách bị ướt, đó là môitrường

lý tưởng cho các loài nấm mốc xuất hiện

và sinh trưởng, do vậy việc kiểm tra thường xuyên là việc làm phải được quan tâm thường xuyên.

+ Cần lau rửa sạch sẽ các giá sách trước khi đặt lại sách vào vị trí cũ tránh tình trạng bị ướt trở lại và phát sinh những hư hỏng khác như nấm mốc,…

* Phương pháp làm đông lạnh:

vi tế bào không thể phát triển được và mực cũng không thể bị mờ đi.

ngoài để tan lạnh và làm khô chúng bằng phương pháp thủ công nhưng giai đoạn này rất hại cho tài liệu vì có giai đoạn ẩm dễ gây nấm mốc và các ảnh hưởng khác.

sách có số lượng lớn.

* Phương pháp lạnh khô:

- Các tài liệu được đông lạnh sẽ được đặt vào nguồn chân không nơi mà áp suất được giảm tới điểm sôi của nước và băng bốc hơi bỏ qua giai đoạn hóa lỏng

- Phương pháp này có tác dụng phòng ngừa nấm mốc trong thời gian sau tai họa và tránh được hư hỏng tài liệu

* Phương pháp làm khô bằng cách lọc không khí:

Toàn bộ căn phòng chứa sách được bịt kín sau đó làm khô không khí trong nhà bằng cách bơm không khí

sách đang ở trạng thái ướt.

Để xử lý cán bộ thư viện cần thực hiện một số thao tác sau để xử lý các tài liệu

bị nhiễm nấm mốc:

- Đảm bảo các thiết bị phòng hộ:

+ Đeo mặt nạ hay khẩu trang

+ Mang găng tay bằng cao su hay chất dẻo

- Dời tài liệu đến chỗ thoáng hơn

- Mở quạt máy, lưu ý tránh mở quá mạnh làm các bào tử nấm mốc phát tán khắp nơi, rất dễ làm tăng khả năng lây lan sang các tài liệu khác.

- Nếu có thể mang tài liệu ra ngoài trời nhưng vớiđiều kiện khí hậu thật ôn hoà.

- Dúng máy hút bụi có bộ lọc HEPA

để khử mốc Thiết bị hiện có ở Việt Nam Đây là thiết bị nhỏ chuyên

dụng, dùng để loại bổ các nấm mốc

bị khô (không phải máy hút bụi loại lớn).

- Nhẹ nhàng phủi mốc khô bằng khăn lau bụi (sử dụng loại khăn có khả năng hút bụi, tránh tình trạng bay lung tung, vương vãi từ chỗ này sang chỗ khác vì các bào tử nấm mốc khô này khi gặp điều kiện thuận lợi cũng có khả năng phát triển trở lại)

- Có thể sử dụng loại khăn, vải chuyên biệt

có khả năng hút bụi Không được phủi lung tung rất dễ bay vào mắt mà mở vải ra

và trùm sách lại, vải sẽ hút các nấm mốc lại

- Lau nhẹ bên ngoài tài liệu với một ít cần Ethyl Nếu tại liệu bị nhiễm mốc bên trong hoặc các nấm mốc ướt có thể sự dụng hoá chất, tránh sử dụng các hoá chất làm mờ chữ.

* Những sai lầm cần tránh:

- Không đặt sách khử mốc vào vị trí cũ, trừ khi chỗ ấy đã khử mốc xong.

- Không được phủi làm các bào tử mốc phân tán, bay khắp nơi

- Không đựơc xịt hay lau sạch bằng thuốc tẩy.

- Không dùng hoá chất khử mốc trước khi kiểm tra độ độc hại.

- Tránh hít các bào tử mốc khô.